Ermahnung: Der kleine Bruder der Abmahnung

Im Job läuft leider nicht immer alles rund und einige Verhaltensweisen von Mitarbeitern kommen gar nicht gut an. Mit einer Ermahnung kann der Chef deutlich machen, dass er unzufrieden mit dem Verhalten ist und dafür eine Rüge erteilt. Dabei ist die Ermahnung ein mildes Mittel im Vergleich zur deutlich schärferen Abmahnung, auf die leichte Schulter nehmen sollten Sie die ermahnenden Worte des Chefs aber trotzdem nicht. In der Ermahnung steckt die deutliche Botschaft, dass Ihr Verhalten nicht den Vorstellungen des Unternehmens entspricht. Hier erfahren Sie, was genau eine Ermahnung im Job ist, ob damit Konsequenzen verbunden sind und wie Sie als Mitarbeiter reagieren sollten, wenn Sie ermahnt werden. Zusätzlich beantworten wir in einem FAQ die häufigsten Fragen zur Ermahnung…

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Ermahnung: Der kleine Bruder der Abmahnung

Was ist der Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung?

Bei der Ermahnung handelt es sich um ein Mittel von Arbeitgebern, um Fehler oder Fehlverhalten von Mitarbeitern zu rügen und für die Zukunft eine Verbesserung zu verlangen. Für ein besseres Verständnis wird die Ermahnung gerne als Vorstufe oder mildere Variante einer Abmahnung bezeichnet. Wichtig ist jedoch, die beiden nicht zu verwechseln oder aufgrund der Begriffsähnlichkeit synonym zu verwenden.

Eine Ermahnung liegt vor, wenn zwei wichtige Funktionen erfüllt sind:

  • Rüge

    Allen voran dient eine Ermahnung dazu, um dem Mitarbeiter ganz deutlich zu sagen: So geht es nicht! Mit einer Ermahnung geht das Unternehmen dabei noch einen Schritt weiter, als ein Verhalten oder eine Leistung nur zu kritisieren. Durch die Rügefunktion einer Ermahnung zeigt der Chef, dass er mit einem Verhalten seines Mitarbeiters überhaupt nicht einverstanden ist und dies als Verstoß gegen Vertragspflichten wertet.

  • Aufforderung

    In jeder Ermahnung steckt immer auch die klare Aufforderung, das ermahnte Verhalten ab sofort zu unterlassen beziehungsweise zu ändern. Eine Ermahnung kann dabei sehr deutlich werden und klar machen, dass es zu keinem weiteren Zwischenfall mehr kommen soll.

Der große Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung ist das Fehlen einer Warnfunktion. Mit einer Ermahnung droht ein Arbeitgeber noch nicht direkt weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen an. Eine Abmahnung hingegen enthält die klare Warnung, dass eine Kündigung folgen kann, wenn das Verhalten nicht geändert wird.

Genau deshalb gilt die Ermahnung als mildere Form oder auch als kleiner Bruder der Abmahnung, da sie noch keine direkten Konsequenzen für den Mitarbeiter androht. In beiden Fällen macht der Arbeitgeber seinen Unmut über ein Fehlverhalten deutlich und wünscht sofortige Anpassung des Verhaltens, bei einer Ermahnung geht er aber noch nicht soweit, eine mögliche Kündigung ins Spiel zu bringen.

Muster und Inhalt für eine Ermahnung

Die Ermahnung im Job ist nicht an eine genaue Form gebunden, sollte aber einige wichtige Aspekte enthalten, um klar zu machen, um welches Verhalten genau es geht. Nur so kann der Mitarbeiter etwas daran ändern. Der Inhalt einer Ermahnung sollte deshalb in jedem Fall die folgenden Punkte umfassen:

  • Voller Name des Mitarbeiters, am besten mit Personalnummer und Kontaktinformationen
  • Möglichst konkrete Benennung des Fehlverhaltens, mit Datum und Uhrzeit
  • Direkte Rüge des Verhaltens
  • Konkrete Aufforderung zur Verhaltensänderung
  • Möglicher Hinweis auf die Übernahme in die Personalakte
  • Name und Unterschrift eines berechtigten Unternehmensvertreters

Das folgende Muster zeigt beispielhaft, wie eine Ermahnung im Job aussehen kann:


Ermahnung

Fantasie GmbH
Peter Personaler
Hauptstraße 1
12345 Musterstadt

Max Mustermann
Personalnummer: 987654321
Seitenweg 5
12345 Musterstadt

Sehr geehrter Herr Mustermann,

leider ist uns in der letzten Woche wiederholt aufgefallen, dass Sie zu spät am Arbeitsplatz erschienen sind und die im Arbeitsvertrag festgeschriebenen Zeiten für Ihren Arbeitsbeginn nicht eingehalten haben. Konkret geht es dabei um Montag, TT.MM.JJJJ, Mittwoch, TT.MM.JJJJ, sowie Donnerstag, TT.MM.JJJJ. An diesen Tagen kamen Sie jeweils erst um 9:35 Uhr, statt wie vereinbart pünktlich um 9:00 Uhr.

Hiermit weisen wir Sie daraufhin, dass wir die Pünktlichkeit am Arbeitsplatz und damit verbunden die Einhaltung arbeitsvertraglicher Pflichten sehr ernst nehmen. Wir fordern Sie deshalb auf, ab sofort darauf zu achten und in Zukunft pünktlich zu sein.

Eine Kopie dieser Ermahnung wird in Ihrer Personalakte hinterlegt.

Mit freundlichen Grüßen

Peter Personaler

___________________________________________
Unterschrift von Max Mustermann

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FAQ: Die häufigsten Fragen zur Ermahnung

Eine Ermahnung ist hoffentlich die absolute Ausnahme und viele Arbeitnehmer haben noch nie eine solche Rüge vom Chef erhalten. Entsprechend unsicher sind Sie und wissen nicht genau, was die Ermahnung bedeutet oder was Sie dazu wissen müssen.

Um die häufigsten Fragen zu beantworten, haben wir ein kleines FAQ zum Thema Ermahnung erstellt:

  • Muss ich eine Ermahnung unterschreiben?

    Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass Sie die Ermahnung erhalten und zur Kenntnis genommen haben. Da an eine Ermahnung noch keine weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen gekoppelt sind und keine Warnung für eine mögliche Kündigung ausgesprochen wurde, können Sie eine Ermahnung in der Regel unterschreiben. Haben Sie aber das Gefühl, dass die Ermahnung vollkommen zu Unrecht erteilt wurde, können Sie deren Erhalt zwar bestätigen, sollten aber noch nicht unterschreiben und dem Inhalt zustimmen.

  • Wie kann eine Ermahnung erteilt werden?

    Der Arbeitgeber hat grundsätzlich die Wahl, zwischen einer mündlichen und schriftlichen Ermahnung. Beide erfüllen die gleichen Funktionen, je nach Anlass und Art des Verstoßes kann es jedoch sinnvoll sein, sich einige Gedanken über die Art der Ermahnung zu machen.

    So ist eine mündliche Ermahnung ein sehr mildes Mittel, um auf einen Fehler aufmerksam zu machen. Eine schriftlich erteilte Ermahnung hat zwar keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen, wirkt jedoch offizieller und wird oftmals auch ernster genommen.

    Auch ist es möglich, die Ermahnung in die Personalakte des Mitarbeiters einzutragen.

  • Wann kann eine Ermahnung ausgesprochen werden?

    Ein Arbeitgeber kann eine Ermahnung aussprechen, wenn der Mitarbeiter gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstößt oder grobes Fehlverhalten zeigt. Das kann wie im obigen Beispiel Unpünktlichkeit sein, aber auch unangebrachtes Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden oder Verstöße gegen die private Internetnutzung am Arbeitsplatz können zu einer Ermahnung führen.

    Damit eine Ermahnung ausgesprochen werden kann, muss das Fehlverhalten aber nachweislich die Schuld vom Mitarbeiter sein. Ein simples Beispiel: Hat ein Mitarbeiter einen entscheidendes Meeting mit dem Kunden vergessen, kann er dafür ermahnt werden. Wurde der Angestellte hingegen nie über das Meeting und den genauen Zeitpunkt informiert, ist es nicht seine Schuld und eine Ermahnung ist unzulässig.

  • Warum wird eine Ermahnung statt einer Abmahnung ausgesprochen?

    In vielen Situationen ist es ratsam, dass Arbeitgeber eher zu einer Ermahnung greifen, als gleich eine Abmahnung auszusprechen. Gerade bei kleineren Fehlverhalten, die nicht so schlimm sind und keine größeren Auswirkungen mitbringen, kann eine Abmahnung vom Mitarbeiter als zu hartes Mittel empfunden werden.

    Das kann die Beziehung nachhaltig schädigen, sorgt für sinkende Motivation und nachlassende Loyalität zum Arbeitgeber. Erst wenn tatsächlich schwere Pflichtverletzungen vorliegen und eine Kündigung im Raum steht, sollte zur Abmahnung gegriffen werden.

  • Kann ich nach einer Ermahnung gekündigt werden?

    Soll eine ordentliche verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden, reicht eine Ermahnung als Vorstufe NICHT aus. Wenn Sie für ein Fehlverhalten ermahnt wurden, können Sie bei einer Wiederholung nicht sofort verhaltensbedingt gekündigt werden, sondern müssten im nächsten Schritt zunächst eine Abmahnung erhalten.

    Allerdings sollte nicht vergessen werden, dass einige Pflichtverletzungen so schwerwiegend sind, dass sowohl Ermahnung als auch Abmahnung nicht gebraucht werden, da eine fristlose Kündigung gerechtfertigt ist.

Reaktion und Tipps: Was tun bei einer Ermahnung?

Sollten Sie als Mitarbeiter in die Situation kommen, dass Ihr Chef Ihnen eine Ermahnung erteilt, sollten Sie diese nicht einfach ignorieren. Zwar droht Ihnen keine Kündigung, doch gibt Ihr Arbeitgeber Ihnen zu verstehen, dass er mit Ihrem Verhalten nicht zufrieden oder einverstanden war.

Wie Ihre Reaktion ausfällt, hängt dann grundsätzlich von einer wichtigen Frage ab: War die Ermahnung berechtigt? Sollte dies nicht der Fall sein – beispielsweise weil Sie zu Unrecht beschuldigt wurden oder Ihnen nur ein allgemeiner Vorwurf gemacht wurde, der nicht konkretisiert wurde – haben Sie das Recht, die Ermahnung aus Ihrer Personalakte streichen zu lassen.

Sollte die Ermahnung hingegen berechtigt sein, sollten Sie sich diese zu Herzen nehmen. In diesem Fall helfen drei einfache Tipps für den richtigen Umgang mit einer Ermahnung:

  • Entschuldigen Sie sich

    Es erfordert Größe, einen Fehler zuzugeben und sich dafür zu entschuldigen. Stehen Sie für Ihr Verhalten gerade, übernehmen Sie die Verantwortung und verzichten Sie auf Ausreden. So können Sie zeigen, dass Sie aus der Situation gelernt haben und nicht wieder in alte Verhaltensmuster zurückfallen werden. Außerdem verdienen Sie sich Respekt beim Chef, denn es zeigt viel mehr Charakterstärke, wenn Sie sich entschuldigen, statt sich mit faden Ausflüchten rauszureden.

  • Achten Sie auf Ihr Verhalten

    Eine Ermahnung hat noch keine direkten Konsequenzen für Sie, aber trotzdem ist sie ein Zeichen, dass Ihrem Arbeitgeber etwas missfallen hat. Momentan hat dieser zwar noch eine milde Möglichkeit gewählt, Sie darüber zu informieren, doch beim nächsten Mal sieht es vielleicht schon anders aus. Setzen Sie alles daran, den ermahnten Fehler sofort abzustellen und in Zukunft mit vorbildlichem Verhalten zu glänzen.

  • Fragen Sie nach

    Sollten Sie sich nach einiger Zeit unsicher sein, ob Ihr Chef mit Ihrem neuen Verhalten zufrieden ist, können Sie auch direkt und offen nachfragen. Erklären Sie, dass Sie an sich arbeiten und wissen wollen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Dabei sollen Sie sich natürlich nicht einschleimen, sondern Ihr ehrliches Interesse an der eigenen Entwicklung bekunden.

[Bildnachweis: Creativa Images by Shutterstock.com]
16. März 2020 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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