Fehlbesetzung: So können Sie unnötige Kosten vermeiden

Arbeitgeber wollen sichergehen, dass der zukünftige Mitarbeiter auch wirklich zum Unternehmen und zum Team passt. Vorstellungsgespräche sollen also in erster Linie dabei helfen, dass eine Fehlbesetzung vermieden wird. Denn der falsche Mitarbeiter auf dem falschen Platz führt zu ungewollten Ausgaben. Und obwohl in den vergangenen Jahrzehnten immer raffiniertere Methoden entwickelt wurden, lässt sich dieses Problem nicht völlig vermeiden. Denn die Herausforderungen sind aufgrund eines veränderten Arbeitsmarktes gestiegen. Welche Auswirkungen eine Fehlbesetzung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber hat und wie sich unnötige Kosten vermeiden lassen…

Fehlbesetzung: So können Sie unnötige Kosten vermeiden

Definition: Was ist eigentlich eine Fehlbesetzung?

Von einer Fehlbesetzung (englisch: bad hire, miscast) wird laut Duden gesprochen, wenn eine Stelle oder Rolle mit einer ungeeigneten Person besetzt wird. So klar, so gut.

Nicht so ganz klar ist hingegen, ab wann jemand als ungeeignet klassifiziert wird.

Die einen haben da ganz naheliegend vor Augen, wenn ein Kandidat die Probezeit nicht schafft. Andere Personaler und Arbeitgeber denken da etwas langfristiger. Denn eine solide Einarbeitung dauert in der Regel länger als wenige Monate.

Aber erst nach dieser Einarbeitungszeit, wenn ein Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg beiträgt oder dies zumindest erwartbar wäre, kann sich seriös beurteilen lassen, ob jemand eine Fehlbesetzung war oder nicht. Bis dahin kann allerdings eine Menge Geld fehlinvestiert sein (dazu weiter unten).

Unternehmen brauchen Nachwuchs, beispielsweise im Bereich Führungskräfte. Experten raten häufig dazu, die dafür benötigten Leute aus den eigenen Reihen zu rekrutieren. Das hat viele Vorteile:

  • Der potenzielle Kandidat kennt bereits das Unternehmen, die Abläufe und die Menschen. Das verkürzt die Einarbeitungszeit.
  • Ehrgeizige Mitarbeiter bekommen so eine Chance sich zu bewähren und aufzusteigen.
  • Eine transparente Personalpolitik trägt zu stärkerer Mitarbeiterbindung bei.
  • Die Recruitingkosten sind meist geringer, die Stelle schneller besetzt.

Aber es hat auch Nachteile:

  • Der Kandidat kennt das Unternehmen – das kann zu Betriebsblindheit führen.
  • Das Unternehmen bekommt möglicherweise weniger Know-how als bei einem externen Bewerber.
  • Es kann zu Akzeptanzproblemen zwischen ehemaligen Kollegen und neuem Vorgesetzen kommen.
  • Nicht jede Fachkraft ist auch ein guter Vorgesetzter.

Fehlbesetzung infolge falscher Gewichtung

Gerade der letzte Punkt kommt gar nicht so selten vor. Bereits Ende der sechziger Jahre beschrieben die zwei amerikanischen Forscher Laurence J. Peter und Raymond Hull humorig das nach ihnen benannte Peter-Prinzip. Das besagt kurz gefasst:

In einem hierarchisch organisierten Unternehmen wird jeder Mitarbeiter so lange befördert, bis er auf eine Stelle gelangt, auf der er inkompetent ist.

Das führt glücklicherweise nicht dazu, dass nur noch Inkompetente in Unternehmen arbeiten, denn dieses Phänomen passiert nicht gleichzeitig. Außerdem fangen die kompetenten Mitarbeiter und Teamkollegen das Meiste auf. Die Forscher konnten nachweisen, dass ein Mitarbeiter, der sich auf einer höheren Position als Fehlbesetzung entpuppte, zuvor sehr gute Leistung erbracht hatte.

Auch eine neuere Studie der Internationalen Hochschule Bad Honnef Bonn (IUBH) von 2017 belegt dies.

Demnach eignen sich etwa 24 Prozent der Fachkräfte als Führungskräfte. Unter den befragten Führungskräften zeigte sich jedoch bei 27 Prozent, dass ihr Kompetenzprofil sie eher für eine Karriere als Fachkraft qualifiziert.

Das Problem ist, dass deutsche Unternehmen eine Beförderung in eine Managementposition häufig mit Fachkompetenz verbinden – während andere, für diese Funktion dringend benötigte Schlüsselkompetenzen – etwa Sozialkompetenz und Methodenkompetenz – völlig ausgeblendet werden.

Unternehmen fallen auf Status-quo-Effekt rein

Wenn sich verdiente Mitarbeiter plötzlich als Fehlbesetzung erweisen, dann sind Unternehmen meist einem Effekt zum Opfer gefallen, den die Psychologie als Status-quo-Effekt bezeichnet. Wer sich noch an seine Schulzeit und bestimmte Mitschüler erinnern kann, kennt diesen Effekt ebenfalls:

Manche Lehrer vergeben – egal ob tatsächlich gut oder schlecht – bestimmten Schülern immer dieselbe Note. Die Beton-Eins. Oder eben die Beton-Fünf in einem Fach. Dahinter steckt die unbewusste Annahme: Wer einmal gute (oder schlechte) Leistungen erbracht hat, der wird auch zukünftig gute (schlechte) Leistungen erbringen.

Die erstmalige Leistungseinschätzung gilt für immer und wird nicht mehr kritisch hinterfragt. Und genau hier liegt das Problem. Viele Neubesetzungen auf Managementpositionen sind für ihre Rolle vorher überhaupt nicht vorbereitet, ihre Eignung nicht überprüft worden.

Ein anderes Problem, das mit der Besetzung von Führungspositionen durch Fachkräfte verbunden ist und eigentlich auf der Hand liegt: Wird der beste Mitarbeiter an einer Position abgezogen und als Manager eingesetzt, fehlt eine Fachkraft. Unternehmen haben es also schlimmstenfalls nicht nur mit einer Fehlbesetzung auf Führungsebene, sondern mit einer eklatanten Lücke in der alten Position zu tun.

Folgen von Fehlentscheidungen

Um handlungsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen eine solide Personalauswahl treffen. Denn letztlich entscheiden die Mitarbeiter und die Art, wie ein Unternehmen aufgestellt ist, über die Zukunft.

Wird das Unternehmen auch weiterhin am Markt Bestand haben? Wird es seine Mitbewerber abhängen können oder womöglich selbst abgehängt? Alle diese Überlegungen gehen Maßnahmen zur Stellenbesetzung voraus. Denn die Kosten für eine Fehlbesetzung beim Personal sind immens.

Verschiedene Berater kommen zu unterschiedlichen Ergebnissen – immer auch abhängig davon, ob direkte und indirekte Kosten einer Fehlbesetzung einkalkuliert werden. Laut einer oft zitierten Studie der Managementberatung Kienbaum von 2005 können die Kosten sich bei einem Geschäftsführer bis zum Dreifachen seines Jahresgehaltes betragen.

Geht man von einem üblichen Gehalt von etwa 110.000 bis 160.000 Euro aus, ist man schnell bei einer knappen halben Million. Wie setzen sich die Kosten zusammen?

  • Anzeigenschaltung
  • Verlorene Arbeitszeit durch Vorstellungsgespräche
  • Einarbeitungszeit
  • Verminderte Arbeitsleistung der Neubesetzung
  • Verlorene Arbeitszeit des einarbeitenden Mentors
  • Eventuelle Kosten für eine Abfindung

Der Bundesverband der Personalmanager (PDF) führt aus, dass sich mühelos noch weitere Kosten wie etwa für die erneute Bewerbersuche oder Einbußen aufgrund von Reputationsverlust zu den Kosten einer Fehlbesetzung addieren ließen.

Es gibt Befragungen, in denen Unternehmen von Verlusten in Höhe von 22.000 bis 45.000 Euro erzählen. Aber selbst, wenn die einen Zahlen zu hoch, die anderen zu niedrig gegriffen sein mögen: Es sollte deutlich geworden sein, dass Unternehmen ein nachvollziehbares Interesse daran haben, die Menge an Fehlbesetzungen so gering wie nötig zu halten.

Und dennoch halten Unternehmen mitunter sogar an Fehlbesetzungen fest. Eine offene Fehlerkultur ist nach wie vor eine schwierige Angelegenheit, keiner gibt gerne Fehler zu.

Und wenn es um Kündigungsgespräche geht, haben offenbar besonders männliche Vorgesetzte ein Problem Frauen gegenüber. Die reagieren teilweise mit Weinen auf die Kündigung und mit solchen Gefühlen können manche nicht umgehen.

Dabei muss klar gesagt werden: Eine Fehlbesetzung ist für beide Seiten unangenehm. Für den jeweiligen Mitarbeiter, der zuvor vielleicht in seiner alten Position brilliert hat und nun völlig überfordert ist. Vielleicht haben sich ehemalige Kollegen von ihm abgewendet, sind mit dem Führungsstil nicht einverstanden, haben selbst gekündigt.

Für das Unternehmen, weil nun eine Fehleranalyse einsetzen muss, bevor der Recruitingprozess von vorne beginnt. Am besten also, eine Fehlbesetzung wird ganz vermieden. Drei Tipps dazu:

  • Lassen Sie Sorgfalt walten.

    Gerade bei so etwas Wichtigem wie einer Festanstellung sollte ein Bewerbungsprozess nicht überstürzt über die Bühne gebracht werden, nur um Kosten zu sparen. Falls notwendig, sollte eine Stelle lieber ein, zwei Wochen länger unbesetzt bleiben, denn wie die obige Auflistung gezeigt hat, rächt sich eine voreilige Entscheidung später.

  • Überprüfen Sie Herz und Nieren.

    Personaler sollten nicht nur auf ihr Bauchgefühl achten – das kann sich hin und wieder irren. Eignungstests können zeigen, ob ein potenzieller Kandidat nicht nur von den fachlichen Kompetenzen her, sondern auch mit sozialen Kompetenzen überzeugen kann. Schließlich muss jemand auch mit den anderen Kollegen zusammenarbeiten können. Handelt es sich um einen externen Neuzugang, kann ein Anruf beim alten Arbeitgeber Auskunft über Arbeitsweise und Kollegialität geben.

  • Gewährleisten Sie Ihrerseits das Notwendige.

    Eine ansprechende Unternehmenskultur wirkt sich auf die Mitarbeiter aus: Wie gehen Sie mit dem Neuzugang um? Bekommt er das Gefühl, willkommen zu sein? Gibt es einen Mentor, der ihm zur Seite gestellt wird? Nimmt man sich Zeit, Fragen zu beantworten, Verantwortlichkeiten zu klären, die Räumlichkeiten zu zeigen? Je mehr sich ein Unternehmen im Vorfeld Gedanken über mögliche Klärungspunkte macht, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Missverständnisse und Missstimmung vermieden werden.

[Bildnachweis: Oskari Porkka by Shutterstock.com]
16. Oktober 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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