Verpflegungsmehraufwand: Neuerungen bei den Spesen
Wer aus beruflichen Gründen für einen oder auch mehrere Tage unterwegs und verreist ist, muss dabei einige Kosten decken. Bei diesen im Fachausdruck als Auswärtstätigkeit bezeichneten Aufenthalten sind die Ausgaben für die Verpflegung in der Regel deutlich höher als Zuhause. Um dies auszugleichen, ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand gesetzlich geregelt. Dieser soll gewährleisten, dass Arbeitnehmer nicht benachteiligt werden und mehr bezahlen müssen, wenn sie aus beruflichen Gründen unterwegs sind. Allerdings gibt es beim Verpflegungsmehraufwand auch einige Fragezeichen, Verwirrungen und wichtige Regeln, die Sie kennen sollten. Wir zeigen, was es mit dem Verpflegungsmehraufwand auf sich hat und was Sie dazu wissen sollten…
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
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Verpflegungsmehraufwand: Was versteht man darunter?
Zuhause ist es nicht nur am schönsten, sondern auch besonders günstig. Verpflegung kann preiswert im Supermarkt eingekauft und in den eigenen vier Wänden zubereitet werden. In vielen Jobs gehören Reisen aber fast schon zum Berufsalltag. Mal sind es nur ein oder zwei Tage, manchmal eine Woche, in einigen Fällen sogar ein ganzer Monat oder noch länger.
Solche Auswärtstätigkeiten, die sich abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (erste Tätigkeitsstätte) zutragen, können ganz schön teuer werden – wobei die Rede nicht von der Unterkunft oder der Reise selbst ist, die ohnehin als Reisekostenabrechnung vom Unternehmen bezahlt werden.
Doch Arbeitnehmer müssen sich auch verpflegen, wenn sie beruflich unterwegs sind. Einen Kaffee zum mitnehmen, Mittags noch etwas zu essen – entweder auch auf die Hand oder im Restaurant – und Getränke kosten auswärts auch deutlich mehr als das Wasser Zuhause.
Soll heißen: Bei auswärtigen Tätigkeiten müssen Arbeitnehmer tiefer in die Tasche greifen. Um dies auszugleichen, gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, der in Paragraph § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes geregelt wird.
Wichtig ist dabei, dass es sich um einen VerpflegungsMEHRaufwand handelt – nicht um einen Verpflegungsaufwand. Wie auch im Gesetzestext festgehalten, sollten die Mehraufwendungen, nicht die kompletten tatsächlichen Kosten ausgeglichen werden. Es bringt Ihnen daher nichts, wenn Sie versuchen, mit Rechnungen und Belegen die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend zu machen.
Verpflegungspauschale 2019: Das ist Ihr Anspruch
Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von mehreren Faktoren ab. Wie bereits angesprochen, muss dabei gewährleistet sein, dass es sich tatsächlich um eine berufliche Auswärtstätigkeit handelt, damit überhaupt ein Anspruch besteht. Darüberhinaus entscheiden die Dauer und der Ort der auswärtigen Tätigkeit darüber, wie hoch die Pauschale für den Verpflegungsaufwand ausfällt.
Unterschieden werden drei pauschale Beträge für den Verpflegungsmehraufwand im Inland, die hin und wieder auch als große und kleine Spesenpauschale unterschieden werden:
Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden
Sind Sie nur während des Tages für mindestens acht Stunden bei einer Auswärtstätigkeit und übernachten nicht an einem anderen Ort, können Sie dafür einen Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro geltend machen (kleine Spesenpauschale).
Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 24 Stunden
Sind Sie als Arbeitnehmer an einem Kalendertag volle 24 Stunden, also den ganzen Tag, nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstelle, sondern an einem anderen Ort beruflich tätig, wird dafür ein pauschaler Verpflegungsmehraufwand von 24 Euro angerechnet (große Spesenpauschale).
Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit am An- oder Abreisetag
Auch An- oder Abreisetage rechtfertigen einen Verpflegungsmehraufwand, wenn Sie an diesem, einem vorhergehenden oder einem anschließenden Tag woanders übernachten. Hier beträgt der Verpflegungsmehraufwand 12 Euro pro Tag. Eine zeitliche Vorgabe in Stunden besteht für An- und Abreisetage nicht (kleine Spesenpauschale).
Der Verpflegungsmehraufwand 2019 im Überblick:
| Abwesenheit | Verpflegungsmehraufwand |
|---|---|
| 8 bis 24 Stunden | 12 Euro |
| volle 24 Stunden | 24 Euro |
| Auswärtige Übernachtung | 20 Euro |
| Frühstück übernimmt Arbeitgeber, Kürzung um | 4,80 Euro |
| Mittagessen übernimmt Arbeitgeber, Kürzung um | 9,60 Euro |
| Abendessen übernimmt Arbeitgeber, Kürzung um | 9,60 Euro |
Sind Sie an einem Tag weniger als acht Stunden beruflich unterwegs und übernachten auch nicht an einem anderen Ort, wird dafür kein Verpflegungsmehraufwand fällig.
Außerdem gibt es Sonderregelungen, wenn Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Unternehmen gestellt und bezahlt werden. Erhalten Sie also die Verpflegung vor Ort auf Kosten des Arbeitgebers, beispielsweise wenn Frühstück und Abendessen bereits bezahlt und im Hotel inklusive sind, müssen diese aus dem Verpflegungsmehraufwand herausgerechnet und der Betrag entsprechend gekürzt werden.
Für das Frühstück fallen dabei 20 Prozent der Pauschale weg, für ein Mittag- oder Abendessen wird der Mehraufwand um je 40 Prozent gekürzt. Bei der Berechnung wird dabei jeweils die Pauschale der Abwesenheit von 24 Stunden zugrunde gelegt.
Wie bekomme ich den Verpflegungsmehraufwand erstattet?
Der Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands steht Ihnen – wenn keine besonderen Voraussetzungen vorliegen – in jedem Fall zu, wenn der zusätzliche Aufwand tatsächlich geschäftlich beziehungsweise beruflich bedingt war. Sind Sie also beruflich unterwegs und erfüllen die nötigen Punkte für den Verpflegungsmehraufwand (genaueres dazu weiter unten), können Sie die Pauschale geltend machen – doch wie bekommen Sie am Ende tatsächlich Ihre zusätzlichen Ausgaben zurück?
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand gleich mit der Reisekostenabrechnung bezahlen und erstatten. Bis zur Höhe des Pauschalbetrages ist diese Erstattung vom Arbeitgeber steuerfrei.
Findet die Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwands nicht direkt durch den Arbeitgeber bei der Abrechnung statt, ist der Pauschalbetrag steuerlich absetzbar. Bedeutet für Sie: Sie können den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.
Übrigens ist der Verpflegungsmehraufwand keine Sache, die jeder Arbeitgeber persönlich regeln kann. Im Gegenteil. Die Höhe der Spesen wird vom Finanzministerium herausgegeben und ist damit allgemein gültig.
Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Die obigen Pauschalbeträge gelten nur im Inland, also für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands. Ist die auswärtige Tätigkeit mit einem Auslandsaufenthalt verbunden, gelten dabei auch andere – in der Regel höhere – Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand.
In der folgenden Liste finden Sie die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für ausgewählte Länder ab einem Aufenthalt von 24 Stunden pro Kalendertag und in Klammern den Mehraufwand bei einem Aufenthalt von mehr als 8 Stunden beziehungsweise am An- oder Abreisetag.
Auch hier gilt: Übernimmt der Arbeitgeber Mahlzeiten, werden diese zu einem gewissen Prozentsatz vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen:
| Mahlzeiten | Verpflegungsmehraufwand (Prozent des Tagessatzes) |
|---|---|
| Frühstück | 20 Prozent |
| Mittagessen | 40 Prozent |
| Abendessen | 40 Prozent |
Neue Pauschalen im Ausland: Hier gibt es 2019 mehr
Im Jahr 2019 wurde der Verpflegungsmehraufwand für Aufenthalte in einigen Ländern erhöht. Dazu gehören:
| Land | Aufenthalt mind. 24h | An- & Abreisetag mehr als 8h | Übernachtungskosten pauschal |
|---|---|---|---|
| Österreich | 40 Euro pro Tag | 27 Euro | 108 Euro |
| Spanien* | 34 Euro pro Tag | 23 Euro | 115 Euro |
| Polen* | 29 Euro pro Tag | 20 Euro | 160 Euro |
| Griechenland* | 36 Euro pro Tag | 24 Euro | 135 Euro |
*je nach Region
In anderen Ländern, sieht der Verpflegungsmehraufwand im Jahr 2019 folgendermaßen aus:
| Land | Aufenthalt mind. 24h | An- & Abreisetag mehr als 8h | Übernachtungskosten pauschal |
|---|---|---|---|
| USA* | 51 Euro pro Tag | 34 Euro | 138 Euro |
| Großbritannien* | 45 Euro pro Tag | 30 Euro | 115 Euro |
| Frankreich* | 44 Euro pro Tag | 29 Euro | 115 Euro |
| Schweiz* | 62 Euro pro Tag | 41 Euro | 169 Euro |
*je nach Region
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