Personalfragebogen: Diese Fragen sind (nicht) erlaubt

Der Personalfragebogen hilft Arbeitgebern dabei, Informationen von ihren Arbeitnehmern in systematischer Weise zu sammeln und zu verarbeiten. Hin und wieder lassen Arbeitgeber den Personalfragebogen schon vor dem Vorstellungsgespräch ausfüllen. Das kann allerdings problematisch werden, da einige Fragen im Vorstellungsgespräch noch nicht erlaubt sind – nach einer erfolgreichen Einstellung allerdings schon. Welche Fragen das sind und was Bewerber und Arbeitnehmer nützliches zum Fragebogen wissen sollten, erfahren sie hier…

Personalfragebogen: Diese Fragen sind (nicht) erlaubt

Personalfragebogen: Was bringt er?

Personalfragebogen: Was bringt er?Wenn Unternehmen regelmäßig Mitarbeiter einstellen, werden sie in der Regel einen Personalfragebogen benutzen. Der Grund: In einem derartigen Bogen können die relevanten Daten und Informationen in standardisierter Form abgefragt werden.

Das reduziert den Aufwand für die Personalabteilung und stellt außerdem sicher, dass keine wichtigen Dinge vergessen werden. Arbeitgeber, die einen Personalfragebogen verwenden möchten, benötigen dazu gemäß Paragraf § 94 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) die Zustimmung des Betriebsrates.

Allerdings darf der Arbeitgeber nicht nach Gutdünken alle Informationen im Personalfragebogen abfragen, die ihn interessieren. Der Gesetzgeber macht hier klare Vorgaben.

Personalfragebogen und Konfession: Welche Fragen sind erlaubt?

Fragen, die die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers berühren, darf der Arbeitgeber nicht stellen. Trotzdem möchte er natürlich so viel wie möglich über den Mitarbeiter erfahren.

Daher ist es ein Unterschied, ob der Personalfragebogen bereits zum Vorstellungsgespräch ausgefüllt wird oder erst dann, wenn der Mitarbeiter bereits eingestellt ist. Davon abhängig, ist beispielsweise die Frage nach der Konfession erlaubt oder eben nicht.

Möchte der Arbeitgeber bereits im Vorstellungsgespräch wissen, ob ein Bewerber einer Religionsgemeinschaft angehört, ist diese Frage grundsätzlich unzulässig. Eine Ausnahme bilden lediglich die sogenannten Tendenzbetriebe. Damit sind zum Beispiel konfessionelle Krankenhäuser oder caritative Einrichtungen gemeint, die religionsgebunden sind.

Ob ein Mitarbeiter zu der Glaubensgemeinschaft Scientology gehört, darf auch im Vorstellungsgespräch erfragt werden. Allerdings nur dann, wenn es um Führungspositionen oder verantwortungsvollere Posten geht.

Füllt der Arbeitnehmer den Personalfragebogen erst aus, wenn er bereits Mitarbeiter des Unternehmens ist, ist diese Frage jedoch zulässig. Der Grund: Der Arbeitgeber – oder besser gesagt, die Lohnbuchhaltung – muss wissen, ob Kirchensteuer für den Mitarbeiter abgeführt werden muss.

Zulässige und unzulässige Fragen im Personalfragebogen

Zulässige und unzulässige Fragen im Personalfragebogen: Die ÜbersichtMitarbeiter, aber auch einige Arbeitgeber sind unsicher, welche Fragen denn nun im Personalfragebogen stehen dürfen und welche unzulässig sind. Daher unsere Übersicht:

Zulässige Fragen im Personalfragebogen sind Fragen

  • Nach persönlichen Angaben

    Dazu gehören der Vor- und Zuname, die Adresse, das Geburtsdatum und der Familienstand. Um das Arbeitsentgelt am Ende des Monats auszahlen zu können, benötigt der Arbeitgeber außerdem die Kontodaten seines Mitarbeiters.

  • Nach der beruflichen Ausbildung

    Informationen, die hier vom Arbeitgeber erfragt werden dürfen sind der Schulabschluss, Berufsausbildung oder Studium, spezielle Qualifikationen, Fort- und Weiterbildungen, aber auch Schul- und Arbeitszeugnisse vorheriger Arbeitgeber.

    Außerdem darf der Arbeitgeber Fremdsprachenkenntnisse erfragen.

  • Nach Sozialversicherungsdaten und Lohnsteuerabzugsmerkmalen

    Auch hier spielt die Lohnbuchhaltung eine Rolle. Die Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Freibeträge sowie die Krankenkasse müssen bekannt sein, damit bei der Gehaltsabrechnung alles glatt geht.

    Hier gehört übriges auch die Frage nach der Konfessionszugehörigkeit hin (beim Lohn erlaubt).

  • Nach vermögenswirksamen Leistungen

    Ob der Arbeitnehmer Entgeltumwandlung oder andere vermögenswirksame Leistungen mit dem Arbeitgeber vereinbart hat, muss die Lohnbuchhaltung ebenfalls wissen, damit die Beiträge korrekt abgeführt werden können.

    Daher dürfen im Personalfragebogen Informationen zu Betrag, den Kontodaten des Empfängers und dem Beginn der vermögenswirksamen Leistungen erlaubt.

  • Nach einer Schwerbehinderung

    Diese Frage ist in der Rechtssprechung allerdings umstritten. Die aktuelle Meinung geht davon aus, dass die Frage erlaubt ist, wenn die Schwerbehinderung für die Stelle relevant ist.

  • Nach einem Wettbewerbsverbot

    Gerade wenn der ehemalige Arbeitgeber ein Konkurrent ist, darf der potentiell neue Arbeitgeber nachfragen, ob ein Wettbewerbsverbot existiert.

    Mehr noch: Der Bewerber muss streng genommen sogar ohne Aufforderung auf ein bestehendes Wettbewerbsverbot hinweisen.

Neben den genannten Fragen, dürfen auch Papiere und Bescheinigungen im Rahmen der Erstellung des Personafragebogens angefordert werden. Auch das liegt im berechtigten Interesse des Arbeitgebers und ist daher zulässig.

Zu den Bescheinigungen, die ebenfalls von der Lohnbuchhaltung benötigt werden, gehören:

  • Der Arbeitsvertrag
  • Die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder eine Bescheinigung über eine private Krankenversicherung
  • Eine Kopie des Sozialversicherungsausweises
  • Eine Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug
  • Bei Studenten die Immatrikulationsbescheinigung
  • Eine Einverständniserklärung zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen

Unzulässige Fragen im Personalfragebogen sind hingegen: Fragen…

  • Nach einer Behinderung

    Während die Frage nach einer Schwerbehinderung in der Regel zulässig ist, darf der Arbeitnehmer nicht nach einer Behinderung gefragt werden. Hier könnte es zu Problemen mit dem AGG kommen.

    Die Gerichte erlauben die Frage jedoch hin und wieder, wenn es einen konkreten Bezug zum Arbeitsplatz gibt. Trotzdem befinden sich Arbeitgeber mit dieser Frage auf unsicherem Terrain.

  • Nach der Gesundheit und nach Krankheiten

    Allerdings kann auch hier mit einem konkreten Bezug zur ausgeschriebenen Stelle die Frage schon im Vorstellungsgespräch erlaubt sein. Dann nämlich, wenn der Arbeitgeber erfahren möchte, um schon eine Kur oder OP geplant ist oder dann, wenn es sich um eine ansteckende Krankheit handelt.

  • Nach einer AIDS-Erkrankung

    Aus dem oben genannten Grund ist es Arbeitgebern auch gestattet, nach einer AIDS-Erkrankung zu fragen. Schließlich haben sie auch eine Fürsorgepflicht für ihre übrigen Mitarbeiter und müssen diese daher bestmöglich schützen.

  • Nach einer Schwangerschaft

    Die Frage nach einer Schwangerschaft (auch nach einer geplanten) ist unzulässig. Das gilt selbst für den Fall, dass sich eine Bewerberin auf eine Stelle zur Schwangerschaftsvertretung bewirbt.

  • Nach der Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft oder Partei

    Diese Frage ist unzulässig, da sie Gewerkschafts- und Parteimitglieder benachteiligen könnte. Eine Ausnahme bildet jedoch die Bewerbung bei einer Gewerkschaft (analog: einer Partei). In diesem Fall darf der Arbeitgeber nachfragen, ob der Bewerber in einer Gewerkschaft organisiert ist.

  • Nach den Vermögensverhältnissen

    Das private Vermögen des Arbeitnehmers hat den Arbeitgeber nicht zu interessieren. Unter Umständen kann diese Frage aber erlaubt sein, wenn sich der Bewerber auf eine Position bewirbt, bei der er mit Unternehmenskapital wirtschaften muss.

    Auch in Branchen, in denen es hin und wieder zu Bestechungen und Bestechungsversuchen kommt, ist diese Frage erlaubt.

  • Nach Vorstrafen

    Auch mögliche Vorstrafen gehören in die Privatsphäre des Bewerbers und sind daher im Vorstellungsgespräch nicht erlaubt.

    Doch auch hier gibt es eine Ausnahme, wenn es einen klaren Bezug zur ausgeschriebenen Position gibt: Vermögensdelikte bei Bankangestellten oder wiederholte Verkehrsdelikte bei Taxi- und Kraftfahrern gehören dazu.

Wie kann ich mich bei unzulässigen Fragen verhalten?

Stellt der Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch eine unzulässige Frage, muss der Bewerber sie nicht beantworten. Allerdings macht er sich damit verdächtig. Daher erlauben Gerichte es auch, wenn der Bewerber eine falsche Antwort gibt (BAG, 21.2.1991 – 2 AZR 449/90).

Eine Notlüge im Bewerbungsgespräch gibt dem Arbeitgeber daher im Nachhinein auch nicht das Recht, den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anzufechten (§ 123 BGB).

Beantwortet der Bewerber allerdings eine zulässige Frage falsch, hat der Arbeitnehmer das Recht zur Anfechtung. Sollte das Gericht seinem Antrag folgen, wäre der Arbeitsvertrag nichtig.

Wer darf meine Personalakte sehen?

Nach erfolgreicher Einstellung des Arbeitnehmers, landet der Personalfragebogen in der Regel in der Personalakte. Übrigens gibt es für den Inhalt der Personalakte nur recht vage Vorschriften. Dinge, die in irgendeinem Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis oder zu den persönlichen Daten des Arbeitnehmers stehen, können in der Personalakte abgelegt werden – müssen es aber nicht. Weglassen darf der Arbeitgeber Einträge nämlich nach Belieben.

Strenggenommen gibt es in der Privatwirtschaft noch nicht einmal eine Pflicht für den Arbeitgeber, überhaupt eine Personalakte zu führen. Diese Pflicht gibt es nur im öffentlichen Dienst. Hier gilt nämlich noch das Prinzip der Bestenauslese, das sicherstellen soll, dass nur der beste Kandidat für die Position eingestellt wird.

Aus diesem Grund ist eine sorgfältige Führung der Personalakte für diesen Personenkreis angezeigt. Die genauen Regelungen finden sich im Beamtenrecht. Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes, die sich ihre Personalakte ansehen möchten, können sich dabei auf Paragraf § 3 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) berufen.

Die Personalakte enthält vertrauliche Informationen. Der Arbeitgeber muss daher dafür sorgen, dass diese Daten vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt werden. Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl im Unternehmen ist dafür sogar ein Datenschutzbeauftragter zuständig.

Zu dem Personenkreis, der die Personalakte einsehen darf, gehören:

  • Der Mitarbeiter selbst
  • Der Arbeitgeber
  • Der Personalverantwortliche

Von diesen Personen abgesehen, hat zunächst niemand ein Recht darauf, Einblick in die Personalakte zu bekommen.

[Bildnachweis: YAKOBCHUK VIACHESLAV by Shutterstock.com]
12. Januar 2019 Julia Sima Autorin Autor: Julia Sima

Julia-Eva Sima arbeitet als freie Journalistin und war mehrere Semester Dozentin an der Universität des Saarlandes. Danach wechselte sie in die Personalbranche und arbeitete unter anderem als Headhunter.


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