Entfernungspauschale: So berechnen Sie sie

Die Entfernungspauschale können alle in Anspruch nehmen, die zur Arbeit pendeln. Am Ende des Jahres springt für sie meist ein Betrag heraus, der die Steuerlast nicht unwesentlich mindert. Für die Berechnung der Entfernungspauschale gibt es eine einfache Formel – aber auch etliche Ausnahmeregelungen…

Entfernungspauschale: So berechnen Sie sie

Entfernungspauschale: Was ist das?

Entfernungspauschale: Was ist das?Die Entfernungspauschale ist eine – durchaus umstrittene – steuerliche Subvention für Arbeitnehmer, die zwischen Wohnung und Arbeitsplatz hin- und herpendeln. Bekannt ist sie auch unter dem Synonym Pendlerpauschale.

Der Arbeitnehmer erhält dabei per gefahrenem Kilometer zur Arbeit eine Pauschale, die seine zu versteuernden Einkünfte mindert.

Die Pendlerpauschale zählt zu den Werbungskosten. Die Entfernungspauschale tragen Sie in der Steuererklärung in der Anlage N ein.

Gesetzlich geregelt ist sie im Einkommensteuergesetz.

Entfernungspauschale: Wie hoch ist sie?

Das Finanzamt erkennt für Fahrten zur ersten Arbeitsstätte für jeden Kilometer pauschal 30 Cent pro Arbeitstag an. Das gilt wohlgemerkt für die einfache Strecke, nicht für Hin- und Rückweg. Die Kosten werden zusammenaddiert und am Ende bei der Steuererklärung von den Jahreseinnahmen abgezogen.

Wenn Sie zum Kundentermin fahren, dürfen Sie sogar noch mehr absetzen. Dann gibt es 30 Cent pro tatsächlich gefahrenem Kilometer – hin und zurück. Wer mit dem Motorrad oder Roller unterwegs ist, darf 20 Cent pro Kilometer absetzen.

Wenn Sie 24 Stunden von zuhause weg sind, kommen noch Verpflegungskosten hinzu. Bei 24 Stunden Abwesenheit beträgt die Pauschale 24 Euro, bei mehr als acht Stunden am Tag zwölf Euro.

Über­nachtungs­kosten können Sie fast immer unbe­grenzt absetzen.

Wie berechne ich die Entfernungspauschale?

Sie erhalten die Entfernungspauschale nur für die Tage, an denen Sie auch wirklich im Büro waren.

Beispiel: Sie sind im vergangenen Jahr an 215 Tagen zum Arbeitsplatz gependelt. Ihr Weg zur Arbeit ist 32 Kilometer lang. Für jeden Kilometer erhalten Sie 30 Cent, das ergibt 9,60 Euro pro Tag. Für 215 Arbeitstage beträgt die Gesamtsumme 2064 Euro. Diesen Betrag dürfen Sie am Ende von Ihrem zu versteuernden Jahreseinkommen abziehen. Das verringert Ihre Steuerlast.

Tipp: Arbeitstage zählen ist mühselig. Daher können Sie bei einer Fünf-Tage-Woche pauschal 230 Arbeitstage im Jahr zugrunde legen, bei einer Sechs-Tage-Woche 280 Tage. Das Finanzamt verlangt dafür in der Regel keine Nachweise.

Maßgebend bei der Berechnung ist die kürzeste Straßenverbindung. Mithilfe von Google Maps lässt sie sich leicht berechnen. Sie können in volle Kilometer aufrunden.

Aber es gibt Ausnahmen. So können Sie dann eine längere Strecke ansetzen, wenn diese verkehrsgünstiger ist und wenn Sie sie regelmäßg zurückgelegt haben. Eine Strecke also, über die Sie trotz mehr gefahrener Kilometer schneller am Arbeitsplatz sind.

Achtung: Als Arbeitnehmer haben Sie automatisch einen Werbungskosten-Pauschbetrag in Höhe von 1.000 Euro. Diesen Betrag gesteht Ihnen das Finanzamt in jedem Fall zu, unabhängig von ihren reellen Kosten. Mit jedem Euro, den Sie oberhalb der 1.000 Euro liegen, verringert sich Ihre Steuerlast.

Höher als 4.500 Euro darf die Entfernungspauschale aber nicht sein, auf diesen Betrag ist sie gedeckelt. Es sei denn, Sie sind mit einem Pkw oder Firmenwagen zur Arbeit gefahren. Dann können Sie auch höhere Kosten geltend machen. Diese müssen Sie aber nachweisen können, zum Beispiel über ein Fahrtenbuch, Rechnungen oder Quittungen.

Im Umkehrschluss bedeutet das: Für eine Entfernungspauschale von bis zu 4.500 Euro müssen Sie dem Finanzamt keine Belege vorlegen.

Immer mehr Pendler!

Immer mehr Pendler!Die Entfernungspauschale gewinnt für immer mehr Menschen (und für den Fiskus) an Bedeutung. Einfacher Grund: Die Zahl der Pendler steigt unaufhörlich.

Nach Angaben des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung gibt es mittlerweile schon 18,4 Millionen Pendler in Deutschland – das sind 59,4 Prozent aller Beschäftigten. Alleine nach München pendeln 365.000 Arbeitnehmer.

Steigende Miet- und Immobilienpreise in den Städten auf der einen einen und eine wachsende Beschäftigung auf der anderen Seite begünstigen den Trend.

Kann ich mit öffentlichen Verkehrsmitteln fahren?

Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich vom Verkehrsmittel unabhängig.

Beispiel: Sie fahren jeden Tag zehn Kilometer mit dem Fahrrad zur Arbeit. Ihnen entstehen dadurch keine direkten Kosten (für Benzin, Ticket etc.). Trotzdem dürfen Sie die Entfernungspauschale ansetzen.

Und Sie dürfen es auch dann, wenn Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit kommen, mit Bus- und Bahn etwa. Zu den öffentlichen Verkehrsmitteln zählen übrigens auch Taxis, Flugzeuge hingegen nicht.

Und: Sie können Ihre tatsächlichen Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ansetzen, sofern diese den Betrag übersteigen, der Ihnen via Pendlerpauschale zustehen würde. Rechnen Sie also unbedingt vor Abgabe Ihrer Steuererklärung aus, ob Ihre Ticketkosten höher sind als die Pauschale.

Die Entfernungspauschale gibt es auch, wenn Sie mit einer Fahrgemeinschaft unterwegs sind oder wenn Sie Benzingutscheine oder Fahrtkostenzuschüsse von Ihrem Arbeitgeber erhalten.

Wo ist meine erste Arbeitsstätte?

Sie können die Entfernungspauschale nur für Fahrten zu Ihrer ersten Arbeitsstätte absetzen. Die erste Arbeitsstätte ist der Arbeitsort, an dem sich der Beschäftigte die meiste Zeit aufhält. Für Fahrten zu weiteren Arbeitsstätten oder zu Kunden dürfen Sie sogar Hin- und Rückfahrt geltend machen — für Sie springt de facto also noch mehr heraus.

Tipp: Der Arbeitgeber kann durch die Festlegung einer bestimmten Filiale als erste Tätigkeitsstätte eine höhere Pendlerpauschale für Sie herausholen.

Wenn Sie beispielsweise an zwei Tagen in der Woche zehn Kilometer zu Filiale A pendeln und an den anderen drei Tagen 20 Kilometer zu Filiale B, legt der Arbeitgeber sinnvollerweise Filiale A als erste Tätigkeitsstätte fest. Für die Fahrten zu Filiale B können sie einen größeren Betrag absetzen — steuerlicher Vorteil für Sie.

Aber Achtung: Laut Bundes­finanzhof kommt es auf den qualitativen Schwer­punkt der Arbeits­leistung an. Das regel­mäßige Aufsuchen eines Betriebs alleine begründet demnach noch keine erste Tätig­keits­stätte.

Die Frage nach der ersten Arbeitsstätte ist trotzdem nicht immer so einfach zu beantworten. Beispiel Piloten: Gilt der Heimatflughafen als erste Arbeitsstätte? Der Finanzgericht Hamburg sagte in einem Urteil 2016 Ja. Die Klägerin, eine Co-Pilotin, darf für Fahrten zu ihrem Heimatflughafen nur die Pendlerpauschale ansetzen.

Was ist mit einem Streifenpolizisten? Das Urteil des Bundesfinanzhofs steht noch aus. Dabei geht es um die Frage, ob die Dienststelle erste Tätigkeitsstätte ist, obwohl der Polizist den Großteil seiner Arbeitszeit im Streifenwagen verbringt.

[Bildnachweis: William Perugini by Shutterstock.com]
28. Juli 2018 Autor: Sebastian Wolking

Sebastian Wolking ist Redakteur der Karrierebibel. Er hat Geschichte, Politikwissenschaften und Germanistik studiert und als Online-Redakteur gearbeitet. Sein Interesse gilt den Veränderungen des Arbeitsmarktes durch die digitale Revolution.

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