Telefonkonferenz: Tipps zu Vorbereitung, Kosten, Moderation

Eine Telefonkonferenz ist das perfekte Werkzeug, um mit mehr als zwei Gesprächspartnern einfach, schnell und kostengünstig Berufliches zu besprechen – seien es Projekte oder Präsentationen. Allzu großer technischer Aufwand ist hierfür nicht erforderlich. Für die moderne „Telko“ reichen ein einfaches Telefon oder Handy schon aus. Allerdings sollten sie vorab ein paar wichtige Telefonkonferenz-Regeln beachten. Unsere Checklisten zeigen Ihnen welche…

Telefonkonferenz: Tipps zu Vorbereitung, Kosten, Moderation

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Was ist eine Telefonkonferenz?

Telefonkonferenzen oder sogenannte Konferenzschaltungen sind Meetings, bei denen man sich nur hört aber nicht sieht. Der Begriff Telefonkonferenz – auch unter seiner Abkürzung Telko oder TK bekannt – wird üblicherweise für Telefonate mit mehr als zwei Teilnehmern verwendet. Bei drei bis vier Teilnehmern spricht man auch schon mal von einer Dreierkonferenz beziehungsweise Viererkonferenz. Alles, was an Teilnehmern darüber hinaus geht, ist nur noch eine Telko. Zudem wird bei Telefonkonferenzen noch nach der Art der Verbindung unterschieden:

Dial-in-Verfahren

Hierbei wählen sich die Teilnehmer selbstständig – ausgestattet mit entsprechenden Zugangsdaten – in die Konferenz ein und müssen sich durch eine PIN legitimieren.

Dial-out-Verfahren

Hierbei werden die Teilnehmer vom Operator des Telko-Anbieters oder vom Organisator angerufen und die Konferenz „geholt“. Das Verfahren ist zwar bequemer, für den Organisator aber auch teurer, da er zusätzlich alle Verbindungsgebühren trägt.

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Wie wie funktioniert die Telefonkonferenz?

Eine Telefonkonferenz ist schnell eingerichtet und umgesetzt. Inzwischen finden sich hierfür zahlreiche – teils kostenlose – Telko-Anbieter im Internet. Neben Skype, Whatsapp lassen sich geeignete Anbieter oft auch an Zertifikaten von TÜV oder anderen vergleichbaren Institutionen erkennen.

Eine hochmoderne Telefon-Anlage ist für die Konferenzschaltung nicht erforderlich. Für so ein Telemeeting reichen schon ein einfaches Telefon oder Handy. Falls Sie also eine Telefonkonferenz mit drei oder mehr Teilnehmern starten wollen, benötigen Sie hierfür nur drei simple Schritte:

Telefonkonferenz anmelden

Um die Konferenzschaltung zu initiieren, müssen Sie zunächst einen geeigneten Telefonkonferenz-Anbieter finden und sich bei diesem für die Telefonkonferenz anmelden. Diese Anmeldung ist in der Regel nur einmal erforderlich und meist schon auf der Webseite des Telko-Anbieters möglich. Dazu benötigen Sie in der Regel nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse (die kostenlosen Anbieter nutzen diese natürlich später gewerblich) – oder eine Rechnungsanschrift (bei kostenpflichtigen Telko-Anbietern).

Zugangsdaten mitteilen

Haben Sie sich erfolgreich von dem Telefonkonferenz-Anbieter freischalten lassen, wird Ihnen in der Regel ein sogenannter Telefonkonferenz-Raum zugewiesen. Das ist natürlich kein realer Raum, sondern nur ein virtueller Ort, in den sich alle anderen Teilnehmer später einwählen können. Hierzu hat der Telefonkonferenz-Raum einen zweiteiligen Zugangsdaten-Schlüssel – bestehend aus einer Telefonnummer (auch Einwahlnummer genannt) sowie einem individuellen, häufig 4- bis 8-stelligen Konferenz-PIN-Code (auch Einwahl-Code, Einwahl-PIN oder Konferenz-PIN genannt). Den Sie logischerweise auch nur an die Teilnehmer der Telefonkonferenz weitergeben sollten. Mit der Telekonferenz-Nummer und dem Konferenz-PIN-Code kann sich schließlich jeder von überall auf der Welt mit seinem Telefon oder iPhone (beziehungsweise Smartphone) einwählen.

Telefonkonferenz starten

Der komplizierteste Teil ist damit schon abgeschlossen. Sobald alle Teilnehmer die sogenannte Einwahlnummer und die dazugehörige Einwahl-PIN kennen, können Sie sich zu einer bestimmten Zeit verabreden, einwählen und die Telefonkonferenz starten. In der Regel startet die Konferenzschaltung aber erst, wenn sich mindestens zwei Teilnehmer in den Konferenzraum eingewählt haben – oder wie es in der Ansage oft heißt: „den Raum betreten“ haben. Bei manchen Telko-Anbietern gibt es – meist aus Sicherheitsgründen – einen sogenannten Konferenzleiter. Er verfügt über einen eigenen Konferenzleiter-PIN und ist dann auch derjenige, der die Telefonkonferenz für alle freischaltet. Bis dahin hören die restlichen Teilnehmer oft nur Wartemusik.

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Was benötigt man für eine Telefonkonferenz?

Bevor Sie den passenden Telefonkonferenz-Anbieter auswählen, sollten Sie sich noch ein paar formale Gedanken zur Konferenzschaltung selbst machen. Diese Kriterien haben Einfluss auf die Anbiete-Wahl und damit auf die Kosten der Telefonkonferenz:

  • Teilnehmerzahl: Wie viele Teilnehmer nehmen an der Telko teil?
  • Herkunft: Wählen sich Anrufer aus dem Ausland ein?
  • Kosten: Wer trägt die eventuellen Telefonkonferenz-Gebühren?
  • Zusatzfunktionen: Benötigen Sie Dienste wie Websteuerung (für parallele Präsentationen) oder eine Aufzeichnungsfunktion (Recording)?

In der Regel reichen für bis zu zehn Teilnehmer die standardisierten Telefonkonferenzen und Anbieter aus. Dennoch sollten Sie vor allem auf die Internationalität der Anrufer und eine Limitierung der Teilnehmer-Zahl achten, sonst kann es schnell teuer werden. Wer solche Telefonkonferenzen häufiger nutzt, sollte zudem überlegen, ob er einen Konferenzanbieter sucht, der mehrere Konferenzräume für eine Flatrate oder Monatspauschale einrichtet. Das ist dann oft billiger.

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Was kostet eine Telefonkonferenz?

Viele Anbieter werben damit, dass ihre Telefonkonferenz kostenlos sei – bei genauerer Betrachtung stimmt das oft nicht ganz: Entweder, es gibt Beschränkungen bei der Teilnehmerzahl oder aber der erste Schritt – die Registrierung – ist kostenlos. Selbst wenn es keine Vertragsbindung oder monatlichen Kosten gibt, entstehen für die Gesprächszeit während der Telefonkonferenz meist geringe Gebühren pro Minute.

Welche Kosten entstehen, hängt außerdem davon ab, von wo aus sich die jeweiligen Teilnehmer ins Netz wählen. In der Regel zahlt jeder Teilnehmer die Verbindungskosten ins deutsche Festnetz. Diese hängen vom jeweiligen Telefonanbieter ab: Wer eine Flatrate ins deutsche Festnetz hat, wird keine gesonderten Gebühren zahlen müssen, für den ist die Telko wirklich absolut kostenfrei.

Denkbar sind aber auch Teilnehmer aus dem Ausland, die keine Sonderkonditionen fürs deutsche Festnetz haben. Es besteht je nach Anbieter auch die Möglichkeit, dass der Konferenzleiter die Gebühren der Telefonkonferenz für alle übernimmt. In solchen Fällen wird dann ein entsprechendes Abonnement abgeschlossen.

Typische Probleme bei Telefonkonferenzen

Trotz der simplen Technik kann bei der Telefonkonferenz einiges schief laufen. Zu den häufig auftretenden Problemen zählen:

Einwahlschwierigkeiten

Oft gibt es bei Telefonkonferenzen mindestens eine Person, die es nicht schafft, sich einzuwählen – entweder, weil die Zugangsdaten falsch sind (oder falsch notiert wurden) oder weil die genutzte Software (bei Skype zum Beispiel) veraltet ist.

Verbindung

Dafür kann zwar keiner was, aber ärgerlich ist es schon, wenn Teilnehmer etwa aufgrund schlechter (Funk-)Verbindung immer wieder aus der Telefonkonferenz fliegen und sich neu einwählen müssen.

Hintergrundgeräusche

Wenn Teilnehmer im Hintergrund Musik hören, das Fenster offen steht oder die Teilnehmer schlicht vergessen haben, die Mute-Taste zu drücken, während sie sich mit einer anderen Person im Büro unterhalten, stört das enorm.

Sprechdisziplin

Weil sich keiner sieht, fällt die nonverbale Kommunikation weg, die einem zum Beispiel signalisiert, wer als nächster das Wort hat. Effekt: Es ist schwierig zu koordinieren, wer wann spricht. Entweder antworten alle gleichzeitig auf eine Frage oder keiner.

Wie lassen sich Fehler bei der Telko vermeiden?

Nachfolgend stellen wir Ihnen außerdem ein PDF-Dokument zum kostenlosen Download zur Verfügung, das viele Tipps zur Vorbereitung und Durchführung von Telefonkonferenzen enthält. Damit vermeiden Sie lästige Missgeschicke und tragen zum Erfolg der Telefonkonferenz bei.

Download zur Fehlervermeidung

Aufgaben und Funktion des Moderators

Als Moderator kommt Ihnen während der Telefonkonferenz eine besondere Rolle zu. Sie bringen Ordnung ins Gerede. Folgende Aufgaben obliegen Ihnen:

  • Eröffnung
    Sie begrüßen alle Anwesenden. Sie erklären, wieso die Telko stattfindet und worum es im weiteren Verlauf gehen wird.
  • Vorstellungsrunde
    Sollte es sich nicht um eine regelmäßige Telefonkonferenz handeln oder sind neue Teilnehmer dabei, sollten Sie alle Personen miteinander bekannt machen, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu erzeugen.
  • Koordinierung
    Ihre Hauptaufgabe ist es, die einzelnen Redebeiträge zu koordinieren und die Diskussion zu steuern. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Teilnehmern das Wort erteilen (und entziehen).
  • Zeit
    Behalten Sie die Uhr im Blick, damit die festgelegte Zeit für die Telefonkonferenz nicht überzogen wird. Achten Sie darauf, dass die Agenda auch abgearbeitet wird.
  • Zusammenfassung
    Der Moderator schließt die Telefonkonferenz. Am Ende sollten Sie die Ergebnisse zusammenfassen, die nächsten Schritte aufzeigen und mitteilen, wann das nächste Meeting stattfinden wird.

Wie funktioniert eine Telefonkonferenz mit Handy?

Im Prinzip funktionieren Telefonkonferenzen mit Handy beziehungsweise iPhone nicht anders als andere. Beachten müssen Sie vor allem, dass Ihr Handy genügend Akkulaufzeit hat – oft sind längere Gespräche am Smartphone regelrechte Energiefresser. Des Weiteren sollten Sie vorab sicherstellen, dass Ihr Mobilfunkvertrag eine Flatrate ins Festnetz beinhaltet. Nur so bleibt die Telefonkonferenz für Sie auch wirklich kostenlos.

Bei einer Telefonkonferenz mit Handy können Sie auf verschiedene Apps zurückgreifen. Mit dem Messengerdienst Whatsapp können bis zu acht Personen gleichzeitig teilnehmen. Dazu wählen Sie einen der gewünschten Kontakte oder Gruppen aus und tippen oben rechts auf das Kamera- beziehungsweise Telefon-Icon. Sobald der Teilnehmer Ihren Anruf angenommen hat, können Sie oben rechts über das Kontakte-Icon mit dem Plus-Zeichen weitere Teilnehmer hinzufügen.

Sowohl Nutzer eines iPhones als auch Besitzer eines Android-Smartphones können aber genauso gut auf zusätzlich Apps verzichten, da ihr Handy diese Funktion meist bereits beinhaltet. Das Prinzip ist identisch: Erst müssen Sie eine Person anrufen, die Ihren Anruf annehmen muss, um über ein Telefon-Symbol mit Plus-Zeichen weitere Teilnehmer hinzufügen zu können. Bedenken Sie: Die Teilnehmer müssen alle in Ihrem Handy gespeichert sein. Außerdem wird die Telefonkonferenz in dem Moment aufgelöst, in dem Sie auflegen.

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[Bildnachweis: Maksym Dykha by Shutterstock.com]
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28. Oktober 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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