Auswahlprozess: Die 7 Phasen in der Bewerbung

Der Weg zu einem neuen Job kann ganz schön lang und anstrengend sein. Bewerber haben dabei natürlich immer das Ziel vor Augen, einen Arbeitsvertrag beim Wunscharbeitgeber zu unterschreiben und die Position anzutreten, von der sie schon lange geträumt haben. Damit das klappt, muss jedoch zunächst einmal der Auswahlprozess durchlaufen und erfolgreich abgeschlossen werden. Zu wissen, was dabei auf Sie zukommt und wie ein Auswahlprozess abläuft, erhöht die Chancen, die anderen Kandidaten auszustechen und vom Personaler ausgewählt zu werden. So können Sie sich besser vorbereiten und während der gesamten Personalauswahl möglichst überzeugend auftreten. Wir zeigen, welche Phasen Ihnen im Auswahlprozess begegnen können…

Autor: Nils Warkentin Zuletzt aktualisiert: 26.06.2021

Auswahlprozess: Die 7 Phasen in der Bewerbung

➠ Inhalt: Das erwartet Sie

Auswahlprozess: Kein Einheitsbrei!

Ein Auswahlprozess gleicht dem anderen? Wer das denkt, kann im Verlauf der Bewerbung durchaus Überraschungen erleben. Zwar lassen sich natürlich Gemeinsamkeiten finden und Unternehmen erfinden mit einem Auswahlprozess das Rad nicht neu, doch wird die Personalauswahl dennoch an die jeweiligen Vorstellungen und Bedürfnisse angepasst. Entscheidende Faktoren dabei sind beispielsweise die Zahl der Bewerber oder auch der zeitliche Rahmen, in dem ein neuer Mitarbeiter gefunden werden soll.

Muss ein Unternehmen aus mehreren hundert Kandidaten die besten auswählen, braucht es einen anderen Auswahlprozess als bei einem kleinen Unternehmen, bei dem sich nur eine Handvoll Bewerber auf eine freie Stelle melden. Soll ein Job so schnell wie möglich besetzt werden, kann der Auswahlprozess entsprechend abgekürzt und auf das Wesentliche reduziert werden, um keine Zeit zu verschwenden.

Wenn Sie sich auf einen Auswahlprozess vorbereiten, kann es deshalb ratsam sein, genauere Informationen über den Ablauf einzuholen, um gezielt die Aspekte zu üben, die auch wirklich auf Sie zukommen. Oftmals wird bereits zu Beginn in der Stellenanzeige, auf der Unternehmenshomepage oder bei der Bestätigung über den Eingang Ihrer Bewerbung mehr zum weiteren Auswahlprozess erklärt. Sie können aber auch in der Personalabteilung anrufen und sich genauer erkundigen.

Worauf muss im Auswahlprozess geachtet werden?

Im Auswahlprozess geht es für Unternehmen darum, den bestmöglichen neuen Mitarbeiter zu finden und die Lücke im Personal erfolgreich zu schließen. Allerdings kann dieses Ziel nicht mit allen Mitteln erreicht werden, denn es müssen einige Faktoren beachtet werden – teils aus rechtlichen Gründen, teils um für eine wirklich erfolgreiche Personalauswahl zu sorgen und den geeigneten Bewerber aus all den unterschiedlichen Anschreiben und Lebensläufen herauszufiltern.

Besonders das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) spielt dabei eine große Rolle. Im Auswahlprozess darf niemand benachteiligt werden, es muss jedem Kandidaten grundsätzlich die selbe Chance auf den Job eingeräumt werden. Eine Diskriminierung aufgrund von Geschlecht oder Religion sind verboten, ein Arbeitgeber darf also beispielsweise nicht nur nach männlichen Mitarbeitern suchen.

Wichtig sind auch klare Fristen innerhalb des Auswahlprozesses – also wann beginnt die Bewerbungsfrist und vor allem auch, bis zu welchem Zeitpunkt die Unterlagen von Bewerbern eingegangen sein müssen, um berücksichtigt zu werden. Nur wenn dieser Termin eindeutig ist, können Bewerber mit der Begründung einer zu späten Bewerbung abgelehnt werden.

Zudem ist für die gesamte Kommunikation mit Bewerbern große Aufmerksamkeit und Professionalität angebracht. Das gilt zum einen wegen Verstößen gegen das AGG, die auch im Vorstellungsgespräch oder in Absageschreiben durch Unternehmen vorkommen können. Zum anderen leidet das Arbeitgeber-Image, wenn zahlreiche Bewerber negative Erfahrungen machen und diese im Internet teilen.

Die klassischen Phasen im Auswahlprozess

Der Auswahlprozess kann sich von Arbeitgeber zu Arbeitgeber unterscheiden, doch besteht dieser dennoch aus den typischen Phasen der Personalauswahl. Manche davon können weggelassen werden, um den Ablauf anzupassen und zu individualisieren, einige sind fester Bestandteil und immer zu finden. In der folgenden Liste stellen wir Ihnen die Phasen im Auswahlprozess vor und zeigen, was dabei jeweils auf Sie zukommt:

Auswahlprozess: Die Ausschreibung

Wenn es sich nicht gerade um eine Initiativbewerbung handelt, beginnt jeder Auswahlprozess mit der Ausschreibung der offenen Stelle. Grund dafür kann die Kündigung eines Mitarbeiters oder auch der Aufbau einer neuen Position sein. In Online-Jobbörsen, auf der Unternehmenshomepage oder klassisch über Anzeigen in Zeitungen wird der Job ausgeschrieben, wobei die Voraussetzungen, Erwartungen und Informationen mitgeteilt werden.
Auswahlprozess: Die Bewerbung

In der zweiten Phase werden Sie als Bewerber aktiv und reichen Ihre Bewerbungsunterlagen ein. Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Nachweise über Qualifikationen und andere Anlagen sollen dem Personaler einen Eindruck von Ihnen selbst, Ihren Fähigkeiten und Leistungen vermitteln. Die Konkurrenz im Auswahlprozess ist jedoch meist groß und auf begehrte Stellen kommen schnell hunderte Bewerber, die alle den Job im Blick haben.
Auswahlprozess: Die Vorauswahl

Schon während die Bewerbungen gesammelt werden und auch nach Ablauf der Frist findet die erste Vorauswahl im Unternehmen statt. Schließlich würde es den Rahmen sprengen, wenn hundert oder mehr Vorstellungsgespräche geführt werden müssten. Also werden die Unterlagen kritisch begutachtet und analysiert. Wer die Voraussetzungen nicht erfüllt, erforderliche Qualifikationen nicht mitbringt oder einen schlechten Eindruck hinterlässt, wird aussortiert. Dabei bleiben nur noch deutlich weniger Bewerber für den weiteren Auswahlprozess übrig.
Auswahlprozess: Das Telefoninterview

Manche Personaler führen nach der Vorauswahl ein erstes Telefoninterview, um die Bewerber besser kennenzulernen. Dabei sollen weitere Informationen gewonnen und das Bild abgerundet werden, das durch die Bewerbung entstanden ist. Gleichzeitig wird natürlich auch in diesem Schritt des Auswahlprozesses weiter aussortiert.
Auswahlprozess: Das Vorstellungsgespräch

Im nächsten Schritt werden die Bewerber, die es in die nächste Runde geschafft haben, persönlich kennengelernt. Das Vorstellungsgespräch soll dabei hinter die Fassade blicken, die in der schriftlichen Bewerbung aufgebaut wurde. Es können also durchaus knifflige Fragen gestellt werden, um sich von der Qualität eines möglichen Mitarbeiters zu überzeugen. Teilweise nutzen Unternehmen sogar mehrere Vorstellungsgespräche im Auswahlprozess.
Auswahlprozess: Das Assessment Center

Sollen die Kandidaten wirklich auf Herz und Nieren geprüft werden, steht ein Assessment Center an. Dabei findet an einem oder an mehreren Tagen eine für Bewerber anstrengende und herausfordernde Auswahl und Beurteilung. Es müssen unterschiedliche Aufgaben alleine oder in der Gruppe gelöst, Gespräche und Diskussionen geführt oder auch Vorträge und Plädoyers gehalten werden.
Auswahlprozess: Die Personalauswahl

Der letzte Schritt im Auswahlprozess ist die endgültige Auswahl des glücklichen Bewerbers, der sich durchsetzen konnte und den Personaler am meisten überzeugt hat. Dieser darf sich über die telefonische oder schriftliche Zusage freuen, während andere sich über die Absage ärgern. Manchmal werden die Absagen aber erst dann verschickt, wenn auch eine Zusage des ausgewählten Bewerbers vorliegt, um zu verhindern, dass dieser sich möglicherweise für ein anderes Angebot entschieden hat. In einem solchen Fall würde die Wahl dann auf den zweitbesten Bewerber fallen.