Einstellungsgespräch: Tipps für Bewerber

Unterschied zwischen Vorstellungs- und Einstellungsgespräch?

Das sogenannte Einstellungsgespräch ist der letzte Schritt im Bewerbungsprozess. Egal, auf welche Jobs Sie sich beworben haben: Damit steht (so gut wie) fest, dass man sich für Sie entschieden hat und Sie den Job bekommen sollen. Dem vorausgegangen sind dann meist eines oder mehrere Vorstellungsgespräche, die ebenfalls positiv ausgefallen sind und sich wunschgemäß entwickelt haben.

Das Einstellungsgespräch dient zum Beispiel dann dazu, die letzten Details zum Arbeitsvertrag zu klären: Eintrittstermin, Gehaltshöhe, Sonderzahlungen, Urlaubstage, Dauer der Probezeit, eventuell Firmenhandy oder Firmenwagen, Altersvorsorge, geplante Weiterbildungen oder andere Extras. Am Ende des Gesprächs bekommen Bewerber dann meist einen fertigen Arbeitsvertrag vorgelegt, der von beiden Seiten nur noch unterschrieben werden muss.

Es ist daher empfehlenswert, sich vor dem Einstellungsgespräch gründlich über mögliche Themen zu informieren, welche Leistungen Sie verlangen können und welche Forderungen Sie unbedingt stellen sollten oder wollen beziehungsweise worauf Sie keinesfalls verzichten möchten.

Nicht selten werden im Rahmen der Bewerbung und des Einstellungsgesprächs oder an dessen Ende noch einmal die genauen Aufgaben besprochen, die auf den neuen Mitarbeiter in den ersten Arbeitstagen im Unternehmen zukommen. Mancher Arbeitgeber zeigt dem Kollegen in spe auch schon seinen künftigen Arbeitsplatz und stellt die anderen Mitarbeiter bei einer kurzen Führung vor. So bekommen Sie nicht nur wichtige Informationen, sondern können sich ein besseres Bild vom zukünftigen Job machen. Die Zeit sollten Sie sich unbedingt nehmen. Manchmal ist das auch eine Art Einstellungstest wie groß Ihr Interesse wirklich ist.

Vorbereitung: Diese Daten sollten Sie im Kopf haben

Das Einstellungsgespräch ähnelt im Kern einem Vorstellungsgespräch – nur, dass man Sie in der Regel nicht mehr zu Ihrem bisherigen Lebenslauf, den bisherigen Jobs oder dem Werdegang befragen wird. Der ist schließlich inzwischen gut bekannt. Und mit der Einladung zum Einstellungsgespräch, sagt der Arbeitgeber auch nichts anderes, als dass Sie mit Ihren Bewerbungsunterlagen überzeugt haben.

Bei sehr kurzen Auswahlverfahren kann es allerdings vorkommen, dass das erste und einzige Vorstellungsgespräch zugleich zum Einstellungsgespräch und Einstellungstest wird – einfach, weil man sich währenddessen bereits für Sie entscheidet.

In dem Fall ist es natürlich wichtig, dass Bewerber perfekt vorbereitet sind und beispielsweise bei den Gehaltsvorstellungen („Welches Gehalt stellen Sie sich vor?“) oder dem Eintrittstermin („Wann könnten Sie frühestens bei uns anfangen?“) im Bewerbungsgespräch nicht ins Stottern geraten.

Der erste Tipp lautet daher: Behandeln Sie Vorstellungsgespräche immer wie potenzielle Einstellungsgespräche. Heißt: Machen Sie Ihre Hausaufgaben, nehmen Sie sich genug Zeit und achten Sie auf eine gründliche Vorbereitung. Haben Sie außerdem folgende Informationen und Fakten unbedingt im Kopf (oder auf einem Notizzettel) parat:

• Was ist Ihr frühest möglicher Eintrittstermin?
• Wie hoch sind Ihre Gehaltsvorstellungen (Brutto-Jahresgehalt)?
• Wie viele Überstunden sind Sie bereit zu leisten?
• Wie hoch ist der gesetzliche Urlaubsanspruch bei der geplanten Arbeitszeit?
• Welche Zusatzleistungen (Sonderzahlungen) sind Ihnen wichtig?
• Gibt es Nebentätigkeiten, die Sie sich genehmigen lassen müssen?

Das Obige gilt natürlich erst recht, wenn Sie wissen, dass Sie explizit zu einem „Einstellungsgespräch“ eingeladen wurden (siehe auch unser Arbeitsvertrag-Checkliste als PDF).

Ablauf des Einstellungsgesprächs: Leitfaden für die Schlussrunde

Oft beginnt auch das Einstellungsgespräch mit Smalltalk. In diesem persönlichen Gespräch gilt es, den bisherigen positiven Eindruck des Bewerbers zu bestätigen. Seien Sie also unbedingt pünktlich und genauso penibel bei der Wahl der Kleidung und eines gepflegten Erscheinungsbildes wie bei den Auswahlgesprächen zuvor.

Auch wenn Sie sich Ihrer Sache relativ sicher sind, bleiben Sie bitte durchweg professionell, höflich, authentisch, freundlich. Die Versuchung ist groß, sich selbst nach der Einladung kräftig auf die Schulter zu klopfen und zu glauben, die Bude mit links rocken zu können… von wegen! Übersteigerte Siegessicherheit hat schon viele Bewerber Jobs gekostet. Wer jetzt allzu locker-jovial oder gar unmotiviert auftritt, kann sich alle Chancen wieder verspielen. Noch ist nichts unterschrieben!

Ansonsten gelten für das Einstellungsgespräch zunächst alle klassischen Empfehlungen wie für das Bewerbungsgespräch auch:

• Kleiden Sie sich angemessen (Mehr dazu hier)
• Begrüßen Sie alle formell und höflich (Mehr dazu hier)
• Halten Sie stets Blickkontakt (Mehr dazu hier)
• Achten Sie auf die Hände und lächeln Sie viel (Mehr dazu hier)
• Seien Sie auf mögliche Fangfragen gefasst (Mehr dazu hier)
• Bereiten Sie selbst ein paar Rückfragen vor (Mehr dazu hier)

Außerdem sollten Sie im Einstellungsgespräch noch einmal Ihre wichtigsten Qualifikationen und Kernkompetenzen betonen sowie alle Argumente, warum Sie perfekt auf die Stelle passen. Motto: Steter Tropfen höhlt den Stein…

Nach dem ersten Plaudern und Smalltalk schließen meist folgende Gesprächsphasen an:

1. Selbstpräsentation halten

   Auch wenn Sie diese vielleicht schon beim ersten Mal gehalten haben: Insbesondere Fach- und Führungskräfte werden an dieser Stelle zum Beispiel gebeten, eine vertiefende Selbstpräsentation vorzubereiten, in der Sie zugleich auf eine aktuelle Herausforderung der angestrebten Position und des Jobs eingehen und so einen Bezug zu ihren Kompetenzen aber zur Arbeitsweise herstellen. Kurz: Es geht dabei um Ihre Problemlösungskompetenz und die kommunikativen Stärken. Die meisten Arbeitnehmer werden später auch im Job präsentieren müssen – und sei es nur der aktuelle Stand ihres Projekts.
   
   Keine Frage, das erfordert etwas Zeit, Übung und Vorbereitung. Daher sollten Sie die Selbstpräsentation für das Einstellungsgespräch im Vorfeld mit Freunden oder Familienmitgliedern üben und ein paar wesentliche und prägnante Sätze einstudieren. Aber bitte nur die – nicht den ganzen Vortrag. Das wirkt schnell unnatürlich und erzeugt ein künstliches Bild.

2. Zweifel ausräumen

   Mit der Einladung zum Einstellungsgespräch sagt der Arbeitgeber zwar schon, dass Sie in der engsten Wahl sind. Vielleicht gibt es aber doch noch ein paar Zweifel an Ihrer Arbeitsweise, Ihrer Persönlichkeit oder einigen Soft Skills. Deshalb kann es sein, dass man Ihnen jetzt noch einmal auf den Zahn fühlt, zum Beispiel Stressfragen oder Fangfragen stellt (um zu sehen, wie Sie unter Druck reagieren), Rollenspiele beginnt oder sogar den Dialog in einer Fremdsprache fortsetzt. Rechnen Sie damit!
   
   Das Einstellungsgespräch ist der finale Schritt vor der Vertragsunterzeichnung. Die Messlatte liegt also besonders hoch. Stellen Sie sich daher auf unangenehme Fragen und Aufgaben ein und punkten Sie mit selbstbewusstem Auftreten. Dann bringen Sie knifflige Brainteaser oder persönliche Fragen (obwohl teilweise unzulässig) nicht aus dem Konzept.
   

   
   

   Einstellungsgespräch-Trick: Die Ich-kann-das-Liste

   Die sogenannte Ich-kann-das-Liste ist ein guter Trick zur Vorbereitung auf das Einstellungsgespräch (für alle anderen Interviews aber auch). Sie ist selbstverständlich nur für Sie gedacht – als Argumentationshilfe – und dient dazu, sich Ihrer Stärken bewusster zu werden, um diese im Einstellungsgespräch klarer, kürzer und prägnanter zu formulieren. Entsprechend bringen Sie diese Liste bitte nie zum Gespräch mit oder lesen diese gar ab. So wird die Ich-kann-das-Liste erstellt:

   Beginnen Sie mit einer zweispaltigen Tabelle in der Sie folgende Informationen sammeln:

   • Links die wichtigsten Anforderungen der angestrebten Stelle
   • Rechts Ihre relevanten Kompetenzen und Erfahrungen dazu

   Keine Bange, das alles muss nicht immer wie der Deckel zum Topf passen. Was zählt, ist, dass Sie die erwarteten Aufgaben potenziell lösen können. Oder salopp dazu sagen könnten: Ich kann das!

   Der Vorteil der Ich-kann-das-Liste ist, dass Sie sofort und übersichtlich sehen, ob und wo Sie den Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens gewachsen sind. Mit diesem Bild im Hinterkopf treten Sie im Einstellungsgespräch wesentlich souveräner auf.

   Die einzige Gefahr einer solchen Ich-kann-das-Liste ist, dass Sie später recht einsilbig werden. Ihre Antworten kommen zwar zügig und überzeugend, aber sie wirken immer auch bisschen blutleer – wie Bulletpoints in einer Präsentation. Schildern Sie daher immer ein paar konkrete Situation und erzählen Sie zum Beispiel eine kleine Geschichte aus bisherigen Jobs dazu.

3. Widersprüche klären

   Stellen Sie sich ebenso darauf ein, dass man Ihnen womöglich dieselben Fragen stellt wie in den Bewerbungsgesprächen davor. Das hat nichts mit Vergesslichkeit oder Missachtung zu tun, sondern ist ein Test Ihrer Glaubwürdigkeit.
   
   Insbesondere wer anfangs und bei bisherigen Jobs ordentlich auf den Putz gehauen hat, sollte damit rechnen. Manche Erfolge sind vielleicht zu schön, um wahr zu sein. Personaler wollen dann sehen, ob Sie sich in Widersprüche verstricken. Gehen Sie also unbedingt nochmal alle Ihre Notizen aus den ersten Interviews durch (ebenso Ihre Online Profile) und erzählen Sie überall dieselbe Geschichte. Sie können die Gelegenheit natürlich auch dazu nutzen, noch einmal andere Akzente zu setzen, um Ihre Eignung zu unterstreichen.

4. Rückfragen stellen

   Auch das ist ein Klassiker aus dem Bewerbungsgespräch: Man fragt Sie, ob Sie noch eigene Fragen haben. Und natürlich haben Sie diese – immer! Es wäre ein falsches Signal, an dieser Stelle im Einstellungsgespräch einfach erleichtert abzubrechen. Zeigen Sie vielmehr anhaltendes Interesse an Einzelheiten, beweisen Sie Eigeninitiative und sprechen Sie noch offene Punkte aktiv an.
   
   Klar, Sie sollten Sie keine naiven Fragen stellen, deren Antwort bereits gegeben wurde. Es wirkt aber immer professionell, wenn Sie sich während des Gesprächs einige Notizen machen und am Ende noch einmal darauf eingehen. Und nicht zuletzt gibt Ihnen diese Phase endlich die Gelegenheit dazu, auf das Gehalt, die Arbeitszeiten und Überstundenregelungen sowie den Urlaub zu sprechen zu kommen (siehe nächster Punkt).

5. Details verhandeln

   Falls die Vertragskonditionen in den ersten Interviews bisher noch nicht zur Sprache kamen, kommen sie spätestens jetzt auf den Tisch: Wie viele Urlaubstage räumt man Ihnen ein? Wie sehen die (Kern-)Arbeitszeiten aus? Wie werden Überstunden abgegolten? Wie lange dauert die Probezeit? Vor allem aber: Welches Gehalt stellen Sie sich vor? Und welche Zusatzleistungen fordern Sie? Sofern diese Themen nicht von Ihren Gesprächspartnern angesprochen werden, können Sie das hier auch selber zum Thema machen.
   
   Wichtig nur: Legen Sie sich vorher eine stimmige Verhandlungstaktik und gute Argumente für Ihre Gehaltsvorstellungen zurecht: Was zahlt die Branche üblicherweise in der Region, in Ihrer Position? Wie berechnen Sie Ihren Marktwert? Viele der Informationen finden Sie online. Wer dagegen eine überzogene Phantasiezahl aufruft, outet sich als naiver Wunschdenker oder gieriger Opportunist.

6. Arbeitsplatz besichtigen

   Wenn bis hierhin alles optimal gelaufen ist, dann ist das eines der stärksten Indizien, dass Sie den Job haben: der Rundgang durchs Unternehmen. Das ist nicht nur eine nette Geste des Arbeitgebers. Jetzt stellt man Sie den künftigen Mitarbeitern und Kollegen vor – und fragt diese später oft, welchen Eindruck Sie in den einzelnen Abteilungen hinterlassen haben. Stellen Sie sich daher darauf ein, viele Hände zu schütteln und sich jedes Mal höflich und vielleicht mit ein, zwei kurzen (humorvollen) Sätzen vorzustellen. Das macht gleich einen guten ersten Eindruck.

Es kommt übrigens auch nicht selten vor (insbesondere bei gehobenen Positionen), dass das Einstellungsgespräch mit einem gemeinsamen Mittagessen verbunden wird. Das ist kein Zufall: Die Persönlichkeit und das Geschäftsgebaren des Bewerbers spielen bei der Einstellungsentscheidung schließlich eine große Rolle. Um Sie noch persönlicher kennenzulernen, ist das gemeinsame Mittagessen eine beliebte Variante – nicht zuletzt, um Ihre guten Tischmanieren zu sehen. Mit unserem online Geschäftsessen-Knigge (PDF) im Hinterkopf passiert Ihnen kein peinliches Malheur.