Definition: Was sind Sachzuwendungen?

Als Sachzuwendungen werden nicht finanzielle Leistungen bezeichnet, die Mitarbeiter zusätzlich zum Gehalt vom Arbeitgeber bekommen. Das können sowohl Waren als auch Dienstleistungen sein. Ein solcher Sachbezug ist für Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil. Es wird nicht direkt ein Betrag in bar ausgezahlt, Mitarbeiter profitieren aber trotzdem finanziell.

Sachzuwendungen Beispiele

Es gibt viele Möglichkeiten für die Gestaltung von Sachzuwendungen. Typische Beispiele sind:

Tankgutscheine
Restaurantgutscheine
Eintrittskarten
Beiträge für ein Fitnessstudio
Jobticket

Geschenke und Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter sind ebenso Sachzuwendungen. Der Chef kann seinen Angestellten Blumen, Pralinen, Bücher, Hörbücher oder eine Flasche Wein schenken. Ob solche Geschenke steuerfrei sind, hängt vom Wert ab. Die genauen steuerlichen Regelungen erklären wir weiter unten im Artikel.

Unterschied zwischen Sachzuwendung und Geldleistung

Das Einkommensteuergesetz trennt klar zwischen Geldleistungen und Sachzuwendungen. In § 8 EStG Absatz 1 Satz 3 wird geregelt, dass „Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen“ nicht zu den Einnahmen zählen. Diese müssen also auch nicht gemeinsam mit dem restlichen Verdienst versteuert werden.

§ 8 EStG Absatz 1 Satz 2 definiert wiederum Geldleistungen, die voll versteuert werden müssen. Keine Sachzuwendungen sind demnach:

Zweckgebundene Geldleistungen
Nachträgliche Kostenerstattungen
Geldsurrogate (beispielsweise Schecks)
Andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten

Sollen die zusätzlichen Leistungen steuerfrei bleiben, müssen Arbeitgeber genau prüfen, in welcher Form die Extras gestattet werden. Beispiel: Eine Barauszahlung mit dem klaren Vermerk, dass diese ausschließlich zum Tanken dient, muss als Geldleistung versteuert werden. Ein Tankgutschein hingegen kann eine abgabefreie Sachzuwendung sein.

Welche Sachzuwendungen an Arbeitnehmer sind steuerfrei?

Während das Gehalt sowie zusätzliche Geldleistungen an Mitarbeiter grundsätzlich versteuert werden müssen, gibt es für Sachzuwendungen eine Freigrenze. Heißt: Erst wenn der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze überschreitet, muss der Betrag versteuert werden.

Es gibt gleich zwei Optionen, wie Unternehmen steuerfreie Sachzuwendungen für ihre Mitarbeiter ermöglichen können:

Freigrenze für monatliche Sachzuwendungen

Seit 2022 können jeden Monat Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 50 Euro steuerfrei bleiben. Arbeitgeber können monatlich Einkaufs- oder Tankgutscheine von maximal 50 Euro ausstellen, ohne dass Mitarbeiter dafür Steuern oder Sozialabgaben zahlen müssen. Werden mehrere Sachzuwendungen kombiniert, muss der Gesamtwert unterhalb von 50 Euro liegen. Wird beispielsweise der Beitrag für ein Restaurantgutschein und ein Tankgutschein ausgestellt, bleiben die Leistungen nur steuer- und abgabenfrei, wenn der Vorteil für Arbeitnehmer zusammen maximal 50 Euro beträgt. Dabei gelten verschärfte Gutscheinregelungen.

Kriterien für monatliche Sachzuwendungen bis zu 50 Euro sind:

Limitierte Netze
Dies umfasst insbesondere Gutscheinkarten von Einzelhandelsketten oder Geschäften. Gemeint sind Leistungen, die nur bei bestimmten Stellen eingelöst werden können – beispielsweise eine festgelegte Marke.
Limitierte Produktpalette
Sachzuwendungen können sich auch auf eine begrenzte Produktpalette beziehen. Dazu zählen zum Beispiel Fahrkarten für den Personenverkehr, aber auch Tankkarten (Benzin oder Strom).
Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken
Hier sind beispielsweise Essensmarken oder Zuschüsse zu den Mahlzeiten gemeint. Aber Gutscheine für ärztliche Behandlungen oder eine Reha-Maßnahme kann darunter fallen.

Freigrenze für anlassbezogene Geschenke

Zusätzlich können Betriebe ihren Mitarbeitern steuerfreie Sachzuwendungen zu personenbezogenen Anlässen zukommen lassen. Das sind Geschenke und Aufmerksamkeiten, die zu einem bestimmten persönlichen Anlass des Mitarbeiters gemacht werden. Mögliche Situationen hierfür sind:

Geburtstag
Verlobung und Hochzeit
Hochzeitstag
Geburt eines Kindes
Geschenk für neue Mitarbeiter
Jubiläum im Betrieb (etwa 10 Jahre Betriebszugehörigkeit)
Beförderung
Rückkehr nach Elternzeit
Renteneintritt

Für eine solche Situation sind Geschenke bis zu einem Wert von 60 Euro steuerfrei. Diese Freigrenze ist an den Anlass gebunden, nicht an eine Zeitspanne. Fallen mehrere Anlässe in einen Monat, können auch mehrere Aufmerksamkeiten von jeweils 60 Euro als Sachzuwendung an den Mitarbeiter gehen. Auch hier gilt jedoch: Es darf kein Bargeld verschenkt werden. Eine Karte mit Geld zum Geburtstag muss versteuert werden.

Unterschied zwischen Freigrenze und Freibetrag

Aus steuerlicher Sicht ist es wichtig den Unterschied zwischen einer Freigrenze und einem Freibetrag zu verstehen. Für Sachzuwendungen gilt eine Freigrenze von 50 Euro monatlich beziehungsweise 60 Euro pro Anlass. Das bedeutet: Wird dieser Wert überschritten, muss der gesamte Betrag versteuert werden. Ein einfaches Beispiel: Ein Tankgutschein in Höhe von 50 Euro ist steuerfrei, wenn es die einzige Sachzuwendung für einen Mitarbeiter ist. Beträgt der Wert des Tankgutscheins jedoch 50,01 Euro, muss der volle Wert versteuert werden.

Anders bei einem Freibetrag. Hier muss nur versteuert werden, was den Wert übersteigt. Ein Personalrabatt für Mitarbeiter hat beispielsweise einen Freibetrag von 1.080 Euro im Jahr. Kauft ein Angestellter mit einem Rabatt von insgesamt 2.000 Euro, muss er nur 920 Euro davon versteuern.

Keine Übertragung ungenutzter Beträge

Die Freigrenze von 50 Euro gilt jeweils nur für einen Monat, entscheidend ist dabei das sogenannte Zuflussprinzip. Arbeitgeber können jeden Monat die Sachzuwendung leisten und als solche verbuchen, ohne das Steuern anfallen. Wann genau die Sachzuwendung vom Mitarbeiter eingelöst wird, spielt hingegen keine Rolle. So können Arbeitnehmer mehrere Einkaufsgutscheine sammeln, um davon eine größere Anschaffung zu machen.

Eine Übertragung ungenutzter Beträge ist nicht möglich. Hat ein Arbeitgeber im Januar und Februar keine Sachzuwendungen geleistet, kann er die 100 Euro nicht im März zusätzlich zur Freigrenze von 50 Euro nutzen.

Dokumentation von Sachzuwendungen

Sachzuwendungen sollten möglichst genau dokumentiert werden. So können Arbeitgeber die Steuervergünstigungen auch gegenüber dem Finanzamt nachweisen. Eine lückenlose Dokumentation bestätigt, dass Freigrenzen eingehalten werden oder der Zufluss mehrerer Sachbezüge, die den Betrag überschreiten würden, nicht in einem Monat liegt.

Auch der konkrete Anlass, der für Geschenke und Aufmerksamkeiten von bis zu 60 Euro genutzt wurde, sollte festgehalten werden. Denn nur wenn dieser wirklich vorliegt, kann der zusätzliche Betrag steuerfrei bleiben.

Vorteile: Darum lohnen sich Sachzuwendungen

Für Arbeitgeber sind Sachzuwendungen mit zusätzlichen Kosten und auch Aufwand neben dem Gehalt verbunden. Trotzdem lohnen sich die Extras für Mitarbeiter in vielen Fällen. Unternehmen können sich so als attraktiver Arbeitgeber positionieren und zu einer beliebten Adresse für Top-Talente werden. Das Employer Branding setzt deshalb gerne auf Sachzuwendungen und andere Vorteile für Mitarbeiter, um sich von der Konkurrenz abzuheben.

Zudem sind Zusatzleistungen ein Zeichen der Wertschätzung. Unternehmen zeigen, dass sie sich um ihre Mitarbeiter kümmern und einen Mehrwert bieten wollen. Das steigert die Motivation und Zufriedenheit im Team. In der Folge verbessern sich die Leistungen und die Loyalität zum Betrieb wächst.

Sachzuwendungen lohnen sich finanziell

Arbeitgeber können Sachzuwendungen als Betriebsausgaben geltend machen, bei Angestellten kommt – wenn die Steuervorteile genutzt werden – netto mehr an. Während bei einer Gehaltserhöhung fast die Hälfte für Steuern und Abgaben verloren geht, kommen Sachbezüge bis zur Freigrenze in vollem Umfang an.

Was andere Leser dazu gelesen haben