Verpflegungsmehraufwand 2022: Tabelle für In- & Ausland

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2022?

Sind Sie mindestens für acht Stunden aus beruflichen Gründen unterwegs und müssen sich dabei versorgen, steht Ihnen der Verpflegungsmehraufwand zu. Für diesen Zeitraum gibt es eine Pauschale von 14 Euro. Bei einer Auswärtstätigkeit für einen ganzen Tag – also volle 24 Stunden, stehen Ihnen 28 Euro zu. Unsere Tabelle zeigt die Übersicht für den Verpflegungsmehraufwand 2022 in Deutschland:

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein finanzieller Ausgleich für die höheren Kosten, die Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit haben. Da die Ausgaben für Lebensmittel unterwegs teurer sind, soll so eine Benachteiligung von Arbeitnehmern auf Dienstreise verhindert werden. Der Mehraufwand geht somit über die Kosten für Reise und Unterkunft hinaus, die über die Reisekostenabrechnung übernommen werden.

Wichtig: Es geht um einen VerpflegungsMEHRaufwand. Er soll nicht die kompletten, tatsächlichen Kosten für Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Kaffee und Snacks zwischendurch ausgleichen. Genau deshalb werden Pauschalen angesetzt – Belege und Einzelnachweise über die tatsächlichen Ausgaben werden nicht berücksichtigt.

• Kleine Verpflegungspauschale
  Bei einer auswärtigen Tätigkeit zwischen 8 und 24 Stunden wird von der kleinen Verpflegungspauschale gesprochen. Sie beträgt 14 Euro.
• Große Verpflegungspauschale
  Ein ganztägiger beruflicher Aufenthalt außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte berechtigt zur großen Verpflegungspauschale von 28 Euro.

Wann hat man Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?

Sie können den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand nutzen, wenn Sie mindestens acht Stunden lang aus beruflichen Gründen auf Anweisung Ihres Arbeitgebers unterwegs sind. Dabei muss es sich um eine Auswärtstätigkeit handeln: Sie arbeiten in dieser Zeit nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (häufig das Büro) und auch nicht im Homeoffice von zuhause aus. Bei kürzeren dienstlichen Terminen besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand – solange keine auswärtige Übernachtung vorliegt.

Übernachten Sie woanders, können Sie die kleine Pauschale für den Mehraufwand geltend machen. Für solche An- und Abreisetage gibt es keine Mindestabwesenheit.

Wer bekommt Verpflegungsmehraufwand?

Die Pauschbeträge stehen grundsätzlich jedem Arbeitnehmer zu, der sich auf einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit in entsprechendem Umfang befindet. Es ist egal, ob Sie einen längeren Auswärtstermin haben, für das Unternehmen eine Messe besuchen oder eine Dienstreise machen. Auch Berufskraftfahrer können eine Pauschale von acht Euro absetzen, wenn sie die Nacht im Fahrzeug verbringen.

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Wie bekomme ich den Ausgleich?

Den Verpflegungsmehraufwand können Sie nur nutzen und geltend machen, wenn Sie in Vorkasse gegangen sind. Heißt: Während der auswärtigen Tätigkeit haben Sie die Kosten für Ihre Verpflegung getragen. Erst im Nachhinein können Sie eine Erstattung bekommen. Dafür gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

1. Reisekostenabrechnung
   Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand direkt mit der Reisekostenabrechnung bezahlen und erstatten. Bis zur Höhe des Pauschalbetrages ist diese Erstattung vom Arbeitgeber steuerfrei. Oft gibt es dafür im Betrieb entsprechende Formulare, die für eine Erstattung ausgefüllt werden müssen.
2. Steuererklärung
   Findet die Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwands nicht durch den Arbeitgeber bei der Abrechnung statt, ist der Pauschalbetrag steuerlich absetzbar. Sie können den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand: Abzüge für übernommene Kosten

Der Verpflegungsmehraufwand gleicht höhere Kosten aus, die Ihnen durch den Aufenthalt an einem anderen Ort entstehen. Das gilt jedoch nur, wenn Sie die Kosten tatsächlich selbst tragen müssen. Übernimmt der Arbeitgeber von Anfang an die Kosten für Ihre Verpflegung – beispielsweise sind Frühstück und Abendessen im Hotel bereits bezahlt und inklusive – werden diese aus dem Mehraufwand herausgerechnet.

Für vom Chef bezahlte Mahlzeiten wird die Pauschale prozentual gekürzt. Grundlage der Berechnung ist jeweils der Mehraufwand einer Abwesenheit von 24 Stunden:

• Frühstück: Kürzung der Pauschale um 20 Prozent.
• Mittagessen: Kürzung der Pauschale um 40 Prozent.
• Abendessen: Kürzung der Pauschale um 40 Prozent.

In konkreten Zahlen bedeutet das: Übernimmt der Arbeitgeber Kosten für das Frühstück, wird der Mehraufwand um 5,60 Euro reduziert. Bei Mittag- und Abendessen fallen jeweils 11,20 Euro weg.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Die obigen Pauschalbeträge gelten nur im Inland, also für berufliche Reisen und Übernachtungen innerhalb Deutschlands. Ist die auswärtige Tätigkeit mit einem Auslandsaufenthalt verbunden, gelten andere – in der Regel höhere – Pauschalen. Das Bundesfinanzministerium gibt die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland bekannt. In der folgenden Tabelle finden Sie die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland für ausgewählte Ländern.

Tabelle: Verpflegungsmehraufwand im Ausland

(* je nach Region)

Im Ausland gelten dieselben Kürzungen wie im Inland: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Mahlzeit, verringert sich die Verpflegungspauschale beim Frühstück um 20 Prozent, beim Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.

Berechnungsbeispiele für Verpflegungsmehraufwand

Bei den vielen Zahlen kann man den Überblick verlieren. Zum besseren Verständnis haben wir zwei Beispiele erstellt, um die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes zu zeigen:

Beispiel mit mehrtägiger Übernachtung und Frühstück

Ein Arbeitnehmer reist beruflich mit der Bahn am 1. März von München nach Hamburg, bleibt dort zwei volle Tage und tritt am 4. März die Rückreise an. Die Hotelübernachtung inklusive Frühstück wird vom Arbeitgeber übernommen. Dabei ergeben sich folgende Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand:

• Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro
• Tag 2 und 3: Verpflegungsmehraufwand von jeweils 28 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit, abzüglich je 5,60 Euro für das Frühstück. Pro Tag können somit 22,40 Euro angesetzt werden.
• Abreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro, abzüglich 5,60 Euro für Frühstück

Auf der Reisekostenabrechnung kann dann folgender Verpflegungsmehraufwand angegeben werden:

14 Euro + 22,40 Euro + 22,40 Euro + 8,40 Euro = 67,20 Euro

Beispiel bei kurzer Abwesenheit

Ein Arbeitnehmer reist morgens um 8 Uhr von Münster nach Dortmund, um von 10 bis 14 Uhr an einem Workshop teilzunehmen. Morgens frühstückt er am Bahnhof und isst in der Mittagspause in einem Restaurant vor Ort. Um 15.30 Uhr ist er wieder im Büro zurück.

Als Verpflegungsmehraufwand kann in diesem Fall gar keine Pauschale angegeben werden, da die Dienstreise nicht die entsprechenden Kriterien erfüllt. Die Abwesenheit beträgt keine vollen acht Stunden, auch findet die Rückreise am selben Tag statt.

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