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Brief beschriften: Absender & Empfänger richtig adressieren

Absender und Empfänger auf Briefen, Paketen oder Postkarten werden maschinell gelesen und verarbeitet. Damit Ihre Post richtig zugestellt werden kann, müssen Sie Ihren Brief beschriften – richtig und leserlich. Aber wo kommen welche Angaben auf den Briefumschlag? Wenn Sie nicht wissen, wie und wo Sie Adressen von Absender und Empfänger auf dem Umschlag angeben, haben wir hier die Antworten! Wie Sie einen Brief richtig beschriften – in A4, A5, mit oder ohne Fenster…

Brief beschriften: Absender & Empfänger richtig adressieren

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Brief beschriften: Einfach erklärt!

In Briefzentren werden Absender und Empfänger maschinell erfasst, um die Post weiterleiten und zustellen zu können. Damit das funktioniert, braucht es drei wichtige Angaben, wenn Sie Ihren Brief beschriften:

1. Absender

Der Absender des Briefes steht oben links auf dem Briefumschlag. Als Absender geben Sie Ihre eigene Adresse an. Zusätzlich können Sie „Absender:“ oder die Abkürzung „Abs.:“ als Überschrift verwenden. Hier sollte Ihr Vor- und Nachname, Ihre Straße und Hausnummer sowie die Postleitzahl und der zugehörige Ort genannt werden. Beispiel:

Brief beschriften: Beispiel Absender

Absender:
Max Muster
Hauptstraße 23
12345 Neustadt

Die Angabe des Absenders hilft dem Empfänger zu sehen, von wem der Brief stammt. Für die Post besteht so die Möglichkeit, eine Lieferung an den Absender zurückzuschicken, falls die Zustellung nicht möglich ist.

2. Empfänger

Der Empfänger kommt unten rechts auf den Brief. Die Adresse, an die der Brief zugestellt werden soll, wird etwas größer geschrieben als der Absender. Besonders wichtig ist eine leserliche Schrift. Nur so kann die Adresse richtig erfasst und der Brief verschickt werden. Es gilt derselbe Aufbau von Vor- und Nachname, Straße und Hausnummer sowie Postleitzahl und Stadt.

Brief beschriften: Beispiel Empfänger

Martina Muster
Kirchweg 5
98765 Fantasiestadt

Verschicken Sie Ihren Brief nicht an eine Privatadresse, sondern eine Firma, wird diese beim Empfänger zuerst genannt.

Brief beschriften: Beispiel Empfänger mit Firma

Muster GmbH
Peter Personaler
Hafenstraße 1
12345 Musterstadt

3. Briefmarke / Porto

Die Beförderung und Zustellung von Briefen kostet eine Gebühr – das sogenannte Porto. Dieses bezahlen Sie über eine Briefmarke, die Sie oben rechts auf den Briefumschlag kleben. Wenn Sie Ihren Brief beschriften, tragen Sie zuerst Absender und Empfänger ein, versichern sich, dass die Angaben korrekt sind und fügen zum Schluss die Briefmarke hinzu.

Es gibt eine digitale Alternative zur klassischen Briefmarke. Sie können das Porto online bezahlen und erhalten einen Porto-Code. Diesen schreiben Sie dann mit einem dunklen Stift leserlich oben rechts auf den Brief – dort, wo sonst die Briefmarke klebt.

Brief Beschriften Absender Empfaenger Wohin Briefmarke

Nur die Vorderseite vom Brief beschriften

Einen Brief beschriften Sie nur auf der Vorderseite, nicht auf der Seite, die zugeklebt wird. Die Rückseite wird bei der maschinellen Verarbeitung nicht erfasst. Teilweise wird der Absender auf der Rückseite angegeben, weil dieser für die Zustellung bei korrekter Angabe des Empfängers nicht relevant ist. Um sicher zu gehen, sollte trotzdem alles auf der Vorderseite beschriftet werden.


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Brief beschriften: Zu Händen

Für ein Schreiben an Unternehmen oder eine Behörde braucht es eine möglichst genaue Angabe des Empfängers. So kommen Ihr Dokument, Ihr Antrag oder andere wichtige Unterlagen tatsächlich genau dort an, wo sie hin sollen. Wenn Sie einen Brief beschriften, nutzen Sie dafür die Formulierung „zu Händen„. Der Vermerk gibt an, wer genau in einer Abteilung oder innerhalb einer Behörde das Schriftstück erhalten soll.

Der Zusatz wird direkt vor den Namen des Empfängers oder hinter der Abteilung eingefügt. Im Beispiel sieht das so aus:

Muster AG
z. Hd. Frau Beispiel
Schlossallee 5
12345 Musterstadt

Geben Sie auch die Abteilung an, können Sie so Ihren Brief beschriften:

Beispiel GmbH
Personalabteilung, z.Hd. Peter Personaler
Hauptstraße 7
12345 Seestadt

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Verschiedene Formate: A4, A5 oder A6?

Briefumschläge gibt es in zahlreichen Größen. Häufig finden sich die typischen Abmessungen, die nach den DIN Normen auch für Papier verwendet wird.

  • DIN A4
    Dieses Format entspricht einem üblichen Blatt Papier, wie es auch in einem Drucker oder einem Schreibblock verwendet wird. Für Briefe wird es oft bei Dokumenten genutzt, die nicht geknickt werden sollen.
  • DIN A5
    Genau die Hälfte eines normalen Blatts ergibt das Format DIN A5. Hier müssen Sie Ihren Brief einmal in der Mitte falten, um ihn in den Umschlag zu legen.
  • DIN A6
    Noch einmal halbiert bleiben die Maße für einen DIN A6 Brief – dieser hat die Größe einer normalen Postkarte.

DIN lang: Längliche Briefumschläge

Besonders häufig werden längliche Briefumschläge genutzt. Diese werden als C5/6 bezeichnet. Anders als die üblichen Formate ergeben diese sich nicht aus einmaligem Halbieren der jeweils größeren Abmessungen. Ein DIN A4 Blatt müssen Sie in drei gleich große Teile falten. Das Maß C5/6 entspricht also ein Drittel A4.

Brief Beschriften A4 C4 Umschlag Gross Empfaenger Absender

Brief beschriften ohne Fenster

Für alle Formate gilt: Sie beschriften einen Brief nach den oben genannten Vorgaben – und zwar im Querformat. Es spielt für die Platzierung der Informationen keine Rolle, ob es sich um einen großen oder kleinen Brief handelt. Absender oben links, Empfänger unten rechts, Briefmarke (oder Porto-Code) oben rechts ist die Beschriftung für alle Briefumschläge ohne Fenster.

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Brief beschriften mit Fenster

Briefe mit Fenster nehmen eine Sonderrolle ein. Der Grund: Absender und Empfänger finden sich hier auf dem Brief selbst und sind durch das Sichtfenster zu erkennen. Solche Briefe mit Fenster gibt es in den Größen A4 und C5/6. Wichtig ist die korrekte Formatierung des Schreibens. Nur so sind die Angaben zu Absender und Empfänger später tatsächlich von außen zu sehen. Drei Einstellungen im Textprogramm sind dabei für die Seitenränder wichtig:

  • oben: 2,7 cm
  • links: 2,5 cm
  • rechts: 1,0 cm

Mit diesen Voreinstellungen können Sie nun Absender und Empfänger richtig positionieren. Es gilt:

Brief mit Fenster beschriften: Absender

Wenn Sie die obige Formatierung eingestellt haben, tragen Sie den Absender 5 Zeilen unterhalb des Seitenrandes ein. Nutzen Sie Schriftgröße 8 und eine neutrale, gut leserliche Schriftart. Bei einem Brief mit Fenster wird der Absender in eine einzelne Zeile geschrieben, die einzelnen Teile trennen Sie jeweils durch ein Komma. Beispiel:

Abs.: Max Mustermann, Neustraße 1, 12345 Hauptstadt

Brief mit Fenster beschriften: Empfänger

In der nächsten Zeile (Zeile 6 vom oberen Seitenrand) beginnt der Empfänger. Diesen schreiben Sie in Schriftgröße 11 nach dem oben bereits genannten Format: Vor- und Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Hier wird ein Zeilenumbruch zwischen den verschiedenen Teilen eingefügt.

Finanzamt
z.Hd. Stefanie Meier
An der Allee 8
12345 Behördenstraße

Brief Beschriften Mit Fenster Absender Empfaenger Adresse Beispiel

Briefe ins Ausland beschriften

Wollen Sie Post ins Ausland verschicken, muss dies eindeutig auf dem Umschlag erkennbar sein. Die Grundregeln für die Positionierung von Absender und Empfänger bleiben jedoch gleich. Einziger Unterschied: In der letzten Zeile des Empfängers geben Sie in Großbuchstaben das Land an, in das Ihre Sendung verschickt werden soll.

Briefe beschriften: Ins Ausland

John Smith
Mainstreet 12b
EC1A 1AA London
ENGLAND

Brief falsch beschriftet: Was nun?

Fehler sind schnell gemacht, wenn Sie einen Brief beschriften. Ein Tippfehler beim Empfänger, den Absender vergessen – einmal abgeschickt, können Sie daran nichts mehr ändern. Aber welche Auswirkungen hat das? Bei einem falschen Empfänger gilt: Weicht der Name auf dem Schreiben komplett vom Namen auf dem Briefkasten ab, kann der Brief nicht zugestellt werden. Bei kleinen Tippfehlern oder einem Buchstabendreher kommt der Brief meist trotzdem an.

Ist die Adresse des Empfängers falsch, kann der Brief vom Postboten nicht zugestellt werden. Hier müssen Sie damit rechnen, dass das Schreiben an den Absender zurückgeschickt wird.

Kein Absender auf dem Brief

Fehlt ein Absender auf dem Brief, ist dies für die Zustellung zunächst irrelevant. Stimmt der Empfänger, wird die Post problemlos zugestellt. Ist keine Zustellung möglich (falsche Adresse, Empfänger verzogen…), wird ein Brief normalerweise an den Absender zurückgeschickt. Fehlt der Absender, landet das Schreiben in der Briefermittlungszentrale in Marburg.

Hier öffnen Mitarbeiter den Brief, um Empfänger oder Absender ausfindig machen zu können. Es gilt eine strenge Schweigepflicht über die Inhalte. Können Sender oder Empfänger nicht ermittelt werden, wird der Brief nach einem Jahr vernichtet.

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[Bildnachweis: Oliga, PCH Vector by Shutterstock.com]

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