Tätigkeitsbeschreibung: Tipps zu Inhalt & Aufbau + Muster

Eine Tätigkeitsbeschreibung kennen Bewerber aus der Stellenanzeige. In der Stellenbeschreibung ((oder „Arbeitsplatzbeschreibung“) definiert das Unternehmen, welche Tätigkeiten, Verantwortungen und Befugnisse zum Job gehören. Später taucht die Tätigkeitsbeschreibung wieder im Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers auf. Der Arbeitgeber legt damit fest, welche Leistung er vom Mitarbeiter erwartet. Diese müssen dann auch erfüllt werden. Die Tätigkeitsbeschreibung kann aber auch ein Instrument für die diskrete Bewerbung sein. Richtig aufgebaut und gestaltet, kann sie die Bewerbung um wichtige Informationen ergänzen und Ihre Jobchancen deutlich steigern. Wir zeigen Ihnen, wie das geht…

Tätigkeitsbeschreibung: Tipps zu Inhalt & Aufbau + Muster

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Tätigkeitsbeschreibung statt Arbeitszeugnis für die Bewerbung?

Wer den Job wechseln will, braucht für „vollständige Bewerbungsunterlagen“ neben Anschreiben und Lebenslauf ein bis drei Arbeitszeugnisse. Diese gelten als wichtige Dokumentation der tatsächlichen Tätigkeiten und Beurteilung des Werdegangs durch einen (neutralen) Dritten. Blöd, wenn der aktuelle Arbeitgeber von der Bewerbung aber nichts mitbekommen soll. Genau diese Lücke schließt die Tätigkeitsbeschreibung.

Manchmal können Sie als Arbeitnehmer auf dem Sprung noch einigermaßen unauffällig nach einem Zwischenzeugnis fragen. In der Regel aber riechen Vorgesetzte den Braten und der geplante Jobwechsel fliegt auf.

Eine Tätigkeitsbeschreibung kann daher eine nützliche Alternative zum Arbeitszeugnis in der Bewerbung sein.

Allerdings muss man gleich dazu sagen: Selbst eine hervorragend formulierte Tätigkeitsbeschreibung kann es von der Wirkung her nicht mit einem Zwischen- oder Arbeitszeugnis aufnehmen. Weil das Zeugnis – vorausgesetzt, es fällt positiv aus – vom Vorgesetzten oder Arbeitgeber ausgestellt wird, hat es für Personaler und potenzielle Arbeitgeber einen anderen Stellenwert und eine höhere Glaubwürdigkeit, als die Tätigkeitsbeschreibung.

Die wird schließlich selbst geschrieben und formuliert und den Bewerbungsunterlagen beigelegt. Sie bleibt daher nur eine Notlösung.

Zwar schreiben heute viele Arbeitnehmer und Praktikanten ihre Zeugnisse selbst. Nur weiß das der spätere Arbeitgeber und Personaler im Zweifelsfall nicht.

Hinzu kommt, dass aus dem einem Zwischen- oder Arbeitszeugnis stets das jeweilige Unternehmen hervorgeht, das es ausgestellt hat. Will der künftige Arbeitgeber die Angaben prüfen, kann er dort leicht anrufen.

Natürlich könnten Sie auch bei der Tätigkeitsbeschreibung das Unternehmen angeben. Wer seine Jobsuche aber verdeckt durchführen will, verzichtet besser darauf. Ein Rückruf des potenziell neuen Chefs könnte peinlich werden…

Welchen Wert hat die Tätigkeitsbeschreibung?

Letztlich hilft die Tätigkeitsbeschreibung Ihr Profil abzurunden. Sie belegen durch bisherige Tätigkeiten, Verantwortungen, Erfahrungen, warum Sie der beste Kandidat für die vakante Stelle sind.

Jedem geübten Personaler ist klar, dass Sie sich damit diskret bewerben wollen.

Gut so! Im Subtext schwingt so gleich mit, dass Sie sich aus einer ungekündigten Position heraus bewerben. Das steigert Ihren Marktwert und die Verhandlungsposition.

Um Vertraulichkeit bitten

Wollen Sie Ihre Jobsuche möglichst ohne das Wissen Ihres aktuellen Arbeitgebers durchführen, sollten Sie zusätzlich im Anschreiben um Vertraulichkeit bitten. Zum Beispiel so:

PS: Da ich mich zurzeit in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befinde, bitte ich Sie, diese Bewerbung vertraulich zu behandeln. Bitte rufen Sie mich nur abends nach 20 Uhr unter der angegebenen Nummer zurück.

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Tätigkeitsbeschreibung Inhalt

Eine überzeugende Tätigkeitsbeschreibung besitzt folgende Inhalte und Informationen:

  • Aktueller Arbeitsplatz mit Stellenbeschreibung
  • Offizieller Jobtitel
  • Dauer der Tätigkeit (Beschäftigungsdauer)
  • Inhalte des Arbeitsvertrags und Zusatzregelungen
  • Tatsächliche Arbeitsaufgaben
  • Befugnisse und Verantwortlichkeiten
  • Zielvorgaben, Leistungen und Erfolge
  • Erforderliche Kompetenzen, Fähigkeiten, Qualifikationen
  • Bewertung der Tätigkeit (z.B. aus Mitarbeitergesprächen)

Durch die ausführlichen Details enthält die Tätigkeitsbeschreibung alle wesentlichen Informationen, die für einen potenziellen Arbeitgeber – in Kombination mit Anschreiben und Lebenslauf – relevant sind.

TIPP: Sie können die Tätigkeitsbeschreibung auch nutzen, um Zeit zu überbrücken. Etwa, weil der aktuelle Arbeitgeber zu lange für das Ausstellen des Zwischenzeugnisses oder Arbeitszeugnisses braucht. Um sich in der Zwischenzeit trotzdem bewerben zu können, erwähnen Sie – zum Beispiel per „PS“ im Anschreiben -, dass Sie noch auf das Zeugnis warten und dieses gerne nachreichen, sobald es vorliegt.

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Tätigkeitsbeschreibung Aufbau

Beim Aufbau der Tätigkeitsbeschreibung können Sie sich idealerweise an einem Arbeitszeugnis orientieren. Das gibt dem Ganzen zudem einen offizielleren Anstrich. Als Überschrift schreiben Sie einfach „Tätigkeitsbeschreibung„. Unter die Überschrift können Sie eine Erklärzeile ergänzen:

Meine Tätigkeit als _____ bei der _____ AG.

Wer den Arbeitgeber aus oben genannten Gründen nicht nennen möchte, kann alternativ schreiben:

Meine Tätigkeit als _____ in der _____-Branche.

Danach sollten Sie Ihre Aufgaben möglichst detailliert beschreiben. Das geht – wie im Lebenslauf – in tabellarischer Form oder abschnittweise untereinander. Zum Beispiel so:

Projektmanager Qualitätssicherung

Von MM/JJJJ bis MM/JJJJ habe ich ein 10-köpfiges Team geleitet. Meine Aufgabe war, das Projekt _____ zu koordinieren und mit meinem Team in weniger als zwei Wochen eine Lösung für die _____-Aufgabe zu erarbeiten. Binnen zehn Tagen konnten wir bereits die Fehlerrate um 14 Prozent senken.

Wenn Sie besonders viele Tätigkeiten und Projekte nennen wollen, können Sie diese auch knapper in Stichworten formulieren und aufzählen. Das ist am Ende eine Geschmacksfrage. Hauptsache, die Tätigkeitsbeschreibung ist am Ende übersichtlich und die relevanten Informationen sind auf einen Blick schnell zu erfassen.

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Tätigkeitsbeschreibung Muster

Beim Schreiben und Formulieren der Tätigkeitsbeschreibung können Sie sich zudem an der jeweiligen Passage in Ihrem Arbeitsvertrag orientieren. Entscheidend bleibt aber, dass Sie auswählen: In die Tätigkeitsbeschreibung hinein kommen nur jene Aufgaben und Tätigkeiten, die für den neuen (!) Job relevant sind. Das Ergebnis einer kompakten, stichwortartigen Tätigkeitsbeschreibung könnte zum Beispiel so aussehen:

Tätigkeitsbeschreibung

Meine Tätigkeit als „Büroassistent“ in der Medien-Branche.
Dauer der Beschäftigung: MM/JJJJ bis heute (ungekündigt)

Haupttätigkeiten und Aufgaben

  • Übernahme organisatorischer Aufgaben
  • Erledigung sämtlicher Korrespondenzen
  • Bearbeitung von Reklamationen
  • Personalverwaltung
  • Vertragsverwaltung
  • Terminvereinbarung
  • Ansprechpartner für Mitarbeiterfragen

Nebentätigkeiten

  • Bearbeitung und Koordination von Urlaubsanträgen
  • Reisebuchungen
  • Erstellen Mitarbeiterumfragen und Statistiken
  • Mitwirkung beim Geschäftsbericht
  • Vorbereitende Buchhaltung

Zusammenarbeit mit

  • Geschäftsleitung
  • Personalabteilung
  • Finanzbuchhaltung
  • Abteilungsleiter
  • Wirtschaftsprüfer (extern)
  • Agenturen (extern)
  • Coaches und Berater (extern)

Besondere Leistungen und Erfolge

  • Kosteneinsparungen bei Geschäftsreisen (minus 18 Prozent)
  • Vereinfachung der Terminkoordination und des Berichtswesens
  • Steigerung der Mitarbeitermitwirkung bei Umfragen (plus 46 Prozent)

Kompetenzen und Qualifikationen

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
  • 8-jährige Berufserfahrung
  • Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office und SAP
  • Ausgeprägte Einsatzbereitschaft
  • Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
  • Verlässlichkeit und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
  • Stets positives Feedback im Jahresgespräch und jährliche Gehaltssteigerungen


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Tätigkeitsbeschreibung Checkliste

Bevor Sie Ihre Tätigkeitsbeschreibung in die Bewerbung packen, prüfen Sie bitte, ob Sie an all diese Punkte gedacht haben:

  • Sachlich. Ihre Aufgaben und Verantwortung im Unternehmen sind realistisch und nachvollziehbar dargestellt (Übertreibungen machen unglaubwürdig).
  • Professionell. Sie verwenden wichtige Fachbegriffe, um Ihre Tätigkeitsbeschreibung überzeugend und professionell zu gestalten (So wirken Sie wie ein Profi).
  • Einheitlich. Sprachstill und Layout der Beschreibung passen zum Rest der Bewerbungsunterlagen (So wirkt alles wie aus einem Guss).

Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag

Die Tätigkeitsbeschreibung in der Bewerbung hat ihren Nutzen und kann diese aufwerten. Sie ist aber fast noch wichtiger im Arbeitsvertrag. Als wesentlicher Bestandteil regelt sie dort die genaue Position des Mitarbeiters im Organigramm des Unternehmens, dessen Aufgaben, Verantwortungsbereiche, Befugnisse und an wen berichtet werden muss. Zudem ist sie Grundlage für die Eingruppierung in bestimmte Tarife.

Sie kann aber auch darüber entscheiden, ob eine betriebsbedingte Kündigung überhaupt rechtswirksam wird. Beispiel: Steht im Arbeitsvertrag, dass Ihre Tätigkeit das Herstellen von Verpackungen umfasst, kann man Ihnen „betriebsbedingt“ nur dann kündigen, wenn der Arbeitgeber keine Verpackungen mehr herstellt. Als Arbeitnehmer sollten Sie daher vorab genau prüfen, welche Formulierungen in der Tätigkeitsbeschreibung beziehungsweise im Arbeitsvertrag stehen. Die sind durchaus ein zweischneidiges Schwert:

  • Je spezieller die Tätigkeit formuliert wird, desto leichter lässt sich dieser Arbeitsplatz streichen und eine Versetzung erschweren.
  • Je allgemeiner die Arbeitsplatzbeschreibung gefasst ist, desto höher zwar der potenzielle Kündigungsschutz. Der Chef kann Ihnen dann aber auch Aufgaben zuweisen, die vielleicht gar nicht Ihrer Qualifikation entsprechen. Ablehnen können Sie das dann allerdings nicht mehr.
[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

Weiterführende Quellen und Ratgeber

Tipps zur Bewerbung
Bewerbungsvorlagen
11 Bewerbungsformen
ABC der Bewerbungstipps
Bewerbungsmappe
Bewerbungsfoto
Deckblatt
Kurzprofil

Tipps zum Lebenslauf
Tabellarischer Lebenslauf
Lebenslauf Vorlagen
Praktika im Lebenslauf
Hobbys im Lebenslauf
Arbeitslosigkeit im Lebenslauf
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26. Oktober 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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