Verpflegungspauschale 2022: Tabelle, In- & Ausland + Steuer

Verpflegungspauschale 2022: Wie hoch ist sie?

Mitarbeiter erhalten eine Verpflegungspauschale, wenn sie wenigstens acht Stunden unterwegs sind. Bei einer Dienstreise bis zu 24 Stunden bekommen Sie die kleine Verpflegungspauschale von 14 Euro, bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden steht Ihnen die große Verpflegungspauschale von 28 Euro zu. In der folgenden Tabelle zeigen wir die Höhe der Pauschale für 2022 im Inland aufgelistet:

Was ist die Verpflegungspauschale?

Die Verpflegungspauschale soll den Mehraufwand ausgleichen, den Arbeitnehmer auf einer Dienstreise haben. Unterwegs essen und sich versorgen ist teurer, als zuhause. Der Verpflegungsmehraufwand schafft einen finanziellen Ausgleich für diese Kosten. Das gilt bei einer Auswärtstätigkeit (nicht an erster Tätigkeitsstelle) ab acht Stunden. Unterschieden werden nach Dauer zwei Typen:

1. Kleine Verpflegungspauschale
   Alle Geschäftsreisen, die mindestens acht, aber weniger als 24 Stunden dauern. Dieser Pauschbetrag gilt auch für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen.
2. Große Verpflegungspauschale
   Sind Sie volle 24 Stunden abwesend, wird der Tag mit dem großen Spesensatz von 28 Euro verrechnet. Dies gilt für die Tage bei längeren Geschäftsreisen, die Sie komplett vor Ort sind.

Wer bekommt Verpflegungspauschale?

Jeder Arbeitnehmer, der im Auftrag seines Arbeitgebers unterwegs ist. Klassischerweise sind das Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten, auf Kongressen oder an wechselnden Einsatzorten („auf Montage“) unterwegs sind. Auch Berufskraftfahrer profitieren von der Pauschale zur Verpflegung. Wer seine Nächte unterwegs im LKW verbringt, kann pro Nacht acht Euro steuerlich absetzen.

Mögliche Kürzungen der Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschale wird auch dann gezahlt, wenn der Arbeitgeber die Reisekosten übernimmt. Werden die Mahlzeiten allerdings zusätzlich bezahlt, verringert sich die Verpflegungspauschale um folgende Prozentsätze:

• Frühstück: Kürzung um 20 Prozent
• Mittagessen: Kürzung um 40 Prozent
• Abendessen: Kürzung um 40 Prozent

Zahlt der Arbeitgeber für das Frühstück, wird die tägliche Verpflegungspauschale somit um 5,60 Euro gekürzt, für Mittag- oder Abendessen sind es 11,20 Euro weniger.

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Verpflegungspauschale Steuer

Bei der Rückkehr einer betriebliche Reise machen Sie in der Regel Ihre Verpflegungspauschale beim Arbeitgeber geltend. Die Kosten werden entsprechen vom Unternehmen übernommen und erstattet. Die Höhe der Pauschale ist steuerfrei. Gehen die Beträge darüber hinaus, muss dies versteuert werden. Sollte der Arbeitgeber nicht bereit sein, die Kosten zu erstatten, können Sie die Pauschbeträge als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Da es sich um eine Pauschale handelt, können in der Steuererklärung nicht die tatsächlichen Kosten für den Mehraufwand berücksichtigt werden.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet Verpflegungspauschale zu zahlen?

In vielen Unternehmen gibt es eine Regelung und entsprechende Formulare für Mitarbeiter, um die Pauschale zur auswärtigen Verpflegung erstattet zu bekommen. Es gibt jedoch keine gesetzliche Vorgabe dazu und somit auch keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber.

Verpflegungspauschale Ausland

Machen Sie eine Dienstreise ins Ausland, können Sie mit deutlich höheren Verpflegungspauschalen rechnen. Damit werden unterschiedlich hohe Lebenshaltungskosten berücksichtigt. Das Bundesfinanzministerium gibt Verpflegungspauschalen nebst Übernachtungskosten für das Ausland bekannt. Ausgewählte Länder zeigen wir in der Übersicht:

(* je nach Region)

Im Ausland gelten dieselben Kürzungen wie im Inland: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Mahlzeit, verringert sich die Verpflegungspauschale beim Frühstück um 20 Prozent, beim Mittag- und Abendessen jeweils um 40 Prozent.

Beispiele: Wie wird die Verpflegungspauschale berechnet?

Arbeitnehmer sind sich oftmals unsicher, wie hoch die Pauschale ist, die ihnen nach einem beruflichen Aufenthalt an einem anderen Ort zusteht. Zum besseren Verständnis der Regelungen haben wir einige Beispiele erstellt, die Ihnen die Anwendung und Berechnung der Verpflegungspauschale verdeutlichen:

Beispiel 1: Inland, eintägig

Frau Musterfrau bricht mit Ihrer Vorgesetzten Frau Schneider Montagvormittag um 11.30 Uhr von Dortmund nach Bochum auf. Dort treffen Sie einen Kunden und besprechen beim Mittagessen Ideen für eine Zusammenarbeit. Die Vorgesetzte übernimmt die Kosten für das Mittagessen. Um 15 Uhr fahren Frau Musterfrau und Frau Schneider wieder zurück nach Bochum. Sie kehren für eine gute Stunde bis 17 Uhr ins Büro zurück.

Verpflegungspauschale: In diesem Fall erhält Frau Musterfrau keinerlei Verpflegungspauschale, da die Dienstreise weniger als acht Stunden dauert und auch keine Übernachtung anfällt.

Beispiel 2: Inland, mehrtägig

Herr Mustermann besucht eine Messe, um sein Unternehmen vor Ort zu repräsentieren. Er bricht am Montagmorgen um 9 Uhr in Hamburg auf und reist mit der Bahn nach Freiburg. Dort bleibt er drei Nächte in einem Hotel, in dem das Frühstück inbegriffen ist. Die anderen Mahlzeiten muss er aus eigener Tasche bezahlen. Am Donnerstag geht es zurück nach Hamburg.

Verpflegungspauschale: Da Herr Mustermann mehrere Tage unterwegs ist und vieles selbst bezahlen muss, kann er folgende Posten angeben:

• An- und Abreisetag: Verpflegungspauschale von je 14 Euro
• Mahlzeiten an Tag 2 und 3: Verpflegungspauschale von insgesamt 56 Euro wegen ganztägiger Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Abzüglich 11,20 Euro für das gesparte Frühstück.

Als Verpflegungspauschale kommt ein Betrag von 72,80 Euro heraus. Die Rechnung im Detail: 28 Euro + 56 Euro – 11,20 Euro = 72,80 Euro.

Beispiel 3: Ausland, mehrtägig

Herr Maier bricht am Dienstag um 8 Uhr morgens von Freiburg nach Zürich, in die Schweiz, auf. Dort besucht er eine Messe und bleibt für drei Nächte. Am Freitag fährt er mittags wieder nach Hause und erreicht seinen Wohnort gegen 18 Uhr. Für die Mahlzeiten auf der geschäftlichen Reise kommt er vollständig selbst auf.

Hinweis: Für die Berechnung der Verpflegungspauschale ist der Ort entscheidend, der bis 24 Uhr erreicht wird. Umgekehrt gilt bei der Rückreise vom Ausland in die Heimat der Spesenbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.

Verpflegungspauschale: Für Zürich gilt ein Pauschalbetrag von 43 Euro für den An- und Abreisetag und 64 Euro pro vollen Kalendertag. Übernachtungskosten sind in der Schweiz mit 180 Euro angesetzt. Die Rechnung lautet: 86 Euro (An- und Abreise) + 128 Euro (für Tag 2 und 3) + 540 Euro Übernachtungskosten = 754 Euro.

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