Firmenkreditkarte: So lohnt sie sich für Sie

Statistiken zeigen, dass sich kleine und mittelständische Unternehmen viel Geld durch die Lappen gehen lassen. Der Grund: Die fehlende Firmenkreditkarte. Bei Reisekosten und Spesenabrechnungen zahlen sie doppelt: Die Vorschüsse für die Mitarbeiter und die Zeit der Angestellten, in der Buchhaltung, die sich um die Anrechnung kümmern. Dabei geht beides mit einer Firmenkreditkarte viel einfacher. Und nicht nur das. Den eigenen Mitarbeitern macht man damit auch eine Freude…

Firmenkreditkarte: So lohnt sie sich für Sie

Was ist eine Firmenkreditkarte?

Was ist eine Firmenkreditkarte?Eine Firmenkreditkarte können Unternehmen für ausgesuchte Mitarbeiter beantragen. Der Vorteil: Die Kreditkarte kann auf den konkreten Mitarbeiter, der sie nutzt, ausgestellt werden. Das macht die Zuordnung der unterschiedlichen Zahlungen einfach und erleichtert die Buchhaltung im Unternehmen.

Die Spesen- oder die Reisekostenabrechnung wird so deutlich erleichtert. Außerdem entfallen Vorschüsse, die einige Unternehmen an ihre Mitarbeiter zahlen, damit diese firmenbezogene Kosten bestreiten können.

Das freut den Mitarbeiter. Dank der Firmenkreditkarte sind berufliche Ausgaben ganz einfach. Karte zücken, zahlen und fertig. Sammeln von Belegen, Rechnungen und Überweisungen gehört damit der Vergangenheit an.

Bekommt ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte, gibt es meist noch eine zweite für private Ausgaben. Gerade auf Dienstreisen im nicht europäischen Ausland ist das ein weiterer Vorteil. Der Mitarbeiter muss sich vor seiner Reise nicht darum kümmern, Geld in der Landeswährung zu besorgen, um nach einem langen Arbeitstag sein Abendessen damit zahlen zu können.

Unternehmen können eine Firmenkreditkarte auch im Rahmen eines erfolgreichen Employer Branding nutzen. Die Vorteile, die die Karte bietet, machen den Arbeitgeber attraktiv.

Die Arten einer Firmenkreditkarte

Die Frage, für welche Unternehmen sich eine Firmenkreditkarte lohnt, lässt isch nicht pauschal beantworten. Es gibt unterschiedliche Arten, die für verschiedenen Interessen passen können.

Eine Gemeinsamkeit haben Firmenkreditkarten: Sie verringern den Verwaltungsaufwand auf Dienstreise und können zudem Geld sparen. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern Vorschüsse zahlen, damit sie damit unterwegs die Kosten bestreiten können, entgehen ihnen in diesem Zeitraum Zinsen. Mit einer Firmenkreditkarte dagegen haben sie mehrere Tage oder Wochen Zeit, das Konto auszugleichen.

Mit einer Firmenkreditkarte werden die Zahlungsprozesse vereinheitlicht und effizienter. Optimierte und auf einen Blick vergleichbare Prozesse erleichtern die Buchhaltung.

Somit lassen sich Analysen und Auswertungen der Vorgänge schneller durchführen und müssen meist gar nicht vom Unternehmen selbst erstellt werden. Viele Kreditkarten-Emittenten bieten umfangreiche Statistiken und Reports für ihre Kunden an – auch das zur Freude der Mitarbeiter aus der Buchhaltung.

Meist entscheiden sich Unternehmen für eine der beiden Kreditkarten:

  • Corporate Cards

    Corporate Cards werden in der Regel von großen Firmen mit vielen Mitarbeitern bevorzugt, da der Kreditkartenanbieter eine große Anzahl von Karten ausgeben kann.

    Vorteil dabei: Die Konditionen für die Firmenkreditkarte können individuell ausgehandelt werden. Ein weiterer Grund, dass sich gerade große Firmen dafür interessieren. Viele Firmenkreditkarten bedeuten in der Regel, dass die Konditionen besser werden.

    Corporate Cards bieten außerdem viele Zusatzleistungen wie bestimmte Boni (auch hier lohnt sich Masse) und Versicherungen.

    In Bezug auf die Abrechnung können Corporate Cards eine Erleichterung für die Buchhaltung sein. Meist gibt es die Möglichkeit, die Daten der Kreditkarte in das firmeneigene ERP-System zu exportieren. So ist auch eine genaue Aufschlüsselung der Kosten nach Mitarbeiter oder Kostenstelle ohne Probleme möglich.

  • Business Kreditkarten

    Business Kreditkarten sind für kleinere Unternehmen und vor allem Selbstständige und Freelancer interessant.

    Da es bei Business Kreditkarten in der Regel nur um kleine Kontingente geht, müssen kleine Unternehmen und Selbstständige hinnehmen, dass die Konditionen vorgegeben sind.

    Zusatzleistungen werden ebenfalls nur sporadisch und in Ausnahmefällen angeboten. Hier lohnt sich ein genauer Vergleich der verschiedenen Anbieter.

    Einzelabrechnungen sind natürlich auch bei Business Kreditkarten möglich.

FAQs zum Thema Firmenkreditkarte

FAQs zum Thema FirmenkreditkarteEinige Fragen tauchen immer wieder auf, wenn es um das Thema Firmenkreditkarte geht. Dazu gehören die folgenden:

  1. Was muss ich beachten, wenn ich Firmenkreditkarten einführen möchte?

    Bevor ein Unternehmen auf diese Bezahloption umsteigen kann, ist eine interne Umstrukturierung nötig. Wer kümmert sich um die Verwaltung? Was passiert zum Beispiel mit der Karte, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

    Diese und andere Fragen werden idealerweise von einem Ansprechpartner bearbeitet, der auch Mitarbeitern bei Fragen zur Firmenkreditkarte zur Seite stehen kann.

  2. Gibt es eine andere Option neben der Firmenkreditkarte?

    Ja, das sind die sogenannten Reisestellenkarten. Diese Karte ist nicht auf einen bestimmten Mitarbeiter ausgestellt und wird in der Regel beim Reiseunternehmen hinterlegt. Größere Beträge wie Flug- oder Bahnreisen können mit dieser Karte direkt bezahlt werden. Am Ende des Abrechnungszeitraums werden die Kosten vom Firmenkonto abgebucht.

  3. Wie finde ich den passenden Anbieter?

    In erster Linie muss Ihnen klar sein, was Sie benötigen. Wünschen Sie Bonussysteme, Versicherungen oder sonstige Zusatzleistungen sollten Sie danach bei den verschiedenen Anbietern achten.

    Einige Emittenten bieten speziell VIP-Leistungen für ihre Kunden in Hotels oder Restaurants an – das kann interessant sein, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Dienstreise so angenehm wie möglich gestalten wollen.

    Sichten Sie vorab möglichst viele verschiedene Angebote und filtern Sie diejenigen Optionen heraus, die für Sie relevant sind. Danach können Sie auf die Suche nach dem optimalen Emittenten für sich und Ihre Mitarbeiter gehen.

  4. Wie sicher sind Firmenkreditkarten?

    Firmenkreditkarten müssen die gleichen Sicherheitsstandards erfüllen wie andere Kreditkarten auch. Dazu gehören:

    • EMV-Chip: Er verhindert, dass Karten kopiert oder Daten gestohlen werden können.
    • CVC-Code: Das ist die drei- oder vierstellige Nummer auf der Rückseite der Kreditkarte. Findet sich meist neben der Unterschrift. Soll sicherstellen, dass auch Online nur mit der Kreditkarte gezahlt werden kann, wenn sie der Zahler bei der Zahlung in der Hand hat.

      Die Nummer kann jedoch einfach abgeschrieben und die Sicherung dadurch umgangen werden.
    • Zahlungsbestätigung: Was einige Online-Shopper von Paypal kennen, gibt es auch für einige Kreditkarten. Unmittelbar nach der Transaktion wird eine Bestätigung per Email oder Kurznachricht an den Inhaber der Kreditkarte versendet.

      Sollte dieser nicht mit der Karte bezahlt haben, kann er sofort gegensteuern und die Bank oder den Arbeitgeber über den möglichen Missbrauch informieren.
    • Haftungsbegrenzung: Unter Umständen muss der Karteninhaber nicht in vollem Umfang haften, wenn die Kreditkarte verloren geht. Das hängt allerdings von den Geschäftsbedingungen des Emittenten und dem persönlichen Verhalten des Inhabers ab.

      Auch in diesem Fall lohnt sich, vorab zu vergleichen, welche Kreditkartenanbieter welche Sicherheitsleistungen im Portfolio haben.
  5. Wie kann ich Missbrauch verhindern?

    Es ist denkbar, nicht ein Firmenkonto, sondern das Privatkonto des Mitarbeiters mit der Firmenkreditkarte zu verknüpfen.

    Um zu verhindern, dass der Mitarbeiter Zinsen für die geschäftlichen Transaktionen zahlen muss, wird der vorher geprüfte Betrag rechtzeitig vor der Abbuchung durch die Bank auf sein Konto überwiesen.

    Der Vorteil: Sollten sich Unregelmäßigkeiten zeigen, muss das Unternehmen diese nicht ausgleichen. Das spart den zusätzlichen Arbeitsschritt, dass Beträge, die vom Unternehmen zu viel gezahlt wurden, wieder zurückgefordert werden müssen.

  6. Wie kann ich die Nutzung regeln?

    Gehen wir von einer großen Firma aus, die viele Corporate Cards im Einsatz hat, dann werden die einzelnen Kreditkarten der Mitarbeiter meist über ein Konto abgerechnet. Das ist auf der einen Seite eine Erleichterung für die Buchhaltung, kann aber auch Gefahren bergen. Daher ist es sinnvoll, sich mit verschiedenen Möglichkeiten der Nutzungseinschränkung vertraut zu machen.

    • Limits: Wenn im Unternehmen viele Kreditkarten im Einsatz sind, bietet der Kreditkarten-Herausgeber häufig die Option individueller Limits an. So lassen sich die Ausgaben einzelner Mitarbeiter von vornherein beschränken.

      Limits lassen sich nicht nur für elektronische Bezahlvorgänge, sondern auch für Abhebungen von Bargeld einrichten.

    • Überweisungen: Dem Mitarbeiter ist es in der Regel nicht möglich, von seiner Firmenkreditkarte direkt auf ein anderes Konto zu überweisen.
    • Guthaben: Statt ein Limit einrichten zu lassen, können Firmen die Kreditkarte ihrer Mitarbeiter mit einem vorher festgelegten Betrag aufladen lassen. Das funktioniert analog zu den Prepaid-Karten, die manche Handy-Anbieter im Programm haben. Ist das Guthaben verbraucht, kann der Mitarbeiter nicht mehr mit der Karte zahlen.
    • Auflistung: Auf Wunsch können die Ausgaben individuell nach Firmenkreditkarte aufgeschlüsselt werden. Das gibt dem Arbeitgeber eine weitere Möglichkeit, die Ausgaben seiner Mitarbeiter zu überprüfen.

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[Bildnachweis: Vladyslav Starozhylov by Shutterstock.com]
14. Januar 2019 Julia Sima Autorin Autor: Julia Sima

Julia-Eva Sima arbeitet als freie Journalistin und war mehrere Semester Dozentin an der Universität des Saarlandes. Danach wechselte sie in die Personalbranche und arbeitete unter anderem als Headhunter.


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