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Geschäftsreise: Richtig planen, Packliste + Checkliste

Rund 41 Millionen Geschäftsreisen finden jährlich statt. Auch nach Corona steigt die Zahl wieder an. Wer beruflich viel unterwegs ist, kann was erleben. Damit das kein blaues Wunder wird, sollten Geschäftsreisende bei der Planung der Dienstreise ein paar Punkte beachten. Hier die wichtigsten Geschäftsreise Tipps für den nächsten Business-Trip, inklusive Packliste und Checkliste…



Geschäftsreise: Richtig planen, Packliste + Checkliste

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Definition: Was ist eine Geschäftsreise?

Laut Definition ist eine Geschäftsreise eine beruflich bedingte Veränderung abseits von Wohn- und Arbeitsort des Geschäftsreisenden. Unterschieden wird zudem nach dem Steuer- und Reiserecht:

  • Steuerrecht Definition
    Im Steuerrecht heißt die Geschäftsreise „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ für eine begrenzte Zeit. Die Kosten dafür sind von der Steuer absetzbar: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
  • Reiserecht Definition
    Im Reiserecht zählen die Geschäftsreise und Dienstreise als Individualreisen. Bedeutet: Der Arbeitgeber hat Schutzpflichten und muss sich an Vorgaben des Arbeitsrechts halten.

In der Regel spricht man erst von einer Geschäftsreise, wenn ein Arbeitnehmer mindestens 8 Stunden seiner Arbeitszeit für die Reise unterwegs ist (kürzer = Dienstgang). Reisebeginn ist die Abfahrt vom Dienst- bzw. Wohnort; die Reise endet offiziell bei der Rückkehr an den Dienst- bzw. Wohnort.

Das Wichtigste zur Geschäftsreise im Überblick

Was macht man auf einer Geschäftsreise?

Die Anlässe für Geschäftsreisen sind unterschiedlich. Dazu gehören Kundenbesuche, Treffen von Geschäftspartnern, die Teilnahme an Fachkonferenzen oder Messen, Fort- oder Weiterbildungen, Vertragsverhandlungen und Abschlüsse, die Überwachung von Projekten oder Personalbesprechungen.

Geschäftsreise oder Dienstreise: Was ist der Unterschied?

Geschäftsreise und Dienstreise werden oft synonym verwendet. In beiden Fällen handelt es sich um eine Reise für eine „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Der Unterschied liegt lediglich in der Art des Geschäfts: Im öffentlichen Dienst heißt es Dienstreise – in der Privatwirtschaft Geschäftsreise.

Was wird bei einer Geschäftsreise bezahlt?

Reisen Arbeitnehmer im Auftrag und nach Anweisung des Arbeitgebers, werden sämtliche Kosten der Dienstreise von diesem übernommen. Das sind zum Beispiel Reise- und Fahrtkosten, Unterkunft sowie eine Verpflegungspauschale zu, um den Mehraufwand abzudecken. Das Gehalt wird ebenfalls weitergezahlt.

Habe ich einen Unfallschutz auf Geschäftsreisen?

Der gesetzliche Unfallschutz gilt bei dienstlich veranlassten Wegen und Tätigkeiten. Bedeutet: Wer sich bei einer Präsentation den Knöchel verstaucht, ist gesetzlich unfallversichert. Allerdings gibt es auf Dienstreisen oft Freizeit – etwa abends beim Feierabendbier. Wer dabei einen Unfall hat, muss den über die eigene Krankenversicherung abdecken.

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Wie lange dauert eine Geschäftsreise?

Für die Dauer einer Geschäftsreise gibt es im Arbeitsrecht keine Vorgaben – weder für Mindest- oder Höchstdauer. Die Reisedauer der Geschäftsreise richtet sich in erster Linie nach der Art des Geschäfts: Das können Treffen mit Geschäftspartnern oder Kundenbesuche sein, ebenso der Besuch an Fachkonferenzen, Messen oder Weiterbildungen.

Ist keine Übernachtung vorgesehen, spricht man von einer Tagesgeschäftsreise. Bei mehrtägigen Geschäftsreisen, die 24 Stunden übersteigen, haben Arbeitnehmer Anspruch darauf, sich den Verpflegungsmehraufwand per Spesenabrechnung bezahlen zu lassen (siehe: Reisekostenabrechnung).

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Was gilt während der Geschäftsreise als Arbeitszeit?

Findet die Geschäftsreise während der regulären Arbeitszeit statt, zählt sie auch als bezahlte Arbeitszeit. Pausen werden allerdings nicht mit einberechnet, Ruhezeiten sind ebenfalls einzuhalten.

Für die Beurteilung, ob die Reisezeit Arbeitszeit ist, sind drei Aspekte entscheidend:

  1. Geschäftsreise während der Arbeitszeit
    Haben Sie tägliche Arbeitszeiten zwischen 9 und 17 Uhr, fahren um 11 Uhr mit dem Auto los und kommen um 16 Uhr wieder, wird die Fahrzeit als Arbeitszeit betrachtet.
  2. Tätigkeit während der Reise
    Außerhalb der Arbeitszeiten kommt es darauf an, was Sie während der Fahrt tun – ob Sie arbeiten oder nicht. Wer sich im Flieger oder Zug auf ein Meeting vorbereitet oder E-Mails beantwortet, arbeitet. Lesen Sie hingegen privat ein Buch oder schlafen, ist dies keine Arbeitszeit, sondern unbezahlte Ruhezeit.
  3. Anordnung des Fortbewegungsmittels
    Entscheidend ist zudem, welches Fortbewegungsmittel der Chef vorschreibt. Wer mit Zug oder Flugzeug anreist und keinen Arbeitsauftrag während der Reise hat, hat Freizeit. Gibt der Arbeitgeber vor, dass Sie mit dem Auto fahren müssen, ist es wieder Arbeitszeit, weil man hinter dem Steuer seine Zeit nicht frei gestalten kann.

Was gilt bei der Geschäftsreise am Wochenende?

Bei Geschäftsreisen am Wochenende haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Sonntagszuschlag. Gleichzeitig entsteht ein Anspruch auf einen Ersatzruhetag, der innerhalb von 2 Wochen gewährt werden muss. Insgesamt haben Arbeitnehmer laut Arbeitszeitgesetz ein Recht auf mindestens 15 freie Sonntage im Jahr.

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Wer zahlt für die Geschäftsreise?

Ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer für die Kosten der Geschäftsreise zahlen, hängt davon ab, was im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. In der Regel übernimmt der Arbeitgeber alle Kosten der Geschäftsreise.

Zu den Kosten einer Geschäftsreise gehören:

  • Reisekosten (Flug, Bahn, Benzin, Strom)
  • Übernachtungskosten
  • Mehrausgaben (Taxi, Maut, Parkgebühren)
  • Erforderliche Reiseversicherungen (Auslandskrankenversicherung)
  • Geschäftsessen (Bewirtungsbeleg!)
  • Gebühren für geschäftliche Telefonate

Private Ausgaben während der Geschäftsreise müssen Arbeitnehmer dagegen selber bezahlen. Dazu zählen in der Regel Verpflegung und Aktivitäten nach Feierabend.

Geschäftsreise Spesen

Dauert die Geschäftsreise zwischen 8 und 23 Stunden, können Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 14 Euro abrechnen. Bei einer Reisedauer ab 24 Stunden sind es 28 Euro pro Tag plus 14 Euro für den An- und Abreisetag. Die Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro.


Geschäftsreise planen: Bewährte Travel-Tipps

Bevor Sie Ihre Geschäftsreise antreten, sollten Sie mit dem Arbeitgeber die wichtigsten Rahmenbedingungen und Regeln abklären. Dazu gehören:

  • Wer übernimmt die Reisebuchung?
  • Wie hoch ist das Budget?
  • Welche Reiserichtlinien sind einzuhalten (1. Klasse, Economy Class, Hotelkategorie)?
  • Organisation von Visa
  • Bezahlung: Firmenkreditkarte oder Spesenabrechnung?
  • Erforderliche Reiseversicherungen?
  • Wichtige Kontaktdaten, Adressen?

Geschäftsreise mit dem Flugzeug?

Steht die Geschäftsreise formal auf solider Basis, haben wir noch ein paar bewährte Reisetipps für Business-Trips:

1. Dokumente

Scannen oder fotografieren Sie vor der Geschäftsreise alle wichtigen Reisedokumente und mailen Sie sich diese als PDF auf das Handy: Reisepass, Führerschein, Buchungsbestätigung, Reise- und Lagepläne, Kontaktdaten. Sollten Sie etwas davon verlieren, können Sie die Dokumente wenigstens ausdrucken.

2. Handgepäck

Reisen Sie auf kurzen Geschäftsreisen möglichst nur mit Handgepäck und einem kleinen Trolley. Gerade bei Flugreisen spart das Zeit beim Check-In und später am Gepäckband. Zudem sind Sie sicher, dass nichts verloren geht. Falls das nicht möglich ist, nehmen Sie zusätzlich zum normalen Reisegepäck eine Kleidungsreserve ins Handgepäck (siehe: Koffer richtig packen).

Bonus-Tipp: Markieren Sie Ihre Koffer mit bunten Bändern, um später auf dem Gepäckband sofort zu erkennen.

3. Kleidung

Wählen Sie für die Reise ein möglichst bequemes und knitterfreies Outfit, etwa Wolle oder Stoffe mit eingewebten Stretchfäden. Knitterfalten im Anzug können Sie später mit einem einfach Trick beseitigen: Im Hotel die Dusche unter Heißdampf setzen und den Anzug wenige Minuten in den Nebel hängen.

4. Feuchtigkeit

Weil die Haut an Bord austrocknet, sehen viele Geschäftsreisende hinterher aus, als hätten sie die Nacht durchgemacht. Geben Sie ihrem Gesicht regelmäßig Feuchtigkeit – zum Beispiel mit stillem Wasser, das an Bord ausgeschenkt wird und das Sie auf ein Stofftaschentuch geben.

5. Abschalten

Damit Sie auf Langstreckenflügen besser entspannen, empfehlen wir Gegenschall-Kopfhörer sowie Schlafmaske oder dunkle Sonnenbrille. Statt der üblichen Nackenrolle nehmen Profis ein kleines Kopfkissen von zuhause mit. Bei dem Stück Heimat unter dem Kopf schlafen die meisten besser ein.

6. Platzwahl

Vermeiden Sie auf Langstrecken den Mittelplatz. Dort ist am wenigsten Platz und Sie können nie durchschlafen, falls der Nachbar am Fenster auf die Toilette muss. Der Fensterplatz ist besser – am besten ein Sitz vor dem Notausgang. Mehr Beinfreiheit!

7. Jetlag

Für jede überflogene Zeitzone muss man mit einer Anpassungsdauer von einem halben bis ganzen Tag rechnen. Bei einem Flug nach Westen verläuft die Anpassung rund 20% schneller als nach Osten. Gegen den Jetlag hilft Schlaf, viel Wasser trinken und wenn es der Terminplan zulässt, eine Eingewöhnung an die neue Zeitzone ein paar Tage vor Abflug.

Jetlag überwinden Tipps Geschäftsreise

Sind Geschäftsreisende Touristen?

In der Regel gelten Geschäftsreisende nicht als Touristen, weil sie ihrer Arbeit nachgehen und geschäftlich, nicht privat reisen. Bedeutet: Unter Umständen gelten im Ausland andere Visa- und Einreisebestimmungen. Dies sollten Sie vor Reiseantritt unbedingt mit dem zuständigen Konsulat klären.


Wie rechne ich die Geschäftsreise ab?

Um hinterher nicht unnötig auf Reisekosten sitzenzubleiben, müssen Sie die Geschäftsreise möglichst detailliert dokumentieren und nachweisen. Diese Dokumente sollten Sie bei Ihrem Arbeitgeber mit der Spesenabrechnung einreichen:

  • Reiseanlass oder -auftrag
  • Kopien der Bahn- oder Flugtickets
  • Taxi- oder Mietwagen-Belege
  • Hotelrechnungen (Übernachtung, Verpflegung)
  • Bewirtungsbelege (bei Geschäftsessen)
  • Memo der wichtigsten Reise-Ergebnisse

Falls Sie als Selbstständiger reisen und die Reisekostenabrechnung beim Finanzamt bzw. in der Steuererklärung geltend machen wollen, helfen diese Nachweise ebenfalls. Hier können Sie Geschäftsreise als Werbungskosten von der Steuer absetzten.

Packliste Geschäftsreise: Kostenlose Checkliste

Damit Sie auf dem nächsten Business-Trip nichts vergessen, haben wir eine kostenlose Geschäftsreise Checkliste zusammengestellt. Diese können Sie gleich online im Browser abhaken:

    Dokumente

  • Personalausweis, Reisepass
  • Führerschein (evtl. internationaler Führerschein)
  • Reiseunterlagen, Tickets
  • Auslandskrankenversicherung
  • Impfungen (Impfpass)
  • Visum
  • Bargeld
  • Kreditkarte (+ EC-Karte)
  • Visitenkarten
  • Sperr- und Notfallnummern
  • Hygiene

  • Zahnbürste, Zahncreme
  • Deodorant
  • Duschgel
  • Shampoo (+ Spülung)
  • Rasierzeug
  • Kamm
  • Nagelschere
  • Kleidung

  • Anzug, Kostüm
  • Hemden, Blusen
  • Pullover
  • Ersatzschuhe
  • Strümpfe, Strumpfhosen
  • Unterwäsche
  • T-Shirts
  • Plastikbeutel (für Schmutzwäsche)
  • Für alle Fälle

  • WLAN Pocket Router
  • Smartphone
  • Laptop
  • Ladekabel
  • Weltstecker (international)
  • Reserveakkus (Powerbank)
  • Brille, Sonnenbrille
  • Reiseapotheke (Kopfschmerzen, Magen-Darm)

Und nicht vergessen!

Bei langen Geschäftsreisen sollten Sie vorab…

Mit diesen Tipps sind Sie auf Ihre Geschäftsreise perfekt vorbereitet und können die Dienstreise und Arbeitszeit optimal beruflich nutzen. Je mehr Arbeitnehmer vorher mit dem Arbeitgeber absprechen, desto weniger Stress und Ärger hinterher. Vor allem bleiben Sie nicht auf den Reisekosten sitzen…

Wir wünschen: Gute Reise!


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