Call to Action in E-Mails: Vorteile und Beispiele

Sie erhalten eine Mail und nach dem Lesen stellt sich Ihnen die Frage: Und jetzt? Ohne einen Call to Action in E-Mails wissen Empfänger oftmals nicht, was von Ihnen erwartet wird. Gerade im Berufsleben ein verbreitetes Problem. Chef, Kollegen oder Kunden schicken eine Mail und Sie wissen nicht genau, was im Anschluss von Ihnen erwartet wird. Antworten, nicht antworten, handeln oder weitere Absprache abwarten? Durch einen Call to Action in E-Mails können solche Schwierigkeiten beseitigt und Kommunikationsprobleme verhindert werden. Hier erfahren Sie, wie ein Call to Action in E-Mails funktioniert, welche Vorteile er mitbringt und wie ein solcher in der Praxis aussehen kann…

Call to Action in E-Mails: Vorteile und Beispiele

Was ist ein Call to Action in E-Mails?

Ein Call to Action ist in erster Linie aus dem Marketing und der direkten Werbung bekannt. Gemeint ist damit der direkt an den potenziellen Kunden gerichteter Aufruf beispielsweise innerhalb einer Werbung. Sicher haben auch Sie schon Plakate mit der Aufschrift Informieren Sie sich noch heute in unserem Geschäft, Kaufen Sie heute mit besonderem Rabatt, Kommen Sie vorbei, wir beraten Sie unverbindlich oder auch Rufen Sie gleich an gesehen. Diese Methode wird in allen Varianten der Werbung verwendet und findet sich sowohl in Printanzeigen, in digitaler Werbung so wie in Fernsehwerbespots.

Ziel dabei ist es, eine Handlung und Reaktion hervorzurufen oder zu provozieren. Der Leser oder Zuschauer soll auf dem Call to Action eingehen und ein entsprechendes Verhalten zeigen. Dieses Prinzip kann auf E-Mails übertragen werden – wird in diesem Zusammenhang aber viel zu selten genutzt.

Bei einem Call to Action in E-Mails geht es natürlich nicht um Werbung oder Marketing, sondern vielmehr um eine klare Kommunikation von Erwartungen. Mit dem Call to Action in Ihrer Nachricht geben Sie dem Empfänger mit, was dieser nun tun sollen. Brauchen Sie eine schnelle Antwort? Erhoffen Sie sich zusätzliche Informationen? Stehen unbeantwortete Fragen im Raum? Der Call to Action in E-Mails zeigt, wie der weitere Dialog aussehen soll.

Gleichzeitig macht ein Call to Action den Sinn vieler Mails überhaupt erst deutlich und erklärt, warum die Mail verschickt wurde. Zugespitzt formuliert: Wenn Ihr Gesprächspartner überhaupt nicht reagieren, handeln oder etwas mit dem Inhalt der Mail machen soll – warum haben Sie diese dann überhaupt geschickt?

Die Vorteile eines Call to Action in Mails

Ein Call to Action in E-Mails hat nicht nur den Vorteil, dass die Reaktion des Empfängers – hoffentlich – so ausfällt, wie Sie es sich als Verfasser gewünscht haben. Zusätzlich gibt es weitere Vorteile, von denen beide Seiten profitieren können:

  • Missverständnisse werden vermieden

    Kommunikation muss viele Stolpersteine überwinden. Mit einem Call to Action können Sie dazu beitragen, indem Sie genau formulieren, was Sie vom Empfänger erwarten. So muss dieser nicht lange rätseln, was zu tun ist, sondern kann gleich reagieren. Auf diese Weise lassen sich viele Missverständnisse aus dem Weg räumen, bevor sie überhaupt entstehen können.

  • Verantwortungen werden geklärt

    Der Kunde hat den Auftrag gegeben und wir können loslegen – Mails in dieser Form werden ständig verschickt, doch schaffen sie mehr Fragen als sie beantworten. Was genau ist der erste Schritt? Wer fängt mit welchem ToDo an? Wie sieht die Aufteilung aus? Ohne einen klaren Call to Action können Zuständigkeiten schlecht geklärt werden und Aufgaben werden gar nicht oder doppelt erledigt.

  • Kommunikation wird angeregt

    Eine Mail kommt an, wird gelesen und bleibt im Postfach. Oft ist die Kommunikation an dieser Stelle bereits beendet, weil keine Fortführung des Austauschs erfolgt. Mit einem Call to Action in E-Mails wird die langfristige Kommunikation gefördert, es werden Antworten, Ideen oder Informationen in beide Richtungen ausgetauscht und es entsteht ein tatsächlicher Dialog.

Braucht es immer einen Call to Action?

Call to Action E-Mails Beispiele Vorteile TippsIm Berufsleben werden unzählige Mails verschickt. Das Postfach vieler Arbeitnehmer ist überfüllt, ständig kommen neue Nachrichten rein und alle wollen bearbeitet und beantwortet werden. Dabei stellt sich nun die Frage: Ist es wirklich notwendig und sinnvoll, dass jede Mail einen Call to Action enthält?

Eine solche Verallgemeinerung und Vereinfachung ist sicherlich nicht zielführend. Manche Mails sind beispielsweise eine reine Bestätigung, etwa Alles klar, ich kümmere mich gleich morgen früh als erstes darum. Statt grundsätzlich einen Call to Action anzufügen, sollten Sie sich fragen: Macht ein solcher wirklich Sinn? Dies ist nur dann der Fall, wenn Sie tatsächlich eine Antwort oder Reaktion des Empfängers brauchen oder erwarten.

Geben Sie zum Beispiel Informationen zu einem wichtigen Projekt weiter, an Kollegen, den Chef oder Kunden, kann ein Call to Action durchaus wichtig sein. Kann Ihr Chef nun ein Angebot schreiben oder ein Projekt als abgeschlossen betrachten? Soll der Kunde weitere Wünsche mitteilen, die umgesetzt werden? Müssen Sie wissen, wie weit der Kollege mit seiner Teilaufgabe bereits ist, bevor Sie mit der nächsten Phase beginnen können?

Gleichzeitig erfordert nicht jede Informationen einen (ausführlichen) Call to Action in E-Mails. Schreiben Sie beispielsweise nur Das Meeting findet morgen um 13 Uhr in Raum C statt, geben Sie wichtige Informationen weiter, als Call to Action können Sie aber höchstens um eine kurze Bestätigung und Zusage bitten.

Tipps und Beispiele für einen Call to Action in E-Mails

Calls to Action sind recht simpel. Trotzdem wird der Handlungsaufruf nur selten genutzt – und wenn doch, werden dabei einige vermeidbare Fehler gemacht. Zwar gibt es keine in Stein gemeißelten Regeln, wie ein Call to Action gestaltet sein sollte, doch gibt es einige Tipps, um diese zu verbessern und optimale Ergebnisse zu erzielen.

Ein Call to Action in E-Mails sollte…

  • kurz und präzise formuliert,
  • nicht zu allgemein,
  • freundlich und professionell
  • sowie klar verständlich sein.

Zudem sollten Sie in Ihrem Call to Action in E-Mails eine konkrete Deadline angeben, die definiert, bis wann Sie eine Antwort oder Reaktion des Empfängers benötigen und erwarten. Zu guter Letzt gilt: Ein Call to Action in Mails sollte stets mit einem Dank enden. Dieser erfolgt zwar im Voraus, aber Sie bitten und erwarten eine Handlung des Lesers – dafür dürfen Sie sich ruhig schon einmal vorzeitig bedanken.

Abschließend haben wir noch einige Beispiele zusammengestellt, die Ihnen zeigen, wie ein Call to Action in E-Mails für verschiedene Situationen aussehen kann:

Kannst du bitte die Wachstumsentwicklung der Jahre 2014 bis 2018 recherchieren und mir spätestens Mittwoch die entsprechenden Informationen per Mail schicken? Danke!

Ich habe dir den Entwurf für den Kunden im Anhang als PDF geschickt. Könntest du dir die Seiten 10 und 11 anschauen und mir sagen, ob wir das deiner Meinung nach so umsetzen können? Ich telefoniere um 17 Uhr mit dem Kunden und hoffe auf eine vorherige Antwort. Danke im Voraus!

Sollten Sie noch weitere Fragen haben oder Informationen benötigen, antworten Sie mir einfach bis zum 04.12.2019 auf diese E-Mail. Sollte ich bis dahin nichts mehr von Ihnen hören, freue ich mich darauf, die besprochenen Planungen so umzusetzen. Vielen Dank!

Wir haben das OK vom Kunden für den Auftrag erhalten und können ab Dienstag mit der Umsetzung beginnen. Kannst du dich bitte gleich zu Beginn darum kümmern, die Location zu für den 23. und 24. September 2019 zu reservieren? Schick mir bitte eine kurze Mail, ob das geklappt hat, damit wir uns anschließend um den Verlauf des Events kümmern können. Schon mal Danke dafür!

Im Anhang findest du die aktuelle Version der Präsentation. Kannst du diese bitte bis Freitag durchschauen und die noch offenen Folien zur Marketingstrategie füllen? Dann sind wir spätestens zur Mitte nächster Woche für die Kundenpräsentation bereit. Danke!

[Bildnachweis: LDprod by Shutterstock.com]
14. November 2018 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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