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Reisekostenabrechnung: Erklärung, Pauschalen und Tipps

Wenn Sie beruflich unterwegs sind, können Sie Ihre Ausgaben über die Reisekostenabrechnung erstattet bekommen. Oft bekommen Sie die Kosten von Ihrem Arbeitgeber zurück. Falls nicht, können Sie die Kosten für eine Geschäftsreise als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Wir erklären, was eine Reisekostenabrechnung ist, welche Ausgaben erstattet werden können und was Sie dazu wissen müssen…



Reisekostenabrechnung: Erklärung, Pauschalen und Tipps

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Definition: Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist eine schriftliche und übersichtliche Zusammenstellung aller Kosten, die einem Mitarbeiter durch und bei einer Geschäftsreise entstanden sind. Durch die Reisekostenabrechnung können Angestellte sich die Ausgaben vom Arbeitgeber erstatten lassen. Voraussetzung ist, dass die Reise tatsächlich vom Arbeitgeber veranlasst wurde und einen geschäftlichen Zweck hat.

Unternehmen können die erstatteten Reisekosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Bekommen Mitarbeiter eine Erstattung von Ihrem Arbeitgeber, können sie selbst die Ausgaben dann nicht mehr in der Steuererklärung angeben.

Muss der Arbeitgeber Reisekosten erstatten?

Der Arbeitgeber ist nicht grundsätzlich dazu verpflichtet, die Reisekosten von Mitarbeitern zu erstatten. Aus § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) kann sich aber ein Anspruch auf einen Ausgleich der Kosten ergeben. Besser ist es aber, wenn im Vorfeld eindeutig geregelt wird, ob und wie eine Reisekostenerstattung im Unternehmen erfolgt. Das kann im Arbeitsvertrag oder über eine Betriebsvereinbarung geklärt werden.

Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, können Arbeitnehmer diese in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. Tatsächliche Kosten
    Durch Quittungen und Belege können Sie die tatsächlich entstandenen Kosten nachweisen und absetzen. Das lohnt sich vor allem dann, wenn die Kosten in Bezug zu Dienstreisen im vergangenen Jahr hoch waren. Überschreiten die Beträge die geltenden Pauschalen, ist eine steuerliche Absetzung der tatsächlichen Kosten profitabler.
  2. Pauschalen
    Durch die Verpflegungspauschale oder Übernachtungspauschale können Sie ohne Nachweise einen pauschal festgelegten Betrag absetzen – mehr dazu weiter unten im Artikel. Sie können aber auch nur die Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro im Jahr nutzen, wenn Ihre Reisekosten die Summe nicht übersteigen.
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Reisekostenabrechnung: Welche Kosten können erstattet werden?

Über die Reisekostenabrechnung können Sie zahlreiche Ausgaben angeben, die Ihnen im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise im Auftrag des Arbeitgebers entstanden sind. Zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen:

  • Fahrtkosten

    Ob Sie mit dem Auto fahren, den Zug nehmen oder mit dem Flugzeug unterwegs sind: Die Fahrtkosten können durch eine Reisekostenabrechnung erstattet werden. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln brauchen Sie das entsprechende Ticket als Nachweis. Und: Zurückgezahlt werden nur die Kosten für die vorher vereinbarte Klasse. Ist eine Reise in der zweiten Klasse vereinbart, Sie buchen aber in der ersten Klasse, müssen Sie die zusätzlichen Kosten selbst tragen.

  • Übernachtungskosten

    Bei längeren Geschäftsreisen mit Übernachtung können Sie die Übernachtungskosten in voller Höhe über die Reisekostenabrechnung erstattet bekommen. Die Rechnung vom Hotel sollten Sie deshalb unbedingt aufbewahren, wenn die Übernachtung nicht direkt über den Arbeitgeber abgerechnet wird.

  • Verpflegungsmehraufwand

    Auf einer Geschäftsreise müssen Sie sich verpflegen – das ist teurer als zuhause. Über den sogenannten Verpflegungsmehraufwand (oder Verpflegungspauschale) können Sie für Reisen in Deutschland bis zu 28 Euro am Tag abrechnen. Mehr Informationen zum Verpflegungsmehraufwand finden Sie weiter unten im Artikel.

Auch Reisenebenkosten können erstattet werden

Auch hier gilt: Der Arbeitgeber kann die tatsächlich entstanden Kosten lohnsteuerfrei ersetzen. Wichtig ist nur, dass der Arbeitnehmer die entsprechenden Unterlagen und Rechnungen aufbewahrt. Zu den Reisenebenkosten zählen unter anderem:

  • Telefonkosten
  • Trinkgelder
  • Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen
  • Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel am Reiseort
  • Mautgebühren
  • Reisegepäckversicherung und Schließfächer für Aufbewahrung
  • Parkgebühren
  • Mögliche Schadenersatzforderungen bei einem Verkehrsunfalls
  • Kosten für WLAN im Hotel

Da es für Reisenebenkosten keine Pauschbeträge gibt, sind die Belege zum Nachweis der Kosten besonders wichtig. Nur so kann der Arbeitgeber die Kosten erstatten und auch selbst beim Finanzamt angeben.

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Reisekosten mit dem Auto abrechnen

Sind Sie für die Geschäftsreise mit dem privaten Auto unterwegs? Dann gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie die damit verbundenen Kosten für den Pkw in der Reisekostenabrechnung berücksichtigen können:

1. Kilometerpauschale

Die einfachste Methode ist eine Reisekostenabrechnung mit Kilometerpauschale. Dabei gilt: Pro gefahrenem Kilometer können Sie in der Reisekostenabrechnung 30 Cent als Pauschale angeben. Fahren Sie beispielsweise 50 Kilometer, können Sie für das Auto Reisekosten von 15 Euro angeben. Das ist schnell und einfach, aber auch ungenauer und berücksichtigt nicht die tatsächlichen Kosten durch Benzin oder Fahrzeugverschleiß.

2. Fahrzeugindividueller Kilometersatz

Aufwendiger, aber näher an den tatsächlichen Kosten, ist der fahrzeugindividuelle Kilometersatz. Dazu braucht es zunächst eine Rechnung: Sie addieren alle Kosten, die im Jahr für den privaten Pkw anfallen und teilen diese Summe durch die jährlich gefahrenen Kilometer. Zu den Kosten gehören:

  • Benzin
  • Versicherungen
  • Reparaturen
  • Steuern
  • Wartungen
  • Kosten für Garage oder andere Stellplätze
  • Zinsen

Diese Variante eignet sich besonders bei teuren Autos, weil dann der fahrzeugindividuelle Kilometersatz höher als die Kilometerpauschale ist.

Für beide Methoden müssen Sie zudem ein Fahrtenbuch führen. So werden private und berufliche Fahrten klar getrennt. Im Fahrtenbuch vermerken Sie jeweils das Datum der Fahrt, den Kilometerstand zu Beginn und am Ende, das Reiseziel, die Route und den Zweck der Fahrt.


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Reisekostenabrechnung: Verpflegungspauschale im In- und Ausland

Die Kosten für Essen und Trinken können Sie durch die Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung angeben. So werden die höheren Kosten für Ihre Verpflegung berücksichtigt, wenn Sie unterwegs sind. Die Höhe der Pauschale hängt dabei von der Dauer Ihres auswärtigen Aufenthalts ab: Sie sind mindestens acht Stunden unterwegs, können Sie 14 Euro erstattet bekommen. Bei einer Auswärtstätigkeit von vollen 24 Stunden beträgt die Pauschale in der Reisekostenabrechnung 28 Euro. An- und Abreisetage werden mit jeweils 14 Euro berechnet.

Reisekostenabrechnung: Verpflegungspauschale Inland

Abwesenheit Pauschale
Bis 8h 0 Euro
8 bis 24h 14 Euro
Volle 24h 28 Euro
An- & Abreise Tag je 14 Euro



Die Pauschale kann nicht erhöht, aber gekürzt werden. Haben Sie beispielsweise eine Übernachtung mit Frühstück gebucht, wird die Pauschale entsprechend gekürzt. Bei einem Frühstück werden von der Tagespauschale 20 Prozent abgezogen. Für Mittag- oder Abendessen jeweils 40 Prozent. Das gilt beispielsweise auch, wenn Sie auf der beruflichen Reise von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen werden.

Beispiel für die Verpflegungspauschale in den Reisekosten

Sie reisen am 1. Juli mit der Bahn nach Berlin, bleiben dort zwei ganze Tage und fahren mittags am 4. Juli zurück nach Köln. Das Hotel inklusive Frühstück wird vom Arbeitgeber gezahlt. Für den Anreisetag können Sie 14 Euro abrechnen, für den Abreisetag werden von den 14 Euro für das bereits gezahlte Frühstück 5,60 Euro abgezogen – bleiben 8,40 Euro. Für die beiden vollen Tage bleibt eine Pauschale von jeweils 22,40 Euro (28 Euro – 5,60 Euro).

Insgesamt können Sie in der Reisekostenabrechnung einen Betrag von 67,20 Euro erstattet bekommen.

Reisekosten: Verpflegungspauschale im Ausland

Wenn Ihre Geschäftsreise ins Ausland führt, gelten andere Pauschalen. Entscheidend für die Höhe ist dabei das jeweilige Land. Das gilt auch für die Übernachtungskosten. Diese können ebenfalls als Pauschale je nach Land abgerechnet werden

Reisekostenabrechnung: Verpflegungspauschale Ausland

Land ab 8h ab 24h Übernachtung
Argentinien 24 € 35 € 113 €
Estland 20 € 29 € 85 €
Frankreich* 53 € 36 € 105 €
GBR* 35 € 52 € 99 €
Japan* 35 € 52 € 190 €
Litauen 17 € 26 € 109 €
Malta 31 € 46 € 114 €
Mexiko 32 € 48 € 177 €
Niederlande 32 € 47 € 122 €
Österreich 27 € 40 € 108 €
Schweiz 43 € 64 € 180 €
USA* 40 € 59 € 182 €
VAE 44 € 65 € 156 €

(* je nach Region)


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