Outsourcing: Definition, Beispiele, Vorteile & Nachteile

Unternehmen müssen nicht alles selber machen. Manchmal ist es klüger und günstiger, Bereiche oder einzelne Aufgaben auszulagern. Outsourcing ist für Konzerne, kleine Betriebe und Selbstständige ein Erfolgsfaktor. Teile der Produktion, Aufgaben in der IT, Buchhaltung, Personalführung oder Recruiting – vieles lässt sich an Experten outsourcen. Die Frage lautet: Wann ist Outsourcing sinnvoll? Dafür müssen Sie Vorteile und Nachteile gegeneinander abwägen. Wir erklären, was Outsourcing ist, wie unterschiedliche Formen funktionieren und was Sie dazu wissen müssen…

Outsourcing: Definition, Beispiele, Vorteile & Nachteile

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Definition: Was ist Outsourcing?

Der Begriff Outsourcing setzt sich aus den Teilen „outside“ (außen), „resource“ (Quelle) sowie „using“ (nutzen) zusammen. Beim Outsourcing werden externe Dienstleister beauftragt, um bestimmte Aufgaben oder Strukturen auszulagern, die eine Expertise benötigen, die intern (noch) nicht vorhanden oder zu teuer ist. Statt eine Leistung weiterhin selbst zu erbringen, wird diese durch Fremdbezug von einem Dienstleister ins Unternehmen gebracht. Klassische Bereiche für Outsourcing sind Kundenservice, Buchhaltung und Steuerberatung, die IT oder auch Marketing.

Outsourcing Beispiel

Sie möchten einen Online-Shop gründen, weil Sie eine gute Geschäftsidee dazu haben, sich mit Webdesign auskennen und ein zweites Standbein aufbauen möchten. Auch das Marketing können Sie selbst übernehmen. Allerdings steckt hinter einem solchen Online-Shop weitaus mehr, als eine Website. Sie brauchen ein Kundencenter für Reklamationen. Die Ware muss an den Kunden verschickt werden. Der Warenumsatz muss dokumentiert und Zahlungen kontrolliert werden. Also benötigen Sie eine Art Callcenter, einen Logistik-Dienstleister und eine Buchhaltung – juristische Dienstleistungen und einen Steuerberater natürlich auch.

Indem Sie diese Bereiche allesamt outsourcen, können Sie sich auf den Kern Ihres Geschäfts konzentrieren – das Webdesign und Marketing.

Bekannte Beispiele für Outsourcing gibt es auch in großen Konzernen. IKEA setzt in großem Stil auf die Auslagerung von Aufgaben. Der schwedische Möbelhersteller nutzt mehrere tausend externe Produktionsformen und Logistik-Ketten, auch die Montage beim Kunden wird von ausgelagerten Dienstleistern vor Ort durchgeführt.

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Gründe für Outsourcing

Outsourcing scheint ein vergleichsweise großer Aufwand zu sein. Dienstleister finden, Konditionen verhandeln, Verträge abschließen, Qualität kontrollieren… Warum also outsourcen? Selbstständige oder kleine Betriebe könnten sich die nötigen Fähigkeiten selbst aneignen oder einen qualifizierten Mitarbeiter einstellen. Und große Konzerne haben die finanziellen Mittel, eine eigene Abteilung einzurichten, die benötigte Leistungen intern erbringt.

Trotzdem lohnt sich Outsourcing im Vergleich zu diesen Optionen. Die Kosten für einen Mitarbeiter oder gar eine ganze Abteilung stehen oft in keiner Relation zu der Finanzierung einer Auslagerung. Gleiches gilt für die Qualität der Leistung. Niemand kann in allem gut sein. Um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen, kann das Outsourcing an einen Experten sinnvoll sein.

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Formen des Outsourcings

Zudem gibt es zahlreiche Formen des Outsourcings – Unterformen und Kombinationen aus einzelnen Bereichen. Das sind die wichtigsten im Überblick:

Application Service Providing (ASP)

Der Begriff meint die sogenannten Anwendungsdienstleister, die einem Unternehmen Softwaredienste mit einem externen Datacenter zur Verfügung stellen. Die Auftraggeber können auf diese Weise eine bestimmte Software nutzen, ohne sie auf eigenen Rechnern installieren zu müssen. Auch die Wartung, Verarbeitung und Datensicherung ist extern geregelt.

Business Process Outsourcing (BBO)

Durch diesen Dienst kann ein Unternehmen bestimmte Geschäftsprozesse und deren Kontrolle auslagern, zum Beispiel das Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Recruiting, Logistik und technische Dokumentation. Diese Form des Outsourcing lagert einen gesamten Zweig aus.

Business Transformation Outsourcing (BTO)

Muss ein Geschäft umgewandelt werden, indem ein innovativer Prozess oder ein neues Geschäftsmodell eingeführt wird, bedienen sich die Verantwortlichen einer Kombination aus Outsourcing und Unternehmensberatung. Der externe Dienstleister übernimmt den Geschäftsprozess mit dem Ziel der Transformation und Optimierung.

Complete Outsourcing

Das ist eine umfassende Auslagerung ganzer Unternehmensbereiche, meistens mit dem Personal, zum Beispiel des EDV-Bereichs an einen IT-Dienstleister.

Managed Services

Anbieter des Managed Services übernehmen die kompletten Informations- und Kommunikationsbereiche des Unternehmens. Gerade bei Ad-hoc-Maßnahmen, zum Beispiel in einer Unternehmenskrise, sollen sie schnell reagieren können.

Offshore-Outsourcing (Offshoring)

Von Offshoring wird gesprochen, wenn Prozesse des Unternehmens ins Ausland verlagert werden. Das verspricht günstigere Produktionskosten und niedrigere Löhne bei hoch qualifizierten Mitarbeitern (zum Beispiel im IT-Bereich).

Out-Servicing

Das Out-Servicing ist die Auslagerung des eigenen Kundendienstes an externe Dienstleister. Dafür werden spezielle Callcenter oder Wartungscenter beauftragt. Für Unternehmen kann dies günstiger und einfacher sein, als einen internen Kundendienst zu betreiben.

Outtasking

Bei dieser Form des Outsourcings werden einzelne Tasks, also einzelne und klar umrissene Aufgaben, an externe Anbieter übertragen. Beispiele gibt es viele: Das Webdesign einer Homepage, die Software-Entwicklung, die Digitalisierung von Informationen oder auch der Druck einer Vorlage.

Transitional Outsourcing

Muss ein Bereich auf eine neue Technologie umgestellt werden, steht dieser vorübergehend still – das kann sich aber kaum ein Unternehmen leisten. Die Übergangslösung: Für die Zeit der Umstellung übernimmt ein externer Anbieter die betroffenen Prozesse. Die Verluste werden reduziert, bevor die Leistung wieder selbst erbracht werden kann.

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Outsourcing Vorteile und Nachteile

Outsourcing bietet sich vor allem an, wenn ein Unternehmen noch am Anfang steht und sein Wachstum schwer einzuschätzen ist. Aber auch etablierte Unternehmen können nach Jahren oder Jahrzehnten erfolgreichen Wachstums zum Outsourcing greifen. Fast immer nutzen Sie dabei diese Vorteile:

Outsourcing Vorteile

  • Kostenreduzierung
    Spezialisierte Dienstleister oder Zulieferer können oft Größenvorteile nutzen. Das macht die Produktion billiger – erst recht auf globalisierten Märkten. Zudem braucht man bestimmte Dienstleistungen – zum Beispiel Steuerberatung – nur einige Male im Jahr. Ein eigener Mitarbeiter in Festanstellung ist wesentlich teurer. Als Faustregel gilt: Die geschätzte Ersparnis durch die Auslagerung sollte mindestens 20 Prozent betragen.
  • Risikominimierung
    Bei konjunkturellen Schwankungen bleibt die Belegschaft flexibler. Das Outsourcing einiger Bereiche senkt das Risiko, wenn es wirtschaftlich für ein Unternehmen gerade nicht so gut läuft.
  • Zeitgewinn
    Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen dauert es sehr lange, bis ein neuer Bereich erlernt wurde. Sie müssen sich einarbeiten und bringen viel Zeit auf – statt sich um Hauptaufgaben zu kümmern. Diese Zeit lässt sich einsparen und in andere Bereiche investieren.
  • Qualitätssteigerung
    Auslagerung an einen Spezialisten wirkt sich positiv auf die Qualität aus. In der Produktion kann das Outsourcing ein besseres Endprodukt hervorbringen.
  • Kernkompetenzen
    Das Unternehmen kann die frei werdenden Ressourcen für das Kerngeschäft nutzen. So wird auch in diesem Bereich die Qualität und Effektivität verbessert.

Outsourcing Nachteile

Die Nachteile des Outsourcings sind auf den ersten Blick nicht immer zu erkennen – müssen aber trotzdem berücksichtigt werden. Nur so kann beurteilt werden, ob das Auslager in einer Situation sinnvoll ist.

  • Abhängigkeit
    Unternehmen können von Zulieferern oder Dienstleistern abhängig werden. Gerät der externe Betrieb in Schieflage, kann das Verzögerung, Produktionsausfälle und erhebliche Kosten nach sich ziehen. Das abhängige Unternehmen macht sich aber auch erpressbar, wenn der Dienstleister plötzlich andere Konditionen fordert.
  • Vertragsbindung
    Verträge mit langer Laufzeit und langer Kündigungsfrist verhindern kurzfristige Wechsel zu einem besseren oder günstigeren Anbieter. Wer sich zu lange bindet, hängt möglicherweise in einem Vertrag, der mehr Nachteile als Vorteile bringt.
  • Datenschutz
    Beim Outsourcing wird sehr eng zusammengearbeitet, wobei eine ganze Reihe interner Informationen weitergegeben werden müssen. Diese sind nicht für die Öffentlichkeit und schon gar nicht für die Konkurrenz bestimmt. Eine Panne beim Datenschutz kann schwerwiegende Folgen haben.
  • Betriebsklima
    Mitarbeiter erwarten zurecht Wertschätzung von einem Unternehmen. Outsourcing signalisiert hingegen, dass fremdes Personal bevorzugt wird. Zufriedenheit, Motivation und Loyalität der Mitarbeiter leiden.
  • Wissensverlust
    Die Expertise der eignen Mitarbeiter wird nicht gefördert. Outsourcing nimmt dem Personal die Chance, sich weiterzubilden und die Qualifikationen intern zu verbessern. Wechselt der Anbieter, gehen zudem viele Erfahrungen verloren – etwa im externen Vertrieb.
  • Kommunikationsaufwand
    Wünsche, Probleme und Verbesserungsvorschläge müssen regelmäßig kommuniziert werden. Die Kommunikation mit einem externen Anbieter ist häufig aufwendiger und langsamer. Es braucht klare Absprachen über Kommunikationskanäle und regelmäßigen Austausch.
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Outsourcing Fehler

Nicht immer läuft das Outsourcing nach Plan. Schuld sind oft Fehler, die das Projekt scheitern lassen. Das sind die häufigsten Fehler beim Outsourcing:

  • Falsche Auswahl eines Outsourcing-Angebots.
    In den großen Outsourcing-Feldern gibt es viele Anbieter – teils große Agenturen, teils Freiberufler und Selbstständige, die eine Leistung anbieten. Nur bei sorgfältiger Auswahl des richtigen Partners ist die Zusammenarbeit erfolgreich.
  • Willkürliches Outsourcing einiger Bereiche.
    „Das lagern wir einfach aus…“ Outsouring ist keine Methode, um sich nur Arbeit zu sparen. Es bedarf gründlicher Analyse sowie eine Abwägung der Vorteile, Nachteile, Kosten und Auswirkungen. Vorschnelle oder schlecht durchdachte Entscheidungen sind leider ein häufiger Outsourcing-Fehler.
  • Unklare Absprachen intern als auch extern.
    Was genau wird ausgelagert? In welchem Umfang wird die Leistung erbracht? Welche Kriterien sind festgelegt? Wie findet die Kontrolle statt? Ungenaue Absprachen führen zu Missverständnissen, Problemen und zusätzlichen Kosten.
  • Schlechte Verträge zwischen den Outsourcing-Partnern.
    Der Outsourcing-Vertrag muss die Verpflichtungen beider Seiten eindeutig regeln. Es dürfen keine offenen Fragen ungeklärt bleiben.
  • Falsche Vorstellungen vom Outsourcing.
    Naivität lässt Outsourcing scheitern. Wer Nachteile, Risiken und mögliche Kosten ignoriert, geht mit einer falschen Vorstellung an das Projekt heran. Selbstständige und Unternehmen müssen die Fakten für eine objektive Entscheidung kennen.

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[Bildnachweis: grmarc by Shutterstock.com]
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4. November 2020 Nils Warkentin Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


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