Telefonkonferenz: Wie geht das?

Eine Telefonkonferenz ist das perfekte Werkzeug, um mit mehr als zwei Gesprächspartnern einfach, schnell und kostengünstig Berufliches zu besprechen – seien es Projekte oder Präsentationen. Allzu großer technischer Aufwand ist hierfür nicht erforderlich. Für die moderne „Telko“ reichen ein einfaches Telefon oder Handy schon aus. Allerdings sollten sie vorab ein paar wichtige Telefonkonferenz-Regeln beachten. Unsere Checklisten zeigen Ihnen welche…

Telefonkonferenz: Wie geht das?

Telefonkonferenz Abkürzung und Definition

Telefonkonferenz Abkürzung und DefinitionTelefonkonferenzen oder sogenannte Konferenzschaltungen, sind Meetings bei denen man sich nur hört aber nicht sieht. Die gängige Telefonkonferenz Abkürzung lautet schlicht: Telko und wird in der Regel für Telefonate mit mehr als zwei Teilnehmern verwendet.

Bei drei bis vier Teilnehmern spricht man allerdings auch schon mal von einer Dreierkonferenz beziehungsweise Viererkonferenz. Alles, was an Teilnehmern darüber hinaus geht, ist nur noch eine Telko.

Zudem wird bei Telefonkonferenzen noch nach der Art der Verbindung unterschieden:

  • Dial-in-Verfahren

    Hierbei wählen sich die Teilnehmer selbstständig – ausgestattet mit entsprechenden Zugangsdaten – in die Konferenz ein und müssen sich durch eine PIN legitimieren.

  • Dial-out-Verfahren

    Hierbei werden die Teilnehmer vom Operator des Telko-Anbieters oder vom Organisator angerufen und die Konferenz „geholt“. Das Verfahren ist zwar bequemer, für den Organisator aber auch teurer, da er zusätzlich alle Verbindungsgebühren trägt.

Telefonkonferenz einrichten: So leicht geht das

Eine Telefonkonferenz ist heute schnell eingerichtet und umgesetzt. Inzwischen finden sich hierfür zahlreiche – teils kostenlose – Telko-Anbieter im Internet. Neben Skype, Whatsapp oder Google-Hangouts lassen sich geeignete Anbieter oft auch an Zertifikaten von TÜV oder anderen vergleichbaren Institutionen erkennen.

Eine hochmoderne Telefon-Anlage ist für die Konferenzschaltung nicht erforderlich. Für so ein Telemeeting reichen schon ein einfaches Telefon oder Handy.

Falls Sie also eine Telefonkonferenz mit drei oder mehr Teilnehmern starten wollen, benötigen Sie hierfür nur drei simple Schritte:

  1. Telefonkonferenz anmelden

    Um die Konferenzschaltung zu initiieren, müssen Sie zunächst einen geeigneten Telefonkonferenz-Anbieter finden und sich bei diesem für die Telefonkonferenz anmelden. Diese Anmeldung ist in der Regel nur einmal erforderlich und meist schon auf der Webseite des Telko-Anbieters möglich.

    Dazu benötigen Sie in der Regel nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse (die kostenlosen Anbieter nutzen diese natürlich später gewerblich) – oder eine Rechnungsanschrift (bei kostenpflichtigen Telko-Anbietern).

  2. Zugangsdaten mitteilen

    Haben Sie sich erfolgreich von dem Telefonkonferenz-Anbieter freischalten lassen, wird Ihnen in der Regel ein sogenannter Telefonkonferenz-Raum zugewiesen. Das ist natürlich kein realer Raum, sondern nur ein virtueller Ort, in den sich alle anderen Teilnehmer später einwählen können.

    Hierzu hat der Telefonkonferenz-Raum einen zweiteiligen Zugangsdaten-Schlüssel – bestehend aus einer Telefonnummer (auch Einwahlnummer genannt) sowie einem individuellen, häufig 4- bis 8-stelligen Konferenz-PIN-Code (auch Einwahl-Code, Einwahl-PIN oder Konferenz-PIN genannt). Den Sie logischerweise auch nur an die Teilnehmer der Telefonkonferenz weitergeben sollten.

    Mit der Telekonferenz-Nummer und dem Konferenz-PIN-Code kann sich schließlich jeder von überall auf der Welt mit seinem Telefon oder iPhone (beziehungsweise Smartphone) einwählen.

  3. Telefonkonferenz starten

    Der komplizierteste Teil ist damit schon abgeschlossen. Sobald alle Teilnehmer die sogenannte Einwahlnummer und die dazugehörige Einwahl-PIN kennen, können Sie sich zu einer bestimmten Zeit verabreden, einwählen und die Telefonkonferenz starten.

    In der Regel startet die Konferenzschaltung aber erst, wenn sich mindestens zwei Teilnehmer in den Konferenzraum eingewählt haben – oder wie es in der Ansage oft heißt: den Raum betreten haben.

    Bei manchen Telko-Anbietern gibt es – meist aus Sicherheitsgründen – einen sogenannten Konferenzleiter. Er verfügt über einen eigenen Konferenzleiter-PIN und ist dann auch derjenige, der die Telefonkonferenz für alle freischaltet. Bis dahin hören die restlichen Teilnehmer oft nur Wartemusik.

Telefonkonferenz-Checkliste: Daran bitte denken

Telefonkonferenz-Checkliste: Daran bitte denkenBevor Sie den passenden Telefonkonferenz-Anbieter auswählen, sollten Sie sich noch ein paar formale Gedanken zur Konferenzschaltung selbst machen. Diese Kriterien haben durchaus Einfluss auf die Anbiete-Wahl und damit auch auf die Kosten der Telefonkonferenz:

  • Teilnehmerzahl: Wie viele Teilnehmer nehmen an der Telko teil?
  • Herkunft: Wählen sich Anrufer aus dem Ausland ein?
  • Kosten: Wer trägt die eventuellen Telefonkonferenz-Gebühren?
  • Zusatzfunktionen: Benötigen Sie Dienste wie Websteuerung (für parallele Präsentationen) oder eine Aufzeichnungsfunktion (Recording)?

In der Regel reichen für bis zu zehn Teilnehmer die standardisierten Telefonkonferenzen und Anbieter aus. Dennoch sollten Sie vor allem auf die Internationalität der Anrufer und eine Limitierung der Teilnehmer-Zahl achten, sonst kann es schnell teuer werden.

Wer solche Telefonkonferenzen häufiger nutzt, sollte zudem überlegen, ob er einen Konferenzanbieter sucht, der mehrere Konferenzräume für eine Flatrate oder Monatspauschale einrichtet. Das ist dann oft billiger.

Telefonkonferenz Regeln: Tipps für die Telko

Trotz der simplen Technik kann bei der Telefonkonferenz einiges schief laufen – und das tut es auch. Zum Beispiel…

  • Einwahlschwierigkeiten

    Oft gibt es bei Telefonkonferenzen mindestens eine Person, die es nicht schafft, sich einzuwählen – entweder, weil die Zugangsdaten falsch sind (oder falsch notiert wurden) oder weil die genutzte Software (bei Skype zum Beispiel) veraltet ist.

  • Verbindung

    Dafür kann zwar keiner was, aber ärgerlich ist es schon, wenn Teilnehmer etwa aufgrund schlechter (Funk-)Verbindung immer wieder aus der Telefonkonferenz fliegen und sich neu einwählen müssen.

  • Hintergrundgeräusche

    Wenn Teilnehmer im Hintergrund Musik hören, das Fenster offen oder schlicht vergessen haben, die Mute-Taste zu drücken, während sie sich mit jemand anderem im Büro unterhalten, stört das enorm – und alle.

  • Sprechdisziplin

    Weil sich keiner sieht, fällt die nonverbale Kommunikation weg, die einem zum Beispiel sagt, wer als nächster das Wort hat. Effekt: Es ist schwierig zu koordinieren, wer wann spricht. Entweder antworten alle gleichzeitig auf eine Frage oder keiner.

Um solche (und andere) klassischen Telefonkonferenz-Fehler zu vermeiden, braucht es zumindest ein paar feste Regeln:

Telefonkonferenz Tipps: Vorbereitung

  • Termin

    Legen Sie die Teilnehmer der Telefonkonferenz fest und stimmen Sie im Vorfeld einen verbindlichen Termin ab. Beachten Sie dabei etwaige (bundeslandspezifische) Feiertage oder die Zeitverschiebung im Ausland. Planen Sie nach hinten raus etwas Pufferzeit ein, falls unerwartete Gesprächspunkte auftauchen.

  • Agenda

    Legen Sie vorab eine Agenda fest und teilen Sie diese allen rechtzeitig mit. Diese gibt dem Telemeeting Struktur und hilft den Teilnehmern bei der Vorbereitung.

  • Moderator

    Bestimmen Sie eine Person, die die Telefonkonferenz leitet und das Gespräch moderiert (siehe Kasten unten). Der Moderator erteilt später auch den Sprechern das Wort.

  • Technik

    Besprechen Sie rechtzeitig die technischen Voraussetzungen. Ein Test mit einem Kollegen, ob alles einwandfrei funktioniert, kann auch nicht schaden.

Telefonkonferenz Tipps: Durchführung

  • Ruhe

    Eleminieren Sie alle potenziellen Störgeräusche (Fenster zu, Musik aus, weitere Telefone stumm, …). Falls möglich, buchen Sie für diesen Termin einen eigenen Meetingraum oder bitten Sie die Kollegen, Sie in der Zeit nicht zu stören.

  • Unterlagen

    Legen Sie Stift und Papier, die Agenda, sowie wichtige Unterlagen zur Telefonkonferenz bereit. So können Sie sich währenddessen Notizen machen – das hat sich besonders bei Rückfragen bewährt, da Telefonkonferenzen eben strikte Sprechdisziplin erfordern.

  • Vorstellung

    Gerade bei Telefonkonferenzen mit vielen Teilnehmern empfiehlt sich eine kurze Vorstellungsrunde, um später die Stimmen zuordnen zu können. Aber auch so sollten Sie Ihren Wortbeitrag mit Ihrem Namen einleiten, damit alle anderen wissen, wer spricht.

  • Anweisungen

    Befolgen Sie alle Vorgaben des Moderators. Auch wenn Sie sich spontan zu Wort melden wollen, sollten Sie nicht einfach losplaudern, sonst geht es drunter und drüber.

Telefonkonferenz Tipps: Der Moderator

Telefonkonferenz Tipps: Der ModeratorDem Moderator kommt während der Telefonkonferenz eine besondere Rolle zu. Er bringt Ordnung ins Gerede.

Sollten Sie sich in dieser Position wiederfinden, sollten Sie folgende Aufgaben wahrnehmen:

  • Eröffnung. Ihnen kommt die Aufgabe zu, alle Anwesenden zu begrüßen, zu erklären, wieso die Telko stattfindet und worum es im weiteren Verlauf gehen wird.
  • Vorstellungsrunde. Sollte es sich nicht um eine regelmäßige Telefonkonferenz handeln oder sind neue Teilnehmer dabei, sollten Sie alle Personen miteinander bekannt machen, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu erzeugen.
  • Koordinierung. Ihre Hauptaufgabe ist es, die einzelnen Redebeiträge zu koordinieren und die Diskussion zu steuern. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Teilnehmern das Wort erteilen (und entziehen).
  • Zeit. Behalten Sie die Uhr im Blick, damit die festgelegte Zeit für die Telefonkonferenz nicht überzogen wird. Achten Sie darauf, dass die Agenda auch abgearbeitet wird.
  • Zusammenfassung. Der Moderator schließt die Telefonkonferenz. Am Ende sollten Sie die Ergebnisse zusammenfassen, die nächsten Schritte aufzeigen und mitteilen, wann das nächste Meeting stattfinden wird.

Telefonkonferenz: Was die Kollegen in der Telko wirklich tun

Telefonkonferenzen bieten allerdings auch die perfekte Kulisse für Drückeberger und Beschäftigungsalternativen. Ab und an meldet man sich mal zu Wort, um zu dokumentieren, dass man noch da ist, ansonsten aber lässt sich die Laberzeit der anderen perfekt anderweitig nutzen – erst recht, wenn das Telefonmeeting mit dem Smartphone (von überall aus) absolviert werden kann.

Natürlich würde kaum ein Arbeitnehmer zugeben, dass er oder sie gerade NICHT im Büro oder im Home Office hockt, sondern in Wahrheit in einer Supermarktschlange steht oder in einer Umkleidekabine oder mitten im Wald beim Pilze sammeln.

Sie lachen? Alles schon vorgekommen – und oft nur durch verräterische Hintergrundgeräusche herausgekommen. Dann wird’s natürlich peinlich

Doch selbst wenn die Kollegen im Büro sitzen, heißt das noch lange nicht, dass sie tatsächlich aktiv daran teilnehmen. Jedenfalls nicht permanent. So mancher reduziert seine Anwesenheit auf eine Statistenrolle, hört nur mit einem Ohr zu und beschäftigt sich anderweitig – mit E-Mails schreiben, simsen, facebooken, shoppen, spielen – oder, um es vornehm auszudrücken, mit stoffwechseln.

Möglich macht das nicht nur der Umstand, dass einen dabei keiner sieht. Die Killerapplikation der Telefonkonferenz ist die sogenannte Mute-Taste, also das Stummschalten des eigenen Hörermikrofons.

Vordergründig lässt sich das damit begründen, Hintergrundgeräusche für die anderen Teilnehmer rücksichtsvoll zu minimieren. Aber ist das Mikro erst einmal aus, lässt sich das Telefon auf Lautsprecher schalten, irgendwo ablegen und – voilà – Kopf und Hände sind wieder frei für jeden anderen Spaß.

„Am Mute hängt der Erfolg“, wusste schon Theodor Fontane – auch wenn der das etwas anders meinte.

Aber warum machen die Leute das?

Zunächst einmal: weil sie es können. Der zweite Grund aber dürfte sein: weil sie sich langweilen.

Nicht selten sind Konferenzen nichts weiter als Marktplätze der Eitelkeiten. Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, wissen nicht was auf der Agenda steht oder was genau sie jetzt gleich erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab. Andere nehmen die Teilnehmer gleich in Geiselhaft, um sich endlich mal Gehör und eine Bühne zu verschaffen. Klar, das nervt, frustriert und langweilt.

Langeweile ist aber nicht der einzige Grund. Ganz oft wird das Problem durch die Technik verstärkt: Übertragungsverzögerungen, Störungen, Funklöcher oder schlicht die Tatsache, dass man überhaupt nichts mehr versteht, wenn mehr als eine Person redet, machen die Telefonkonferenz enorm anstrengend – und erhöhen zugleich die Anfälligkeit, Versuchungen wie einer aufblinkenden E-Mail oder dem Kollegen, der fröhlich mit zwei Kaffeetassen winkt, nachzugeben.

Kurzum: Die meisten fühlen sich bei derlei Konferenzschaltungen isoliert – egal, wo sie gerade sind – und nur dabei, statt mittendrin.

[Bildnachweis: Maksym Dykha by Shutterstock.com]
16. Juni 2016 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.

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