Zu Händen: So nutzen Sie die Abkürzung richtig

Auch wenn die meisten Menschen heute E-Mails nutzen – gedruckte Briefe und Dokumente werden immer noch versandt. An Behörden oder Firmen oder zwischen Unternehmen in Form von Geschäftsbriefen. Damit das offizielle Schreiben beim richtigen Empfänger landet, gibt es die Abkürzung „zu Händen“ (beziehungsweise „z.Hd.“). Aber wo und wie wird der Vermerk korrekt im Adressfeld eingesetzt? Was ist die korrekte Schreibweise?

Wir zeigen Ihnen hier mit einfachen Beispielen, wie Sie die Abkürzung und den Adresszusatz „zu Händen“ richtig nutzen und platzieren, damit Ihr Brief wirklich zu Händen der gewünschten Person zugestellt wird…

Zu Händen: So nutzen Sie die Abkürzung richtig

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Zu Händen: Welche Abkürzung ist korrekt?

Die ausgeschriebene Variante des Vermerks „zu Händen“ oder „zu Händen von“ werden Sie auf Briefen so gut wie nie sehen. Der Platz im Adressfeld ist begrenzt. Es reichen hier die wichtigsten Angaben zu Name und Adresse des Empfängers. Deshalb werden für „zu Händen“ Abkürzungen genutzt. Dabei stehen Ihnen drei Abkürzungen zur Auswahl:

  • z. H.
  • z. Hd.
  • z. Hdn.

Alle drei sind gleichermaßen korrekt und verständlich. In Österreich wird zusätzlich noch „zH“ abgekürzt. Dort und in der Schweiz wird „zu Händen“ auch durch „zuhanden“ ersetzt.

Auch das Leerzeichen zwischen dem „z.“ und dem „H.“ beziehungsweise „Hd.“ dürfen Sie weglassen (zum Beispiel: „z.Hd.“). Auch diese Schreibweise ist laut Duden zulässig und korrekt. Am gebräuchlichsten ist übrigens die Abkürzung „z. Hd.“. Falls Ihnen aber eine der anderen Formen besser gefällt, machen Sie damit nichts falsch.

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Wann wird „Zu Händen“ verwendet?

E-Mail-Adressen sind in den meisten Fällen eindeutig. In Unternehmen folgen diese beispielsweise dem Muster Max.Mustermann@Unternehmensname.de – eine klare Zuordnung und Struktur, bei der Sie sicher sein können, dass genau der Empfänger die Mail erhält, den Sie adressiert haben. Bei Briefen verhält es sich etwas anders.

  • Wenn Sie einen Brief privat an Freunde verschicken, reicht noch die vollständige Adresse aus. Durch Namen und Adresse ist der Empfänger klar benannt.
  • Schicken Sie wichtige Dokumente aber an eine Behörde oder ein Unternehmen – zum Beispiel Ihre Bewerbungsunterlagen – reichen „Finanzamt“ oder die „Fantasie GmbH“ als Emfpänger im Adressfeld des Schreibens nicht aus. Zu ungenau!
  • Genau hierfür gibt es den Vermerk und die Formulierung „zu Händen“. Damit weisen Sie darauf hin, für wen das Schreiben bestimmt ist und wer der spezielle Empfänger innerhalb eines Unternehmens oder einer Abteilung ist.

Das ist gleich doppelt sinnvoll: Zum Einen helfen Sie dabei, dass der Brief nicht durch unzählige Hände und Stationen weitergereicht werden muss, bis er sein Ziel erreicht (was im besten Fall die Zeit bis zur Antwort reduziert). Zum Anderen vermeiden Sie, dass das Schreiben in die falschen Hände gerät, sondern eben nur „zu Händen Max Mustermann“ erreicht.

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Abkürzung „z.Hd.“ im Adressfeld korrekt einsetzen

Bei der Anwendung der Abkürzung gibt es allerdings noch ein paar Finessen zu beachten. Viele Geschäftsbriefe laden heute zuerst in einer zentralen Verteilerstation der Post, wo die Adressen elektronisch ausgelesen und verarbeitet werden. Ist das Adressfeld auf Ihrem Schreiben ein reines Chaos, könnte es passieren, dass die Geräte die Adresse des Empfängers nicht erkennen können. Um Adressfelder einheitlich zu gestalten, werden diese nach der Norm DIN 5008 gestaltet. Wenn Sie sich auf dem Briefumschlag daran halten, gibt es bei der Zustellung und Zuordnung des Empfängers keine Probleme.

Nachfolgend haben wir drei einfache Beispiele erstellt, die Ihnen zeigen, wie Sie die Abkürzung „z.Hd.“ im Adressfeld richtig nutzen – abhängig davon, ob Sie Ihren Brief an eine Ortsanschrift oder ein Postfach senden:

Brief an eine Person


Beispiel GmbH
z.Hd. Herr Exempel
Hauptstraße 23
12345 Musterstadt



Brief an eine Abteilung


Fantasie GmbH
Personalabteilung, z.Hd. Frau Petra Personaler
Hauptstraße 23
12345 Musterstadt



Brief an ein Postfach


Beispielamt Musterstadt
z.Hd. Frau Maier
Postfach 9876
12345 Musterstadt



Faustregel: Der direkte Ansprechpartner und Empfänger wird erst unter dem Firmennamen genannt. Die korrekte Reihenfolge nach DIN 5008 ist immer: Firmenname (mit Gesellschaftsform), z.Hd. Adressat, Straße und Hausnummer (oder Postfach), Postleitzahl und Ort.


Verhindern, dass andere den Brief lesen

Es ist leider ein Irrglaube, der Vermerk „z.Hd.“ würde verhindern, dass andere den Brief öffnen und lesen – zum Beispiel die Sachbearbeiter in der Poststelle. Im Falle von Urlaub, Erkrankung oder einer Dienstreise darf die Post auch von Vertretern geöffnet werden. Wenn Sie möchten, dass Ihr Schreiben wirklich nur von dem genannten Empfänger geöffnet und gelesen wird, müssen Sie in das Adressfeld noch „persönlich“ / „vertraulich“ einfügen. Wird der Brief dann trotzdem von einer anderen Person geöffnet, wäre das ein schwerer Verstoß gegen das Briefgeheimnis. Beispiel für einen vertraulichen Brief:

Bewerbung GmbH
– persönlich –
z.Hd. Frau Petra Personaler
Beispielstr. 12
98765 Musterstadt

Wer hingegen möchte, dass sein Anliegen möglichst schnell bearbeitet wird und richtet sich das Schreiben zum Beispiel an eine Behörde, können ins Adressfeld den Hinweis „o.V.i.A.“. Die Abkürzung bedeutet: „oder Vertreter im Amt“ – heißt: Auch Stellvertreter dürfen den Brief öffnen, lesen, bearbeiten. Beispiel:

Beispielamt
z.Hd. Herr Muster o.V.i.A.
Akteweg 12
98765 Musterstadt


Zu Händen in der E-Mail?

Es ist eher untypisch, den Vermerk „zu Händen“ in E-Mails zu verwenden. Der einfache Grund: Mail-Adressen sind in der Regel schon eindeutig zugeordnet, das Schreiben erreicht den angegebenen Empfänger. Sollten Sie aber nur eine allgemeine Mail-Adresse, beispielsweise einer Abteilung oder eine Sammelstelle haben (service@firma.de, kontakt@firma.de, info@firma.de) können Sie den Zusatz „zu Händen“ beziehungsweise „z.Hd.“ direkt in den Betreff der Mail einfügen.

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Ist „zu Händen“ noch zeitgemäß oder längst überholt?

Auch wenn die digitale Kommunikation per Mail, Messenger, Whatsapp und SMS heute überwiegt, werden auch weiterhin gedruckte Geschäftsbriefe und formale Schreiben per Post verschickt. Zum Beispiel Bewerbungen, Verträge, Rechnungen, Mahnungen, Behördenbriefe. In all diesen Fällen wird in der Praxis und im Schriftverkehr das Kürzel und der Vermerk „zu Händen“ beziehungsweise „z.Hd.“ weiterhin regelmäßig genutzt. Das spart Zeit, die offizielle Korrespondenz nimmt keine Umwege, der Empfänger ist klar benannt, Kunden und Geschäftspartner können so unmittelbar adressiert, angeschrieben und angesprochen werden. Die Abkürzung ist also nicht nur weiterhin zeitgemäß, sondern sogar effektiv.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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18. August 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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