Krankmelden: So geht es richtig

Wer krank wird, darf nicht einfach im Bett liegenbleiben, sondern muss sich krankmelden. Eine formell korrekte Krankmeldung ist gesetzlich vorgeschrieben und bewahrt vor einer Abmahnung wegen Blaumachens.

Die meisten Arbeitnehmer gehen, wenn sie krank sind, zum Arzt. Inzwischen werden auch Online-Krankschreibungen angeboten. Aber sind die durchweg gültig? Überhaupt: Wann und wie müssen sich Arbeitnehmer korrekt krankmelden und dem Arbeitgeber Bescheid sagen? Wir zeigen Ihnen hier Ihre Rechte und Pflichten, wenn Sie sich krank melden müssen. PLUS: Wie Sie ein Telefonat oder eine Mail formulieren und was Sie beachten müssen, wenn Sie im Urlaub krank werden…

Krankmelden: So geht es richtig

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Wann muss ich mich krank melden?

Zunächst einmal entscheiden Sie selbst, wann Sie sich krank und arbeitsunfähig fühlen. Geht zudem eine Gefährdung der Kollegen von Ihnen aus (zum Beispiel bei einer fiebrigen Grippe oder Corona), sollten Sie erst recht zuhause bleiben beziehungsweise den Arzt aufsuchen.

Das Gesetz schreibt vor, dass Arbeitnehmer den Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit „unverzüglich“ mitteilen müssen. Ebenso die voraussichtliche Dauer der Erkrankung. In § 5 Absatz 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) heißt es dazu:


Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.



Idealerweise melden Sie sich also direkt am Morgen, noch vor dem geplanten Arbeitsbeginn beziehungsweise Dienstantritt sowie vor dem Arztbesuch krank. Melden Sie sich erst nach der ärztlichen Diagnose, könnte das bereits einen abmahnfähigen Pflichtverstoß darstellen, da Sie bis dahin unentschuldigt fehlen.

Bitte auch kein falsches Pflichtgefühl: Krank ist krank. Und wer Kollegen auch noch ansteckt, ist nicht fleißig und engagiert, sondern rücksichtslos und kurzsichtig (Stichwort: „Präsentismus„). Erkrankt das ganze Büro oder eine ganze Abteilung, kostet das den Arbeitgeber viel mehr.

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Wie kann ich mich richtig krankmelden?

Rund jeder zweite Arbeitnehmer meldet sich im Laufe des Jahres mindestens einmal krank. Wie die Krankmeldung zu erfolgen hat, kann jeder Betrieb individuell regeln. Oft findet sich die einschlägige Regelung dazu schon im Arbeitsvertrag.

Zudem kann die erste Krankmeldung meist formlos erfolgen. Entscheidend ist, dass der Chef diese möglichst schnell erhält, um gegebenenfalls Aufgaben neu zu verteilen oder Abläufe umzuplanen. Also zum Beispiel noch vor dem Arztbesuch. Diese erste Krankmeldung kann – je nach betrieblicher Übung – per Telefon, Mail, SMS oder Whatsapp erfolgen. Bewährt hat sich aber ein kurzer Anruf. So können Sie sichergehen, dass die Krankmeldung auch angekommen ist. Die offizielle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird dann nachgereicht.

Formulierung für die Krankmeldung

Wer morgens nach dem Aufstehen feststellt, dass er oder sie zu krank zum Arbeiten ist, ruft am besten direkt beim Arbeitgeber an. Eine mögliche Formulierung für eine solche Krankmeldung ist:


Guten Morgen, hier ist VORNAME NACHNAME. Leider fühle ich mich heute krank und kann nicht zur Arbeit kommen. Ich habe um 11 Uhr einen Arzttermin und werde mich im Anschluss daran sofort melden, um mitzuteilen wie lange ich krankgeschrieben sein werde.



Zwei Informationen sind darin entscheidend:

  • Sie teilen dem Arbeitgeber mit, dass Sie aufgrund einer Krankheit mindestens für den heutigen Tag ausfallen.
  • Sie informieren die Firma darüber, dass Sie ein ärztliches Attest besorgen und sich danach erneut melden werden, um die Dauer Ihres Ausfalls mitzuteilen.

Dabei ist es nicht von Belang, ob Sie einen Arzttermin um 8 Uhr morgens haben oder erst um 11 Uhr oder 13 Uhr bekommen. Gerade am Montagmorgen sind die Wartezimmer bei Ärzten voll. Wichtig ist lediglich, dass Sie dem Arbeitgeber signalisieren, dass Sie Ihre Pflichten kennen und erfüllen.

Krankmelden per Mail oder Whatsapp

Grundsätzlich können Sie sich auch per E-Mail oder Whatsapp krankmelden. Es sei denn, das Unternehmen macht hierzu klare Vorgaben. Verlangt der Arbeitgeber beispielsweise ausdrücklich die Krankmeldung per Telefon, müssen Sie zum Hörer greifen.

Falls Sie Ihr krankheitsbedingtes Fernbleiben per Mail oder Whatsapp entschuldigen wollen, können Sie sich zum Beispiel mit dieser Formulierung krankmelden:


Sehr geehrte(r) Frau (Herr) __________,

leider ist es mir heute nicht möglich, zur Arbeit zu erscheinen: Ich bin krank. Die Praxis meines Hausarztes ist ab 7 Uhr besetzt. Ich werde dort umgehend anrufen und mich um einen Termin bemühen. Im Anschluss daran werde ich Ihnen mitteilen, wie lange ich voraussichtlich krankgeschrieben sein werde.

Mit freundlichen Grüßen
(Vorname Nachname Arbeitnehmer)



Wir empfehlen aus formalen Gründen, dass Sie eine solche Mail nicht nur an Ihren direkten Vorgesetzten versenden, sondern eine Kopie per CC auch an die Personalabteilung schicken.

Aus kollegialen Gründen können Sie auch kurz weitere Mitarbeiter informieren, mit denen Sie gerade an einem Projekt arbeiten. Erst recht, wenn die Deadline oder der Abgabetermin kurz bevor steht.

Muss ich beim Krankmelden Gründe angeben?

Die kurze Antwort darauf: „Nein.“ Grundsätzlich sind Sie nicht dazu verpflichtet, den Grund für Ihren krankheitsbedingten Ausfall anzugeben. Auch die Krankenkasse darf Ihren Arbeitgeber nicht darüber informieren. Viele Arbeitnehmer geben allerdings freiwillig den Grund an, um nicht als Simulant zu gelten.

Allerdings: Keine Regel ohne Ausnahme. Wenn Sie unter einer hochansteckenden Krankheit leiden, müssen Sie den Arbeitgeber informieren. Seine Fürsorgepflicht gilt nicht nur Ihnen, sondern auch den anderen Mitarbeitern gegenüber. Wurden möglicherweise durch Sie schon Kollegen oder Kunden angesteckt, gilt es, jede weitere Ansteckung zu vermeiden. Im Zweifelsfalle ist zusätzlich das Gesundheitsamt einzuschalten.

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Muss ich in jedem Fall den Arzt aufsuchen?

Im Entgeltfortzahlungsgesetz (§ 5 Absatz 1 EFZG) heißt es dazu, dass ein Angestellter erst dann zum Arzt muss, wenn die Arbeitsunfähigkeit „länger als drei Kalendertage“ dauert. In dem Fall muss der Arbeitnehmer eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am darauffolgenden Arbeitstag vorlegen. Spätestens also am vierten Tag.

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Wann muss ich den Krankenschein vorlegen?

Die oben genannte „Vier-Tage-Frist“ bezieht sich nicht nur auf die Arbeitstage, sondern auf Kalendertage. Samstag, Sonn- und Feiertage zählen mit! Wer sich also zum Beispiel am Freitagmorgen krankmeldet und auch am Montag noch nicht arbeiten kann, muss noch am Montag den Krankenschein im Unternehmen vorlegen (!) – nicht erst am Montag abschicken.

Auf der anderen Seite müssen Sie die Bescheinigung nicht am Wochenende vorlegen, wenn Sie unter der Woche – etwa von Mittwoch bis Freitag – krank sind. Auch hier müsste erst am folgenden Montag das Attest vorliegen.

AUSNAHME: Der Arbeitgeber und Chef kann – ohne Begründung – verlangen, dass die Krankschreibung beziehungsweise das Attest bereits am ersten Tag der Erkrankung vorgelegt werden muss. Ist dies so ausdrücklich im Arbeitsvertrag festgeschrieben, MÜSSEN Sie dem nachkommen. Das hatte das Bundesarbeitsgericht entschieden, nachdem eine WDR-Redakteurin geklagt hatte.

Um sicher zu gehen, dass die Krankschreibung rechtzeitig vorliegt, sollten Sie diese per Einschreiben oder per Boten versenden beziehungsweise einreichen. Zudem können Sie ein Foto oder Scan vom Attest Ihrer Mail anfügen.

Ohne Krankenschein droht Kündigung

Falls Sie die Frist versäumen, sich zu spät krankmelden oder das Attest verspätet vorlegen, darf der Arbeitgeber für diesen Zeitraum die Lohnfortzahlung verweigern. Unter Umständen droht eine Abmahnung. Im Wiederholungsfall, meist beim dritten oder vierten Mal, sogar eine Kündigung.

Was ist eine Folgebescheinigung?

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vom Arzt ist nicht nur eine lästige Pflicht. Sie sichert Ihnen zugleich den Anspruch auf Lohnfortzahlung. In ersten sechs Wochen zahlt Ihr Gehalt noch der Arbeitgeber. Danach übernimmt die Krankenkasse die Krankengeldzahlungen in Höhe von maximal 90 Prozent des täglichen Nettolohns.

Da Dauer und Verlauf der Erkrankung zu Beginn nicht feststehen, wird Sie Ihr Arzt vermutlich zuerst nur für maximal eine Woche krankschreiben. Sind Sie danach immer noch nicht gesund und können nicht zur Arbeit, benötigen Sie eine Fortschreibung der Krankmeldung – und ein neues Attest (sogenannte „Folgebescheinigung“). Dieses muss lückenlos den vorherigen Krankenschein anschließen. Gehen Sie deshalb rechtzeitig zum Arzt und lassen sich einen neuen Krankenschein geben mit dem Sie sich beim Arbeitgeber natürlich wieder weiterhin krankmelden müssen.

Wie funktioniert die Online-Krankschreibung?

Portale wie zum Beispiel au-schein.de oder teleclinic.com bieten die sogenannte Online-Krankschreibung an. Dort müssen Betroffene ein paar Fragen nach dem Befinden beantworten und erhalten gegebenenfalls binnen weniger Minuten einen Online-Krankenschein (für 14 Euro). Der wird tatsächlich von einem Arzt unterschrieben und ist daher auch maximal drei Tage lang formal gültig.

Arbeitgeber müssen das digitale Attest allerdings nicht anerkennen. Eine eindeutige Rechtsprechung gibt es dazu ebenfalls (noch) nicht. Zwar befürworten den Online-Krankenschein viele Krankenkassen, Medizinern aber fehlt dabei die „Inaugenscheinnahme“ durch einen Arzt.

Mehr noch: Weil das ärztliche Attest die Grundlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfalle bildet, ist die Online-Krankschreibung juristisch durchaus heikel. Das „Ärzteblatt“ schreibt dazu etwa: „Bezweifelt der Arbeitgeber die Richtigkeit der ärztlichen AU-Bescheinigung, etwa indem er nachweist, dass die Krankschreibung ohne vorherige Untersuchung ausgestellt wurde, kann er eine gutachterliche Überprüfung durch den Medizinischen Dienst der Kran­ken­ver­siche­rung verlangen (§ 275 Abs. 1 a Satz 3 Sozialgesetzbuch V).“ Besser Sie erkundigen sich vorher bei Ihrem Chef, was der akzeptiert. Ab dem 1. Januar 2021 soll der „gelbe Schein“, also die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in DIN-A6-Format, abgeschafft werden.

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Krankmelden im Urlaub

Der Urlaub dient der Erholung. Wer im Urlaub krank wird, erholt sich nicht vom Arbeitsalltag, sondern kämpft gegen eine Erkrankung. Daher werden die Krankentage gemäß § 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) auf den Jahresurlaub nicht angerechnet. Wer im Urlaub krank wird, sollte also sofort zum Arzt gehen und sich für diese Zeit krankschreiben lassen. Dem Arbeitgeber ist die Krankmeldung ebenfalls umgehend mitzuteilen und das Attest zuzusenden.

Für Krankheitsfälle im Ausland sind Sie gemäß § 5 Absatz 2 Ent­gelt­fort­zah­lungs­ge­setz (EFZG) verpflichtet, bereits am ersten Tag der Krankheit Ihren Arbeitgeber über die voraussichtliche Dauer Ihrer Erkrankung zu informieren. Außerdem müssen Sie Ihre Adresse und Telefonnummer angeben, unter der Sie am Urlaubsort erreichbar sind.

Die Urlaubstage, in denen Sie erkrankt waren, dürfen übrigens nicht einfach an den Urlaub „drangehängt“ werden. Wenn Sie diese Tage im Anschluss an Ihre Erkrankung nehmen wollen, müssen Sie regulär dafür wieder Urlaub beantragen und die Zustimmung Ihres Chefs einholen. Alles andere wäre eine sogenannte „Selbstbeurlaubung“ und damit wieder abmahnfähig.

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Was wenn mein Kind krank ist?

Laut § 616 des Bürgerlichen Gesetz­buchs (BGB) hat die elterliche Fürsorgepflicht Vorrang vor der Arbeits­pflicht. Heißt: Weil „unver­schuldete und unver­meid­bare persönliche Gründe“ Sie dazu zwingen, dürfen Sie zuhause bleiben, wenn Ihr Kind krank ist.

Paragraph 45 des Sozialgesetzbuchs (SGB V) regelt zudem den Anspruch und die Dauer von Krankengeld bei Erkrankung des Kindes. Verheirateten Arbeitnehmern stehen danach pro Kind jeweils zehn Kinderkrankentage pro Kalenderjahr zu. Haben Sie und Ihr Partner zwei Kinder, können Sie also jeweils 20 Tage insgesamt zuhause ein krankes Kind versorgen. Bei weiteren Kindern ist der Anspruch auf maximal 25 Tage im Jahr begrenzt. Alleinerziehende wiederum haben Sie ein Anrecht auf bis zu 20 Tage Freistellung pro Kind, bei mehreren Kindern wird die Dauer auf 50 Tage begrenzt.

Allerdings muss das Kind hierzu maximal 12 Jahre alt (oder jünger) oder behindert und auf Hilfe angewiesen sein. Ebenso darf es niemanden im Haushalt geben – etwa Großeltern – der sich um das Kind kümmern kann. Überdies muss auch hierbei ein ärztliches Attest nachweisen, dass Ihr Kind krank ist und Betreuung benötigt.

Teilweise wird auch im Arbeitsvertrag geregelt, in welchem Umfang Mitarbeitern Sonderurlaub für die Betreuung gewährt wird, sollte ein Kind krank sein.

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Vorsicht mit Ausreden

Peinlich wird es, wenn Sie keine Lust haben zu arbeiten, krank feiern und sich eine dumme Ausrede einfallen lassen. Entschuldigungen vom Typ „Ich kann nicht kommen, ich habe Montag.“ Oder: „Ich kann nicht arbeiten, ich habe zu tun.“ sind vielleicht als Internet-Meme noch witzig. Nutzen sollten Sie das bitte nie! Wenn Ihre Ausrede als solche auffliegt oder Sie einer Lüge überführt werden, kann Sie das den Job kosten.

Verhalten bei Krankheit

Was viele Arbeitnehmer nicht wissen: Auch wenn Sie krankgeschrieben sind, dürfen Sie alles tun, was der Genesung nicht im Wege steht und während der Krankheit angemessen ist. Sie müssen sich also nicht ans Bett fesseln. Erlaubt sind beispielsweise Einkäufe, der Gang zur Apotheke ebenso wie Spaziergänge. Letztere gelten sogar als gesundheitsförderlich (es sei denn Sie haben sich was am Bein gebrochen).

Wann kann ich wieder zur Arbeit kommen?

Auch das wissen viele nicht: Sie können auch wieder eher zur Arbeit gehen, wenn Sie sich gesund genug fühlen. Die Krank­schreibung ist kein generelles Arbeits­verbot. Der Arzt kann nur die maximale Dauer einer Erkrankung abschätzen. Heißt: Wer früher fit ist, darf auch früher wieder arbeiten, ohne sich dafür „gesundschreiben“ zu lassen. Sie sollten dazu aber wirklich gesund und keinesfalls mehr ansteckend sein.

Kann die Krankheit zur Kündigung führen?

Kurze Antwort: „Ja.“ Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass man Arbeitnehmern während und wegen einer Krankheit nicht kündigen kann. Die sogenannte „krankheitsbedingte Kündigung“ ist allerdings an strenge Auflagen und Voraussetzungen geknüpft:

Negative Gesundheitsprognose: Der Arbeitgeber muss glaubhaft darlegen, dass zum Zeitpunkt der Kündigung damit zu rechnen ist, dass der Mitarbeiter auch in Zukunft seine Arbeitsleistung krankheitsbedingt nicht erfüllen kann (siehe auch: Berufsunfähigkeit).

Interesssenbeeinträchtigung: Wenn die betrieblichen Abläufe des Arbeitgebers durch die Krankheit des Mitarbeiters massiv Schaden nehmen, darf dieser wegen Krankheit kündigen. Also zum Beispiel die Firma immer wieder Lohn fortzahlen muss und gleichzeitig Umsatzeinbußen erleidet oder so neue Personalkosten entstehen.

Interessenabwägung: Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass es ihm im Vergleich beider Interesse nicht zuzumuten ist, das Arbeitsverhältnis aufrecht zu erhalten. Es darf also keine andere Möglichkeit der Weiterbeschäftigung geben. Diese sogenannte „Zumutbarkeitsgrenze“ sehen Arbeitsrichter in der Regel überschritten, wenn der Arbeitnehmer drei Jahre in Folge mehr als sechs Wochen im Jahr arbeitsunfähig war.

Während der Probezeit hingegen können beide Seiten – Arbeitgeber wie Arbeitnehmer – jederzeit binnen zwei Wochen und ohne Angabe von Gründen kündigen. Das kann also auch wegen Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit passieren. So sagen oder begründen muss der Chef das aber nicht einmal.

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[Bildnachweis: Dragana Gordic by Shutterstock.com ]
17. September 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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