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Tagesordnung: Inhalt, Muster, Vorteile & Tipps

Viele Meetings und Veranstaltungen scheitern, weil eine Tagesordnung fehlt. Ohne Struktur und Zeitplan werden Themen fast willkürlich abgearbeitet. Statt sinnvolle und produktive Ergebnisse zu liefern, wird das Treffen zur Zeitverschwendung für alle Beteiligten. Im Job ein echtes Problem, wenn große Teile des Arbeitstages für Besprechungen vergeudet werden. Wir zeigen, wie Sie eine Tagesordnung erstellen – inklusive Muster – und wie Ihre Meetings davon profitieren können…

Tagesordnung: Inhalt, Muster, Vorteile & Tipps

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Was ist eine Tagesordnung?

Als Tagesordnung wird die inhaltliche und zeitliche Gliederung eines Meetings, eines Gesprächs oder einer anderen Veranstaltung bezeichnet. Es ist eine im Vorfeld erstellte Struktur über wichtige Themen und den zeitlichen Ablauf einzelner Punkte, die während der Versammlung behandelt werden sollen.

Ziel der Tagesordnung ist ein effizienterer Verlauf, der sich besser an den Zielen des Treffens organisiert. Die Themenübersicht soll verhindern, dass vom Thema abgewichen oder zentrale Fragen nicht beantwortet werden. Synonym wird auch von einer Agenda, einem Themenkatalog oder Ablaufplan gesprochen.

Bekannt ist eine Tagesordnung im Bundestag oder Bundesrat, aber auch andere Sitzungen setzen auf den strukturierten Plan. Leider wird in beruflichen Meetings im Team häufig darauf verzichtet.

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Inhalt: Was gehört zu einer Tagesordnung?

In einer Tagesordnung werden alle Themen, Fragen, Abstimmungen und sonstige Punkte festgehalten, um die es in der Besprechung gehen wird. Der genaue Inhalt hängt somit immer vom individuellen Grund des Meetings beziehungsweise der Veranstaltung ab. Die Agenda für ein Teammeeting sieht anders aus als bei der Mitgliederversammlung eines Vereins.

Einige Inhalte dürfen aber in keiner Tagesordnung fehlen:

  • Tagesordnungspunkte

    Die Tagesordnungspunkte (Abkürzung: TOP) sind die einzelnen Abschnitte in der Gliederung. Typischerweise ist der erste Tagesordnungspunkt die Begrüßung, am Ende steht die Verabschiedung. Die übrigen Punkte sind die Themen, in der Gruppe besprochen werden sollen: Aktuelle Aufgaben, geplante Projekte, wichtige Informationen oder benötigte Abstimmungen.

  • Zeitliche Vorgaben

    In der Tagesordnung sollten die jeweiligen Punkte gleich einen zeitlichen Rahmen erhalten. So wird die Gewichtung der verschiedenen Themen deutlich. Gleichzeitig verhindert die zeitliche Struktur, dass Meetings überzogen werden oder Teilnehmer sich viel zu lange an Nebensächlichkeiten aufhalten.

  • Abstimmungen

    Stehen wichtige Abstimmungen auf der Tagesordnung, sollten diese unbedingt genannt und erklärt werden. Teilnehmer erhalten die Chance, sich rechtzeitig Gedanken über ihre Meinung zu machen oder selbst Beiträge vorzubereiten, die vor der Abstimmung vorgebracht werden sollen.

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Tagesordnung Muster: Kostenloser Download

Das folgende Muster für eine Tagesordnung zeigt Ihnen beispielhaft, wie eine Agenda für ein berufliches Meeting aussehen kann. Je nach Inhalt, Dauer und Teilnehmer der Teamversammlung kann der Themenkatalog auch kürzer oder deutlich länger ausfallen. Ist beispielsweise ein ganztägiger Workshop geplant, umfasst die Tagesordnung mehrere Pausen, Zeit für das Mittagessen und in der Regel längere Arbeitsphasen.

Tagesordnung

Teammeeting: Titel oder Thema der Besprechung
Ort & Zeit: Raum 4 (2. Etage, linker Flur), TT.MM.JJJJ, 10 bis 13 Uhr

Tagesordnungspunkte

Uhrzeit Thema Personen
10:00-10:05 Uhr 1. Begrüßung & Vorstellung Frau Müller
10:05-10:15 Uhr 1.2 Ziel des Meetings Frau Müller
10:15-10:30 Uhr 2. Ergebnisse des letzten Meetings Herr Schneider
10:30-11:00 Uhr 2.1 Update: Aktueller Stand Herr Schneider
11:00-11:30 Uhr 3. Vorstellung des Projekts XY Frau Müller
11:30-11:45 Uhr 3.1 Erwartungen des Kunden Frau Müller
11:45-12:00 Uhr 3.2 Budget und Zeitplan Frau Müller
12:00-12:30 Uhr 4. Offene Diskussion & Vorschläge Alle
12:30-12:45 Uhr 5. Zuteilung von Aufgaben Herr Schmitz
12:45-12:55 Uhr 6. Verabschiedung Frau Müller
12:55-13:00 Uhr 6. Terminverkündung nächstes Meeting Frau Müller

Download: Tagesordnung Muster (Word)

Wie muss eine Tagesordnung aussehen?

Für berufliche Meetings und Besprechungen im Team gibt es keine Vorgaben für die Gestaltung der Tagesordnung. In erster Linie sollte die Gliederung übersichtlich und klar strukturiert sein. So können alle Teilnehmer auf einen Blick die wichtigsten Inhalte erfassen.

Anders ist es bei sehr wichtigen Versammlungen. Die Bedeutung der Tagesordnung in Parlamenten ist gesetzlich geregelt. Themen, die nicht auf der Agenda stehen, werden nicht besprochen und es dürfen keine Beschlüsse gefasst werden.

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Vorteile: Darum lohnt sich eine Tagesordnung

Das Erstellen einer Tagesordnung ist zusätzliche Arbeit, doch der Aufwand lohnt sich. Ein Meeting mit Agenda hat mehrere Vorteile:

  • Bessere Übersicht

    Worum geht es? Was wird besprochen? Wie sollte ich mich vorbereiten? Teilnehmer erhalten durch die Tagesordnung eine Übersicht über den gesamten Ablauf und können sich auf das Meeting einstellen. Das sorgt für produktivere und effizientere Treffen.

  • Konkrete Auswahl der Teilnehmer

    Schon ein Blick auf die Agenda kann reichen, um festzustellen, dass nicht jedes Teammitglied dabei sein muss. Oft sitzen Teilnehmer nur rum, obwohl die Themen des Meetings sie nicht betreffen. Die Zeit kann besser genutzt werden, wenn eine sinnvolle Auswahl der Teilnehmer stattfindet.

  • Keine Abschweifungen

    Jeder Arbeitnehmer kennt es: Plötzlich geht es in der Besprechung um Themen, die gar nichts mit dem Ausgangspunkt zu tun haben. Es fehlt eine klare Struktur. Eine Agenda schafft genau diese Ordnung und hilft dabei, konzentriert an den vorher aufgestellten Themen zu arbeiten.

  • Keine Überlänge

    Angesetzt für eine Stunde, doch plötzlich sitzen Sie für fast drei Stunden im Besprechungsraum? Leider keine Seltenheit. Tagesordnungen helfen, solche Überlängen zu verhindern. Die zeitliche Gliederung gibt einen festen Rahmen vor, an den sich alle Beteiligten halten sollten.

Tagesordnung erstellen und nutzen: 5 Tipps

Sie wollen eine Tagesordnung nutzen und das nächste Gespräch strukturierter angehen? Dann haben wir zum Abschluss sieben Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung:

  • Lassen Sie die Teilnehmer mitgestalten

    Der Teamleiter oder Vorgesetzte leitet das Meeting und erstellt die zugehörige Tagesordnung. Trotzdem ist es sinnvoll, die Teilnehmer an der Gestaltung zu beteiligen. Geben Sie die Möglichkeit, Themen auf die Agenda zu setzen oder schon vorab Fragen zu stellen, die in der Besprechung geklärt werden sollen.

  • Planen Sie Pausen ein

    Für ein kurzes Treffen ist dies nicht nötig, organisieren Sie hingegen eine lange Konferenz von mehreren Stunden, sollten Sie Pausen bereits in der Agenda einplanen. Nur so bleibt die Aufmerksamkeit und Motivation hoch.

  • Denken Sie an die Interaktion

    Erfolgreiche Meeting brauchen Beiträge der Teilnehmer, Ideen, Diskussionen und Interaktion. Bedenken Sie dies bereits beim Themenkatalog. Nicht jeder Tagesordnungspunkt sollte ein Vortrag sein. Dabei schalten viele Beteiligten nach kurzer Zeit ab. Planen Sie lieber Fragen, Diskussionsrunden, Brainstorming oder Feedback ein. Daran können sich alle beteiligen.

  • Verschicken Sie die Tagesordnung im Vorfeld

    In der Konferenz ist die Tagesordnung hilfreich, doch wirklich sinnvoll ist sie vor allem im Vorfeld. Schicken Sie allen Teilnehmern die fertige Agenda rechtzeitig zu. So können diese sich auf die einzelnen Themen vorbereiten, offene Fragen klären oder Probleme identifizieren, die besprochen werden müssen.

  • Halten Sie sich an die Agenda

    Klingt simpel, ist es in der Praxis aber nicht: Die Struktur ist nur dann nützlich, wenn Sie sich daran halten. Achten Sie auf die zeitlichen Vorgaben, bremsen Sie Teilnehmer aus, die vom Thema abkommen oder planen Sie ein neues Meeting, wenn diese innerhalb eines Treffens nicht geklärt werden können.

  • Erstellen Sie ein Protokoll

    Das Protokoll ist nicht nur eine Übersicht zu den Ergebnissen. Es ist auch eine Möglichkeit zu kontrollieren, ob die Tagesordnung eingehalten und erfüllt wurde. Konnten alle Themen umfassend besprochen werden? War ausreichend Zeit gegeben? Daraus können Sie viel für die nächste Agenda lernen.

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[Bildnachweis: Shanvood by Shutterstock.com]

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