Was ist die Verpflegungspauschale?

Für Arbeitnehmer ist die Verpflegungspauschale ein Ausgleich für den finanziellen Mehraufwand, der ihnen durch eine berufliche Auswärtstätigkeit entsteht. Unterwegs essen und sich versorgen ist teurer als zuhause.

Die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand auf einer Dienstreise werden teilweise übernommen. Das gilt bei einer Auswärtstätigkeit – nicht an erster Tätigkeitsstelle ab acht Stunden (kleine Verpflegungspauschale) oder bei vollen 24 Stunden (große Verpflegungspauschale).

Verpflegungspauschale: Wie hoch ist sie?

Mitarbeiter erhalten die Pauschale als Ausgleich, wenn sie wenigstens acht Stunden unterwegs sind. Bei einer Dienstreise bis zu 24 Stunden bekommen Sie den kleinen Pauschalbetrag von 14 Euro, bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden steht Ihnen die große Pauschale von 28 Euro zu.

In der folgenden Tabelle zeigen wir die Höhe der Pauschale im Inland:

Abwesenheit	Verpflegungspauschale
Bis 8h	0 Euro
8 bis 24h	14 Euro
Volle 24h	28 Euro
An- & Abreise Tag	je 14 Euro

Mögliche Kürzungen der Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale wird auch dann gezahlt, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten übernimmt. Werden die Mahlzeiten allerdings zusätzlich bezahlt, verringert sich die Verpflegungspauschale um folgende Prozentsätze:

Frühstück: Kürzung um 20 Prozent
Mittagessen: Kürzung um 40 Prozent
Abendessen: Kürzung um 40 Prozent

Zahlt der Arbeitgeber für das Frühstück, wird die tägliche Verpflegungspauschale somit um 5,60 Euro gekürzt, für Mittag- oder Abendessen sind es 11,20 Euro weniger.

Wer bekommt Verpflegungspauschale?

Jeder Arbeitnehmer, der im Auftrag seines Arbeitgebers unterwegs ist. Klassischerweise sind das Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten, auf Kongressen oder an wechselnden Einsatzorten („auf Montage“) unterwegs sind. Auch Berufskraftfahrer profitieren von der Pauschale zur Verpflegung. Wer seine Nächte unterwegs im LKW verbringt, kann pro Nacht acht Euro steuerlich absetzen.

Verpflegungspauschale Ausland

Machen Sie eine Dienstreise ins Ausland, können Sie mit deutlich höheren Verpflegungspauschalen rechnen. Damit werden unterschiedlich hohe Lebenshaltungskosten berücksichtigt. Das Bundesfinanzministerium gibt Verpflegungspauschalen nebst Übernachtungskosten für das Ausland bekannt. Ausgewählte Länder zeigen wir in der Übersicht:

Land	Mind. 18h	Mind 24h	Übernachtung
Argentinien	24 Euro	35 Euro	113 Euro
Estland	20 Euro	29 Euro	85 Euro
Frankreich*	39 Euro	58 Euro	159 Euro
GBR*	35 Euro	52 Euro	99 Euro
Japan*	35 Euro	52 Euro	190 Euro
Litauen	17 Euro	26 Euro	109 Euro
Malta	31 Euro	46 Euro	114 Euro
Mexiko	32 Euro	48 Euro	177 Euro
Niederlande	32 Euro	47 Euro	122 Euro
Österreich	33 Euro	50 Euro	117 Euro
Schweiz*	43 Euro	66 Euro	140 Euro
USA*	40 Euro	59 Euro	182 Euro
VAE	44 Euro	65 Euro	156 Euro

(* je nach Region)

Im Ausland gelten dieselben Kürzungen wie im Inland: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Mahlzeit, verringert sich die Verpflegungspauschale beim Frühstück um 20 Prozent, beim Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.

Verpflegungspauschale bei Dienstreise begrenzt

Für längere Dienstreisen ins In- und Ausland existiert zudem eine weitere Begrenzung: Die Zahlung der Verpflegungspauschale ist auf drei Monate begrenzt. Bei einer mindestens vierwöchigen Unterbrechung haben Sie jedoch erneut Anspruch auf die dreimonatige Zahlung bei einer geschäftlich veranlassten Reise. Unerheblich ist der Grund für die Unterbrechung: Auch Krankheit oder Urlaub reichen dafür aus.

Auslandspauschale an Ab- und Anreisetag

Wer geschäftlich ins Ausland reist, sollte hinsichtlich der Höhe der Verpflegungspauschale Folgendes beachten:

Anreise
Ihre Verpflegungspauschale richtet sich nach dem Land, das Sie vor 24 Uhr erreichen.
Abreise
Ihre Verpflegungspauschale richtet sich nach dem Land, in dem Sie zuletzt beruflich tätig waren.

Verpflegungspauschale Steuer

Bei der Rückkehr von einer betriebliche Reise machen Sie in der Regel Ihre Kosten per Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber geltend. Diese Kosten übernimmt und erstattet das Unternehmen mit der Verpflegungspauschale. In Höhe der Pauschale sind die Erstattungen steuerfrei. Gehen die Beträge darüber hinaus, muss dies versteuert werden. Sollte der Arbeitgeber nicht bereit sein, die Kosten zu erstatten, können Sie die Pauschbeträge als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Da es sich um eine Pauschale handelt, können in der Steuererklärung nicht die tatsächlichen Kosten für den Mehraufwand berücksichtigt werden. Sobald ein Arbeitgeber die Auslagen erstattet, kann der Arbeitnehmer sie nicht von der Steuer absetzen.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet Verpflegungspauschale zu zahlen?

In vielen Unternehmen gibt es eine Regelung und entsprechende Formulare für Mitarbeiter, um die Pauschale zur auswärtigen Verpflegung erstattet zu bekommen. Es gibt jedoch keine gesetzliche Vorgabe dazu und somit auch keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber.

Beispiele: Wie wird die Verpflegungspauschale berechnet?

Arbeitnehmer sind sich oftmals unsicher, wie hoch die Pauschale ist, die ihnen nach einem beruflichen Aufenthalt an einem anderen Ort zusteht. Zum besseren Verständnis der Regelungen haben wir einige Beispiele erstellt, die Ihnen die Anwendung und Berechnung der Verpflegungspauschale verdeutlichen:

Beispiel 1: Inland, eintägig

Frau Musterfrau bricht mit Ihrer Vorgesetzten Frau Schneider Montagvormittag um 11.30 Uhr von Dortmund nach Bochum auf. Dort treffen Sie einen Kunden und besprechen beim Mittagessen Ideen für eine Zusammenarbeit. Die Vorgesetzte übernimmt die Kosten für das Mittagessen. Um 15 Uhr fahren Frau Musterfrau und Frau Schneider wieder zurück nach Bochum. Sie kehren für eine gute Stunde bis 17 Uhr ins Büro zurück.

Verpflegungspauschale: In diesem Fall erhält Frau Musterfrau keinerlei Verpflegungspauschale, da die Dienstreise weniger als acht Stunden dauert und auch keine Übernachtung anfällt.

Beispiel 2: Inland, mehrtägig

Herr Mustermann besucht eine Messe, um sein Unternehmen vor Ort zu repräsentieren. Er bricht am Montagmorgen um 9 Uhr in Hamburg auf und reist mit der Bahn nach Freiburg. Dort bleibt er drei Nächte in einem Hotel, in dem das Frühstück inbegriffen ist. Die anderen Mahlzeiten muss er aus eigener Tasche bezahlen. Am Donnerstag geht es zurück nach Hamburg.

Verpflegungspauschale: Da Herr Mustermann mehrere Tage unterwegs ist und vieles selbst bezahlen muss, kann er folgende Posten angeben:

An- und Abreisetag: Verpflegungspauschale von je 14 Euro
Mahlzeiten an Tag 2 und 3: Verpflegungspauschale von insgesamt 56 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Abzüglich 11,20 Euro für das gesparte Frühstück.

Als Verpflegungspauschale kommt ein Betrag von 72,80 Euro heraus. Die Rechnung im Detail: 28 Euro + 56 Euro – 11,20 Euro = 72,80 Euro.

Beispiel 3: Ausland, mehrtägig

Herr Maier bricht am Dienstag um 8 Uhr morgens von Freiburg nach Zürich, in die Schweiz, auf. Dort besucht er eine Messe und bleibt für drei Nächte. Am Freitag fährt er mittags wieder nach Hause und erreicht seinen Wohnort gegen 18 Uhr. Für die Mahlzeiten auf der geschäftlichen Reise kommt er vollständig selbst auf.

Hinweis: Für die Berechnung der Verpflegungspauschale ist der Ort entscheidend, den der Arbeitnehmer bis 24 Uhr erreicht. Umgekehrt gilt bei der Rückreise vom Ausland in die Heimat der Spesenbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.

Verpflegungspauschale: Für Zürich gilt ein Pauschalbetrag von 43 Euro für den An- und Abreisetag und 64 Euro pro vollen Kalendertag. Übernachtungskosten sind in der Schweiz mit 180 Euro angesetzt. Die Rechnung lautet: 86 Euro (An- und Abreise) + 128 Euro (für Tag 2 und 3) + 540 Euro Übernachtungskosten = 754 Euro.

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