Vertrauensarbeitszeit: Rechte, Pflichten, Tipps

Flexible Arbeitszeitmodelle werden zunehmend wichtiger – etwa für die Arbeitgeberattraktivität. Dazu gehört auch das Modell der Vertrauensarbeitszeit. Dabei erledigen Arbeitnehmer ihre Aufgaben in größerer Eigenverantwortung und bei freier Zeiteinteilung. Im Gegenzug verzichtet der Arbeitgeber auf die Kontrolle, ob vereinbarte Arbeitszeiten eingehalten werden. Ziel ist, die Produktivität und Zufriedenheit der Belegschaft zu steigern.

Zugegeben, das klingt vielversprechend. Doch bringt die Vertrauensarbeitszeit nicht nur Vorteile und Rechte mit sich, sondern auch veritable Pflichten und bei falscher Anwendung sogar gravierende Probleme und Nachteile. Wir erklären, wie die Vertrauensarbeitszeit funktioniert, worauf beide Seiten achten sollten und welche Rechten und Pflichten mit der Vertrauensarbeitszeit einhergehen…

Vertrauensarbeitszeit: Rechte, Pflichten, Tipps

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Definition: Was versteht man unter Vertrauensarbeitszeit?

Die Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem sich die Mitarbeiter die Arbeitszeiten weitgehend selbst einteilen und gestalten dürfen. Zwar müssen sie grundsätzlich die im Arbeitsvertrag geregelte Wochen- oder Monatsarbeitszeit erfüllen – beispielsweise 40 Stunden pro Woche. Wie sie diese einteilen, sprich: wann sie morgens zur Arbeit erscheinen und wann sie abends nach Hause gehen, bleibt den Arbeitnehmern aber selbst überlassen. Es wird auch nicht vom Arbeitgeber kontrolliert. Das Unternehmen „vertraut“ darauf, dass die Mitarbeiter die erwartete und vereinbarte Leistung erbringen und in der Lage sind, die für die Arbeit erforderlichen Arbeitszeiten eigenständig zu organisieren. Eine gesetzliche Regelung der Vertrauensarbeitszeit gibt es daher nicht.

Die Vertrauensarbeitszeit kann sowohl schriftlich im Arbeitsvertrag als auch in der Betriebsvereinbarung geregelt werden. Der Arbeitgeber kann diese aber auch mündlich mit den Mitarbeitern vereinbaren, wenn zuvor nicht schriftlich geregelt wurde.

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Wie funktioniert Vertrauensarbeitszeit?

Gilt im Betrieb Vertrauensarbeitszeit können Arbeitnehmer im Prinzip arbeiten, wann sie wollen. Weder ein Beginn noch ein Ende der täglichen Arbeitszeit werden vom Arbeitgeber vorgeschrieben. Ein „pünktlich zur Arbeit erscheinen“ gibt es damit de facto nicht mehr. Mitarbeiter können in der Vertrauensarbeitszeit beispielsweise von 6 bis 15 Uhr, von 8 bis 17 Uhr oder auch von 12 bis 21 Uhr arbeiten. Es müssen noch nicht einmal jeden Tag acht Stunden gearbeitet werden. Wer will kann zum Beispiel auch schon mittags Feierabend machen, muss dann allerdings an einem anderen Arbeitstag nacharbeiten. Lediglich die wöchentliche oder monatliche Gesamtarbeitszeit wird fest vereinbart und kann danach frei eingeteilt werden.

Vertrauensarbeitszeit ist damit ein besonderes Konzept der Arbeitsorganisation, das deutlich größere Flexibilität ermöglicht als beispielsweise Gleitzeit-Modelle. Der Fokus liegt hierbei eben nicht auf der Einhaltung vorgegebener Arbeitszeiten, sondern auf dem Erreichen von Zielen und vereinbarten Leistungen. Die Angestellten sind sowohl für die Gestaltung als auch die Erfassung ihrer Arbeitszeit selbst verantwortlich.

Was ist Vertrauensarbeitszeit mit Kernarbeitszeit?

Bei Kernarbeitszeiten regelt der Arbeitgeber einen Zeitraum oder Zeitblöcke, in denen alle Mitarbeiter anwesend sein müssen. Kernzeiten umfassen jedoch selten mehr als vier bis fünf Stunden am Tag. In dieser Zeit aber herrscht Anwesenheitspflicht für die Beschäftigten. Oft um wichtige Meetings oder Teambesprechungen zu gewährleisten oder um für Kunden oder Lieferanten erreichbar zu sein. Nicht selten wollen Arbeitgeber mit den Präsenz- und Kernzeiten auch das Teambuilding und die Unternehmenskultur fördern. Eine „echte“ Vertrauensarbeitszeit-Regelung ist das allerdings nicht mehr.

Für wen eignet sich die Vertrauensarbeitszeit?

Unternehmen und Branchen, die Vertrauensarbeitszeit nutzen, zeichnen sich meist durch einen hohen Reifegrad in der Arbeitsorganisation sowie durch ausgeprägte Spezialisierung aus. Heißt: Es gibt Bereiche oder Abteilungen, die zwar bestimmte Ergebnisse zu einem festen Zeitpunkt liefern müssen. Bei der Frage nach dem „Wie“ bleiben sie aber weitgehend souverän. Vertrauensarbeitszeit eignet sich daher oft im Dienstleistungssektor, in der Softwareentwicklung, für Jobs in der Telekommunikation sowie kreativen Berufen, wie Redaktionsarbeiten oder Design.

Beschäftigte ohne festen Kundenkontakt, die ihre Arbeit überwiegend autonom erledigen können – zum Beispiel Mitarbeiter im Außendienst, im kreativen Bereich, in der Entwicklung oder Verwaltung – profitieren am meisten von der freien Arbeitszeiteinteilung. Das Arbeitsergebnis ist in diesen Jobs wichtiger als die Anwesenheit. Bei Arbeitsplätzen in der Produktion, in Ladengeschäften sowie in Präsenzjobs wie beispielsweise im Callcenter, im Sekretariat oder im Krankenhaus ist eine Vertrauensarbeitszeit dagegen unmöglich.

Voraussetzung ist in beiden Fällen allerdings eine funktionierende Vertrauenskultur im Unternehmen, sowie Führungsstile, Spielregeln und Management-Modelle, die die Mitarbeiter zur Selbstorganisation anregen und zugleich vor Überlastung schützen. Instrumente dafür können Zielvereinbarungen oder Zeitmanagement-Workshops sein.

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Vertrauensarbeitszeit: Rechte und Pflichten

Trotz vieler Freiheiten: Arbeitnehmer haben während der Vertrauensarbeitszeit nicht nur Rechte, sondern ebenso Pflichten. Zwar bringt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern gegenüber großes Vertrauen auf. Er muss sich umgekehrt aber auch darauf verlassen können, dass dieses nicht ausgenutzt wird, um keinen wirtschaftlichen Schaden davon zu tragen. Wie genau die Vertrauensarbeitszeit geregelt ist, kann von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sein. Einige Arbeitgeber verzichten gänzlich auf zeitliche Vorgaben für die Erledigung der Aufgaben. Andere räumen dazu die Möglichkeit ein, einen Teil der Arbeit im Homeoffice zu erledigen. Dennoch müssen dabei einige Rechte von Beschäftigten gewahrt bleiben:

Arbeitnehmer-Rechte in der Vertrauensarbeitszeit

Arbeitszeiten

Laut Arbeitszeitgesetz (§3 Satz 1 ArbZG) darf die Arbeitszeit pro Werktag 8 Stunden nicht überschreiten. Pausen sind nicht mit eingerechnet. Werktage sind zunächst die Tage von Montag bis Samstag, ausgenommen gesetzliche Feiertage. Daraus ergibt sich eine maximale Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche. Die meisten Arbeitnehmer in Vertrauensarbeitszeit haben allerdings eine 5-Tage-Woche, sodass viele in der Woche nur 40 Stunden arbeiten müssen. Das bedeutet aber auch: Die maximale Arbeitszeit pro Tag darf überschritten werden, wenn der Arbeitgeber zum Beispiel kurzfristig ein deutlich höheres Arbeitsvolumen hat, das nur durch Überstunden bewältigt werden kann. Die Arbeitszeit kann dann für eine kurze Zeit auf maximal zehn Stunden pro Tag verlängert werden. Es muss aber für einen Ausgleich gesorgt werden. So darf die maximale Arbeitsbelastung über einen Zeitraum von sechs Monaten nicht höher als durchschnittlich acht Stunden am Tag sein. Anders ausgedrückt: Wenn Sie mehrere Wochen 10 Stunden täglich arbeiten, muss im Anschluss eine geringere Arbeitszeit zum Ausgleich genutzt werden.

Ruhezeiten

Arbeitgeber haben trotz Vertrauensarbeitszeit weiterhin eine Fürsorgepflicht. Bedeutet: Die Arbeit darf die Gesundheit der Mitarbeiter nicht gefährden. Daher haben Beschäftigte zum Beispiel nach Feierabend oder zwischen zwei Schichten das Recht auf Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden (§5 ArbZG). Diese dienen der Erholung von der Arbeit. Halten sich Betrieben nicht an diese Vorschrift, können Aufsichtsbehörden ein Bußgeld von 15.000 Euro verhängen (§22 Arbeitszeitgesetz). Zudem dürfen Arbeitnehmer nicht länger als sechs Stunden ohne Ruhepause arbeiten.

Überstunden

Auch bei der Vertrauensarbeitszeit können sich Überstunden ergeben. Nur entstehen diese in der Regel selten per Anweisung, vielmehr „freiwillig“ und aus Notwendigkeit. So kann etwa vereinbart werden, dass ein Mitarbeiter seinen Vorgesetzten sofort darüber informieren muss, falls er oder sie das Arbeitspensum nicht in der regulären Arbeitszeit erfüllen kann. Und wer muss die Überstunden dokumentieren? Kurze Antwort: Laut §3 und §16 ArbZG sind Arbeitgeber verpflichtet, Überstunden zu aufzuzeichnen. Die gesetzliche Aufzeichnungspflicht können sie allerdings an Mitarbeiter delegieren. Verzichten Arbeitgeber ganz auf eine Zeiterfassung (per Stechuhr), sollten Arbeitnehmer geleistete Mehrarbeit unbedingt selbst dokumentieren. Schriftlich! Kommt es darüber später zum Streit, müssen sie nachweisen, dass die Überstunden angeordnet wurden. Diese Nachweise müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Ebenso können bei Vertrauensarbeitszeit-Modellen auch Arbeitszeitkonten geführt werden, um später Überstunden abbauen zu können. Wie und wann Überstunden abgebaut werden dürfen, kann im Einzelfall geregelt werden.

Betriebsrat

Laut §87 Betriebsverfassungsgesetz hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht was Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit anbelangt, einschließlich Pausenregelung und Arbeitszeitverteilung auf die jeweiligen Wochentage. Daraus ergibt sich auch ein Mitbestimmungsrecht bei der Vertrauensarbeitszeit. Auf Wunsch muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat Auskunft über mögliche Überschreitungen der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit erteilen beziehungsweise diese unterbinden.

Arbeitnehmer-Pflichten in der Vertrauensarbeitszeit

Neben den genannten Rechten müssen Arbeitnehmer ebenso die folgenden Pflichten erfüllen:

Erledigung der Aufgaben

Im Arbeitsvertrag sind die Aufgaben und zu erbringenden Leistungen des Arbeitnehmers klar geregelt. Diese Erfüllungspflicht bleibt trotz entgegengebrachtem Vertrauen und fehlender Kontrolle bestehen. Heißt konkret: Die Arbeit muss auch weiterhin rechtzeitig und sorgfältig (!) erledigt werden. Ebensowenig darf die Qualität der Leistung unter der freien Zeiteinteilung leiden.

Zeitlichen Aufwand erfassen

Wie oben schon erwähnt, können Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht der geleisteten Arbeit an ihre Mitarbeiter übertragen. In dem Fall sollten Sie also genau aufschreiben, von wann bis wann Sie gearbeitet haben. Diese Mitarbeiter-Aufzeichnungen müssen Arbeitgeber regelmäßig – stichprobenartig – kontrollieren. Auch, um ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen und somit der (Selbst-)Ausbeutung und Überlastung der Mitarbeiter vorzubeugen.

Selbstmanagement verbessern

Vertrauensarbeitszeit kann nur funktionieren, wenn Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Aufgaben und Projekte selbstständig zu organisieren, die benötigte Arbeitszeit abzuschätzen und die Arbeit entsprechend strukturieren. Sollten Sie in diesen Bereichen noch Schwierigkeiten haben, liegt es auch in Ihrer Verantwortung, das Selbstmanagement zu verbessern. Natürlich kann der Chef hierzu auch Fortbildungen anbieten. Mit dem Vertrauen überträgt er aber eben auch Eigenverantwortung.


Keine Abstimmungspflicht

Herrscht Vertrauensarbeitszeit müssen Angestellte ihre Arbeitszeiten übrigens nicht mit dem Chef abstimmen. Ist eine solche Vereinbarung einmal getroffen, müssen Mitarbeiter lediglich die Grenzen des Arbeitsrechts beachten und einhalten. Einen festgelegten Arbeitsbeginn oder Feierabend gibt es nicht.


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Vertrauensarbeitszeit: Vor- und Nachteile

Das Modell der Vertrauensarbeitszeit bietet unterschiedliche Vor- und Nachteile – für Arbeitnehmer ebenso wie für Arbeitgeber. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) in Köln, steigt die Mitarbeiterzufriedenheit in dem Maß, wie die Kontrollen auf der Arbeit sinken. Zudem gebe es so weniger Konflikte mit Vorgesetzten. Gleichzeitig zeigen Berichte des Statistischen Bundesamts („Qualität der Arbeit“), dass die durchschnittliche Arbeitszeit deutscher Erwerbstätiger seit Jahren stetig steigt. Viele nehmen ihre Arbeit mit nach Hause, die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen („Work-Life-Blending„), der Stress nimmt zu. Ob Sie das Modell der Vertrauensarbeitszeit für sich nutzen, ist also gründlich abzuwägen. Welche Vor- und Nachteile Sie dabei beachten und bedenken sollten, zeigt die folgende Übersicht:

Arbeitnehmer: Vor- und Nachteile

Vorteile

➠ Freie Zeiteinteilung
➠ Hohe Selbstbestimmung
➠ Kein Leerlauf
➠ Keine Kontrolle
➠ Klare Zielvereinbarung
➠ Bessere Freizeitgestaltung
➠ Höhere Motivation

Nachteile

➠ Eigene Zeiterfassung
➠ Abstimmungsprobleme
➠ Hoher Organisationsaufwand
➠ Weniger Teamgeist
➠ Work-Life-Blending
➠ Ständige Erreichbarkeit
➠ Überstunden
➠ Selbstausbeutung
➠ Missbrauch durch Chef

Arbeitgeber: Vor- und Nachteile

Vorteile

➠ Vertrauenskultur
➠ Besseres Betriebsklima
➠ Ergebnisorientierung
➠ Mitarbeiterzufriedenheit
➠ Geringer Krankenstand
➠ Höhere Produktivität
➠ Mehr Unternehmertum

Nachteile

➠ Kontrollverlust
➠ Missbrauchspotenzial
➠ Unstete Erreichbarkeit
➠ Koordinationsaufwand
➠ Mehr Konflikte
➠ Kompetenzerfordernis
➠ Potenzielle Überlastung

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EUGH-Urteil: Ist Vertrauensarbeitszeit noch zulässig?

Durch eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) müssen Arbeitgeber inzwischen jede Arbeitsstunde ihrer Mitarbeiter lückenlos dokumentieren. Was nach hohem Verwaltungsaufwand und einem Kontrollinstrument klingt (was es auch ist), soll helfen, (unbezahlte) Überstunden verlässlicher zu erfassen und so die Rechte und Ansprüche von Arbeitnehmern besser durchzusetzen. Inwieweit bei Vertrauensarbeitszeit Zeiterfassung durch den Arbeitgeber möglich und die Vertrauensarbeitszeit dadurch überhaupt noch zulässig ist, bleibt indes unklar. Schließlich wird sich kein Mitarbeiter eine Stechuhr ins Homeoffice stellen. Und Zeiterfassungs-Software kann auch manipuliert werden (siehe: Buddy Punching).

Im Ergebnis kann die EUGH-Regelung dazu führen, dass Arbeitnehmer – zusätzlich zu ihrer Arbeit – gezwungen sein werden, den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeiten genau zu dokumentieren. Ein enormer Aufwand. Überdies müssen zahlreiche Unternehmen neue Zeiterfassungssysteme oder Apps installieren, über die sich Mitarbeiter (auch im Homeoffice) zur Arbeit an- und abmelden können. Vertrauensarbeitszeit bleibt damit – theoretisch – noch zulässig, aber nur unter deutlich erschwerten Auflagen. Ob und wie sich diese durchsetzen lassen und werden, bleibt abzuwarten.

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[Bildnachweis: hvostik by Shutterstock.com]
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19. August 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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