Verpflegungspauschale: Das können Sie steuerlich geltend machen
Wer dienstlich unterwegs ist, hat Ausgaben. Irgendwann wollen Sie etwas essen und unterwegs ist es immer teurer, als wenn Sie sich Ihr Brötchen selbst schmieren. Die Verpflegungspauschale deckt einen Teil dessen ab. Wie hoch sie ausfällt, hängt von mehreren Faktoren ab.
So wird die Verpflegungspauschale beispielsweise jährlich angepasst – schließlich steigen vielerorts die Preise für Lebensmittel. Mit welchen Pauschbeträgen Sie dieses Jahr rechnen können und wie Sie Ihre Reisekosten steuerlich geltend machen können, erfahren Sie hier…
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Verpflegungspauschale Teil des Verpflegungsmehraufwands
Wer häufiger auf Dienstreise ist, kennt das bereits: Gegessen wird überwiegend in Hotels und Restaurants. Gerade mit potenziellen Kunden oder Partnern sind Geschäftsessen völlig selbstverständlich.
Um diesen Mehraufwand finanziell auszugleichen, hat der Gesetzgeber den Verpflegungsaufwand festgelegt.
Geregelt ist er in § 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes. Teil dieser Regelungen sind die konkreten Beträge, die Ihnen zustehen, wenn Sie beruflich reisen und auswärts essen. Diese Beträge werden als Verpflegungspauschale bezeichnet.
Es handelt sich dabei um Pauschalbeträge (auch Pauschbeträge genannt). Das bedeutet, es wird Ihnen unabhängig vom tatsächlichen Aufwand lediglich eine fixe Summe vergütet. Diese wurden früher auch als Spesen bezeichnet.
Für wen gilt die Verpflegungspauschale?
Für jeden, der im Auftrag seines Arbeitgebers unterwegs ist. Klassischerweise sind das Arbeitnehmer, die im Außendienst arbeiten, auf Kongressen oder an wechselnden Einsatzorten („auf Montage“) unterwegs sind.
Seit diesem Jahr profitieren auch Berufskraftfahrer von der Verpflegungspauschale. Wer seine Nächte unterwegs im LKW verbringt, kann pro Nacht acht Euro steuerlich absetzen.
Wie funktioniert die Verpflegungspauschale?
In der Verpflegungspauschale wird der finanzielle Mehraufwand für drei Mahlzeiten am Tag berücksichtigt.
Seit der Reform der Reform des Reisekostenrechts wird nur noch vergütet, was eine Auswärtstätigkeit von mindestens acht Stunden beinhaltet. Auswärts heißt, dass Sie sich nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (für die meisten das Büro) aufhalten.
Unterschieden wird zwischen folgenden Voraussetzungen:
- Kleine Verpflegungspauschale
Alle Geschäftsreisen, die mindestens acht, aber weniger als 24 Stunden dauern. Dieser Pauschbetrag gilt auch für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen. - Große Verpflegungspauschale
Alle Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern, erhalten den großen Spesensatz.
Die Verpflegungspauschale wird auch dann gezahlt, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten übernimmt. Werden die Mahlzeiten allerdings zusätzlich bezahlt, verringert sich die Verpflegungspauschale um folgende Prozentsätze:
| Mahlzeiten | Verpflegungsmehraufwand (Prozent des Tagessatzes) |
| Frühstück | 20 Prozent |
| Mittagessen | 40 Prozent |
| Abendessen | 40 Prozent |
Tipp
In den meisten Fällen wird der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale zahlen. Dazu gesetzlich verpflichtet ist er jedoch nicht. Berufliche Reisen werden aber steuerlich als finanzielle Belastung anerkannt.
Sie können Ihre Verpflegungspauschale daher bei der Steuererklärung als Werbungskosten angeben.
Sofern Ihr Arbeitgeber Ihnen die Verpflegungspauschale steuerfrei auszahlt, wirkt sich das auf Ihre Steuererklärung aus. Der Aufwand für die Werbungskosten sinkt entsprechend. Eine andere Möglichkeit ist, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen die doppelte Höhe des Verpflegungsmehraufwandes auszahlt.
Dieser muss dann mit 25 Prozent pauschal versteuert werden. Das übersteigt die steuerfreie Verpflegungspauschale.
Welche Verpflegungspauschalen gibt es?
Zu Beginn dieses Jahres ist die Verpflegungspauschale erneut gestiegen. Von 12 auf 14 Euro für Arbeitnehmer, die wenigstens acht Stunden unterwegs sind. Wer volle 24 Stunden unterwegs ist, profitiert von 28 statt 24 Euro Verpflegungspauschale.
Wie hoch sie im Einzelfall ausfällt, hängt von der Dauer Ihrer beruflichen Tätigkeit ab und wohin Sie reisen. Vereinfacht ausgedrückt: Je länger und je weiter weg Sie sind, desto höher fällt die Verpflegungspauschale aus. Die nachfolgende Tabelle fasst die Verpflegungspauschale fürs Inland nebst etwaigen Kürzungen durch den Arbeitgeber zusammen:
| Abwesenheit | Verpflegungsmehraufwand |
| weniger als 8 Stunden | 0 Euro |
| 8 bis 24 Stunden | 14 Euro |
| volle 24 Stunden | 28 Euro |
| Auswärtige Übernachtung | 20 Euro |
| Arbeitgeber zahlt Frühstück, Kürzung um | 5,60 Euro |
| Arbeitgeber zahlt Mittagessen, Kürzung um | 11,20 Euro |
| Arbeitgeber zahlt Abendessen, Kürzung um | 11,20 Euro |
Höhere Verpflegungspauschale im Ausland
Wen seine Dienstreisen ins Ausland führen, der kann mit deutlich höheren Verpflegungspauschalen rechnen. Bekannt sind die hohen Lebenshaltungskosten für Länder wie die Schweiz oder die Vereinigten Arabischen Emirate.
Das Bundesfinanzministerium hat Ende des Vorjahres die neuen Verpflegungspauschalen nebst Übernachtungskosten fürs Ausland bekannt gegeben. Insgesamt 180 Länder werden darin aufgeführt. Bei 44 Ländern davon wurden die Verpflegungspauschalen angepasst.
Höhere Beträge gibt es unter anderem für Estland und Japan. Hingegen wurden in der Ukraine und der Türkei die Beiträge gesenkt. Nachfolgend finden Sie in der Tabelle ausgewählte Länder, in denen die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand gestiegen sind:
| Land | Aufenthalt mind. 24h |
An- & Abreisetag mehr als 8h |
Übernachtungskosten pauschal |
|---|---|---|---|
| Argentinien | 35 Euro pro Tag | 24 Euro | 113 Euro |
| Estland | 29 Euro pro Tag | 20 Euro | 85 Euro |
| Japan* | 52 Euro pro Tag | 35 Euro | 190 Euro |
| Litauen | 26 Euro pro Tag | 17 Euro | 109 Euro |
| Malta | 46 Euro pro Tag | 31 Euro | 114 Euro |
| Mexiko | 48 Euro pro Tag | 32 Euro | 177 Euro |
| Niederlande | 47 Euro pro Tag | 32 Euro | 122 Euro |
| VAE | 65 Euro pro Tag | 44 Euro | 156 Euro |
*je nach Region
Die nachfolgende Tabelle zeigt die Länder, bei denen es keine Veränderungen bei den Pauschbeträgen gab:
| Land | Aufenthalt mind. 24h |
An- & Abreisetag mehr als 8h |
Übernachtungskosten pauschal |
|---|---|---|---|
| USA* | 51 Euro pro Tag | 34 Euro | 138 Euro |
| Großbritannien* | 45 Euro pro Tag | 30 Euro | 115 Euro |
| Frankreich* | 44 Euro pro Tag | 29 Euro | 115 Euro |
| Österreich* | 40 Euro pro Tag | 27 Euro | 108 Euro |
| Schweiz* | 62 Euro pro Tag | 41 Euro | 169 Euro |
*je nach Region
Zu beachten ist, dass fürs Ausland dieselben Kürzungen gelten wie fürs Inland: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Mahlzeit, verringert sich die Verpflegungspauschale beim Frühstück um 20 Prozent, beim Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.
Rechenbeispiele fürs In- und Ausland
Anhand der folgenden Beispiele soll die Verpflegungspauschale verdeutlicht werden:
Beispiel 1
Frau Musterfrau bricht mit Ihrer Vorgesetzten Frau Schneider Montagvormittag um 11.30 Uhr von Dortmund nach Bochum auf. Dort treffen Sie einen Kunden und besprechen beim Mittagessen Ideen für eine Zusammenarbeit. Die Vorgesetzte übernimmt die Kosten für das Mittagessen.
Um 15 Uhr fahren Frau Musterfrau und Frau Schneider wieder zurück nach Bochum. Sie kehren für eine gute Stunde bis 17 Uhr ins Büro zurück.
Verpflegungspauschale: In diesem Fall erhält Frau Musterfrau keinerlei Verpflegungspauschale, da die Dienstreise weniger als acht Stunden betrug und keine Übernachtung anfiel.
Beispiel 2
Herr Mustermann ist Mitarbeiter bei einem Hersteller von Tiefkühlkost. Als solcher bereist er verschiedene Lebensmittelmessen, um sein Unternehmen vor Ort zu repräsentieren.
Er bricht am 13. Juli um 9 Uhr morgens in Hamburg auf und reist mit der Bahn nach Freiburg. Dort bleibt er zwei volle Tage in einem Hotel, in dem das Frühstück inbegriffen ist. Die anderen Mahlzeiten muss er aus eigener Tasche bezahlen. Am vierten Tag geht es zurück nach Hamburg.
Verpflegungspauschale: Da Herr Mustermann mehrere Tage unterwegs ist und alles auslegen muss, kann er folgende Posten angeben:
- An- und Abreisetag: Verpflegungspauschale von je 14 Euro
- Mahlzeiten an Tag 2 und 3: Verpflegungspauschale von insgesamt 56 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Abzüglich 11,20 Euro für das gesparte Frühstück.
Als Verpflegungspauschale kommt ein Betrag von 44,80 Euro heraus.
Die Rechnung im Detail: 28 Euro + 56 Euro – 11,20 Euro = 44,80 Euro.
Beispiel 3
Herr Maier bricht am Dienstag um 8 Uhr morgens von Freiburg nach Genf, in die Schweiz, auf. Dort besucht er eine Messe und bleibt für zwei Nächte. Am vierten Tag fährt er mittags wieder nach Hause und erreicht seinen Wohnort gegen 18 Uhr.
Hinweis: Für die Berechnung der Verpflegungspauschale ist der Ort entscheidend, der bis 24 Uhr erreicht wird. Umgekehrt gilt bei der Rückreise vom Ausland in die Heimat der Spesenbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.
Verpflegungspauschale: Für Genf gilt ein Pauschalbetrag von 43 Euro für den An- und Abreisetag und 64 Euro pro Kalendertag. Übernachtungskosten sind in Genf mit 195 Euro angesetzt.
86 Euro (An- und Abreise) + 128 Euro für Tag 2 und 3 + 390 Übernachtungskosten = 604 Euro Verpflegungspauschale.
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Autor: Anja Rassek
Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der WWU in Münster. Sie arbeitete beim Bürgerfunk und einem Verlag. Hier widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.