Personalfragebogen: Diese Fragen sind (nicht) erlaubt

Personalfragebogen: Alles auf einen Blick

• Definition: Der Personalfragebogen ist ein standardisiertes Formular, in dem der Arbeitgeber wichtige Informationen und Daten zu einem (neuen) Mitarbeiter abfragt.
• Zweck: Unternehmen erfassen Informationen, die für die Verwaltung des Arbeitsverhältnisses, die Entgeltabrechnung und die Sozialversicherung benötigt werden.
• Pflicht: Arbeitnehmer müssen Angaben machen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Sind die Fragen zulässig und rechtmäßig, müssen diese wahrheitsgemäß beantwortet werden.
• Fragen: Erlaubt sind nur Fragen, an denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse haben und die einen direkten Bezug zu Job und Arbeitsverhältnis haben.
• Verbot: Ein Personalfragebogen darf nicht nach Religion, Parteizugehörigkeit, Schwangerschaft oder dem Privatleben fragen. Auf solch unzulässige Fragen müssen Arbeitnehmer nicht antworten.
• Zustimmung: Arbeitgeber benötigen zur Befragung die Zustimmung des Betriebsrats gemäß § 94 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
• Datenschutz: Personalfragebögen unterliegen strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dazu gehört auch das Löschen der Daten beim Ende der Zusammenarbeit.

Standard für einen Personalfragebogen in Deutschland ist heute die digitale Form: Rund 80 % der Betriebe erheben Informationen zu Mitarbeitern über HR-Software oder digitale Onboarding-Portale.

Was ist ein Personalfragebogen genau?

Der Personalfragebogen erfasst relevante Daten und Informationen in standardisierter Form. Er wird von Unternehmen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter genutzt. Es ist eine Schnittstelle zwischen der Personalabteilung und der Gehaltsabrechnung. Durch strukturierte Formulare wird der Aufwand reduziert und es wird garantiert, dass keine wichtigen Daten vergessen werden. Solche Fragebögen sind also kein Test, sondern eine organisatorische Notwendigkeit.

Wann gibt es den Personalfragebogen?

Typischerweise bekommen Arbeitnehmer den Personalfragebogen direkt nach der Zusage für einen neuen Job – oft zusammen mit dem neuen Arbeitsvertrag. So liegen zu Beginn des Arbeitsverhältnisses alle benötigten Informationen vor.

Personalfragebogen: Muster

Jeder Arbeitgeber erstellt individuelle Personalfragebögen nach eigenen Vorstellungen und Bedürfnissen. Unser kostenloses Muster zeigt, wie das in der Praxis aussehen kann:

Disclaimer: Diese Vorlage dient lediglich als Beispiel und zur Orientierung. Sie ersetzt keine fachliche Prüfung und Beratung durch einen Anwalt für Arbeitsrecht. Falls Sie das Muster verwenden, übernehmen wir keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall.

Welche Fragen sind zulässig?

Ein Personalfragebogen darf nicht sämtliche private Informationen eines Mitarbeiters erheben. Faustregel: Es darf nur abgefragt werden, was für den Job und das Arbeitsverhältnis relevant ist. Die folgende Übersicht zeigt sowohl zulässige als auch unzulässige Fragen:

Zulässige Fragen im Personalfragebogen

• Persönliche Angaben

  Dazu gehören der Vor- und Zuname, die Adresse, das Geburtsdatum und der Familienstand. Um das Gehalt am Ende des Monats auszahlen zu können, benötigt der Arbeitgeber außerdem die Kontodaten.

• Berufliche Ausbildung

  Schulabschluss, Berufsausbildung oder Studium, spezielle Qualifikationen, Fort- und Weiterbildungen, aber auch Schul- und Arbeitszeugnisse vorheriger Arbeitgeber sind relevante Informationen. Auch Fremdsprachenkenntnisse dürfen erfragt werden.

• Sozialversicherungsdaten und Lohnsteuerabzugsmerkmale

  Die Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Freibeträge sowie die Krankenkasse müssen bekannt sein. Diese benötigt das Unternehmen für die korrekte Gehaltsabrechnung.

• Vermögenswirksame Leistungen

  Ob der Arbeitnehmer Entgeltumwandlung oder andere vermögenswirksame Leistungen mit dem Arbeitgeber vereinbart hat, muss die Lohnbuchhaltung ebenfalls wissen, damit die Beiträge korrekt abgeführt werden können.

• Wettbewerbsverbot

  Arbeitgeber dürfen nachfragen, ob ein Wettbewerbsverbot aus einer vorherigen Beschäftigung existiert. Als Bewerber müssen Sie streng genommen sogar ohne Aufforderung auf eine solche Klausel hinweisen.

Benötigte Bescheinigungen

Neben den Fragen, dürfen auch Papiere und Bescheinigungen im Rahmen der Erstellung des Personalfragebogens angefordert werden. Auch das liegt im berechtigten Interesse des Arbeitgebers und ist daher zulässig. Zu den Bescheinigungen gehören:

• Arbeitserlaubnis
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Nachweis der Sozialversicherungsnummer
• Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug
• Immatrikulationsbescheinigung (bei Studierenden)
• Polizeiliches Führungszeugnis
• Einverständniserklärung zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen

Unzulässige Fragen im Personalfragebogen

• Behinderung

  Fragen nach einer Schwerbehinderung können zu Problemen mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) führen. Nur wenn das Handicap die Ausübung des Berufs unmöglich macht, darf ein Arbeitgeber danach fragen – etwa eine Rot-Grün-Blindheit bei Lokführern.

• Gesundheit und Krankheiten

  Unternehmen dürfen nicht nach chronischen Erkrankungen oder der bisherigen Krankheitsgeschichte von Mitarbeitern fragen. Lediglich bei ansteckenden Krankheiten muss der Arbeitgeber informiert werden. In solchen Fällen besteht eine Fürsorgepflicht für alle anderen Angestellten im Betrieb.

• Schwangerschaft

  Weder im Jobinterview noch auf dem Personalfragebogen darf nach einer Schwangerschaft oder einem Kinderwunsch gefragt werden. Im Gespräch dürfen Sie auf die Frage sogar lügen.

• Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft oder Partei

  Diese Frage ist unzulässig, da sie Gewerkschafts- und Parteimitglieder benachteiligen könnte. Eine Ausnahme bildet jedoch die Bewerbung bei einer Gewerkschaft (analog: einer Partei). In diesem Fall darf der Arbeitgeber nachfragen, ob der Bewerber bereits in einer Gewerkschaft organisiert ist.

• Vermögensverhältnisse

  Das private Vermögen des Arbeitnehmers ist für den Arbeitgeber nicht relevant. Auch hierbei gibt es eine Ausnahme: Bewerben Sie sich auf eine Position, in der Sie mit großen Summen arbeiten und Unternehmenskapital verwalten (z.B. in einer Bank), kann der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Auskunft haben. Bei Berufen und Branchen, in denen Bestechungsversuche möglich sind, kann die Frage ebenfalls erlaubt sein.

• Vorstrafen

  Mögliche Vorstrafen gehören in die Privatsphäre des Bewerbers und sind im Personalfragebogen tabu. Ausnahmen gibt es bei einem direkten Bezug zur Stelle. Wollen Sie als Steuerberater anfangen, wurden aber wegen Steuerhinterziehung verurteilt, darf der Arbeitgeber danach fragen.

Was gilt laut DSGVO zum Personalfragebogen?

Durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden die Anforderungen an den Umgang mit Informationen von Mitarbeitern verschärft. Unternehmen müssen genau darauf achten, welche Daten erhoben werden und ob diese wirklich für den Vertrag relevant sind, und wie diese im weiteren Verlauf genutzt werden. Drei besonders wichtige Punkte laut DSGVO:

• Zweckbindung

  Die Daten im Personalfragebogen dürfen nicht für Marketingzwecke oder zur Verhaltensanalyse genutzt werden.

• Transparenz

  Der Arbeitgeber muss Ihnen im Rahmen der Informationspflicht (Art. 13 DSGVO) schriftlich mitteilen, wie lange die Daten gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat.

• Löschpflicht

  Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen diese Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. aus dem Steuerrecht für Lohnunterlagen) entgegenstehen.

Checkliste beim Ausfüllen

Bevor Sie den Personalfragebogen ausfüllen und unterschreiben, gehen Sie diese Punkte durch:

• Sind alle Fragen arbeitsrelevant?
• Sind Freiwilligkeitsfelder gekennzeichnet?
• Sind Informationen zur Datenverarbeitung dabei?
• Haben Sie alle nötigen Angaben und Dokumente?
• Verstehen Sie alle Fragen und Punkte?

Unterschreiben Sie nur, wenn Sie mit dem Inhalt einverstanden sind. Wenn Ihnen eine Frage unklar ist, streichen Sie sie nicht einfach durch, sondern fragen Sie in der Personalabteilung nach dem Grund.

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