Verpflegungsmehraufwand: Neuerungen bei den Spesen

Wer aus beruflichen Gründen für einen oder auch mehrere Tage unterwegs und verreist ist, muss dabei einige Kosten decken. Bei diesen im Fachausdruck als Auswärtstätigkeit bezeichneten Aufenthalten sind die Ausgaben für die Verpflegung in der Regel deutlich höher als Zuhause. Um dies auszugleichen, ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand gesetzlich geregelt. Dieser soll gewährleisten, dass Arbeitnehmer nicht benachteiligt werden und mehr bezahlen müssen, wenn sie aus beruflichen Gründen unterwegs sind. Allerdings gibt es beim Verpflegungsmehraufwand auch einige Fragezeichen, Verwirrungen und wichtige Regeln, die Sie kennen sollten. Wir zeigen, was es mit dem Verpflegungsmehraufwand auf sich hat und was Sie dazu wissen sollten…

Verpflegungspauschale 2020: Das ist Ihr Anspruch

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von mehreren Faktoren ab. Wie bereits angesprochen, muss dabei gewährleistet sein, dass es sich tatsächlich um eine berufliche Auswärtstätigkeit handelt, damit überhaupt ein Anspruch besteht. Darüber hinaus entscheiden die Dauer und der Ort der auswärtigen Tätigkeit darüber, wie hoch die Pauschale für den Verpflegungsaufwand ausfällt.

Zum 1. Januar 2020 wurden die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand erneut angehoben. Unterschieden werden drei pauschale Beträge für den Verpflegungsmehraufwand im Inland, die hin und wieder auch als große und kleine Spesenpauschale unterschieden werden:

• Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden

  Sind Sie nur während des Tages für mindestens acht Stunden bei einer Auswärtstätigkeit und übernachten nicht an einem anderen Ort, können Sie dafür einen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro geltend machen (kleine Spesenpauschale).

• Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 24 Stunden

  Sind Sie als Arbeitnehmer an einem Kalendertag volle 24 Stunden, also den ganzen Tag, nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstelle, sondern an einem anderen Ort beruflich tätig, wird dafür ein pauschaler Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro angerechnet (große Spesenpauschale).

• Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit am An- oder Abreisetag

  Auch An- oder Abreisetage rechtfertigen einen Verpflegungsmehraufwand, wenn Sie an diesem, einem vorhergehenden oder einem anschließenden Tag woanders übernachten. Hier beträgt der Verpflegungsmehraufwand 14 Euro pro Tag. Eine zeitliche Vorgabe in Stunden besteht für An- und Abreisetage nicht (kleine Spesenpauschale).

Der Verpflegungsmehraufwand 2020 im Überblick:

Sind Sie an einem Tag weniger als acht Stunden beruflich unterwegs und übernachten auch nicht an einem anderen Ort, wird dafür kein Verpflegungsmehraufwand fällig.

Außerdem gibt es Sonderregelungen, wenn Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Unternehmen gestellt und bezahlt werden. Erhalten Sie also die Verpflegung vor Ort auf Kosten des Arbeitgebers, beispielsweise wenn Frühstück und Abendessen bereits bezahlt und im Hotel inklusive sind, müssen diese aus dem Verpflegungsmehraufwand herausgerechnet werden.

Der Betrag muss dann wie folgt gekürzt werden:

• Für das Frühstück fallen dabei 20 Prozent der Pauschale weg,
• für ein Mittag- oder Abendessen wird der Mehraufwand um je 40 Prozent gekürzt.

Kommt dabei ein Minusbetrag zustande, wird dem Reisenden nichts angerechnet, vielmehr liegt die Erstattung dann bei 0 Euro. Bei der Berechnung wird dabei jeweils die Pauschale der Abwesenheit von 24 Stunden zugrunde gelegt.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Die obigen Pauschalbeträge gelten nur im Inland, also für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands. Ist die auswärtige Tätigkeit mit einem Auslandsaufenthalt verbunden, gelten dabei auch andere – in der Regel höhere – Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Die Beträge kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen.

Vergangenes Jahr hat das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland (PDF) für 2020 bekanntgegeben.

In den nachfolgenden Listen finden Sie die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für ausgewählte Länder ab einem Aufenthalt von 24 Stunden pro Kalendertag und in Klammern den Mehraufwand bei einem Aufenthalt von mehr als 8 Stunden beziehungsweise am An- oder Abreisetag.

Auch hier gilt: Übernimmt der Arbeitgeber Mahlzeiten, werden diese zu einem gewissen Prozentsatz vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen:

Neue Pauschalen im Ausland: Hier gibt es 2020 mehr

Im Jahr 2020 wurde der Verpflegungsmehraufwand für Aufenthalte in einigen Ländern erhöht. Dazu gehören:

*je nach Region

In anderen Ländern, sieht der Verpflegungsmehraufwand im Jahr 2020 folgendermaßen aus:

*je nach Region

Berechnungsbeispiele für Verpflegungsmehraufwand

Zur Illustration zwei Beispiele:

Ein Arbeitnehmer reist beruflich mit der Bahn am 1. März von München nach Hamburg, bleibt dort zwei volle Tage und tritt am 4. März die Rückreise an. Die Hotelübernachtung inklusive Frühstück wird vom Arbeitgeber übernommen. Folgende Pauschalen ergeben sich:

• Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro
• Tag 2 und 3: Verpflegungsmehraufwand von insgesamt 56 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit, abzüglich 11,20 Euro für Frühstück
• Abreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro, abzüglich 5,60 Euro für Frühstück

Das heißt, auf einer Reisekostenabrechnung kann der Arbeitgeber folgende Ausgaben als Verpflegungsmehraufwand angeben:

14 Euro + 22,40 Euro + 22,40 Euro + 8,40 Euro = 67,20 Euro

Anders stellt es sich bei diesem Beispiel dar:

Ein Arbeitnehmer reist morgens um 8 Uhr von Münster nach Dortmund, um von 10 bis 14 Uhr an einem Workshop teilzunehmen. Um 15.30 Uhr ist er wieder im Büro zurück. Als Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitnehmer nichts angeben, da seine Dienstreise nicht die entsprechenden Kriterien erfüllt.

Die Abwesenheit beträgt keine vollen acht Stunden, auch findet die Rückreise am selben Tag statt. Bei einer mehrtägigen Abwesenheit hingegen würde automatisch vergütet.