Verpflegungsmehraufwand: Neuerungen bei den Spesen

Wer aus beruflichen Gründen für einen oder auch mehrere Tage unterwegs und verreist ist, muss dabei einige Kosten decken. Bei diesen im Fachausdruck als Auswärtstätigkeit bezeichneten Aufenthalten sind die Ausgaben für die Verpflegung in der Regel deutlich höher als Zuhause. Um dies auszugleichen, ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand gesetzlich geregelt. Dieser soll gewährleisten, dass Arbeitnehmer nicht benachteiligt werden und mehr bezahlen müssen, wenn sie aus beruflichen Gründen unterwegs sind. Allerdings gibt es beim Verpflegungsmehraufwand auch einige Fragezeichen, Verwirrungen und wichtige Regeln, die Sie kennen sollten. Wir zeigen, was es mit dem Verpflegungsmehraufwand auf sich hat und was Sie dazu wissen sollten…

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Verpflegungsmehraufwand: Neuerungen bei den Spesen

Verpflegungsmehraufwand: Was versteht man darunter?

Zuhause ist es nicht nur am schönsten, sondern auch besonders günstig. Verpflegung kann preiswert im Supermarkt eingekauft und in den eigenen vier Wänden zubereitet werden. In vielen Jobs gehören Reisen aber fast schon zum Berufsalltag. Mal sind es nur ein oder zwei Tage, manchmal eine Woche, in einigen Fällen sogar ein ganzer Monat oder noch länger.

Solche Auswärtstätigkeiten, die sich abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (erste Tätigkeitsstätte) zutragen, können ganz schön teuer werden – wobei die Rede nicht von der Unterkunft oder der Reise selbst ist, die ohnehin als Reisekostenabrechnung vom Unternehmen bezahlt werden.

Doch Arbeitnehmer müssen sich auch verpflegen, wenn sie beruflich unterwegs sind. Einen Kaffee zum mitnehmen, Mittags noch etwas zu essen – entweder auch auf die Hand oder im Restaurant – und Getränke kosten auswärts auch deutlich mehr als das Wasser Zuhause.

Soll heißen: Bei auswärtigen Tätigkeiten müssen Arbeitnehmer tiefer in die Tasche greifen. Um dies auszugleichen, gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand, der in Paragraph § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes geregelt wird. Teilweise ist auch von Spesen oder Verpflegungspauschalen die Rede.

Wichtig ist dabei, dass es sich um einen VerpflegungsMEHRaufwand handelt – nicht um einen Verpflegungsaufwand. Wie auch im Gesetzestext festgehalten, sollten die Mehraufwendungen, nicht die kompletten tatsächlichen Kosten ausgeglichen werden. Es bringt Ihnen daher nichts, wenn Sie versuchen, mit Rechnungen und Belegen 100 Prozent der Verpflegungskosten geltend zu machen.

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Aktuelle Verpflegungspauschale: Das ist Ihr Anspruch

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands hängt von mehreren Faktoren ab. Wie bereits angesprochen, muss dabei gewährleistet sein, dass es sich tatsächlich um eine berufliche Auswärtstätigkeit handelt, damit überhaupt ein Anspruch besteht. Darüber hinaus entscheiden die Dauer und der Ort der auswärtigen Tätigkeit darüber, wie hoch die Pauschale für den Verpflegungsaufwand ausfällt.

Zum 1. Januar dieses Jahres wurden die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand erneut angehoben. Unterschieden werden drei pauschale Beträge für den Verpflegungsmehraufwand im Inland, die hin und wieder auch als große und kleine Spesenpauschale unterschieden werden:

  • Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden

    Sind Sie nur während des Tages für mindestens acht Stunden bei einer Auswärtstätigkeit und übernachten nicht an einem anderen Ort, können Sie dafür einen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro geltend machen (kleine Spesenpauschale).

  • Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mindestens 24 Stunden

    Sind Sie als Arbeitnehmer an einem Kalendertag volle 24 Stunden, also den ganzen Tag, nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstelle, sondern an einem anderen Ort beruflich tätig, wird dafür ein pauschaler Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro angerechnet (große Spesenpauschale).

  • Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit am An- oder Abreisetag

    Auch An- oder Abreisetage rechtfertigen einen Verpflegungsmehraufwand, wenn Sie an diesem, einem vorhergehenden oder einem anschließenden Tag woanders übernachten. Hier beträgt der Verpflegungsmehraufwand 14 Euro pro Tag. Eine zeitliche Vorgabe in Stunden besteht für An- und Abreisetage nicht (kleine Spesenpauschale).

Der Verpflegungsmehraufwand im Überblick:

AbwesenheitVerpflegungsmehraufwand
8 bis 24 Stunden14 Euro
volle 24 Stunden28 Euro
Auswärtige Übernachtung20 Euro
Frühstück übernimmt Arbeitgeber, Kürzung um5,60 Euro
Mittagessen übernimmt Arbeitgeber, Kürzung um11,20 Euro
Abendessen übernimmt Arbeitgeber, Kürzung um11,20 Euro


Sind Sie an einem Tag weniger als acht Stunden beruflich unterwegs und übernachten auch nicht an einem anderen Ort, wird dafür kein Verpflegungsmehraufwand fällig.

Außerdem gibt es Sonderregelungen, wenn Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Unternehmen gestellt und bezahlt werden. Erhalten Sie also die Verpflegung vor Ort auf Kosten des Arbeitgebers, beispielsweise wenn Frühstück und Abendessen bereits bezahlt und im Hotel inklusive sind, müssen diese aus dem Verpflegungsmehraufwand herausgerechnet werden.

Der Betrag muss dann wie folgt gekürzt werden:

  • Für das Frühstück fallen dabei 20 Prozent der Pauschale weg,
  • für ein Mittag- oder Abendessen wird der Mehraufwand um je 40 Prozent gekürzt.

Kommt dabei ein Minusbetrag zustande, wird dem Reisenden nichts angerechnet, vielmehr liegt die Erstattung dann bei 0 Euro. Bei der Berechnung wird dabei jeweils die Pauschale der Abwesenheit von 24 Stunden zugrunde gelegt.

Wie bekomme ich den Verpflegungsmehraufwand erstattet?

Der Ausgleich des Verpflegungsmehraufwands steht Ihnen – wenn keine besonderen Voraussetzungen vorliegen – in jedem Fall zu, wenn der zusätzliche Aufwand tatsächlich geschäftlich beziehungsweise beruflich bedingt war. Sind Sie also beruflich unterwegs und erfüllen die nötigen Punkte für den Verpflegungsmehraufwand (genaueres dazu weiter unten), können Sie die Pauschale geltend machen – doch wie bekommen Sie am Ende tatsächlich Ihre zusätzlichen Ausgaben zurück?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Unternehmen können den Verpflegungsmehraufwand gleich mit der Reisekostenabrechnung bezahlen und erstatten. Bis zur Höhe des Pauschalbetrages ist diese Erstattung vom Arbeitgeber steuerfrei.

Findet die Rückerstattung des Verpflegungsmehraufwands nicht direkt durch den Arbeitgeber bei der Abrechnung statt, ist der Pauschalbetrag steuerlich absetzbar. Bedeutet für Sie: Sie können den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Übrigens ist der Verpflegungsmehraufwand keine Sache, die jeder Arbeitgeber persönlich regeln kann. Im Gegenteil. Die Höhe der Spesen wird vom Finanzministerium herausgegeben und ist damit allgemein gültig.

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Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Die obigen Pauschalbeträge gelten nur im Inland, also für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands. Ist die auswärtige Tätigkeit mit einem Auslandsaufenthalt verbunden, gelten dabei auch andere – in der Regel höhere – Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Die Beträge kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen.

Vergangenes Jahr hat das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland (PDF) für dieses Jahr bekanntgegeben.

In den nachfolgenden Listen finden Sie die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand für ausgewählte Länder ab einem Aufenthalt von 24 Stunden pro Kalendertag und in Klammern den Mehraufwand bei einem Aufenthalt von mehr als 8 Stunden beziehungsweise am An- oder Abreisetag.

Auch hier gilt: Übernimmt der Arbeitgeber Mahlzeiten, werden diese zu einem gewissen Prozentsatz vom Verpflegungsmehraufwand abgezogen:

MahlzeitenVerpflegungsmehraufwand
(Prozent des Tagessatzes)
Frühstück20 Prozent
Mittagessen40 Prozent
Abendessen40 Prozent

Neue Pauschalen im Ausland: Hier gibt es mehr

Dieses Jahr wurde der Verpflegungsmehraufwand für Aufenthalte in einigen Ländern erhöht. Dazu gehören:

LandAufenthalt
mind. 24h
An- & Abreisetag
mehr als 8h
Übernachtungskosten
pauschal
Argentinien35 Euro pro Tag24 Euro113 Euro
Estland29 Euro pro Tag20 Euro85 Euro
Japan*52 Euro pro Tag35 Euro190 Euro
Litauen26 Euro pro Tag17 Euro109 Euro
Malta46 Euro pro Tag31 Euro114 Euro
Mexiko48 Euro pro Tag32 Euro177 Euro
Niederlande47 Euro pro Tag32 Euro122 Euro
VAE65 Euro pro Tag44 Euro156 Euro

*je nach Region

In anderen Ländern, sieht der Verpflegungsmehraufwand dieses Jahr folgendermaßen aus:

LandAufenthalt
mind. 24h
An- & Abreisetag
mehr als 8h
Übernachtungskosten
pauschal
USA*51 Euro pro Tag34 Euro138 Euro
Großbritannien*45 Euro pro Tag30 Euro115 Euro
Frankreich*44 Euro pro Tag29 Euro115 Euro
Österreich*40 Euro pro Tag27 Euro108 Euro
Schweiz*62 Euro pro Tag41 Euro169 Euro

*je nach Region

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Berechnungsbeispiele für Verpflegungsmehraufwand

Zur Illustration zwei Beispiele:

Ein Arbeitnehmer reist beruflich mit der Bahn am 1. März von München nach Hamburg, bleibt dort zwei volle Tage und tritt am 4. März die Rückreise an. Die Hotelübernachtung inklusive Frühstück wird vom Arbeitgeber übernommen. Folgende Pauschalen ergeben sich:

  • Anreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro
  • Tag 2 und 3: Verpflegungsmehraufwand von insgesamt 56 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit, abzüglich 11,20 Euro für Frühstück
  • Abreisetag: Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro, abzüglich 5,60 Euro für Frühstück

Das heißt, auf einer Reisekostenabrechnung kann der Arbeitgeber folgende Ausgaben als Verpflegungsmehraufwand angeben:

14 Euro + 22,40 Euro + 22,40 Euro + 8,40 Euro = 67,20 Euro

Anders stellt es sich bei diesem Beispiel dar:

Ein Arbeitnehmer reist morgens um 8 Uhr von Münster nach Dortmund, um von 10 bis 14 Uhr an einem Workshop teilzunehmen. Um 15.30 Uhr ist er wieder im Büro zurück. Als Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitnehmer nichts angeben, da seine Dienstreise nicht die entsprechenden Kriterien erfüllt.

Die Abwesenheit beträgt keine vollen acht Stunden, auch findet die Rückreise am selben Tag statt. Bei einer mehrtägigen Abwesenheit hingegen würde automatisch vergütet.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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20. Februar 2020 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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