Bedeutung: Was ist eine Fehlbesetzung?
Der Begriff Fehlbesetzung (englisch: bad hire, miscast) bezeichnet einen eingestellten Mitarbeiter oder eine Führungskraft, die für die vorgesehene Stelle, Funktion oder Rolle ungeeignet (inkompetent) ist. Dies kann an fehlenden Qualifikationen und Kompetenzen liegen, an der Persönlichkeit oder Teamfähigkeit.
Zu einer Fehlbesetzung gehört nicht nur die fachliche Eignung für eine Stelle. Zunehmend wichtiger werden heute sogenannte Soft Skills und der sog. Cultural Fit – also wie gut sich ein Kandidat oder eine Kandidatin in das Unternehmen integrieren kann, ob Unternehmenskultur und Team zueinander passen und wie effektiv und harmonisch alle zusammenarbeiten.
Was sind die Ursachen von Fehlbesetzungen?
Eine Fehlbesetzung ist auf unterschiedliche Faktoren zurückzuführen. Ursachen sind zum Beispiel:
- Mehrdeutige Stellenbeschreibung
- Unklare Auswahlkriterien
- Unstrukturierter Bewerbungsprozess
- Recruiting in der falschen Zielgruppe
- Mangelnde Vorbereitung auf Interviews
- Falsche Erwartungen des Arbeitgebers
- Faule Kompromisse wegen Bewerbermangels
Wichtig ist: Sobald Sie eine Fehlbesetzung erkennen, müssen Sie handeln und aktiv werden, um kostspielige Fehlentwicklungen zu verhindern. Lässt sich das Problem durch gezielte Personalentwicklung nicht lösen, sollten Sie sich von dem Mitarbeiter trennen. Das klingt hart, dient aber dem Wohl aller (siehe: Trennungskultur).
Was kostet eine Fehlbesetzung Unternehmen?
Eine Fehlentscheidung bei der Personalauswahl kann weitreichende Folgen haben. Je nachdem wo der Mitarbeiter angesiedelt ist oder ob es sich um eine Führungskraft handelt, senkt die Fehlbesetzung die Motivation im Team und Produktivität gleichermaßen.
In besonders schweren Fällen – zum Beispiel eine Fehlbesetzung im Top-Management auf C-Level – ist sogar der Erfolg des gesamten Unternehmens gefährdet. Hier können strategische Fehlentscheidungen Milliarden kosten. Der Bund der Personalberater schätzt, dass die Kosten für Fehleinstellungen jedes Jahr rund 25 Milliarden Euro betragen.
Hinzu kommen weitere Kosten für eine eventuelle Abfindung, eine erneute Ausschreibung, Neubesetzung und Einarbeitung. Von dem Reputationsverlust und den Kosten, um das beschädigte Image wieder aufzupolieren, mal abgesehen…
Wie kann ich eine Fehlbesetzung vermeiden?
Eine Fehlbesetzung ist für beide Seiten unangenehm! Das gilt erst recht bei einer internen Beförderung, bei der Betroffene scheitern und ihr Gesicht vor den Kollegen verlieren (siehe: Peter-Prinzip). Um Fehlbesetzungen zu vermeiden, sollten Sie den Fokus vor allem auf die Personalgewinnung und den Einstellungsprozess richten.
Folgende Tipps und Strategien haben sich dabei bewährt:
1. Stellenbeschreibung definieren
Definieren Sie zuerst den genauen Job, die Aufgaben und die Position in der Organisation. Erst wenn die Anforderungen der Stelle klar sind, können Sie dazu passende Kandidaten finden.
2. Vorstellungsgespräche strukturieren
Führen Sie strukturierte Interviews mit standardisierten Fragen. Diese erhöhen die Vergleichbarkeit zwischen den Bewerbern und sorgen zugleich für eine objektivere Bewertung.
3. Hintergrund prüfen
Die Wahrheit ist: Bei der Bewerbung wird viel gelogen – bei den Schlüsselqualifikationen genauso wie bei Referenzen oder Arbeitserfahrungen. Führen Sie deshalb einen ausgiebigen Hintergrundcheck bei den Top-Kandidaten durch und haken Sie vor allem bei der Arbeitsweise nach!
4. Tests einsetzen
Nutzen Sie – je nach Position – zusätzlich zu den Interviews spezielle Tests und Verfahren zur Eignungsdiagnostik. Zum Beispiel Assessment Center, Brainteaser oder Fermi-Fragen.
5. Team einbeziehen
Überlassen Sie die Personalauswahl nicht nur (geschulten) Fachkräften aus der HR-Abteilung, sondern beziehen Sie auch die späteren Kollegen und Vorgesetzten mit ein. Die können oft besser beurteilen, wer ins Team passt. Außerdem erhöht das die spätere Akzeptanz der Besetzung.
6. Probezeit nutzen
In vielen Unternehmen herrscht ein mehrstufiger Auswahlprozess. Vor allem die Probezeit wird kaum genutzt, um Neubesetzungen intensiv und systematisch zu bewerten und zu beobachten. Der große Vorteil: In dieser Phase gibt es noch keinen Kündigungsschutz: Beide Seiten können binnen 2 Wochen das Beschäftigungsverhältnis beenden – ohne Angabe von Gründen.
7. Profis hinzuziehen
Falls Sie selber Probleme bei der Besetzung einer vakanten Stelle haben, können Sie ebenso Profis zur Hilfe holen – zum Beispiel Personalberater oder Headhunter. Diese haben jahrelange Erfahrung bei der Personalauswahl sowie geeignete Werkzeuge oder Auswahltests.
8. Feedback einholen
Egal, ob ein Onboarding erfolgreich war oder nicht: Wollen Sie eine langfristig Fehlbesetzungen vermeiden, sollten Sie von allen Beteiligten regelmäßig Feedback einfordern, um den Auswahlprozess stetig zu optimieren.
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