Arbeitszeugnis selber schreiben: Vorlage, Formulierungen, Tipps

Viele Arbeitnehmer dürfen heute ihr Arbeitszeugnis selber schreiben. Ein Vertrauensbeweis vom Arbeitgeber. Aber auch eine Gefahr. Nicht wenige machen dabei – aus Unwissenheit – formelle Fehler oder stellen sich gar ein schlechtes Arbeitszeugnis aus. Pure Selbstbeweihräucherung sollte es aber auch nicht werden. Beides schadet enorm bei der Bewerbung. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei Aufbau und Inhalt des Zeugnisses achten müssen und welche wichtigen Formalia und Regeln beim Selberschreiben einzuhalten sind…

Arbeitszeugnis selber schreiben: Vorlage, Formulierungen, Tipps

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Arbeitszeugnis selber schreiben: Vorteile

Ein „sehr gutes“ Arbeitszeugnis kann Ihnen bei der Bewerbung einen erheblichen Vorteil verschaffen. Neben Bewerbungsschreiben und Lebenslauf bilden die Arbeitszeugnisse den Kern „vollständiger“ Bewerbungsunterlagen. Schließlich belegen Sie damit Ihre Berufserfahrungen im bisherigen Werdegang. Ihr Fehlen wird von Personalern daher als Indiz für schlechte Leistungen oder Unehrlichkeit ausgelegt.

Wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis selber schreiben, ist das eine enorme Chance. Niemand kennt Ihren Arbeitsstil besser und weiß, was Sie alles geleistet und erreicht haben. Auch mit Blick auf künftige Bewerbungen können Sie so die richtigen Schwerpunkte im Zeugnis setzen. Die Kehrseite: Wer dabei Fehler macht, schadet sich ebenfalls enorm. Vor allem bei Aufbau, Inhalt und formellen Regeln stecken die Tücken im Detail. Sorgfalt ist dabei oberstes Gebot. Im Folgenden finden Sie deshalb eine ausführliche Anleitung.

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Arbeitszeugnis schreiben: Aufbau und Inhalt

Unterschieden werden im Arbeitrecht das „einfache Arbeitszeugnis“ und das „qualifizierte Arbeitszeugnis„. Sie sollten sich grundsätzlich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben. Es ist aussagekräftiger und wird von Personalern erwartet. Dem einfachen Arbeitszeugnis fehlen die Bewertungen von Leistung und Sozialverhalten. Die werden aber gerade gern gelesen.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis Aufbau

Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

  • 1. Briefkopf Arbeitgeber (oder Firmenpapier)
  • 2. Überschrift („Arbeitszeugnis“)
  • 3. Stammdaten Arbeitnehmer
    • Vor- und Nachname, Geburtsdatum
    • Beschäftigungsart
    • Beschäftigungsdauer
  • 4. Tätigkeitsbeschreibung
    • Aufgabenfelder
    • Haupt- und Nebentätigkeiten
    • Besondere Erfolge
  • 5. Leistungsbewertung
    • Arbeitsbereitschaft (Wollen)
    • Arbeitsbefähigung (Können)
    • Bewertung der Fachkompetenz
    • Beurteilung der Arbeitsweise
    • Nennung spezieller Fähigkeiten und Kenntnisse
    • Bewertung der Führungsleistung
  • 6. Sozialverhalten (Beurteilung)
    • Verhalten gegenüber Vorgesetzten
    • Verhalten gegenüber Kollegen
    • Verhalten gegenüber Kunden
  • 7. Austrittsgrund
  • 8. Schlussformel & Zukunftswünsche
  • 9. Ort, Datum & Unterschrift

Insgesamt sollte das Arbeitszeugnis nicht mehr als zwei, maximal drei Seiten umfassen. Zu viel Text und Seiten wecken den Verdacht, das Zeugnis sei pure Lobhudelei und selbst geschrieben.

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Arbeitszeugnis: Tipps zum Inhalt

Einleitung

In der Einleitung machen Sie Angaben zu Ihrer Person (Name, Geburtsdatum) und beschreiben kurz die Art der Tätigkeit sowie den den Beschäftigungszeitraum. Beispiel für einen Einleitungssatz:

Frau _____, geboren am TT.MM.JJJJ, hat für unser Unternehmen vom TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ als (Beschäftigung) gearbeitet.

Unternehmensbeschreibung

Um den Stellenwert der Beschäftigung einzuordnen folgt meist eine kurze Vorstellung des Arbeitgebers. In dieser Unternehmens-Beschreibung nennen Sie den korrekten Namen samt Rechtsform (AG, SE, GmbH, etc.) und Hauptsitz sowie Größe und Anzahl der Mitarbeiter. Bei Konzernen schreiben Sie zudem den Standort an dem Sie tätig waren.

Tätigkeitsbeschreibung

Es folgt eine Beschreiben Ihrer bisherigen Aufgabenfelder und (Haupt-)Tätigkeiten. Je nach Relevanz für die künftige Bewerbung können Sie auch kleinere Aufgaben ergänzen. Die Tätigkeiten werden insgesamt absteigend nach ihrer Bedeutung aufgelistet. Falls Sie Budgetverantwortung oder Personalverantwortung hatten, gehört das ebenfalls ins Arbeitszeugnis. Erst recht, wenn Sie sich für eine Führungsposition bewerben.

Ob Sie Ihre Tätigkeiten in Form von Fließtext schreiben oder als Stichpunkte auflisten, ist Geschmacksache. Stichpunkte sind in der Regel übersichtlicher.

Leistungsbewertung

Im qualifizierten Arbeitszeugnis folgt jetzt eine subjektive Leistungsbeurteilung. Diese sollte unbedingt vollständig sein. Fehlt ein wichtiger Aspekt, wird das negativ beziehungsweise als „mangelhaft“ ausgelegt. Ihre Leistungsbewertung sollten Sie nach folgendem Schema aufbauen:

  • Arbeitsbereitschaft (Engagement)
  • Arbeitsbefähigung (Kompetenz)
  • Fachwissen
  • Arbeitsweise und Arbeitsstil
  • Arbeitserfolg
  • Führungsleistung

Bewertung des Sozialverhaltens

Achten Sie bei der Bewertung des Sozialverhaltens auf die richtige Reihenfolge. Hierbei wird der Umgang mit drei Personengruppen dargestellt:

  • Vorgesetzte (intern)
  • Kollegen (intern)
  • Kunden & Geschäftspartner (extern)

Das ist die korrekte Reihenfolge! Wird das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten erst an zweiter Stelle erwähnt (oder fehlt), gilt das als versteckter Hinweis für Insubordination.

Schlussformel

Ein Arbeitszeugnis endet idealerweise mit einer klassischen Schlussformel. Diese beinhaltet folgende Bausteine:

  • Beendigungsgrund
  • Dank für die Zusammenarbeit
  • Bedauern über das Ausscheiden
  • Zukunftswünsche

Als Beendigungsgrund bieten sich die diese Formulierungen an: „auf eigenen Wunsch“ (Kündigung durch Arbeitnehmer), „betriebsbedingt“ (Kündigung durch Arbeitgeber), „in beiderseitigem Einvernehmen“ oder das Auslaufen eines befristeten Vertrags (z.B. nach Ende der Ausbildung).

Persönliche Formulierungen und die Danksagung im Schlusssatz werten Ihr Arbeitszeugnis stark auf. Sie zeigen Wertschätzung an und dass Sie ein Leistungsträger waren. Beispielformulierung für den Schlussabsatz:

Frau Muster verlässt unser Unternehmen zum TT.MM.JJJJ auf eigenen Wunsch. Wir bedauern diese Entscheidung sehr und danken ihm für die stets wertvolle und erfolgreiche Arbeit und jederzeit gute Zusammenarbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihm weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute.

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Arbeitszeugnis Noten und Zeugnissprache

Wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis selber schreiben, kommt es besonders auf die Wortwahl an. Weil direkte Kritik verboten ist, verstecken sich Noten in verschlüsselten Formulierungen. Diese nutzen Sie natürlich ebenfalls, um glaubwürdig zu bleiben. Verwenden Sie in Ihrer Zeugnissprache folgende Satzbausteine:

Er/Sie erfüllte seine/ihre Aufgaben…

  • Note 1: …stets zur vollsten Zufriedenheit.
  • Note 2: …zur vollsten/stets zur vollen Zufriedenheit.
  • Note 3: …zur vollen Zufriedenheit.
  • Note 4: …zur Zufriedenheit.
  • Note 5: …im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit.
  • Note 6: …Er/Sie hat sich bemüht.

Auch für Leistungsbeurteilung und Bewertung des Sozialverhaltens empfehlen wir diese „guten“ bis „sehr guten“ Formulierungen:

Arbeitsbefähigung (Fachwissen)

  • Sehr gut:
    „Er/Sie meisterte neue Arbeitsaufgaben stets souverän und konnte dank seines/ihres profunden Fachwissens jederzeit voll überzeugen.“
  • Gut:
    „Neue Arbeitssituationen bewältigte er/sie stets zur vollen Zufriedenheit.“

Arbeitsbereitschaft (Engagement)

  • Sehr gut:
    „Er/Sie war in höchstem Maße motiviert und zeigte stets außerordentliche Eigeninitiative und großes Engagement.“
  • Gut:
    „Er/Sie bewies stets großes Interesse und Eigeninitiative sowie eine vorbildliche Arbeitseinstellung und Motivation.“

Arbeitsweise

  • Sehr gut:
    „Die Aufgaben wurden von ihm/ihr selbständig und stets mit äußerster Sorgfalt und größter Genauigkeit umgesetzt.“
  • Gut:
    „Herr/Frau _____ überzeugte durch hohe Sorgfalt, Selbstständigkeit und große Präzision.“

Arbeitserfolg

  • Sehr gut:
    „Er/Sie zeigte stets herausragende Arbeitsergebnisse und überzeugte durch bemerkenswerte Motivation sowie überdurchschnittliche Zielerreichung.“
  • Gut:
    „Herr/Frau _____ erzielte bei der Arbeit stets beste Ergebnisse und gute Qualität.“

Sozialverhalten

  • Sehr gut:
    „Im Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war Herr/Frau _____ jederzeit vorbildlich, freundlich und überzeugte durch sein professionelles Auftreten.“
  • Gut:
    „Sein/Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich und freundlich.“

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Rechtliche Ansprüche beim Arbeitszeugnis

Jedes Arbeitszeugnis muss zwei Bedingungen erfüllen: Es muss „wahr“ sein („Wahrheitspflicht“). Und es muss „wohlwollend“ formuliert werden („Wohlwollenspflicht“). Laut § 109 Absatz 2 GewO ist offene Kritik darin unzulässig. Überdies muss ein korrektes Arbeitszeugnis diese Anforderungen erfüllen:

  • Ausdruck
    Das Arbeitszeugnis muss schriftlich ausgestellt werden. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf fehlerfreien, knitterfreien, sauberen Ausdruck auf Firmenpapier.
  • Bewertung
    Ihr Arbeitszeugnis muss mindestens „befriedigend“ sein. Schlechtere Zeugnisse hat der Arbeitgeber zu begründen, die Beweislast für ein „gutes“ beziehungsweise „sehr gutes“ Zeugnis liegt allerdings beim Arbeitnehmer (BAG-Urteil, 9 AZR 584/13).
  • Kündigungsgrund
    Der Grund für das Ausscheiden des Mitarbeiters (zum Beispiel dessen Kündigung) darf nur mit ausdrücklicher Zustimmung im Arbeitszeugnis stehen. Dasselbe gilt für krankheitsbedingte Fehltage: Auch die dürfen nicht angegeben werden.
  • Unterschrift
    Das Arbeitszeugnis muss vom bisherigen Personalverantwortlichen unterschrieben werden. Bei Vorständen vom Vorsitzenden des Aufsichtsrates; bei Geschäftsführern vom Gesellschafter oder dessen Vertreter; bei Mitarbeitern von deren Vorgesetzten oder dem Personalchef.

Arbeitszeugnis Muster: Beispiel für ein sehr gutes Zeugnis

Falls Sie Ihr Arbeitszeugnis selber schreiben, finden Sie hier ein Musterzeugnis mit der Note „sehr gut“. Nur bei den Soft Skills gab es eine 2. Das macht es aber glaubwürdiger. Sie können die Arbeitszeugnis Vorlage online im Browser editieren, anschließend kopieren und auszudrucken. Dazu einfach auf den Kasten klicken. Oder Sie laden sich das Arbeitszeugnis Muster HIER kostenlos als PDF herunter.

Arbeitszeugnis

Herr _____, geboren am TT.MM.JJJJ in Köln, ist vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ in unserem Unternehmen als _____ tätig gewesen.

Herr _____ verfügt über ein äußerst profundes Fachwissen, welches er stets effektiv und erfolgreich in der Praxis einsetzte. Dieses Fachwissen konnte er ohne Einschränkungen an seine Mitarbeiter weitergeben.

Gerne bestätigen wir ihm eine außerordentlich hohe wirtschaftliche Sachkompetenz. Durch sein herausragendes unternehmerisches und strategisches Denken und Handeln erwarb er sich den höchsten Respekt der Geschäftsführung und seiner Mitarbeiter. Zum Nutzen des Unternehmens erweiterte und aktualisierte er immer mit großem Gewinn seine umfassenden Fachkenntnisse durch regelmäßige Teilnahme an Weiterbildungen. Aufgrund seiner präzisen Analysefähigkeiten und seiner sehr schnellen Auffassungsgabe fand er hervorragende Lösungen, die er konsequent und erfolgreich in die Praxis umsetzte.

Hervorzuheben ist seine hoch entwickelte Fähigkeit, stets konzeptionell und konstruktiv zu arbeiten, sowie seine immer präzise Urteilsfähigkeit.

Herr _____ ist eine überdurchschnittlich engagierte Führungskraft, die ihre Aufgaben jederzeit mit voller Einsatzbereitschaft erfolgreich erfüllte. Auch in Stresssituationen erzielte er sehr gute Leistungen in qualitativer und quantitativer Hinsicht und war auch stärkstem Arbeitsanfall immer gewachsen. Stets arbeitete Herr Mustermann äußerst umsichtig, sehr gewissenhaft und genau.

Vertrauenswürdigkeit und absolute Zuverlässigkeit zeichneten seinen Arbeitsstil jederzeit aus. Selbst für schwierigste Problemstellungen fand und realisierte er sehr effektive Lösungen und kam immer zu ausgezeichneten Arbeitsergebnissen. Im Laufe seiner Unternehmenszugehörigkeit hat er unter anderem viele wichtige Projekte mit sehr großem Erfolg geleitet.

Durch sein überaus systematisches Vorgehen und seinen sehr kooperativen Führungsstil konnte er seine Projekte stets mit äußerster Zuverlässigkeit sowie zeitplan- und budgetgerecht abschließen. Seine Mitarbeiter motivierte und überzeugte er durch einen kooperativen Führungsstil.

Herr _____ war als Vorgesetzter jederzeit voll anerkannt, wobei sein Team unsere hohen Erwartungen nicht nur erfüllte, sondern oftmals sogar übertraf. Als Führungskraft bewies uns Herr _____ stets seine gute Integrationsfähigkeit. Er verstand es jederzeit, alle Mitarbeiter seines Teams entsprechend ihrer Persönlichkeit und Kompetenz bei der Entscheidungsfindung einzubeziehen und konnte so ein sehr gutes Arbeitsklima in seinem Team schaffen.

Herr _____ hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zur unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt. Mit allen Ansprechpartnern kam Herr _____ sehr gut zurecht und begegnete ihnen immer mit seiner freundlichen, offenen und zuvorkommenden Art. Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Externen war jederzeit vorbildlich.

Wir bedanken uns für die stets sehr gute langjährige Mitarbeit und bedauern Herrn _____ Ausscheiden sehr. Wir wünschen diesem vorbildlichen Kollegen beruflich und persönlich alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

Ort, Datum
UNTERSCHRIFT


Auf diese 5 Punkte achten Personaler besonders

Auch wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis selber schreiben dürfen: Loben Sie sich nicht durchweg über den Klee. Die Dosis macht das Gift. Zuviel Eigenlob weckt Zweifel. Oder sieht aus wie ein „Gefälligkeitszeugnis“ mit dem unliebsame Mitarbeitern die Kündigung versüßt wird. Zudem achten Personaler auch auf diese Punkte:

  1. Formale Kriterien
    Ist das Zeugnis auf Firmenpapier gedruckt? Wurde es vom Verantwortlichen unterschrieben?
  2. Kompetenzen des Bewerbers
    Bestätigt das Zeugnis die Fähigkeiten, die für die Stelle gesucht werden?
  3. Abgleich zum Lebenslauf
    Decken sich die Zeugnisangaben und Zeiten mit denen im Lebenslauf?
  4. Leistungen im Zeitverlauf
    Wie haben sich die Beurteilungen innerhalb von 3 Zeugnissen entwickelt: besser oder schlechter?
  5. Was steht nicht drin
    Werden etwa nur Nebensächlichkeiten betont, zeigt das an, dass die Arbeitsleistung in der Hauptsache schlecht war (siehe Video).

Häufig gestellte Fragen zum Arbeitszeugnis

Habe ich Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Sobald das Beschäftigungsverhältnis endet, haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis (§630 BGB und §109 GewO). Wer seinen Anspruch wahrnehmen will, sollte damit nicht zu lange warten: Drei Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses verfällt dieser.

Arbeitszeugnis Wunsch: Wie bitte ich darum?

Der Arbeitszeugnis Anspruch besteht nur für das „einfache Zeugnis“. Bedeutet: Für das „qualifizierte Arbeitszeugnis“ gilt eine Holschuld. Sie müssen aktiv darum bitten. Das können (und sollten) Sie schriftlich tun. Idealerweise mit einem Vorlauf von drei bis vier Wochen, bevor das Arbeitsverhältnis endet. Für die Anfrage reicht ein einfacher Zweizeiler. Beispiel Formulierung:


Sehr geehrter Herr ____________, hiermit bitte ich höflich um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses für meine Beschäftigung vom TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ.

Mit freundlichen Grüßen
Max Muster

Schlechtes Arbeitszeugnis: Wie kann ich mich wehren?

Falls das Arbeitszeugnis schlecht ausfällt oder (formale) Fehler enthält, können Arbeitnehmer umgehend Nachbesserung oder Austausch verlangen. Missverständliche oder widersprüchliche Formulierungen sowie Rechtschreibfehler müssen Sie im Zeugnis nicht akzeptieren. All das können Sie anfechten. Damit sollten Sie allerdings nicht zu lange warten: Der Anspruch auf Korrekturen am Arbeitszeugnis verfällt nach maximal 15 Monaten.

Arbeitszeugnis Recht: Wie setze eine Korrektur durch?

Wer mit seinem Arbeitszeugnis nicht einverstanden ist, hat drei Optionen:

  • Direkte Ansprache
    Den Chef direkt anzusprechen, ist der beste Weg. Ein schlechtes Zeugnis muss nicht mutwillig negativ sein. Die Bitte um Korrektur kann oft das Problem beseitigen.
  • Schriftlicher Widerspruch
    Lässt die Korrektur auf sich warten oder zeigt sich der Arbeitgeber uneinsichtig, sollten Sie einen schriftlichen Widerspruch formulieren. Darin führen Sie alle Passagen auf, die Sie beanstanden und schlagen Alternativformulierungen vor.
  • Gerichtliche Klage
    Erfolgt trotz der schriftlichen Aufforderung keine Korrektur, haben Sie das Recht, drei Wochen nach Erhalt des Arbeitszeugnisses eine Zeugnisberichtigungsklage einzureichen. Allerdings liegt die Beweislast bei Ihnen, solange das Zeugnis nicht schlechter als Durchschnittsnote 3 ausfällt.

Wie lange muss ich auf das Arbeitszeugnis warten?

Leider existiert keine rechtliche Regelung, wie schnell das Arbeitszeugnis ausgestellt werden muss. Im Arbeitsrecht spricht man nur von einer „angemessenen“ Ausstellungszeit. Wenn Sie schon ausgeschieden sind und noch kein Zeugnis haben, dürfen Sie Druck machen. Bitte immer schriftlich, um dies später nachweisen zu können. Stellt der Arbeitgeber auch nach wiederholter Aufforderung kein Arbeitszeugnis aus, müssen Sie vor dem Arbeitsgericht klagen.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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10. November 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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