Arbeitsmail: Richtig geschäftliche E-Mails schreiben

Arbeitsmail-Adresse erstellen: So geht’s

Eine professionelle Arbeitsmail-Adresse sollte sofort die Identität des Absenders erkennen lassen. Üblicherweise bilden Vor- und Nachname zusammen mit dem Unternehmensnamen die Adresse – Beispiel: max.muster@firma.de. Das wirkt seriös und erleichtert Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern sofort die Zuordnung. Private E-Mail-Adresse vom Typ chaos-schlumpf2000@provider.de sollten Sie wirklich nur unter Freunden und Bekannten nutzen. In der Bewerbung sowie für eine Arbeitsmail nutzen Sie bitte nur eine seriöse E-Mail-Adresse.

Beispiele für eine professionelle Arbeitsmail-Adresse

Variante	Beispiel
Vorname.Nachname	max.muster@firma.de
VornameNachname	maxmuster@firma.de
Initiale.Nachname	m.muster@firma.de
Nachname	muster@firma.de
Funktionsadresse	kontakt@firma.de

3 Tipps für eine seriöse Arbeitsmail-Adresse

• Identität erkennbar machen

  Aus der Arbeitsmail-Adresse sollten bereits Vor- und Nachname des Absenders hervorgehen. Welche Schreibweise Sie verwenden, richtet sich bei Arbeitnehmern oft nach den Vorgaben des Unternehmens.

• Lange Namen sinnvoll kürzen

  Wer mehrere Vornamen oder einen langen Nachnamen hat, sollte die Adresse klug kürzen. Statt Marie-Sophie-Langer-Bussmann@firma.de eignen sich MSLBussmann@firma.de oder Langer-Bussmann@firma.de.

• Eigene Firmen-Domain nutzen

  Wer sich selbstständig macht, sollte auf Freemail-Adressen verzichten. superprodukte@hotmail.de wirkt weniger seriös als m.muster@superprodukte.de. Eine professionelle Arbeitsmail-Adresse mit eigener Domain erhalten Sie bei zahlreichen E-Mail- und Hosting-Anbietern.

Wie kann ich eine geschäftliche E-Mail-Adresse erstellen?

Als Arbeitnehmer erhalten Sie Ihre Arbeitsmail-Adresse in der Regel vom Arbeitgeber. Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen können eine eigene Geschäftsadresse einrichten:

1. Wählen Sie einen Domainnamen, idealerweise Ihren Unternehmensnamen.
2. Prüfen Sie bei einem Domain- oder E-Mail-Anbieter, ob die gewünschte Domain verfügbar ist.
3. Registrieren Sie die Domain und wählen Sie ein passendes E-Mail-Paket.
4. Erstellen Sie ein Postfach mit Ihrem Namen oder einer Funktionsadresse.
5. Richten Sie ein sicheres Passwort und die angebotene Zwei-Faktor-Authentifizierung ein.
6. Verbinden Sie das Postfach mit Outlook, einer anderen Mail-App oder nutzen Sie den Webmail-Zugang.

Zu den bekannten Angeboten gehören Google Workspace und Microsoft 365. Beide ermöglichen geschäftliche E-Mail-Adressen mit eigener Unternehmensdomain. Auch klassische Hosting-Anbieter bieten entsprechende Postfächer an.

Arbeitsmails einrichten: Outlook, iPhone und Android

Professionell ist nicht nur eine seriöse Arbeitsmail-Adresse, sondern auch die Trennung von Geschäftlichem und Privatem. Diese klare Grenze verschwimmt durch Work-Life-Blending jedoch immer mehr. Freelancer sowie viele Arbeitnehmer arbeiten heute im Homeoffice. Das erfordert, von zu Hause aus auf Arbeitsmails zugreifen zu können. Genau hier liegt aber der Haken: Viele Arbeitgeber beschränken den Zugriff aus Sicherheitsgründen oder erlauben ihn nur über freigegebene Geräte und Anwendungen.

Wer seine Arbeitsmails von zu Hause lesen und beantworten möchte, sollte deshalb zuerst mit der IT-Abteilung sprechen und die Erlaubnis einholen. Installieren Sie keine geschäftlichen E-Mail-Konten auf privaten Geräten, wenn dies gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt.

Arbeitsmail von zu Hause abrufen

Nutzen Sie Microsoft 365 oder einen Exchange-Server, stehen Ihnen häufig Outlook im Browser und die Outlook-App zur Verfügung. So gehen Sie vor:

1. Erkundigen Sie sich bei Ihrer IT-Abteilung, welchen E-Mail-Dienst Ihr Unternehmen verwendet und ob der Zugriff von zu Hause erlaubt ist.
2. Öffnen Sie die von Ihrem Arbeitgeber freigegebene Anmeldeseite. Bei Microsoft 365 ist das häufig outlook.office.com.
3. Melden Sie sich mit Ihrer vollständigen Arbeitsmail-Adresse und Ihrem Passwort an.
4. Bestätigen Sie gegebenenfalls Ihre Anmeldung über die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
5. Öffnen Sie Ihr Postfach und prüfen Sie, ob Sie Arbeitsmails lesen und versenden können.

Bei einem eigenen Exchange-Server kann Ihr Unternehmen eine andere Webadresse verwenden, beispielsweise mail.firma.de. Die richtige Adresse erfahren Sie von Ihrer IT-Abteilung.

Arbeitsmail auf dem iPhone einrichten

Sobald Ihr Arbeitgeber den mobilen Zugriff erlaubt, können Sie Ihre Arbeitsmails auch auf dem iPhone lesen. Bei Microsoft 365 oder Exchange funktioniert die Einrichtung über die Apple-Mail-App grundsätzlich so:

1. Öffnen Sie auf Ihrem iPhone die „Einstellungen“.
2. Wählen Sie „Apps“, anschließend „Mail“ und „Mail-Accounts“.
3. Tippen Sie auf „Account hinzufügen“.
4. Wählen Sie „Microsoft Exchange“ aus.
5. Geben Sie Ihre vollständige Arbeitsmail-Adresse ein und folgen Sie den Anweisungen zur Anmeldung.
6. Bestätigen Sie gegebenenfalls die Zwei-Faktor-Authentifizierung und erforderliche Berechtigungen.
7. Wählen Sie aus, welche Daten Sie synchronisieren möchten, und speichern Sie die Einstellungen.

Je nach iOS-Version können die Menüpunkte leicht abweichen. Alternativ installieren Sie die Microsoft-Outlook-App und fügen dort Ihr Geschäftskonto hinzu. Manche Arbeitgeber schreiben die Nutzung einer bestimmten App oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen vor.

Outlook-Arbeitsmail auf Android einrichten

Auch auf Android-Smartphones können Sie geschäftliche E-Mails mit der Outlook-App abrufen. Voraussetzung ist die Genehmigung Ihres Arbeitgebers.

1. Installieren und öffnen Sie die Microsoft-Outlook-App auf Ihrem Android-Smartphone.
2. Wählen Sie „Konto hinzufügen“ beziehungsweise „E-Mail-Konto hinzufügen“.
3. Geben Sie Ihre vollständige Arbeitsmail-Adresse ein.
4. Folgen Sie den Anweisungen zur Anmeldung und geben Sie Ihr Passwort ein.
5. Bestätigen Sie gegebenenfalls die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
6. Erfüllen Sie die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens, beispielsweise die Registrierung des Geräts.
7. Nach erfolgreicher Einrichtung können Sie Ihre Arbeitsmails lesen, beantworten und versenden.

Alternativ können Sie das Konto über die E-Mail-App Ihres Android-Geräts einrichten. Die Menüführung unterscheidet sich je nach Hersteller und Android-Version.

Geschäftliche Arbeitsmail schreiben: Muster und Tipps

Eine Arbeitsmail sollte professionell, verständlich und höflich formuliert sein. Kunden und Kollegen müssen sofort erkennen, worum es geht und was Sie von ihnen erwarten. Dafür haben sich sechs einfache Regeln bewährt:

1. Arbeitsmail-Adresse wählen

Wenn Sie geschäftliche E-Mails schreiben, sollten Sie das grundsätzlich vom Account Ihrer Arbeitsmail-Adresse tun. Das wirkt professionell und verhindert ein Durcheinander zwischen privaten und geschäftlichen Nachrichten.

2. Betreffzeile aussagekräftig füllen

Der Empfänger sollte bereits der Betreffzeile entnehmen, worum es geht. Wählen Sie aussagekräftige Schlagworte und kommen Sie direkt zum Punkt. Vermeiden Sie ganze Sätze oder ausufernde Beschreibungen. Beispiele für gute Betreffzeilen sind:

• Bitte um Freigabe: Projektbudget 2027
• Terminbestätigung für den 15. Oktober
• Rückfrage zur Rechnung vom 5. Oktober
• Einladung zur diesjährigen Weihnachtsfeier

Weitere Tipps finden Sie im Artikel Betreffzeile formulieren.

3. Passende Anrede wählen

Recherchieren Sie nach Möglichkeit den Namen Ihres Ansprechpartners. Vermeiden Sie eine anonyme Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn Sie die Person direkt ansprechen können. Nach mehreren E-Mails darf die Anrede persönlicher werden: „Guten Tag, Frau Beispiel,“ oder „Liebe Frau Muster,“ wirkt dann freundlicher als eine steife Standardformel. Bei Titeln und mehreren Personen gelten besondere Regeln, die wir im Ratgeber zur E-Mail-Anrede erklären.

4. Inhalt prägnant formulieren

Kommen Sie in Ihrer Arbeitsmail zügig auf den Punkt. Bereits der erste Satz sollte verdeutlichen, warum Sie den Empfänger anschreiben. Beschränken Sie sich möglichst auf ein Thema und vermeiden Sie unnötige Kürzel, Anglizismen oder kryptische Begriffe. Eine klare Struktur erleichtert dem Empfänger das Lesen, Beantworten und spätere Wiederfinden Ihrer Nachricht. Schreiben Sie kurze Absätze und formulieren Sie konkrete Fragen oder Bitten.

5. Arbeitsmail freundlich beenden

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer passenden Grußformel. „Mit freundlichen Grüßen“ eignet sich grundsätzlich immer, wirkt aber recht förmlich. Bei regelmäßigem E-Mail-Kontakt darf der Gruß persönlicher ausfallen. Beispiele:

• Mit freundlichen Grüßen
• Freundliche Grüße
• Herzliche Grüße
• Beste Grüße
• Viele Grüße nach Köln
• Einen guten Start in die Woche wünscht Ihnen

„Liebe Grüße“ eignet sich dagegen nur für vertraute Personen und gute Bekannte. Bei förmlichen Geschäftsmails sollten Sie eine neutralere Grußformel wählen. Eine ausführliche Übersicht finden Sie in unserem Fachartikel zu modernen Grußformeln.

6. Arbeitsmail vor dem Senden kontrollieren

Nach der Grußformel folgt Ihre geschäftliche Signatur. Prüfen Sie regelmäßig, ob Telefonnummer, Position, Firmenadresse und weitere Angaben noch aktuell sind. Und ganz wichtig: Überprüfen Sie Ihre Arbeitsmail bitte immer vor dem Absenden auf Rechtschreibfehler, falsche Namen und fehlende Anhänge. Kontrollieren Sie außerdem, ob Sie weitere Personen ins Cc (Carbon Copy) aufgenommen haben, die ebenfalls informiert werden sollen.

Muster: So sieht eine professionelle Arbeitsmail aus

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie eine freundliche Arbeitsmail an Ihre Kollegen schreiben. Die Vorlage können Sie für Einladungen und organisatorische Nachrichten anpassen. Zum Editieren einfach auf den Kasten klicken:

Arbeitsmail schreiben: Diese Fehler vermeiden

Selbst eine inhaltlich korrekte Arbeitsmail kann unprofessionell wirken, wenn Tonfall, Formulierungen oder Gestaltung nicht stimmen. Diese drei Fehler sollten Sie deshalb unbedingt vermeiden:

• Sie wirken unhöflich

  Auch wenn Arbeitsmails kurz und prägnant sein sollten, darf die Höflichkeit nie zu kurz kommen. Anrede und Grußformel sind ein Muss. Übermäßig viele Ausrufezeichen wirken wiederum aggressiv. Auch konstante Großschreibung kommt beim Empfänger eher wie lautes Schreien an.

• Sie verwenden Ironie

  Im Schriftverkehr lässt sich Ironie schlecht transportieren – vor allem, wenn sich die Schreibenden kaum kennen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie darauf generell verzichten.

• Sie setzen Emoticons

  In Arbeitsmails haben Smileys nichts zu suchen. Sie wirken latent infantil. Beim Empfänger könnte der Verdacht aufkommen, dass der Absender seine Arbeit nicht ernst nimmt.

Darf ich meine Arbeitsmails nach Feierabend lesen?

Technisch lassen sich Arbeitsmails jederzeit abrufen. Ob Sie nach Feierabend erreichbar sein müssen, richtet sich jedoch nach Ihrer arbeitsvertraglichen Situation und den geltenden Regelungen. Eine allgemeine Pflicht, außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit geschäftliche E-Mails zu lesen oder zu beantworten, besteht nicht. Wer ständig seine Arbeitsmails kontrolliert, riskiert außerdem, dass Beruf und Privatleben immer stärker verschwimmen. Legen Sie deshalb klare Zeiten für die berufliche Kommunikation fest und schalten Sie Benachrichtigungen nach Feierabend aus, sofern keine besondere Erreichbarkeit vereinbart ist.

Für längere Abwesenheiten, beispielsweise im Urlaub, empfiehlt sich eine automatische Abwesenheitsnotiz. So wissen Kunden und Kollegen, wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie gegebenenfalls vertritt.

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