Gruppendiskussion: Wie Profis Meetings leiten

Manchmal geht es hoch her. Bei der Gruppendiskussion kann es mitunter hitzig werden: Die Stimmen werden laut, Ellbogen kommen zum Einsatz. Andere Teilnehmer schweigen lieber oder klinken sich aus… Eigentlich dienen Gruppendiskussionen dazu, Informationen zu sammeln, Meinungen auszutauschen und zu beurteilen. Zu greifbaren Ergebnissen kommt das aber nur in konstruktiver Atmosphäre. Unerlässlich ist daher, dass Gruppendiskussionen durch einen Leiter professionell moderiert werden. Ob nun im Meeting oder Assessment Center: So führen Profis eine Gruppendiskussion…

Gruppendiskussion: Wie Profis Meetings leiten

Definition: Wann ist eine Diskussion eine Gruppendiskussion?

Die Frage, wann eine Diskussion eine Gruppendiskussion ist, lässt sich gar nicht so leicht beantworten. Als Gruppe wird häufig ein Zusammenschluss mehrerer Menschen bezeichnet, die sich in irgendeiner Form zusammengehörig fühlen (beispielsweise bei sogenannten Peer Groups) oder die ein gemeinsames Ziel verfolgen.

Beides dürfte bei Meetings (hoffentlich) der Fall sein. Dennoch gestalten sich diese beruflichen Zusammenkünfte oftmals chaotisch und wenig produktiv. Bei einer Personenanzahl von drei bis etwa 25 Leuten spricht man noch von einer Kleingruppe, danach wird sie als Großgruppe bezeichnet.

Die Personenzahl trägt aber auch maßgeblich dazu bei, wie Gruppendiskussionen in Meetings ablaufen.Je größer die Gruppe, desto wahrscheinlicher, dass bestimmte Typen dort vertreten sind, die die Gruppendiskussion entscheidend beeinflussen können.

Experten raten daher, dass an einer Gruppendiskussion idealerweise maximal 6 bis 10 Personen teilnehmen sollten.

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Teilnehmer der Gruppendiskussion: Achtung bei diesen Typen!

Die folgenden Typisierungen sind – zugegebenermaßen – grob vereinfacht. Es kommt auch durchaus vor, dass in unterschiedlichen Gruppenkonstellationen ein und dieselbe Person unterschiedliche Rollen übernimmt.

Es soll hierbei auch gar nicht darum gehen, dass grundsätzlich alle diese Persönlichkeiten in Gruppendiskussionen vorkommen müssen. Es kann aber hilfreich sein, sich als Leiter einer solchen Diskussion im Vorfeld Gedanken zu machen, welche Typen dort auftauchen können – und wie man mit Ihnen optimal und professionell umgeht, damit sich das Meeting und die Gruppendiskussion nicht verselbständigt…

(Anm. d. Red.: Aus Gründen der Vereinfachung sind alle Typen in männlicher Form formuliert. Es gibt hierbei aber keinerlei Geschlechtsunterschiede – sie kommen in beiden Formen vor.)

  • Der Anführer

    Er wäre vermutlich gerne der Chef, kümmert sich um die Teilnehmer und hält viel von sich. Er ist ein Bestimmer, notfalls auch über andere hinweg. Er hat großes Selbstbewusstsein und nutzt seine Präsenz als Sprecher. Schwächere Teilnehmer unterstützt er, macht aber trotzdem seine Position dominant deutlich, falls jemand daran zweifelt. Für den Leiter des Meetings kann er eine willkommene Unterstützung sein, da er verlässlich ist und Verantwortung übernimmt. Er kann aber auch zum Konkurrenten werden, wenn der Leiter der Gruppendiskussion Schwäche zeigt.

  • Der Lustlose

    Von alleine wird dieser Typ nicht aktiv. Er empfindet die ganze Veranstaltung eher als Zumutung und Zeitverschwendung. Die Meinung anderer ist ihm egal, wenn ihm danach ist, spielt er auf dem Smartphone oder surft im Internet. Im Grunde genommen ist er nur physisch präsent. Um ihn zu aktivieren, müssen Sie ihn gezielt ansprechen, Fragen stellen und ihn um seine konstruktive (!) Einschätzung bitten.

  • Der Unscheinbare

    Diese Teilnehmer können leicht mit dem Lustlosen verwechselt werden. Auch Sie treten kaum in Erscheinung, haben aber durchaus gute Ideen. Sie sind aber oft introvertiert, schüchtern oder haben wenig Erfahrung mit Gruppendiskussionen. Aus Sicht des Meetingleiters gehören sie zu den besten Teilnehmern. Denn in ihnen steckt mitunter viel Potenzial. Auch sie müssen allerdings aktiviert und gezielt angesprochen werden.

  • Der Bedenkenträger

    Diese Persönlichkeit ist fürs Analytische zuständig. Bedenkenträger sind weniger pragmatisch, dafür lieben sie Theorien. Sie widmen ihre volle Aufmerksamkeit etwaigen Problemen oder Risiken. Leider auch dann, wenn eher schnelle Entscheidungen gefragt sind. Ja, das kann nervig sein. Es hat aber auch einen gewissen Wert: Bedenkenträger und Pessimisten können manche Euphorie und Überoptimismus bremsen und so vor großem Schaden bewahren. Weil Sie aber selten lösungsorientiert agieren und sich lieber in der Rolle des klugen Kritikers gefallen, muss man sie regelmäßig bremsen und in die Verantwortung nehmen: Auf Probleme hinweisen, ist okay – solange man sich dazu auch konstruktive Gedanken zur Lösung macht.

  • Der Ja-Sager

    Es ist zwar schon alles gesagt, aber noch nicht von allen… Ja-Sager haben selten eine eigene oder gar neue Meinung, finden aber alle Vorschläge der anderen uneingeschränkt super. Egal, ob noch vor kurzem das Gegenteil behauptet wurde. Das Problem mit diesen Typen: Sie erhöhen die Laberzeit, bringen aber keinerlei eigenen Input. In Gruppendiskussionen sind sie der Grund, warum sie viele für Zeitverschwendung halten. Um diese Typen in Schach zu halten, müssen Sie diese in die Verantwortung nehmen: Wer einfach nur zustimmt oder wiederholt, wird sofort nach einer Begründung gefragt. Oder nach einem weiteren Vorschlag. Effekt: Ja-Sager (die oft nur glänzen wollen) überlegen sich anschließend zweimal, ob sie „Ja“ zu allem sagen. Denn das macht jetzt richtig Arbeit.

  • Der Komiker

    Auch den gibt es regelmäßig in Gruppendiskussionen. Das Fachliche liegt dem Komiker nicht so sehr. Dafür versucht er die Runde durch seine Späße aufzulockern und genießt dabei natürlich die Aufmerksamkeit, die ihm so zuteil wird. Keine Frage, Humor kann manche Blockade lösen. Übertreibt der Spaßvogel aber, wird das Meeting schnell zur Witznummer – und der Leiter hat es schwer, den roten Faden zu behalten. Den Komiker dürfen Sie daher nicht einfach gewähren lassen. Lachen ist okay – betonen Sie aber auch die Ernsthaftigkeit des Problems oder Themas. Hierbei kann der Bedenkenträger ein wertvoller Verbündeter sein.

  • Der Opferbereite

    Diese Persönlichkeit ist ein echtes Arbeitstier. Sie organisiert, beschafft Materialien und Informationen und denkt für andere mit. Dieser Typ ist genügsam und erwartet keinen Dank oder gar Lob. Solche Mitarbeiter übernehmen die unangenehmen Aufgaben, vor allem wenn abzusehen ist, dass sich kein anderer meldet. Insgeheim aber wünschen sie sich Anerkennung und Akzeptanz. Eine derart gestrickte Person läuft Gefahr, von Kollegen (oder vom Leiter) ausgenutzt zu werden. Als guter Moderator sollten Sie die Opferbereitschaft daher nicht bequem ausnutzen, sondern auch andere in die Pflicht nehmen. Und trotzdem diese vorbildliche Haltung öffentlich loben, wertschätzen und ab und an auch belohnen, Motto: „Sie haben in der Vergangenheit schon so viel gemacht – DANKE! – jetzt sind auch mal die anderen dran…“

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8 Tipps für die Gruppendiskussion: Professionell moderieren

Sie sollen demnächst eine Gruppendiskussion leiten oder moderieren? Dann haben wir ein paar bewährte Tipps für Sie! Die Anregungen dazu haben wir uns bei Robin Camarote geholt. Die Amerikanerin hat viele Jahre als Senior Associate bei der Beratungsfirma Booz Allen Hamilton gearbeitet und ist heute selbstständige Beraterin in den Bereichen Strategie, Kommunikation und Meetings. In ihrem Buch „Flock – Leaders to follow“ erklärt sie, wie Profis eine Gruppendiskussion führen sollten.

Wir haben daraus für Sie 8 der besten Tipps destilliert. So leiten Profis eine Gruppendiskussion:

  1. Vorarbeit leisten

    Informationen sammeln, Material hochladen, Dokumente austeilen – all das sollte frühzeitig erledigt sein. Wer gut vorbereitet ist, hat einen Informationsvorsprung, hebt sich von den anderen ab und strahlt Professionalität aus. Und Sie helfen so natürlich auch den anderen dabei, gut informiert ins und aus dem Meeting zu gehen. Dieser Punkt ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit – und wird doch so oft ignoriert.

  2. Pünktlich sein

    Zeitnot ist ein Macht- und Statussymbol. Dennoch: Wer zu spät aufkreuzt, muss sich entschuldigen, bevor er irgendetwas anderes sagt – ein denkbar schlechter Start für jedes Meeting. Und manchmal sogar ein moralisches Loch, aus dem man sich nicht mehr herausbuddeln kann. Deshalb: Glänzen Sie als Leiter stets mit Pünktlichkeit – immer.

  3. Raum betreten

    Seien Sie auch sichtbar der oder die Leiterin der Gruppendiskussion. Wenn Sie in der Tür stehen und den Raum betreten: Machen Sie eine kurze Pause, schauen Sie nach oben und sich um und überblicken Sie buchstäblich die Szenerie. Im besten Fall wirkt das staatsmännisch, in jedem Fall souverän. Danach: zielgerichtet auf den Platz zusteuern. Ja, das ist in gewisserweise Schauspielerei. Aber sie bleibt psychologisch nie ohne Wirkung.

  4. Sich vorstellen

    Nutzen Sie die Macht des ersten Eindrucks und stellen Sie sich kurz und prägnant vor: nicht länger als 30 Sekunden. Ihr Name, Ihre Funktion, Ihre Rolle im Meeting sowie Ablauf, Ziel und Zweck der Gruppendiskussion. Das reicht völlig, damit sich alle anderen darauf einstellen können. Das Ganze bitte mit gerader Sitzhaltung, kräftiger Stimme und allenfalls langsamer Körpersprache. So wirken Sie automatisch souverän und als Authorität.

  5. Teilnehmer ansprechen

    Jedes Mal, wenn Sie anfangen zu sprechen, wenden Sie sich zuerst an die Person, die am weitesten von Ihnen entfernt sitzt. Das sorgt automatisch dafür, dass Sie nicht zu leise reden. Wenn Sie anschließend alle mal angucken und so den ganzen Raum überblicken, weiß jeder: Niemand kann sich hier verstecken oder mit den Nebenleuten quatschen. Denn: Sie beziehen alle mit ein – spürbar und sichtbar.

  6. Fragen stellen

    Bringen Sie nicht nur Ihr Wissen, sondern auch viel Neugier in die Runde mit. Offene Fragen und systemische Fragen helfen, die Diskussion anzufachen, Interaktion zu erzeugen und das Gespräch zu führen. Sie wissen ja: Wer fragt, der führt. Wichtig dabei: Erinnern Sie sich nochmal an die obigen Typen und aktivieren Sie die betreffenden Teilnehmer, indem Sie diese gezielt ansprechen oder in die Verantwortung nehmen.

  7. Meinungen tolerieren

    Meinungen bereichern das Meeting. Die Gruppendiskussion ist ja genau dazu da, den Gedankenaustausch zu fördern und so zur besten Lösung zu kommen. Leider verwechseln das manche mit „Recht haben“ und werten eine andere (womöglich gar besser begründete) Meinung als die eigene als Affront. Hier müssen Sie eingreifen und betonen, dass es hier um die Sache geht. Persönliche Angriffe, Pauschalkritik und Polemik sind tabu und sofort zu rügen. Sonst gibt es keine Gruppendiskussion, sondern Zoff in großer Runde und Raufen im Haufen.

  8. Ergebnisse bündeln

    Damit die Gruppendiskussion nicht ausufert und ihren roten Faden behält, müssen Sie von Zeit zu Zeit die (bisherigen) Hauptargumente nochmal kurz und prägnant zusammenfassen. Zwischenergebnisse verhelfen zu mehr Überblick. Aber Achtung: Stellen Sie das schon wie ein Endergebnis dar, ist die Diskussion vorbei. Betonen Sie dabei also auch noch offene Flanken, Einwände und Gegenargumente, und regen Sie so die Gruppendiskussion erneut an. Erst am Schluss sollten Sie als Leiter das konstruktive Ergebnis für alle nachvollziehbar formulieren und sich bei allen für die Mitarbeit bedanken.

Sie sehen selbst: Eine Gruppendiskussion zu moderieren, ist keine Raketenwissenschaft. Andererseits ist es aber auch kein Selbstläufer. Als Leiter oder Moderator dürfen und sollen Sie die Gruppe dirigieren, inspirieren, engagieren – aber auch zügeln und korrigieren. Das ist Ihre Aufgabe und Verantwortung.

Die Qualität des Ergebnisses einer Gruppendiskussion hängt zu 50 Prozent von der Qualität des Moderators ab. Carsten Bach hat das mal so formuliert: „Führungskräfte sind wie Falter – manche Zusammen-Falter, andere Ent-Falter.“ Seien Sie ein Entfalter!

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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3. Juli 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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