Lohnabrechnung erstellen: Online und kostenlos

Millionen Angestellte in Deutschland sind bestens mit ihr vertraut, erhalten Sie in der Regel einmal im Monat und freuen sich mal mehr – mal aber auch weniger – darüber: die Lohnabrechnung. Aber während die meisten nur die fertige Abrechnung am Ende eines jeden Monats zugeschickt bekommen, stehen insbesondere Gründer, die sich selbst ein kleines Team aufbauen wollen, irgendwann vor der Frage: Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung? Für große Unternehmen ist die Antwort meist eine eigene Abteilung, die sich um diese Angelegenheit kümmert. Diese Kosten übersteigen aber das Budget vieler Gründer, doch es gibt eine gute Nachricht: Lohnabrechnungen erstellen geht auch online und kostenlos…

Lohnabrechnung erstellen: Online und kostenlos

Lohnabrechnung: Was ist das eigentlich?

Die Lohnabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitnehmer, das vom Arbeitgeber zusammen mit dem gezahlten Gehalt zur Verfügung gestellt wird. Im Grunde handelt es sich dabei um eine genaue Auflistung über die Zusammenstellung des Gehalts. Damit enthält es für den Arbeitnehmer sehr wichtige Informationen, wie…

  • die Höhe des Brutto-Gehalts,
  • die Höhe der gezahlten Lohnsteuer,
  • die gezahlten Sozialversicherungsbeiträge,
  • das daraus resultierende Netto-Gehalt.

Die Lohnabrechnung gibt also Auskunft über die Höhe des Gehalts, das einem Arbeitnehmer zusteht sowie über die geleisteten Zahlungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger. Aus diesem Grund sollten alle erhaltenen Lohnabrechnungen gut abgeheftet und aufbewahrt werden, um diese im Zweifelsfall noch einmal zur Hand zu haben.

Tipps, bevor Sie die Lohnabrechnung online erstellen

Lohnabrechnung Gehaltsabrechnung selbst erstellen VorlageHaben Sie sich als Gründer selbstständig gemacht und sind nun dabei, Ihr eigenes Team aufzubauen und erste Mitarbeiter zu beschäftigen, werden Sie nicht um die Erstellung einer Lohnabrechnung herumkommen. Sobald Sie Ihren Mitarbeitern Gehalt ausgezahlt haben, entsteht für diese automatisch auch ein Anspruch auf die entsprechende Lohnabrechnung.

Als Gründer ist die eigene Firma in der Regel noch zu klein und es fehlt auch am nötigen Budget, um eine interne Abteilung einzurichten, die sich um die Lohnabrechnung der Mitarbeiter kümmert. Diese Alternative kommt meist erst bei großen und bereits etablierten Unternehmen in Betracht. Aber dem Internet sei Dank haben Gründer die Möglichkeit, Lohnabrechnungen online und vor allem kostenlos zu erstellen.

Bevor Sie aber damit anfangen, haben wir noch einige Tipps für Sie, die Ihnen dabei behilflich sein können.

  1. Lesen Sie sich in das Thema ein

    Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, sollten Sie sich im besten Fall zumindest grundsätzlich mit dem Thema der Lohnabrechnung auseinandergesetzt haben. Auch wenn es online bereits viele hilfreiche Angebote gibt, sollten Sie sich nicht allein darauf verlassen, sondern immer auch selbst überprüfen, ob die Angaben korrekt sind.

    Etwaige Fehler fallen immer auf Sie zurück und kosten im Ernstfall nicht nur eine Menge Zeit, sondern möglicherweise auch viel Geld. Deshalb gilt: Wenn Sie die Lohnabrechnung in die eigenen Hände nehmen, sollten Sie (trotz Unterstützung) immer den Überblick über das behalten, was Sie tun.


  2. Sprechen Sie mit einem Experten

    Bevor Sie sich das erste Mal selbst an die Lohnabrechnung wagen, kann es eine große Hilfe sein, mit einem Fachmann auf dem Gebiet zu sprechen und sich die wichtigsten Dinge erklären zu lassen. Dies können Sie beispielsweise bei einem Steuerberater tun. Dafür müssen Sie zwar einmalig ein wenig Geld investieren, doch die Kenntnisse die Sie dadurch gewinnen, werden diesen Preis in der Regel nach kurzer Zeit wieder auffangen.

    Vielleicht finden Sie auch einen entsprechenden Weiterbildungskurs, für den Sie sich in jedem Fall die Zeit nehmen sollten. Es ist immer besser, wenn Sie Unklarheiten und Fragen im Vorfeld geklärt haben und nicht erst darauf stoßen, wenn der Ernstfall bereits eingetreten ist.


  3. Üben Sie so viel Sie können

    Learning by doing ist auch bei Lohnabrechnungen eine bewährte Strategie. Allerdings sollten Ihre Übungen nicht direkt am Mitarbeiter stattfinden, sondern bereits frühzeitig mit fiktiven Übungsaufgaben durchgeführt werden. Diese finden Sie mit entsprechenden Lösungen im Internet oder Sie besorgen sich die entsprechende Fachliteratur.

    Sollten Sie auf Schwierigkeiten stoßen, kann auch hier der Gang zum Steuerberater Ihres Vertrauens weiterhelfen. All diese Vorbereitungen mögen Ihnen wie Zeitverschwendung vorkommen, doch macht sich die Zeit und das Geld, die Sie hier investieren, vielfach bezahlt, wenn Ihnen dadurch Fehler erspart bleiben.

Lohnabrechnung selbst erstellen: Wann ist die interne Lösung sinnvoll?

Wenn Sie als Gründer oder Arbeitgeber vor der Wahl stehen, die Lohnabrechnung für die Mitarbeiter selbst zu erstellen oder doch lieber auszulagern, spielen viele Faktoren eine Rolle.

Fest steht aber, dass Sie nicht um die Lohnabrechnung herumkommen, denn Arbeitnehmer haben ein Anrecht darauf. Doch wann ist die interne Lösung sinnvoll? Diese Option sollten Sie in Betracht ziehen, wenn…

  • … Sie die Lohnabrechnung wirklich selbst machen können. Gerade als Gründer und bei kleinen Unternehmen ist es häufig sinnvoll, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen. Zum einen hält sich der Arbeitsaufwand noch in Grenzen und auf der anderen Seite fehlt es gerade jungen Unternehmen oft am nötigen Kleingeld, um die Lohnabrechnung auszulagern.
  • … Sie die Kosten damit verringern können. Um erfolgreich zu bleiben, muss jedes Unternehmen auf die eigenen Einnahmen und Ausgaben achten. Sollten Sie feststellen, dass eine interne Erstellung der Lohnabrechnung finanzielle Vorteile für Sie und Ihre Firma mitbringt, sollten Sie sich ernsthaft mit diesem Gedanken auseinandersetzen.

Lohnabrechnung selbst erstellen: Warum es sich lohnt

Auch die Weitergabe der Lohnabrechnung an eine externe Stelle hat seine Vorteile, an erster Stelle sicherlich der geringere Arbeitsaufwand. Denn wie bei allen anderen Aufgaben auch, müssen Sie sich selbst erst einmal nicht mehr damit auseinandersetzen, nachdem Sie beispielsweise Ihren Steuerberater mit der Erstellung der Lohnabrechnung beauftragt haben.

Es bringt aber auch einige Vorteile mit, wenn Sie die Lohnabrechnung in die eigene Hand nehmen.

  • Fachkenntnisse erweitern

    Zunächst einmal lernen Sie einiges dazu, wenn Sie eine Lohnabrechnung selbst erstellen. Dieses Wissen kann Ihnen dabei helfen, selbst Fehler zu vermeiden oder auch Fehler zu erkennen, die andere bei einer – oder Ihrer – Lohnabrechnung gemacht haben. Vielleicht kommen Ihnen dieses neu erworbene Fachwissen noch einmal zugute.


  • Kosten sparen

    Wie so oft ist es auch bei der Lohnabrechnung günstiger, wenn man sie selbst macht. Externe Anbieter lassen sich ihre Leistungen und ihre Expertise entsprechend bezahlen. Hier müssen Sie im Zweifelsfall gegenrechnen: Wie viel Zeit (und damit auch Geld) müssten Sie einbringen, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst machen – und was kostet es, die Aufgabe an Experten abzugeben?


  • Überblick behalten

    Wer die Lohnabrechnung selbst erstellt, hat auch einen besseren Überblick über die Ausgaben, die für Mitarbeiter und Lohnnebenkosten anfallen. Bei den vielen Informationen, die ein Unternehmer berücksichtigen muss, ein wichtiger Kostenfaktor.

Lohnabrechnung selbst erstellen: Diese Tools helfen Ihnen dabei

Lohnabrechnung selbst erstellen Tools FreewareGroße Konzerne können Unsummen für eine Software zur Lohnabrechnung ausgeben, doch von diesem Budget sind die meisten Unternehmen weit entfernt. Glücklicherweise ist das aber auch gar nicht unbedingt nötig, denn es gibt auch einige Programme für die Lohnabrechnung, die durchaus bezahlbar sind. Für welches Programm Sie sich am Ende entscheiden, hängt natürlich auch von Ihren individuellen Ansprüchen ab. Um Ihnen aber einen kleinen Überblick über die verschiedenen Tools zu geben, stellen wir Ihnen drei bekannte und vielversprechende Möglichkeiten vor.

  1. Lexware Lohn + Gehalt

    Eine bekannte und auch weit verbreitete Software für die Erstellung von Lohnabrechnungen ist Lexware Lohn + Gehalt. Es bietet die Möglichkeit, die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter zu erstellen und wichtige Daten auch gleich an das Finanzamt zu übertragen. Erhältlich ist das Programm für monatlich 17,90 Euro oder eine einmalige Zahlung von 269,90. Das ist nicht ganz billig, kann sich als Investition aber bezahlt machen.


  2. WISO Lohn & Gehalt

    Gerade für kleinere Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Mitarbeitern ist WISO Lohn & Gehalt eine gute Alternative. Es hat zwar nur die Möglichkeit, eine Lohnabrechnung für bis zu 15 Mitarbeiter zu erstellen, bietet dafür aber umfangreiche Funktionen und einige Extras. Pro Jahr kostet die die Software 79,95 Euro, wodurch viele kleine Unternehmen wahrscheinlich Kosten für die Erstellung der Lohnabrechnung einsparen können.


  3. Sage Entgelt & Personal

    Auch das Programm Sage Entgelt & Personal macht es Ihnen möglich, die Lohnabrechnung in die eigenen Hände zu nehmen. Einfache Bedienung und guter Service zeigen sich aber in hohen Kosten von 70 Euro pro Monat für 15 Mitarbeiter. Bei nur 10 Mitarbeitern reduziert sich der Preis auf 50 Euro im Monat.

Lohnabrechnung erstellen: Kostenlose Online Muster und Vorlagen und Beispiele

Es gibt im Internet zahlreiche Anbieter, die es Ihnen ermöglichen, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen. Für welchen Sie sich dabei entscheiden, hängt auch von Ihren Präferenzen und dem Arbeitsaufwand ab, den Sie bereit sind zu investieren. Machen Sie sich dabei aber immer wieder bewusst, dass die Lohnabrechnung ein wichtiges berufliches Dokument ist.

Die Erstellung sollte daher immer mit großer Sorgfalt durchgeführt werden. Wir stellen Ihnen drei kostenlose online Muster und Vorlagen vor, mit denen Sie eine Lohnabrechnung erstellen können:

  • EXCEL-Tabelle. Sollten Sie im Umgang mit EXCEL erfahren sein und sich durch Vorbereitung das nötige Wissen über die Erstellung einer Lohnabrechnung angeeignet haben, können Sie eine solche Tabelle auch selbst erstellen. Schneller und einfacher ist es, eine vorgefertigte Version beispielsweise HIER herunterzuladen. Nachdem Sie die Stammdaten des Arbeitnehmers eingetragen haben, erhalten Sie den fälligen Nettolohn sowie die Abgaben durch Lohnsteuer und Sozialversicherungen.
  • Online-Lohnrechner Ein ähnliches Prinzip, dass jedoch ohne den Download einer Datei auskommt, sind Online-Lohnrechner. Diese bieten Ihnen die Möglichkeit, direkt auf der Homepage alle Daten eines Arbeitnehmers einzugeben und sich die entsprechenden Abgaben und Nettogehälter ausrechnen zu lassen. Wichtig ist aber auch hier die genaue Kontrolle, dass alle Angaben korrekt gemacht sind und die Überprüfung, ob die Berechnungen auch stimmen. Einen solchen Service finden Sie bei unserem Brutto-Netto-Rechner.
  • Vorlagen für Lohnabrechnungen. Egal ob Sie die Berechnungen direkt online oder in einer eigenen EXCEL-Tabelle durchführen – um Ihren Mitarbeitern die Lohnabrechnung zukommen zu lassen, müssen Sie die Daten in ein entsprechendes Formular eintragen. Welches Design Ihnen dabei am meisten zusagt, können Sie für sich selbst entscheiden, wichtig ist nur, dass alle Informationen enthalten sind. Vorlagen, wie Ihre Lohnabrechnung aussehen kann, finden Sie beispielsweise HIER als PDF oder HIER als EXCEL-Datei.
[Bildnachweis: Zadorozhnyi Viktor, PathDoc by Shutterstock.com]
22. Dezember 2016 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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