Lohnbuchhaltung: Die Aufgaben

Mitarbeiter, die in der Lohnbuchhaltung beschäftigt sind, haben die Aufgabe, sich um die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu kümmern, die im Unternehmen anfallen. Das kommt einem wohl am ehesten in den Sinn, wenn man den Begriff Lohnbuchhaltung hört.

Daneben haben Lohnbuchhalter aber noch weitere Aufgaben:

Personenstammdaten pflegen

Damit die Lohn- und Gehaltsabrechnung ohne Probleme ablaufen kann, gibt es für jeden Mitarbeiter im Unternehmen ein eigenes Lohnkonto oder einen Datensatz, in dem die individuellen Einträge festgehalten werden.

Zu diesen Einträgen gehören auch die Personenstammdaten, da sich daraus Änderungen in der Lohnbuchhaltung ergeben können. Zum Beispiel dann, wenn der Mitarbeiter einer Religionsgemeinschaft angehört. In diesem Fall müssen Beiträge an die Gemeinschaft abgeführt werden.

Bei jeder Neueinstellung im Unternehmen wird für den neuen Mitarbeiter ein derartiger Datensatz angelegt. In diesem Zusammenhang muss der Mitarbeiter aus der Lohnbuchhaltung außerdem eine Meldung an die Sozialversicherung machen, dass die betreffende Person nun im Unternehmen tätig ist. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, muss eine entsprechende Meldung an die Sozialversicherung ergehen.
Jahreslohnkonten führen

Welche Daten das Lohnkonto enthalten muss, ist in Paragraph § 41 des Einkommensteuergesetzes und in Paragraph § 4 der Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV) konkret festgehalten.

Der Tag der Gehaltszahlung und der Zeitraum, für den das Gehalt gezahlt wird, sind wichtige Angaben, die in das Lohnkonto gehören.

Arbeitet der Mitarbeiter in Schichtarbeit, können noch weitere Aufgaben auf die Lohnbuchhaltung zukommen. Dann müssen auch die Zuschläge für Nacht-, Schicht- und Sonntagsarbeit festgehalten und abgerechnet werden. Auch Überstunden fallen in diesen Bereich und müssen im Lohnkonto vermerkt werden.

Daneben werden…
- Freibeträge
- Schlechtwettergeld
- Lohnfortzahlung bei Krankheit
- Mutterschutzgeld und Mutterschutzzeit
- vermögenswirksame Leistungen
- und andere außerordentliche Einkünfte
ebenfalls von der Lohnbuchhaltung erfasst.

Am Ende des jeweiligen Geschäftsjahres ist es die Aufgabe der Lohnbuchhaltung, die Lohnkonten abzuschließen und die Ergebnisse an die Statistikämter, die Agentur für Arbeit sowie die Sozialversicherungen zu melden.

An diesem Beispiel erkennt man leicht, dass die Lohnbuchhaltung in einem Unternehmen, in dem die Mitarbeiter ausnahmslos in einer 40-Stunden-Woche im Büro arbeiten, einfacher ist als die Lohnbuchhaltung in einem großen Unternehmen mit Wechselschicht.

Unternehmen lagern daher immer öfter im Rahmen des sogenannten Outsourcing die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister aus.
Meldeerfordernissen nachkommen

Nicht nur die Abrechnung und die Auszahlung des Gehalts gehört zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung. Auch bestimmten Meldeerfordernissen muss nachgekommen werden. Dazu gehören die
- Nachweise über die Krankenkassenbeiträge
- Lohnsteueranmeldung
- DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) an die Sozialversicherungen
Gerade in diesem Punkt muss die Lohnbuchhaltung sehr genau arbeiten, denn die Rentenversicherungsträger und das Finanzamt (Lohnsteueraußenprüfung) führen regelmäßig Kontrollen durch, ob alles seine Richtigkeit hat.

Mit der Meldung allein sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung aber noch nicht erledigt. Auch Lohnabzüge an Sozialversicherungsträger oder das Finanzamt werden direkt von der Lohnbuchhaltung überwiesen.
Buchungsbelege erstellen

Damit nach der Abrechnung der Lohn oder das Gehalt auch seinen Empfänger, also den Arbeitnehmer, erreicht, muss die Lohnbuchhaltung außerdem Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung erstellen. Nur so können die entsprechende Beträge angewiesen und auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen werden.

Mitarbeiter, die in der Lohnbuchhaltung beschäftigt sind, müssen also nicht nur gut mit Zahlen umgehen können, sie müssen auch umfangreiche Kenntnisse im

Arbeitsrecht
Lohnsteuerrecht
Sozialversicherungsrecht

haben, um ihre Aufgaben korrekt auszuüben zu können. Denn auch die Erstellung von Arbeitsverträgen und sogar eine Abmahnung kann in den Bereich der Lohnbuchhaltung fallen.

Lohnbuchhaltung: Wann man sie braucht

Sobald ein Unternehmen auch nur einen Mitarbeiter beschäftigt, wird es Zeit für die Lohnbuchhaltung – auch Start-ups und sehr kleine Betriebe kommen nicht an der Lohnbuchhaltung vorbei.

Dabei muss der Mitarbeiter aus der Lohnbuchhaltung, oder der Unternehmensgründer, alle Aufgaben erledigen, die wir oben geschildert haben.

Gerade kleinere Unternehmen geben in diesem Fall die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister, wie beispielsweise einen Steuerberater ab. So bleibt genügend Zeit, sich um die anderen Abläufe im Unternehmen zu kümmern. Gerade kurz nach einer Unternehmensgründung gibt es davon genug.

Lohnbuchhaltung Software: Es geht auch online

Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung selbst erledigen, benutzen in der Regel eine spezielle Software, um die Anforderungen und Termine im Blick zu behalten.

Meist bieten die Programme eine Unterstützung bei der digitalen Betriebsprüfung, die gemäß Paragraph § 147 der Abgabenordnung vorgeschrieben ist. Daneben können auch Nachweise für Krankenkassen und Auswertungen für Finanzämter und Rentenversicherung über die Software zur Lohnbuchhaltung erstellt werden. Das gilt ebenso für diejenigen Meldungen, die online erfolgen, wie

ELSTER
ELENA
DEÜV

Auch spezielle Software, wie beispielsweise Programme für Unternehmen, die im Bausektor tätig sind, sind mittlerweile auf dem Markt vertreten. Den Großteil der Programme macht aber Software aus, die branchenunabhängig ist.

Ein kleiner Überblick:

DATEV Lohn und Gehalt comfort

DATEV gehört zu den bekannteren Software-Lösungen für die Lohnbuchhaltung. Mit diesem Programm kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung für beliebig viele Mitarbeiter komplett am PC erledigt werden.

Sollten die Mitarbeiter aus der Lohnbuchhaltung Fragen zu Abläufen oder Vorschriften haben, können sie die Nachschlagewerke nutzen, die im Programm integriert sind.
Lexware financial office

Lexware financial office bietet eine Komplettlösung an. Mit der Software lässt sich nicht nur die Lohnbuchhaltung erledigen, auch Warenwirtschaft und Auftragsbearbeitung sind damit möglich. Daneben kann auch die gesamte übrige Buchhaltung mit der Software erledigt werden.
Sage Lohn XL

Für Unternehmen aus dem Mittelstand, gleichgültig welche Betriebsgröße sie haben, ist Sage Lohn XL ebenfalls eine Option. Selbst branchenspezifische Anforderungen, wie die des Baugewerbes oder Zusatzmodule für den Öffentlichen Dienst enthält dieses Programm.

Selbstverständlich können Unternehmen auch den verschiedenen Meldepflichten online mit dieser Software nachkommen.