Arbeitsplatzbeschreibung Definition: Ein Teil der Unternehmensorganisation

Die Arbeitsplatzbeschreibung kommt aus dem Bereich der Unternehmensorganisation. In der Fachsprache wird hier auch von der organisatorischen Eingliederung einer Stelle im Unternehmen gesprochen Will heißen: Die Arbeitsplatzbeschreibung ist eine sehr genaue Beschreibung einer Position innerhalb des Unternehmens, in der alle wichtigen Fakten, Informationen und Zusammenhänge festgehalten werden. Es handelt sich um ein Dokumentationsinstrument, das viele Rückschlüsse auf Aufgaben, Erwartungen, die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Kollegen und nicht zuletzt auch die Verantwortlichkeiten zulässt.

Die Arbeitsplatzbeschreibung soll aber nicht nur zur Informationsbeschaffung und Dokumentation zur Verfügung stehen, sondern verfolgt einige wichtige Ziele innerhalb des Unternehmens.

Die Arbeitsplatzbeschreibung hilft beim Personalmanagement

Jedes Unternehmen ist daran interessiert, alle Stellen mit den nötigen Fähigkeiten zu besetzen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Gleichzeitig sollen weder zu viele Beschäftigte angestellt sein, um die Kosten gering zu halten, aber auch nicht zu wenige, um den Ablauf nicht zu gefährden. Arbeitsplatzbeschreibungen können dabei helfen, Personalentscheidungen besser zu treffen und das Personalmanagement zu optimieren.
Die Arbeitsplatzbeschreibung erhöht die Transparenz

Transparenz ist in vielen Unternehmen ein großes Thema, dem jedoch zu wenig Beachtung geschenkt wird. Durch Arbeitsplatzbeschreibungen wird schnell ersichtlich, welche Aufgaben es gibt und welche Ziele damit verfolgt werden – und nicht zuletzt auch, wer die Verantwortung dafür trägt.
Die Arbeitsplatzbeschreibung übernimmt eine Kontrollfunktion

Zu guter Letzt kann mit der Arbeitsplatzbeschreibung auch kontrolliert werden, ob den formulierten Erwartungen wirklich gerecht geworden wird und ob die Ziele in die Tat umgesetzt werden. So kann schnell erkannt werden, wo mögliche Probleme im Unternehmen liegen und wie Verbesserungen umgesetzt werden können.

Mögliche Vor- und Nachteile der Arbeitsplatzbeschreibung

Nicht in jedem Unternehmen werden explizite Arbeitsplatzbeschreibungen geführt, eine Form davon findet sich jedoch immer im Arbeitsvertrag. Hier wird sehr konkret vereinbart, welche Aufgaben ein Arbeitnehmer zu erledigen hat, welche Position im Unternehmen er bekleidet und was von ihm im Job erwartet wird. Arbeitgeber, die Arbeitsplatzbeschreibungen nutzen, erhoffen sich davon natürlich Vorteile, die es – neben den oben angesprochenen Zielen – durchaus gibt.

Für Mitarbeiter ist es beispielsweise hilfreich genaue Zielvorgaben zu kennen und ebenso Anerkennung für die eigenen Leistungen zu bekommen. Durch die klare Zuordnung lässt sich leicht nachvollziehen, wer an einem guten Ergebnis beteiligt war. Davon profitieren auch Unternehmen, da die Motivation von Mitarbeitern steigen kann – und gleichzeitig weniger Chance besteht, schlechte Leistungen zu vertuschen oder sich vor der Verantwortung zu drücken.

Eine Arbeitsplatzbeschreibung kann sich aber auch negativ auf die Arbeit auswirken. So kann sie dazu führen, dass Mitarbeiter nur noch auf den eigenen kleinen Bereich schauen, ohne das große Ganze im Blick zu haben oder zu verstehen, welchen Beitrag sie selbst leisten.

Der Inhalt einer Arbeitsplatzbeschreibung

Wie genau die Arbeitsplatzbeschreibung gestaltet, aufgebaut und strukturiert wird, liegt in der Hand des jeweiligen Unternehmens. Für den Aufbau und auch den Inhalt gibt es keine Vorgaben, die unbedingt eingehalten werden müssten. Dennoch gibt es einige grundlegende Punkte und Informationen in der Arbeitsplatzbeschreibung, die nicht fehlen dürfen, da sonst die Vorteile verloren gehen und die angestrebten Ziele nicht mehr umgesetzt werden können.

Zugespitzt formuliert: Eine unvollständige oder halbherzig angelegte Arbeitsplatzbeschreibung ist wenig hilfreich und vielleicht sogar eher verwirrend. Es führt zu Überschneidungen, die eigentlich vermieden werden sollten. Statt klarer Zuordnung gibt es doppelte Aufgabenverteilung und unklare Verantwortungen.

Diese Bereiche sollten in jedem Fall in der Arbeitsplatzbeschreibung enthalten sein:

Informationen zur Stelle

Als erstes gehört in jede Arbeitsplatzbeschreibung die Information, um welche Stelle es sich überhaupt handelt. Dazu zählen in erster Linie der Titel und die Bezeichnung der Position, gleichzeitig aber auch, welcher Mitarbeiter diese Stelle aktuell besetzt. Auch in Unternehmen, in denen mehrere mehrere gleiche Arbeitsplätze existieren, ist eine solche Unterteilung wichtig und sinnvoll.
Aufgaben und Verantwortungen

Besonders wichtig ist die klare Beschreibung und Definition der Aufgaben, die an eine Stelle geknüpft sind. Was sind die Hauptaufgaben und täglichen Anforderungen? Welche Nebenaufgaben können hinzukommen? Nach der Lektüre der Arbeitsplatzbeschreibung sollte eindeutig geklärt sein, welche Aufgaben damit verbunden sind und wofür der Stelleninhaber die Verantwortung trägt.
Befugnisse

Auch über die Befugnisse sollten sich Informationen in der Stellenbeschreibung finden. Welche Entscheidungen können getroffen werden? Wo braucht es zunächst Rücksprache mit einem Vorgesetzten? Kann auf ein Budget zugegriffen werden? Die Arbeitsplatzbeschreibung sollte klären, was ein Mitarbeiter in seiner Position alles eigenständig tun darf.
Benötigte Qualifikationen

Wird für die Erfüllung der Aufgaben ein bestimmtes Know How benötigt, sollte sich dieses in der Beschreibung finden. Dies können bestimmte Fähigkeiten oder Eigenschaften sein, die der Stelleninhaber mitbringen muss oder auch eine Ausbildung, die für die Stelle vorausgesetzt wird.
Zusammenarbeit

Für eine klare und genaue Einordnung in die Unternehmensorganisation wird in der Arbeitsplatzbeschreibung auf die Zusammenarbeit mit Kollegen oder anderen Abteilungen verwiesen. Hier geht es in erster Linie darum, wer der direkte Vorgesetzte ist, mit welchen Kollegen regelmäßig zusammengearbeitet wird und welche Schnittstellen es zu anderen Bereichen des Unternehmens gibt.
Ziele

Auch die Ziele der Position sollten immer einen Platz in der Arbeitsplatzbeschreibung haben. Was verspricht sich das Unternehmen von dieser Position? Welche Erwartungen werden an den Mitarbeiter gestellt? Je präziser hier eine Zielvorstellung formuliert wird, desto genauer kann diese auch erfüllt werden.

Daraus ergibt sich ein klassischer Inhalt und Aufbau einer Arbeitsplatzbeschreibung, der so – oder zumindest so ähnlich – aussehen kann:

Stellenbezeichnung oder der Titel der Stelle
Einordnung der Stelle (Abteilung, Vorgesetzter, unterstellte Mitarbeiter…)
Falls vorhanden Stellvertreter der Stelle
Ziele
Hauptaufgaben
Nebenaufgaben
Kompetenzen und Pflichten
Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Mitarbeitern
Anforderungsprofil des Mitarbeiters

Stellenbeschreibung Muster: Was gehört in eine Stellenbeschreibung?

In der Praxis können sich Arbeitsplatzbeschreibungen voneinander unterscheiden, um Ihnen jedoch eine bessere Vorstellung davon zu ermöglichen, wie eine solche aussehen kann, haben wir als Beispiel eine Vorlage erstellt, die Sie sich auch als PDF herunterladen können.

Stellenbeschreibung

Unternehmen
Fantasie GmbH und Co KG
Hauptstraße 1
12345 Musterstadt

Titel der Stelle
Personalsachbearbeiter

Aktuelle(r) Stelleninhaber(in)
Petra Müller

Abteilung
Personalmanagement und Human Ressources

Vorgesetzte(r)
Karl Schneier

Stellvertretung
Melanie Kaufmann, Tobias Mertens

Ziele der Stelle
Das Hauptziel der Stelle des Personalsachbearbeiters liegt in der qualitativen und quantitativen Personalplanung. Darüber hinaus ist der Stelleninhaber in die Gehaltskostenplanung eingebunden und unterstützt die Abteilung bei allen anfallenden Aufgaben des Personalwesens.

Aufgabenbereiche

Hauptaufgaben:
– Koordination und Durchführung von Bewerbungsprozessen
– Analyse von Bewerbungsunterlagen
– Fortlaufende Personalplanung
– Gehaltsabrechnungen

Nebenaufgaben:
– Kontrolle von Urlaubsansprüchen
– Genehmigung und Abrechnung von Weiterbildungen
– Information der Mitarbeiter bei stellenbezogenen Fragen

Zusammenarbeit

Der Stelleninhaber arbeitet eng mit den Kollegen der Abteilung zusammen, um die anfallenden Aufgaben bestmöglich und gemeinschaftlich zu erledigen. Dem Austausch mit dem direkten Vorgesetzten kommt dabei besondere Aufmerksamkeit zu, da regelmäßige Berichte über die Personalentwicklung vorgelegt und analysiert werden.

Anforderungen
Der Stelleninhaber ist mit den Instrumenten des Personalmanagements und der Personalplanung vertraut und kann diese eigenständig anwenden. Er ist in der Lage, Bewerbungsprozesse zu planen, durchzuführen und eine für die jeweilige Position geeignete Personalauswahl zu treffen und zu betreuen. Er ist sicher im Umgang mit Gehaltskostenabrechnungen und versteht sich darauf, freundlich und professionell auf Anfragen anderer Mitarbeiter zu reagieren.