Kick-off-Meeting: Bedeutung, Agenda + Checkliste

Definition: Was ist ein Kick-off-Meeting?

Das Kick-off-Meeting (auch: Initial- oder Auftakt-Meeting) markiert den Start eines wichtigen Projekts. Die Teammitglieder setzen im Meeting die Agenda für die Projektphase und definieren alle entscheidenden Details, Aufgaben und Meilensteine.

Die Dauer des Kick-off-Meetings ist abhängig vom Umfang und der Komplexität des Projekts. In der Regel dauert eine Kick-Off-Veranstaltung zwischen 1-2 Stunden, es können aber auch 8 Stunden werden. Gemäß der DIN 69901-5 nehmen am Kick-off alle Projektbeteiligten, der Auftraggeber sowie weitere relevante Stakeholder teil.

Kick-off-Meeting Bedeutung im Projektmanagement

Leitfäden zum Projektmanagement wie der PMBOK (Project Management Body of Knowledge) sowie die Projektmanagementmethode PRINCE2 sehen kein Kick-off-Meeting vor. Die einzelnen Bestandteile sind hier ohnehin Teil des systematischen Vorgehens. Kick-off-Veranstaltungen kommen daher häufiger bei Unternehmen und Organisationen vor, bei denen Projektarbeit nicht zum Arbeitsalltag gehört. Das Kick-off-Meeting soll inhaltliche, personelle und organisatorische Rahmenbedingungen des Projekts klären. Ein gut organisierter Start bringt das gesamte Projekt auf den richtigen Weg.

Kick-off-Meeting Agenda: Aufbau + Inhalt

Es gibt nicht das eine Kick-off-Meeting, das immer gleich abläuft. Manche sehen es als reine Informations- und Präsentationsveranstaltung, in anderen Fällen hat es einen Workshop-Charakter. Abhängig ist dies von verschiedenen Faktoren: dem Erfahrungshintergrund der Mitarbeiter, der Projekt- und Unternehmensgröße und dem Einsatzort.

Mit der Projektgröße steigt der Umfang der Veranstaltung. Bei ganztägigen Meetings sollte der Projektleiter frühzeitig einen Ablaufplan erstellen und den Beteiligten zukommen lassen. Ein Kick-off-Meeting zum offiziellen Projektstart hat viele Vorteile. Üblicherweise lassen sich seine Inhalte folgendermaßen zusammenfassen:

Kick-off-Meeting Agenda Beispiel

Kick-Off-Meeting Checkliste: Vorbereitung + Ablauf

Damit Ihr Kick-off-Meeting gelingt, sollten Sie es gut vorbereiten. Hier finden Sie eine ausführliche Checkliste mit Punkten, die Sie beachten sollten:

Checkliste: Vor dem Kick-off-Meeting

• Teilnehmer
  Alle wichtigen Personen sollten anwesend sein. Legen Sie die Teilnehmer fest und erstellen Sie eine Liste. Mindestens zwei Tage vor dem Kick-off-Meeting sollten Sie die Einladung inklusive Agenda senden.
• Zeitrahmen
  Bestimmen Sie den Zeitrahmen und die Dauer des Kick-offs. Planen Sie genügend Zeitpuffer ein, besonders für Fragen am Ende des Kick-off-Meetings.
• Ort
  Regeln Sie den Ort des Meetings und den Meetingraum. Reservieren Sie benötigte Materialien wie Flipchart, Beamer und Notebooks. Organisieren Sie das Catering nebst Getränken.
• Inhalte
  Planen Sie die Themen und Inhalte des Kick-off-Meetings. Bereiten Sie zu verteilende Unterlagen in ausreichender Zahl vor und drucken Sie diese aus.
• Dokumentation
  Bestimmen Sie den Protokollschreiber vorzeitig, um Ergebnisse direkt festhalten zu können.

Veranstaltung Checkliste + Kick-off-Meeting Vorlage

Die folgende Checkliste zeigt, wie ein Kick-off-Meeting ablaufen könnte. Der Ablauf-Plan kann gleichzeitig als Kick-off-Meeting Agenda dienen:

• Zwangloses Kennenlernen vor Beginn
• Begrüßung durch Projektleiter
• Vorstellung der Projektorganisation und aller Beteiligten: Verantwortliche und ihre Aufgaben, Auftraggeber/Geldgeber, Projektteam
• Ziel des Kick-off-Meetings
• Projektvision: Welches Ziel hat das Projekt und welchen Vorteil verspricht sich das Unternehmen dadurch
• Projektkosten
• Grobplanung des Projektes: Zu erwartender Zeitumfang und Arbeitsaufwand
• Kommunikationswege im Projekt klären: zukünftig Präsenz-Meetings oder Telefonkonferenzen und Skype möglich?
• Hilfsmittel und Dokumentation im Projekt
• Erwartungen an das Projektkernteam (Projektkultur)
• Nächste Schritte im Projekt, weitere Termine
• Fragen der Teilnehmer in Feedbackrunde beantworten und Anregungen aufnehmen

Kick-off-Meeting Projekt: 12 bewährte Tipps

Der Einfluss des Kick-off-Meetings auf den gesamten Projektverlauf ist nicht zu unterschätzen. Entsteht der Eindruck, das Projekt sei schlecht organisiert oder vielleicht sogar unwichtig, fällt der Ansporn der Teilnehmer entsprechend gering aus, sich anzustrengen. Diese 12 Tipps helfen bei einer erfolgreichen Umsetzung des Projekts:

1. Stellen Sie das Team vor

In der Projektarbeit können die unterschiedlichsten Mitarbeiter aufeinander treffen. Nutzen Sie das erste Treffen, um das neu entstandene Projektteam miteinander bekanntzumachen. Dieses wird in nächster Zeit viel gemeinsam arbeiten und es steigert die Motivation, wenn man das Gefühl hat, nicht nur mit E-Mail Adressen und Telefonnummern zu kommunizieren, sondern auch die Menschen dahinter zu kennen. Denn ein gut funktionierendes Team ist mehr als die Summe seiner Teile. Wie Ihr Teambuilding gelingt, sehen Sie hier.

2. Erläutern Sie Ziele und Inhalt

Zu Beginn des Kick-off-Meetings erfolgt eine Key Note des Auftraggebers und anschließende Präsentation des Projekts: Worum geht es in dem Projekt, welche Ziele verfolgt das Unternehmen? Wichtig, damit die einzelnen Projektbeteiligten sich damit identifizieren können: Welchen Nutzen haben die Mitarbeiter, wie können sie am Projekterfolg teilhaben? Auftraggeber und Projektleiter tragen maßgeblich zur Motivation bei, wenn sie diese Fragen durch entsprechende Informationen beantworten.

3. Finden Sie einen Projektnamen

Apple nutzt Begriffe aus dem Tierreich wie Cheetah, Puma oder Tiger. Microsoft bedient sich geografscher Kenntnisse mit Namen wie Chicago, Memphis oder Daytona. Während des Kick-off-Meetings kann es eine schöne Gruppenaufgabe sein, sich einen Projektnamen zu überlegen. Auf diese Weise regen Sie nicht nur eine erste Interaktion aller Beteiligten an. Wichtiger ist, dass sich durch einen Projektnamen jeder Einzelne mehr mit dem gemeinsamen Ziel identifizieren kann. Der positive Effekt: Die Motivation und Leistungsbereitschaft steigt.

4. Erklären Sie die Rollenverteilung

Es sollte von Beginn an klar sein, wer für welche Aufgabe während des Projekts zuständig ist. Geben Sie deshalb deutlich zu verstehen, wer die Verantwortung für welchen Teil des Projektes trägt und an wen man sich bei Problemen wenden kann. Kennt und versteht jeder Teilnehmer seine Aufgabe, beugt das Missverständnissen und Streit über Kompetenzen von Anfang an vor.

5. Bringen Sie alle auf einen Stand

Kommen die Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, bestehen oft Wissenslücken. Die einen sind bereits in die Materie eingearbeitet, die anderen brauchen noch ein genaueres Briefing. Ein Kick-off-Meeting sollte jeden Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand zu bringen. So verhindern Sie von Anfang an, dass ein Mitarbeiter hinter den anderen zurückfällt.

6. Diskutieren Sie die Kommunikationswege

Projektarbeit erschwert oft Zusammenkünfte aller Beteiligten zur gleichen Zeit, vor allem wenn einige an anderen Standorten arbeiten. Gemeinsames Arbeiten fällt dann oft schwer. Bereits zu Beginn sollten Sie daher klären, auf welchem Weg die Kommunikation zwischen den Beteiligten stattfindet. Können Telefonkonferenzen durchgeführt werden? Wie oft sollte das gesamte Team zusammenkommen, um den Fortschritt zu besprechen? Gibt es einen E-Mail-Verteiler? Diese Dinge bereits vorab zu klären, spart während der eigentlichen Projektphase Zeit und Nerven.

7. Schaffen Sie Klarheit über die Ziele

Jeder sollten die konkreten Ziele kennen, auf die er hinarbeitet. Während des Kick-off-Meetings sollten Sie deshalb das Gesamtziel des Projekts, aber auch die Teilziele auf dem Weg dorthin erläutern. Auf die Motivation der Beteiligten wirken sich mehrere kleinere Teilziele positiver aus, als ein großes Ziel, das unerreichbar erscheint.

8. Schaffen Sie Vertrauen

Der Projektmanager sollte das Kick-off-Meeting dazu nutzen, Vertrauen in die eigene Person sowie die eigenen Fähigkeiten aufzubauen. Entstehen bereits beim Kick-off-Meeting Zweifel, ob die Person, die das Projekt leiten soll, geeignet ist, werden sich diese Zweifel durch das gesamte Projekt ziehen und sich auch in den Ergebnissen widerspiegeln. Daher sollten Sie der Planung und Durchführung des Meetings sollte große Sorgfalt widmen. Vertrauen lässt sich über Glaubwürdigkeit und Transparenz schaffen. Wer den Eindruck erweckt, Informationen zurückzuhalten oder Verantwortung von sich zu schieben, wird das Vertrauen der anderen nicht gewinnen können.

9. Erzeugen Sie Emotionen

Die Teilnehmer eines Kick-off-Meetings nur mit Zahlen und Fakten zu konfrontieren, lässt keine Bindung zum Projekt entstehen. Wer erreichen will, dass die Mitarbeiter motiviert und begeistert an ihre Aufgaben gehen, muss positive Emotionen rüberbringen. Wer einen Fallschirmsprung einfach als Sprung aus einem Flugzeug mit anschließender Landung beschreibt, wird niemanden motivieren können. Setzen Sie aber auf den einzigartigen Adrenalinschub und den unvergleichlichen Nervenkitzel, werden auch andere den Sprung wagen wollen.

10. Sprechen Sie bildhaft

Wörter können Ihre Botschaft zwar transportieren, doch besser wird Ihnen dies mit Bildern gelingen. Bildhafte Sprache aktiviert einen großen Bereich des Gehirns, nämlich sowohl die linke, als auch die rechte Gehirnhälfte, und sorgt so dafür, dass die damit verbundenen Inhalte länger gespeichert werden. Für die bildhafte Sprache sind besonders Metaphern, aber auch Redewendungen geeignet.

11. Erstellen Sie ein Protokoll

Die Ergebnisse des Kick-off-Meetings sollten in jedem Fall dokumentiert werden. Lassen Sie diese nach Abschluss des Meetings in Form eines Ergebnisprotokolls an alle Beteiligten aushändigen. Das garantiert, dass sich auch im weiteren Verlauf jeder an die Absprachen erinnert. Zur Durchführung sollten Sie vor Beginn des Meetings einen Protokollführer bestimmen, der sich bereits während des Meetings Notizen macht.

12. Wiederholen Sie wichtige Botschaften

Der erste wichtige Schritt ist geschafft, wenn die Teilnehmer informiert und motiviert aus dem Kick-off-Meeting gehen. In einem weiteren Schritt müssen Sie nun aber dafür sorgen, dass die vermittelte Motivation langfristig aufrechterhalten bleibt. Unser Gehirn neigt dazu, Dinge, die nicht wiederholt werden, wieder zu löschen. Daher müssen Sie die wichtigsten Botschaften des Kick-off-Meetings den Teilnehmern regelmäßig wieder ins Gedächtnis rufen. Ein guter Zeitpunkt ist beispielsweise das nächste gemeinsame Treffen oder nach Abschluss einer Aufgabe, zusammen mit dem Feedback.

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Diese Fehler bitte vermeiden!

Das Kick-off-Meeting prägt die Erwartungen des Projektteams, aber auch der Kunden und Beobachter. Passieren hier Fehler, wirkt sich das auf Prognosen über Chancen und Erfolg des Projekts aus. Eine nachträgliche Korrektur ist mühsam und mitunter unmöglich. Daher sollten Sie diese Fehler vermeiden:

• Schlechte Motivationsrede
  Eine schlechte Vorbereitung und lustloses Auftreten ohne klare Prioritäten kann einem Projekt schon vor Beginn den Dolchstoß versetzen. Durch gelangweilte Mimik und Haltung vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern den Eindruck, dass Ihre Prioritäten woanders liegen. Sie schaden damit Ihrer eigenen Karriere, den Mitarbeitern, dem Projekt und der Firma.
• Nur Theorie
  Die Mitarbeitermotivation kann nur funktionieren, wenn Sie als Führungskraft selbst davon überzeugt sind. Ihre Rede kann noch so flammend sein – wenn Sie keine Taten folgen lassen, bleibt heiße Luft zurück. Irritation und Frust können sich bei den Mitarbeitern breitmachen und Zweifel am Projekt entstehen lassen. Wichtig daher, die Inhalte des Kick-off-Meetings im weiteren Projektverlauf umzusetzen.
• Einseitige Kommunikation
  Ein Kick-off-Meeting sollte kein Vortrag sein. Natürlich kommen dem Projektmanager bestimmte Redeanteile, wie etwa die Begrüßung und einleitende Worte zu. Aber Bestandteile wie die Vorstellungsrunde und das Feedback am Ende sollten alle Projektbeteiligten einbinden und Raum für die (angemessene, nicht ausschweifende) Selbstpräsentation oder für Fragen lassen.
• Durchdachte Mitarbeiterauswahl
  Je nach Teamgröße gibt es ein bis zwei Bedenkenträger. Gut, wenn es sich um kluge Köpfe handelt, die das große Ganze im Blick haben und wichtige Hinweise geben, um unnötige Kosten oder erhöhten Zeitaufwand zu verhindern. Schlecht, wenn sie neuen Dingen grundsätzlich skeptisch gegenüberstehen. Es ist wichtig, solche Leute im Vorfeld für die Sache zu gewinnen, da durch sie anderenfalls das Kick-off-Meeting zum Rohrkrepierer mutiert.

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Beispiel: Was kommt nach dem Kick-off-Meeting?

Das Kick-off-Meeting war der Startschuss, nun geht es an die Umsetzung und aktive Projektarbeit. Trotzdem sollte an die Vorarbeit durch das Zusammentreffen angeknüpft werden. Dabei hilft das Protokoll, um den Teilnehmern die Absprachen in Erinnerung zu rufen. Ebenso wichtig ist es, regelmäßig den Fortschritt zu kontrollieren und die anfängliche Kommunikation aufrechtzuerhalten. Das kann durch einen Jour fixe – ein regelmäßige Zusammenkunft – funktionieren.

Ebenso können Tools zum Projektmanagement helfen. Hier läuft die gesamte Kommunikation zusammen, es werden Informationen geteilt, Fortschritte übermittelt und Entscheidungen getroffen. So haben Projektleiter und alle anderen Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über die Entwicklung des Projekts.

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