Ermahnung: Muster, Bedeutung, Tipps zur Reaktion

Bei Fehlverhalten im Job kann der Chef eine Ermahnung aussprechen. Damit macht der Arbeitgeber deutlich, dass er mit dem Verhalten des Mitarbeiters unzufrieden ist und erteilt dafür eine Rüge. Im Vergleich zur schärferen Abmahnung ist die Ermahnung noch ein mildes mittel. Trotzdem sollten Sie die ermahnenden Worte nicht auf die leichte Schulter nehmen: Sie kommt ebenfalls in die Personalakte und kann Folgen haben. Antworten auf die häufigsten Fragen zur Rüge, welche Konsequenzen damit verbunden sind und Tipps, wie Sie darauf richtig reagieren…

Ermahnung: Muster, Bedeutung, Tipps zur Reaktion

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Definition: Was ist eine Ermahnung?

Die Ermahnung ist ein Mittel des Arbeitgebers, um Fehler oder Fehlverhalten von Mitarbeitern zu rügen und für die Zukunft eine Verbesserung zu verlangen. Für ein besseres Verständnis wird sie gerne als Vorstufe oder mildere Variante einer Abmahnung bezeichnet. Wichtig ist jedoch, die beiden nicht zu verwechseln oder aufgrund der Begriffsähnlichkeit synonym zu verwenden.

Jede Ermahnung muss zwei Funktionen erfüllen:

  1. Rüge

    Die Ermahnung dient dazu, dem Mitarbeiter deutlich zu sagen: So geht es nicht! Wird ein Mitarbeiter ermahnt, geht das Unternehmen einen Schritt weiter als das Verhalten nur zu kritisieren. Durch die Rügefunktion zeigt der Chef, dass er mit einem Verhalten seines Mitarbeiters überhaupt nicht einverstanden ist und dies als Verstoß gegen Vertragspflichten wertet.

  2. Aufforderung

    In der offiziellen Ermahnung steckt zusätzlich die klare Aufforderung, das ermahnte Verhalten ab sofort zu unterlassen beziehungsweise zu ändern.

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Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung

Der Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung ist das Fehlen einer Warnfunktion. Der Arbeitgeber droht darin noch nicht arbeitsrechtliche Konsequenzen bei einem weiteren Zwischenfall an. Eine Abmahnung dagegen enthält die klare Warnung und droht mit härteren Sanktionen – in dem Fall mit einer Kündigung, falls das Verhalten nicht geändert wird.

Deshalb gilt die Ermahnung als mildere Form oder als kleiner Bruder der Abmahnung. Noch werden dem Mitarbeiter keine weiteren Konsequenten angedroht. In beiden Fällen macht der Arbeitgeber aber seinen Unmut über ein Fehlverhalten deutlich und wünscht sofortige Anpassung des Verhaltens. Eine mögliche Kündigung wird aber erst bei der Abmahnung ins Spiel gebracht.

Muster und Inhalt für eine Ermahnung

Die Ermahnung im Job ist nicht an eine genaue Form gebunden, sollte aber wichtige Punkte enthalten, um klar zu machen, um welches Verhalten es genau geht. Nur so kann der Mitarbeiter etwas daran ändern.

Der Inhalt einer Ermahnung umfasst diese Punkte:

  • Voller Name des Mitarbeiters, am besten mit Personalnummer und Kontaktinformationen
  • Möglichst konkrete Benennung des Fehlverhalten, mit Datum und Uhrzeit
  • Direkte Rüge des Verhaltens
  • Konkrete Aufforderung zur Verhaltensänderung
  • Möglicher Hinweis auf die Übernahme in die Personalakte
  • Name und Unterschrift eines berechtigten Unternehmensvertreters

Wie eine Ermahnung im Job aussehen kann, zeigt das folgende Muster:

Ermahnung (Muster)

Fantasie GmbH
Peter Personaler
Hauptstraße 1
12345 Musterstadt

Max Muster
Personalnummer: 987654321
Seitenweg 5
12345 Musterstadt

Sehr geehrter Herr Muster,

leider ist uns in der letzten Woche wiederholt aufgefallen, dass Sie zu spät am Arbeitsplatz erschienen sind und die im Arbeitsvertrag festgeschriebenen Zeiten für Ihren Arbeitsbeginn nicht eingehalten haben. Konkret geht es dabei um Montag, TT.MM.JJJJ, Mittwoch, TT.MM.JJJJ, sowie Donnerstag, TT.MM.JJJJ. An diesen Tagen kamen Sie jeweils erst um 9:35 Uhr, statt wie vereinbart pünktlich um 9:00 Uhr.

Hiermit weisen wir Sie daraufhin, dass wir die Pünktlichkeit am Arbeitsplatz und damit verbunden die Einhaltung arbeitsvertraglicher Pflichten sehr ernst nehmen. Für Ihre Verspätungen werden Sie hiermit offiziell ermahnt. Wir fordern Sie auf, ab sofort pünktlich zu sein und Ihre Arbeit wie vereinbart um 9:00 Uhr zu beginnen.

Eine Kopie dieser Ermahnung wird in Ihrer Personalakte hinterlegt.

Mit freundlichen Grüßen

Peter Personaler

__________________________________
Unterschrift von Max Muster


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Ermahnung in der Personalakte

Arbeitgeber können das Dokument in die Personalakte des Mitarbeiters aufnehmen. Anders als bei einer Abmahnung haben Mitarbeiter keinen Anspruch darauf, dass die Ermahnung nach einer gewissen Zeit wieder aus der Akte entfernt wird. So entschied das Arbeitsgericht, da ein ermahnter Mitarbeiter noch keine Konsequenzen für sein bestehendes Arbeitsverhältnis befürchten muss. Die arbeitsrechtlichen Auswirkungen sind so gering, dass kein Recht auf die Entfernung entsteht.

Das gilt jedoch nur bei einer zulässigen Ermahnung. Ist der Vorwurf falsch und das ermahnte Fehlverhalten hat gar nicht stattgefunden, können Sie verlangen, dass der ungerechte Eintrag aus Ihrer Akte gelöscht wird. Auch wenn das ermahnte Verhalten nicht konkret genug ist und Mitarbeiter somit keine Möglichkeit haben, etwas daran zu ändern, kann die Rüge wieder entfernt werden.

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Bedeutung: Häufige Fragen zur Ermahnung

Eine Ermahnung ist hoffentlich die Ausnahme. Viele Arbeitnehmer haben noch nie eine solche Rüge vom Chef erhalten. Entsprechend unsicher sind Sie und wissen nicht genau, was die Ermahnung bedeutet, wenn es dann doch mal dazu kommt. Deshalb hier die Antworten auf die häufigsten Fragen zum Thema Ermahnung.

Muss ich eine Ermahnung unterschreiben?

Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass Sie die Ermahnung erhalten und zur Kenntnis genommen haben. Da an eine Ermahnung noch keine weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen gekoppelt sind und keine Warnung für eine mögliche Kündigung ausgesprochen wurde, können Sie diese in der Regel unterschreiben. Haben Sie aber das Gefühl, dass sie vollkommen zu Unrecht ermahnt wurden, können Sie deren Erhalt zwar bestätigen, sollten aber noch nicht unterschreiben und damit dem Inhalt zustimmen.

Wie kann eine Ermahnung erteilt werden?

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich die Wahl, zwischen einer mündlichen und schriftlichen Ermahnung. Beide erfüllen die gleichen Funktionen, je nach Anlass und Art des Verstoßes kann es jedoch sinnvoll sein, sich einige Gedanken über die Art zu machen.

So ist eine mündliche Ermahnung ein mildes Mittel, um auf einen Fehler aufmerksam zu machen. Schriftlich erteilt hat sie zwar zwar keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen, wirkt jedoch offizieller und wird oftmals auch ernster genommen. Soll die Ermahnung in die Personalakte aufgenommen werden, braucht es ein schriftliches Dokument.

Wann kann eine Ermahnung ausgesprochen werden?

Ein Arbeitgeber kann eine Ermahnung aussprechen, wenn der Mitarbeiter gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstößt oder grobes Fehlverhalten zeigt. Das kann wie im obigen Beispiel Unpünktlichkeit sein, aber auch unangebrachtes Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden oder Verstöße gegen die private Internetnutzung am Arbeitsplatz können zu einer Ermahnung führen.

Damit eine Ermahnung ausgesprochen werden kann, muss das Fehlverhalten nachweislich die Schuld vom Mitarbeiter sein. Ein simples Beispiel: Hat ein Mitarbeiter einen entscheidendes Meeting mit dem Kunden vergessen, kann er dafür ermahnt werden. Wurde der Angestellte hingegen nie über das Meeting und den genauen Zeitpunkt informiert, ist es nicht seine Schuld und eine Ermahnung ist unzulässig.

Muss der Betriebsrat informiert werden?

Es besteht keine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber, den Betriebsrat im Vorfeld zu informieren oder dessen Zustimmung einzuholen. Dies gilt ebenso für eine Abmahnung. Es besteht kein Mitbestimmungsrecht oder Informationspflicht. In einem gültigen Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung im Unternehmen können jedoch abweichende Regelungen getroffen werden.

Warum wird eine Ermahnung statt einer Abmahnung ausgesprochen?

In vielen Situationen ist es ratsam, dass Arbeitgeber eher zu einer Ermahnung greifen, als gleich eine Abmahnung auszusprechen. Gerade bei kleineren Fehlverhalten, die nicht so schlimm sind und keine größeren Auswirkungen mitbringen, kann eine Abmahnung vom Mitarbeiter als zu hartes Mittel empfunden werden.

Das kann die Beziehung nachhaltig schädigen, sorgt für sinkende Motivation und nachlassende Loyalität zum Arbeitgeber. Erst wenn tatsächlich schwere Pflichtverletzungen vorliegen und eine Kündigung im Raum steht, sollte zur Abmahnung gegriffen werden.

Kann ich nach einer Ermahnung gekündigt werden?

Soll eine ordentliche verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden, reicht eine Ermahnung als Vorstufe nicht aus. Wenn Sie für ein Fehlverhalten ermahnt wurden, können Sie bei einer Wiederholung nicht sofort verhaltensbedingt gekündigt werden, sondern müssten im nächsten Schritt zunächst eine Abmahnung erhalten.

Allerdings sollte nicht vergessen werden, dass einige Pflichtverletzungen so schwerwiegend sind, dass sowohl Ermahnung als auch Abmahnung nicht gebraucht werden, da eine fristlose Kündigung gerechtfertigt ist.

Tipps: Wie reagiere ich auf eine Ermahnung?

Bekommen Sie als Mitarbeiter eine Ermahnung vom Chef, sollten Sie diese auf keinen Fall ignorieren. Es droht zwar nicht gleich ein Rauswurf, die Aussage vom Arbeitgeber ist trotzdem klar: Er ist nicht einverstanden mit Ihrem Verhalten und ermahnt Sie zu Besserung.

Entscheidend für Ihre Reaktion ist eine wichtige Frage: War die Ermahnung (objektiv betrachtet) berechtigt? Sollte dies nicht der Fall sein, weil Sie zu Unrecht beschuldigt wurden oder Ihnen nur ein allgemeiner Vorwurf gemacht wurde, können Sie widersprechen und den Vermerk aus Ihrer Personalakte streichen lassen. Ist die Ermahnung hingegen gerechtfertigt, sollten Sie sich diese zu Herzen nehmen. In dem Fall empfehlen wir drei Reaktionen für den richtigen Umgang damit:

  • Entschuldigen Sie sich

    Es erfordert Größe, einen Fehler zuzugeben und sich dafür zu entschuldigen. Stehen Sie für Ihr Verhalten gerade, übernehmen Sie die Verantwortung und verzichten Sie auf Ausreden. So können Sie zeigen, dass Sie aus der Situation gelernt haben und nicht wieder in alte Verhaltensmuster zurückfallen werden. Außerdem verdienen Sie sich Respekt beim Chef, denn es zeigt viel mehr Charakterstärke, wenn Sie sich entschuldigen, statt sich mit faden Ausflüchten rauszureden.

  • Achten Sie auf Ihr Verhalten

    Eine Ermahnung hat noch keine direkten Konsequenzen für Sie. Trotzdem ist sie ein Zeichen, dass Ihrem Arbeitgeber etwas missfallen hat. Momentan hat dieser noch eine milde Möglichkeit gewählt, doch beim nächsten Mal sieht es vielleicht anders aus. Setzen Sie alles daran, den ermahnten Fehler sofort abzustellen und in Zukunft mit vorbildlichem Verhalten zu glänzen.

  • Fragen Sie nach

    Sollten Sie sich nach einiger Zeit unsicher sein, ob Ihr Chef mit Ihrem neuen Verhalten zufrieden ist, können Sie direkt und offen nachfragen. Erklären Sie, dass Sie an sich arbeiten und wissen wollen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Dabei sollen Sie sich natürlich nicht einschleimen, sondern Ihr ehrliches Interesse an der eigenen Entwicklung bekunden.

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