Definition: Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung fasst alle Kosten zusammen, die durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Zu den Reisekosten zählen:

Fahrtkosten
Übernachtungskosten
Verpflegungsmehraufwand
Reisenebenkosten

In vielen Fällen übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten. Erstattet er die Reisekosten steuerfrei, können sie bei der Steuererklärung nicht mehr als Werbekosten abgesetzt werden. Was viele Arbeitnehmer jedoch nicht wissen: Er ist dazu nicht verpflichtet.

Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, gibt es noch die Möglichkeit, sie als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit geltend machen. Allerdings wird durch die Reisekosten das zu versteuernde Einkommen gesenkt.

Außerdem müssen Sie über die Werbungskostenpauschale von 1000 Euro gelangen, um tatsächlich steuerlich davon zu profitieren.

Wichtig: Um der Buchhaltung unnötige Arbeit zu ersparen, muss der Arbeitnehmer die Reisekosten gewissenhaft aufzeichnen und aufbewahren. Möglich ist dies zum Beispiel in Form eines Fahrtenbuchs, mithilfe von Excel oder entsprechender Software, in die jeweils die Hotelrechnungen und Tankquittungen eingetragen werden.

Was gilt als Dienstreise?

Eine Dienstreise muss erstens im Auftrag des Arbeitgebers erfolgen. Und sie muss zweitens entweder mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder im eigenen Pkw angetreten werden. Wird der Dienstwagen benutzt, trägt der Arbeitgeber bereits alle anfallenden Kosten – der Steuervorteil für Arbeitnehmer fällt damit weg.

In die Kategorie Dienstfahrt fallen typischerweise:

Termine beim Kunden (Außendienstfahrten)
Wechselnder Einsatzort (zum Beispiel Ingenieure auf Montage)
Weiterbildungen
Tagungen
Messen
Kongresse
Ausstellungen
Märkte

Für Lehrer und Kursleiter zählen auch dazu:

Exkursionen
Studienfahrten
Expeditionen
Klassenfahrten

So funktioniert die Fahrtkostenberechnung

Was zählt überhaupt zu den Fahrtkosten? Zuletzt wurde das Reisekostenrecht (PDF) in vielen Punkten überarbeitet und vereinfacht.

Damit gilt nun als Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte. Dieser kann erstattet werden. Weiterhin können Ausgaben für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Einsatzort und Zwischenheimfahrten als Fahrtkosten angegeben werden.

Für die Reisekostenabrechnung können hier nur die Zwischenheimfahrten herangezogen werden. Entscheidend ist außerdem, welches Verkehrsmittel der Arbeitnehmer benutzt:

Dienstwagen,
Mietwagen,
Flugzeug,
Bahn und
Bus

können vom Arbeitgeber komplett erstattet werden, wenn Sie durch Quittungen Ihre Ausgaben nachweisen können. Reisekosten, die durch Taxis entstehen, werden oft ungerne übernommen, da Taxis meist teurer als öffentliche Verkehrsmittel sind. Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze verkomplizieren das Ganze außerdem:

Für Stadtfahrten und solche bis 50 Kilometer wird eine Umsatzsteuer von sieben Prozent, für Strecken darüber hinaus eine Umsatzsteuer von 19 Prozent fällig. Für die Buchhaltung ist also wichtig, dass auf der Quittung, Steuer nebst Angaben zum Start beziehungsweise Ziel korrekt aufgeführt sind.

Arbeitnehmer, die den Dienstwagen benutzen, werden häufig ein Fahrtenbuch führen, in dem die Fahrt aufgeführt wird. Belege für Benzin oder Mautgebühren müssen zusätzlich gesammelt werden.

Etwas anders sieht es aus, wenn Sie mit Ihrem eigenen Wagen auf Dienstreise gehen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Sie führen ein Fahrtenbuch

Um exakt private Fahrten von Reisen geschäftlicher Natur auseinanderhalten zu können, muss Folgendes bei jeder Fahrt minutiös aufgeführt werden:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
- Reiseziel
- Route
- Zweck der Fahrt
- Aufgesuchter Geschäftspartner
Sie wählen den fahrzeugindividuellen Kilometersatz

Ebenfalls sehr aufwändig, dafür vermutlich am nächsten an den realen Kosten ist der fahrzeugindividuelle Kilometersatz. Diese Mühe lohnt sich vor allem bei teuren Fahrzeugen. Hier wird über einen Zeitraum von 12 Monaten ein Fahrtenbuch geführt. Zusätzlich werden alle Kosten, die jährlich für Ihren Wagen anfallen, addiert und durch die jährlichen Kilometer geteilt. Zu den Kosten gehören:
- Abschreibung
- Benzin
- Garagenmiete
- Reparaturen
- Steuer
- Versicherung
- Wartung
- Zinsen
Sie rechnen mit Kilometerpauschale

Die einfachste Methode ist eine Reisekostenabrechnung mit Kilometerpauschale. Sie ist allerdings auch die ungenauste und berücksichtigt weder die exakten Kosten durch Benzin, noch den Verschleiß Ihres Fahrzeugs. Hierbei gilt: 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto, 20 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Motorrad beziehungsweise Moped. Bis einschließlich 2014 wurden auch andere Verkehrsmittel wie Fahrräder noch für die Fahrtkostenberechnung auf Geschäftsreisen akzeptiert. Diese Pauschale wurde 2015 endgültig gestrichen.

Wie lassen sich Reisenebenkosten abrechnen?

Auch hier gilt: Der Arbeitgeber kann die tatsächlich entstanden Kosten lohnsteuerfrei ersetzen. Wichtig ist nur, dass der Arbeitnehmer die entsprechenden Unterlagen – sprich Rechnungen – vorlegt. Diese müssen dann als Belege zum Lohnkonto aufbewahrt werden.

Zu den Reisenebenkosten zählen unter anderem:

Telefonkosten
Trinkgelder
Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen
Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel
Mautgebühren
Reisegepäckversicherung und Schließfächer für Aufbewahrung
Parkgebühren
Mögliche Schadenersatzforderungen aufgrund eines Verkehrsunfalls
Kosten für WLAN im Hotel

Nicht abgesetzt werden können Bußgelder, Koffer, Massagen, Essensgutscheine, Minibar im Hotel oder Pay-TV. Aber: Sind Sie länger als eine Woche auf Dienstreise, können Sie sogar die Kosten für ein 15-minütiges Telefongespräch mit Ihrer Familie von der Steuer absetzen.

Reisekostenabrechnung Tipp: Verpflegungsmehraufwand im Inland

Brötchen, Kaffee, Pizza – auch auf Dienstreisen muss gegessen werden. Die Verpflegungskosten, die auf einer Dienstreise entstehen, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen.

Die Pauschalen greifen, wenn Sie beruflich mehr als acht Stunden unterwegs sind. Es gelten folgende Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand im Inland:

Bei mehr als acht Stunden können zwölf Euro geltend gemacht werden.
Für den An- und Abreisetag wird der Verpflegungsmehraufwand pauschal auf zwölf Euro festgelegt.
Dauert die Reise mindestens 24 Stunden, beträgt der Verpflegungsmehraufwand pauschal 24 Euro.

Auch hier hat das Reisekostenrecht die Berechnung vereinfacht. Sind Sie mehr als acht Stunden unterwegs, setzen Sie pauschal zwölf Euro ab. Zuvor hatte es nur sechs Euro gegeben. Außerdem hat der Gesetzgeber weitere Tarifstufen abgeschafft. So bekamen Arbeitnehmer zuvor bei einer 14-stündigen Dienstreise zwölf Euro – jetzt gibt es nur noch die drei oben genannten Abstufungen.

Beispiel: Sie reisen am 1. Juni beruflich von Stuttgart nach Leipzig, bleiben dort zwei volle Tage und reisen am 4. Juni wieder zurück. Für den An- und Abreisetag erhalten Sie jeweils zwölf Euro, für die beiden vollen Tage je 24 Euro. Macht summa summarum einen Verpflegungsmehraufwand von 72 Euro.
Weiteres Beispiel: Sie fahren morgens um 9 Uhr geschäftlich von Köln nach Düsseldorf und geben an der Uni ein Seminar. Um 14 Uhr setzen Sie sich wieder in den Zug zurück nach Köln und sind letztlich um 16 Uhr im Büro. Verpflegungsmehraufwand für Sie: 0 Euro. Ihre Reise erfüllt nicht die Mindestvoraussetzungen, da Sie ja keine acht Stunden unterwegs sind. Die Pauschale für den Anreisetag gibt es nämlich nur bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, dann aber unabhängig von deren Länge.

Für Arbeitnehmer ebenfalls interessant: Die sogenannte Drei-Monats-Regelung. Sie können die Verpflegungspauschale nur geltend machen, wenn sie maximal drei Monate auf Dienstreise sind. Ist der Aufenthalt länger, geht das Finanzamt nicht mehr von einer Dienstreise aus.

Auch sollten Sie bei Geschäftsreisen im Inland beachten, dass die Pauschale Ihres Verpflegungsmehraufwandes gekürzt wird, wenn Sie sich nicht selbst verpflegen, sondern stattdessen auf das (meist ohnehin teurere) Frühstück im Hotel zurückgreifen.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Wenn Sie nicht innerhalb Deutschlands unterwegs sind, sondern die Landesgrenzen überschreiten, gelten andere Pauschbeträge – meist höhere. Der Arbeitgeber kann die Beträge dem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen.

Vergangenes Jahr hat das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland (PDF) für 2018 bekanntgegeben (siehe Liste unten).

Laut BMF ist…

bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils
ohne Tätigwerden der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland der
entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
für die Zwischentage in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Und noch ein Detail: Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Pauschbeträge Verpflegungsmehraufwand für ausgewählte Länder ab einem Aufenthalt von 24 Stunden pro Kalendertag:

Dänemark: 58 Euro
Polen: 27 bis 33 Euro (je nach Ort)
Tschechien: 35 Euro
Österreich: 36 Euro
Schweiz: 62 bis 64 Euro
Frankreich: 44 bis 58 Euro
Luxemburg: 47 Euro
Belgien: 42 Euro
Niederlande: 46 Euro
USA: 51 bis 64 Euro
Kanada: 47 bis 51 Euro
Australien: 51 bis 68 Euro
Großbritannien: 45 bis 62 Euro
Brasilien: 51 bis 57 Euro
China: 35 bis 74 Euro
Japan: 51 bis 66 Euro
Südkorea: 58 Euro
VAE: 45 Euro
Saudi-Arabien: 38 bis 48 Euro
Südafrika: 22 bis 29 Euro
Indien: 32 bis 50 Euro

Übernachtungskosten für Dienstreisen im Inland

Auch die Übernachtungskosten seines Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzen – in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen. Übernachtungskosten können im Zeitraum von 48 Monaten unbegrenzt als Werbungskosten abgesetzt oder steuerfrei ersetzt werden. Nach diesem Zeitraum sind nur noch 1.000 Euro monatlich steuerfrei abzugsfähig.

Das gilt wohlgemerkt nur für Inlandsübernachtungen, für das Ausland gelten wiederum festgelegte Pauschbeträge (siehe nächster Absatz).

Für Übernachtungen in Deutschland gibt es aber noch eine Alternative: Ohne Einzelnachweise können Sie pauschal 20 Euro absetzen. Das ist unter besonderen Umständen ausgeschlossen, wenn etwa dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde.

Übernachtungskosten für Dienstreisen im Ausland

Auch bei Übernachtungen im Ausland können entweder die tatsächlich entstandenen Kosten abgesetzt werden – oder ein Pauschbetrag, der sich von Land zu Land und teilweise innerhalb der Länder noch von Stadt zu Stadt unterscheidet. Die Pauschbeträge werden jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium in Absprache mit den Finanzbehörden festgelegt.

Wichtiger Hinweis: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar, für den Werbungskostenabzug sind die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

Beispiel: Für eine Übernachtung in Sydney gilt der Pauschbetrag von 186 Euro, in Hongkong sind es 145 Euro, in Paris 135 Euro. Während eine Übernachtung in der rumänischen Hauptstadt Bukarest mit einer Pauschale von 100 Euro abgesetzt werden kann, gibt es im Rest des Landes nur 62 Euro. Oder Russland: Für St. Petersburg gilt der Pauschbetrag 114 Euro, für Moskau 110 Euro, für Jekaterinenburg 84 Euro und für den Rest des Riesenreichs 58 Euro.

Am unteren Ende des Spektrums befindet sich die Südseeinsel Tonga. Hier steht der Pauschbetrag bei lediglich 36 Euro, im Kosovo sind es 57 Euro, in Kroatien 75 Euro. Aber das sind Ausnahmen: In der Regel liegt der Pauschbetrag in fast jedem Land (und jeder Stadt) bei über 80 Euro.

Pauschbeträge Übernachtungskosten für ausgewählte Länder:

Dänemark: 143 Euro
Polen: 50 bis 105 Euro (je nach Ort)
Tschechien: 94 Euro
Österreich: 104 Euro
Schweiz: 169 bis 195 Euro
Frankreich: 96 bis 152 Euro
Luxemburg: 130 Euro
Belgien: 135 Euro
Niederlande: 119 Euro
USA: 138 bis 314 Euro
Kanada: 134 bis 161 Euro
Australien: 158 bis 184 Euro
Großbritannien: 115 bis 224 Euro
Brasilien: 84 bis 145 Euro
China: 78 bis 145 Euro
Japan: 156 bis 233 Euro
Südkorea: 112 Euro
VAE: 155 Euro
Saudi-Arabien: 80 bis 234 Euro
Südafrika: 94 bis 124 Euro
Indien: 87 bis 145 Euro

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]