Krankmelden: Richtig krank melden per Mail oder Telefon

Wer krank wird, darf nicht einfach im Bett liegenbleiben, sondern muss sich krankmelden. Eine formell korrekte Krankmeldung ist gesetzlich vorgeschrieben und bewahrt vor einer Abmahnung wegen Blaumachens. Aber wann und wie müssen sich Arbeitnehmer korrekt krankmelden und dem Arbeitgeber Bescheid sagen? Wir erklären Ihre Rechte und Pflichten, wenn Sie sich krank melden müssen. Zusätzlich helfen wir mit Formulierungen für das Krankmelden am Telefon oder per Mail und beantworten die wichtigsten Fragen…

Krankmelden: Richtig krank melden per Mail oder Telefon

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Wann muss ich mich krank melden?

Fühlen Sie sich krank und arbeitsunfähig, können Sie zuhause bleiben. Zum Schutz der eigenen Gesundheit und noch mehr, um eine Gefährdung der Kollegen (zum Beispiel bei einer firbrigen Grippe oder gar Corona) zu verhindern. In diesem Fall gehen Sie nicht zur Arbeit, sondern zum Arzt. Das Gesetz schreibt jedoch vor, dass Sie Ihre Arbeitsunfähigkeit sofort dem Arbeitgeber mitteilen müssen. Ebenso die voraussichtliche Dauer der Erkrankung. In § 5 Absatz 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) heißt es dazu:

„Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.“

Melden Sie sich direkt am Morgen, noch vor dem geplanten Arbeitsbeginn beziehungsweise Dienstantritt sowie vor dem Arztbesuch krank. Ein verspätetes Krankmelden, etwa erst nach der ärztlichen Diagnose, könnte bereits einen abmahnfähigen Pflichtverstoß darstellen, da Sie bis dahin unentschuldigt fehlen. Daher gilt: Egal, wann Sie zum Arzt gehen, Krankmelden müssen Sie sich so schnell wie möglich, am besten bevor der Arbeitstag beginnt.

Bitte auch kein falsches Pflichtgefühl: Krank ist krank. Und wer Kollegen auch noch ansteckt, ist nicht fleißig und engagiert, sondern rücksichtslos und kurzsichtig (Stichwort: „Präsentismus„). Erkrankt das ganze Büro oder eine ganze Abteilung, kostet das den Arbeitgeber viel mehr.

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Wie kann ich mich richtig krankmelden?

Wie genau die Krankmeldung zu erfolgen hat, kann jeder Betrieb individuell regeln. Allgemeine gesetzliche Vorgaben gibt es nicht. Oft findet sich die einschlägige Regelung dazu schon im Arbeitsvertrag. Zudem kann die erste Krankmeldung meist formlos erfolgen. Entscheidend ist, dass der Chef diese möglichst schnell erhält. So fehlen Sie nicht unentschuldigt und es können gegebenenfalls Aufgaben neu verteilt oder Abläufe umgeplant werden.

Diese erste Krankmeldung kann – je nach betrieblicher Übung und Regelung – per Telefon, Mail, SMS oder auch Whatsapp erfolgen. Bewährt hat sich aber ein kurzer Anruf. So können Sie sichergehen, dass die Krankmeldung auch angekommen und Ihr Arbeitgeber informiert ist. Die offizielle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird dann nachgereicht.

Formulierung für die Krankmeldung

Wer morgens nach dem Aufstehen feststellt, dass er oder sie zu krank zum Arbeiten ist, greift am besten direkt zum Telefon. Zwei mögliche Formulierungen für das Krankmelden am Telefon sind:

Guten Morgen, hier ist VORNAME NACHNAME. Leider fühle ich mich heute krank und kann nicht zur Arbeit kommen. Ich habe um 11 Uhr einen Arzttermin und werde mich im Anschluss daran sofort melden, um mitzuteilen wie lange ich krankgeschrieben sein werde.

Hallo Frau _____, hier ist VORNAME NACHNAME. Ich bin seit heute Morgen krank und werde deshalb heute nicht ins Büro kommen können. Einen Termin beim Arzt habe ich gleich um 9 Uhr. Im Anschluss melde ich mich noch einmal bei Ihnen, wenn ich weiß, ob ich länger krankgeschrieben werde.

Zwei Informationen sind darin entscheidend:

  • Sie teilen dem Arbeitgeber mit, dass Sie aufgrund einer Krankheit mindestens für den heutigen Tag ausfallen.
  • Sie informieren die Firma darüber, dass Sie ein ärztliches Attest besorgen und sich danach erneut melden werden, um die Dauer Ihres Ausfalls mitzuteilen.

Dabei ist es nicht von Belang, ob Sie einen Arzttermin um 8 Uhr morgens haben oder erst um 11 Uhr oder 13 Uhr bekommen. Gerade am Montagmorgen sind die Wartezimmer bei Ärzten voll. Wichtig ist lediglich, dass Sie dem Arbeitgeber signalisieren, dass Sie Ihre Pflichten kennen und erfüllen.

Krankmelden per Mail oder Whatsapp

Grundsätzlich können Sie sich auch per E-Mail oder Whatsapp krankmelden. Es sei denn, das Unternehmen macht hierzu klare Vorgaben. Verlangt der Arbeitgeber beispielsweise ausdrücklich die Krankmeldung per Telefon, müssen Sie dieser Verpflichtung nachkommen.

Falls Sie Ihr krankheitsbedingtes Fernbleiben per Mail oder Whatsapp entschuldigen wollen, können Sie sich zum Beispiel mit diesen Formulierungen krankmelden:

Sehr geehrte(r) Frau (Herr) __________,

leider ist es mir heute nicht möglich, zur Arbeit zu erscheinen: Ich bin krank. Die Praxis meines Hausarztes ist ab 7 Uhr besetzt. Ich werde dort umgehend anrufen und mich um einen Termin bemühen. Im Anschluss daran werde ich Ihnen mitteilen, wie lange ich voraussichtlich krankgeschrieben sein werde.

Mit freundlichen Grüßen
(Vorname Nachname Arbeitnehmer)

Guten Morgen Herr _____.
ich fühle mich heute leider nicht gut und kann daher nicht zur Arbeit kommen. Bei meinem Arzt habe ich bereits angerufen und kann heute um 15:30 Uhr zur Untersuchung. Sobald ich weiß,
wie lange ich ausfalle, sage ich Ihnen Bescheid und reiche auch eine mögliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unverzüglich ein.

Wir empfehlen aus formalen Gründen, dass Sie eine solche Mail nicht nur an Ihren direkten Vorgesetzten versenden, sondern eine Kopie per CC auch an die Personalabteilung schicken.

Aus kollegialen Gründen können Sie auch kurz weitere Mitarbeiter informieren, mit denen Sie gerade an einem Projekt arbeiten. Erst recht, wenn die Deadline oder der Abgabetermin kurz bevor steht.

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Muss ich beim Krankmelden Gründe angeben?

Die kurze Antwort darauf: „Nein.“ Grundsätzlich sind Sie nicht dazu verpflichtet, den Grund für Ihren krankheitsbedingten Ausfall anzugeben. Auch die Krankenkasse darf Ihren Arbeitgeber nicht darüber informieren. Was Sie haben und warum Sie sich nicht gut fühlen, ist Ihre Privatsphäre. Viele Arbeitnehmer geben allerdings freiwillig den Grund an, um nicht als Simulant zu gelten.

Allerdings: Keine Regel ohne Ausnahme. Wenn Sie unter einer hochansteckenden Krankheit leiden, müssen Sie den Arbeitgeber informieren. Seine Fürsorgepflicht gilt nicht nur Ihnen, sondern auch den anderen Mitarbeitern gegenüber. Wurden möglicherweise durch Sie schon Kollegen oder Kunden angesteckt, gilt es, jede weitere Ansteckung zu vermeiden. Im Zweifelsfalle ist zusätzlich das Gesundheitsamt einzuschalten.

Kann der Chef die Krankschreibung kontrollieren?

Zweifelt Ihr Chef daran, dass Sie wirklich krank sind, steht es ihm grundsätzlich frei, Ihnen einen Besuch abzustatten. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass die Beobachtungen des Chefs ein ärztliches Attest widerlegen. Hat Ihr Arzt Sie krankgeschrieben, gilt dies zunächst weiter – auch wenn der Chef anderer Meinung ist. Bei großen zweifeln kann der Arbeitgeber den Medizinischen Dienst der Krankenkassen einschalten. Dieser kann die Arbeitsunfähigkeit überprüfen.

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Wann muss ich den Krankenschein vorlegen?

Im Entgeltfortzahlungsgesetz (§ 5 Absatz 1 EFZG) ist geregelt, dass ein Angestellter erst dann zum Arzt muss, wenn die Arbeitsunfähigkeit „länger als drei Kalendertage“ dauert. In dem Fall muss der Arbeitnehmer eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am darauffolgenden Arbeitstag vorlegen. Spätestens also am vierten Tag.

Diese „Vier-Tage-Frist“ bezieht sich nicht nur auf die Arbeitstage, sondern auf Kalendertage. Samstag, Sonn- und Feiertage zählen mit! Wer sich also zum Beispiel am Freitagmorgen krankmeldet und auch am Montag noch nicht arbeiten kann, muss noch am Montag den Krankenschein im Unternehmen vorlegen (!) – nicht erst am Montag abschicken. Auf der anderen Seite müssen Sie die Bescheinigung nicht am Wochenende vorlegen, wenn Sie unter der Woche – etwa von Mittwoch bis Freitag – krank sind. Auch hier müsste erst am folgenden Montag das Attest vorliegen.

Verkürzte Zeit zur Krankschreibung mit Attest

Dabei gibt es eine wichtige Ausnahme: Der Arbeitgeber kann – ohne Begründung – verlangen, dass die Krankschreibung beziehungsweise das Attest vom Arzt bereits am ersten Tag der Erkrankung vorgelegt werden muss. Ist dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag festgeschrieben, müssen Sie dem nachkommen. Das hatte das Bundesarbeitsgericht entschieden, nachdem eine WDR-Redakteurin geklagt hatte.

Um sicher zu gehen, dass die Krankschreibung rechtzeitig vorliegt, sollten Sie diese per Einschreiben oder per Boten versenden beziehungsweise einreichen. Zudem können Sie ein Foto oder Scan vom Attest Ihrer Mail anfügen.

Ohne Krankenschein droht Kündigung

Falls Sie die Frist versäumen, sich zu spät krankmelden oder das Attest verspätet vorlegen, darf der Arbeitgeber für diesen Zeitraum die Lohnfortzahlung verweigern. Unter Umständen droht eine Abmahnung. Im Wiederholungsfall, meist beim dritten oder vierten Mal, sogar eine Kündigung.

Was ist eine Folgebescheinigung?

Da Dauer und Verlauf der Erkrankung zu Beginn nicht feststehen, wird Sie Ihr Arzt vermutlich zuerst nur für eine oder höchstens zwei Wochen krankschreiben. Sind Sie danach immer noch nicht gesund und können nicht zur Arbeit, benötigen Sie eine Fortschreibung der Krankmeldung – und ein neues Attest (sogenannte „Folgebescheinigung“). Dieses muss lückenlos an den vorherigen Krankenschein anschließen. Gehen Sie deshalb rechtzeitig zum Arzt und lassen sich einen neuen Krankenschein geben mit dem Sie sich beim Arbeitgeber natürlich wieder weiterhin krankmelden müssen.

Werde ich für Corona-Quarantäne krankgeschrieben?

Steigende Zahlen von Corona-Erkrankungen führen dazu, dass mehr Menschen durch das Gesundheitsamt in häusliche Quarantäne geschickt werden. Dabei sind Sie nicht automatisch krankgeschrieben. Erst wenn Sie tatsächliche Symptome haben und krank sind, können Sie sich offiziell krankmelden und erhalten ein entsprechendes Attest. Ansonsten erhalten Sie einen Bescheid über die behördliche Anordnung der Quarantäne, die Sie Ihrem Arbeitgeber vorlegen müssen.

Falls Sie symptomfrei sind und es Ihnen möglich ist, müssen Sie in Quarantäne sogar aus dem Homeoffice arbeiten.

Digitale Krankmeldung ab dem Jahr 2021

Ab dem 1. Januar 2021 soll der „gelbe Schein“, also die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in DIN-A6-Format, abgeschafft werden. Stattdessen gibt es eine digitale Bescheinigung, mit der erkrankte Mitarbeiter direkt krankgemeldet werden können. Vom behandelnden Arzt wird diese an die Versicherung übermittelt, die wiederum den Arbeitgeber informiert. Als Arbeitnehmer haben Sie dann weniger Aufwand, wenn Sie sich krankmelden.

Vorsicht, wenn Sie sich online krankmelden

Portale wie zum Beispiel au-schein.de oder teleclinic.com bieten die sogenannte Online-Krankschreibung an. Dort müssen Betroffene ein paar Fragen nach dem Befinden beantworten und erhalten gegebenenfalls binnen weniger Minuten einen Online-Krankenschein (für 14 Euro). Der wird tatsächlich von einem Arzt unterschrieben und ist daher auch maximal drei Tage lang formal gültig. Arbeitgeber müssen das digitale Attest allerdings nicht zwangsl#ufig anerkennen. Eine eindeutige Rechtsprechung gibt es dazu ebenfalls (noch) nicht. Zwar befürworten den Online-Krankenschein viele Krankenkassen, Medizinern aber fehlt dabei die „Inaugenscheinnahme“ durch einen Arzt.

Mehr noch: Weil das ärztliche Attest die Grundlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfalle bildet, ist die Online-Krankschreibung juristisch durchaus heikel. Das „Ärzteblatt“ schreibt dazu etwa: „Bezweifelt der Arbeitgeber die Richtigkeit der ärztlichen AU-Bescheinigung, etwa indem er nachweist, dass die Krankschreibung ohne vorherige Untersuchung ausgestellt wurde, kann er eine gutachterliche Überprüfung durch den Medizinischen Dienst der Kran­ken­ver­siche­rung verlangen (§ 275 Abs. 1 a Satz 3 Sozialgesetzbuch V).“ Besser Sie erkundigen sich vorher bei Ihrem Chef, was der akzeptiert.

Regelung für das Krankmelden im Urlaub

Der Urlaub dient der Erholung. Wer im Urlaub krank wird, erholt sich nicht vom Arbeitsalltag, sondern kämpft gegen eine Erkrankung. Daher werden die Krankentage gemäß § 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) auf den Jahresurlaub nicht angerechnet. In diesem Fall sollten Sie auch im Urlaub zum Arzt gehen und sich für die Zeit krankschreiben lassen. Dem Arbeitgeber ist die Krankmeldung ebenfalls umgehend mitzuteilen und das Attest zuzusenden.

Für Krankheitsfälle im Ausland sind Sie gemäß § 5 Absatz 2 Ent­gelt­fort­zah­lungs­ge­setz (EFZG) verpflichtet, bereits am ersten Tag der Krankheit Ihren Arbeitgeber über die voraussichtliche Dauer Ihrer Erkrankung zu informieren. Außerdem müssen Sie Ihre Adresse und Telefonnummer angeben, unter der Sie am Urlaubsort erreichbar sind.

Die Urlaubstage, in denen Sie erkrankt waren, dürfen aber nicht einfach an den Urlaub „drangehängt“ werden. Wenn Sie diese Tage im Anschluss an Ihre Erkrankung nehmen wollen, müssen Sie regulär dafür wieder Urlaub beantragen und die Zustimmung Ihres Chefs einholen. Alles andere wäre eine sogenannte „Selbstbeurlaubung“ und damit abmahnfähig.

Krankschreiben, wenn das Kind krank ist?

Laut § 616 des Bürgerlichen Gesetz­buchs (BGB) hat die elterliche Fürsorgepflicht Vorrang vor der Arbeits­pflicht. Heißt: Weil „unver­schuldete und unver­meid­bare persönliche Gründe“ Sie dazu zwingen, dürfen Sie zuhause bleiben, wenn Ihr Kind krank ist. Verheirateten Arbeitnehmern stehen laut Sozialgesetzbuch pro Kind jeweils zehn Kinderkrankentage zu. Bei mehr als zwei Kindern ist der Anspruch auf maximal 25 Tage im Jahr begrenzt. Alleinerziehende wiederum haben Sie ein Anrecht auf bis zu 20 Tage Freistellung pro Kind, bei mehreren Kindern wird die Dauer auf 50 Tage begrenzt.

Allerdings muss das Kind hierzu maximal 12 Jahre alt (oder jünger) oder behindert und auf Hilfe angewiesen sein. Ebenso darf es niemanden im Haushalt geben – etwa Großeltern – der sich um das Kind kümmern kann. Und Sie müssen beim Arbeitgeber ein ärztliches Attest einreichen, das nachweist, dass Ihr Kind krank ist und Betreuung benötigt.

Teilweise wird auch im Arbeitsvertrag geregelt, in welchem Umfang Mitarbeitern Sonderurlaub für die Betreuung gewährt wird, sollte ein Kind krank sein.

Verhalten während Sie krankgeschrieben sind

Auch wenn Sie krankgeschrieben sind, dürfen Sie alles tun, was der Genesung nicht im Wege steht und während der Krankheit angemessen ist. Sie müssen sich also nicht ans Bett fesseln. Erlaubt sind beispielsweise Einkäufe, der Gang zur Apotheke ebenso wie Spaziergänge. Letztere gelten sogar als gesundheitsförderlich (es sei denn Sie haben sich das Bein gebrochen).

Wann kann ich wieder zur Arbeit kommen?

Auch das wissen viele nicht: Sie können auch wieder eher zur Arbeit gehen, wenn Sie sich gesund genug fühlen. Die Krank­schreibung ist kein generelles Arbeits­verbot. Der Arzt kann nur die maximale Dauer einer Erkrankung abschätzen. Heißt: Wer früher fit ist, darf auch früher wieder arbeiten, ohne sich dafür „gesundschreiben“ zu lassen. Sie sollten dazu aber wirklich gesund und keinesfalls mehr ansteckend sein.

Kann die Krankheit zur Kündigung führen?

Kurze Antwort: „Ja.“ Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass man Arbeitnehmern während und wegen einer Krankheit nicht kündigen kann. Die sogenannte „krankheitsbedingte Kündigung“ ist allerdings an strenge Auflagen und Voraussetzungen geknüpft:

Negative Gesundheitsprognose: Der Arbeitgeber muss glaubhaft darlegen, dass zum Zeitpunkt der Kündigung damit zu rechnen ist, dass der Mitarbeiter auch in Zukunft seine Arbeitsleistung krankheitsbedingt nicht erfüllen kann (siehe auch: Berufsunfähigkeit).

Interesssenbeeinträchtigung: Wenn die betrieblichen Abläufe des Arbeitgebers durch die Krankheit des Mitarbeiters massiv Schaden nehmen, darf dieser wegen Krankheit kündigen. Also zum Beispiel die Firma immer wieder Lohn fortzahlen muss und gleichzeitig Umsatzeinbußen erleidet oder so neue Personalkosten entstehen.

Interessenabwägung: Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass es ihm im Vergleich beider Interesse nicht zuzumuten ist, das Arbeitsverhältnis aufrecht zu erhalten. Es darf also keine andere Möglichkeit der Weiterbeschäftigung geben. Diese sogenannte „Zumutbarkeitsgrenze“ sehen Arbeitsrichter in der Regel überschritten, wenn der Arbeitnehmer drei Jahre in Folge mehr als sechs Wochen im Jahr arbeitsunfähig war.

Während der Probezeit hingegen können beide Seiten – Arbeitgeber wie Arbeitnehmer – jederzeit binnen zwei Wochen und ohne Angabe von Gründen kündigen. Das kann also auch wegen Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit passieren. So sagen oder begründen muss der Chef das aber nicht einmal.

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[Bildnachweis: Dragana Gordic by Shutterstock.com ]

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4. November 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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