Call to Action in E-Mails: Vorteile und Beispiele

Was ist ein Call to Action in E-Mails?

Ein Call to Action (kurz: CTA) ist die Aufforderung an den Leser zu einer bestimmten Handlung und Reaktion. Bekannt ist ein solcher Aufruf vor allem aus dem Marketing – typische Formulierungen sind beispielsweise „Nutzen Sie noch heute den besonderen Rabatt“, „Besuchen Sie uns am besten gleich für ein unverbindliches Beratungsgespräch“ oder „Kaufen Sie gleich hier mit nur einem Klick!“

Der Empfänger soll zur Aktion animiert und motiviert werden. Was zu den wichtigsten Methoden in der Werbung zählt, wird in E-Mails oft vernachlässigt. Dabei ist ein Call to Action in E-Mails wichtig für die Kommunikation von Erwartungen.

Brauchen Sie eine schnelle Antwort?
Erwarten Sie zusätzliche Informationen?
Gibt es noch offene Fragen?
Muss der Leser etwas erledigen?

Ein Call to Action in E-Mails erklärt oft erst den Sinn einer Mail. Ohne CTA stellt sich die Frage: Wenn Sie nicht nur selbst eine Information geteilt haben – warum haben Sie die Nachricht überhaupt verschickt?

Vorteile: So wichtig ist ein Call to Action

Durch einen Call to Action zeigt der Empfänger (hoffentlich) genau die Reaktion, die Sie sich wünschen. Doch das ist nicht der einzige Vorteil. Aus diesen guten Gründen sollten Sie den Handlungsaufruf hinzufügen – weil beide Seiten profitieren:

Missverständnisse werden vermieden

Kommunikation muss viele Stolpersteine überwinden. Mit einem Call to Action tragen Sie genau dazu bei. Sie formulieren genau, was Sie vom Empfänger erwarten. Dieser muss nicht rätseln oder erahnen, was Sie erwarten und was zu tun ist. So lassen sich Missverständnisse aus dem Weg räumen, bevor diese überhaupt entstehen können.
Verantwortungen werden geklärt

„Der Kunde hat den Auftrag gegeben und wir können loslegen“ – Mails mit solchem Inhalt werden ständig in Unternehmen verschickt. Leider bringt das mehr Fragen als Antworten. Was ist der erste Schritt? Wer fängt mit welchem ToDo an? Wie sieht die Aufteilung aus? Ohne einen klaren Call to Action werden keine Verantwortungen und Zuständigkeiten geklärt. Keiner im Team weiß, was von wem zu erledigen ist. Aufgaben werden gar nicht oder doppelt erledigt.
Kommunikation wird angeregt

Eine Mail kommt an, wird gelesen und liegt danach einfach im Postfach. Oft ist die Kommunikation an dieser Stelle bereits beendet. Ein echter Austausch findet nicht statt – weil kein Gedankenaustausch angeregt wird. Ein Call to Action in E-Mails fördert die langfristige Kommunikation. Es werden Antworten, Ideen oder Informationen in beide Richtungen ausgetauscht und es entsteht ein tatsächlicher Dialog.

Braucht es immer einen Call to Action?

Im Berufsleben werden unzählige Mails verschickt. Das Postfach ist überfüllt, ständig kommen neue Nachrichten rein und alle wollen bearbeitet und beantwortet werden. Ist es dann sinnvoll und notwendig, dass jede Nachricht einen Call to Action enthält? Eine solche Verallgemeinerung ist nicht zielführend. Natürlich gibt es Ausnahmen, in denen es keinen CTA benötigt. Dazu zählen:

Reine Bestätigungen: „Alles klar, ich kümmere mich darum…“
Einseitige Informationsweitergabe: „Hier noch die Daten, die du benötigt hast…“

Ob ein CTA sinnvoll ist, sollte deshalb immer individuell entschieden werden. So kann es beispielsweise bei Informationen sinnvoll sein: Teilen Sie etwa den Termin für ein Meeting, können Sie um eine Zusage der Teilnehmer bitten. Fragen Sie sich: Braucht es eine bestimmte Reaktion, auf die Sie direkt hinweisen wollen?

Tipps für einen guten Call to Action

Calls to Action sind recht simpel. Trotzdem werden immer wieder Fehler gemacht. Der häufigste: Es wird komplett darauf verzichtet. Doch selbst wenn die Mail einen Handlungsaufruf enthält, kann es schiefgehen. Diese vier Tipps helfen für einen besseren Call to Action in E-Mails:

Kurz

Der CTA ist in den meisten Fällen ein einziger, kurzer Satz. Sparen Sie sich endlose Formulierungen und unnötige Erklärungen. Bringen Sie in wenigen Worten auf den Punkt, was der Leser der Nachricht tun soll.
Präzise

Die gewünschte Handlung muss klar und eindeutig sein. Schlecht sind allgemeine Aussagen wie „Meld dich dazu in nächster Zeit.“ Das bringt niemanden weiter. Der Empfänger weiß weiterhin nicht, was von ihm erwartet wird.
Freundlich

Sie wollen, dass andere etwas tun. Bleiben Sie beim Call to Action trotzdem freundlich und professionell. Schreiben Sie nicht „Arbeite mal schneller als sonst, und schick mir die Informationen in zwei Stunden.“ Besser ist: „Schick mir die Informationen bitte bis 14 Uhr zu.“
Dankend

Zu guter Letzt gilt: Ein Call to Action in Mails sollte stets mit einem Dank enden. Dieser erfolgt zwar im Voraus, aber Sie bitten und erwarten eine Handlung des Lesers – dafür dürfen Sie sich schon einmal vorzeitig bedanken.

Beispiele für Call to Actions in E-Mails

Zum Abschluss haben wir einige Beispiele für Call to Actions in E-Mails erstellt, an denen Sie sich orientieren können. Diese Formulierungen zeigen Ihnen, wie der CTA in verschiedenen Situationen aussehen kann:

CTA für einen Arbeitsauftrag

„Kannst du bitte die Wachstumsentwicklung der Jahre 2020 bis 2024 recherchieren und mir spätestens Mittwoch die entsprechenden Informationen per Mail schicken? Danke!“
CTA mit einer Frage um Rückmeldung

„Ich habe dir den Entwurf für den Kunden im Anhang als PDF geschickt. Könntest du dir die Seiten 10 und 11 anschauen und mir sagen, ob wir das deiner Meinung nach so umsetzen können? Ich telefoniere um 17 Uhr mit dem Kunden und hoffe auf eine vorherige Antwort. Danke im Voraus!“
CTA mit Deadline

„Sollten Sie noch weitere Fragen haben oder Informationen benötigen, antworten Sie einfach bis zum TT.MM.JJJJ auf diese E-Mail. Sollte ich bis dahin nichts mehr von Ihnen hören, freue ich mich darauf, die besprochenen Planungen so umzusetzen. Vielen Dank!“
CTA mit Bestätigung

„Wir haben das OK vom Kunden für den Auftrag erhalten und können ab Dienstag mit der Umsetzung beginnen. Reservier bitte wie im Meeting besprochen die Location zu für den TT.MM.JJJJ. Schick mir dann eine kurze Mail mit der Bestätigung. Schon mal Danke dafür!“
CTA mit Frage

„Der geplante Experte für den Vortrag am TT.MM.JJJJ hat abgesagt. Hast du in deiner Datenbank einen passenden Ersatz? Bitte schick mir die Kontaktdaten schnellstmöglich zu, damit ich eine neue Anfrage rausschicken kann. Ich danke dir für die Hilfe!“