Lohnbuchhaltung lernen: Aufgaben, Jobs, Gehalt & Software

Definition: Was ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung (Englisch: Payroll) ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens und beschäftigt sich mit allen Aspekten der Buchhaltung, die sich auf die Mitarbeiter beziehen. Wichtigste Aufgabe und Verantwortung: Gehalt und Lohn von Mitarbeitern erfassen, abrechnen und buchen.

Eng verbunden sind die gesetzlichen und freiwilligen Abzüge – wie Krankenkasse, Rentenversicherung oder vermögenswirksame Leistungen. Zur Lohnbuchhaltung gehört auch die Versteuerung der Gehälter und die Abführung der Beträge an das Finanzamt. Je nach Betrieb sind die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung an Erstellung von Arbeitsverträgen oder Abmahnungen beteiligt.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Unternehmen haben eine Pflicht zur Lohnbuchhaltung, wenn Mitarbeiter beschäftigt werden, die Lohnsteuer zahlen müssen. Schon bei einem einzelnen Angestellten fallen alle damit verbundenen Aufgaben an. Diese werden teilweise intern erledigt – oder an externe Dienstleister (zum Beispiel Steuerberater) ausgelagert.

Aber welche Aufgaben hat die Lohnbuchhaltung? Wir stellen die Funktionen im Überblick vor:

Personenstammdaten pflegen

Lohnbuchhalter legen für jeden Mitarbeiter ein Lohnkonto oder einen Datensatz an. Hier werden persönliche Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, Wohnort und Adresse verwaltet. Die Lohnbuchhaltung meldet Mitarbeiter auch bei den Sozialversicherungsträgern an oder ab, wenn jemand aus dem Betrieb ausscheidet (siehe auch: Gehaltszettel).

Jahreslohnkonten führen

Neben den Personenstammdaten enthalten die Lohnkonten weitere personenbezogene Informationen, wie die allgemeinen Steuermerkmale des Mitarbeiters und die Lohnsteuerabzugsbescheinigung. Welche Daten das Lohnkonto enthalten muss, ist in Paragraph § 41 des Einkommensteuergesetzes und in Paragraph § 4 der Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV) festgehalten (PDF).

Bei jedem Abrechnungslauf müssen zusätzliche Informationen erfasst werden. Beispielsweise der Tag der Gehaltszahlung und der Zeitraum, für den das Gehalt bezahlt wird. Auch erfasst wird die genaue Zusammensetzung des Arbeitslohnes – beispielsweise durch Zuschläge für Nachtarbeit oder Wechselschichten.

Ferner werden in den Lohnkonten verwaltet:

• Freibeträge
• Lohnfortzahlung bei Krankheit
• Mutterschutzgeld und Mutterschutzzeit
• Vermögenswirksame Leistungen
• Andere außerordentliche Einkünfte

Meldeerfordernissen nachkommen

Am Ende des jeweiligen Geschäftsjahres ist es Aufgabe der Lohnbuchhaltung, die Lohnkonten abzuschließen und die Ergebnisse an die Statistikämter, die Agentur für Arbeit sowie die Sozialversicherungen zu melden. Zusätzlich muss sie weiteren Meldeerfordernissen nachkommen:

• Nachweise über die Krankenkassenbeiträge
• Lohnsteueranmeldung
• DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) an die Sozialversicherungen

Lohnabzüge an Sozialversicherungsträger oder das Finanzamt werden direkt von der Lohnbuchhaltung überwiesen. Hier ist genaues Arbeiten wichtig. Die Rentenversicherungsträger und das Finanzamt (Lohnsteueraußenprüfung) führen regelmäßig Kontrollen durch.

Buchungsbelege erstellen

Damit Lohn oder Gehalt den Arbeitnehmer nach der Abrechnung wirklich erreichen, erstellt die Lohnbuchhaltung die Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung. Hier wird die Zahlung durchgeführt und der Verdienst auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen.

Lohnbuchhaltung lernen

Mitarbeiter, die in der Lohnbuchhaltung beschäftigt sind, müssen nicht nur gut mit Zahlen umgehen können. Sie benötigen umfangreiche Kenntnisse in verschiedenen Bereichen – gerade in rechtlichen und arbeitsrechtlichen Aspekten:

• Arbeitsrecht
• Lohnsteuerrecht
• Sozialversicherungsrecht

Grundsätzlich ist die Lohnbuchhaltung nicht gesetzlich geschützt oder an eine bestimmte Ausbildung gebunden. Lohnbuchhalter ist kein anerkannter Ausbildungsberuf. Theoretisch darf jeder für ein Unternehmen die Aufgabe übernehmen.

Wollen Sie die Tätigkeit lernen, sollten Sie dennoch eine kaufmännischen Ausbildung machen oder durch spezielle Weiterbildungen die notwendigen Kompetenzen erwerben. Kurse für Lohnbuchhaltung als Fortbildung bieten Volkshochschulen, die Industrie- und Handelskammer (IHK), Handwerkskammern oder private Anbieter an.

Lohnbuchhaltung: Jobs und Gehalt

Lohnbuchhalter sind direkt in Unternehmen oder bei entsprechenden Dienstleistern beschäftigt, die den Service für andere anbieten und durchführen. In unserer Jobbörse finden Sie passende Stellenangebote und bewerben sich auf Ihren Traumjob.

Lohnbuchhaltung Gehalt

Das Durchschnittsgehalt in der Lohnbuchhaltung liegt zwischen 39.000 und 48.000 Euro brutto pro Jahr. Neben der Unternehmensgröße und dem Bundesland spielt Ihre Berufserfahrung eine Rolle für die Bezahlung. Mit den Jahren steigt das Gehalt und Sie verdienen mehr – größere Gehaltssprünge machen Sie mit Führungspositionen beispielsweise als Abteilungsleiter der Lohnbuchhaltung.

Lohnabrechnung online

Im Internet gibt es zahlreiche Anbieter, bei denen Sie eine automatisierte Lohnabrechnung online erstellen können – auch ohne große Vorkenntnisse. Diese Dienstleister bieten Hilfestellungen bei der Eingabe der Lohndaten und erstellen eine Abrechnung, die den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die zugehörigen Dokumente für gesetzliche Meldungen werden im Programm erstellt und versendet. Einige Services bieten auch einen direkten Zugriff auf einen Steuerberater an.

Die Lohnabrechnung online eignet sich für kleine Betriebe und junge Start-ups, die keine komplexen Abrechnungsmodelle haben und ihre Lohnbuchhaltung selber machen. Je nach Anbieter liegen die Kosten für die Lohnabrechnung von jeweils 5 Mitarbeitern zwischen 19,90 Euro und 62,55 Euro pro Monat. Bekannte Anbieter für die Lohnabrechnung online sind:

• Sage Lohnabrechnung
• Lexoffice Lohnabrechnung
• Stotax Lohnabrechnung
• HeavenHR Lohnabrechnung

Lohnbuchhaltung Software

Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung selbst erledigen, benutzen in der Regel eine spezielle Software, um die Anforderungen und Termine im Blick zu behalten.

Meist bieten die Programme eine Unterstützung bei der digitalen Betriebsprüfung, die gemäß Paragraph § 147 der Abgabenordnung vorgeschrieben ist. Daneben werden auch Nachweise für Krankenkassen und Auswertungen für Finanzämter und Rentenversicherung über die Software erstellt. Das gilt ebenso für diejenigen Meldungen, die online erfolgen, wie

• ELSTER
• ELENA
• DEÜV

Auch spezielle Software, wie beispielsweise Programme für Unternehmen im Bausektor, sind auf dem Markt vertreten. Den Großteil der Programme macht aber branchenunabhängige Software aus. Ein kleiner Überblick:

• DATEV Lohn und Gehalt comfort

  DATEV gehört zu den bekannteren Software-Lösungen für die Lohnbuchhaltung. Mit diesem Programm wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung für beliebig viele Mitarbeiter komplett am PC erledigt. Haben Lohnbuchhalter Fragen zu Abläufen oder Vorschriften, bietet DATEV Nachschlagewerke, die im Programm integriert sind.

• Lexware financial office

  Lexware bietet eine Komplettlösung an. Mit der Software lässt sich nicht nur die Lohnbuchhaltung erledigen, auch Warenwirtschaft und Auftragsbearbeitung sind damit möglich. Zusätzlich ist die gesamte übrige Buchhaltung mit dieser Software zu bewältigen.

• Sage Lohn XL

  Für Unternehmen aus dem Mittelstand (unabhängig von der Betriebsgröße) ist Sage Lohn XL eine Option. Selbst branchenspezifische Anforderungen für Baugewerbe oder Zusatzmodule für den Öffentlichen Dienst enthält dieses Programm. Auch die verschiedenen Meldepflichten werden online mit der Software erfüllt.

Neben diesen branchenunabhängigen Software-Lösungen gibt es Programme, die speziell auf die Anforderungen bestimmter Betriebe abgestimmt sind:

• Gebäudedienstleister: BlueTem Dienstleistungssoftware DS
• Baubranche: BRZ 7-Bausoftware
• Erntehelfer: FieldFox Web
• Gastronomie: gastromatic
• Öffentlicher Dienst, Handel, Industrie: GFP Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Autohandel: myProvision
• Baugewerbe, Handel und Industrie: Personal.One

Lohnbuchhaltung Kosten

Die Kosten für die Lohnbuchhaltung sind stark davon abhängig, wie umfangreich und komplex die Abrechnung ausfällt, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen hat und ob die Aufgaben intern oder extern erledigt werden. Externe Lohnbüros bieten ihre Leistungen zur Lohnabrechnung bereits ab 5,90 Euro pro Monat und Mitarbeiter an.

Software-Anbieter wie DATEV können Sie gegen eine Lizenzgebühr ab circa 25,90 Euro im Classic-Tarif für die erste Lizenz nutzen, weitere Lizenzen werden in diesem Tarif mit 7,55 Euro berechnet. Am Ende müssen Unternehmen berechnen, welche Kosten geringer sind und welcher Aufwand zur Lohnbuchhaltung betrieben wird.

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