Englische Mails: Tipps für Anrede und Grußformel

Englisch ist aus der Geschäftswelt nicht wegzudenken. Selbst wer in der englischen Sprache einigermaßen fit ist, stolpert spätestens bei Briefen und E-Mails über die eine oder andere Besonderheit: Englische Mails folgen anderen Regeln als deutsche. Auch hier wird zwar unterschieden, wie nah Sie dem Adressaten stehen, dennoch weichen Begrüßung, Zeichensetzung und Grußformel von dem ab, was hierzulande üblich ist. Heißt es jetzt Miss, Ms, Mrs oder Mr? Mit oder ohne Punkt? Erst recht gilt es zwischen amerikanischem Englisch und britischen Englisch einige Besonderheiten zu beachten. Wir zeigen Ihnen, was Sie für die Anrede und die Grußformel beachten müssen…

Englische Mails: Tipps für Anrede und Grußformel

Englische E-Mail Begrüßung: Privat oder Business?

Als Faustformel können Sie sich merken: Je kürzer Sie die Sätze verfassen, um so größer die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Sachverhalte nicht unnötig verkomplizieren und Fehler einbauen. Auch sollten Sie vermeiden, Sachverhalte direkt aus dem Deutschen zu übersetzen – so schleichen sich ungewollte Germanismen ein.

Eine Anrede zum Einstieg in einen Brief oder eine E-Mail ist die Regel. Aber, keine Regel ohne Ausnahme: Ist man gut vertraut miteinander und haben Sie womöglich bereits mehrere E-Mails in Folge ausgetauscht, ist eine E-Mail ohne Anrede möglich.

Üblicherweise werden Sie jedoch im Kontakt mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden eine Anrede brauchen, die je nachdem unterschiedlich ausfällt. So salopp das Englische aufgrund des allgemeingültigen „you“ auch wirken mag: Es gibt einige feine Unterschiede, die sprachlich gerade für Nicht-Muttersprachler eine Herausforderung sein können.

Aber das lässt sich alles trainieren und für den schriftlichen Umgang in englischen Mails ist zunächst relevant, in welchem Kontext die E-Mail verfasst wird. Generell sind E-Mails sowohl im privaten als auch geschäftlichen Bereich in einem informelleren Stil verfasst als Briefe. Übrigens schreibt man E-Mail im Deutschen grundsätzlich mit Bindestrich und Großbuchstaben am Anfang, email oder e-mail ist die englische Schreibweise.

Die Anrede in einer englischen Mail variiert abhängig davon, ob die Person Ihnen namentlich bekannt ist und ob es sich um eine Mail an ein Unternehmen oder eine Behörde handelt. Es gibt allerdings die Tendenz, in der privaten und geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz ausschließlich den Vornamen zu verwenden, wenn Ihnen der Adressat bekannt ist.

Englisch E-Mail Begrüßung: Anrede in GB und USA

Das Wörtchen „Dear“ wird zwar häufig mit „liebe/lieber“ übersetzt, ist aber auch für formelle E-Mails und Briefe absolut zulässig. Im Deutschen ist es üblich, nach der Anrede ein Komma zu setzen und klein im Haupttext weiterzuschreiben. Hier ist bereits der erste Unterschied:

  • Großbritannien

    Das Komma ist bei englischen E-Mails optional. Wenn Sie eins in der Anrede setzen, sollten Sie jedoch bei der Grußformel am Schluss ebenfalls ein Komma setzen. Die Regel ist, immer einheitlich zu verfahren.

  • USA

    Hier sollten Sie ein Komma oder einen Doppelpunkt nach der Anrede setzen.

In beiden Fällen wird nach der Anrede groß weitergeschrieben, also:

Dear Peter

Sorry for the delay in replying…

Wie Sie Ihr Gegenüber im Weiteren ansprechen, ist vom jeweiligen Familienstand abhängig. Recht unkompliziert ist es bei den Herren, hier wird durchgehend Mr geschrieben. Bei Frauen gab es in der Vergangenheit eine Unterscheidung zwischen verheiratet, Mrs, und unverheiratet, Miss.

Da Miss in etwa dem deutschen Fräulein entspricht, wird es zunehmend auch in der englischsprachigen Korrespondenz als altmodisch empfunden. Anreden mit Mrs oder Miss sollten Sie in englischen Mails daher nur verwenden, wenn die Adressatin in einer vorhergehenden E-Mail bereits ausdrücklich darum gebeten hat.

Auf der sicheren Seite sind Sie daher, wenn Sie in englischen Mails bei Frauen auf die neutrale Anrede Ms zurückgreifen. Dieser Unterschied zwischen Miss und Ms schlägt sich auch in der Aussprache nieder: Miss wird mit stimmlosen S am Ende gesprochen, Ms mit stimmhaften S.

Für deutsche Muttersprachler ist das ein wenig ungewohnt, da es im Auslaut kein stimmhaftes S gibt. Das S in Ms sprechen Sie so wie beispielsweise in Sand.

Beispiele für eine formlose Anrede

  • GB: Dear Stephen
  • USA oder GB: Dear Judith,

Richtet sich Ihre englische Mail an mehrere Leute, die Sie informell gestalten können, weil Sie die Leute kennen, schreiben Sie in…

  • GB: Dear people … oder auch Dear all …
  • USA: Hi there, … oder Hi all, …

Beispiele für eine formelle Anrede

Im britischen Englisch wird auf einen Punkt nach Mr, Ms oder Mrs verzichtet. Schreiben Sie an einen Adressaten in den USA, müssen Sie nach Mr, Mrs oder Ms einen Punkt setzen. Kennen Sie den Nachnamen Ihres Gegenübers nicht, greifen Sie auf Sir oder Madam als Anrede zurück. In diesem Fall wird „dear“ mit „sehr geehrte/geehrter“ übersetzt.

  • GB: Dear Mr Miller … oder Dear Sir, …
  • USA: Dear Mrs. Jones: … oder Dear Mrs. Jones, …

Hat Ihr Ansprechpartner einen Doktortitel, schreiben Sie bei einer englischen Mail Dr anstelle von Mr, Mrs oder Ms, also: Dear Dr Richards,…

Wenn der Empfänger unbekannt ist: Formelles Englisch für Behörden

Englisch Mail Begrüßung E-Mail Englisch Schreibweise EndeIm Deutschen wie im Englischen gilt, dass Sie idealerweise Ihren Ansprechpartner kennen sollten. Manchmal lässt sich dennoch kein konkreter Gesprächspartner in Erfahrung bringen.

Das Pendant zum sehr allgemeinen deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist im Englischen dann „To whom it may concern“, was sich in etwa mit „Für die zuständige Person“ übersetzen lässt. Es wird allerdings geraten, in englischen Mails von dieser Anrede Abstand zu nehmen, da sie vorrangig für behördliche und förmliche Briefe verwendet wird.

E-Mail Englisch Ende: Die passende Schlussformel

Ebenso wie die Anrede müssen Sie auch bei der Grußformel am Ende Ihrer englischen Mail schauen, in welchem Verhältnis Sie zu dem Adressaten stehen und ob Sie britisches oder amerikanisches Englisch wählen.

Für private englische Mails können Sie wählen zwischen:

  • Regards, …Gruß, …
  • Kind regards, …Freundliche Grüße,
  • Best regards, …Mit besten Grüßen,
  • With kind regards, …Mit freundlichen Grüßen,
  • Yours, …Ihr/Dein

Für formelle englische Mails schreiben Sie:

  • GB: Yours sincerely, …
  • USA: Yours sincerely, … oder Yours truly, … oder Respectfully yours, …

Zur Erinnerung: Das Komma können Sie für Mails nach Großbritannien weglassen, sollten Sie aber in der Grußformel setzen, wenn Sie bei der Anrede eins gesetzt haben.

Bei unbekanntem Adressaten, also wenn Sie eingangs Dear Sir or Madam geschrieben haben, verwenden Sie als Grußformel Yours faithfully, dies entspricht in etwa dem Deutschen „Hochachtungsvoll“.

[Bildnachweis: RomarioIen by Shutterstock.com]
27. September 2017 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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