Ergebnisprotokoll: Anlass, Inhalt, Muster

Die ungeliebte Frage zu Beginn eines Meetings kennen wohl viele: Wer führt das Ergebnisprotokoll? Dennoch ist es wichtig, schriftlich die wichtigsten Beschlüsse festzuhalten, um ihre Umsetzung entsprechend kontrollieren und das weitere Vorgehen steuern zu können. Doch wie sollte ein Ergebnisprotokoll idealerweise aussehen? Die wichtigsten Tipps sowie eine kostenlose Vorlage als Muster haben wir für Sie zusammengestellt…

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Ergebnisprotokoll: Anlass, Inhalt, Muster

Definition: Was ist ein Ergebnisprotokoll?

Egal ob bei einer Tagung, in einem Interview, an der Uni oder im Unterricht – Protokolle zu schreiben ist an der Tagesordnung. Eine besondere, jedoch häufig verwendete Form ist das Ergebnisprotokoll. Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll werden hier nicht alle Redebeiträge penibel dokumentiert, sondern lediglich die Beschlüsse, die gefasst wurden.

Ein Ergebnisprotokoll ist daher kurz, knapp und übersichtlich zu halten. Meist besteht es daher aus Stichpunkten, die Zeitform spielt dabei eine eher untergeordnete Rolle. Vielmehr ist es sowohl eine Zusammenfassung als auch ein Arbeitsauftrag für die Zukunft, da die darin beschlossenen Ziele und Themen umgesetzt und überprüft werden müssen.

Daher enthält ein Ergebnisprotokoll neben dem WAS auch immer ein WER. Wie genau eine Entscheidung zustande gekommen ist, ist oft weniger entscheidend.

Der Zweck eines Ergebnisprotokolls ist, dass sich sowohl Teilnehmer des Meetings an die Beschlüsse erinnern, als auch Dritten einen schnellen aber dennoch umfassenden Einblick in die wichtigsten Punkte zu gewähren. Zudem dient es vor dem nächsten Treffen als Kontrollmechanismus, was bereits entsprechend umgesetzt wurde.

Ergebnisprotokoll: Der Aufbau

Ein Ergebnisprotokoll ist stets logisch und schnell nachvollziehbar aufgebaut. Es besteht aus vier Teilen plus gegebenenfalls informativen Anhängen, auf die im Protokoll verwiesen wird. Daher ergibt sich ein Aufbau wie folgt:

  • Kopf des Protokolls
    Hier werden die wichtigsten Grundinformationen schnell und übersichtlich aufgelistet: Ort, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Leitung, Protokollant, Anlass beziehungsweise Thema des Meetings. Entschuldigte Teilnehmer sollten hier ebenfalls aufgeführt werden.
  • Tagesordnung
    Eine kurze Übersicht der zuvor festgelegten Tagesordnung dient als Orientierung bezüglich des Ablaufs der Besprechung. Handelt es sich um einen Antrag, so muss sich dieser genau dem Wortlaut gemäß im Protokoll wiederfinden und der Antragsteller namentlich genannt werden.
  • Ergebnisse
    Hier werden die entscheidenden Ergebnisse pro Tagesordnungspunkt festgehalten. Dies sollte kurz wie möglich, aber unbedingt so detailliert wie nötig erfolgen. Wer welche Aufgaben bis wann zu erledigen hat, ist hier ein zentraler Bestandteil.

    Sollte es zu Abstimmungen kommen, sind hier auch die Ja- und Nein-Stimmen zu vermerken, mit denen ein Beschluss zustande kam. Andernfalls können zur besseren Nachvollziehbarkeit die gegenseitigen Argumente kurz und präzise dargestellt werden, um zu verdeutlichen, dass alle Sichtweisen bei der Ergebnisfindung berücksichtigt wurden.

  • Unterschrift
    Das Ergebnisprotokoll wird vom Protokollant und zumeist auch vom Sitzungsleiter unterzeichnet. Dies signalisiert zusätzlich Verbindlichkeit.

Dabei ist es nicht unbedingt entscheidend, die genaue chronologische Reihenfolge der Beschlüsse einzuhalten. Vielmehr sollte ein Ergebnisprotokoll logisch schnell nachvollziehbar und sachlich formuliert sein.

Daher sollte in Zusammenhang mit jedem Beschluss noch ein kurzer Überblick über die Thematik und bereits im Vorfeld getroffene, verbindliche Absprachen gegeben werden. Eine klare Gliederung erleichtert dies.

Vorlage für ein Ergebnisprotokoll

Ergebnisprotokoll-Muster-Vorlage-Beispiel-kostenlos-VorschauUm Ihnen das Erstellen eines Ergebnisprotokolls zu erleichtern, haben wir für Sie ein Muster als Beispiel erstellt, das Sie sich als Word-Dokument oder PDF-Datei kostenlos herunterladen und privat nutzen können.

Selbstverständlich dient diese Vorlage nur als Vorschlag und kann gemäß den Vorgaben und individuellen Voraussetzungen Ihrer Firma entsprechend erweitert oder angepasst werden. Eine klare gesetzliche Vorschrift oder eine DIN-Vorgabe, wie genau ein Ergebnisprotokoll auszusehen hat, existiert nicht.

Tipps zum Erstellen eines Ergebnisprotokolls

Wer ein Ergebnisprotokoll erstellt, sollte möglichst im Vorfeld des Zusammentreffens geklärt werden und nicht erst zu Beginn der Sitzung. Dies ermöglicht es dem Protokollanten, sich über die Tagesordnung zu informieren, die nötigen Hintergrundinformationen dazu einzuholen und gegebenenfalls noch etwas dazu zu recherchieren. Zudem kann eine entsprechende Vorlage vorbereitet werden.

Daher sollten Sie, falls Sie als Protokollant auserkoren sind, unbedingt beim Leiter der Besprechung einfordern, vorher rechtzeitig Bescheid zu erhalten, um diese Aufgabe auch mit der nötigen Professionalität angehen zu können.

Das bedeutet auch, dass Sie sich mental entsprechend vorbereiten: Stellen Sie sich auf ein längeres Meeting ein, bei dem Sie aufmerksam zuhören müssen. Um Ihre Konzentration aufrecht erhalten zu können, sollten Sie ausgeschlafen, nicht übersättigt und mit genügend Flüssigkeit versorgt sein.

Während der Besprechung können Ihnen dann folgende Tipps dabei helfen, ein adäquates und gutes Protokoll zu verfassen:

  • Fragen Sie nach
    In einem Ergebnisprotokoll müssen alle Angaben der Wahrheit entsprechen. Nicht ist daher schlimmer, als Missverständnisse. Wenn Sie also etwas in der Hektik der Diskussion nicht genau mitbekommen haben, dann haken Sie unbedingt nach.
  • Benutzen Sie Abkürzungen
    Wenn Sie eine Besprechung protokollieren, dann muss dies währenddessen keine Reinfassung sein. Sie dürfen daher gerne Abkürzungen verwenden und müssen in diesem Moment auch nicht unbedingt auf die Rechtschreibung achten, da Sie das Protokoll ohnehin hinterher noch einmal gründlich überarbeiten und ins Reine schreiben.

    Die Abkürzungen und Stichpunkte sollten für Sie jedoch im Nachhinein selbstverständlich noch in vollem Umfang nachvollziehbar sein, damit Sie dies entsprechend ausformulieren können. Und selbstverständlich muss in der Endfassung dann auch die Rechtschreibung stimmen.

  • Verwenden Sie Farben
    Aus Gründen der Übersichtlichkeit kann es für Sie ein gutes Hilfsmittel sein, sich unterschiedlich farbige Stifte zurecht zu legen, damit Sie auch Ergänzungen in den Notizen besser sichtbar machen können.
  • Behalten Sie den Überblick
    Wer eine Besprechung früher verlässt oder später hinzukommt, muss im Ergebnisprotokoll ebenfalls berücksichtigt werden. Notieren Sie sich dies möglichst auf einem extra Blatt oder in einer separaten Spalte.
  • Fassen Sie zusammen
    In der Nachbearbeitung sollten Sie thematisch gleiche Punkte zusammenfassen, auch wenn diese nicht chronologisch genau so abgelaufen sind. Bedenken Sie: ein Ergebnisprotokoll ist keine Nacherzählung, sondern sollte die Beschlüsse strukturieren und schnell nachvollziehbar machen.
  • Verzichten Sie auf persönliche Ansichten
    Diese haben in einem Ergebnisprotokoll nichts zu suchen. Selbst wenn Sie anderer Meinung sind, jedoch überstimmt wurden, dann ist der Beschluss nun einmal so gefallen – ob Ihnen das nun passt oder nicht.
  • Benutzen Sie das für Sie geeignete Medium
    Ob Sie während der Besprechung mit Laptop oder althergebracht mit Zettel und Stift protokollieren, bleibt Ihrer Vorliebe überlassen. Womit sind Sie schneller? Was ist für Sie übersichtlicher? Was am angenehmsten? Dass Sie das Protokoll im Nachhinein digital erstellen, versteht sich jedoch von selbst.
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Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Neben den Tipps gibt es noch einige typische Fehler, den Protokollanten oft machen. Daher sollten Sie – gerade wenn Sie nicht so geübt sind – darauf achten, diese zu vermeiden:

  • Protokollieren ist nicht gleich moderieren
    Wenn Sie ein Ergebnisprotokoll führen, bedeutet das, dass Sie nicht gleichzeitig moderieren können. Das sollen Sie auch nicht. Die Rollen müssen klar verteilt sein.
  • Zu ausführliche Formulierung
    Ein Ergebnisprotokoll ist kein Verlaufsprotokoll. Es spielt keine Rolle, wer im Einzelnen wann was gesagt hat. Ein kurzer Überblick über die vorgetragenen Argumente und den Entscheidungsweg ist hier völlig ausreichend. Am besten in Stichpunkten – sie müssen keinen wohlfeilen Roman schreiben.
  • Fehlende Struktur
    Auch wenn Sie sich zunächst nur handschriftliche Notizen machen: Sie sollten bereits im Vorfeld für sich geklärt haben, welche Struktur das Ergebnisprotokoll am Ende haben soll. Dazu gehört, dass Sie die Rahmendaten genau voneinander trennen, wie wir es in unserer Mustervorlage verdeutlicht haben.
  • Zu kurze Darstellung
    Die Ergebnisse und deren Zustandekommen müssen auch für Unbeteiligte nachvollziehbar sein. Nur kurz ein Abstimmungsergebnis oder einen Konsens niederzuschreiben reicht dafür meist nicht aus, es sollte schon klar werden, worum es geht.
[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
2. Juni 2020 Tilman Schulze Redakteur Autor: Tilman Schulze

Tilman Schulze, Jahrgang 1973, arbeitet zudem freiberuflich als Kommunikationstrainer, Coach und Mediator in Freiburg und Umgebung. Als Autor einiger Bücher ist er es gewohnt, unterschiedliche Perspektiven einzunehmen und mit der Sprache zu spielen.



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