Verpflegungsmehraufwand: Bedeutung, Höhe 2021 für In- und Ausland

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Definition: Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Zuhause ist es nicht nur am schönsten, sondern auch besonders günstig. Einkauf im Supermarkt und Zubereitung in den eigenen vier Wänden spart Geld im Vergleich zur auswärtigen Verpflegung. Doch in vielen Jobs gehören Reisen fast schon zum Berufsalltag. Mal nur ein oder zwei Tage, manchmal eine Woche, in einigen Fällen sogar ein ganzer Monat oder länger.

Solche Auswärtstätigkeiten abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (erste Tätigkeitsstätte) können ganz schön teuer werden. Nicht für Unterkunft oder die Reise selbst, die als Reisekostenabrechnung vom Unternehmen bezahlt werden. Arbeitnehmer müssen sich unterwegs verpflegen. Kaffee am Morgen, Mittag- und Abendessen im Restaurant, Getränke für den gesamten Tag. Für alles müssen Arbeitnehmer tiefer in die Tasche greifen.

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Ausgleich, den das Einkommenssteuergesetzes in Paragraph § 4 Absatz 5 Nummer 5 regelt. Hier heißt es:

Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern: Mehraufwendungen für die Verpflegung des Steuerpflichtigen. Wird der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig, sind die Mehraufwendungen für Verpflegung (…) abziehbar.

Keine Einzelnachweise für Verpflegung

Wichtig ist zu verstehen: Es handelt sich schon dem Begriff nach um einen VerpflegungsMEHRaufwand – nicht um einen Verpflegungsaufwand. Wie auch im Gesetzestext festgehalten, soll es ein Ausgleich für die Mehraufwendungen eines Steuerpflichtigen sein, nicht für die kompletten tatsächlichen Kosten.

Aus diesem Grund gibt es Verpflegungspauschalen, die für die Kosten angerechnet werden. Belege und Einzelnachweise über Ihre tatsächlichen Ausgaben werden beim Verpflegungsmehraufwand nicht berücksichtigt.

Verpflegungsmehraufwand 2021: So hoch sind die Pauschalen

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von mehreren Faktoren ab. Wie bereits angesprochen, muss dabei gewährleistet sein, dass es sich tatsächlich um eine berufliche Auswärtstätigkeit handelt, damit überhaupt ein Anspruch besteht. Auch entscheiden die Dauer und der Ort der auswärtigen Tätigkeit darüber, wie hoch die Pauschale für den Verpflegungsaufwand ausfällt.

Für das Jahr 2021 gelten folgenden Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand; die auch die auch als große und kleine Spesenpauschale bezeichnet werden:

Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden

Sind Sie nur während des Tages für mindestens acht Stunden bei einer Auswärtstätigkeit und übernachten nicht an einem anderen Ort, können Sie dafür einen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro geltend machen (kleine Spesenpauschale
Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 24 Stunden

Sind Sie als Arbeitnehmer an einem Kalendertag volle 24 Stunden, also den ganzen Tag, nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstelle, sondern an einem anderen Ort beruflich tätig, wird dafür ein pauschaler Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro angerechnet (große Spesenpauschale).
Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit am An- oder Abreisetag

Auch An- oder Abreisetage rechtfertigen einen Verpflegungsmehraufwand, wenn Sie an diesem, einem vorhergehenden oder einem anschließenden Tag woanders übernachten. Hier beträgt der Verpflegungsmehraufwand 14 Euro pro Tag. Eine zeitliche Vorgabe in Stunden besteht für An- und Abreisetage nicht (kleine Spesenpauschale).

Sind Sie an einem Tag weniger als acht Stunden beruflich unterwegs und übernachten auch nicht an einem anderen Ort, wird dafür kein Verpflegungsmehraufwand fällig. Wer für drei Stunden einen auswärtigen Termin hat und sich dabei versorgen muss, fällt entsprechend keine Pauschale an.

Tabelle: Aktuelle Verpflegungspauschalen im Überblick

Außerdem gibt es Sonderregelungen, wenn Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Unternehmen gestellt und bezahlt werden. Erhalten Sie die Verpflegung vor Ort auf Kosten des Arbeitgebers, beispielsweise wenn Frühstück und Abendessen bereits bezahlt und im Hotel inklusive sind, müssen diese aus dem Verpflegungsmehraufwand herausgerechnet werden.

Der Betrag wird dann prozentual gekürzt. Grundlage der Berechnung ist jeweils die Pauschale der Abwesenheit von 24 Stunden:

Für das Frühstück fallen 20 Prozent der Pauschale weg,
für ein Mittag- oder Abendessen wird der Mehraufwand um je 40 Prozent gekürzt.

Abwesenheit	Verpflegungspauschale
8 bis 24 Stunden	14 Euro
volle 24 Stunden	28 Euro
Auswärtige Übernachtung	20 Euro
Frühstück übernimmt Arbeitgeber	Kürzung um 5,60 Euro
Mittagessen übernimmt Arbeitgeber	Kürzung um 11,20 Euro
Abendessen übernimmt Arbeitgeber	Kürzung um 11,20 Euro

Wie bekomme ich den Ausgleich?

Der Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands steht Ihnen – wenn keine besonderen Voraussetzungen vorliegen – in jedem Fall zu, wenn der zusätzliche Aufwand beruflich bedingt war. Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit können Sie den Mehraufwand geltend machen. Doch wie bekommen Sie tatsächlich Ihre zusätzlichen Ausgaben zurück?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten:

Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand gleich mit der Reisekostenabrechnung bezahlen und erstatten. Bis zur Höhe des Pauschalbetrages ist diese Erstattung vom Arbeitgeber steuerfrei.
Findet die Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwands nicht direkt durch den Arbeitgeber bei der Abrechnung statt, ist der Pauschalbetrag steuerlich absetzbar. Sie können den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Die obigen Pauschalbeträge gelten nur im Inland, also für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands. Ist die auswärtige Tätigkeit mit einem Auslandsaufenthalt verbunden, gelten dabei auch andere – in der Regel höhere – Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Das Bundesfinanzministerium gibt dabei die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland (PDF)bekannt.

In der folgenden Liste finden Sie die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland für ausgewählte Länder ab einem Aufenthalt von 24 Stunden pro Kalendertag und in Klammern den Mehraufwand bei einem Aufenthalt von mehr als 8 Stunden beziehungsweise am An- oder Abreisetag. Auch hier gilt: Übernimmt der Arbeitgeber Mahlzeiten, werden diese zu denselben Prozentsätzen vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Land	Aufenthalt mind. 24h	An- & Abreisetag mehr als 8h	Übernachtungskosten pauschal
Argentinien	35 Euro	24 Euro	113 Euro
Belgien	42 Euro	28 Euro	135 Euro
Dänemark	58 Euro	39 Euro	143 Euro
Estland	29 Euro	20 Euro	85 Euro
Frankreich*	44 Euro	29 Euro	115 Euro
Großbritannien*	45 Euro	30 Euro	115 Euro
Japan*	52 Euro	35 Euro	190 Euro
Litauen	26 Euro	17 Euro	109 Euro
Malta	46 Euro	31 Euro	114 Euro
Mexiko	48 Euro	32 Euro	177 Euro
Niederlande	47 Euro	32 Euro	122 Euro
Österreich*	40 Euro	27 Euro	108 Euro
Schweiz*	62 Euro	41 Euro	169 Euro
USA*	51 Euro	34 Euro	138 Euro
VAE	65 Euro	44 Euro	156 Euro

*je nach Region

Berechnungsbeispiele für Verpflegungsmehraufwand

Bei den vielen Zahlen kann man den Überblick verlieren. Zum besseren Verständnis haben wir deshalb zwei Beispiele erstellt:

Beispiel mit mehrtägiger Übernachtung und Frühstück

Ein Arbeitnehmer reist beruflich mit der Bahn am 1. März von München nach Hamburg, bleibt dort zwei volle Tage und tritt am 4. März die Rückreise an. Die Hotelübernachtung inklusive Frühstück wird vom Arbeitgeber übernommen. Dabei ergeben sich folgende Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand:

Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro
Tag 2 und 3: Verpflegungsmehraufwand von jeweils 28 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit, abzüglich je 5,60 Euro für Frühstück. Pro Tag können somit 22,40 Euro angesetzt werden.
Abreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro, abzüglich 5,60 Euro für Frühstück

Auf einer Reisekostenabrechnung kann dann folgender Verpflegungsmehraufwand angegeben werden:

14 Euro + 22,40 Euro + 22,40 Euro + 8,40 Euro = 67,20 Euro

Beispiel bei kurzer Abwesenheit

Ein Arbeitnehmer reist morgens um 8 Uhr von Münster nach Dortmund, um von 10 bis 14 Uhr an einem Workshop teilzunehmen. Morgens frühstückt er am Bahnhof und isst in der Mittagspause in einem Restaurant vor Ort. Um 15.30 Uhr ist er wieder im Büro zurück.

Als Verpflegungsmehraufwand kann in diesem Fall gar keine Pauschale angegeben werden, da die Dienstreise nicht die entsprechenden Kriterien erfüllt. Die Abwesenheit beträgt keine vollen acht Stunden, auch findet die Rückreise am selben Tag statt.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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