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Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Für höhere Kosten, die Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit haben, können sie Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Dieser finanzielle Ausgleich soll eine Benachteiligung von Arbeitnehmern auf Dienstreise verhindern, da Ausgaben für Lebensmittel unterwegs teurer sind.

Mehraufwand ist das, was über die Kosten für Reise und Unterkunft hinausgeht. Meist übernimmt das Unternehmen über die Reisekostenabrechnung solche Kosten.

Höhe für den Verpflegungsmehraufwand

Sind Sie mindestens für acht Stunden aus beruflichen Gründen unterwegs, entsteht Ihnen ein Verpflegungsmehraufwand. Für diesen Zeitraum gibt es eine Verpflegungspauschale von 14 Euro. Bei einer Auswärtstätigkeit für einen ganzen Tag – also volle 24 Stunden, stehen Ihnen 28 Euro zu.

Verpflegungsmehraufwand Pauschale

Unsere Tabelle zeigt die Übersicht für den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland:

Abwesenheit	Verpflegungsmehraufwand
Bis 8h	0 Euro
8 bis 24h	14 Euro
Volle 24h	28 Euro
An- & Abreise Tag	je 14 Euro

Verpflegungsmehraufwand ohne Nachweis

Wichtig: Es geht um einen VerpflegungsMEHRaufwand. Der finanzielle Ausgleich ist lediglich ein Zuschuss und ersetzt nicht die vollständigen Kosten für sämtliche Mahlzeiten oder Snacks zwischendurch. Genau deshalb existieren Pauschalen – Belege und Einzelnachweise über höhere Ausgaben sind unerheblich.

Kleine Verpflegungspauschale
Bei einer auswärtigen Tätigkeit zwischen 8 und 24 Stunden wird von der kleinen Verpflegungspauschale gesprochen. Sie beträgt 14 Euro.
Große Verpflegungspauschale
Ein ganztägiger beruflicher Aufenthalt außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte berechtigt zur großen Verpflegungspauschale von 28 Euro.

Wann hat man Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Sie können den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand nutzen, wenn Sie mindestens acht Stunden lang aus beruflichen Gründen auf Anweisung Ihres Arbeitgebers unterwegs sind. Dabei muss es sich um eine Auswärtstätigkeit handeln: Sie arbeiten in dieser Zeit nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (häufig das Büro) und auch nicht im Homeoffice von zuhause aus. Bei kürzeren dienstlichen Terminen besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand – solange keine auswärtige Übernachtung vorliegt.

Übernachten Sie woanders, können Sie die kleine Pauschale für den Mehraufwand geltend machen. Für solche An- und Abreisetage gibt es keine Mindestabwesenheit.

Wer bekommt Verpflegungsmehraufwand?

Die Pauschbeträge stehen grundsätzlich jedem Arbeitnehmer zu, der sich auf einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit in entsprechendem Umfang befindet. Es ist egal, ob Sie einen längeren Auswärtstermin haben, für das Unternehmen eine Messe besuchen oder eine Dienstreise machen. Auch Berufskraftfahrer können eine Pauschale von acht Euro absetzen, wenn sie die Nacht im Fahrzeug verbringen.

Wie bekomme ich den Ausgleich?

Den Verpflegungsmehraufwand können Sie nur geltend machen, wenn Sie in Vorkasse gegangen sind. Heißt: Während der auswärtigen Tätigkeit haben Sie die Kosten für Ihre Verpflegung getragen. Erst im Nachhinein können Sie eine Erstattung bekommen. Dafür gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

1. Verpflegungsmehraufwand per Reisekostenabrechnung erhalten

Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand direkt mit der Reisekostenabrechnung bezahlen und erstatten. Bis zur Höhe des Pauschalbetrages ist diese Erstattung vom Arbeitgeber steuerfrei. Meist existieren im Betrieb entsprechende Formulare, die der Arbeitnehmer für eine Erstattung ausfüllen muss.

2. Verpflegungsmehraufwand per Steuererklärung erhalten

Findet die Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwands nicht durch den Arbeitgeber bei der Abrechnung statt, ist der Pauschalbetrag steuerlich absetzbar. Sie können den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand: Abzüge für übernommene Kosten

Der Verpflegungsmehraufwand gleicht höhere Kosten aus, die Ihnen durch den Aufenthalt an einem anderen Ort entstehen. Das gilt jedoch nur, wenn Sie die Kosten tatsächlich selbst tragen müssen. Übernimmt der Arbeitgeber von Anfang an die Kosten für Ihre Verpflegung – beispielsweise sind Frühstück und Abendessen im Hotel bereits bezahlt und inklusive – werden diese aus dem Mehraufwand herausgerechnet.

Für vom Chef bezahlte Mahlzeiten wird die Pauschale prozentual gekürzt. Grundlage der Berechnung ist jeweils der Mehraufwand einer Abwesenheit von 24 Stunden:

Frühstück: Kürzung der Pauschale um 20 Prozent.
Mittagessen: Kürzung der Pauschale um 40 Prozent.
Abendessen: Kürzung der Pauschale um 40 Prozent.

In konkreten Zahlen bedeutet das: Übernimmt der Arbeitgeber Kosten für das Frühstück, wird der Mehraufwand um 5,60 Euro reduziert. Bei Mittag- und Abendessen fallen jeweils 11,20 Euro weg.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Die obigen Pauschalbeträge gelten nur im Inland, also für berufliche Reisen und Übernachtungen innerhalb Deutschlands. Ist die auswärtige Tätigkeit mit einem Auslandsaufenthalt verbunden, gelten oft höhere Pauschalen. Das Bundesfinanzministerium gibt die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland bekannt. In der folgenden Tabelle finden Sie die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland für ausgewählte Ländern.

Tabelle: Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Land	Mind. 18h	Mind 24h	Übernachtung
Argentinien	24 Euro	35 Euro	113 Euro
Estland	20 Euro	29 Euro	85 Euro
Frankreich*	39 Euro	58 Euro	159 Euro
GBR*	35 Euro	52 Euro	99 Euro
Japan*	35 Euro	52 Euro	190 Euro
Litauen	17 Euro	26 Euro	109 Euro
Malta	31 Euro	46 Euro	114 Euro
Mexiko	32 Euro	48 Euro	177 Euro
Niederlande	32 Euro	47 Euro	122 Euro
Österreich	33 Euro	50 Euro	117 Euro
Schweiz*	43 Euro	66 Euro	140 Euro
USA*	40 Euro	59 Euro	182 Euro
VAE	44 Euro	65 Euro	156 Euro

(* je nach Region)

Im Ausland gelten dieselben Kürzungen wie im Inland: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Mahlzeit, verringert sich die Verpflegungspauschale beim Frühstück um 20 Prozent, beim Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.

Zeitliche Begrenzung für Verpflegungsmehraufwand

Wer längere Zeit auf Dienstreise ist, kann lediglich für drei Monate am Stück Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Danach ist eine mindestens vierwöchige Unterbrechung notwendig, um den Anspruch auf die dreimonatige Zahlung zu erneuern. Keinen Grund spielt die Art der Unterbrechung – ob aus gesundheitlichen Gründen oder für Urlaub.

Auslandspauschale an Ab- und Anreisetag

Bei Auslandsreisen richtet sich die Höhe des Verpflegungsmehraufwandes danach, wann Sie Ihren Zielort erreichen. Bei der Anreise ist die Verpflegungspauschale des Landes entscheidend, das Sie vor 24 Uhr erreichen. Reisen Sie auf der Rückreise beispielsweise durch mehrere Länder, richtet sich die Pauschale nach dem Land, in dem Sie zuletzt beruflich tätig waren – auch wenn ein anderes Land auf der Durchreise höhere Pauschalen hat.

Beispiele: Berechnung für den Verpflegungsmehraufwand

Zum besseren Verständnis zeigen folgende Beispiele, wie sich der Verpflegungsmehraufwand berechnet:

Beispiel mit mehrtägiger Übernachtung und Frühstück

Ein Arbeitnehmer reist beruflich mit der Bahn am 1. März von München nach Hamburg, bleibt dort zwei volle Tage und tritt am 4. März die Rückreise an. Die Hotelübernachtung inklusive Frühstück übernimmt der Arbeitgeber. Dabei ergeben sich folgende Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand:

Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro
Tag 2 und 3: Verpflegungsmehraufwand von jeweils 28 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit, abzüglich je 5,60 Euro für das Frühstück. Pro Tag können somit 22,40 Euro angesetzt werden.
Abreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro, abzüglich 5,60 Euro für Frühstück

Auf der Reisekostenabrechnung kann der Mitarbeiter dann folgenden Verpflegungsmehraufwand angeben:

14 Euro + 22,40 Euro + 22,40 Euro + 8,40 Euro = 67,20 Euro

Beispiel bei kurzer Abwesenheit

Ein Arbeitnehmer reist morgens um 8 Uhr von Münster nach Dortmund, um von 10 bis 14 Uhr an einem Workshop teilzunehmen. Morgens frühstückt er am Bahnhof und isst in der Mittagspause in einem Restaurant vor Ort. Um 15.30 Uhr ist er wieder im Büro zurück.

In diesem Fall entsteht kein Verpflegungsmehraufwand, da die Dienstreise nicht die entsprechenden Kriterien erfüllt. Die Abwesenheit beträgt keine vollen acht Stunden, auch findet die Rückreise am selben Tag statt.

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