Verpflegungsmehraufwand: Das müssen Sie wissen

Wer aus beruflichen Gründen für einen oder auch mehrere Tage unterwegs und verreist ist, muss dabei einige Kosten decken. Bei diesen im Fachausdruck als Auswärtstätigkeit bezeichneten Aufenthalten sind die Ausgaben für die Verpflegung in der Regel deutlich höher als zuhause. Um dies auszugleichen, ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand gesetzlich geregelt. Dieser soll gewährleisten, dass Arbeitnehmer nicht benachteiligt werden und mehr bezahlen müssen, wenn sie aus beruflichen Gründen unterwegs sind. Allerdings gibt es beim Verpflegungsmehraufwand auch einige Fragezeichen, Verwirrungen und wichtige Regeln, die Sie kennen sollten. Wir zeigen, was es mit dem Verpflegungsmehraufwand auf sich hat und was Sie dazu wissen sollten…

Verpflegungsmehraufwand Definition: Was ist das überhaupt?

Zuhause ist es nicht nur am schönsten, sondern auch besonders günstig. Verpflegung kann preiswert im Supermarkt eingekauft und in den eigenen vier Wänden zubereitet werden. In vielen Jobs gehören Reisen aber fast schon zum Berufsalltag. Mal sind es nur ein oder zwei Tage, manchmal eine Woche, in einigen Fällen sogar ein ganzer Monat oder noch länger.

Solche Auswärtstätigkeiten können ganz schön teuer werden – wobei die Rede nicht von der Unterkunft oder der Reise selbst ist, die ohnehin als Reisekosten vom Unternehmen bezahlt werden. Doch Arbeitnehmer müssen sich auch verpflegen, wenn sie beruflich unterwegs sind. Einen Kaffee zum mitnehmen, Mittags noch etwas zu essen – entweder auch auf die Hand oder im Restaurant – und Getränke kosten auswärts auch deutlich mehr als das Wasser zuhause.

Soll heißen: Bei auswärtigen Tätigkeiten müssen Arbeitnehmer tiefer in die Tasche greifen. Um dies auszugleichen, gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, der in § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes geregelt wird. Hier heißt es:

Wird der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig, sind die Mehraufwendungen für Verpflegung nach Maßgabe des § 9 Absatz 4a abziehbar.

Wichtig ist dabei, dass es sich um einen VerpflegungsMEHRaufwand handelt – nicht um einen Verpflegungsaufwand. Wie auch im Gesetzestext festgehalten, sollten die Mehraufwendungen, nicht die kompletten tatsächlichen Kosten ausgeglichen werden. Es bringt Ihnen daher nichts, wenn Sie versuchen, mit Rechnungen und Belegen die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend zu machen.

Wie bekomme ich den Verpflegungsmehraufwand erstattet?

Der Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands steht Ihnen – wenn keine besonderen Voraussetzungen vorliegen – in jedem Fall zu, wenn der zusätzliche Aufwand tatsächlich geschäftlich beziehungsweise beruflich bedingt war. Sind Sie also beruflich unterwegs und erfüllen die nötigen Punkte für den Verpflegungsmehraufwand (genaueres dazu weiter unten), können Sie die Pauschale geltend machen – doch wie bekommen Sie am Ende tatsächlich Ihre zusätzlichen Ausgaben zurück?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand gleich mit der Reisekostenabrechnung bezahlen und erstatten. Bis zur Höhe des Pauschalbetrages ist diese Erstattung vom Arbeitgeber steuerfrei.

Findet die Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwands nicht direkt durch den Arbeitgeber bei der Abrechnung statt, ist der Pauschalbetrag steuerlich absetzbar. Bedeutet für Sie: Sie können den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2017?

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von mehreren Faktoren ab. Wie bereits angesprochen gewährleistet sein, dass es sich tatsächlich um eine berufliche Auswärtstätigkeit handelt, damit überhaupt ein Anspruch besteht. Darüberhinaus entscheiden die Dauer und der Ort der auswärtigen Tätigkeit darüber, wie hoch die Pauschale für den Verpflegungsaufwand ausfällt.

Unterschieden werden nach dem zeitlichen drei pauschale Beträge für den Verpflegungsmehraufwand im Inland:

Verpflegungsmehraufwand: Abwesenheit von mindestens 24 Stunden
Sind Sie als Arbeitnehmer an einem Kalendertag volle 24 Stunden, also den ganzen Tag, nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstelle, sondern an einem anderen Ort beruflich tätig, wird dafür ein pauschaler Verpflegungsmehraufwand von 24 Euro angerechnet.

Verpflegungsmehraufwand: Abwesenheit am An- oder Abreisetag
Auch An- oder Abreisetage rechtfertigen einen Verpflegungsmehraufwand, wenn Sie an diesem, einem vorhergehenden oder einem anschließenden Tag woanders übernachten. Hier beträgt der Verpflegungsmehraufwand 12 Euro pro Tag. Eine zeitliche Vorgabe in Stunden besteht für An- und Abreisetage nicht.

Verpflegungsmehraufwand: Abwesenheit von mindestens 8 Stunden
Sind Sie nur während des Tages für mindestens acht Stunden bei einer Auswärtstätigkeit und übernachten nicht an einem anderen Ort, können Sie dafür einen Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro geltend machen.

Sind Sie an einem Tag weniger als acht Stunden beruflich unterwegs und übernachten auch nicht an einem anderen Ort, wird dafür kein Verpflegungsmehraufwand fällig. Zusätzlich gilt: Dauert eine Auswärtstätigkeit an einem Ort länger als drei Monate am Stück an, können die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand nicht mehr genutzt werden. Wird diese Dauer hingegen von Zeiträumen unterbrochen, an denen der Arbeitnehmer wieder an seiner ersten Tätigkeitsstelle oder zuhause ist, kann auch die Pauschale bei erneutem Antritt angewendet werden.

Außerdem gibt es Sonderregelungen zu beachten, wenn Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Unternehmen gestellt und bezahlt werden. Erhalten Sie also die Verpflegung vor Ort auf Kosten des Arbeitgebers, beispielsweise wenn Frühstück und Abendessen bereits bezahlt und im Hotel inklusive sind, müssen diese aus dem Verpflegungsmehraufwand herausgerechnet und der Betrag entsprechend gekürzt werden.

Für das Frühstück fallen dabei 20 Prozent der Pauschale weg, für ein Mittag- oder Abendessen wird der Mehraufwand um je 40 Prozent gekürzt. Bei der Berechnung wird dabei jeweils die Pauschale der Abwesenheit von 24 Stunden zugrunde gelegt.

Verpflegungsmehraufwand: Ein Beispiel

Die verschiedenen Regelungen und Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand erscheinen anfangs kompliziert und unübersichtlich, sind in der Praxis aber meist recht schnell und einfach nachzuvollziehen. Um Ihnen das Verständnis zu erleichtern und die wichtigsten Grundsätze greifbarer zu machen, haben wir ein einfaches Beispiel zum Verpflegungsmehraufwand für Sie erstellt.

Stellen Sie sich vor, Sie werden von Ihrem Arbeitgeber für vier Tage innerhalb Deutschlands auf eine Geschäftsreise geschickt. Sie übernachten in einem Hotel, das Frühstück ist jeweils inklusive Der Ablauf der Reise sieht dabei wie folgt aus:

1. Tag Sie reisen um 17 Uhr mit der Bahn an den Zielort und kommen am Abend an.
2. Tag Nach dem Frühstück verbringen Sie den Tag auf einer großen Tagung, wo Sie Ihren Arbeitgeber repräsentieren.
3. Tag Sie müssen gleich nach dem Frühstück los, da der Tag mit Kundenterminen gefüllt ist.
4. Tag Die Abreise ist für 11:30 Uhr angesetzt. Sie nutzen noch das Frühstück und machen sich dann auf den Weg.

Da die Reise beruflich ist, steht Ihnen ein Verpflegungsmehraufwand zu – die Frage ist daher, wie hoch der Betrag ausfällt. Für den ersten Tag werden als Anreisetag pauschal 12 Euro angerechnet. Aufgrund der Anreise ist es egal, ob die 8 Stunden erreicht werden.

Der zweite und dritte Tag werden jeweils mit der vollen 24 Stunden Pauschale angesetzt, zu beachten ist allerdings das Frühstück, das auf Kosten des Arbeitgebers geht und somit aus dem Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden muss. 20 Prozent der 24 Euro fallen somit pro Tag weg – das macht eine Kürzung von 4,80 Euro pro Tag. Es bleiben für den zweiten und dritten Tag jeweils 19,20 Euro als Mehraufwand.

Der vierte und letzte Tag ist Abreisetag und somit pauschal mit 12 Euro zu berechnen, auch hier muss jedoch erneut das Frühstück abgezogen werden. 12 Euro weniger 4,80 Euro macht einen Verpflegungsmehraufwand von 7,20 Euro für den letzten Tag.

Am Ende steht Ihnen somit ein Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 57,60 Euro (12 Euro (1. Tag) + 19,20 Euro (2. Tag) + 19,20 Euro (3. Tag) + 7,20 Euro (4. Tag) zu.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Die obigen Pauschalbeträge gelten nur im Inland, also für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands. Ist die auswärtige Tätigkeit mit einem Auslandsaufenthalt verbunden, gelten dabei auch andere – in der Regel höhere – Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand.

In der folgenden Liste finden Sie die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für ausgewählte Länder ab einem Aufenthalt von 24 Stunden pro Kalendertag und in Klammern den Mehraufwand bei einem Aufenthalt von mehr als 8 Stunden beziehungsweise am An- oder Abreisetag.

Dänemark: 60 Euro – (40 Euro)
Polen: 27 bis 33 Euro (je nach Ort) – (18 bis 22 Euro)
Tschechische Republik: 35 Euro – (24 Euro)
Österreich: 36 Euro – (24 Euro)
Schweiz: 64 Euro in Genf, sonst 62 Euro – (43 Euro in Genf, sonst 41 Euro)
Frankreich: 44 bis 58 Euro (je nach Ort) – (29 bis 39 Euro)
Luxemburg: 47 Euro – (32 Euro)
Belgien: 41 Euro – (28 Euro)
Niederlande: 46 Euro – (31 Euro)
USA: 51 bis 64 Euro (je nach Ort) – (34 bis 34 Euro)
Kanada: 35 bis 52 Euro – (24 bis 35 Euro)
Australien: 56 bis 59 Euro – (37 bis 40 Euro)
Großbritannien: 62 Euro in London, sonst 45 Euro – (41 Euro in London, sonst 30 Euro)
Brasilien: 47 bis 54 Euro – (32 bis 36 Euro)
China: 35 bis 74 Euro – (24 bis 49 Euro)
Japan: 53 Euro in Tokio, sonst 51 Euro – (36 Euro in Tokio, sonst 34 Euro)
Südkorea: 58 Euro – (39 Euro)
Vereinigte Arabische Emirate: 45 Euro – (30 Euro)
Saudi-Arabien: 38 bis 48 Euro – (25 bis 32 Euro)
Südafrika: 22 bis 29 Euro – (15 bis 20 Euro)
Indien: 32 bis 50 Euro – (21 bis 33 Euro)