Krankmelden: Richtige Krankmeldung per eMail + Telefon

Wer krank wird, muss sich beim Arbeitgeber krankmelden und darf sich zuhause auskurieren. Eine Krankmeldung ist gesetzlich vorgeschrieben, bewahrt vor einer Abmahnung wegen Blaumachens und sichert die Lohnfortzahlung. Wir erklären, wie Sie sich richtig krankmelden telefonisch oder per eMail. Dazu erhalten Sie Muster und Beispiele für Formulierungen…

Krankmelden: Richtige Krankmeldung per eMail + Telefon

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Wann muss ich mich krank melden?

Arbeitnehmer müssen sich direkt am Morgen krankmelden. Auch ohne Attest. Am besten noch vor dem Arbeitsbeginn und vor einem möglichen Arztbesuch. Die Meldepflicht der Arbeitsunfähigkeit ergibt sich aus § 5 Absastz 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG). Ein verspätetes Krankmelden, etwa erst nach der ärztlichen Diagnose, kann schon einen abmahnfähigen Pflichtverstoß darstellen, weil Sie bis dahin unentschuldigt fehlen.

Muss ich mich beim Chef persönlich krankmelden?

Idealerweise richten Sie Ihre Krankmeldung direkt an den Vorgesetzten. So ist dieser informiert und kann entsprechend planen. Wir empfehlen aus formalen Gründen, dass Sie sich zugleich in der Personalabteilung (telefonisch) krankmelden. Entscheidend ist: Der Empfänger muss befugt sein, Krankmeldungen von Mitarbeitern entgegenzunehmen. Sie können sich nicht nur bei einem Kollegen krankmelden.

PS: „krankmelden“ oder „krank melden“? Laut Duden und Rechtschreibung ist die Schreibweise zusammen korrekt.

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Wie muss ich mich krankmelden?

Diese erste Krankmeldung kann – je nach betrieblicher Übung und Regelung – per Telefon, eMail, SMS oder Whatsapp erfolgen. Bewährt hat sich ein kurzer Anruf. So können Sie sichergehen, dass die Krankmeldung rechtzeitig ankommt. Die offizielle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird dann nachgereicht.

Betriebe können individuell regeln, wie sich Mitarbeiter richtig krankmelden müssen. Im Arbeitsvertrag kann vereinbart werden, dass die Krankmeldung per eMail oder Telefon erfolgen muss. Den meisten Arbeitgebern reicht aber eine formlose telefonische Krankmeldung, solange diese schnellstmöglich erfolgt.

Krankmelden beim Arbeitgeber: Die 5 W-Fragen

Für die richtige Krankmeldung kommt es auf die relevanten Informationen an. Sie müssen Ihrem Chef nicht sagen, warum Sie ausfallen, fünf andere W-Fragen sind umso wichtiger, wenn Sie sich krankmelden:

  1. Wer sind Sie? Vorname und Nachname sind meist ausreichend, wenn Sie nicht beim Chef, sondern in der Personalabteilung anrufen. Hier können zudem Abteilung und Personalnummer hilfreich sein.
  2. Warum rufen Sie an? Kommen Sie zum Punkt und erklären Sie, dass Sie krank sind und nicht zur Arbeit kommen.
  3. Wie lange fallen Sie aus? Geben Sie eine voraussichtliche Dauer Ihrer Erkrankung an. Zumindest, ob Sie nur für einen Tag oder wahrscheinlich länger ausfallen.
  4. Was machen Sie jetzt? Je nach Erkrankung ist das ein Arztbesuch oder Sie ruhen sich zuhause aus, um gesund zu werden.
  5. Wann melden Sie sich wieder? Das kann im Anschluss an den Arztbesuch oder am nächsten Tag sein.
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Richtig krankmelden – per Telefon, eMail oder Whatsapp

Wer sich beim Arbeitgeber und auf der Arbeit krankmelden muss, hat verschiedene Optionen und Formulierungen zur Auswahl. Wir geben Tipps und Beispiele: Was sagen Sie am Telefon? Was schreiben Sie in eMail oder Whatsapp, um sich krankmelden zu können?

Krankmelden per Telefon Beispiel

Guten Morgen Frau Muster, hier ist VORNAME NACHNAME. Leider fühle ich mich heute krank und kann nicht zur Arbeit kommen. Einen Termin beim Arzt habe ich gleich um 9 Uhr. Im Anschluss melde ich mich noch einmal bei Ihnen. Ich hoffe, dass es mir Morgen wieder besser geht. Sollte ich länger ausfallen, melde ich mich spätestens heute Nachmittag, wenn ich weiß, ob und wie lange ich krankgeschrieben werde.

Krankmelden per eMail Muster

Wenn der Arbeitgeber nicht ausdrücklich eine telefonische Krankmeldung fordert, können Sie sich auch per eMail krankmelden. Selbst eine Whatsapp-Nachricht kann erlaubt sein. Falls Sie Ihr Fernbleiben per Mail oder Whatsapp entschuldigen, können Sie sich zum Beispiel mit dieser Formulierung krankmelden:

Sehr geehrte(r) Frau (Herr) Muster,

ich fühle mich nicht gut und muss mich für den heutigen Arbeitstag leider krankmelden. Die Praxis meines Hausarztes ist ab 7 Uhr besetzt. Ich werde dort umgehend anrufen und um einen Termin bitten. Im Anschluss daran werde ich Ihnen mitteilen, wie lange ich voraussichtlich krankgeschrieben sein werde. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reiche ich unverzüglich nach.

Den Kollegen Beispiel und Mustermann habe ich ebenfalls Bescheid gesagt und alle notwendigen Informationen zum aktuellen Projekt weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen
(Vorname Nachname Arbeitnehmer)

Krankmelden Vorlage Word

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Wann muss ich den Krankenschein vorlegen?

Laut Entgeltfortzahlungsgesetz (§ 5 Absatz 1 EFZG) muss ein Angestellter erst dann eine ärztliche Bescheinigung für seine Arbeitsunfähigkeit vorlegen, wenn diese länger als drei Kalendertage dauert. Spätestens also am vierten Tag. Beispiel: Sie melden sich dienstags krank – dann müssen Sie spätestens am Freitag ein Attest einreichen, da Sie länger als drei Tage (Dienstag, Mittwoch und Donnerstag) ausfallen.

Wichtig zu beachten: Es geht um Kalendertage! Wochenende und Feiertage zählen bei der Krankschreibung mit. Wer sich am Freitagmorgen krankmeldet, muss schon Montag den Krankenschein vorlegen – nicht erst am Montag abschicken. Auf der anderen Seite müssen Sie die Bescheinigung nicht am Wochenende vorlegen, wenn Sie unter der Woche – etwa von Mittwoch bis Freitag – krank sind. Auch hier müsste erst am folgenden Montag das Attest vorliegen.

Arbeitgeber kann Frist verkürzen

Dabei gibt es eine wichtige Ausnahme: Der Arbeitgeber kann – ohne Begründung – verlangen, dass die Krankschreibung bereits am ersten Tag mit einem Attest vom Arzt erfolgen muss. Ist dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag festgeschrieben, müssen Sie dem nachkommen.

Um sicher zu gehen, dass die Krankschreibung rechtzeitig vorliegt, sollten Sie diese per Einschreiben oder per Boten versenden beziehungsweise einreichen. Zudem können Sie ein Foto oder Scan vom Attest Ihrer Mail anfügen.

Falls Sie die Frist versäumen, sich zu spät krankmelden oder das Attest verspätet vorlegen, darf der Arbeitgeber für diesen Zeitraum die Lohnfortzahlung verweigern. Unter Umständen droht eine Abmahnung und im Wiederholungsfall sogar eine Kündigung.

Was ist eine Folgebescheinigung?

Dauer und Verlauf der Erkrankung lassen sich nicht genau vorhersehen. Sind Sie für eine Woche krankgeschrieben, danach aber noch nicht gesund, benötigen Sie eine Fortschreibung der Krankmeldung – und ein neues Attest (sogenannte „Folgebescheinigung“).

Dieses muss lückenlos an den vorherigen Krankenschein anschließen. Gehen Sie deshalb rechtzeitig zum Arzt und lassen sich einen neuen Krankenschein geben mit dem Sie sich beim Arbeitgeber weiterhin krankmelden.

Aktuelle Änderung zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Lange Zeit war es eine wichtige Aufgabe für erkrankte Arbeitnehmer, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse einzureichen. Seit dem 1. Oktober ist dies vorbei. Nun leitet der Arzt die Information direkt an die Krankenkasse weiter.

Eine weitere Änderung erfolgt am dem 1. Juli 2022. Dann wird die Krankenkasse den Arbeitgeber digital über die Krankschreibung informieren. Für Mitarbeiter, die sich krankmelden, fällt so bürokratischer Aufwand weg. Bis zur Änderung sind Sie jedoch weiterhin verpflichtet, sich rechtzeitig beim Arbeitgeber krankzumelden.


Muss ich beim Krankmelden Gründe angeben?

Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, den Grund für Ihren krankheitsbedingten Ausfall anzugeben. Auch die Krankenkasse darf Ihren Arbeitgeber nicht darüber informieren. Was Sie haben und warum Sie sich nicht gut fühlen, gehört zur Privatsphäre. Viele Arbeitnehmer geben allerdings freiwillig den Grund an, um nicht als Simulant zu gelten.

Keine Regel ohne Ausnahme. Wenn Sie unter einer hochansteckenden Krankheit leiden, müssen Sie den Arbeitgeber informieren. Seine Fürsorgepflicht gilt nicht nur Ihnen, sondern auch den anderen Mitarbeitern gegenüber. Wurden durch Sie möglicherweise Kollegen oder Kunden angesteckt, gilt es, jede weitere Ansteckung zu vermeiden. Im Zweifelsfalle ist zusätzlich das Gesundheitsamt einzuschalten – etwa bei einer Corona- beziehungsweise COVID-Erkrankung.

Kann der Chef die Krankschreibung kontrollieren?

Zweifelt Ihr Chef daran, dass Sie wirklich krank sind, steht es ihm grundsätzlich frei, Ihnen einen Besuch abzustatten. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass die Beobachtungen des Chefs ein ärztliches Attest widerlegen. Hat Ihr Arzt Sie krankgeschrieben, gilt dies zunächst weiter – auch wenn der Chef anderer Meinung ist. Bei großen Zweifeln kann der Arbeitgeber den Medizinischen Dienst der Krankenkassen einschalten. Dieser kann die Arbeitsunfähigkeit überprüfen.

Regelung für das Krankmelden im Urlaub

Der Urlaub dient der Erholung. Wer im Urlaub krank wird, erholt sich nicht vom Arbeitsalltag, sondern kämpft gegen eine Erkrankung. Daher werden die Krankentage gemäß § 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) auf den Jahresurlaub nicht angerechnet. In diesem Fall müssen Sie im Urlaub zum Arzt gehen und sich für die Zeit krankschreiben lassen. Dem Arbeitgeber ist die Krankmeldung umgehend mitzuteilen und das Attest zuzusenden – am ersten Tag! Selbst dann, wenn eine längere Frist gilt.

Für Krankheitsfälle im Ausland sind Sie gemäß § 5 Absatz 2 Ent­gelt­fort­zah­lungs­gesetz (EFZG) verpflichtet, Ihre Adresse und Telefonnummer anzugeben, unter der Sie am Urlaubsort erreichbar sind.

Die Urlaubstage, in denen Sie erkrankt waren, dürfen nicht an den Urlaub „drangehängt“ werden. Wenn Sie diese Tage im Anschluss an Ihre Erkrankung nehmen wollen, müssen Sie dafür wieder Urlaub beantragen und die Zustimmung des Chefs einholen. Alles andere wäre eine sogenannte „Selbstbeurlaubung“, und die ist abmahnfähig.

Krankschreiben, wenn das Kind krank ist?

Gesetzlich krankenversicherte Eltern können zuhause bleiben, wenn ihr Kind krank ist. Verheirateten Arbeitnehmern stehen pro Kind jeweils 30 Kinderkrankentage zu. Bei mehr als zwei Kindern ist der Anspruch auf maximal 65 Tage im Jahr begrenzt. Alleinerziehende wiederum haben Sie ein Anrecht auf bis zu 60 Tage Freistellung pro Kind, bei mehreren Kindern wird die Dauer auf 130 Tage begrenzt.

Voraussetzungen: Das Kind ist höchstens 12 Jahre alt oder hat eine Behinderung und ist auf Hilfe angewiesen. Ebenso darf es niemanden im Haushalt geben – etwa Großeltern – der sich um das Kind kümmern kann. Und Sie müssen beim Arbeitgeber ein ärztliches Attest einreichen, das nachweist, dass Ihr Kind krank ist und Betreuung benötigt. Teilweise wird auch im Arbeitsvertrag geregelt, in welchem Umfang Mitarbeitern Sonderurlaub für die Betreuung gewährt wird.

Verhalten während Sie krankgeschrieben sind

Wenn Sie krankgeschrieben sind, dürfen Sie alles tun, was der Genesung nicht im Wege steht und während der Krankheit angemessen ist. Sie müssen sich also nicht ans Bett fesseln. Erlaubt sind beispielsweise Einkäufe, der Gang zur Apotheke ebenso wie Spaziergänge. Letztere gelten sogar als gesundheitsförderlich (es sei denn Sie haben sich das Bein gebrochen).

Wann kann ich wieder zur Arbeit kommen?

Auch das wissen viele nicht: Sie können eher zur Arbeit gehen, wenn Sie sich gesund fühlen. Die Krank­schreibung ist kein Arbeits­verbot. Der Arzt kann nur die maximale Dauer einer Erkrankung abschätzen. Heißt: Wer früher fit ist, darf auch früher wieder arbeiten, ohne sich dafür „gesundschreiben“ zu lassen. Sie sollten dazu aber wirklich gesund und keinesfalls ansteckend sein.

Besser krankmelden als krank ins Büro

Bitte kein falsches Pflichtgefühl: Krank ist krank. Wer Kollegen auch noch ansteckt, ist nicht fleißig und engagiert, sondern rücksichtslos und kurzsichtig (Stichwort: Präsentismus). Erkrankt das ganze Büro oder eine ganze Abteilung, kostet das den Arbeitgeber viel mehr.

Kann die Krankheit zur Kündigung führen?

Ja, es gibt eine krankheitsbedingte Kündigung, die es Arbeitgebern ermöglicht, Mitarbeiter während und wegen einer Krankheit zu entlassen. Diese ist jedoch an strenge Auflagen und Voraussetzungen geknüpft:

  • Negative Gesundheitsprognose
    Der Arbeitgeber muss glaubhaft darlegen, dass zum Zeitpunkt der Kündigung damit zu rechnen ist, dass der Mitarbeiter auch in Zukunft seine Arbeitsleistung krankheitsbedingt nicht erfüllen kann (siehe auch: Berufsunfähigkeit).
  • Interesssenbeeinträchtigung
    Wenn die betrieblichen Abläufe des Arbeitgebers durch die Krankheit des Mitarbeiters massiv Schaden nehmen, darf dieser wegen Krankheit kündigen. Also zum Beispiel die Firma immer wieder Lohn fortzahlen muss und gleichzeitig Umsatzeinbußen erleidet oder neue Personalkosten entstehen.
  • Interessenabwägung
    Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass es ihm im Vergleich beider Interessen nicht zuzumuten ist, das Arbeitsverhältnis aufrecht zu erhalten. Es darf keine andere Möglichkeit der Weiterbeschäftigung geben. Diese sogenannte „Zumutbarkeitsgrenze“ sehen Arbeitsrichter in der Regel überschritten, wenn der Arbeitnehmer drei Jahre in Folge mehr als sechs Wochen im Jahr arbeitsunfähig war.

Während der Probezeit hingegen können beide Seiten – Arbeitgeber wie Arbeitnehmer – jederzeit binnen zwei Wochen und ohne Angabe von Gründen kündigen. Das kann also auch wegen Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit passieren. So sagen oder begründen muss der Chef das aber nicht.

Zusammenfassung: Die häufigsten Fragen zur Krankmeldung

Wann muss ich mich krankmelden?

Laut Gesetz müssen Sie eine Arbeitsunfähigkeit schnellstmöglich dem Arbeitgeber mitteilen. Heißt konkret: Wenn Sie nicht arbeiten können, müssen Sie dem Chef am besten noch vor dem Arbeitsbeginn mitteilen, dass Sie für den Tag ausfallen.

Muss ich sofort ein Attest vorlegen?

Der Chef kann verlangen, dass bereits am dem ersten Tag eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt werden muss. Eine entsprechende Regelung findet sich häufig im Arbeitsvertrag. Fehlt eine solche Vereinbarung, müssen Sie nach Entgeltfortzahlungsgesetz ein Attest einreichen, wenn die Erkrankung länger als drei Kalendertage dauert – spätestens also am vierten Tag der Krankheit.

Kann ich mich per Mail krankmelden?

Grundsätzlich gilt: Ja, Sie können sich per Mail krankmelden. In der Regel werden keine genaueren Vorgaben über die Form der Krankmeldung gemacht. Wer ganz sicher sein will, dass der Chef rechtzeitig informiert ist, kann zum Telefon greifen – oder den Chef um eine kurze Bestätigung der Krankmeldung per Mail bitten.

Was muss ich dem Arbeitgeber mitteilen?

Die wichtigsten Informationen sind: Teilen Sie dem Chef mit, dass Sie heute nicht arbeiten und versuchen Sie abzuschätzen, wie lange Sie voraussichtlich ausfallen. Auch können Sie den Vorgesetzten informieren, dass Sie zum Arzt gehen und sich im Anschluss noch einmal melden. Dann haben Sie auch die tatsächliche Dauer der Krankschreibung.

Muss ich meine Erkrankung nennen?

Nein, der Arbeitgeber muss nicht darüber informiert werden, welche Erkrankung hinter Ihrer Arbeitsunfähigkeit steckt. Sie sind nicht verpflichtet, Angaben zu machen oder eine Erklärung abzugeben. Ausnahme: Wenn Sie eine ansteckende Krankheit haben, müssen Sie den Chef informieren. Nur so kann dieser Kollege oder Kunden schützen, mit denen Sie Kontakt hatten.

Kann mich jemand anders krankmelden?

Ja, es ist durchaus möglich, dass jemand anders sich bei Ihrem Arbeitgeber meldet und Sie krankmeldet. Möglicherweise geht es Ihnen so schlecht, dass Sie selbst nicht dazu in der Lage sind. In diesem Fall kann beispielsweise Ihr Partner beziehungsweise Ihre Partnerin in Ihrem Auftrag die Krankmeldung übernehmen.

Muss ich mit Krankschreibung zuhause bleiben?

Nein, in der Regel können Sie sich während einer Krankschreibung frei bewegen und müssen nicht das Bett hüten oder zuhause bleiben. Es wird lediglich erwartet, dass Sie nichts tun, das Ihrer Genesung schaden könnte.

Darf der Chef meine Krankmeldung kontrollieren?

Ihr Chef kann Ihnen während der Krankschreibung einen Besuch abstatten. Wenn Sie vom Arzt krankgeschrieben sind, brauchen Sie sich jedoch keine Sorgen zu machen. Selbst wenn Ihr Chef anderer Meinung ist, hat die Diagnose des Arztes größeres Gewicht. In extremen Fällen kann der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit durch den Medizinischen Dienst der Krankenkasse prüfen lassen.

Bekomme ich Lohnfortzahlung, wenn ich krankgeschrieben bin?

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall erfolgt durch den Arbeitgeber für einen Zeitraum von 6 Wochen beziehungsweise 42 Kalendertage. Voraussetzung: Sie sind seit mindestens 4 Wochen im Unternehmen angestellt, haben sich sofort krankgemeldet und fristgerecht ein Attest vorgelegt. Nach Ablauf der 6 Wochen gibt es keine Entgeltfortzahlung vom Arbeitgeber mehr. Dann übernimmt die Krankenkasse und zahlt Krankengeld.

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