Kündigungsgespräch Vorbereitung: Was im Vorfeld geklärt werden muss

Für einen Arbeitnehmer beginnt das Kündigungsgespräch, wenn er das Büro seines Vorgesetzten betritt. Doch auf Arbeitgeberseite wird im Vorfeld mehr Zeit benötigt. Denn eine Kündigung wird, außer in außergewöhnlichen Fällen, nicht einfach von jetzt auf gleich ausgesprochen.

Die wichtigste Frage ist immer: Wer führt das Kündigungsgespräch? Die erste Wahl sollte hierbei immer der direkte Vorgesetzte sein. Zu den Aufgaben einer Führungskraft gehören auch negative Gespräche, wie im Falle einer Kündigung.

Zusätzlich ist es ratsam, einen Mitarbeiter der Personalabteilung hinzuzuziehen. So können Missverständnisse vermieden und arbeitsrechtliche Fragen geklärt werden, die während des Gesprächs aufkommen könnten. Zusätzlich sind vorher einige Entscheidungen zu treffen und Inhalte einzustudieren:

Klären Sie die rechtlichen Grundlagen.

Die wahrscheinlich wichtigste Frage, die der Arbeitgeber beantworten muss, bevor er einen Mitarbeiter kündigt: Ist die Kündigung überhaupt rechtens? Entscheidend sind hier die Gründe der Kündigung. Handelt es sich also um eine betriebs-, personen-, oder verhaltensbedingte Kündigung? Im Zweifelsfall sollte der Arbeitgeber sich Rat bei einem Juristen holen, um keine unrechtmäßige Kündigung auszusprechen.
Wählen Sie einen Termin für die Kündigung.

Studien haben gezeigt, dass Kündigungen am häufigsten an Montagen ausgesprochen werden. Auf diese Weise hat der Arbeitnehmer die Chance, seinen Anwalt oder (falls vorhanden) den Betriebsrat zu erreichen. Aus ähnlichem Grund werden Kündigungsgespräche häufig am Vormittag geführt. Erstens ist es unsensibel, einen Mitarbeiter nach einem langen Arbeitstag zu kündigen und zweitens bleibt so genug Zeit, die Information zu verarbeiten und erste Schritte einzuleiten. Ebenso verbieten sich Kündigungsgespräche unmittelbar bevor der Arbeitnehmer in den Urlaub geht oder für längere Zeit abwesend ist.
Legen Sie sich Formulierungen zurecht.

Für ein Kündigungsgespräch müssen Sie den richtigen Ton treffen, und zwar in jeder Situation. Das gilt bereits für die Begrüßung, die höflich, aber nicht zu herzlich ausfallen sollte. Sie werden im Gesprächsverlauf mit unterschiedlichen Gefühlstypen bei Mitarbeitern (siehe dazu weiter unten) zu tun haben. Auf jeden müssen Sie angemessen reagieren können, sowohl verbal als auch verhaltensmäßig. Angemessen heißt, dass Sie sich nicht vor lauter Mitgefühl von den Tränen des Mitarbeiters überwältigen lassen. Genauso wenig wie es ihm oder ihr gelingen sollte, Sie anderweitig aus der Fassung zu bringen, etwa mit persönlichen Angriffen.
Üben Sie konkret die ersten Sätze ein.

Folgendes wollen Sie im Kündigungsgespräch transportieren: Die Ausgangslage, also die Trennungsgründe, die Kündigung selbst und den Termin, zu dem die Kündigung erfolgt. Je besser Sie die Bestandteile des Kündigungsgesprächs verinnerlicht haben, desto klarer können Sie sie auch kommunizieren ohne etwa ins Stocken zu geraten. Schieben Sie dabei eventuellen Ärger (beispielsweise bei einer personenbedingten Kündigung) über den Mitarbeiter beiseite. Ein Kündigungsgespräch sollte nicht den Zweck haben, seinem Ärger Luft zu machen und dem Mitarbeiter haarklein aufzulisten, was schon immer gestört hat. Beweisen Sie stattdessen Professionalität und verhalten Sie sich wertschätzend, selbst wenn der Mitarbeiter nicht sachlich bleibt.

Ablauf Kündigungsgespräch: Diese Fehler passieren Unternehmen

Es kann nicht genug betont werden, dass Kündigungsgespräche einer guten Vorbereitung bedürfen. Einige Fehler passieren, weil das Unternehmen als Ganzes schlecht vorbereitet ist. Das erschwert natürlich auch den wünschenswerten Umgang mit den Arbeitnehmern.

Das Hauptproblem ist nicht nur, dass eine schlechte Trennungskultur den scheidenden Mitarbeiter verprellt: Denn auch hier gilt, man sieht sich immer zweimal im Leben und solche Ereignisse sprechen sich herum (Negativbeispiel: Entlassungen der ehemaligen Drogeriekette Schlecker).

Viel entscheidender ist jedoch, dass sich solche Managementfehler auch betriebswirtschaftlich auswirken: Die Motivation der verbleibenden Mitarbeiter nimmt ab, das Betriebsklima verschlechtert sich und die Produktivität geht zurück.

Letztlich sollte jeder Arbeitnehmer eine anständige, faire Behandlung erwarten dürfen, vor allem, wenn er sich nichts zu schulden hat kommen lassen.

Daher sollten Sie diese Fehler vermeiden:

Schlechte Vorbereitung: Das Unternehmen steckt in der Krise, der Personalabbau wird völlig überstürzt und ohne konkrete Planung beschlossen.
Arbeitsrechtliche Aspekte: Das führt dazu, dass gesetzliche und betriebliche Vorgaben nicht genügend berücksichtigt werden, etwa spezieller Kündigungsschutz bei Mitarbeitern mit Behinderung.
Innerbetriebliche Aspekte: Es werden Hierarchien nicht genügend beachtet und die eigenen Führungskräfte nicht auf Ihre Aufgabe zu Kündigungsgesprächen vorbereitet.
Schlechte Kommunikation: Angefangen bei der Art und Weise der Information über Veränderungen im Betrieb bis hin zu den einzelnen Kündigungsgesprächen mit den Mitarbeitern verläuft die Kommunikation schlecht. Informationen werden zu lange vorenthalten, so dass Gerüchten Vorschub geleistet wird. In den Einzelgesprächen werden die Rahmenbedingungen nicht klar kommuniziert.
Geringe Wertschätzung: Und zwar allen Mitarbeitern gegenüber. Gerade wenn ein größerer Personalabbau vonstatten geht, ist es wichtig, nicht nur die ausscheidenden Mitarbeiter für die teilweise jahrelang geleistete Arbeit zu würdigen. Auch den im Betrieb verbleibenden Mitarbeitern muss Wertschätzung signalisiert werden. Hier spielt zudem noch die Mitarbeiterbindung eine große Rolle; ebenso Maßnahmen zur Stärkung des Teamspirits.

Kündigungsgespräch Leitfaden: Worauf Sie unbedingt achten sollten

Ein Kündigungsgespräch ist für jeden Arbeitnehmer wohl die unangenehmste Unterhaltung, die er in seinem beruflichen Leben führen muss. Es ist eine große psychische Belastung, denn mit einem Jobverlust bricht für viele auch eine Welt zusammen.

Selbstzweifel und Existenzängste sind die Folge. Arbeitgeber sollten sich ihrer großen Verantwortung also bewusst sein und Vorgesetzte und Personalverantwortliche entsprechend schulen.

Denn wie ein Mitarbeiter eine Kündigung aufnimmt, hängt zum großen Teil vom Kündigungsgespräch und dem Verhalten des Vorgesetzten ab. Diese Dinge sollten bei einem Kündigungsgespräch unbedingt beachtet werden.

Vermeiden Sie jegliche Störung.

Ein Kündigungsgespräch findet schon aus Gründen der Diskretion hinter verschlossenen Türen im Büro des Vorgesetzten statt. Doch auch dort sollten Sie unbedingt dafür sorgen, dass Sie ungestört bleiben. Weder sollte das Telefon Sie unterbrechen, noch sollte jemand ungefragt mit einer Frage oder einem Anliegen ins Büro stürmen. Eine Unterbrechung während einer solch wichtigen Unterhaltung ist nicht nur äußert unfreundlich, sondern der Mitarbeiter wird sich noch unwohler fühlen.
Kommen Sie zügig auf den Punkt.

Hier geht es keineswegs darum, den Mitarbeiter schnell abzufertigen oder das Gespräch hinter sich zu bringen. Doch genauso ist es auch nicht angemessen, lange um den heißen Brei herumzureden. Verzichten Sie also auf ausschweifenden Smalltalk als Gesprächseröffnung. Das wird es Ihnen nicht leichter machen, selbst wenn Sie die Kündigung so noch einige Minuten aufschieben können. Auch Ihr Gesprächspartner wird nur umso schwerer getroffen sein, wenn Sie Ihn lange auf die Folter spannen.
Drücken Sie sich klar und deutlich aus.

Wenn Sie die Kündigung aussprechen, sollten Sie sich für eine klare und eindeutige Formulierung entscheiden. Nutzen Sie Wörter wie Kündigung oder Trennung, die unmissverständlich sind. Vermeiden sollten Sie hingegen den Konjunktiv oder unklare Aussagen. Sätze wie: „Es sieht so aus, als würde Ihre Stelle wegfallen“ sind viel zu schwammig und verwirren nur. Außerdem ist es nicht fair, dem Mitarbeiter Hoffnungen zu machen, wenn die Entscheidung bereits getroffen wurde.
Steuern Sie das Gespräch.

Sie sind die Führungskraft, dementsprechend bestimmen Sie Anfang und Ende des Kündigungsgesprächs und weite Teile des Verlaufs. Sie können zwar im Vorfeld die konkrete Reaktion des Mitarbeiters nicht kennen, aber Sie können sich auf mögliche Reaktionen vorbereiten. Das schließt auch Formulierungen zur Beendigung ein, wenn Sie merken, dass Ihr Gegenüber zu geschockt ist, um weitere Informationen verarbeiten zu können oder gar aggressiv wird. Hüten Sie sich jedoch vor Floskeln, die Verständnis suggerieren („Ich kann mir vorstellen, wie es Ihnen geht“) oder das Gesagte abschwächen sollen („Das wird schon wieder“), damit machen Sie unter Umständen alles noch schlimmer.
Akzeptieren Sie die Reaktionen.

Auf die Nachricht einer Kündigung reagiert jeder Mensch anders. Der eine lässt sich nichts anmerken, jemand anders bricht in Tränen aus und wieder ein anderer reagiert mit Wut und Frust. Solche Reaktionen sind in dieser Situation völlig normal und müssen akzeptiert werden. Geben Sie Ihrem Gegenüber die Zeit, um sich wieder ein wenig zu beruhigen und fahren Sie erst dann fort. Ist der Gefühlsausbruch zu stark, kann das Gespräch auch zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Erläutern Sie die Entscheidung.

Der Mitarbeiter hat ein Recht darauf zu erfahren, wieso gerade sein Arbeitsverhältnis beendet wird. Bei betriebsbedingten Kündigungen regeln gesetzliche Vorgaben häufig die Auswahl der zu kündigenden Mitarbeiter, beispielsweise nach Alter, Familienstand und Betriebszugehörigkeit. Schwieriger ist es jedoch, wenn die Leistung mit in die Entscheidung einfließt, da viele sich persönlich angegriffen fühlen. Vorsicht ist geboten bei Vergleichen zu anderen Mitarbeitern. Dies führt schnell zu weiteren Diskussionen.
Lassen Sie Pausen zu.

Natürlich ist es der Vorgesetzte, der in einem Kündigungsgespräch den größeren Redeanteil hat. Doch das bedeutet nicht, dass jede Pause gleich mit einem weiteren Monolog gefüllt werden muss. Manchmal ist es ratsam, Ihrem Gegenüber Zeit zu geben und zu schweigen. Dieser muss das Gesagte erst einmal verarbeiten. Lassen Sie Ihrem Gesprächspartner also die Zeit, bevor Sie weitere Informationen geben.
Klären Sie das weitere Vorgehen.

Entweder noch während des Kündigungsgesprächs oder in einem späteren Trennungsgespräch muss geklärt werden, welche Regelungen für die restliche Zeit bis zum endgültigen Inkrafttreten der Kündigung getroffen werden. Möglich ist beispielsweise eine bezahlte Freistellung, bei der sich der Mitarbeiter völlig auf die Zukunft konzentrieren kann. Auch sollte darüber gesprochen werden, ob noch ein Urlaubsanspruch besteht. Dieser bleibt trotz Kündigung bestehen und muss entweder gewährt oder entsprechend abgegolten werden.

Mitarbeiter-Typen: Reaktionsmuster im Kündigungsgespräch

Auf eine Kündigung reagiert jeder Mensch anders. Der Trennungsexperte Laurenz Andrzejewski, der vor Jahren schon DEN einschlägigen Ratgeber über Trennungskultur geschrieben hat („Trennungskultur: Handbuch für ein professionelles, wirtschaftliches und faires Kündigungsmanagement„), unterscheidet hierbei fünf unterschiedliche Grundtypen, die sich regelmäßig bei Kündigungsgesprächen zeigen.

Wie Führungskräfte am besten mit diesen Typologien umgehen:

Der Geschockte
- Daran erkennen Sie ihn: Dieser Typ zeigt vor allem körperliche Reaktionen: er wird bleich, schwitzt oder bricht in Tränen aus. Manche tragen das Herz auch auf der Zunge und ventilieren, was Ihnen gerade in den Sinn kommt: „Warum ich?“; „Das musste ja so kommen…“; „Wie soll ich das bloß meiner Familie erklären?“
- Hier lauert die Gefahr: Führungskräfte, die dem Gekündigten privat näher stehen oder sogar mit ihm befreundet sind, neigen jetzt zur emotionalen Verbrüderung. Womöglich plagen sie sogar Schuldgefühle. Das ist menschlich verständlich, führt aber nicht selten zu unhaltbaren Zugeständnissen, Beschönigungen und damit zu noch mehr Irritationen beim Gekündigten.
- So reagieren Sie richtig: Lassen Sie etwaige Gefühlsausbrüche unbedingt zu und halten Sie diese auch aus. Jeder Mensch in dieser Situation braucht erst einmal Zeit, den ersten Schock zu verdauen. Empathie zu zeigen, ist zulässig – aber bitte nur in Maßen. Tränen und Schock sind angemessene Reaktionen, mit denen Führungskräfte einfach umgehen können müssen. Je nach emotionalem Zustand sollte man Geschockte auch nicht alleine lassen. Wichtig ist nur, alle weiteren Informationen zur Kündigung so zu kommunizieren, dass Sie den Mitarbeiter nicht überfordern. Formulierungen, wie „Sie sollten“, „Sie müssen jetzt“ sind tabu. Besser ist es, die Botschaften in Fragen zu verpacken, wie: „Können Sie sich vorstellen, dass…?“ Überdies sollte es für den Geschockten noch ein Angebot für ein Nachgespräch geben.
Der Bettler
- Daran erkennen Sie ihn: Kaum wurde die Kündigung ausgesprochen, beginnt dieser Typ zu feilschen – in der Regel aus purer Existenzangst, nicht selten aber auch aus taktischen Gründen, um die Kündigung vielleicht doch noch abwenden zu können. Manche bieten dann an, den gleichen Job für weniger Geld zu machen, andere betteln um Gnade oder einen anderen Job in der Firma.
- Hier lauert die Gefahr: Wer sich schwach und devot zeigt, appelliert letztlich an das soziale Gewissen und provoziert – bewusst oder unbewusst – eine sogenannte Beißhemmung. Auch wenn das herzenskalt klingt: Die Gefahr ist auch hier wieder, einzuknicken und einzulenken. Es gab aber – hoffentlich – sachliche Gründe für die Kündigung.
- So reagieren Sie richtig: Danken Sie dem Mitarbeiter für die bisherige Arbeit und die mit seinem jetzigen Verhalten gezeigte Loyalität. Auch sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Vorschläge des Mitarbeiters zu würdigen. Sagen Sie aber auch, dass Sie ebenfalls schon nach Alternativen gesucht haben, jedoch keine infrage kommt. Lassen Sie keinen Zweifel an Ihrer Entscheidung und beziehen Sie klar Position – ohne sich zu rechtfertigen. Wer besonders fair sein will, kann allerdings Maßnahmen anbieten, die dem baldigen Ex-Mitarbeiter helfen, einen neuen Job zu finden – beispielsweise eine Outplacement-Beratung.
Der Hysterische
- Daran erkennen Sie ihn: Auch hier sitzt der Schock tief, äußert sich aber anders: Der Hysterische offenbart sich nicht nur durch laute Wutausbrüche, sondern teils auch durch offene Aggression und verschafft sich so Luft. Manche schimpfen und beleidigen dabei nur verbal, andere werden allerdings auch handgreiflich.
- Hier lauert die Gefahr: Ein solches Kündigungsgespräch ist längst eskaliert. Es dominieren die Emotionen. Das größte Risiko liegt jetzt darin, sich von den Emotionen im Raum provozieren zu lassen und zurück zu schießen. Ein solcher Kontrollverlust endet im Chaos oder Amok und verursacht irreparable Schäden für Führungskraft und Firma. Denkbar ist aber auch, dass sich die Manager durch die Attacken einschüchtern lassen und deshalb in die Defensive geraten. Auch hier drohen Schäden durch falsche Zugeständnisse.
- So reagieren Sie richtig: Nehmen Sie nichts davon persönlich und bleiben Sie unbedingt ruhig. Bloß nicht provozieren lassen! Behalten Sie jetzt erst recht eine betont sachliche und emotionslose Sprache bei und zeigen Sie Verständnis für die Reaktion. Hysterisches Verhalten zu kritisieren, bringt genauso viel wie einem Depressiven zu sagen: „Sei doch mal wieder froh!“ Versuchen Sie vielmehr die Situation zu deeskalieren und die Emotionen abzukühlen. Erst wenn das der Fall ist und sich der Gekündigte beruhigt hat, sollten Sie die entscheidenden Informationen sachlich wiederholen und versuchen, dass der Betroffene trotz seines Ausbruchs die Selbstachtung wahren kann.
Der Gefasste
- Daran erkennen Sie ihn: Zunächst einmal gar nicht. Denn der Gefasste zeigt weder Tränen, noch Wut, noch Betroffenheit. Vielmehr wirkt er enorm selbstbeherrscht, kühl, professionell. Manche lächeln vielleicht noch dabei. Das kann Fassade sein, muss es aber nicht. Wegen dieser Ungewissheit, handelt es sich hierbei auch um einen der schwierigsten Typen.
- Hier lauert die Gefahr: In diesem Typus kann eine Zeitbombe ticken. Die einen mutieren anschließend zu Saboteuren, andere zu Amokläufern und wieder andere tun sich selbst etwas an. Weil die Botschaft erst zeitversetzt zündet, lehnen sich Führungskräfte beim Gefassten gerne zurück. Das Kündigungsgespräch lief schließlich besser als erwartet. Denkste! Eine weitere Gefahr: Die eigentliche Botschaft („Kündigung!“) wurde gar nicht oder falsch verstanden.
- So reagieren Sie richtig: Wiederholen Sie zur Sicherheit die Nachricht noch einmal und fragen Sie nach, was angekommen ist. Natürlich nicht, um den Mitarbeiter zu irgendeiner emotionalen Reaktion zu nötigen. Das ginge zu weit und verletzt die Privatsphäre. Entscheidend ist vielmehr, dass alles (richtig) verstanden wurde und Sie alle weiteren Schritte gemeinsam verhandeln und vereinbaren.
Der Verhandler
- Daran erkennen Sie ihn: Der fünfte Typ erinnert ein bisschen an ein Hybrid aus Bettler und Gefasstem: Er bleibt souverän, zeigt wenig Emotionen und hat auch noch gute Argumente. Dahinter steckt zum Einen mentale Stärke, meist aber auch gute Vorbereitung. Der Verhandler hat in der Regel mit der Kündigung gerechnet und sucht jetzt nach Schwachstellen, hinterfragt Details oder beginnt zu pokern.
- Hier lauert die Gefahr: Verhandler schaffen gerne die Illusion, dass die Kündigung ein großer Fehler ist oder dass sie von Leichen im Keller wissen. Das alles dient dazu, die eigene Verhandlungsposition zu stärken – und darin liegt auch gleich die Hauptgefahr: Führungskräfte können jetzt schnell die Gesprächsführung verlieren, sich in Widersprüche verstricken oder andere Fehler machen, die richtig teuer werden.
- So reagieren Sie richtig: Erst denken, dann reden! Jetzt zeigt sich, wie gut Sie wirklich vorbereitet sind. Etwaige Fragen sollten Sie nur beantworten, wenn Sie das souverän können – sonst lieber vertagen oder nachfragen, wie was gemeint ist. Jede vage Andeutung könnte später als Zusage ausgelegt werden, und das kostet. In jedem Fall sollten Sie ein Protokoll anfertigen, das beide (!) unterschreiben. Am Besten ist, es sitzt noch ein Personalprofi als Zeuge und Verhandlungshelfer dabei.