Verpflegungspauschale: Aktuelle Tabelle, Steuer und 3 Beispiele

Wer dienstlich unterwegs ist, hat Ausgaben für die eigene Versorgung. Die Verpflegungspauschale entschädigt für einen Teil des Mehraufwands, der Arbeitnehmern dabei entsteht. Entscheidend für die Höhe der Pauschale sind die Dauer des Aufenthalts sowie das Ziel Ihrer beruflichen Reise. Wir zeigen in einer übersichtlichen Tabelle, wie hoch die Verpflegungspauschale aktuell ist, wie Sie diese steuerlich geltend machen und was Sie zur Berechnung der Pauschale wissen müssen…

Verpflegungspauschale Tabelle: Wie hoch ist sie?

Zu Beginn dieses Jahres ist die Verpflegungspauschale gestiegen. Von 12 auf 14 Euro für Arbeitnehmer, die wenigstens acht Stunden unterwegs sind. Wer volle 24 Stunden unterwegs ist, profitiert von 28 statt 24 Euro. Die nachfolgende Tabelle fasst die Verpflegungspauschale fürs Inland noch einmal zusammen:

Was ist die Verpflegungspauschale?

Auf Dienstreisen müssen Arbeitnehmer sich oft teurer versorgen als zuhause. Um diesen Mehraufwand finanziell auszugleichen, hat der Gesetzgeber den Verpflegungsmehraufwand festgelegt. Geregelt ist er in § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes. Teil dieser Regelungen sind die konkreten Beträge, die Ihnen zustehen, wenn Sie beruflich reisen und auswärts essen. Diese Beträge werden als Verpflegungspauschale bezeichnet.

Seit der Reform der Reform des Reisekostenrechts wird nur noch vergütet, was eine Auswärtstätigkeit von mindestens acht Stunden beinhaltet. Auswärts heißt, dass Sie sich nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (für die meisten das Büro) aufhalten. Unterschieden wird zwischen folgenden Voraussetzungen:

• Kleine Verpflegungspauschale
  Alle Geschäftsreisen, die mindestens acht, aber weniger als 24 Stunden dauern. Dieser Pauschbetrag gilt auch für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen.
• Große Verpflegungspauschale
  Alle Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern, werden mit den großen Spesensatz verrechnet.

Wer bekommt Verpflegungspauschale?

Jeder Arbeitnehmer, der im Auftrag seines Arbeitgebers unterwegs ist. Klassischerweise sind das Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten, auf Kongressen oder an wechselnden Einsatzorten („auf Montage“) unterwegs sind.

Ach Berufskraftfahrer profitieren von der Pauschale zur Verpflegung. Wer seine Nächte unterwegs im LKW verbringt, kann pro Nacht acht Euro steuerlich absetzen.

Mögliche Kürzungen der Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale wird auch dann gezahlt, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten übernimmt. Werden die Mahlzeiten allerdings zusätzlich bezahlt, verringert sich die Verpflegungspauschale um folgende Prozentsätze:

• Frühstück: Kürzung um 20 Prozent
• Mittagessen: Kürzung um 40 Prozent
• Abendessen: Kürzung um 40 Prozent

Zahlt der Arbeitgeber für das Frühstück, wird die tägliche Verpflegungspauschale somit um 5,60 Euro gekürzt, für Mittag- oder Abendessen sind es 11,20 Euro weniger.

Verpflegungspauschale in der Steuer absetzen

Bei der Rückkehr einer betriebliche Reise machen Sie in der Regel Ihre Verpflegungspauschale beim Arbeitgeber geltend, der diese erstattet. Allerdings ist nicht jedes Unternehmen dazu bereit. In diesem Fall werden solch berufliche Reisen aber steuerlich als finanzielle Belastung anerkannt. Sie können Ihre Pauschbeträge dann bei der Steuererklärung als Werbungskosten angeben.

Da es sich um eine Pauschale handelt, können dabei nicht die tatsächlichen Kosten für den Mehraufwand berücksichtigt werden. Haben Sie mehr ausgegeben, können Sie trotzdem nur die Verpflegungspauschale geltend machen.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet Verpflegungspauschale zu zahlen?

In vielen Unternehmen gibt es eine Regelung und entsprechende Formulare für Mitarbeiter, um die Pauschale zur auswärtigen Verpflegung erstattet zu bekommen. Es gibt jedoch keine gesetzliche Vorgabe dazu und somit auch keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber.

Höhere Verpflegungspauschale im Ausland

Machen Sie eine Dienstreise ins Ausland, können Sie mit deutlich höheren Verpflegungspauschalen rechnen. Damit werden unterschiedlich hohe Lebenshaltungskosten berücksichtigt. Das Bundesfinanzministerium hat dafür im Vorjahr Verpflegungspauschalen nebst Übernachtungskosten für das Ausland bekannt gegeben. Nachfolgend finden Sie in der Tabelle ausgewählte Länder, in denen die Verpflegungspauschalen gestiegen sind:

Die nachfolgende Tabelle zeigt Länder, bei denen es keine Veränderungen bei den Pauschbeträgen gab:

Zu beachten ist, dass fürs Ausland dieselben Kürzungen gelten wie fürs Inland: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Mahlzeit, verringert sich die Verpflegungspauschale beim Frühstück um 20 Prozent, beim Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.

Beispiele: Wie wird die Verpflegungspauschale berechnet?

Arbeitnehmer sind sich oftmals unsicher, wie hoch die Pauschale ist, die ihnen nach einem beruflichen Aufenthalt an einem anderen Ort zusteht. Zum besseren Verständnis der Regelungen haben wir deshalb einige Beispiele erstellt, die Ihnen die Anwendung und Berechnung der Verpflegungspauschale verdeutlichen:

Beispiel 1

Frau Musterfrau bricht mit Ihrer Vorgesetzten Frau Schneider Montagvormittag um 11.30 Uhr von Dortmund nach Bochum auf. Dort treffen Sie einen Kunden und besprechen beim Mittagessen Ideen für eine Zusammenarbeit. Die Vorgesetzte übernimmt die Kosten für das Mittagessen.

Um 15 Uhr fahren Frau Musterfrau und Frau Schneider wieder zurück nach Bochum. Sie kehren für eine gute Stunde bis 17 Uhr ins Büro zurück.

Verpflegungspauschale: In diesem Fall erhält Frau Musterfrau keinerlei Verpflegungspauschale, da die Dienstreise weniger als acht Stunden dauert und auch keine Übernachtung anfällt.

Beispiel 2

Herr Mustermann ist Mitarbeiter bei einem Hersteller von Tiefkühlkost. Als solcher bereist er verschiedene Lebensmittelmessen, um sein Unternehmen vor Ort zu repräsentieren.

Er bricht am Montagmorgen um 9 Uhr in Hamburg auf und reist mit der Bahn nach Freiburg. Dort bleibt er drei Nächte in einem Hotel, in dem das Frühstück inbegriffen ist. Die anderen Mahlzeiten muss er aus eigener Tasche bezahlen. Am Donnerstag geht es zurück nach Hamburg.

Verpflegungspauschale: Da Herr Mustermann mehrere Tage unterwegs ist und vieles dabei selbst bezahlen muss, kann er folgende Posten angeben:

• An- und Abreisetag: Verpflegungspauschale von je 14 Euro
• Mahlzeiten an Tag 2 und 3: Verpflegungspauschale von insgesamt 56 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Abzüglich 11,20 Euro für das gesparte Frühstück.

Als Verpflegungspauschale kommt ein Betrag von 72,80 Euro heraus. Die Rechnung im Detail: 28 Euro + 56 Euro – 11,20 Euro = 72,80 Euro.

Beispiel 3

Herr Maier bricht am Dienstag um 8 Uhr morgens von Freiburg nach Genf, in die Schweiz, auf. Dort besucht er eine Messe und bleibt für drei Nächte. Am Freitag fährt er mittags wieder nach Hause und erreicht seinen Wohnort gegen 18 Uhr. Für die Mahlzeiten auf der geschäftlichen Reise kommt er vollständig selbst auf.

Hinweis: Für die Berechnung der Verpflegungspauschale ist der Ort entscheidend, der bis 24 Uhr erreicht wird. Umgekehrt gilt bei der Rückreise vom Ausland in die Heimat der Spesenbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.

Verpflegungspauschale: Für Genf gilt ein Pauschalbetrag von 43 Euro für den An- und Abreisetag und 64 Euro pro Kalendertag. Übernachtungskosten sind in Genf mit 195 Euro angesetzt. Die Rechnung lautet also: 86 Euro (An- und Abreise) + 128 Euro (für Tag 2 und 3) + 585 Euro Übernachtungskosten = 799 Euro.

Was andere Leser dazu gelesen haben

• Reisekostenabrechnung: Tipps und Pauschalen
• Fahrtkostenzuschuss: Das müssen Sie wissen
• Geschäftsreise planen: Checkliste & 11 Tipps
• Bewerbungskosten absetzen: Tipps für die Steuererklärung
• Geschäftsreise Abendessen: Das müssen Sie wissen