E-Mail Management: 10 einfache Regeln

Bis zu 40 Mal täglich meldet sich das E-Mail Postfach durchschnittlich in deutschen Büros. Das macht ein funktionierendes E-Mail Management unabdingbar. Nur so können die vielen Fragen, Infos, Nachrichten und auch der unwichtige Spam bewältigt werden. Leider haben nur wenige ein organisiertes E-Mail Management. Stattdessen herrscht Chaos. Das muss nicht sein. Diese 10 einfachen Regeln des E-Mail Managements helfen…

E-Mail Management: 10 einfache Regeln

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Was ist E-Mail Management?

Mails sind aus dem täglichen Leben nicht wegzudenken. Sie sind schnell, werden zeitnah gelesen und vereinfachen die Kommunikation, wenn ein Telefonat gerade nicht möglich ist. Doch E-Mail Management? Darüber machen sich nur wenige Gedanken. Und das zeigt sich leider in den oft chaotischen Zuständen der Postfächer.

E-Mail Management ist ein System, um den Umgang mit der großen Menge an elektronischer Post zu optimieren. Arbeitnehmer bearbeiten und verschieben die Mails nicht ohne erkennbares Muster. Stattdessen gibt es eine klare Ordnung und Struktur.

Gute Gründe für E-Mail Management?

Ohne E-Mails ist berufliche Kommunikation kaum vorstellbar, doch können diese Unmengen an Zeit kosten. Gleich mehrere Vorteile und Gründe sprechen deshalb für ein gutes E-Mail Management:

  • Sie sparen Zeit
    Statt Stunden mit Mails zu verschwenden, können Sie sich mit wichtigeren Aufgaben beschäftigen.
  • Sie reduzieren Stress
    Ein prall gefülltes E-Mail-Postfach führt zu Stress. Es fördert die Angst, nicht schnell oder gut genug zu sein.
  • Sie arbeiten besser.
    Sie reagieren schneller auf Anfragen, sind besser und aktueller informiert. Die Arbeit wird effizienter, professioneller und schneller.
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E-Mail Management Software: Ist sie nützlich?

Es gibt eine Vielzahl an Seiten, die ein kostenloses E-Mail Postfach anbieten und genauso viele Anbieter von E-Mail Management Software, die zahlreiche Funktionen bewerben und den Umgang mit E-Mails erleichtern wollen. Aber braucht man eine solche Software wirklich?

Das lässt sich nur schwer allgemein beantworten. Für manche Nutzer bieten solche Programme großen Mehrwert – andere kommen mit den klassischen Funktionen des Postfachs aus. E-Mail Management ist bereits mit einfachen Mitteln möglich, wenn Sie diese richtig nutzen.

  • Verschiedene Ordner
  • Ein Archiv
  • Ein Adressbuch
  • Eine Suchfunktion

So sind Sie bereits gut aufgestellt und können Ihre Mails erfolgreich managen.

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10 einfache Regeln für besseres E-Mail Management

E-Mail Management erleichtert Ihre Arbeit und verringert den Aufwand, den Sie in Ihre Mails investieren. Entsprechend einfach muss auch das E-Mail Management selbst sein. Das klappt, wenn Sie lernen, wann und wie Sie sich mit Ihren Mails beschäftigen sollten. Wir haben zehn einfache Regeln zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen:

  1. Beginnen Sie nicht gleich am Morgen
    Die erste Zeit des Arbeitstages ist für viele besonders produktiv. Verschwenden Sie diese nicht mit Mails. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben mit höchster Priorität. Überfliegen Sie höchstens kurz Ihr Postfach, ob eine ganz akute Aufgabe ansteht.
  2. Legen Sie konkrete Zeiten für Ihre E-Mails fest
    Machen Sie nicht jedes Mal Ihr Postfach auf, wenn eine Mail ankommt. Ihre Konzentration geht verloren, Sie verschwenden Zeit, brauchen länger und machen mehr Fehler. Legen Sie stattdessen zwei konkrete Zeiten am Tag fest. In dieser Zeit konzentrieren Sie sich darauf, alle Nachrichten zu bearbeiten. Der Rest des Tages bleibt ungestört für wichtige Projekte.
  3. Schalten Sie Ihr Postfach aus
    Für besseres E-Mail Management muss Ihr Postfach nicht im Dauerbetrieb laufen. Das erleichtert es, nicht bei jedem Piepton in die Nachrichten zu schauen. Schon das Wissen, dass eine Mail angekommen ist, führt zu Grübelei und mehr Stress. Dem können Sie entgehen, wenn Sie das Mailprogramm für eine Zeit schließen.
  4. Stoppen Sie Multitasking
    E-Mail Management ist nichts, was Sie nebenbei machen. Es wird nicht nebenbei telefoniert, mit den Kollegen geplaudert oder an anderen Aufgaben gearbeitet. Schnell ins Postfach, eine Mail überfliegen und eine Antwort tippen – das funktioniert nicht. Wenn Sie sich Ihren Mails widmen, dann tun Sie nur das.
  5. Sorgen Sie für Ordnung
    Entwickeln Sie eine Ablagestruktur für Ihr E-Mail Management. Voraussetzung sind klar zugewiesene Ordner im Postfach: Für bestimmte Projekte, ausstehende Aufgaben oder Antworten, auf die Sie noch warten. Durch die Aufteilung sind alle Mails schnell auffindbar und der Hauptposteingang bleibt übersichtlich.
  6. Schieben Sie es nicht auf
    Mails nach Priorität sortieren, farblich markieren und später darum kümmern – das machen viele so. Aber warum warten? In der Zeit, die Sie die Mails durchgehen und vorsortieren, könnte ein großer Teil bereits abgearbeitet sein. Als Faustregel gilt: Fassen Sie jede E-Mail nur einmal an. Sonst haben Sie endlose nicht bearbeitete (aber farblich markierte) Mails.
  7. Löschen Sie regelmäßig
    In vielen Mail-Postfächern befinden sich hunderte oder gar tausende alte Mails. Mal ehrlich: Wie viele davon werden Sie wirklich noch einmal brauchen? Dieser kleine Teil wird im E-Mail Archiv gespeichert. Alles andere kann gelöscht werden.
  8. Kontrollieren Sie E-Mail Verteiler
    Einige Mail Verteiler mit Informationen oder Angeboten können sinnvoll sein. Zu viele überfüllen das Postfach mit unnötigen Nachrichten. Zum E-Mail Management gehört es, E-Mail Verteiler zu kontrollieren. Lassen Sie sich aus dem Verteiler streichen, wenn Sie ihn nicht mehr brauchen.
  9. Fassen Sie sich kurz
    Mails dienen fast immer der schnellen Kommunikation. Es geht um kleine Aufgaben, kurze Fragen – da braucht es keinen langen Text als Antwort. Kunden gegenüber ist professionelle Kommunikation wichtig, doch intern können Sie sich deutlich kürzer fassen und viel Zeit sparen.
  10. Nutzen Sie andere Kommunikationswege
    E-Mail Management bedeutet auch: Verstehen Sie, wann eine Mail angebracht ist. Oft ist ein kurzes Telefonat schneller und einfacher. So lässt sich viel digitaler Austausch reduzieren. Ein Anruf von drei Minuten ist 20 Mails vorzuziehen.
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Die 7 Mail-Todsünden

Niemand ist perfekt und auch wenn Ihr E-Mail Management nicht immer optimal ist, muss es nicht zwangsläufig zu riesigen Problemen kommen. Wird es zum Dauerzustand, kann es aber negative Folgen haben, meint Emma Russell, die aus ihren Studienergebnissen 7 Todsünden des Mailens destilliert hat.

  • Pingpong-Mails – ein ständiges Hin und Her mit wenig Inhalt
  • Mails außerhalb der Bürozeiten
  • E-mailen während eines Gesprächs
  • E-Mails komplett ignorieren
  • Lesebestätigungen anfordern
  • Sofort auf den E-Mail-Alert im Posteingang reagieren
  • Automatische Antworten

Diese führen dazu, dass Arbeitnehmer nicht mehr abschalten können und sich nicht erholen. Der anhaltende Stress schadet der Gesundheit. Probanden litten sogar unter Phantomklingeln – obwohl keine neuen Mails ankamen.

Unnütze Phrasen in Mails

Ihr E-Mail Management zeigt sich auch darin, wie Sie Ihre Nachrichten verfassen. Phrasen sind dabei reine Lückenfüller. Kein Inhalt, kein Mehrwert. Sparen Sie sich selbst und dem Leser die folgenden überflüssigen Phrasen und kommen Sie gleich auf den Punkt:

  • Sehr geehrte Damen und Herren…
    Sie wissen nicht einmal, an wen genau Sie Ihre E-Mail schreiben? Dann könnten Sie es eigentlich auch ganz bleiben lassen. Oder ist Ihr Anliegen diesen kleinen Aufwand nicht wert? Formulieren Sie immer eine persönliche Anrede.
  • Ich schreibe Ihnen, weil…
    Eine vollkommen überflüssige Einleitung. Sie schicken eine Mail, also haben Sie natürlich einen Grund dazu. Lassen Sie die Phrase einfach weg und kommen Sie gleich zum Punkt.
  • Hiermit…
    „Hiermit möchte ich Sie einladen…“ Wenn nicht mit der Mail, womit denn sonst? Eine Hiermit-Formulierung lässt sich immer streichen und einfacher ersetzen: „Ich möchte Sie gerne einladen…“ sagt das gleiche, ist direkter und ebenso freundlich.
  • Sollten Sie noch etwas benötigen…
    Solch vorauseilender Gehorsam ist unnötig. Wenn überhaupt, schreiben Sie „Bei Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.“
  • Ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören…
    Der Konjunktiv schwächt die Aussage ab und wirkt unsicher. Direkter ist ein Call-to-action. „Ich freue mich darauf, Sie in einem persönlichen Gespräch zu überzeugen.“ Eine solche Formulierung ist zwar forscher, zeigt aber auch Ihr Selbstbewusstsein.

Zeitplan für das E-Mail Management

Sie wissen nun, wie Sie durch E-Mail Management empfangene Mails verwalten und Ihr Postfach organisieren. Aber wann sollten Sie selbst Mails verschicken? Sie wollen damit möglichst wenig Zeit verschwenden und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Nachrichten schnell gelesen werden – gerade wenn Sie eine schnelle Antwort brauchen.

Der folgende Zeitplan hilft und zeigt, wann Mails schnell ankommen und beantwortet werden:

  • 7.30 bis 10 Uhr
    Frühmorgens ist die beste Zeit zum Mailen. Im Morgengrauen sortieren die Kollegen ihren Posteingang, gehen die Mails vom Vortag durch. Meetings und wichtige Termine sind erst später, der Empfänger sitzt vor dem Monitor.
  • 10 bis 12 Uhr
    Das Postfach ist bereits leer und geordnet. Die ersten Meetings und Kundentermine beginnen. Mails bleiben jetzt länger liegen, weil der Fokus auf den Hauptaufgaben liegt.
  • 12 bis 14 Uhr
    Typische Zeit für die Mittagspause. Der Platz vorm Monitor ist leer. Mit E-Mails beschäftigt sich in der Pause kaum jemand. Wenn’s wirklich schnell gehen soll, hilft nur ein Anruf.
  • 14 bis 15
    Alle sind aus der Mittagspause zurück. Erster Arbeitsschritt: E-Mails checken. Kurz vorher ist deshalb ein guter Zeitpunkt, um Mails zu schicken. Diese werden meist schnell beantwortet und abgehakt.
  • 15 bis 17 Uhr
    Feierabend rückt näher. Kurz vorher mag niemand komplexe Aufgaben per Mail bekommen. Solche Anliegen rutschen oft als ToDo in den nächsten Tag.
  • 17 bis 19 Uhr
    Feierabend – die schlechteste Zeit zum Mailen. Mögliche Empfänger stehen im Stau, kaufen ein, holen die Kinder ab, kochen Essen… Ihre Mail landet im Nirwana. Aussicht auf schnelles Feedback: nahezu null.
  • 19 bis 22 Uhr
    Ein Geheimtipp: Natürlich dürfen Sie zu dieser Zeit nicht mit einer schnellen Antwort rechnen. Aber viele surfen abends noch und checken die Mails. Wenn nicht, ist Ihre Nachricht am Morgen die erste im Postfach.

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[Bildnachweis: Lizardflms by Shutterstock.com]
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18. November 2020 Nils Warkentin Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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