Verpflegungspauschale: Das können Sie steuerlich geltend machen

Wer dienstlich unterwegs ist, hat Ausgaben. Irgendwann wollen Sie etwas essen und unterwegs ist es immer teurer, als wenn Sie sich Ihr Brötchen selbst schmieren. Die Verpflegungspauschale deckt einen Teil dessen ab. Wie hoch sie ausfällt, hängt von mehreren Faktoren ab.

So wird die Verpflegungspauschale beispielsweise jährlich angepasst – schließlich steigen vielerorts die Preise für Lebensmittel. Mit welchen Pauschbeträgen Sie dieses Jahr rechnen können und wie Sie Ihre Reisekosten steuerlich geltend machen können, erfahren Sie hier…

Verpflegungspauschale Teil des Verpflegungsmehraufwands

Wer häufiger auf Dienstreise ist, kennt das bereits: Gegessen wird überwiegend in Hotels und Restaurants. Gerade mit potenziellen Kunden oder Partnern sind Geschäftsessen völlig selbstverständlich.

Um diesen Mehraufwand finanziell auszugleichen, hat der Gesetzgeber den Verpflegungsaufwand festgelegt.

Geregelt ist er in § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes. Teil dieser Regelungen sind die konkreten Beträge, die Ihnen zustehen, wenn Sie beruflich reisen und auswärts essen. Diese Beträge werden als Verpflegungspauschale bezeichnet.

Es handelt sich dabei um Pauschalbeträge (auch Pauschbeträge genannt). Das bedeutet, es wird Ihnen unabhängig vom tatsächlichen Aufwand lediglich eine fixe Summe vergütet. Diese wurden früher auch als Spesen bezeichnet.

Wie funktioniert die Verpflegungspauschale?

In der Verpflegungspauschale wird der finanzielle Mehraufwand für drei Mahlzeiten am Tag berücksichtigt.

Seit der Reform der Reform des Reisekostenrechts wird nur noch vergütet, was eine Auswärtstätigkeit von mindestens acht Stunden beinhaltet. Auswärts heißt, dass Sie sich nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (für die meisten das Büro) aufhalten.

Unterschieden wird zwischen folgenden Voraussetzungen:

• Kleine Verpflegungspauschale
  Alle Geschäftsreisen, die mindestens acht, aber weniger als 24 Stunden dauern. Dieser Pauschbetrag gilt auch für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen.
• Große Verpflegungspauschale
  Alle Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern, erhalten den großen Spesensatz.

Die Verpflegungspauschale wird auch dann gezahlt, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten übernimmt. Werden die Mahlzeiten allerdings zusätzlich bezahlt, verringert sich die Verpflegungspauschale um folgende Prozentsätze:

Welche Verpflegungspauschalen gibt es?

Zu Beginn dieses Jahres ist die Verpflegungspauschale erneut gestiegen. Von 12 auf 14 Euro für Arbeitnehmer, die wenigstens acht Stunden unterwegs sind. Wer volle 24 Stunden unterwegs ist, profitiert von 28 statt 24 Euro Verpflegungspauschale.

Wie hoch sie im Einzelfall ausfällt, hängt von der Dauer Ihrer beruflichen Tätigkeit ab und wohin Sie reisen. Vereinfacht ausgedrückt: Je länger und je weiter weg Sie sind, desto höher fällt die Verpflegungspauschale aus. Die nachfolgende Tabelle fasst die Verpflegungspauschale fürs Inland nebst etwaigen Kürzungen durch den Arbeitgeber zusammen:

Höhere Verpflegungspauschale im Ausland

Wen seine Dienstreisen ins Ausland führen, der kann mit deutlich höheren Verpflegungspauschalen rechnen. Bekannt sind die hohen Lebenshaltungskosten für Länder wie die Schweiz oder die Vereinigten Arabischen Emirate.

Das Bundesfinanzministerium hat Ende des Vorjahres die neuen Verpflegungspauschalen nebst Übernachtungskosten fürs Ausland bekannt gegeben. Insgesamt 180 Länder werden darin aufgeführt. Bei 44 Ländern davon wurden die Verpflegungspauschalen angepasst.

Höhere Beträge gibt es unter anderem für Estland und Japan. Hingegen wurden in der Ukraine und der Türkei die Beiträge gesenkt. Nachfolgend finden Sie in der Tabelle ausgewählte Länder, in denen die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand gestiegen sind:

*je nach Region

Die nachfolgende Tabelle zeigt die Länder, bei denen es keine Veränderungen bei den Pauschbeträgen gab:

*je nach Region

Zu beachten ist, dass fürs Ausland dieselben Kürzungen gelten wie fürs Inland: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Mahlzeit, verringert sich die Verpflegungspauschale beim Frühstück um 20 Prozent, beim Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.

Rechenbeispiele fürs In- und Ausland

Anhand der folgenden Beispiele soll die Verpflegungspauschale verdeutlicht werden:

Verpflegungspauschale: In diesem Fall erhält Frau Musterfrau keinerlei Verpflegungspauschale, da die Dienstreise weniger als acht Stunden betrug und keine Übernachtung anfiel.

Verpflegungspauschale: Da Herr Mustermann mehrere Tage unterwegs ist und alles auslegen muss, kann er folgende Posten angeben:

• An- und Abreisetag: Verpflegungspauschale von je 14 Euro
• Mahlzeiten an Tag 2 und 3: Verpflegungspauschale von insgesamt 56 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Abzüglich 11,20 Euro für das gesparte Frühstück.

Als Verpflegungspauschale kommt ein Betrag von 44,80 Euro heraus.
Die Rechnung im Detail: 28 Euro + 56 Euro – 11,20 Euro = 44,80 Euro.

Verpflegungspauschale: Für Genf gilt ein Pauschalbetrag von 43 Euro für den An- und Abreisetag und 64 Euro pro Kalendertag. Übernachtungskosten sind in Genf mit 195 Euro angesetzt.

86 Euro (An- und Abreise) + 128 Euro für Tag 2 und 3 + 390 Übernachtungskosten = 604 Euro Verpflegungspauschale.

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