Gesprächsprotokoll schreiben: So geht’s richtig

Das Gesprächsprotokoll erfüllt mehrere Funktionen

Die Hauptfunktion des Gesprächsprotokolls ist, Inhalte zu dokumentieren. In dem Dokument wird detailliert festgehalten, worum es in einem Meeting oder einer Besprechung ging. Teilnehmer, Tagesordnungspunkte, Beschlüsse – alles, was auf den Tisch kam, wird hierin strukturiert erfasst. So können die Teilnehmer die Informationen auch im Nachhinein noch einmal nachlesen. Die Aufzeichnung eignet sich aber ebenso für Personen, die nicht an dem Meeting oder der Sitzung teilnehmen konnten. Ihnen dient das Gesprächsprotokoll als Gesprächsersatz.

Kurz: Gesprächsprotokolle dienen wesentlich der Aufzeichnung, Information und Dokumentation von Besprechungen. Es gibt aber noch eine weitere Funktion…

Das Gesprächsprotokoll als Kontrollinstrument

Neben der Informationsfunktion hat das Gesprächsprotokoll noch einen weiteren, subtilen Effekt: Es sorgt für Transparenz bei Fragen der Verantwortung. Geht bei einem Projekt etwas schief, will es hinterher keiner gewesen sein oder etwas gewusst haben. Dank des Gesprächsprotokolls lässt sich jedoch schnell nachlesen, wer wovon wusste oder für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich war.

Das Gesprächsprotokoll übernimmt im Unternehmen daher ebenso die Aufgabe als wichtiges Kontrollinstrument. Sogar in doppelter Hinsicht: Es zeigt, ob ein Meeting tatsächlich produktiv war und ob beziehungsweise was dabei herauskam. Zugleich gibt es Aufschluss darüber, welche der Themen umgesetzt wurden und wer den delegierten Aufgaben auch nachgekommen ist.

Das gilt noch mehr bei 4-Augen-Gesprächen. Zum Beispiel beim regelmäßigen Jahresgespräch, einem Kritikgespräch oder einer Gehaltsverhandlung. Zielvorgaben und spätere Zielerreichung lassen sich mithilfe der Zusammenfassung und per Protokoll viel genauer nachprüfen. Sich dabei allein auf die Erinnerung zu verlassen, führt zu Lücken und Fehlern.

2 Arten des Gesprächsprotokolls

Protokoll ist nicht gleich Protokoll. In der Schule oder an der Universität gibt es sogenannte Versuchsprotokolle, die wissenschaftliche Experimente aufzeichnen. Im beruflichen Kontext wiederum gibt es vor allem zwei Arten von Gesprächsprotokollen:

• Das Verlaufsprotokoll

  Im Verlaufsprotokoll wird in chronologischer Reihenfolge der gesamte Redefluss mitprotokolliert sowie der Inhalt des Gesprächs zusammengefasst und festgehalten. Was wurde zuerst besprochen? Welche Argumente wurden vorgetragen? Was sprach dagegen? Worauf wurde sich schließlich geeinigt und wie kam es dazu? Dieses Gesprächsprotokoll gibt den tatsächlichen Verlauf eines Meetings oder einer Sitzung detailliert wieder.

• Das Ergebnisprotokoll

  Beim Ergebnisprotokoll liegt der Fokus wiederum vor allem auf den endgültigen Ergebnisse der Besprechung. Hierin wird dokumentiert, welche Entscheidungen zu den jeweiligen Punkten der Tagesordnung getroffen wurden. Welche Verantwortungen wurde an wen übertragen? Wer übernimmt welche Aufgaben und Projekte? Das Ergebnisprotokoll ist kürzer als das Verlaufsprotokoll. Dafür bringt es die Beschlüsse auf den Punkt.

Im Alltag finden sich allerdings häufig auch hybride Formen der jeweiligen Protokollarten. Grundsätzlich können beide Arten – wenn sie richtig angefertigt werden – die wichtigsten Inhalte und Ergebnisse zusammenfassen.

Ein Gesprächsprotokoll allein bringt nichts

Ein Gesprächsprotokoll anzufertigen, ist aber allenfalls die halbe Miete. Wenn es anschließend in Schubladen oder digitalen Aktenordnern verschwindet, ist es so nützlich wie eine Wärmflasche aus Schokolade. Gesprächsprotokolle entfalten ihre unterschiedlichen Funktionen erst, wenn Sie beispielsweise beim Folgemeeting, beim nächsten Mitarbeitergespräch oder Feedbackgespräch dazu genommen und noch einmal thematisiert werden. Sei es um Beschlüsse oder Leistungen zu vergleichen und zu verifizieren.

Gesprächsprotokoll Checkliste: Inhalt & Vorlage

Die wichtigste Regel für ein Gesprächsprotokoll lautet: Vollständigkeit ist ein absolutes Muss. Fehlen wichtige Informationen oder werden grundlegende Entscheidungen ausgelassen, führt das den Zweck der Mitschrift ad absurdum. Wie aber sieht ein vollständiges Gesprächsprotokoll aus und welcher Inhalt gehört zwingend dazu? Das ist der Inhalt eines Gesprächsprotokolls:

• Informationen zum Meeting

  Zunächst sollte aus dem Gesprächsprotokoll klar hervorgehen, für welche Besprechung es angefertigt wurde. Pflichtangaben im Protokollkopf sind deshalb Thema (Überschrift), Datum, Ort und Uhrzeit des Meetings.

• Informationen zu den Teilnehmern

  Mitarbeiter, Vorgesetzte, Projektleiter, Kunden, Lieferanten oder Außenstehenden – wer auch immer im Meeting anwesend war, sollte namentlich genannt werden. So lässt sich später nachvollziehen, wer darüber informiert oder für ein Projekt verantwortlich war. Die Teilnehmerliste kann zudem durch Kontaktdaten (eMail, Telefon) erweitert werden.

• Punkte der Tagesordnung

  Ein organisiertes Meeting verfügt immer über eine Agenda. Diese gliedert sich in die zu besprechenden Tagesordnungspunkte – kurz: TOP. Die Punkt der Tagesordnung müssen selbstverständlich alle im Gesprächsprotokoll aufgeführt werden – auch wenn manche übersprungen oder gestrichen wurden. Auch das ist darin zu dokumentieren.

• Entscheidungen und Beschlüsse

  Werden im Gespräch Entscheidungen zu dem jeweiligen TOP getroffen, Anweisungen gegeben oder Verantwortungen übertragen, gehört ebenfalls zum Inhalt des Gesprächsprotokolls. Diese zentralen Ergebnisse sind jeweils am Ende des Tagesordnungspunkts gesondert in der Mitschrift festzuhalten.

• Ziele und Fristen

  Häufig gibt es in Meetings Informationen oder Beschlüsse zu Zielen oder Fristen, die erreicht werden sollen. Um eine spätere Kontrolle zu ermöglichen, gehören auch diese Informationen zum Inhalt des Gesprächsprotokolls.

Beispiel und Vorlage für ein Gesprächsprotokoll

Um Ihnen die Erstellung einer solchen Aufzeichnung zu erleichtern, haben wir eine kostenlose Vorlage für ein Gesprächsprotokoll erstellt. Darin sind alle wichtigen Inhalte und Aspekte enthalten sind. Denken Sie aber bitte daran, dass es sich lediglich um ein Muster handelt. Für den individuellen Fall kann es notwendig sein, die Vorlage anzupassen.

Die Vorlage können Sie sich – wie gewohnt – HIER kostenlos als PDF herunterladen. Ein weiteres Beispiel finden Sie im Anschluss. Diese Vorlage können Sie gleich online im Browser editieren. Dazu einfach auf den Kasten klicken.

Gesprächsprotokoll schreiben: 3 Phasen

Ein professionelles Gesprächsprotokoll zu erstellen, ist keine Raketenwissenschaft. Zugegeben, die Aufgabe, die Debatte zu protokollieren, ist unbeliebt, weil sie zusätzliche Mühe macht. Idealerweise wird der Auftrag, das Gesprächsprotokoll zu schreiben, reihum delegiert. Heißt: Jeder ist damit einmal dran. Haben Sie diesmal die Aufgabe übernommen, stehen vor Ihnen drei typische Phasen:

1. Vorbereitung

Gute Vorbereitung ist das A und O, wenn Sie ein Gesprächsprotokoll erstellen sollen. Bevor Sie loslegen, überlegen Sie, womit Sie schneller schreiben können: auf einem Notizblock und mit Stift und Papier – oder auf einem Laptop oder Tablet. Bedenken Sie auch, dass das Klappern der Tastatur die Meetingteilnehmer stören könnte. Bei Tablets sollten Sie daher den Tastenklick deaktivieren.

Um die Aufzeichnung zu beschleunigen, sollten Sie zudem im Vorfeld bereits alle genannten Eckdaten aufschreiben: Thema, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Agenda beziehungsweise Tagesordnungspunkte. So haben Sie schon eine klare Struktur für Ihr Gesprächsprotokoll und müssen bei der Mitschrift nur noch Stichpunkte ergänzen, die Sie später ausformulieren. Profis beschäftigen sich während der Vorbereitung zusätzlich mit wichtigen Fragen des Meetings. Das hilft ihnen, der Diskussion besser folgen zu können und parallel alle wichtigen Punkte schriftlich festzuhalten.

2. Erstellung

Sobald das Meeting startet, beginnt die Arbeit als Protokollführer. Wichtig ist, dass Sie über die gesamte Dauer der Besprechung aufmerksam bleiben, wichtige Argumente und Diskussionen mitbekommen und diese direkt notieren. Konzentrieren Sie vor allem auf die Ergebnisse und Entscheidungen, die unbedingt im Gesprächsprotokoll zu finden sein müssen.

Achten Sie bei der Erstellung des Protokolls darauf, etwaige Argumente oder Einwände in der Diskussion mit Namen zu verknüpfen: Wer hat was gesagt? Wem wurde welche Aufgabe zugeteilt? Im Nachhinein ist es schwer, sich genau daran zu erinnern, wer welchen Vorschlag gemacht hat oder wer gegen etwas gestimmt hat.

3. Überarbeitung

Nach dem Meeting sollten Sie das Gesprächsprotokoll einem Feinschliff unterziehen. Korrigieren und überarbeiten Sie Formulierungen, fassen Sie zusammen und bringen Sie Aussagen auf den Punkt. Das Protokoll sollte so kurz wie möglich und so ausführlich wie nötig sein. Klar: Auch Flüchtigkeits- oder Tippfehler werden jetzt eliminiert (Rechtschreibprüfung durchlaufen lassen!).

Für die Überarbeitung empfiehlt sich eine kleine zeitliche Distanz. Warten Sie nicht zu lange, bis Sie wichtige Details vergessen haben. Aber mit ein wenig Abstand, lassen sich manche Tagesordnungspunkte besser zusammenfassen und formulieren. Auch sehen Sie so deutlicher, ob wirklich alles im Gesprächsprotokoll enthalten ist.

Gesprächsprotokoll unterschreiben: Ja oder nein?

Es gibt Protokolle, die unterschrieben werden müssen. Zum Beispiel Beschlussprotokolle bei einer Eigentümerversammlung. Im betrieblichen Kontext ist das nicht erforderlich, da das Gesprächsprotokoll nach außen keine bindende Wirkung hat. Es ist kein Vertrag. Um der Dokumentation mehr offiziellen Charakter zu verleihen, kann es aber sinnvoll sein, dass das fertige Protokoll vom Schriftführer und Meetingleiter oder Vorsitzenden hinterher unterschrieben wird.

Tipps für ein professionelles Gesprächsprotokoll

Auch wenn es keiner mag, ein Gesprächsprotokoll schreiben zu müssen: Denken Sie bitte daran, dass Sie sich als Schriftführer damit im Unternehmen sichtbar machen können. Ihr Name ist darin prominent platziert. Das Protokoll dient zugleich als eine Art Arbeitsprobe von Ihnen. Wer hier durch Stil, Sorgfalt und Qualität glänzt, kann mit dem professionellen Gesprächsprotokoll Vorgesetzte ebenso wie Kollegen beeindrucken. Nachhaltig!

Diese Tipps helfen Ihnen dabei, das bestmögliche Gesprächsprotokoll zu verfassen:

• Neutral formulieren

  Die Aufgabe des Gesprächsprotokolls ist nicht, Aussagen oder Ergebnisse zu kommentieren. Als Schriftführer bleiben Sie bitte zu jedem Zeitpunkt neutral und objektiv. Wertende Formulierungen sind in der Mitschrift absolut tabu. Geben Sie bitte nur wieder, wer was in der Diskussion gesagt hat. Seien Sie äußerst sparsam mit Adjektiven. Das mag langweilig zu lesen sein. Sätze wie „Herr Müller hat dem wütenden Vorschlag von Frau Schmitz zähneknirschend zugestimmt“ sind aber streng verboten.

• Aktiv nachfragen

  Viele Protokollführer verstehen ihre Rolle als stille Zuhörer. Richtig: Sie sollen aufmerksam zuhören und mitschreiben. Das bedeutet aber nicht, dass Sie permanent schweigen müssen. Im Gegenteil: Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist oder wenn Sie nicht genau wissen, was im Protokoll festgehalten werden soll. Es ist sogar Ihre Pflicht, als Protokollführer dazwischenfunken, wenn alle durcheinander reden. Sie übernehmen damit de facto die Aufgabe des stellvertretenden Moderations– und Meetingleiters.

• Einschübe erwarten

  Manche Konferenz, manche Besprechung entwickelt sich dynamisch. Bedeutet: Es können Tagesordnungspunkte dazu kommen oder Themen eingeschoben werden. Rechnen Sie damit und legen Sie dazu beispielsweise Extra-Blätter bereit oder ein neues Dokument in der Textverarbeitung. Das wird natürlich später im finalen Gesprächsprotokoll zusammengeführt. So aber behalten Sie einen besseren Überblick.

• Punkte prüfen

  An dieser Stelle werden Sie für die Teilnehmer unbequem. Aber da müssen Sie durch: Am Ende jedes Meetings wollen alle nur noch raus – oder müssen in die nächste Besprechung. Bevor das passiert, prüfen Sie bitte genau, ob Sie alle wichtigen Informationen haben. Überfliegen Sie Ihre Mitschrift und gehen Sie alle Punkte durch. Auch hier dürfen und müssen Sie nachhaken, falls etwas unklar bleibt. Nur so können Sie dafür sorgen, ein wirklich vollständiges (und professionelles) Gesprächsprotokoll erstellen zu können.

Was andere Leser dazu gelesen haben

• Bericht schreiben: Anleitung, Aufbau, Struktur
• Unvorbereitet im Meeting: Und jetzt?
• Mystery Meetings: Ach, du bist auch dabei?
• Subtext im Meeting: Achtung, fiese Kollegen-Falle!
• Kick-off-Meeting: Teams richtig begeistern
• Chefmeeting: Tipps für die Aussprache mit dem Boss