Key Facts
- Definition: Die Reisekostenabrechnung ist eine detaillierte Aufstellung aller Ausgaben, die Mitarbeiter durch eine beruflich veranlasste Geschäftsreise bezahlt haben.
- Erstattungspflicht: Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, tatsächlich anfallende und mit Belegen nachgewiesene Kosten zu erstatten (§ 670 BGB).
- Bestandteile: Klassische Reisekosten sind Ausgaben für Dienstfahrten ( Auto, Bahn), Übernachtung und Verpflegung vor Ort.
- Verpflegungspauschalen: Eine Pauschale erhalten Sie für die Verpflegung in Höhe von 14 € am An- und Abreisetag sowie 28 € für einen vollen Tag der Auswärtstätigkeit.
Muss der Arbeitgeber Reisekosten erstatten?
Verreisen Sie auf Anweisung des Arbeitgebers, muss dieser alle Ausgaben dafür erstatten. Hierfür gibt es jedoch zwei unterschiedliche Formen:
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Erstattung per Reisekostenabrechnung
In der Regel übernehmen Arbeitgeber alle Kosten für eine Dienstreise, sobald Mitarbeiter hierfür eine Reisekostenabrechnung einreichen und die Ausgaben mit entsprechenden Belegen nachweisen. Die Erstattung ist für Sie als Arbeitnehmer komplett steuer- und sozialversicherungsfrei.
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Absetzung bei der Steuer
Erstattet der Arbeitgeber die Kosten nicht, können Sie diese zumindest als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Dadurch reduzieren Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen. Sie bekommen das Geld zwar nicht direkt zurück, erhalten aber möglicherweise eine Steuerrückzahlung.
Hinweis: Grundsätzlich ist nur eine der beiden Optionen möglich! Bekommen Sie vom Chef eine steuerfreie Erstattung, können Sie die Reisekosten nicht noch zusätzlich in der Steuererklärung angeben.
Was zählt zu den Reisekosten?
In der Reisekostenabrechnung können Sie verschiedene Ausgaben angeben, die Ihnen im Kontext der Geschäftsreise entstanden sind. Zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen:
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Fahrtkosten
Ob Sie mit dem Auto fahren, die Bahn nehmen oder mit dem Flugzeug unterwegs sind: Alle diese Reisekosten können per Reisekostenabrechnung erstattet werden. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln brauchen Sie das entsprechende Ticket als Nachweis. Zurückgezahlt werden jedoch nur die Kosten für die vorher vereinbarte Klasse! Wurde eine Reise in der 2. Klasse vereinbart, während Sie in der 1. Klasse reisen, müssen Sie die zusätzlichen Kosten selbst tragen.
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Übernachtungskosten
Bei längeren Geschäftsreisen mit Übernachtung können Sie sich ebenfalls die Übernachtungskosten in voller Höhe erstatten lassen. Hierfür benötigen Sie unbedingt die Rechnung vom Hotel. Aufbewahren!
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Verpflegungsmehraufwand
Auf einer Geschäftsreise müssen Sie genauso essen oder trinken wie zu Hause. Weil das auswärts oftmals teurer ist, können Sie über den „Verpflegungsmehraufwand“ (Synonym: Verpflegungspauschale) für Reisen in Deutschland bis zu 28 € am Tag abrechnen. Mehr Informationen zum Verpflegungsmehraufwand finden Sie weiter unten im Artikel.
Können auch Reisenebenkosten erstattet werden?
Als Reisenebenkosten zählen Ausgaben, die während und durch die Reise zusätzlich anfallen. Auch diese kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Zu den Reisenebenkosten zählen:
- Telefonkosten
- Trinkgelder
- Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen
- Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel am Reiseort
- Mautgebühren
- Reisegepäckversicherung und Schließfächer für Aufbewahrung
- Parkgebühren
- Mögliche Schadenersatzforderungen bei einem Verkehrsunfall
- Kosten für WLAN im Hotel
Da es für Reisenebenkosten keine Pauschbeträge gibt, sind stets alle Belege zum Nachweis der Kosten erforderlich. Nur so kann der Arbeitgeber die Ausgaben erstatten und selbst beim Finanzamt geltend machen.
Reisekosten mit dem Auto abrechnen
Sind Sie für die Geschäftsreise mit dem privaten Auto unterwegs? Dann gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie die damit verbundenen Kosten für den Pkw in der Reisekostenabrechnung berücksichtigen. Wichtig: Für beide Methoden müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, um die gefahrenen Kilometer genau nachzuweisen:
1. Kilometerpauschale
Die einfachste Methode ist eine Reisekostenabrechnung per Kilometerpauschale. Dabei gilt: Pro gefahrenem Kilometer können Sie in der Reisekostenabrechnung 30 Cent als Pauschale angeben. Fahren Sie beispielsweise 50 Kilometer, können Sie für das Auto Reisekosten von 15 Euro angeben. Das ist schnell und einfach, aber auch ungenauer und berücksichtigt nicht die tatsächlichen Kosten durch Benzin oder Fahrzeugverschleiß. Wichtig ist die Unterscheidung zur Pendlerpauschale für den Arbeitsweg (nicht für Dienstreisen): Diese wurde erhöht und liegt bei 38 Cent pro Kilometer.
2. Fahrzeugindividueller Kilometersatz
Aufwendiger, aber näher an den tatsächlichen Kosten, ist der fahrzeugindividuelle Kilometersatz. Dazu addieren Sie zunächst alle Kosten, die im Jahr für den privaten Pkw anfallen, und teilen diese Summe durch die pro Jahr gefahrenen Kilometer. Zu den Kosten gehören:
- Benzin
- Versicherungen
- Reparaturen
- Steuern
- Wartungen
- Kosten für Garage oder andere Stellplätze
- Zinsen
Diese Variante eignet sich besonders bei teuren Autos, weil dann der fahrzeugindividuelle Kilometersatz höher als die Kilometerpauschale ist.
Reisekostenabrechnung: Verpflegungspauschale im Inland
Die Kosten für Essen und Trinken können Sie durch die Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung angeben. Die Höhe der Pauschale richtet sich dabei im Inland zunächst nach der Dauer Ihres auswärtigen Aufenthalts: Sind Sie mindestens für 8 Stunden aus beruflichen Gründen unterwegs, gilt ein Verpflegungsmehraufwand von 14 €. Bei einer Auswärtstätigkeit für einen ganzen Tag – also volle 24 Stunden – stehen Ihnen 28 € zu.
Verpflegungsmehraufwand Pauschale
Unsere Tabelle zeigt die Übersicht für den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland:
Abwesenheit |
Pauschale |
| Bis 8h | 0 € |
| 8 bis 24h | 14 € |
| Volle 24h | 28 € |
| An- & Abreise Tag | je 14 € |
Die Pauschale kann nicht erhöht, aber gekürzt werden. Haben Sie beispielsweise eine Übernachtung mit Frühstück gebucht, wird die Pauschale entsprechend gekürzt, weil die Kosten bereits abgedeckt sind. Bei einem Frühstück werden von der Tagespauschale 20 % abgezogen. Für Mittag- oder Abendessen jeweils 40 %. Das gilt auch, wenn Sie auf der beruflichen Reise von einem Geschäftspartner zum Essen eingeladen werden.
Beispiel für die Verpflegungspauschale in den Reisekosten
Sie reisen am 1. Juli mit der Bahn nach Berlin, bleiben dort 2 Tage und fahren mittags am 4. Juli zurück nach Köln. Das Hotel inklusive Frühstück wird vom Arbeitgeber gezahlt. Für den Anreisetag können Sie 14 € abrechnen, für den Abreisetag werden von den 14 € für das bereits gezahlte Frühstück 5,60 € abgezogen – es bleiben 8,40 €. Für die beiden vollen Tage bleibt eine Pauschale von jeweils 22,40 € (28 € – 5,60 €). Insgesamt können Sie in der Reisekostenabrechnung einen Betrag von 67,20 € erstattet bekommen.
Reisekosten: Verpflegungspauschale im Ausland
Wenn Ihre Geschäftsreise ins Ausland führt, gelten andere Pauschalen. Entscheidend für die Höhe ist dabei das jeweilige Land. Das gilt auch für die Übernachtungskosten. Diese können ebenfalls als Pauschale je nach Land abgerechnet werden (* = je nach Region):
Tabelle: Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Land |
8h |
24h |
Nacht |
| Argentinien | 24 € | 35 € | 113 € |
| Estland | 20 € | 29 € | 85 € |
| Frankreich* | 39 € | 58 € | 159 € |
| GBR* | 35 € | 52 € | 99 € |
| Japan* | 35 € | 52 € | 190 € |
| Litauen | 17 € | 26 € | 109 € |
| Malta | 31 € | 46 € | 114 € |
| Mexiko | 32 € | 48 € | 177 € |
| Niederlande | 32 € | 47 € | 122 € |
| Österreich | 33 € | 50 € | 117 € |
| Schweiz* | 43 € | 66 € | 140 € |
| USA* | 40 € | 59 € | 182 € |
| VAE | 44 € | 65 € | 156 € |
Im Ausland gelten dieselben Kürzungen wie im Inland: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Mahlzeit, verringert sich die Verpflegungspauschale beim Frühstück um 20 Prozent, beim Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.
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