Gesprächsprotokoll schreiben: So geht’s richtig

In Meetings und anderen Besprechungen wird eine ganze Menge geredet. Nach 45 Minuten Dauerbeschallung durch den Chef, die Kollegen, die sich zu Wort gemeldet haben oder andere Mitarbeiter, die über die Planung, den Ablauf und das Ziel eines wichtigen Projekts informiert haben, sollten alle auf dem gleichen Wissensstand sein. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass genau das nur selten der Fall ist. Ein Gesprächsprotokoll kann Abhilfe schaffen. Hier werden alle wichtigen Informationen, Erkenntnisse und Beschlüsse festgehalten und sind somit auch im Nachhinein ersichtlich. Kein vergessen, keine falschen Prioritäten, keine Missverständnisse. Allerdings ist es eine oft unbeliebte Aufgabe, ein Gesprächsprotokoll schreiben zu müssen, bedeutet es doch zusätzlichen Aufwand. Doch für ein gutes Gesprächsprotokoll lohnt sich ein wenig Arbeit…

Gesprächsprotokoll schreiben: So geht's richtig

Ein Gesprächsprotokoll erfüllt gleich mehrere Funktionen

Die Hauptfunktion eines Gesprächsprotokolls ist wohl jedem klar: In dem Dokument soll klar und deutlich festgehalten werden, worum es in einem Meeting, einer Besprechung oder einem beruflichen Gespräch ging. Diese Informationsfunktion ist auch der hauptsächliche Anlass, warum Vorgesetzte einen Mitarbeiter bestimmen, der für die Anfertigung verantwortlich ist.

Zu oft wurde schon erlebt, dass eine Besprechung scheinbar produktiv abgelaufen ist, alle relevanten Themen angesprochen und diskutiert wurden, nur um später festzustellen, dass bei den Teilnehmern nicht einmal die Hälfte hängen geblieben ist. Entweder war die Aufmerksamkeit nicht groß genug oder die Flut an neuen Informationen so groß, dass einiges gleich wieder verdrängt wurde. Da hätte man sich die Zeit auch sparen können – und die daraus resultierenden Probleme sind auch schon abzusehen.

Mitarbeiter kommen vereinbarten Aufgaben nicht nach, Fristen werden nicht eingehalten, es kommt zu Missverständnissen aufgrund der fehlerhaften Kommunikation… Eine ganze Reihe an Folgen, die kein Chef sehen möchte. Ein Gesprächsprotokoll verhindert dies, da es im Anschluss noch einmal zur Hand genommen werden kann, um bis ins Detail nachzulesen, was wichtig war und woran gedacht werden muss.

Neben der reinen Informationsfunktion hat das Gesprächsprotokoll aber noch weitere Effekte. So hilft es dabei, Fragen zur Verantwortung klar zu beantworten. Geht bei Aufgaben und Projekten etwas schief, wird gerne mit dem Finger auf andere gezeigt. Durch das Gesprächsprotokoll lässt sich jedoch in kurzer Zeit nachvollziehen, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich war.

Zuletzt dient ein Gesprächsprotokoll auch als Kontrollinstrument – und zwar gleich in doppelter Hinsicht. Zunächst kann es zeigen, ob ein Meeting auch wirklich so produktiv war, wie Vorgesetzte es gerne hätten. Jeder Arbeitnehmer hat schon Besprechungen erlebt, die zwar eine gefühlte Ewigkeit andauerten, in denen eine Menge geredet wurde, aber kaum etwas wichtiges gesagt wurde. Das Gesprächsprotokoll gibt sofort Aufschluss darüber, ob alle Kernthemen behandelt wurden und ob es zufriedenstellende Lösungen oder zumindest Lösungsansätze gibt.

Außerdem eignet sich die Zusammenfassung im Gesprächsprotokoll optimal, um die spätere Zielerreichung zu beurteilen. Sind Vorgaben eingehalten worden? Stimmt die Leistung und das Ergebnis mit dem überein, was im Meeting beschlossen wurde? Sind alle Aspekte der Zielvorgaben erreicht worden? Was sonst nur noch aus der Erinnerung abgerufen werden kann – mit Lücken und Fehlern – wird durch das Protokoll leicht nachprüfbar gemacht.

Die unterschiedlichen Arten eines Gesprächsprotokolls

Gesprächsprotokoll Vorlage Muster Ergebnisprotokoll VerlaufsprotokollHaben Sie sich schon einmal darüber gewundert, dass die Gesprächsprotokolle von zwei verschiedenen Kollegen vollkommen anders aussehen? Das muss nicht bedeuten, dass einer von beiden etwas vollkommen falsch verstanden hat oder bei der Erstellung einen Fehler gemacht hat. Die einfache Erklärung lautet, dass beide eine unterschiedliche Art angefertigt haben.

In der Schule oder der Universität kommen Sie manchmal vielleicht mit einem sogenannten Versuchsprotokoll in Kontakt, dass bei wissenschaftlichen Experimenten erstellt wird – in beruflicher Hinsicht sind Sie jedoch gut aufgestellt, wenn Sie die zwei wesentlichen Arten von Gesprächsprotokollen kennen und voneinander unterscheiden können:

  • Das Verlaufsprotokoll

    In einem Verlaufsprotokoll wird in chronologischer Reihenfolge der Inhalt eines Gesprächs zusammengefasst und festgehalten. Was wurde zuerst besprochen? Welche Argumente wurden vorgetragen? Was sprach dagegen? Worauf wurde sich schließlich geeinigt und wie kam es dazu? Dieses Gesprächsprotokoll gibt also den tatsächlichen Verlauf eines Meetings wieder und ist deshalb sehr detailliert.

  • Das Ergebnisprotokoll

    Diese Variante legt den Fokus auf die tatsächlichen und endgültigen Ergebnisse der Besprechung. Hier wird dokumentiert, welche Entscheidungen zu den jeweiligen Punkten der Tagesordnung getroffen wurden, welche Verantwortungen an wen übertragen wurden oder welche Aufgaben und Projekte verteilt wurden. Das Ergebnisprotokoll ist daher etwas kürzer, dafür mehr auf den Punkt gebracht.

Die längeren und detaillierten Ausführungen im Verlaufsprotokoll bedeuten dabei nicht, dass dieses besser oder zu bevorzugen ist. Grundsätzlich können beide Arten – wenn sie richtig angefertigt wurden – die wichtigsten Inhalte zusammenfassen und alles weitere möglichst auslassen. Oftmals eignet sich das Ergebnisprotokoll aber noch ein wenig besser, da es sich wirklich auf die entscheidenden Informationen beschränkt, weniger Arbeit beim Schreiben macht und alles auf einen Blick aufbereitet.

Ein Gesprächsprotokoll alleine bringt noch gar nichts

In vielen Unternehmen werden Gesprächsprotokolle geschrieben. Doch wird dabei gerne vergessen, dass es zunächst einmal rein gar nichts bringt, das Dokument nur anzufertigen. Seinen Nutzen kann ein Gesprächsprotokoll nur dann entfalten, wenn es im Nachhinein auch wirklich eingesetzt und verwendet wird, beispielsweise in Form der oben angesprochenen Kontrollfunktionen.

Genau an diesem Punkt scheitert es aber oftmals in vielen Abteilungen. Stattdessen werden die Protokolle erstellt, abgeheftet oder digital gespeichert – und dann vergessen. Neben der oftmals leider schlechten Qualität eines Gesprächsprotokolls ist auch dies ein Grund, warum viele Mitarbeiter deren Wert nicht zu schätzen wissen. Es kann niemanden überraschen, dass ein Arbeitnehmer keine Lust hat, eine aufwendige Mitschrift zu erstellen, wenn sich im Anschluss kein Mensch mehr dafür interessiert.

Leider ist dabei die Arbeit tatsächlich verschenkt. Unternehmen und Vorgesetzte sollten deshalb überlegen, ob die Zusammenfassungen wirklich genutzt werden und somit sinnvoll sind. Oder ob es vielversprechender ist, zunächst einen klaren Ablauf zu etablieren, der von Gesprächsprotokollen profitiert.

Inhalt und kostenlose Vorlage für ein Gesprächsprotokoll

Die erste und wichtigste Regel für ein Gesprächsprotokoll lautet: Vollständigkeit ist ein absolutes Muss. Fehlen wichtige Informationen oder werden grundlegende Entscheidungen ausgelassen, führt dies den gesamten Zweck der Mitschrift ad absurdum.

Daraus resultiert aber gleich die nächste Frage: Wie genau sieht ein vollständiges Gesprächsprotokoll aus und welcher Inhalt gehört zwingend dazu? Das ist der Inhalt eines Gesprächsprotokolls:

  • Informationen zum Meeting

    Zunächst einmal sollte aus dem Gesprächsprotokoll klar hervorgehen, zu welcher Besprechung es genau angefertigt wurde. Darum sind das Datum, der Ort, die Uhrzeit und das Thema des Meetings immer ein wichtiger Inhalt.

  • Informationen zu den Teilnehmern

    Auch die Mitarbeiter, Vorgesetzten, Projektleiter und möglicherweise Kunden, Lieferanten oder Außenstehenden, die im Meeting anwesend waren, sollten unbedingt genannt werden. So lässt sich später leicht nachvollziehen, wer für ein gemeinsames Projekt relevant ist. Falls vorhanden – und falls Sie sich die zusätzliche Mühe machen wollen – können Sie auch Kontaktmöglichkeiten, wie eine E-Mail Adresse, angeben, um die Kommunikation zu erleichtern.

  • Punkte der Tagesordnung

    Ein gut organisiertes Meeting sollte über eine Agende verfügen, die gliedert, welche Punkte besprochen werden sollen. Diese Punkt der Tagesordnung müssen es selbstverständlich auch in das Gesprächsprotokoll schaffen, weil sie die grundlegenden Fragestellungen und Probleme des Treffens beschreiben.

  • Entscheidungen und Beschlüsse

    Werden im Gespräch Entscheidungen getroffen, klare Anweisungen gegeben oder Verantwortungen übertragen, gehört dies ebenfalls unbedingt zum Inhalt des Gesprächsprotokolls. Genau dies sind die zentralen Ergebnisse und wichtigsten Informationen, die in der Mitschrift festgehalten werden sollen.

  • Ziele und Fristen

    Häufig gibt es in Meetings auch Informationen zu den Zielen, die erreicht werden sollen und den Fristen, die zur Umsetzung gesetzt wurden. Um eine spätere Kontrolle zu ermöglichen und um vollständige Informationen zu liefern, gehören auch diese zum Inhalt des Gesprächsprotokolls.

Gespraechsprotokoll PDF Download Vorlage Muster Bild

Um das ganze noch ein wenig anschaulicher zu machen, haben wir eine Vorlage für ein Gesprächsprotokoll erstellt, in der die wichtigsten Inhalte und Aspekte enthalten sind. Denken Sie aber bitte daran, dass es sich lediglich um ein Muster handelt. Für den individuellen Fall kann es notwendig sein, dieses anzupassen, um die Situation und die Ergebnisse bestmöglich erfassen zu können.

Die Vorlage können Sie auch hier kostenlos als PDF herunterladen.

Beispiel und Vorlage für ein Gesprächsprotokoll

Gesprächsprotokoll

Meeting zum Ausbau der Social Media Kanäle


Datum und Ort: 12.01.2018, Frankfurt am Main
Uhrzeit: Beginn des Meetings 14:30 Uhr, Ende des Meetings 15:15 Uhr
Teilnehmer: Klaus Hansen, Martina Stich, Sabine Müller, Thomas Langen, Sebastian Stein, Stefanie Hoffmann, Jürgen Müller
Protokollführer: Max Mustermann

Tagesordnung #1: Wie kann die Social Media Strategie verbessert werden?

Diskussion und Argumente

Ergebnis und Entscheidung

Aufgaben und Verantwortung

Tagesordnung #2: Welches Budget wird für Social Media angesetzt?

Diskussion und Argumente

Ergebnis und Entscheidung

Aufgaben und Verantwortung

Tagesordnung #3: Welche Kooperationen können genutzt werden?

Diskussion und Argumente

Ergebnis und Entscheidung

Aufgaben und Verantwortung

Tagesordnung #4: Welche Ziele werden im ersten Jahr angestrebt?

Diskussion und Argumente

Ergebnis und Entscheidung

Aufgaben und Verantwortung

Gesprächsprotokoll schreiben: Die drei Phasen

Ein gutes Gesprächsprotokoll zu erstellen ist keine Raketenwissenschaft. Trotzdem würden sich viele Arbeitnehmer am liebsten vor der Aufgabe drücken, weil sie es nicht für sonderlich spannend halten, die Debatte zu verschiedenen Themen zu protokollieren und natürlich auch, weil es zusätzliche Arbeit macht, die andere Teilnehmer des Meetings nicht haben.

Ganz so schlimm, wie es oft geschildert wird, ist es jedoch nicht. Natürlich müssen Sie ein wenig Zeit investieren, wenn Sie ein Gesprächsprotokoll schreiben, aber der Aufwand hält sich durchaus in Grenzen. Grundsätzlich durchlaufen Sie dabei immer drei Phasen:

  1. Die Vorbereitung

    Sie sollten nicht völlig unvorbereitet sein, wenn Sie ein Gesprächsprotokoll erstellen wollen. Allerdings ist die Vorbereitung auch nicht sonderlich aufwendig und kann selbst dann noch erledigt werden, wenn Sie recht kurzfristig erfahren, dass Sie für das Protokollieren verantwortlich sind. Wichtig ist zunächst einmal, dass Sie die nötigen Materialien dabei haben und sofort loslegen können.

    Je nach Ihrer persönlichen Arbeitsweise können Sie während des Meetings handschriftliche Notizen machen oder direkt digital auf einem Laptop arbeiten – beides funktioniert. Zusätzlich sollten Sie Ihre Unterlagen vorbereiten, schon einmal eine Struktur erstellen, die Sie während der Besprechung nur noch ausfüllen müssen. Das spart eine Menge Zeit, in der Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren können.

    Im besten Fall gehört es auch zur Vorbereitung für das Gesprächsprotokoll, dass Sie sich schon einmal mit den Themen und Fragen des kommenden Meetings auseinandersetzen. Das bessere Verständnis wird Ihnen dabei helfen, der Diskussion besser folgen zu können und trotzdem alle wichtigen Punkte schriftlich festzuhalten.


  2. Die Erstellung

    Sobald das Meeting begonnen hat, beginnt auch Ihre Arbeit als Protokollführer. Besonders wichtig ist es dabei, dass Sie über die gesamte Dauer der Besprechung aufmerksam bleiben, wichtige Argumente und Diskussionen mitbekommen und diese direkt aufschreiben. Konzentrieren Sie sich dabei vor allem auf Ergebnisse und Entscheidungen, die unbedingt im Gesprächsprotokoll zu finden sein müssen.

    Während der Erstellung sollten Sie auch darauf achten, gleich Inhalte mit Namen zu verknüpfen. Wer hat was gesagt? Wem wurde welche Aufgabe zugeteilt? Im Nachhinein ist es schwer, sich genau daran zu erinnern, wer welchen Vorschlag gemacht hat oder wer gegen etwas gestimmt hat.


  3. Die Überarbeitung

    Ja, es macht zusätzliche Arbeit, doch es ist leider absolut notwendig, das Gesprächsprotokoll im Nachhinein noch einmal in die Hand zu nehmen, zu korrigieren und zu überarbeiten. Im Eifer des Gefechts schleicht sich vielleicht so mancher Flüchtigkeits- oder Tippfehler ein, der so ausfindig gemacht werden kann.

    Außerdem hilft die Überarbeitung mit ein wenig zeitlicher Distanz dabei, noch einmal zu überprüfen, ob wirklich alles im Gesprächsprotokoll enthalten ist. Im Meeting selbst kann es so schnell von einem zum anderen Thema gehen, dass Ihnen etwas durchrutschen kann.

Tipps für das perfekte Gesprächsprotokoll

Ein Gesprächsprotokoll wird in der Regel als unnötige zusätzliche Belastung gesehen. Kaum jemand sieht die Chance, die darin enthalten sein kann: Ein solches Protokoll ist schließlich eine Art Arbeitsprobe von Ihnen. Sie zeigen damit, wie Sie Aufgaben angehen und welche Qualität von den Ergebnissen zu erwarten ist.

Die folgenden Tipps können Ihnen dabei helfen, das bestmögliche Gesprächsprotokoll zu verfassen und damit sowohl den Chef als auch Ihre Kollegen zu beeindrucken:

  • Lassen Sie Ihre eigene Meinung außen vor

    Jeder hat seine ganz persönliche Meinung zu den Themen, die im Meeting besprochen werden. Sie sind da keine Ausnahme, auch wenn Sie das Gesprächsprotokoll erstellen. Allerdings hat Ihre Ansicht in der Mitschrift keinen Platz. Hier muss alles sachlich und objektiv bleiben. Sie geben nur wieder und informieren über Entscheidungen und Diskussionen – ohne diese zu werten.

    Auch Emotionen werden im Gesprächsprotokoll nicht erwähnt. Sie schreiben also nicht Herr Müller hat dem wütenden Vorschlag von Frau Schmitz zähneknirschend zugestimmt, sondern lediglich, dass worauf die beiden sich geeinigt haben.


  • Fragen Sie nach, wenn es nötig ist

    Viele Protokollführer verstehen ihre eigene Rolle fälschlicherweise als die eines stillen Zuhörers, der aufmerksam lauscht und mitschreibt, selbst jedoch nichts sagt. Das ist jedoch kontraproduktiv. Für das Gesprächsprotokoll sollten Sie immer wissen, worum es gerade geht, was entschieden wurde und welche Thesen im Raum stehen. Sollte es bei Ihnen eine Unklarheit geben, ist es sogar Ihre Pflicht, nachzufragen, um die richtigen Informationen aufzuschreiben.

    Das bedeutet auch: Wenn alle durcheinander reden, viele Dinge gleichzeitig und parallel oder in schneller Abfolge besprochen werden, dürfen Sie als Protokollführer dazwischenfunken und darum bitten, dass noch einmal wiederholt und zusammengefasst wird.


  • Fassen Sie sich kurz

    Um auch ja nichts zu verpassen, versucht so mancher einfach alles aufzuschreiben. So findet sich im ersten Entwurf des Gesprächsprotokolls dann fast jedes Wort, die Mitschrift geht über fünf Seiten und kaum jemand blickt mehr durch, was nun wirklich gesagt und entschieden wurde. Zudem macht es die spätere Überarbeitung umso aufwendiger, wenn Sie sich durch viele unnütze Informationen wälzen müssen, um das Relevante herauszufiltern.

    Besser ist es, wenn Sie sich von Anfang an kurz fassen und möglichst präzise sind. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie dies in knappen Sätzen fest. So erleichtern Sie sich selbst die Arbeit und verbessern das Ergebnis.


  • Erwarten Sie weitere Einschübe

    Sie haben gerade einen Abschnitt in Ihrem Gesprächsprotokoll abgeschlossen, diesen zur deutlichen Trennung unterstrichen und die Überschrift für den nächsten Punkt der Tagesordnung gesetzt – da sagt der Kollege gegenüber Mir fällt zu dem Thema von gerade noch ein, dass wir unbedingt darüber sprechen sollten, wie… Die schöne Ordnung ist dahin, nun müssen Sie schauen, wo noch Platz ist, um die neuen Informationen unterzubringen.

    Das ist ärgerlich, lässt sich aber leicht umgehen, indem Sie bereits vorher damit rechnen. In Gesprächen geht es selten nur in eine Richtung, gehen Sie also davon aus, dass Sie noch Einschübe und Ergänzungen zu den bereits vorhandenen Punkten machen müssen – und lassen Sie entsprechend viel Platz, um diese bequem eintragen zu können.


  • Vergewissern Sie sich noch einmal

    Sobald ein Meeting sich dem Ende nähert, scharren bereits alle Teilnehmer mit den Hufen und können es kaum erwarten, sich endlich auf den Weg zu machen. Bevor es jedoch soweit ist, sollten Sie noch einmal die Aufmerksamkeit auf sich lenken und kurz die Punkte durchgehen, die Sie im Gesprächsprotokoll festgehalten haben.

    So können Sie auf Nummer sicher gehen, dass Sie nichts vergessen haben und alle Entscheidungen richtig festgehalten wurden.

[Bildnachweis: Peshkova by Shutterstock.com]
16. Januar 2018 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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