Bewerbung Format: Die wichtigsten Grundregeln

Formatfrage: Bei Bewerbungen zählt auch das Äußere

Manche glauben, dass es bei einer Bewerbung nur auf den Inhalt ankommt. Fehler! Denn noch lange bevor der Personaler sich bewusst über den Inhalt des Schreibens ein Bild macht, bildet er sich eine Meinung über die äußere Erscheinung der Bewerbungsunterlagen – ob er will oder nicht. Studien zufolge braucht es unter zwei Minuten.

Damit Sie bei diesem ersten Scannen der Unterlagen nicht schon ausscheiden und der Personaler sofort einen guten ersten Eindruck von Ihrer Bewerbung bekommt, achten Sie bitte auf…

Das Papier

Es ist eigentlich selbstverständlich, der Vollständigkeit halber erwähnen wir es aber trotzdem: Nutzen Sie für die Bewerbung ausschließlich neues, weißes Papier. Außerdem sollten Sie nicht das billigste Papier verwenden. Man sieht und fühlt das. Wählen Sie lieber ein etwas dickeres Papier, ungefähr 100-120 Gramm pro Quadratmeter. Das wirkt sofort edler, macht auch haptisch mehr her und zeigt, dass Ihnen an der Bewerbung wirklich etwas liegt. Auch Sie selbst wertet das auf – die Bewerbung ist schließlich so etwas wie Ihre erste Arbeitsprobe. Gut, wenn die nicht wie von der Resterampe wirkt.

Die Bewerbungsmappe

Einen Zettelwirrwarr zu verschicken, zeugt eher von chaotischen Zügen, als von Kompetenz. Wir empfehlen daher, in eine hochwertige Bewerbungsmappe zu investieren, in der Ihre Unterlagen zusammengehalten werden, zum Beispiel einen Klemmhefter. Wichtig dabei: Das Anschreiben wird nicht abgeheftet, es liegt obenauf.

Die Mappe muss dabei weder auffällig noch teuer sein. Ein schlichter Papphefter in gedeckten Farben reicht völlig.

Die Vollständigkeit

Nichts ist peinlicher, als sich selbst zu disqualifizieren, weil man eine unvollständige Bewerbung verschickt hat. Kontrollieren Sie daher bitte immer (gerne auch mehrmals) und vor dem Abschicken, ob Sie Ihrer Bewerbung alle angegebenen Anlagen beigefügt haben. Hier noch einmal zur Überprüfung: Anschreiben, gegebenenfalls ein Deckblatt, tabellarischer Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate über Fortbildungen.

Natürlich ist nicht jeder Personaler so streng oder legt gesteigerten Wert auf eine perfekte Formatierung und die Einhaltung aller denkbarer Normen. Aber es wäre natürlich ärgerlich, dieser erste Eindruck den Rest überschattet.

Den Horn-Effekt

Den Halo-Effekt kennen inzwischen viele; sein Pendant – der Horn-Effekt – ist aber weitestgehend unbekannt. Dabei ist auch dieser Wahrnehmungsfehler nicht minder suggestiv und gefährlich: Beim Horn-Effekt reicht zuweilen schon eine einzige (negative) Eigenschaft, ein einziger Tippfehler oder eben eine schlechte Formatierung – schon neigen wir dazu, unserem Gegenüber auch in anderen Bereichen Defizite zu unterstellen. Jede Aussage wird dann auf die Goldwaage gelegt und anders aufgenommen als sie vielleicht gemeint ist.

Grundregeln für das Format Ihrer Bewerbungen

Klasse, Sie geben schon bei der Formulierung Ihres Bewerbungsschreibens Ihr Bestes. Da wäre es doch schade, wenn Sie dann aufgrund der Formatierung Ihrer Unterlagen einen schlechten Eindruck beim Personaler machen. Dabei ist das richtige Format für Ihre Bewerbung in nur wenigen Schritten zu erreichen. Beachten Sie einfach diese zehn Grundregeln, und schon werden Ihre Bewerbungsunterlagen die Professionalität ausstrahlen, die Sie auch mit Ihren Qualifikationen vermitteln wollen:

Seitenränder

Ein ansprechendes Bewerbungsschreiben sollte richtig in Szene gesetzt werden. Damit Sie das Schreiben richtig positionieren, sind folgende Seitenränder einzuhalten: Oben 4,5 cm, unten 2,5 cm Abstand zum Rand, ein linker Rand von rund 2,5 cm sowie ein rechter Rand von rund 2 cm. Diese Werte entsprechen der DIN 5008 Norm für Geschäftsbriefe.

Anschrift

Die Platzierung der Anschrift ist den Standards von Briefumschlägen geschuldet. Die Adresse und Anschrift des Unternehmens, bei dem Sie sich bewerben, sollte daher laut DIN 5008 linksbündig und frühestens 4,5 cm vom oberen Rand beginnen. Auf diese Weise können Sie für Ihre Bewerbung beziehungsweise das aufliegende Anschreiben ohne Probleme einen sogenannten C4 Fensterumschlag (auch „C4 Versandtasche“) nutzen. Der ist etwas größer als das klassische DIN A4-Format, sodass die Unterlagen dort hinein passen, ohne gefaltet werden zu müssen. Das Datum kommt rechtsbündig auf die Bewerbung, eine Zeile unter der Anschrift.

Betreff

Der Betreff beinhaltet kurz zusammengefasst, worum es in Ihrem Bewerbungsschreiben geht. Damit der Personaler dies auf den ersten Blick erkennen kann, wird der Betreff durch Fettschrift oder eine um 2 Punkt vergrößerte Schrift hervorgehoben. Außerdem werden nach oben hin zur Anschrift und nach unten zum Text jeweils zwei oder drei Leerzeilen gelassen.

Schriftart

Grundsätzlich gibt es keine Vorgaben, welche Schrift in einer Bewerbung verwendet werden muss. Die Klassiker sind Arial oder Times New Roman. Die sind aber auch schon ein bisschen langweilig. Eine gute Alternative sind dafür Schrifttypen, die denen ähnlich sehen, die das Unternehmen selbst auf seiner Webseite oder in Anzeigen verwendet. Hierbei suggerieren Sie subtil Betriebszugehörigkeit. Verzichten sollten Sie dafür auf Schreibschriften oder stark verzierte beziehungsweise verschnörkelte Schriftarten. Diese mögen vielleicht Ihnen gefallen, dem Personaler, der die Schrift mit Lupe und Hieroglyphen-Übersetzer lesen muss, machen Sie aber gewiss keine Freude.

Schriftgröße

Diese sollten Sie idealerweise in Kombination mit Ihrer Schriftart wählen. Einige Schriftarten sind von Natur aus etwas kleiner als andere. Bei diesen können Sie dann eine größere Schriftgröße wählen. Für ein Bewerbungsschreiben ist eine Schriftgröße zwischen zehn und zwölf Punkten optimal. Wie auch schon bei der Schriftart ist hier darauf zu achten, eine gut leserliche Größe zu wählen, die aber gleichzeitig nicht übertrieben wirkt. Drucken Sie sich im Zweifelsfall Ihr Anschreiben einmal aus, um es besser beurteilen zu können.

Einheitlichkeit

Der vielleicht wichtigste Punkt für die gesamte Formatierung Ihrer Bewerbung ist die Einheitlichkeit. Haben Sie sich für eine Schriftart und -größe entschieden, dann bleiben Sie bitte dabei. Es ist ein absolutes Tabu, in Ihrem Anschreiben zwischen verschiedenen Schriftarten hin und her zu wechseln. Sie wollen schließlich nicht zeigen, was Ihre Textverarbeitung so alles kann. Überschriften können natürlich eine andere Formatierung erhalten als der Fließtext. Als Faustregel können Sie sich daher merken: Nie mehr als zwei Schriften und drei Schriftgrößen!

Und ganz wichtig: Ihr Lebenslauf sollte selbstverständlich nach denselben Formatierungsregeln gestaltet sein, wie das Anschreiben. Nur so entsteht ein stimmiger Gesamteindruck.

Hervorhebungen

Im Anschreiben sollten Sie auf Unterstreichungen oder kursiven Text verzichten. Wenn Sie das Gefühl haben, einen besonders wichtigen Punkt hervorheben zu wollen, sollten Sie das durch Fettschrift tun. Aber bitte nur vereinzelt und dezent. Verwenden Sie solche Hervorhebungen stets sparsam. Es soll Ihren Text übersichtlich gestalten und wichtige Punkte betonen, nicht den Leser verwirren. Der einzige Teil Ihres Anschreibens, den Sie ohne Bedenken in fettgedruckter Schrift verfassen können, ist der Betreff und Ihr Name.

Zeilenabstand

Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Bewerbungstextes beginnen, stellen Sie den Zeilenabstand auf einzeilig (sprich 1,0) um. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihr Schreiben in einem einheitlichen Schriftbild verfassen und müssen den Zeilenabstand nicht nachträglich anpassen. Der Abstand zwischen zwei Absätzen sollte eine ganze Leerzeile betragen. Das schafft klare Strukturen im Text und erhöht die Leserlichkeit.

Ob Sie wiederum für das Format des Anschreibens einen linksbündigen oder Blocksatz wählen, ist letztlich Geschmackssache. Hauptsache auch hier: Einmal gewählt, halten Sie den Stil einheitlich durch.

Gliederung

Je nach dem, wie viel Berufserfahrung Sie haben und welche Referenzen Sie bereits mitbringen, sollte Ihr Bewerbungsanschreiben zwischen drei und fünf Absätzen lang sein. Achten Sie darauf, die einzelnen Absätze auf eine Länge von fünf bis sechs Zeilen zu begrenzen. Zu lange Abschnitte gehen auf Kosten der Übersichtlichkeit. Und Bleiwüsten liest auch niemand gerne. Fassen Sie sich daher kurz und gehen Sie prägnant auf die Stelle, das Unternehmen und Ihre Qualifikationen ein. Sie können sich dazu an dem folgenden Schema orientieren:

Design

Bei allen Gestaltungstipps und -regeln gelten natürlich weiterhin die beiden wichtigsten Design-Grundsätze: Form follows function. – Das Layout darf den Inhalt nur unterstützen; es spielt nur eine Nebenrolle, nie die Hauptrolle! Auch in kreativen Berufen sollten Sie sich in Lebenslauf und Anschreiben auf die formal korrekte Darstellung der Fakten konzentrieren und Ihre Kreativität durch Arbeitsproben unter Beweis stellen.

Und: Weniger ist mehr. Setzen Sie Stilmittel stets sparsam ein und nie doppelt. Heißt: Was schon in Anführungen steht, muss nicht noch kursiv werden; deutlich vergrößerte Überschriften müssen nicht noch gefettet werden… Ein überzeugendes Bewerbungs-Format braucht keine Schnörkel.