Telefonkonferenz: Tipps zu Vorbereitung, Kosten, Moderation

Eine Telefonkonferenz ist das perfekte Werkzeug, um mit mehr als zwei Gesprächspartnern einfach, schnell und kostengünstig Berufliches zu besprechen – seien es Projekte oder Präsentationen. Allzu großer technischer Aufwand ist hierfür nicht erforderlich. Für die moderne „Telko“ reichen ein einfaches Telefon oder Handy schon aus. Allerdings sollten sie vorab ein paar wichtige Telefonkonferenz-Regeln beachten. Unsere Checklisten zeigen Ihnen welche…

Telefonkonferenz: Tipps zu Vorbereitung, Kosten, Moderation

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Was ist eine Telefonkonferenz?

Telefonkonferenzen oder sogenannte Konferenzschaltungen sind Meetings, bei denen man sich nur hört aber nicht sieht. Der Begriff Telefonkonferenz – auch unter seiner Abkürzung Telko oder TK bekannt – wird üblicherweise für Telefonate mit mehr als zwei Teilnehmern verwendet. Bei drei bis vier Teilnehmern spricht man auch schon mal von einer Dreierkonferenz beziehungsweise Viererkonferenz. Alles, was an Teilnehmern darüber hinaus geht, ist nur noch eine Telko. Zudem wird bei Telefonkonferenzen noch nach der Art der Verbindung unterschieden:

  • Dial-in-Verfahren
    Hierbei wählen sich die Teilnehmer selbstständig – ausgestattet mit entsprechenden Zugangsdaten – in die Konferenz ein und müssen sich durch eine PIN legitimieren.
  • Dial-out-Verfahren
    Hierbei werden die Teilnehmer vom Operator des Telko-Anbieters oder vom Organisator angerufen und die Konferenz „geholt“. Das Verfahren ist zwar bequemer, für den Organisator aber auch teurer, da er zusätzlich alle Verbindungsgebühren trägt.
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Wie wie funktioniert die Telefonkonferenz?

Eine Telefonkonferenz ist schnell eingerichtet und umgesetzt. Inzwischen finden sich hierfür zahlreiche – teils kostenlose – Telko-Anbieter im Internet (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Große Voraussetzungen müssen nicht erfüllt sein.

Eine moderne Telefonanlage ist nicht erforderlich. Für ein Telemeeting reichen schon ein einfaches Telefon oder Handy. Falls Sie also eine Telefonkonferenz mit drei oder mehr Teilnehmern starten wollen, benötigen Sie hierfür nur drei simple Schritte:

  • Telefonkonferenz anmelden
    Um die Konferenzschaltung zu initiieren, müssen Sie beim gewählten Anbieter die Telefonkonferenz anmelden. Diese Anmeldung ist in der Regel nur einmal erforderlich und meist schon auf der Webseite des Telko-Anbieters möglich. Dazu benötigen Sie in der Regel nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse (kostenlose Anbieter können diese gewerblich nutzen) – oder eine Rechnungsanschrift (bei kostenpflichtigen Telko-Anbietern).
  • Zugangsdaten mitteilen
    Ihnen wird in der Regel ein sogenannter Telefonkonferenz-Raum zugewiesen. In diesen virtuellen Raum können sich später alle Teilnehmer einwählen. Hierzu hat der Telefonkonferenz-Raum einen zweiteiligen Zugangsdaten-Schlüssel – eine Telefonnummer (Einwahlnummer) sowie ein Konferenz-PIN-Code (Einwahl-Code, Einwahl-PIN oder Konferenz-PIN). Mit den Daten kann sich jeder von überall mit seinem Telefon, iPhone oder anderen Smartphone einwählen.
  • Telefonkonferenz starten
    Haben alle Teilnehmer Nummer und PIN, kann es losgehen. Zeit vereinbaren, einwählen und Telefonkonferenz starten. Meist braucht es mindestens zwei Teilnehmer, die den Raum betreten. Bei manchen Telko-Anbietern gibt es – meist aus Sicherheitsgründen – einen sogenannten Konferenzleiter. Er verfügt über einen eigenen Konferenzleiter-PIN und ist dann auch derjenige, der die Telefonkonferenz für alle freischaltet. Bis dahin hören die restlichen Teilnehmer oft nur Wartemusik.

Anbieter für eine Telefonkonferenz

Ein Anruf vom Telefon zuhause oder im Büro verbindet Sie nur mit einer anderen Person. Für eine Telefonkonferenz mit mehr als zwei Teilnehmern müssen Sie deshalb einen bestimmten Anbieter oder eine Software nutzen.

Für welche Sie sich entscheiden, hängt auf der einen Seite von Ihren Erwartungen oder Anforderungen an den Anbieter ab – auf der anderen Seite natürlich vom Preis des Angebots. Wir stellen Ihnen verschiedene Anbieter vor, mit denen Sie eine Telefonkonferenz umsetzen können:

  • Deutsche Telefonkonferenz
    Der Anbieter deutsche-telefonkonferenz.de wirbt mit einer „100% kostenlosen Telefonkonferenz“. Sie müssen also keine zusätzlichen Gebühren zahlen, es fallen lediglich die Kosten für ein Festnetzgespräch an. Nach einer Registrierung erhalten Sie die Zugangsdaten per Mail und können gleich loslegen. Teilnehmerzahl sowie Dauer der Konferenz sind unbegrenzt.
  • SmartConference
    Sie nutzen viele Telefonkonferenzen, zu regelmäßigen Terminen, für Besprechungen mit Kunden oder die Arbeit im Team? Dann können Sie beim Anbieter SmartConference ein monatliches Abonnement für 9,90 abschließen. Zu diesen Festpreis können bis zu 5 Teilnehmer der Telko beitreten. Für größere Gruppen gibt es teurere Tarife für bis zu 25 Teilnehmer.
  • Whatsapp
    Nicht nur Kurznachrichten, auch Telefonkonferenzen über Whatsapp sind möglich. In der App können Sie ganz einfach einen Gruppenanruf erstellen und bis zu sieben Ihrer Kontakte hinzufügen. Einfach, schnell und kostenlos. Für Privatnutzer optimal, manchem Unternehmen ist diese Variante jedoch nicht professionell genug. Zudem müssen Sie natürlich mit allen Teilnehmern über Whatsapp verbunden sein.
  • Skype
    Der Microsoft-Dienst Skype bietet ebenfalls eine Funktion für Gruppenanrufe. Dafür müssen Sie anhand Ihrer Kontakte oder über die Suche die gewünschten Teilnehmer zu einer Gruppe hinzufügen. Ist diese erstellt, können Sie den Gruppenanruf starten. Nutzen alle Teilnehmer die Skype-Software, ist diese Art der Telefonkonferenz kostenlos.
  • Telekom Business Konferenz
    Die Deutsche Telekom bietet einen eigenen Service für Telefonkonferenzen, der sowohl eine einfache Telko als auch eine Webkonferenz ermöglicht. So können neben dem Gespräch auch Dokumente geteilt oder Präsentationen gezeigt werden. Bei Abrechnung nach Nutzung liegen die Kosten bei circa 10 Cent pro Minute und Teilnehmer. Eine Telefonkonferenz von 30 Minuten bei 5 Teilnehmern würde somit ungefähr 15 Euro kosten. Es gibt aber auch Flatratemodelle für verschiedene Teilnehmerzahlen.
  • Meebl
    Gleich mehrere Punkte werden von Meeble beworben: kostenlos, keine Anmeldung, keine Werbung und kein Spam. Sie geben lediglich Ihre E-Mail Adresse und einen angezeigten Code ein – schon ist der Raum zur Telefonkonferenz erstellt und kann genutzt werden. Sie erhalten kostenlose Einwahlnummern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wollen Sie den Service unterstützen, können Sie freiwillig eine kostenpflichtige Nummer wählen.

Weitere (teils kostenpflichtige) Anbieter in alphabetischer Reihenfolge ohne Wertung: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenzen.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, TeleMeet, TS-Conference, Vodafone Conferencing, VoiceMeeting, Woopla.

Unterschiedliche Preismodelle für Telefonkonferenzen

Trotz großer Auswahl verschiedener Anbieter lassen sich die Preismodelle in lediglich zwei Kategorien unterteilen. Bei der Wahl einer passenden Lösung können Sie zwischen diesen (und einem jeweils zugehörigen Anbieter) wählen:

  • Abrechnung nach Nutzung
    Bezahlt wird hier pro Minute und pro Teilnehmer. Anbieter messen genau, wie viele Teilnehmer für welche Dauer in die Telefonkonferenz eingewählt waren. Multipliziert mit dem genannten Tarif ergibt sich so der Rechnungsbetrag.
  • Flatrate mit Abo
    Ein fester Preis, dafür so oft und so lange Sie wollen in Telefonkonferenzen verbringen. Die Höhe des Abonnementpreises orientiert sich an der Anzahl der Teilnehmer. Etwa 10 Euro monatlich für Gespräche mit bis zu 7 Nutzern.

Welche Option sich für Sie lohnt, sollten Sie am besten ausrechnen. Häufige Telefonkonferenzen mit langer Dauer und vielen Teilnehmern sind in der ersten Variante deutlich teurer. Wer hingegen nur selten in kleiner Runde zur Telko einlädt, zahlt bei der Flatrate möglicherweise zuviel.

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Was kostet eine Telefonkonferenz wirklich?

Viele Anbieter werben damit, dass ihre Telefonkonferenz kostenlos sei – bei genauerer Betrachtung stimmt das oft nicht ganz: Entweder, es gibt Beschränkungen bei der Teilnehmerzahl oder aber der erste Schritt – die Registrierung – ist kostenlos. Selbst wenn es keine Vertragsbindung oder monatlichen Kosten gibt, entstehen für die Gesprächszeit während der Telefonkonferenz meist geringe Gebühren pro Minute.

Welche Kosten entstehen, hängt außerdem davon ab, von wo aus sich die jeweiligen Teilnehmer ins Netz wählen. In der Regel zahlt jeder Teilnehmer die Verbindungskosten ins deutsche Festnetz. Diese hängen vom jeweiligen Telefonanbieter ab: Wer eine Flatrate ins deutsche Festnetz hat, wird keine gesonderten Gebühren zahlen müssen, für den ist die Telko wirklich absolut kostenfrei.

Denkbar sind aber auch Teilnehmer aus dem Ausland, die keine Sonderkonditionen fürs deutsche Festnetz haben. Es besteht je nach Anbieter auch die Möglichkeit, dass der Konferenzleiter die Gebühren der Telefonkonferenz für alle übernimmt. In solchen Fällen wird dann ein entsprechendes Abonnement abgeschlossen.

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Was benötigt man für eine Telefonkonferenz?

Bevor Sie den passenden Telefonkonferenz-Anbieter auswählen, sollten Sie sich noch ein paar formale Gedanken zur Konferenzschaltung selbst machen. Diese Kriterien haben Einfluss auf die Anbiete-Wahl und damit auf die Kosten der Telefonkonferenz:

  • Teilnehmerzahl: Wie viele Teilnehmer nehmen an der Telko teil?
  • Herkunft: Wählen sich Anrufer aus dem Ausland ein?
  • Kosten: Wer trägt die eventuellen Telefonkonferenz-Gebühren?
  • Zusatzfunktionen: Benötigen Sie Dienste wie Websteuerung (für parallele Präsentationen) oder eine Aufzeichnungsfunktion (Recording)?

In der Regel reichen für bis zu zehn Teilnehmer die standardisierten Telefonkonferenzen und Anbieter aus. Dennoch sollten Sie vor allem auf die Internationalität der Anrufer und eine Limitierung der Teilnehmer-Zahl achten, sonst kann es schnell teuer werden.

Typische Probleme bei Telefonkonferenzen

Trotz der simplen Technik kann bei der Telefonkonferenz einiges schief laufen. Zu den häufig auftretenden Problemen zählen:

  • Einwahlschwierigkeiten
    Oft gibt es bei Telefonkonferenzen mindestens eine Person, die es nicht schafft, sich einzuwählen – entweder, weil die Zugangsdaten falsch sind (oder falsch notiert wurden) oder weil die genutzte Software (bei Skype zum Beispiel) veraltet ist.
  • Verbindung
    Dafür kann zwar keiner was, aber ärgerlich ist es schon, wenn Teilnehmer etwa aufgrund schlechter (Funk-)Verbindung immer wieder aus der Telefonkonferenz fliegen und sich neu einwählen müssen.
  • Hintergrundgeräusche
    Wenn Teilnehmer im Hintergrund Musik hören, das Fenster offen steht oder die Teilnehmer schlicht vergessen haben, die Mute-Taste zu drücken, während sie sich mit einer anderen Person im Büro unterhalten, stört das enorm.
  • Sprechdisziplin
    Weil sich keiner sieht, fällt die nonverbale Kommunikation weg, die einem zum Beispiel signalisiert, wer als nächster das Wort hat. Effekt: Es ist schwierig zu koordinieren, wer wann spricht. Entweder antworten alle gleichzeitig auf eine Frage oder keiner.
  • Wie lassen sich Fehler bei der Telko vermeiden?

    Nachfolgend stellen wir Ihnen außerdem ein PDF-Dokument zum kostenlosen Download zur Verfügung, das viele Tipps zur Vorbereitung und Durchführung von Telefonkonferenzen enthält. Damit vermeiden Sie lästige Missgeschicke und tragen zum Erfolg der Telefonkonferenz bei.

    Download zur Fehlervermeidung

    Aufgaben und Funktion des Moderators

    Als Moderator kommt Ihnen während der Telefonkonferenz eine besondere Rolle zu. Sie bringen Ordnung ins Gerede. Folgende Aufgaben obliegen Ihnen:

    • Eröffnung
      Sie begrüßen alle Anwesenden. Sie erklären, wieso die Telko stattfindet und worum es im weiteren Verlauf gehen wird.
    • Vorstellungsrunde
      Sollte es sich nicht um eine regelmäßige Telefonkonferenz handeln oder sind neue Teilnehmer dabei, sollten Sie alle Personen miteinander bekannt machen, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu erzeugen.
    • Koordinierung
      Ihre Hauptaufgabe ist es, die einzelnen Redebeiträge zu koordinieren und die Diskussion zu steuern. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Teilnehmern das Wort erteilen (und entziehen).
    • Zeit
      Behalten Sie die Uhr im Blick, damit die festgelegte Zeit für die Telefonkonferenz nicht überzogen wird. Achten Sie darauf, dass die Agenda auch abgearbeitet wird.
    • Zusammenfassung
      Der Moderator schließt die Telefonkonferenz. Am Ende sollten Sie die Ergebnisse zusammenfassen, die nächsten Schritte aufzeigen und mitteilen, wann das nächste Meeting stattfinden wird.

    Wie funktioniert eine Telefonkonferenz mit Handy?

    Im Prinzip funktionieren Telefonkonferenzen mit Handy beziehungsweise iPhone nicht anders als andere. Beachten müssen Sie vor allem, dass Ihr Handy genügend Akkulaufzeit hat – oft sind längere Gespräche am Smartphone regelrechte Energiefresser. Des Weiteren sollten Sie vorab sicherstellen, dass Ihr Mobilfunkvertrag eine Flatrate ins Festnetz beinhaltet. Nur so bleibt die Telefonkonferenz für Sie auch wirklich kostenlos.

    Bei einer Telefonkonferenz mit Handy empfehlen sich vor allem Apps wie der Messengerdienst Whatsapp. Sowohl Nutzer eines iPhones als auch Besitzer eines Android-Smartphones können aber genauso gut auf zusätzlich Apps verzichten, da ihr Handy diese Funktion meist bereits beinhaltet. Das Prinzip ist identisch: Erst müssen Sie eine Person anrufen, die Ihren Anruf annehmen muss, um über ein Telefon-Symbol mit Plus-Zeichen weitere Teilnehmer hinzufügen zu können. Bedenken Sie: Die Teilnehmer müssen alle in Ihrem Handy gespeichert sein. Außerdem wird die Telefonkonferenz in dem Moment aufgelöst, in dem Sie auflegen.

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    [Bildnachweis: Menara Grafis by Shutterstock.com]

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