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E-Mail-Bewerbung oder Online-Bewerbung?
Beide Begriffe – „eMail Bewerbung“ und „Online-Bewerbung“ – werden häufig synonym verwendet. Falsch! Beide Bewerbungsformen sind zwar Varianten der digitalen Bewerbung, haben aber Unterschiede:
- Bei der Online-Bewerbung wird die Bewerbung per Online-Formular auf der Website des Unternehmens ausgefüllt. Die Felder sind vordefiniert, individuelle Unterlagen können manchmal als PDF hochgeladen werden.
- Bei der E-Mail-Bewerbung verfassen Bewerber wie gewohnt ihre Bewerbungsunterlagen, stellen daraus eine Bewerbungsmappe zusammen, die sie in einem PDF-Dokument als Anlage zur E-Mail versenden. Die E-Mail Bewerbung ist damit der klassischen ähnlich, wählt nur ein anderes Versandmedium.
Wann lohnt sich eine E-Mail-Bewerbung?
Die E-Mail-Bewerbung ist aktuell Personalers Liebling. Laut einer Umfrage unter rund 1100 Personalverantwortlichen geben ihr 58,9 Prozent den Vorzug. Die gedruckte Bewerbungsmappe landete mit 21,2 Prozent aber immer noch auf Platz 2.
Wozu kann ich die E-Mail Bewerbung nutzen?
Die E-Mail-Bewerbung eignet sich grundsätzlich für zwei wichtige Bewerbungswege:
- Bewerbung auf eine Stellenanzeige
Sie bewerben sich damit – klassisch – auf eine Stellenanzeige in einer Online-Jobbörse, in der Sie aufgefordert werden, Ihre Bewerbung per E-Mail einzureichen. - Initiativbewerbung
Sie verschicken eine Initiativbewerbung per E-Mail. In dem Fall sollten Sie die Mail-Adresse des Personalers oder Abteilungsleiters recherchieren (per Telefon oder Karriereseite). Initiativ-Mails an irgendwen im Unternehmen („info@“, „kontakt@“ oder „support@“) landen zu 99 Prozent im elektronischen Mülleimer.
TIPP: Für die E-Mail-Bewerbung gilt dasselbe wie für jede Bewerbung: Formulieren Sie stets sorgfältig, ohne Tippfehler, und achten Sie auf einen stimmigen Gesamteindruck. Layout und Design der Anhänge sollten einheitlich und wie aus einem Guss wirken. Massenmail haben keine Chance.
Wie wird die E-Mail-Bewerbung aufgebaut?
Egal, zu welchem Anlass Sie die E-Mail-Bewerbung nutzen: Vollständige Bewerbungsunterlagen bestehen immer aus:
- Bewerbungsschreiben
- Lebenslauf (+ Bewerbungsfoto)
- Arbeitszeugnisse (max. 3)
Optional sind dagegen Deckblatt, Motivationsschreiben sowie weitere Nachweise, etwa zu Fortbildungen. Als Faustregel können Sie sich merken: Was in der Stellenanzeige explizit verlangt wird, müssen Sie mitschicken. Der Rest ist freiwillig. Die korrekte Reihenfolge einer Bewerbungsunterlagen sieht übrigens so aus:
Nutzen Sie zum Erstellen Ihrer Bewerbung unsere professionellen Bewerbungsdesigns und kostenlosen Bewerbungsmuster. Profitieren Sie von mehr als 120 Vorlagen im Designpaket – inklusive Anschreiben, Deckblatt und Lebenslauf – alle als Word-Datei.
Zum Download der Vorlagen
Was gehört in die E-Mail zur Bewerbung?
Wir raten davon ab, das Anschreiben 1:1 in die Mail zu kopieren. Dafür ist es zu wichtig. Außerdem geht dabei Ihr individuelles Design verloren. Schreiben Sie besser einen kurzen (!) E-Mail-Text und hängen Sie alle Unterlagen in einem PDF an die Mail an. Hier die Tipps im Detail:
Betreff der E-Mail
Für die E-Mail Bewerbung hat die Betreffzeile besondere Bedeutung. Sie wird noch vor dem Öffnen gelesen und prägt damit den ersten Eindruck der Bewerbung. Der Betreff der E-Mail-Bewerbung sollte immer eindeutig sein und das Wort „Bewerbung“ enthalten. Um eine Zuordnung zur Stelle zu ermöglichen, nennen Sie unbedingt die Kennziffer aus der Stellenanzeige. Bei einer sogenannten Blindbewerbung nennen Sie zumindest den angestrebten Jobtitel.
Beispiele für eine Betreffzeile
- Meine Bewerbung als Vertriebsleiter / Ihre Anzeige
- Bewerbung als Consultant – Ref.-Nr. 0987-12
- Bewerbung als Aushilfe – ID: 123456
- Initiativbewerbung als Junior Account Managerin
E-Mail-Text (Begleitsatz) der Bewerbung: Beispiel
Auch wenn es sich „nur“ um eine E-Mail handelt, ist ein lockerer Jargon generell tabu. Halten Sie bei dem kurzen Anschreiben alle formalen Ansprüche ein:
- Anrede (Ansprechpartner)
- Fehlerfreier E-Mail-Text (max. 7 Zeilen)
- Grußformel
- Vor- und Nachname
- Aktuelle Signatur (Adresse, Telefonnummer, Weblinks)
Verzichten Sie im Begleitsatz auf Sonderzeichen (Euro statt €, Prozent statt %). Manchmal werden diese nicht richtig dargestellt, was zu Verwirrungen führt.
Den Text in der E-Mail (auch „Begleitsatz“ genannt) können Sie zum Beispiel so formulieren:
Sehr geehrte(r) Frau/Herr ____,
anbei erhalten Sie meine Bewerbung für Ihre Stelle als ____. Warum ich Ihre Anforderungen perfekt erfülle und Ihnen in der Position einen einzigartigen Mehrwert bieten kann, entnehmen Sie bitte meinen ausführlichen und angehängten Bewerbungsunterlagen.
Ich freue mich auf ein persönliches Vorstellungsgespräch.
Mit besten Grüßen
E-MAIL-SIGNATUR
TIPP: Die Signatur sollte immer Ihren vollständigen Namen, Adresse, Telefonnummer und (falls vorhanden) einen Link zu Ihrer Bewerbungshomepage enthalten. Wer mag, kann dort auch seine Online-Profile auf Linkedin oder Xing verlinken.
Anlagen zur E-Mail
Nun hängen Sie Ihre gesamten Bewerbungsdokumente in einem (!) PDF der E-Mail an (keine Word-Dokumente (.doc/.docx)!). Vergewissern Sie sich vor dem Abschicken der Mail, dass diese wirklich vom E-Mail-Programm hochgeladen wurden. Leider kommt es vor, dass der Anhang vergessen wird. Das wirkt schlampig und wirft kein gutes Licht auf die Qualität Ihrer Arbeit.
E-Mail und Anhang sollten den Umfang von 5 MB nicht überschreiten. Ist die Mail zu groß, scheitert sie womöglich an der Firewall des Arbeitgebers oder landet im SPAM-Ordner. Bitte auch keine ZIP-Dateien versenden – die kann nicht jeder Personaler entpacken. Wichtig ist, dass Sie die PDF-Datei eindeutig benennen. Bewährt haben sich Dateinamen nach dem Muster: „Bewerbung-Jobtitel-Max-Muster.pdf“.
PDF zusammenfügen: Dokumente in einer Datei speichern
Einzelne PDF-Dokumente können Sie heute ganz einfach in einem PDF zusammenfügen. Dafür gibt es im Internet viele kostenlose Tools, wie SmallPDF oder PDFJoin. Wer einen Apple-Rechner besitzt kann das sogar mit Bordmitteln und einem einfachen Trick. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie HIER.
ACHTUNG: In jedem PDF stecken sogenannte Metadaten! Diese können Informationen enthalten, die den Bewerber diskreditieren. Etwa, dass Erstellungsdatum des PDFs. Das verrät: Diese Bewerbung ist schon älter… Peinlich. Auch wer das PDF erzeugt hat und mit welchem Programm, wird hier offenbart. Wir empfehlen daher, die Metadaten vorab zu editieren – zum Beispiel mit dem Gratis-Tool BeCyPDFMetaEdit.
Häufige Fragen zur E-Mail-Bewerbung
Die E-Mail-Bewerbung bietet Bewerbern gleich mehrere Vorteile: Sie können mit relativ wenig Aufwand viele Bewerbungen erstellen und verschicken. Die E-Mail-Bewerbung ist zudem schneller und günstiger (kein Porto) als jeder Versand per Post. Auch müssen Bewerber hierfür keine teuren Mappen kaufen und Papier ausdrucken (umweltfreundlich!). Schließlich können E-Mail-Bewerbungen im Unternehmen schnell und unkompliziert per Mail an zuständige Personaler oder Abteilungsleiter weitergeleitet werden.
Grundsätzlich gilt auch für die Bewerbung per E-Mail höchste Sorgfalt: Angebene oder geforderte Anlagen dürfen nicht vergessen werden, Tippfehler und formale Fehler sind zu vermeiden und der Text in der E-Mail sollte ansprechend und präzise formuliert sein. Idealerweise macht die E-Mail neugierig auf den Anhang.
Eine eigene, seriöse E-Mail-Adresse ist wie eine Visitenkarte: Spitznamen oder Nicknames vom Typ „Superheld2022@beispiel.de“ sind tabu. Freemail-Adressen von Gmail oder gmx sind zwar okay, besser wirkt aber immer eine Endung, die auf eine eigene Domain hinweist. Zum Beispiel: „Susanne@mustermann.de“. Auf keinen Fall sollten Sie die Mail-Adresse Ihres aktuellen Arbeitgebers nutzen!
Auch bei der E-Mail-Bewerbung gilt: Anschreiben und Lebenslauf im PDF sollten unterschrieben werden. Das wirkt authentischer und aufrichtiger. Sie bestätigen mit der Unterschrift die Wahrheit der gemachten Angaben.
Halten Sie sich mit Formatierungs-Brimborium zurück. HTML-Mails werden unter Umständen abweichend dargestellt und sehen dann „zerschossen“ aus. Auch wild wechselnde Schriftarten und Hintergründe sehen nicht professionell, sondern verspielt und unseriös aus. Schlichte Eleganz kommt besser an. Weniger ist hier mehr.
Generell gilt: Verschicken Sie Ihre Bewerbungs-Mail erst dann, wenn Sie komplett und Korrektur gelesen ist. Schnellschüsse sind gefährlich. Ein guter Zeitpunkt für die E-Mail-Bewerbung ist zudem der späte Vormittag. Dann haben Personaler wichtige ToDo’s schon abgearbeitet und widmen sich umso aufmerksamer Ihren Unterlagen.
Soll ich die E-Mail-Bewerbung ausdrucken und mitnehmen?
Auch bei der E-Mail-Bewerbung ist es klug, sich alle abgeschickten Unterlagen noch einmal gesondert auszudrucken und in eine Mappe für das Vorstellungsgespräch zu packen. Da Sie Ihr Anschreiben jedes Mal individuell formulieren, dienen die Ausdrucke als Gedächtnisstütze.
Checkliste zur E-Mail-Bewerbung
Eine umfangreiche Checkliste zur E-Mail Bewerbung können Sie sich zusätzlich kostenlos als PDF-Checkliste herunterladen. Achten Sie vor dem Abschicken auf diese Punkte:
- Absender
Nutzen Sie eine seriöse E-Mail-Adresse. Ideal: Vorname.Nachname@Eigene-URL.de. - Ansprechpartner
Ermitteln Sie den richtigen Empfänger für Ihre E-Mail-Bewerbung – per Stellenanzeige, Telefon oder auf der Karriereseite des Arbeitgebers. Am Telefon: Unbedingt buchstabieren lassen! - Blindcopy
Schicken Sie sich im BCC-Feld der E-Mail immer eine sogenannte Blindcopy, um den korrekten Versand zu kontrollieren. - Betreff
Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Die Bewerbung muss sofort zugeordnet werden können. - Bezugzeile
Nennen Sie im Betreff Kennziffer oder Jobtitel aus dem Stellenangebot. Das macht diese individueller und professioneller. - Format
Verzichten Sie auf HTML-Formatierungen. Diese können optisch ansprechend wirken, werden aber nicht von allen E-Mail-Clients korrekt dargestellt. - Einheitlichkeit
Verwenden Sie in allen Bewerbungsunterlagen einheitliche Schriftarten und Schriftgrößen. Mail und PDF-Dokumente sollten wie aus einem Guss wirken. - Anlagen
Hängen Sie der E-Mail nur ein einziges PDF-Dokument an und geben Sie ihm einen eindeutigen Dateinamen, der Ihren Namen und den Begriff „Bewerbung“ enthält. - Auswahl
Wählen Sie nicht mehr als 3 Zeugnisse für den Anhang aus. Diese sollten zudem für die angestrebte Stelle relevant sein. - Vollständigkeit
Schicken Sie unbedingt alle Dokumente mit, die in der Stellenausschreibung ausdrücklich verlangt wurden. - Größe
Achten Sie darauf, dass die E-Mail nicht mehr als 5 MB hat. Reduzieren Sie sonst die Anlagen oder komprimieren Sie enthaltene Bilder. - Links
Um den Gesamteindruck der E-Mail Bewerbung abzurunden, können Sie in der Mail-Signatur noch Links zu Ihren Online-Profilen, einem eigenen Blog oder Bewerbungsvideo ergänzen. - Lesebestätigung
Verzichten Sie auf eine Lese- und Empfangsbestätigung. Zu aufdringlich! Dasselbe gilt für die Markierung der E-Mail als „wichtig“. Sollten Sie nichts hören, können Sie nach 2 Wochen telefonisch nachfragen, ob die Mail angekommen ist.