Die Stellenbeschreibung hat sowohl in der Bewerbungsphase als auch im Arbeitsverhältnis eine wichtige Bedeutung - für Bewerber oder Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen. Dennoch wird ihr meist nicht die Aufmerksamkeit zugewandt, die mit der sie betrachtet werden sollte. Sie wird kurz überflogen, um sich im Anschluss den scheinbar wichtigeren Aspekten zuzuwenden. Gerade aus Sicht eines Arbeitnehmers kann das jedoch ein Fehler sein. Die Stellenbeschreibung ist eine Informationsquelle, die eine Menge wichtige Fakten über Ihren angestrebten Job enthält. In welchen Situationen Sie die Stellenbeschreibung ganz genau lesen sollten und worauf Sie dabei achten müssen...

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Stellenbeschreibung Definition: Nicht verwechseln!

Stellenbeschreibung Definition Inhalt Muster AufbauAuf den ersten Blick wird der Begriff der Stellenbeschreibung leicht verwechselt. Deshalb gleich zu Beginn die wichtige Aufklärung und Unterscheidung: Eine Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung oder Stellenanzeige sind nicht identisch.

Die Stellenbeschreibung ist meist ein Teil der Stellenanzeige und findet sich auch im Arbeitsvertrag wieder. Sie enthält alle relevanten Informationen, die eine Position bei einem Arbeitgeber ausmachen. Kurz gesagt: Wenn Sie die Stellenbeschreibung gelesen haben, wissen Sie ganz genau, was im Job auf Sie zukommt, was von Ihnen erwartet wird und mit welchen Aufgaben Sie sich während der Arbeitszeit beschäftigen werden.

Auch in der Unternehmensorganisation wird von einer Stellenbeschreibung gesprochen, die erstellt wird, um die Aufgaben, Ziele, Kompetenzen und Strukturen einer Position im Unternehmen schriftlich festzuhalten.

Stellenbeschreibung in der Stellenanzeige

Wer auf der Suche nach einem Job ist, durchforstet dabei meist unzählige Zeitungen, Jobbörsen und Unternehmensseiten, um möglichst viele passende Stellenanzeigen zu finden, auf die man sich bewerben kann. Besonders große Aufmerksamkeit sollten Sie dabei der Stellenbeschreibung zukommen lassen, denn diese entscheidet maßgeblich darüber, ob eine Position für Sie interessant sein könnte.

Hier stellen Unternehmen die freie Position vor und geben Einblicke in die damit verbundenen Aufgaben. Der Personalabteilung ist schließlich daran gelegen, den bestmöglichen Bewerber zu finden, der alle nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten mitbringt, um die anfallenden Herausforderungen zu meistern.

Die Stellenbeschreibung in der Stellenanzeige dient als erste Schnittstelle der Kommunikation und informiert potenzielle Kandidaten darüber, welche Aufgabenbereiche bei einer möglichen Einstellung auf Sie zukommen.

Nicht zur Stellenbeschreibung gehören hier hingegen die erwarteten Qualifikationen und Anforderungen, die ein Bewerber mitbringen soll und auch die Vorstellung und Werbung des Unternehmens gehört zwar zur Stellenanzeige, aber nicht zur Beschreibung.

Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag

War die Bewerbung erfolgreich und Sie konnten Personaler und Vorgesetzten im Vorstellungsgespräch von sich überzeugen, kommen Sie bald schon wieder mit einer Stellenbeschreibung in Kontakt. Diese ist ein wichtiger Teil des Arbeitsvertrages, wobei sie leider viel zu oft vorschnell und fast schon leichtsinnig übergangen wird.

Bevor Sie einen Arbeitsvertrag unterschreiben, sollten Sie sich ganz genau ansehen, was in der Stellenbeschreibung festgehalten wurde. Immerhin handelt es sich dabei um Ihre beruflichen Pflichten, denen Sie im Anschluss auch nachkommen müssen. Soll heißen: Was hier festgehalten und vereinbart wird, ist im Anschluss für Sie verbindlich - ob Sie die verschiedenen Punkte nun vor der Unterschrift aufmerksam gelesen haben oder nicht, ist dabei unerheblich.

Die Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag enthält neben organisatorischen Informationen wie dem Titeln der Position vor allem Details zu Ihren Arbeitsfeldern. In der Regel finden sich hier die zu erwartenden Punkte wieder, wie Sie gewöhnlich in dem Beruf anfallen, für den Sie sich bewerben. Allerdings kann es immer auch Abweichungen geben und nicht umsonst weiß schon der Volksmund, dass Kleingedrucktes unbedingt gelesen werden sollte.

Achten Sie deshalb besonders auf Formulierungen wie Der Arbeitnehmer muss... oder Der Arbeitnehmer ist verpflichtet...

Stellenbeschreibung in der Unternehmensorganisation

Die Stellenbeschreibung (synonym auch als Arbeitsplatzbeschreibung bezeichnet) wird häufig auch im Kontext der Unternehmensorganisation genutzt. Dabei handelt es sich um eine sogenannte organisatorische Eingliederung einer Stelle im Unternehmen.

Das Erstellen solcher detaillierten Stellenbeschreibungen verfolgt dabei mehrere Ziele:

  • Transparenz. Durch Stellenbeschreibungen wird eine klare Zuordnung von Verantwortung und Aufgaben möglich. Es lässt sich zu jeder Zeit nachvollziehen, welche Ziele, Erwartungen und Aufgaben auf welchen Mitarbeiter zurückfallen - so dass Überschneidungen verhindert werden und ein effektiveres Arbeiten ermöglicht wird.
  • Kontrolle. Eine Stellenbeschreibung erfüllt auch eine Kontrollfunktion. Durch das Festhalten individueller Ziele lässt sich schnell nachvollziehen, ob diese erreicht wurden.
  • Personalmanagement. Wie viele Mitarbeiter werden benötigt? Welche Qualifikationen müssen diese mitbringen? Stellenbeschreibungen können dem Personalmanagement helfen, wichtige Fragen zu beantworten.

Die Stellenbeschreibung soll dabei alle Ziele, Pflichten, Aufgaben, Erwartungen, Kompetenzen und auch die organisatorische Struktur der Stelle abdecken. Für Mitarbeiter kann dies den Vorteil haben, dass leicht ersichtlich ist, wie die eigenen Leistungen einzuordnen sind. Es ist ein klares Profil der eigenen Position vorhanden, dass sich mit den tatsächlich erbrachten Ergebnissen abgleichen lässt.

Auf der anderen Seite gibt es aber auch Kritikpunkte und Nachteile von Stellenbeschreibungen. Vorneweg: Eine detaillierte Auflistung der Aufgaben kann zu einer Art Tunnelblick führen. Anstatt über den eigenen Tellerrand zu blicken und das Gesamtbild im Auge zu behalten, konzentriert sich jeder Mitarbeiter nur noch auf seinen kleinen Bereich. Darunter leidet die Zusammenarbeit und letztlich das gesamte Ergebnis.

Der Inhalt von Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen sollen möglichst konkret und präzise, gleichzeitig aber auch kurz und knapp formuliert sein. Dennoch gibt es einige wichtige inhaltliche Aspekte, die auf jeden Fall abgedeckt sein müssen, um die Vollständigkeit der Stellenbeschreibung zu gewährleisten und sicher zu sein, dass es nicht zu Missverständnissen oder ungewollten Überschneidungen zu anderen Positionen kommt.

  • Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten

    Der größte und vielleicht wichtigste inhaltliche Punkt von Stellenbeschreibungen ist die Darstellung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Stelleninhabers. Hier sollte genau festgehalten werden, welche Arbeiten und Aufgaben zum täglichen Geschäft gehören und welche weiteren Arbeitsfelder ebenfalls anfallen können.

  • Verantwortung und Befugnisse

    Eng mit den Aufgaben verbunden sind die Befugnisse eines Mitarbeiters. Was darf er selbstständig und ohne Rücksprache entscheiden? Wofür ist er verantwortlich? Welche Ressourcen kann er nutzen? Gibt es hier Unklarheiten, kann es später zu Kommunikationsproblemen und schlechteren Ergebnissen kommen, weil keiner so recht weiß, wer die Verantwortung für eine Aufgabe trägt.

  • Fähigkeiten und Qualifikationen

    Ein Arbeitgeber möchte jede Position bestmöglich besetzen und dafür sorgen, dass der Mitarbeiter auch wirklich geeignet ist, um alle anfallenden Aufgaben, Probleme und Herausforderungen zu lösen. Deshalb muss in Stellenbeschreibungen immer auf die Fähigkeiten und Qualifikationen des Stelleninhabers eingegangen werden. Welche Eigenschaften sind für die Position zwingend erforderlich? Welche Kenntnisse werden benötigt und welche Fähigkeiten vorausgesetzt?

  • Zusammenarbeit und Vorgesetzte

    Wohl keine Position im Unternehmen ist vollkommen isoliert. Es gibt immer einen Vorgesetzten und andere Abteilungen oder Kollegen, mit denen zusammengearbeitet wird - mal enger, mal nur vereinzelt. Diese Verbindungspunkte und Schnittstellen sollten schon in der Stellenbeschreibung festgehalten werden.

  • Ziele und Vorgaben

    Ebenfalls ein grundlegender Teil jeder Stellenbeschreibung sind die Ziele der Position. Hier werden eindeutige Erwartungen und Vorgaben genannt, die das Unternehmen sich vom Stelleninhaber erhofft.

Stellenbeschreibung Muster: Was gehört in eine Stellenbeschreibung?

Stellenbeschreibung Muster Vorlage InhaltWie genau die individuelle Stellenbeschreibung am Ende aussieht, kann von Arbeitgeber zu Arbeitgeber verschieden sein. Welche Informationen enthalten sind, hängt in der Regel davon ab, welche Ziele die Personalabteilung mit einer Stellenbeschreibung verfolgt und wie viel Aufwand und Zeit in die Erstellung investiert wird. Allerdings gibt es einige Punkte, die immer in eine Stellenbeschreibung gehören:

  • Stellenbezeichnung oder der Titel der Stelle
  • Einordnung der Stelle (Abteilung, Vorgesetzter, unterstellte Mitarbeiter...)
  • Falls vorhanden Stellvertreter der Stelle
  • Ziele
  • Hauptaufgaben
  • Nebenaufgaben
  • Kompetenzen und Pflichten
  • Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Mitarbeitern
  • Anforderungsprofil des Mitarbeiters

Damit Sie sich ein besseres Bild davon machen können, haben wir ein beispielhaftes Muster einer Stellenbeschreibung erstellt.

Stellenbeschreibung

Unternehmen
Fantasie GmbH und Co KG
Hauptstraße 1
12345 Musterstadt

Titel der Stelle
Personalsachbearbeiter

Aktuelle(r) Stelleninhaber(in)
Petra Müller

Abteilung
Personalmanagement und Human Ressources

Vorgesetzte(r)
Karl Schneier

Stellvertretung
Melanie Kaufmann, Tobias Mertens

Ziele der Stelle
Das Hauptziel der Stelle des Personalsachbearbeiters liegt in der qualitativen und quantitativen Personalplanung. Darüber hinaus ist der Stelleninhaber in die Gehaltskostenplanung eingebunden und unterstützt die Abteilung bei allen anfallenden Aufgaben des Personalwesens.

Aufgabenbereiche

Hauptaufgaben:
- Koordination und Durchführung von Bewerbungsprozessen
- Analyse von Bewerbungsunterlagen
- Fortlaufende Personalplanung
- Gehaltsabrechnungen

Nebenaufgaben:
- Kontrolle von Urlaubsansprüchen
- Genehmigung und Abrechnung von Weiterbildungen
- Information der Mitarbeiter bei stellenbezogenen Fragen

Zusammenarbeit

Der Stelleninhaber arbeitet eng mit den Kollegen der Abteilung zusammen, um die anfallenden Aufgaben bestmöglich und gemeinschaftlich zu erledigen. Dem Austausch mit dem direkten Vorgesetzten kommt dabei besondere Aufmerksamkeit zu, da regelmäßige Berichte über die Personalentwicklung vorgelegt und analysiert werden.

Anforderungen
Der Stelleninhaber ist mit den Instrumenten des Personalmanagements und der Personalplanung vertraut und kann diese eigenständig anwenden. Er ist in der Lage, Bewerbungsprozesse zu planen, durchzuführen und eine für die jeweilige Position geeignete Personalauswahl zu treffen und zu betreuen. Er ist sicher im Umgang mit Gehaltskostenabrechnungen und versteht sich darauf, freundlich und professionell auf Anfragen anderer Mitarbeiter zu reagieren.

[Bildnachweis: Pressmaster by Shutterstock.com]

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