Ergebnisprotokoll: Vorlage, Beispiel, Tipps zum Aufbau

Definition: Was ist ein Ergebnisprotokoll?

Das Ergebnisprotokoll ist eine schriftliche Zusammenfassung und Dokumentation der Ergebnisse in Meetings, Besprechungen oder Verhandlungen. Anders als ein Verlaufsprotokoll werden darin nicht alle Redebeiträge und Diskussionen festgehalten, sondern nur die Beschlüsse und Entscheidungen zusammengefasst.

Wesentliches Merkmal eines Ergebnisprotokolls: Es ist kurz, knapp und übersichtlich – teilweise besteht es nur aus Stichpunkten. Die Zeitform ist meist der Präsens, auch Präteritum ist möglich.

Was ist der Ergebnisprotokoll Zweck?

Das Protokoll enthält alle Beschlüsse, die daraus resultierenden Ziele und Aufgaben, die anschließend umgesetzt und überprüft werden müssen. Damit ist das Ergebnisprotokoll Aufzeichnung und Arbeitsauftrag in einem. Es verschafft einen schnellen Überblick der Ergebnisse und erleichtert deren spätere Kontrolle.

Wichtig: Ein Ergebnisprotokoll enthält neben dem WAS immer auch das WER. Bedeutet: Es regelt Zuständigkeiten und dokumentiert, wer mit welcher Umsetzung beauftragt wird. Keine Rolle spielt hingegen, wie es zu dem Beschluss gekommen ist, Diskussionen und andere Vorschläge werden nicht erwähnt.

Ergebnisprotokoll Aufbau

Das Ergebnisprotokoll ist stets logisch und nachvollziehbar aufgebaut. Leser sollen schnell einen Überblick bekommen und nicht lange nach den Ergebnissen und Informationen suchen. Das Protokoll besteht in der Regel aus vier Teilen plus informativen Anhängen, auf die im Protokoll verwiesen wird.

Die 4 Bausteine eines Ergebnisprotokolls

1. Kopf des Protokolls

   Im Kopf des Dokuments werden die wichtigsten Basisinformationen aufgelistet: Ort, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Leitung, Protokollant, Anlass beziehungsweise Thema des Meetings. Fehlende Teilnehmer sollten ebenfalls aufgeführt werden.

2. Tagesordnung

   Eine kurze Zusammenfassung der festgelegten Tagesordnung und Agenda dient als Orientierung für den Ablauf der Besprechung. Handelt es sich um einen Antrag, sollte der im genauen Wortlaut im Protokoll stehen und der Antragsteller namentlich genannt werden.

3. Ergebnisse

   Zentraler Teil des Protokolls sind die Ergebnisse und Beschlüsse zu den einzelnen Tagesordnungspunkten. Diese sollten so kurz wie möglich und so detailliert wie nötig formuliert werden: Was wurde entschieden? Wer muss welche Aufgaben bis wann erledigen? Bei Abstimmungen werden die Ja- und Nein-Stimmen vermerkt.

4. Unterschrift

   Das Ergebnisprotokoll wird vom Protokollant und meist noch vom Sitzungsleiter unterschrieben. Das unterstreicht dessen Verbindlichkeit und bestätigt, dass alle Inhalte und Ergebnisse korrekt wiedergegeben sind.

Die genaue chronologische Reihenfolge ist übrigens nicht entscheidend. Tagesordnungspunkte können daher auch vertauscht werden. Entscheidend ist allein, dass das Ergebnisprotokoll logisch nachvollziehbar und sachlich übersichtlich formuliert ist. Eine klare Gliederung erhöhen den Überblick über die Thematik und die Beschlüsse.

Ergebnisprotokoll schreiben: Tipps zum Inhalt

Wer das Ergebnisprotokoll erstellt, sollten Sie unbedingt schon im Vorfeld klären – nicht erst zu Beginn der Sitzung. So kann sich der Protokollführer vorbereiten, die Tagesordnung studieren und falls nötig Hintergrundinformationen recherchieren. Zudem kann er oder sie sich vorher eine Vorlage vorbereiten. Die erleichtert das Mitschreiben und hilft, aufmerksamer die Ergebnisse zu dokumentieren.

Während der Besprechung helfen die folgenden Tipps für ein optimales Ergebnis:

• Öfter nachfragen
  Alle Angaben im Ergebnisprotokoll müssen wahr und korrekt wiedergegeben werden. Falsche Aufzeichnungen führen zu Missverständnissen. Wenn Sie etwas im Eifer der Diskussion nicht genau verstanden haben, haken Sie unbedingt nach!
• Abkürzungen nutzen
  Nutzen Sie Abkürzungen, um sich das Aufschreiben zu erleichtern und zu beschleunigen. Das muss kein Steno sein. Weil Sie aber im Anschluss das Dokument ohnehin korrigieren und ausformulieren müssen, reichen jetzt Stichpunkte und Abkürzungen. Wichtig ist nur, dass Sie die Aufzeichnungen später noch verstehen.
• Farben einsetzen
  Farben sind ein gutes Hilfsmittel für mehr Übersichtlichkeit. Farbliche Unterscheidungen erleichtern zum Beispiel, Entscheidungen von zuständigen Kollegen zu trennen oder eigenen Notizen besser sichtbar zu machen.
• Platz lassen
  Lassen Sie zwischen einzelnen Abschnitten oder Tagesordnungspunkten genug Platz – zum Beispiel eine halbe Seite. Dadurch können nachträglich Ergänzungen einfügen, falls die Debatte an diesen Punkt zurückkehrt. So bleibt das Ergebnisprotokoll von Anfang an übersichtlich und strukturiert.
• Sachlich bleiben
  Kommentare und Meinungen gehören nicht ins Ergebnisprotokoll. Das Protokoll muss in jeder Zeile neutral und sachlich bleiben. Notieren Sie daher nur Zahlen, Daten, Fakten. Individuelle Standpunkte zu Beschlüssen können Sie ignorieren.
• Medium wählen
  Grundsätzlich ist beim Protokollieren alles erlaubt: Ob Sie das Ergebnisprotokoll auf Papier schreiben oder direkt in einen Laptop oder in ein Smartphone eintippen, bleibt Ihnen überlassen. Entscheidend ist, dass Sie das Medium so gut beherrschen, dass Sie die Ergebnisse schnell (!) erfassen und dokumentieren können. Am Ende gibt es aber für alle eine digitale Fassung per E-Mail.

Diese Protokoll-Fehler bitte vermeiden!

Neben den Tipps gibt es noch einige typische Fehler, die Protokollanten oft machen. Wer noch nicht so geübt darin ist, sollte darauf achten und diese Fehler vermeiden:

• Moderieren
  Wer ein Ergebnisprotokoll schreibt, kann nicht gleichzeitig moderieren. Beide Aufgaben sollten klar voneinander getrennt werden. Sonst werden Sie keiner der Rollen gerecht.
• Abschweifen
  Das Ergebnisprotokoll ist kein Verlaufs-, Gesprächsprotokoll oder eine Nacherzählung. Fassen Sie sich immer kurz, Einfache Hauptsätze genügen – am besten im Sakkato-Stil (wie hier). Ein detaillierter Entscheidungsweg gehört nicht ins Protokoll.
• Ausufern
  Auch wenn Sie sich zunächst handschriftliche Notizen machen, sollten Sie schon im Vorfeld wissen, welche Struktur das Ergebnisprotokoll am Ende haben soll. Nutzen Sie dazu gerne unsere Vorlage mit den wichtigsten Rahmendaten. Im Ergebnisprotokoll muss klar werden, worum es geht und wer was zu tun hat.

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