Gesprächsprotokoll schreiben: Vorlage, Aufbau, Tipps

Was ist ein Gesprächsprotokoll?

Das Gesprächsprotokoll ist eine Aufzeichnung über den Ablauf und Inhalt eines Meetings, einer Tagung, eines Gesprächs oder eines anderen Treffens, bei dem verschiedene Themen besprochen und diskutiert werden. Es wird festgehalten, worum es bei der Besprechung ging, welche Teilnehmer dabei waren, welche Tagesordnungspunkte auf der Agenda standen, welche Entscheidungen getroffen und welche Beschlüsse gefasst wurden.

Hauptfunktion ist die strukturierte Dokumentation. Beteiligte und Außenstehende können durch ein Gesprächsprotokoll wichtige Erkenntnisse und Informationen nachlesen und nachvollziehen. Zusätzlich ist es ein Kontrollinstrument. Das Protokoll zeigt, welche Aufgaben erledigt werden müssen und wer die Verantwortung trägt – und es ist der schriftliche Beweis, ob ein Meeting tatsächlich produktiv und sinnvoll war.

2 Arten des Gesprächsprotokolls

Protokoll ist nicht gleich Protokoll. In der Schule oder an der Universität gibt es sogenannte Versuchsprotokolle, die wissenschaftliche Experimente aufzeichnen. Im beruflichen Kontext gibt es vor allem zwei Arten von Gesprächsprotokollen:

• Das Verlaufsprotokoll

  Im Verlaufsprotokoll wird in chronologischer Reihenfolge der gesamte Redefluss mitprotokolliert. Diskussionen, Argumente, Ideen und der gesamte Inhalt werden zusammengefasst und festgehalten. Was wurde zuerst besprochen? Welche Argumente wurden vorgetragen? Was sprach dagegen? Worauf wurde sich schließlich geeinigt und wie kam es dazu? Dieses Gesprächsprotokoll gibt den tatsächlichen Verlauf eines Meetings oder einer Sitzung detailliert wieder.

• Das Ergebnisprotokoll

  Beim Ergebnisprotokoll liegt der Fokus wiederum vor allem auf den endgültigen Ergebnisse der Besprechung. Hierin wird dokumentiert, welche Entscheidungen zu den jeweiligen Punkten der Tagesordnung getroffen wurden. Welche Verantwortungen wurde an wen übertragen? Wer übernimmt welche Aufgaben und Projekte? Das Ergebnisprotokoll ist kürzer als das Verlaufsprotokoll. Dafür bringt es die Beschlüsse auf den Punkt.

Im Alltag finden sich häufig hybride Formen der jeweiligen Protokollarten. Grundsätzlich können beide Arten – wenn sie richtig angefertigt werden – die wichtigsten Inhalte und Ergebnisse zusammenfassen.

Ein Gesprächsprotokoll allein bringt nichts

Ein Gesprächsprotokoll anzufertigen ist gut, aber nur die halbe Miete. Wenn es anschließend in Schubladen oder digitalen Aktenordnern verschwindet, hat es keinen Effekt. Gesprächsprotokolle entfalten ihre Funktionen erst, wenn Sie genutzt werden. Beispielsweise beim beim Folgemeeting, beim nächsten Mitarbeitergespräch oder Feedbackgespräch und noch einmal thematisiert werden.

Gesprächsprotokoll Checkliste: Inhalt & Vorlage

Die wichtigste Regel für ein Gesprächsprotokoll lautet: Vollständigkeit ist ein absolutes Muss. Fehlen wichtige Informationen oder werden grundlegende Entscheidungen ausgelassen, führt das den Zweck der Mitschrift ad absurdum. Wie aber sieht ein vollständiges Gesprächsprotokoll aus und welcher Inhalt gehört zwingend dazu? Das ist der Inhalt eines Gesprächsprotokolls:

• Informationen zum Meeting

  Zunächst sollte aus dem Gesprächsprotokoll klar hervorgehen, für welche Besprechung es angefertigt wurde. Pflichtangaben im Protokollkopf sind deshalb Thema (Überschrift), Datum, Ort und Uhrzeit des Meetings.

• Informationen zu den Teilnehmern

  Mitarbeiter, Vorgesetzte, Projektleiter, Kunden, Lieferanten oder Außenstehenden – wer auch immer im Meeting anwesend war, wird namentlich genannt. So lässt sich später nachvollziehen, wer darüber informiert oder für ein Projekt verantwortlich war. Die Teilnehmerliste kann zudem durch Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) erweitert werden.

• Punkte der Tagesordnung

  Ein organisiertes Meeting verfügt immer über eine Agenda. Diese gliedert sich in die zu besprechenden Tagesordnungspunkte – kurz: TOP. Die Punkte der Tagesordnung müssen selbstverständlich alle im Gesprächsprotokoll aufgeführt werden – auch wenn manche übersprungen oder gestrichen wurden. Auch das ist zu dokumentieren.

• Entscheidungen und Beschlüsse

  Werden im Gespräch Entscheidungen zu dem jeweiligen TOP getroffen, Anweisungen gegeben oder Verantwortungen übertragen, gehört das zum Inhalt des Gesprächsprotokolls. Diese zentralen Ergebnisse sind jeweils am Ende des Tagesordnungspunkts in der Mitschrift festzuhalten.

• Ziele und Fristen

  Häufig gibt es in Meetings Informationen oder Beschlüsse zu Zielen oder Fristen, die erreicht werden sollen. Um eine spätere Kontrolle zu ermöglichen, gehören auch diese Informationen zum Inhalt des Gesprächsprotokolls.

Beispiel und Vorlage für ein Gesprächsprotokoll

Um Ihnen die Erstellung der Aufzeichnung zu erleichtern, haben wir eine kostenlose Vorlage für ein Gesprächsprotokoll erstellt. Darin sind alle wichtigen Inhalte und Aspekte enthalten. Denken Sie bitte daran, dass es sich lediglich um ein Muster handelt. Für den individuellen Fall kann es notwendig sein, die Vorlage anzupassen.

Die Vorlage können Sie sich HIER kostenlos als PDF herunterladen. Ein weiteres Beispiel finden Sie im Anschluss. Diese Vorlage können Sie gleich online im Browser editieren. Dazu einfach auf den Kasten klicken.

Gesprächsprotokoll schreiben: 3 Phasen

Ein professionelles Gesprächsprotokoll zu erstellen, ist eine unbeliebte Aufgabe. In vielen Teams wird deshalb reihum delegiert. So ist jeder einmal dran. Haben Sie die Aufgabe bekommen, stehen Sie vor drei typischen Phasen:

1. Vorbereitung

Gute Vorbereitung ist das A und O, wenn Sie ein Gesprächsprotokoll erstellen sollen. Bevor Sie loslegen, überlegen Sie, womit Sie schneller schreiben können: auf einem Notizblock mit Stift und Papier – oder auf einem Laptop oder Tablet. Bedenken Sie auch, dass das Klappern der Tastatur die Meetingteilnehmer stören könnte. Bei Tablets sollten Sie daher den Tastenklick deaktivieren.

Um die Aufzeichnung zu beschleunigen, sollten Sie im Vorfeld bereits alle genannten Eckdaten aufschreiben: Thema, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Agenda beziehungsweise Tagesordnungspunkte. So haben Sie schon eine klare Struktur für Ihr Gesprächsprotokoll und müssen bei der Mitschrift nur noch Stichpunkte ergänzen, die Sie später ausformulieren. Profis beschäftigen sich während der Vorbereitung bereits mit wichtigen Fragen des Meetings. Das hilft ihnen, der Diskussion besser folgen zu können und parallel alle wichtigen Punkte schriftlich festzuhalten.

2. Erstellung

Sobald das Meeting startet, beginnt die Arbeit als Protokollführer. Wichtig ist, dass Sie über die gesamte Dauer der Besprechung aufmerksam bleiben, wichtige Argumente und Diskussionen mitbekommen und diese direkt notieren. Konzentrieren Sie sich vor allem auf die Ergebnisse und Entscheidungen, die unbedingt im Gesprächsprotokoll zu finden sein müssen.

Achten Sie bei der Erstellung des Protokolls darauf, etwaige Argumente oder Einwände in der Diskussion mit Namen zu verknüpfen: Wer hat was gesagt? Wem wurde welche Aufgabe zugeteilt? Im Nachhinein ist es schwer, sich genau daran zu erinnern, wer welchen Vorschlag gemacht hat oder wer gegen etwas gestimmt hat. In einem Ergebnisprotokoll sind solch genauen Abläufe nicht enthalten.

3. Überarbeitung

Nach dem Meeting sollten Sie das Gesprächsprotokoll einem Feinschliff unterziehen. Korrigieren und überarbeiten Sie Formulierungen, fassen Sie zusammen und bringen Sie Aussagen auf den Punkt. Das Protokoll sollte so kurz wie möglich und so ausführlich wie nötig sein. Klar: Auch Flüchtigkeits- oder Tippfehler werden eliminiert (Rechtschreibprüfung durchlaufen lassen!).

Für die Überarbeitung empfiehlt sich eine kleine zeitliche Distanz. Warten Sie nicht zu lange, bis Sie wichtige Details vergessen haben. Aber mit ein wenig Abstand lassen sich manche Tagesordnungspunkte besser zusammenfassen und formulieren. Auch sehen Sie so deutlicher, ob wirklich alles im Gesprächsprotokoll enthalten ist.

Gesprächsprotokoll unterschreiben: Ja oder nein?

Es gibt Protokolle, die unterschrieben werden müssen. Zum Beispiel Beschlussprotokolle bei einer Eigentümerversammlung. Im betrieblichen Kontext ist das nicht erforderlich, da das Gesprächsprotokoll nach außen keine bindende Wirkung hat. Es ist kein Vertrag. Um der Dokumentation mehr offiziellen Charakter zu verleihen, kann es aber sinnvoll sein, dass das fertige Protokoll vom Schriftführer und Meetingleiter oder Vorsitzenden unterschrieben wird.

Tipps für ein professionelles Gesprächsprotokoll

Auch wenn es keiner mag, ein Gesprächsprotokoll schreiben zu müssen: Als Schriftführer können Sie sich im Unternehmen sichtbar machen. Ihr Name ist darin prominent platziert. Das Protokoll dient zugleich als eine Art Arbeitsprobe von Ihnen. Wer hier durch Stil, Sorgfalt und Qualität glänzt, kann mit dem professionellen Gesprächsprotokoll Vorgesetzte ebenso wie Kollegen beeindrucken. Nachhaltig!

Diese Tipps helfen Ihnen dabei, das bestmögliche Gesprächsprotokoll zu verfassen:

• Neutral formulieren

  In einem Gesprächsprotokoll werden Aussagen oder Ergebnisse nicht kommentiert. Bleiben Sie als Schriftführer neutral und objektiv. Wertende Formulierungen sind in der Mitschrift absolut tabu. Geben Sie nur wieder, wer was in der Diskussion gesagt hat. Sparen Sie dabei mit Adjektiven. Sätze wie „Herr Müller hat dem wütenden Vorschlag von Frau Schmitz zähneknirschend zugestimmt“ haben im Protokoll keinen Platz.

• Aktiv nachfragen

  Viele Protokollführer verstehen ihre Rolle als stille Zuhörer. Richtig: Sie sollen aufmerksam zuhören und mitschreiben. Das bedeutet aber nicht, dass Sie permanent schweigen müssen. Im Gegenteil: Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist oder wenn Sie nicht genau wissen, was im Protokoll festgehalten werden soll. Es ist sogar Ihre Pflicht, als Protokollführer dazwischenfunken, wenn alle durcheinander reden.

• Einschübe erwarten

  Manche Konferenz und Besprechung entwickelt sich dynamisch. Bedeutet: Es können Tagesordnungspunkte dazu kommen oder Themen eingeschoben werden. Rechnen Sie damit und legen Sie dazu Extra-Blätter bereit oder einen neuen Punkt in der Textbearbeitung an. Das wird natürlich später im finalen Gesprächsprotokoll zusammengeführt. So aber behalten Sie einen besseren Überblick.

• Punkte prüfen

  An dieser Stelle werden Sie für die Teilnehmer unbequem: Am Ende jedes Meetings wollen alle nur noch raus – oder müssen in die nächste Besprechung. Bevor das passiert, prüfen Sie genau, ob Sie alle wichtigen Informationen haben. Überfliegen Sie Ihre Mitschrift und gehen Sie alle Punkte durch. Auch hier dürfen und müssen Sie nachhaken, falls etwas unklar bleibt. Nur so können Sie dafür sorgen, ein wirklich vollständiges (und professionelles) Gesprächsprotokoll erstellen zu können.

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