Gehaltsabrechnung: Inhalt, Faktoren, Berechnung & Beispiel

Die Gehaltsabrechnung – auch Lohn-, Monats- oder Entgeltabrechnung genannt- ist für viele Beschäftigte eine reine Formsache. Man bekommt sie, schaut kurz drauf, vergisst sie. Ein Fehler! Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sollten die Gehaltsabrechnung prüfen, um keine böse Überraschung zu erleben. Wir erklären, was Sie zur Gehaltsabrechnung wissen müssen und worauf Sie achten sollten…

Gehaltsabrechnung: Inhalt, Faktoren, Berechnung & Beispiel

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Definition: Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung wird Mitarbeitern jeden Monat ausgestellt und schlüsselt den Verdienst für diesen Zeitraum detailliert auf. Arbeitnehmer bekommen darin eine Übersicht über das Bruttogehalt, mögliche weitere Gehaltsbestandteile sowie über Steuern und Abzüge zu Sozialversicherungen, die letztlich zum Nettogehalt führen, das ausgezahlt wird.

In der Gewerbeordnung ist die Pflicht für Unternehmen geregelt, Mitarbeitern eine Gehaltsabrechnung in Textform auszustellen. Gemeinsam mit dem Gehalt – zum Ende eines Monats oder auch in der Monatsmitte – wird die Bezahlung bargeldlos auf das Konto überwiesen und gleichzeitig die Abrechnung per Post verschickt.

Arbeitnehmer können durch die Gehaltsabrechnung nachvollziehen, wie viel Einkommensteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialabgaben für Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung gezahlt werden. Ebenso benötigen Sie das Dokument bei der Steuererklärung, einer Wohnungssuche oder der Kreditvergabe bei der Bank.

Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Oftmals werden die Begriffe Lohn und Gehalt, Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung synonym verwendet. Im alltäglichen Sprachgebrauch bezeichnen beide den Verdienst beziehungsweise die monatliche Abrechnung und können meist gleichbedeutend verwendet werden.

Genauer betrachtet gibt es jedoch einen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt:

  • Lohn

    Basis der Berechnung für das am Ende des Monats überwiesene Geld sind die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden eines Arbeiters. Es existiert ein fester Stundenlohn und der Arbeiter wird nur für die geleisteten Stunden bezahlt. Je nach Umfang der geleisteten Stunden, aber auch nach Monat schwankt die Höhe des Lohns. Zum Beispiel ist der Februar kürzer, der Lohn fällt daher niedriger aus.

  • Gehalt

    Bei einem monatlich festen Betrag spricht man von Gehalt. Es ist das Entgelt eines Angestellten, das ungeachtet dessen, ob der Arbeitnehmer Überstunden macht oder nicht gleich ausfällt. Es ist im Arbeitsvertrag festgehalten oder richtet sich nach Tarifverträgen, die in der Branche gelten.

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Inhalt einer Gehaltsabrechnung

Viele Arbeitnehmer machen keinen Gebrauch von ihrer Kontrollmöglichkeit, die eine Gehaltsabrechnung bringt. Sie muss alle relevanten Informationen zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Einkommens umfassen. Dazu zählen:

  • Höhe des Bruttogehalts
  • Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • Sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen
  • Vorschüsse

Gerade die detaillierte Angabe der einzelnen Gehaltsbestandteile sowie der Zuschläge und Abzüge ist wichtig. Dazu zählen etwa geldwerte Vorteile oder vermögenswirksame Leistungen. Auch muss daraus hervorgehen, ob es sich um einmalige Bezüge oder Abschläge handelt. Die Gehaltsabrechnung muss gemäß Entgeltbescheinungungsverordnung zudem diese Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer des Arbeitgebers
  • Datum des Beschäftigungsbeginns
  • Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
  • Abrechnungszeitraum plus Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Merkmale für den Kirchensteuerabzug
  • Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge
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Berechnung: Faktoren in der Gehaltsabrechnung

Die für Arbeitnehmer wohl wichtigste Angabe auf der Gehaltsabrechnung: Die Höhe des Nettolohns, der am Ende auf das eigene Konto überwiesen wird. Wie hoch dieser letztlich ausfällt, hängt von zahlreichen Variablen ab. Ausgangspunkt ist das verhandelte Bruttogehalt – wie viel übrig bleibt, entscheidet sich durch diese Punkte:

Lohnsteuer

Angestellte in Deutschland zahlen Lohnsteuer – die Höhe dieser Abgabe richtet sich nach dem Einkommen. Je höher der Verdienst, desto höher die Steuerlast. Zusätzlich entscheidet die Steuerklasse durch unterschiedliche Freibeträge über die höhe der Abzüge.

  • Lohnsteuerklasse 1: Für ledige, geschiedene oder alleinstehende Arbeitnehmer ohne
  • Lohnsteuerklasse 2: Für ledige, geschiedene oder alleinstehende Arbeitnehmer mit Kind
  • Lohnsteuerklasse 3: Verheirateter Arbeitnehmer, dessen Partner in Lohnsteuerklasse 5 eingeordnet ist oder keinen Arbeitslohn erhält
  • Lohnsteuerklasse 4: Verheiratete Arbeitnehmer, die einen gleich oder ähnlich hohen Verdienst erzielen
  • Lohnsteuerklasse 5: Verheirateter Arbeitnehmer, dessen Partner in Lohnsteuerklasse 3 eingeteilt ist
  • Lohnsteuerklasse 6: Für einen Zweit- oder Nebenjob, sofern es sich nicht um eine geringfügige Beschäftigung handelt

Aktuell beträgt der Grundfreibetrag 9.744 Euro (Stand 2021). Erst Einkommen, das diesen Betrag übersteigt, muss versteuert werden. Gemeinsam veranlagte Ehepaare haben entsprechend einen Grundfreibetrag von 19.488 Euro.

Sozialversicherungen

Vom Bruttogehalt werden auf der Gehaltsabrechnung auch die fälligen Beiträge zu den Sozialversicherungen direkt abgezogen. Insgesamt können diese den Nettobetrag um fast 20 Prozent schmälern. Dabei zahlen Mitarbeiter insgesamt vier verschiede Sozialversicherungen:

  • Arbeitslosenversicherung: 2,4 Prozent (1,2 Prozent für Arbeitnehmer)
  • Krankenversicherung: 14,6 Prozent (7,3 Prozent für Arbeitnehmer)
  • Pflegeversicherung: 3,05 Prozent (1,525 Prozent für Arbeitnehmer; 0,25 Prozent Zuschlag für kinderlose über 23 Jahren)
  • Rentenversicherung: 18,6 Prozent (9,3 Prozent für Arbeitnehmer)

Kirchensteuer

Die Zahl der Menschen, die aus der Kirche austreten, steigt in den letzten Jahren an. Ein Grund dafür ist auch die Kirchensteuer. Staatlich anerkannte Religionsgemeinschaften können eine solche Kirchensteuer erheben – dazu zählen insbesondere die katholische und evangelische Kirche. Die Kirchensteuer ist direkt an die Lohnsteuer gekoppelt und vom jeweiligen Bundesland abhängig. In Bayern und Baden-Württemberg beträgt sie acht Prozent, in allen anderen Bundesländern 9 Prozent.

Beispiel: Ein römisch-katholischer Mitarbeiter verdient 3.000 Euro brutto in Monat. Er ist in Steuerklasse 1 und wohnt in Nordrhein-Westfalen. Die zu zahlende Lohnsteuer wurde auf 431,16 ermittelt. Neun Prozent dieser Summe werden als Kirchensteuer veranschlagt – macht 38,80 Euro. Dieser Betrag wird auch auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen.

Solidaritätszuschlag

Seit der Änderung im Jahr 2021 fällt der volle Solidaritätszuschlag nur noch für Top-Verdiener an. Die aktuelle Freigrenze liegt bei 16.956 Euro (vorher 972 Euro). Zusätzlich wurde eine Minderungsgrenze eingeführt, in der nicht der volle Betrag gezahlt werden muss. Wird der Solidaritätszuschlag fällig, liegt der volle Beitragssatz bei 5,5 Prozent der Lohnsteuer.

Beispiel: Bei einem Bruttogehalt von 5.000 Euro muss Lohnsteuer in Höhe von 1.750 Euro gezahlt werden. 5,5 Prozent dieses Betrages müssen zusätzlich als Solidaritätszuschlag abgeführt werden. Auf der Gehaltsabrechnung sind entsprechend 96,25 Euro vermerkt.

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Gehaltsabrechnung: Wegschmeißen oder aufheben?

Strenggenommen sind Sie nicht dazu verpflichtet, Ihre Gehaltsabrechnungen aufzuheben, zumal Sie mit der elektronischen Lohnsteuerkarte einen Nachweis darüber besitzen, dass Sie gearbeitet haben.

Dennoch raten Experten, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und den Nachweis über die Rentenversicherung mindestens bis zur Rente aufzuheben. Die Daten sind zwar auch beim Rentenversicherungsträger gesichert, dennoch gehen Sie so auf Nummer sicher. Übrigens sollten auch Studienbescheinigungen so lange archiviert werden.


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Gehaltsabrechnung: Was Sie prüfen sollten

Gehaltsabrechnungen werden meist abgeheftet, aber nicht weiter beachtet oder kontrolliert. Das kann ein Fehler sein. Arbeitnehmer sollten die Gehaltsabrechnung regelmäßig auf Unstimmigkeiten prüfen. Das kann vor allem zu Jahresbeginn sinnvoll sein, da sich hier neue Fehler einschleichen können. Beispiel: Freibeträge müssen (meist) neu beantragt werden, werden also nicht einfach aus dem Vorjahr übernommen.

Besonders aufmerksam sollten diese Punkte geprüft werden:

  • Ist die eingetragene Lohnsteuerklasse korrekt?

    Die Steuerklasse richtet sich danach, ob Sie ledig, verheiratet oder verwitwet sind und ob Sie Kinder haben. Bei verheirateten Paaren kann – je nach Einkommenshöhe – ein Wechsel der Steuerklasse Sinn ergeben. Achten Sie darauf, ob auf Ihrer Gehaltsabrechnung die korrekte Steuerklasse angegeben wird.

  • Wurde der Freibetrag beim Lohnsteuerabzug richtig vermerkt?

    Verschiedene Freibeträge können das zu versteuernde Einkommen und damit Ihre Steuerlast reduzieren: Neben dem Grundfreibetrag gibt es etwa Freibeträge für Werbungskosten und Entlastungsbeträge für Alleinerziehende.

  • Ist der Kinderfreibetrag richtig eingetragen?

    Wie hoch der Kinderfreibetrag der Eltern ist, hängt von der Zahl ihrer Kinder ab, von deren Alter und ob diese schon berufstätig sind. Je nach Steuerklasse können die Kinderfreibeträge bei verheirateten Eltern aufgeteilt oder für einen Ehepartner genutzt werden. In jedem Fall sollten Sie sicher sein, dass der Kinderfreibetrag in der Gehaltsabrechnung stimmt.

  • Ist die Kirchensteuer korrekt?

    Nur Angehörige einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft – zum Beispiel der römisch-katholischen Kirche – zahlen Kirchensteuer. Sind Sie aus der Kirche ausgetreten, sollten Sie prüfen, ob Ihre Gehaltsabrechnung dies korrekt angibt.

  • Wie hoch sind meine Abgaben zur Krankenversicherung?

    Die Höhe des Zusatzbeitrags unterschiedet sich von Kasse zu Kasse zwar nur marginal, könnte Ihnen aber ein paar zusätzliche Euro bescheren. Ein Vergleich der Krankenkassen kann sich daher lohnen.

Erklärung: Was Abkürzungen in der Gehaltsabrechnung bedeuten

Der Blick auf eine Gehaltsabrechnung kann ganz schön verwirrend sein. Zum Teil finden sich darauf zahlreiche Abkürzungen, die Sie erst einmal verstehen müssen. In der nachfolgenden Liste haben wir deshalb die wichtigsten Kürzel zusammengefasst und erklären, was sich dahinter verbirgt:

  • A = Abfindung
    Einmalige Zahlung im Falle einer Kündigung ohne allgemeinen Anspruch.
  • AV = Arbeitslosenversicherung
    Der Beitrag, den Sie zur Arbeitslosenversicherung zahlen.
  • BGRS = Beitragsgruppenschlüssel
    Numerischer Schlüssel, der auf Meldungen zur Sozialversicherung steht.
  • E = Einmalbezug
    Unregelmäßige Bezüge wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld.
  • GB = Gesamtbrutto
    Dazu gehört: Bruttogehalt, vermögenswirksame Leistungen, Zuschläge und Zulagen, geldwerte Vorteile und pauschal versteuerte Lohnbestandteile. Nicht identisch mit dem Steuerbrutto.
  • H = Hinzurechnungsbetrag
    Wird bei Mehrfachbeschäftigung angewendet und erfordert eine Anmeldung über das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren beim Finanzamt.
  • J = Bestandteil des Gesamtbruttos
    Beträge, die zum Gesamtbrutto gezählt werden.
  • Ki.Frbtr. = Kinderfreibetrag
    Der Kinderfreibetrag wird vom zu versteuernden Einkommen abgezogen, mindert die Einkommenssteuerlast. Anspruch meist bis zum 18. Lebensjahr des Kindes.
  • KiSt = Kirchensteuer
    Als Mitglied einer Religionsgemeinschaft zahlen Arbeitnehmer je nach Bundesland acht oder neun Prozent Kirchensteuer.
  • KK = Krankenkasse
    Hier wird die Krankenkasse des Arbeitnehmers angegeben.
  • KK % = Maßgeblicher Beitragssatz zur Krankenversicherung inkl. Zusatzbeitrag
    Unter diesem Punkt wird der genaue Beitragssatz inklusive Zusatzbeitrag angegeben.
  • KV = KrankenversicherungVon den 14,6 Prozent übernimmt der Arbeitgeber die Hälfte.
  • L = Laufender Bezug
    Dazu zählen alle regelmäßigen Zahlungen des Arbeitgebers wie das Gehalt, aber auch schwankende Bezüge wie Provisionen.
  • LSt = Lohnsteuer
    Abhängig Beschäftigte müssen Lohnsteuer zahlen. Die Höhe richtet sich nach der Steuerklasse, hinzu kommt der Solidaritätszuschlag.
  • M = Mehrjährige Versteuerung
    Bei Tätigkeiten über mehr als 12 Monate wird die mehrjährige Versteuerung auf Vergütungen angewendet, wenn anderenfalls die Besteuerung als sonstiger Bezug teurer wäre.
  • N = Nachberechnung
    Ist in der Entgeltabrechnung für den Vormonat ein Fehler aufgetreten, wird eine Nachberechnung durchgeführt.
  • MFB = Mehrfachbeschäftigung
    Heißt, dass ein Arbeitnehmer bei mehreren Unternehmen beschäftigt ist.
  • PGRS = Personengruppenschlüssel
    Gibt die Besonderheiten des Beschäftigungsverhältnisses an, beispielsweise Festanstellung, Praktikum, Ausbildung…
  • PV = Pflegeversicherung
    3,05 Prozent – die Hälfte wird für Arbeitnehmer fällig. Kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren zahlen 0,25 Prozent zusätzlich, die allein vom Arbeitnehmer getragen werden.
  • RV = Rentenversicherung
    18,6 Prozent müssen für die Rentenversicherung gezahlt werden, zur Hälfte wird sie vom Arbeitgeber getragen.
  • S = Sonstiger Bezug
    Wie Einmalbezug.
  • St = Steuer-Brutto
    Das tatsächliche Gehalt plus Einmalbezüge und geldwerte Vorteile ergeben das Steuer-Brutto.
  • Steuer-ID = Persönliche Steuer-Identifikationsnummer
    Sie besteht aus elf Ziffern und wird vom Finanzamt jedem Bürger dauerhaft zugeteilt.
  • StKl = Steuerklasse
    Je nach Zugehörigkeit zur Steuerklasse fällt der Lohnsteuerbetrag aus.
  • SV = Sozialversicherung
    Dazu zählen: Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung.
  • Um = Umlageverfahren
    Dient der Finanzierung der Sozialversicherungen.
  • V = Vorjahr
    Bezieht sich auf das Jahr vor der Anstellung.
  • VKZ = Verarbeitungskennzeichen
    Dreistellige, alphanumerische Kennzeichen ermöglichen die Verarbeitungsverläufe in der Buchhaltung.
  • W = Wertguthaben
    Beispielsweise durch ein Zeitwertkonto (Arbeitszeitkonto) kann die Freistellung für Elternzeit oder Vorruhestand ermöglicht werden.
  • Z = Einschlägiger Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose
    Kinderlose zahlen zusätzlich zu den regulären Pflegeversicherungsbeiträgen einen Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung.

Diese Liste mit Erklärungen der Abkürzungen können Sie außerdem HIER als PDF herunterladen.

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