Verpflegungsmehraufwand: Bedeutung, Höhe 2021 für In- und Ausland

Wer aus beruflichen Gründen für einen oder auch mehrere Tage unterwegs und verreist ist, muss dabei einige Kosten decken. Bei dieser Auswärtstätigkeit sind die Ausgaben für die Verpflegung in der Regel deutlich höher als Zuhause. Um dies auszugleichen, ist der Verpflegungsmehraufwand gesetzlich geregelt. Er soll gewährleisten, dass Arbeitnehmer nicht benachteiligt werden und mehr bezahlen müssen, wenn sie aus beruflichen Gründen unterwegs sind. Allerdings gibt es beim Verpflegungsmehraufwand auch einige Fragezeichen, Verwirrungen und wichtige Regeln, die Sie kennen sollten. Wir zeigen, was es mit dem Verpflegungsmehraufwand auf sich hat, wie hoch die aktuellen Verpflegungspauschalen im In- und Ausland sind und was Sie dazu wissen sollten…

Verpflegungsmehraufwand: Bedeutung, Höhe 2021 für In- und Ausland

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Definition: Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Zuhause ist es nicht nur am schönsten, sondern auch besonders günstig. Einkauf im Supermarkt und Zubereitung in den eigenen vier Wänden spart Geld im Vergleich zur auswärtigen Verpflegung. Doch in vielen Jobs gehören Reisen fast schon zum Berufsalltag. Mal nur ein oder zwei Tage, manchmal eine Woche, in einigen Fällen sogar ein ganzer Monat oder länger.

Solche Auswärtstätigkeiten abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (erste Tätigkeitsstätte) können ganz schön teuer werden. Nicht für Unterkunft oder die Reise selbst, die als Reisekostenabrechnung vom Unternehmen bezahlt werden. Arbeitnehmer müssen sich unterwegs verpflegen. Kaffee am Morgen, Mittag- und Abendessen im Restaurant, Getränke für den gesamten Tag. Für alles müssen Arbeitnehmer tiefer in die Tasche greifen.

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Ausgleich, den das Einkommenssteuergesetzes in Paragraph § 4 Absatz 5 Nummer 5 regelt. Hier heißt es:

Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern: Mehraufwendungen für die Verpflegung des Steuerpflichtigen. Wird der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig, sind die Mehraufwendungen für Verpflegung (…) abziehbar.

Keine Einzelnachweise für Verpflegung

Wichtig ist zu verstehen: Es handelt sich schon dem Begriff nach um einen VerpflegungsMEHRaufwand – nicht um einen Verpflegungsaufwand. Wie auch im Gesetzestext festgehalten, soll es ein Ausgleich für die Mehraufwendungen eines Steuerpflichtigen sein, nicht für die kompletten tatsächlichen Kosten.

Aus diesem Grund gibt es Verpflegungspauschalen, die für die Kosten angerechnet werden. Belege und Einzelnachweise über Ihre tatsächlichen Ausgaben werden beim Verpflegungsmehraufwand nicht berücksichtigt.

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Verpflegungsmehraufwand 2021: So hoch sind die Pauschalen

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von mehreren Faktoren ab. Wie bereits angesprochen, muss dabei gewährleistet sein, dass es sich tatsächlich um eine berufliche Auswärtstätigkeit handelt, damit überhaupt ein Anspruch besteht. Auch entscheiden die Dauer und der Ort der auswärtigen Tätigkeit darüber, wie hoch die Pauschale für den Verpflegungsaufwand ausfällt.

Für das Jahr 2021 gelten folgenden Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand; die auch die auch als große und kleine Spesenpauschale bezeichnet werden:

  • Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden

    Sind Sie nur während des Tages für mindestens acht Stunden bei einer Auswärtstätigkeit und übernachten nicht an einem anderen Ort, können Sie dafür einen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro geltend machen (kleine Spesenpauschale

  • Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 24 Stunden

    Sind Sie als Arbeitnehmer an einem Kalendertag volle 24 Stunden, also den ganzen Tag, nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstelle, sondern an einem anderen Ort beruflich tätig, wird dafür ein pauschaler Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro angerechnet (große Spesenpauschale).

  • Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit am An- oder Abreisetag

    Auch An- oder Abreisetage rechtfertigen einen Verpflegungsmehraufwand, wenn Sie an diesem, einem vorhergehenden oder einem anschließenden Tag woanders übernachten. Hier beträgt der Verpflegungsmehraufwand 14 Euro pro Tag. Eine zeitliche Vorgabe in Stunden besteht für An- und Abreisetage nicht (kleine Spesenpauschale).

Sind Sie an einem Tag weniger als acht Stunden beruflich unterwegs und übernachten auch nicht an einem anderen Ort, wird dafür kein Verpflegungsmehraufwand fällig. Wer für drei Stunden einen auswärtigen Termin hat und sich dabei versorgen muss, fällt entsprechend keine Pauschale an.

Tabelle: Aktuelle Verpflegungspauschalen im Überblick

Außerdem gibt es Sonderregelungen, wenn Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Unternehmen gestellt und bezahlt werden. Erhalten Sie die Verpflegung vor Ort auf Kosten des Arbeitgebers, beispielsweise wenn Frühstück und Abendessen bereits bezahlt und im Hotel inklusive sind, müssen diese aus dem Verpflegungsmehraufwand herausgerechnet werden.

Der Betrag wird dann prozentual gekürzt. Grundlage der Berechnung ist jeweils die Pauschale der Abwesenheit von 24 Stunden:

  • Für das Frühstück fallen 20 Prozent der Pauschale weg,
  • für ein Mittag- oder Abendessen wird der Mehraufwand um je 40 Prozent gekürzt.
Abwesenheit Verpflegungspauschale
8 bis 24 Stunden 14 Euro
volle 24 Stunden 28 Euro
Auswärtige Übernachtung 20 Euro
Frühstück übernimmt Arbeitgeber Kürzung um 5,60 Euro
Mittagessen übernimmt Arbeitgeber Kürzung um 11,20 Euro
Abendessen übernimmt Arbeitgeber Kürzung um 11,20 Euro


Wie bekomme ich den Ausgleich?

Der Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands steht Ihnen – wenn keine besonderen Voraussetzungen vorliegen – in jedem Fall zu, wenn der zusätzliche Aufwand beruflich bedingt war. Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit können Sie den Mehraufwand geltend machen. Doch wie bekommen Sie tatsächlich Ihre zusätzlichen Ausgaben zurück?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand gleich mit der Reisekostenabrechnung bezahlen und erstatten. Bis zur Höhe des Pauschalbetrages ist diese Erstattung vom Arbeitgeber steuerfrei.
  • Findet die Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwands nicht direkt durch den Arbeitgeber bei der Abrechnung statt, ist der Pauschalbetrag steuerlich absetzbar. Sie können den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.


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Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Die obigen Pauschalbeträge gelten nur im Inland, also für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands. Ist die auswärtige Tätigkeit mit einem Auslandsaufenthalt verbunden, gelten dabei auch andere – in der Regel höhere – Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Das Bundesfinanzministerium gibt dabei die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland (PDF)bekannt.

In der folgenden Liste finden Sie die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland für ausgewählte Länder ab einem Aufenthalt von 24 Stunden pro Kalendertag und in Klammern den Mehraufwand bei einem Aufenthalt von mehr als 8 Stunden beziehungsweise am An- oder Abreisetag. Auch hier gilt: Übernimmt der Arbeitgeber Mahlzeiten, werden diese zu denselben Prozentsätzen vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Land Aufenthalt
mind. 24h
An- & Abreisetag
mehr als 8h
Übernachtungskosten
pauschal
Argentinien 35 Euro 24 Euro 113 Euro
Belgien 42 Euro 28 Euro 135 Euro
Dänemark 58 Euro 39 Euro 143 Euro
Estland 29 Euro 20 Euro 85 Euro
Frankreich* 44 Euro 29 Euro 115 Euro
Großbritannien* 45 Euro 30 Euro 115 Euro
Japan* 52 Euro 35 Euro 190 Euro
Litauen 26 Euro 17 Euro 109 Euro
Malta 46 Euro 31 Euro 114 Euro
Mexiko 48 Euro 32 Euro 177 Euro
Niederlande 47 Euro 32 Euro 122 Euro
Österreich* 40 Euro 27 Euro 108 Euro
Schweiz* 62 Euro 41 Euro 169 Euro
USA* 51 Euro 34 Euro 138 Euro
VAE 65 Euro 44 Euro 156 Euro

*je nach Region

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Berechnungsbeispiele für Verpflegungsmehraufwand

Bei den vielen Zahlen kann man den Überblick verlieren. Zum besseren Verständnis haben wir deshalb zwei Beispiele erstellt:

Beispiel mit mehrtägiger Übernachtung und Frühstück

Ein Arbeitnehmer reist beruflich mit der Bahn am 1. März von München nach Hamburg, bleibt dort zwei volle Tage und tritt am 4. März die Rückreise an. Die Hotelübernachtung inklusive Frühstück wird vom Arbeitgeber übernommen. Dabei ergeben sich folgende Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand:

  • Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro
  • Tag 2 und 3: Verpflegungsmehraufwand von jeweils 28 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit, abzüglich je 5,60 Euro für Frühstück. Pro Tag können somit 22,40 Euro angesetzt werden.
  • Abreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro, abzüglich 5,60 Euro für Frühstück

Auf einer Reisekostenabrechnung kann dann folgender Verpflegungsmehraufwand angegeben werden:

14 Euro + 22,40 Euro + 22,40 Euro + 8,40 Euro = 67,20 Euro

Beispiel bei kurzer Abwesenheit

Ein Arbeitnehmer reist morgens um 8 Uhr von Münster nach Dortmund, um von 10 bis 14 Uhr an einem Workshop teilzunehmen. Morgens frühstückt er am Bahnhof und isst in der Mittagspause in einem Restaurant vor Ort. Um 15.30 Uhr ist er wieder im Büro zurück.

Als Verpflegungsmehraufwand kann in diesem Fall gar keine Pauschale angegeben werden, da die Dienstreise nicht die entsprechenden Kriterien erfüllt. Die Abwesenheit beträgt keine vollen acht Stunden, auch findet die Rückreise am selben Tag statt.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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