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Entfernungspauschale: Nachweis + Wie berechnen?


Die Entfernungspauschale können alle in Anspruch nehmen, die zur Arbeit pendeln. Am Ende des Jahres springt für sie meist ein Betrag heraus, der die Steuerlast nicht unwesentlich mindert. Das Beste: In vielen Fällen brauchen Sie noch nicht mal einen Nachweis. Und es ist egal, ob Sie mit Dienstwagen oder Fahrrad zur Arbeit kommen – entscheidend sind die Kilometer. Wie sich die Entfernungspauschale berechnen lässt und was Sie zur Erhöhung 2023 wissen müssen…


Entfernungspauschale: Nachweis + Wie berechnen?

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Was ist die Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale ist eine steuerliche Subvention für Arbeitnehmer, die zwischen Wohnung und Arbeitsplatz hin- und herpendeln. Bekannt ist sie auch unter dem Synonym Pendlerpauschale. Der Arbeitnehmer erhält pro gefahrenem Kilometer zur Arbeit eine Pauschale, die seine zu versteuernden Einkünfte mindert.

Die Entfernungspauschale zählt zu den Werbungskosten. Sie tragen sie in der Steuererklärung in der Anlage N ein. Gesetzlich geregelt ist sie im Einkommensteuergesetz.

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Wie hoch ist die Entfernungspauschale?

Das Finanzamt erkennt für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte für jeden Kilometer pauschal 30 Cent pro Arbeitstag an. Das gilt wohlgemerkt für die einfache Strecke, nicht für Hin- und Rückweg. Jeder volle Kilometer zählt, Belege brauchen Sie nicht einzureichen.

Wer viel pendelt, profitiert zudem von einer Erhöhung: Ab dem 21. Kilometer können Berufspendler rückwirkend zum 1. Januar 2022 pro Kilometer 38 Cent ansetzen. Diese erhöhte Pendlerpauschale gilt vorläufig bis 2026. Die Kosten werden zusammenaddiert und am Ende bei der Steuererklärung von den Jahreseinnahmen abgezogen.

Wenn Sie 24 Stunden von zuhause weg sind, kommen noch Verpflegungskosten hinzu. Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt in verschiedenen Pauschalen, wie lange Sie von der heimischen Wohnung abwesend sind. Über­nachtungs­kosten können Sie fast immer unbe­grenzt absetzen.

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Für wen gilt die Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale gilt für alle, die beruflich unterwegs sind – ungeachtet dessen, ob sie in Teilzeit oder Vollzeit beschäftigt sind. Das trifft auf Arbeitnehmer gleichermaßen wie auf Selbstständige zu. Sollten Sie mehrere Jobs ausüben, können Sie für jeden Arbeitsweg zur jeweils ersten Tätigkeitsstätte die Pendlerpauschale anwenden.

Auch wer vom Arbeitgeber einen Dienstwagen erhält, kann die Entfernungspauschale ansetzen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil bereits in seiner Gehaltsabrechnung versteuert hat. So beispielsweise, wenn der Arbeitgeber die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte pauschal mit 15 Prozent versteuert.

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Entfernungspauschale berechnen

Sie erhalten die Entfernungspauschale nur für die Tage, an denen Sie auch wirklich im Büro waren. Beispiel: Sie sind im vergangenen Jahr an 215 Tagen zum Arbeitsplatz gependelt. Ihr Weg zur Arbeit ist 32 Kilometer lang. Für jeden Kilometer erhalten Sie 30 Cent, das ergibt 9,60 Euro pro Tag. Für 215 Arbeitstage beträgt die Gesamtsumme 2.064 Euro. Diesen Betrag dürfen Sie am Ende von Ihrem zu versteuernden Jahreseinkommen abziehen. Das verringert Ihre Steuerlast.

Tipp: Arbeitstage zählen ist mühselig. Daher können Sie bei einer Fünf-Tage-Woche pauschal 230 Arbeitstage im Jahr zugrunde legen, bei einer Sechs-Tage-Woche 280 Tage. Das Finanzamt verlangt dafür in der Regel keine Nachweise. Abzuziehen sind dennoch Krankheitstage sowie Zeiten im Homeoffice.

Regelungen fürs Homeoffice

Wer zeitweise oder ausschließlich im Homeoffice arbeitet, kann zwar keine Entfernungspauschale geltend machen. Aber es gibt eine
Homeoffice-Pauschale, die sich 2023 ebenfalls erhöht: Bisher konnten Arbeitnehmer maximal 600 Euro (5 Euro für 120 Tage) im Jahr absetzen, die zu den Werbungskosten zählten. Ab 2023 ist ein Werbungskostenabzug von 6 Euro pro Tag an bis zu 210 Tagen im Homeoffice möglich. Damit kommen Sie auf 1.260 Euro, die Sie als Belastung bei der Steuer angeben können.

Welche Fahrstrecke erkennt das Finanzamt an?

Wollen Sie die Entfernungspauschale berechnen, dürfen Sie jeweils nur einen Weg pro Arbeitstag ansetzen. Pech also für diejenigen, die mehrmals täglich zwischen Arbeitsplatz und Wohnung pendeln – etwa im Bereitschaftsdienst. Maßgebend bei der Berechnung ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Arbeitsstelle und Wohnort. Mithilfe von Google Maps lässt sie sich leicht berechnen. Sie können in volle Kilometer aufrunden. Umwege (beispielsweise, um die Kinder unterwegs abzuholen oder einzukaufen) dürfen Sie nicht einkalkulieren.

Aber es gibt Ausnahmen: Sie können dann eine längere Strecke ansetzen, wenn diese verkehrsgünstiger ist und wenn Sie diese regelmäßig zurückgelegt haben. Eine Strecke also, über die Sie trotz mehr gefahrener Kilometer schneller am Arbeitsplatz sind. Das gilt beispielsweise, wenn Sie aufgrund einer Baustelle nicht die kürzeste Strecke nehmen können.

Entfernungspauschale Maximum

Höher als 4.500 Euro darf die Entfernungspauschale aber nicht sein, auf diesen Betrag ist sie gedeckelt. Es sei denn, Sie sind mit eigenem Pkw oder Firmenwagen zur Arbeit gefahren. Dann können Sie auch höhere Kosten geltend machen. Diese müssen Sie aber nachweisen können, zum Beispiel über ein Fahrtenbuch, Rechnungen oder Quittungen. Im Umkehrschluss bedeutet das: Für eine Entfernungspauschale von bis zu 4.500 Euro müssen Sie dem Finanzamt keine Belege vorlegen.

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Entfernungspauschale bei Bahn + Fahrgemeinschaften

Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich vom Verkehrsmittel unabhängig. Beispiel: Sie fahren jeden Tag zehn Kilometer mit dem Fahrrad zur Arbeit. Ihnen entstehen dadurch keine direkten Kosten (beispielsweise für Benzin oder Ticket). Trotzdem dürfen Sie die Entfernungspauschale ansetzen. Und Sie dürfen es auch dann, wenn Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit kommen, mit Bus- und Bahn etwa. Zu den öffentlichen Verkehrsmitteln zählen übrigens auch Taxis, Flugzeuge hingegen nicht.

Und: Sie können Ihre tatsächlichen Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ansetzen, sofern diese den Betrag übersteigen, der Ihnen via Pendlerpauschale zustehen würde. Rechnen Sie also unbedingt vor Abgabe Ihrer Steuererklärung aus, ob Ihre Ticketkosten höher sind als die Pauschale. Die Entfernungspauschale gibt es auch, wenn Sie mit einer Fahrgemeinschaft unterwegs sind oder wenn Sie Benzingutscheine oder Fahrtkostenzuschüsse von Ihrem Arbeitgeber erhalten.

Entfernungspauschale bei erster Tätigkeitsstätte

Sie können die Entfernungspauschale nur für Fahrten zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (früher: regelmäßige Arbeitsstätte) absetzen. Die erste Tätigkeitsstätte ist der Arbeitsort, an dem sich der Beschäftigte die meiste Zeit aufhält beziehungsweise die der Arbeitgeber ihm dauerhaft zuordnet. Das ist in den meisten Fällen das Büro im Unternehmen. Etwas komplexer ist die Lage bei Arbeitnehmern mit weiträumigen Tätigkeitsfeld. Früher spielte der Schwerpunkt der Tätigkeit eine Rolle.

Mittlerweile kommt es nur darauf an, dass die erste Tätigkeitsstätte räumlich fixiert immer dieselbe ist. Auch wenn sich Arbeitnehmer nur kurz dort aufhalten, kommen diese Arbeitsplätze für die Entfernungspauschale infrage. Bei Flug- und Bodenpersonal befindet sich die erste Tätigkeitsstätte in den betrieblichen Gebäuden am Flughafen. Auch Polizisten im Streifendienst sind beruflich viel unterwegs und gehen keiner klassischen Bürotätigkeit nach. Hier gilt die Dienststelle als erster Arbeitsort.

Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten

Haben Sie mehrere Wohnungen, nimmt man für die Berechnung der Entfernungspauschale zunächst den Wohnort, der dem Arbeitsplatz am nächsten liegt. Eine andere Wohnung lässt sich nur dann für die Pauschale nutzen, wenn diese den Lebensmittelpunkt eines Arbeitnehmers bildet. Darüber hinaus können Sie auch die Kosten für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung geltend machen – über die Höchstgrenze von 4.500 Euro hinaus.

Entfernungspauschale in der Steuererklärung

Prinzipiell können Sie ohne Belege die Entfernungspauschale nutzen – sofern Sie nicht über die Höchstgrenze von 4.500 Euro kommen. Als Arbeitnehmer haben Sie automatisch einen Werbungskosten-Pauschbetrag in Höhe von 1.230 Euro. Diesen Betrag gesteht Ihnen das Finanzamt in jedem Fall zu, unabhängig von ihren reellen Kosten. Mit jedem Euro, den Sie oberhalb der 1.230 Euro liegen, verringert sich Ihre Steuerlast.

Pendlerpauschale bei Behinderung

Steuerliche Erleichterungen gibt es zudem für Arbeitnehmer mit einer Behinderung. Hier muss ein Grad der Behinderung von mindestens 70 vorliegen oder aber zwischen 50 und 70. Trifft letzteres zu, brauchen Sie einen Vermerk wie „G“ oder „aG“ im Schwerbehindertenausweis. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten, die Entfernungspauschale zu berechnen: Entweder Sie setzen die tatsächlichen Fahrtkosten an. Oder Sie berechnen Hin- und Rückfahrt, also jeden gefahrenen Kilometer.


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[Bildnachweis: HilaryGraphic by Shutterstock.com]

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