Personalfragebogen: Was bringt er?

Der Personalfragebogen erfragt und erfasst relevante Daten und Informationen in standardisierter Form. Er wird von Unternehmen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter genutzt. So soll der Aufwand für die Personalabteilung reduziert und sichergestellt werden, dass keine wichtigen Dinge vergessen werden.

Arbeitgeber benötigen die Zustimmung des Betriebsrates gemäß Paragraf § 94 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), wenn ein Personalfragebogen eingesetzt werden soll.

Allerdings darf der Arbeitgeber nicht nach Gutdünken alle Informationen im Personalfragebogen abfragen, die ihn interessieren. Der Gesetzgeber macht hier klare Vorgaben.

Grenzen für Personalfragebogen

Arbeitnehmer möchten möglichst viel über Bewerber oder Mitarbeiter erfahren, um sich ein vollständiges Bild machen zu können. Trotzdem gibt es klare Grenzen, was abgefragt werden darf und welche Informationen das Unternehmen nichts angehen.

Nicht erlaubt sind Fragen, die die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers berühren. Dabei kann es einen Unterschied machen, ob der Personalfragebogen bereits zum Vorstellungsgespräch ausgefüllt oder einem bereits eingestellten Mitarbeiter vorgelegt wird. Davon abhängig, ist beispielsweise die Frage nach der Konfession erlaubt oder eben nicht.

So darf ein Bewerber in der Regel nicht nach seiner Religionsgemeinschaft gefragt werden. Ausnahmen sind etwa konfessionelle Krankenhäuser oder religionsgebundene karitative Einrichtungen. Bei bereits angestellte Mitarbeiter müssen Unternehmen hingegen von der Religionszugehörigkeit wissen, um Kirchensteuer abzuführen.

Zulässige und unzulässige Fragen im Personalfragebogen

Mitarbeiter, aber auch einige Arbeitgeber sind unsicher, welche Fragen denn nun im Personalfragebogen stehen dürfen und welche unzulässig sind. Für ein besseres Verständnis haben wir daher eine Übersicht erstellt:

Zulässige Fragen im Personalfragebogen sind Fragen

Persönliche Angaben

Dazu gehören der Vor- und Zuname, die Adresse, das Geburtsdatum und der Familienstand. Um das Arbeitsentgelt am Ende des Monats auszahlen zu können, benötigt der Arbeitgeber außerdem die Kontodaten seines Mitarbeiters.
Berufliche Ausbildung

Informationen, die hier vom Arbeitgeber erfragt werden dürfen sind der Schulabschluss, Berufsausbildung oder Studium, spezielle Qualifikationen, Fort- und Weiterbildungen, aber auch Schul- und Arbeitszeugnisse vorheriger Arbeitgeber. Auch Fremdsprachenkenntnisse dürfen erfragt werden.
Sozialversicherungsdaten und Lohnsteuerabzugsmerkmalen

Für Mitarbeiter sind dies wichtige Informationen: Die Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Freibeträge sowie die Krankenkasse müssen bekannt sein, damit bei der Gehaltsabrechnung alles glatt geht.
Vermögenswirksame Leistungen

Ob der Arbeitnehmer Entgeltumwandlung oder andere vermögenswirksame Leistungen mit dem Arbeitgeber vereinbart hat, muss die Lohnbuchhaltung ebenfalls wissen, damit die Beiträge korrekt abgeführt werden können.

Daher dürfen im Personalfragebogen Informationen zu Betrag, den Kontodaten des Empfängers und dem Beginn der vermögenswirksamen Leistungen abgefragt werden.
Wettbewerbsverbot

Gerade wenn der ehemalige Arbeitgeber ein Konkurrent ist, darf der potenziell neue Arbeitgeber nachfragen, ob ein Wettbewerbsverbot existiert. Der Bewerber muss streng genommen sogar ohne Aufforderung auf ein bestehendes Wettbewerbsverbot hinweisen.

Benötigte Bescheinigungen

Neben den genannten Fragen, dürfen auch Papiere und Bescheinigungen im Rahmen der Erstellung des Personafragebogens angefordert werden. Auch das liegt im berechtigten Interesse des Arbeitgebers und ist daher zulässig.

Zu den Bescheinigungen, die ebenfalls von der Lohnbuchhaltung benötigt werden, gehören:

Arbeitsvertrag
Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder eine Bescheinigung über eine private Krankenversicherung
Kopie des Sozialversicherungsausweises
Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug
Immatrikulationsbescheinigung (bei Studenten)
Einverständniserklärung zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen

Unzulässige Fragen im Personalfragebogen

Behinderung

Fragen nach einer Behinderung oder Schwerbehinderung können zu Problemen mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) führen. Eine Diskriminierung aufgrund einer Behinderung soll verhindert werden.

Nur wenn es eine wichtige Voraussetzung für den Beruf ist, darf ein Arbeitgeber fragen, ob der Bewerber unter körperlichen oder seelischen Problemen leidet, die ihn bei der Erfüllung der Aufgaben beeinträchtigen könnten.
Gesundheit und Krankheiten

In den meisten Fällen ist die Gesundheit Privatsache und geht Arbeitgeber nichts an. Auch hier kann es jedoch Ausnahmen geben. Bei möglicherweise ansteckenden Krankheiten muss das Unternehmen informiert werden, damit der Fürsorgepflicht für die anderen Angestellten nachgegangen werden kann.
Schwangerschaft

Die Frage wird Bewerberinnen immer wieder gestellt – ist aber unzulässig. Sowohl im Jobinterview als auch auf dem Personalfragebogen. Im Vorstellungsgespräch dürfen Sie auf die Frage sogar lügen. Das gilt selbst für den Fall, dass sich eine Bewerberin auf eine Stelle zur Schwangerschaftsvertretung bewirbt
Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft oder Partei

Diese Frage ist unzulässig, da sie Gewerkschafts- und Parteimitglieder benachteiligen könnte. Eine Ausnahme bildet jedoch die Bewerbung bei einer Gewerkschaft (analog: einer Partei). In diesem Fall darf der Arbeitgeber nachfragen, ob der Bewerber in einer Gewerkschaft organisiert ist.
Vermögensverhältnisse

Das private Vermögen des Arbeitnehmers hat den Arbeitgeber nicht zu interessieren. Unter Umständen kann diese Frage aber erlaubt sein, wenn sich der Bewerber auf eine Position bewirbt, bei der er mit Unternehmenskapital wirtschaften muss. Auch in Branchen, in denen es hin und wieder zu Bestechungen und Bestechungsversuchen kommt, kann die Frage erlaubt sein.
Vorstrafen

Mögliche Vorstrafen gehören in die Privatsphäre des Bewerbers und sind daher im Vorstellungsgespräch tabu. Doch auch hier gibt es eine Ausnahme, wenn es einen klaren Bezug zur ausgeschriebenen Position gibt: Vermögensdelikte bei Bankangestellten oder wiederholte Verkehrsdelikte bei Taxi- und Kraftfahrern dürfen abgefragt werden.

Wie kann ich mich bei unzulässigen Fragen verhalten?

Stellt der Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch eine unzulässige Frage, muss der Bewerber sie nicht beantworten. Allerdings macht er sich damit verdächtig. Daher erlauben Gerichte es auch, wenn der Bewerber eine falsche Antwort gibt (BAG, 21.2.1991 – 2 AZR 449/90).

Eine Notlüge im Bewerbungsgespräch gibt dem Arbeitgeber im Nachhinein nicht das Recht, den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anzufechten (§ 123 BGB). Beantwortet der Bewerber hingegen eine zulässige Frage falsch, hat der Arbeitnehmer das Recht zur Anfechtung. Sollte das Gericht seinem Antrag folgen, wäre der Arbeitsvertrag nichtig.

Wer darf meine Personalakte sehen?

Der Personalfragebogen landet in der Regel in der Personalakte. Eine Pflicht zur Führung von Personalakten gibt es jedoch nur im öffentlichen Dienst. Auch der Inhalt ist nicht bis ins Detail geregelt.

Trotzdem sind die Informationen vertraulich. Gibt es eine Personalakte, muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass diese Daten vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt sind. Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl im Unternehmen ist dafür sogar ein Datenschutzbeauftragter zuständig.

Zu dem Personenkreis, der die Personalakte einsehen darf, gehören:

Der Mitarbeiter selbst
Der Arbeitgeber
Der Personalverantwortliche

Von diesen Personen abgesehen, hat zunächst niemand ein Recht darauf, Einblick in die Personalakte zu bekommen. Die Informationen, die Sie im Personalfragebogen angeben, sind somit nur für wenige einsehbar.

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