Kick-off-Meeting: Teams richtig begeistern

Sie wurden zur Mitarbeit an einem neuen Projekt eingeteilt und warten nun darauf, dass es endlich losgeht? Dann werden Sie wohl bald an einem Kick-off-Meeting teilnehmen. Viele gehen aufgeregt und mit hohen Erwartungen in das erste Treffen zu einem neuen Projekt. Doch leider kann nicht jedes Meeting diese Erwartungen erfüllen. Schnell verwandelt sich Vorfreude dann in Frustration. Worauf es bei diesem besonderen Treffen ankommt und Tipps, wie Ihr Kick-off-Meeting zum Erfolg wird…

Kick-off-Meeting: Teams richtig begeistern

Kick-off-Meeting Definition: Projekte am Anfang

kick off meeting definition kick off meeting deutschDer Begriff Kick-off stammt aus der Sportwelt stammt und bedeutet auf Deutsch so viel wie Anstoß. Übertragen auf die Arbeitswelt bildet das Kick-off-Meeting, verkürzt nur Kick-Off oder auch Kick-off-Veranstaltung genannt, den Auftakt beziehungsweise Start eines neuen Projekts.
Oder wie der Duden es formuliert: Es ist die…

Zusammenkunft aller Beteiligten zu Beginn der Arbeit an einem Projekt.

Es ist das erste Mal, dass Projektleitung, Projektmitarbeiter, Auftraggeber und Stakeholder aufeinander treffen und ein gelungener Start soll das gesamte Projekt auf den richtigen Weg bringen. Geklärt werden inhaltliche, personelle und organisatorische Rahmenbedingungen des Projekts.

Dabei geht es um folgende Ziele:

  • Alle Projektteilnehmer lernen sich persönlich kennen.
  • Das Projekt und seine Bedeutung wird vorgestellt.
  • Die Unterstützung der Führungskräfte für das Projekt wird gewonnen.
  • Der Nutzen durch die Projektteilnahme wird erläutert.
  • Der Teamgeist wird gestärkt.
  • Die Einzelaufgaben werden untereinander aufgeteilt.

Ein schlecht vorbereitetes oder durchgeführtes Kick-off-Meeting kann auch das Gegenteil bewirken und die Beteiligten von Anfang an daran zweifeln lassen, ob das Projekt gelingen wird. Deshalb ist das wichtigste Ziel einer solchen Veranstaltung die Motivation des Teams und das Einschwören auf eine gemeinsame Sache.

In Unternehmen, die regelmäßig nach bestimmten Projektmanagementmethoden wie etwa PRINCE2 vorgehen, sind Kick-off-Meetings nicht vorgesehen. Für Unternehmen, die seltener mit Projektarbeit zu tun haben, kann es von Bedeutung sein. Dementsprechend weichen die Vorstellungen davon ab, was genau ein Kick-off-Meeting ist.

Teilweise wird es als reine Informations- und Präsentationsveranstaltung gesehen, in anderen Fällen hat es eher einen Workshop-Charakter. Abhängig ist dies vom Erfahrungshintergrund der Mitarbeiter, Unternehmensgröße und Einsatzort.

Teamentwicklung: Bedenkenträger ins Boot holen

Kick-off-Meeting Vorlage Agenda deutsch TeamentwicklungEs gibt je nach Teamgröße meist ein bis zwei Bedenkenträger. Dahinter können sich kluge Köpfe verbergen, die das große Ganze im Blick haben und feststellen, dass an einer Stelle etwas nicht bedacht wurde.

Solche Hinweise sind wichtig, da so unnötige Kosten oder erhöhter Zeitaufwand verhindert werden können. Es gibt allerdings auch die Sorte, die neuen Dingen grundsätzlich skeptisch gegenübersteht. Es ist wichtig, solche Leute im Vorfeld für die Sache zu gewinnen, da sie anderenfalls mit entsprechenden Einwänden das Kick-off-Meeting zum Rohrkrepierer werden lassen.

Üblicherweise hat ein Kick-off-Meeting folgende Agenda und lässt sich in diesen zehn Punkten zusammenfassen:

Kick Off Meeting Vorlage Veranstaltung Workshop Agenda Teambuilding

Arten eines Kick-off-Meetings

Welche Art für Ihr Kick-off-Meeting geeignet ist, hängt maßgeblich davon ab, wie viele Mitarbeiter am neuen Projekt beteiligt sind und ob diese auf mehrere Standorte verteilt sind, oder bereits alle in einem Büro (oder zumindest in derselben Stadt) arbeiten. Die drei häufigsten Durchführungsarten eines Kick-off-Meetings sind:

  • Das Standard-Meeting

    Für viele interne Projekte ist der Rahmen eines normalen Meetings völlig ausreichend. Für einen reibungslosen Ablauf sollte die Teilnehmerzahl aber nicht zu hoch sein. Es wird davon ausgegangen, dass die optimale Zahl zwischen fünf und sieben Teilnehmern liegt. Ein Meeting mit mehr Beteiligten wird schnell unübersichtlich. Auch die Länge des Meetings ist relevant, da nach spätestens 90 Minuten die Konzentration stark nachlässt.

  • Das ganztägige Meeting

    Steigt die Größe des Projekts oder die Teilnehmerzahl, muss auch das Kick-off-Meeting entsprechend größer ausfallen. Im Vorfeld eines ganztägigen Meetings muss ein Ablaufplan erstellt und den Beteiligten rechtzeitig mitgeteilt werden. Achten Sie darauf, den Termin frühzeitig bekannt zu geben, um sicherzustellen, dass alle Projektmitarbeiter anwesend sein können.

  • Die Klausurtagung

    Bei wirklich großen Projekten kann es auch schon einmal vorkommen, dass ein Kick-off-Meeting länger als einen Tag dauert. Häufig werden Klausurtagungen an Wochenenden durchgeführt. Es erfordert jedoch auch einen großen Planungsaufwand, denn eine passende Location muss gefunden, Einladungen geschrieben und ein genauer Ablaufplan erstellt werden.

Daneben gibt es die Möglichkeit, aus dem Kick-Off eine Veranstaltung mit Eventcharakter zu machen, indem mehr oder minder sportliche Aktionen wie beispielsweise ein Segeltörn zwecks Teambuildings angeboten werden. Das kann vor allem für Teams sinnvoll sein, die sich während der Projektphase nicht mehr zu Gesicht bekommen.

Checkliste und Vorlage für ein Kick-off-Meeting

Kick-off-Meeting Vorlage AgendaEine gute Planung ist das A und O für Ihr Meeting. Damit das gelingt, haben wir eine Kick-off-Meeting Agenda zusammengestellt:

  • Teilnehmer festlegen
    • Zwangloses Kennenlernen vor Beginn
    • Begrüßung durch Projektleiter
    • Vorstellung der Projektorganisation und aller Beteiligten: Verantwortliche und ihre Aufgaben, Auftraggeber/Geldgeber, Projektteam
    • Ziel des Kick-off-Meetings
    • Projektvision: Welches Ziel hat das Projekt und welchen Vorteil verspricht sich das Unternehmen dadurch
    • Projektkosten
    • Grobplanung des Projektes: Zu erwartender Zeitumfang und Arbeitsaufwand
    • Kommunikationswege im Projekt klären: Zukünftig Präsenz-Meetings oder Telefonkonferenzen und Skype möglich?
    • Hilfsmittel und Dokumentation im Projekt
    • Erwartungen an das Projektkernteam (Projektkultur)
    • Nächste Schritte im Projekt, weitere Termine
    • Fragen der Teilnehmer in Feedbackrunde beantworten und Anregungen aufnehmen
  • Zeitrahmen des Kick-Off-Meetings festlegen
  • Ort des Meetings bestimmen und Meetingraum inklusive Materialien (Flipchart, Beamer, Notebooks) reservieren
  • Catering nebst Getränken organisieren
  • Liste der Teilnehmer erstellen, mindestens zwei Tage vorher Einladung senden
  • Zu verteilende Unterlagen in ausreichender Zahl vorbereiten und ausdrucken
  • Protokollschreiber vorzeitig bestimmen, um Ergebnisse direkt festhalten zu können

Die Checkliste können Sie sich auch HIER als kostenloses PDF-Dokument herunterladen.

11 Tipps, wie Ihr Kick-off-Meeting zum Erfolg wird

Unabhängig davon, welche Variante sich für Ihr Kick-off-Meeting am besten eignet, sollten Sie die Hauptziele der Veranstaltung nicht aus den Augen verlieren: Einführung und Motivation der Mitarbeiter.

Auch der Einfluss des ersten Meetings auf den gesamten Projektverlauf ist nicht zu unterschätzen. Entsteht der Eindruck, das Projekt sei schlecht organisiert oder vielleicht sogar unwichtig, wird kein Teilnehmer angespornt, sein Bestes zu geben.

Doch durch ein gutes Kick-off-Meeting kann bereits der Weg zu einem erfolgreichen Abschluss geebnet werden. Wie Ihnen das gelingt, zeigen diese Tipps:

  1. Stellen Sie das Team vor.

    In der Projektarbeit können die unterschiedlichsten Mitarbeiter aufeinander treffen, die sich bisher vielleicht nur aus dem Büroflur oder dem Mittagessen in der Kantine kennen. Nutzen Sie das erste Treffen, um das neu entstandene Projektteam miteinander bekannt zu machen. Dieses wird in nächster Zeit viel gemeinsam arbeiten und es steigert die Motivation, wenn man das Gefühl hat, nicht nur mit E-Mail Adressen und Telefonnummern zu kommunizieren, sondern auch die Menschen dahinter zu kennen. Denn ein gut funktionierendes Team ist mehr als die Summe seiner Teile. Wie Ihr Teambuilding gelingt, sehen Sie hier.

  2. Erläutern Sie Ziele und Inhalt.

    Ein weiterer Hauptbestandteil des Kick-off-Meetings ist die Präsentation des Projekts: Worum geht es in dem Projekt, welche Ziele werden damit verfolgt? Wichtig, damit die einzelnen Projektbeteiligten sich damit identifizieren können: Welchen Nutzen haben die Mitarbeiter, wie können sie am Projekterfolg teilhaben? Auftraggeber und Projektleiter tragen maßgeblich zur Motivation bei, wenn sie diese Fragen durch entsprechende Informationen beantworten.

  3. Finden Sie einen Projektnamen.

    Apple nutzt Begriffe aus dem Tierreich wie Cheetah, Puma oder Tiger. Microsoft bedient sich geographischer Kenntnisse mit Namen wie Chicago, Memphis oder Daytona. Gerade während des Kick-off-Meetings kann es eine schöne Gruppenaufgabe sein, sich einen Projektnamen zu überlegen. Auf diese Weise wird nicht nur eine erste Interaktion aller Beteiligten angeregt. Wichtiger ist, dass sich durch einen Projektnamen jeder Einzelne mehr mit dem gemeinsamen Ziel identifizieren kann. Der positive Effekt: Die Motivation und Leistungsbereitschaft steigt.

  4. Erklären Sie die Rollenverteilung.

    Es sollte von Beginn an klar sein, wer für welche Aufgabe während des Projekts zuständig ist. Geben Sie deshalb deutlich zu verstehen, wer die Verantwortung für welchen Teil des Projektes trägt und an wen man sich bei Problemen wenden kann. Wenn jeder Teilnehmer seine Aufgabe kennt und versteht, wie diese zum Erfolg des Projekts beiträgt, wird auch die Leistungsbereitschaft steigen. Ein weiterer positiver Effekt: Missverständnissen und Streit über Kompetenzen wird von Anfang an vorgebeugt.

  5. Bringen Sie alle auf einen Stand.

    Wo verschiedene Mitarbeiter – gerade aus unterschiedlichen Abteilungen – zusammen kommen, kann nicht vom selben Wissensstand ausgegangen werden. Die einen sind bereits in die Materie eingearbeitet, die anderen brauchen noch ein genaueres Briefing. Ein Kick-off-Meeting sollte dazu genutzt werden, jeden Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand zu bringen. So wird von Anfang an verhindert, dass ein Mitarbeiter hinter den anderen zurückfällt und gemeinsam an den Zielen gearbeitet werden kann.

  6. Diskutieren Sie die Kommunikationswege.

    Leider gestaltet es sich in der Projektarbeit oft als schwierig, alle Beteiligten zur gleichen Zeit zu einem Meeting zusammen zu trommeln. Besonders, wenn einige der Beteiligten an anderen Standorten arbeiten. Gemeinsames Arbeiten fällt dann oft schwer. Bereits zu Beginn sollte daher geklärt werden, auf welchem Weg die Kommunikation zwischen den Beteiligten stattfindet. Können Telefonkonferenzen durchgeführt werden? Wie oft sollte das gesamte Team zusammenkommen, um den Fortschritt zu besprechen? Gibt es einen E-Mail-Verteiler? Diese Dinge bereits vorab zu klären, spart während der eigentlichen Projektphase Zeit und Nerven.

  7. Schaffen Sie Klarheit über die Ziele.

    Eine Aufgabe auferlegt zu bekommen ohne zu verstehen, warum man diese erledigen soll, ist sehr frustrierend. Wer hingegen weiß, auf welches konkrete Ziel er hinarbeitet, wird auch motiviert sein, dieses zu erreichen. Während des Kick-off-Meetings sollten deshalb das Gesamtziel des Projekts, aber auch die Teilziele auf dem Weg dorthin erläutert werden. Gerade auf die Motivation der Beteiligten wirken sich mehrere kleinere Teilziele positiver aus, als ein großes Ziel, das unerreichbar erscheint.

  8. Schaffen Sie Vertrauen.

    Der Projektmanager sollte das Kick-off-Meeting dazu nutzen, Vertrauen in die eigene Person sowie die eigenen Fähigkeiten aufzubauen. Entstehen bereits beim Kick-off-Meeting Zweifel, ob die Person, die das Projekt leiten soll, geeignet ist, werden sich diese Zweifel durch das gesamte Projekt ziehen und sich auch in den Ergebnissen widerspiegeln. Der Planung und Durchführung des Meetings sollte also große Sorgfalt gewidmet werden. Vertrauen lässt sich auch über Glaubwürdigkeit schaffen. Wer den Eindruck erweckt, Informationen zurückzuhalten oder Verantwortung von sich zu schieben, wird das Vertrauen der anderen nicht gewinnen können.

  9. Erzeugen Sie Emotionen.

    Wenn die Teilnehmer eines Kick-off-Meetings nur mit Zahlen und Fakten konfrontiert werden, kann keine Bindung zum Projekt entstehen. Wer erreichen will, dass die Mitarbeiter motiviert und begeistert an ihre Aufgaben gehen, muss positive Emotionen rüberbringen. Wer einen Fallschirmsprung einfach als Sprung aus einem Flugzeug mit anschließender Landung beschreibt, wird niemanden motivieren können. Setzen Sie aber auf den einzigartigen Adrenalinschub und den unvergleichlichen Nervenkitzel, werden auch andere den Sprung wagen wollen.

  10. Sprechen Sie bildhaft.

    Wörter können Ihre Botschaft zwar transportieren, doch besser wird Ihnen dies mit Bildern gelingen. Bildhafte Sprache aktiviert einen großen Bereich des Gehirns, nämlich sowohl die linke, als auch die rechte Gehirnhälfte, und sorgt so dafür, dass die damit verbundenen Inhalte länger gespeichert werden. Für die bildhafte Sprache sind besonders Metaphern, aber auch Redewendungen geeignet.

  11. Erstellen Sie ein Protokoll.

    Über die Ergebnisse des Kick-off-Meetings sollte in jedem Fall Protokoll geführt werden. Werden diese nach Abschluss des Meetings an alle Beteiligten ausgehändigt, kann garantiert werden, dass sich auch im weiteren Verlauf jeder an die Absprachen erinnert. Zur Durchführung sollte vor Beginn des Meetings ein Protokollführer bestimmt werden, der bereits während des Meetings Notizen machen kann.

  12. Wiederholen Sie wichtige Botschaften.

    Der erste wichtige Schritt ist geschafft, wenn die Teilnehmer informiert und motiviert aus dem Kick-off-Meeting gehen. In einem weiteren Schritt muss nun aber dafür gesorgt werden, dass die vermittelte Motivation langfristig aufrecht erhalten wird. Da unser Gehirn dazu neigt, Dinge, die nicht wiederholt werden, wieder zu löschen, müssen die wichtigsten Botschaften des Kick-off-Meetings den Teilnehmern regelmäßig wieder ins Gedächtnis gerufen werden. Ein guter Zeitpunkt ist beispielsweise das nächste gemeinsame Treffen oder nach Abschluss einer Aufgabe, zusammen mit dem Feedback.

Diese Fehler bitte vermeiden!

Kick-off-Meeting Projekt Kick-off-Meeting AgendaDie Bedeutung eines Kick-off-Meetings zu unterschätzen, kann fatale Auswirkungen auf den Verlauf des Projekts haben. In dieser Phase zu Beginn des Projekts werden die Erwartungen von allen Beteiligten geprägt:

Das sind natürlich die Projektteams, aber auch Kunden und Beobachter. Wenn hier Fehler passieren, dann wirkt sich das auf Prognosen über Chancen und Erfolg des Projekts aus. Eine nachträgliche Korrektur ist mühsam und mitunter unmöglich.

  • Schlechte Motivationsrede und keine Prioritäten

    Eine schlechte Vorbereitung und lustloses Auftreten kann einem Projekt den Dolchstoß versetzen. Haben Sie sich mit den Zielen des Projekts selbst genügend auseinander gesetzt? Wenn ja, sollten Sie sich fragen, warum Ihr Interesse so gering ist. Durch Mimik und Haltung vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern so den Eindruck, dass Ihre Prioritäten woanders liegen. Sie schaden damit Ihrer eigenen Karriere, den Mitarbeitern und letztlich auch dem Projekt und der Firma.

  • Tolle Motivationsrede, aber keine Taten

    Die Mitarbeitermotivation kann nur funktionieren, wenn Sie als Führungskraft selbst davon überzeugt sind. Ihre Rede kann noch so flammend sein – wenn Sie letztlich keine Taten folgen lassen, bleibt heiße Luft zurück. Irritation und Frust wird sich bei den Mitarbeitern breitmachen und bereits den Projektbeginn erschweren.

  • Durchdachte Mitarbeiterauswahl

    Natürlich wollen Sie, dass das Projekt gelingt – es fällt ja schließlich auf Sie zurück! Einer der gröbsten Fehler im Vorfeld ist, die Mitarbeiter nicht mit ins Boot zu holen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit vagen Andeutungen abspeisen oder schließlich vor vollendete Tatsachen stellen, sorgen Sie für Irritationen und Frust. Gewinnen Sie sie lieber für Ihr Projekt. Informieren Sie sie mit ehrlicher Begeisterung, worum es in dem Projekt geht und welche Rollen ihnen dabei zufallen. Am besten eignen sich dafür Einzelgespräche.

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[Bildnachweis: Rawpixel by Shutterstock.com]
8. März 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.



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