Gedächtnisprotokoll schreiben: Definition, Vorteile, Tipps

Jeder kennt das Problem: Sie versuchen sich an eine Situation, einen Ablauf oder einen wichtigen Punkt zu erinnern, doch bekommen es einfach nicht mehr ganz zusammen. Ein Gedächtnisprotokoll soll genau das verhindern. Hier schreiben Sie Ihre Erinnerungen, Eindrücke und Eingebungen auf, um später problemlos darauf zugreifen zu können. Dies wird beispielsweise bei Unfällen für Versicherungszwecke empfohlen, doch auch im Berufsleben kann ein Gedächtnisprotokoll ein gutes Hilfsmittel sein. Wir erklären, was genau es mit einem Gedächtnisprotokoll auf sich hat, welche Vorteile es Ihnen bringt und mit welchen TIpps Sie ein Gedächtnisprotokoll schreiben…

Gedächtnisprotokoll schreiben: Definition, Vorteile, Tipps

Definition: Was ist ein Gedächtnisprotokoll?

Gedächtnisprotokoll schreiben Definition Erklärung Tipps VorteileGanz allgemein formuliert ist ein Gedächtnisprotokoll die schriftliche und persönliche Aufzeichnung einer Situation. Aufgrund Ihrer individuellen Eindrücke und vor allem Erinnerungen erstellen Sie eine Notiz, in der Sie möglichst alle relevanten Informationen festhalten. Ziel ist es, zu verhindern, dass mit der Zeit wichtige Informationen verloren gehen.

Denn je länger ein bestimmtes Ereignis zurückliegt, desto schwammiger werden unsere Erinnerungen. Direkt im Anschluss sehen wir alles noch bildlich vor uns, können Details wiedergeben und sehr ausführlich schildern, was passiert ist. Schon einen Tag später kann einiges verloren gehen. Liegen zwischen Situation und dem Erinnerungsversuch aber vielleicht sogar eine oder mehrere Wochen, verblassen die Erinnerungen und vieles scheint wie gelöscht.

Mit einem Gedächtnisprotokoll kann ihnen das nicht passieren. Es empfiehlt sich in den unterschiedlichsten Situationen – beispielsweise nach…

  • einem Unfall
  • einem wichtigen Termin
  • einer Absprache
  • einem Meeting
  • einer Diskussion
  • einem Projekt

Gerade im Arbeitsalltag kann ein Gedächtnisprotokoll ebenfalls sinnvoll sein. Hier gibt es ständig wichtige Situationen, richtungsweisende Entscheidungen, Zusammenkünfte des Teams, Ansagen des Chefs oder den Austausch mit Kunden.

Statt sich nur darauf zu verlassen, die wichtigsten Dinge zu behalten – um sich später zu ärgern, wenn eben das nicht geklappt hat – kann ein Gedächtnisprotokoll eine wichtige Grundlage sein, um die unterschiedlichsten Situationen auch nach Wochen noch möglichst präsent zu haben und selbst Details erinnern und wiedergeben zu können.

Vorteile: Das spricht für ein Gedächtnisprotokoll

Gedächtnisprotokoll Vorteile Gründe ituationen ErinnerungViele stehen einem Gedächtnisprotokoll anfangs skeptisch gegenüber. Der einfache Grund: Es bedeutet zusätzliche Arbeit, Sie müssen sich ein wenig Zeit nehmen, wenn Sie ein Gedächtnisprotokoll schreiben und die meisten Menschen entscheiden sich lieber für den Weg des geringsten Aufwands. Ein Fehler! Natürlich müssen Sie ein paar Minuten investieren, doch die Vorteile überwiegen den Aufwand deutlich.

Der größte Vorteil liegt dabei auf der Hand: Je länger etwas zurückliegt, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich nur noch an einen Bruchteil der tatsächlichen Begebenheiten erinnern. Teilweise wichtige Informationen und Details verschwinden aus der eigenen Erinnerung, was zu Fehlern oder Missverständnissen führen kann.

Auch können andere das eigene Vergessen zu ihrem Vorteil ausnutzen. Da Sie sich selbst nicht mehr genau erinnern, werden Sachverhalte gedreht, Ihnen Worte in den Mund gelegt oder Aussagen angepasst. Sie wissen es nicht besser und können entsprechend wenig dagegenhalten.

Ein weiterer Vorteil beim Gedächtnisprotokoll: Sie können Ihre persönlichen Erinnerungen um andere Informationen, Daten und Fakten erweitern. So wird aus dem Gedächtnisprotokoll ein umfangreiches Dokument, das Ihnen als Nachschlagewerk dienen kann. In dieser Umsetzung kann es sogar eine Nachweisfunktion erfüllen, der leider fehlt, wenn Sie lediglich Ihre eigenen Erinnerungen zu Papier bringen. Haben Sie hingegen Belege, Unterschriften, Fotos oder ähnliches gesammelt, haben Sie etwas zur Hand, um Ihre Ausführungen nachträglich zu belegen.

Tipps für das Gedächtnisprotokoll

Die gute Nachricht zuerst: Das Gedächtnisprotokoll ist in der Umsetzung ungemein einfach. Es erfordert wenig oder auch gar keine Übung, Sie können sofort loslegen und brauchen nahezu keine Hilfsmittel. Für Sie bedeutet das: Keine Ausrede, nicht gleich eine neue Gewohnheit einzuführen und in Zukunft ein Gedächtnisprotokoll zu verfassen.

Um das Beste aus Ihrem Gedächtnisprotokoll herauszuholen, haben wir abschließend noch einige Tipps aufgelistet, mit denen Sie ein Gedächtnisprotokoll optimal nutzen können:

  • Schreiben Sie es sofort auf

    Eine Grundregel beim Gedächtnisprotokoll lautet: Warten Sie nicht ab, sondern beginnen Sie so schnell es geht damit, Ihre Erinnerungen festzuhalten. Mit jeder Stunde oder jedem Tag, den Sie verstreichen lassen, steigt das Risiko, dass Ihnen wichtige Punkte und Details entfallen.

    Im Idealfall planen Sie also gleich im Anschluss die nötige Zeit ein, die Ihr Gedächtnisprotokoll erfordert. Bei Meetings lässt sich das oft sehr gut im Terminplan einführen, indem Sie sich von Anfang an ein größeres Zeitfenster nehmen, in anderen Situationen erfordert es die nötige Disziplin.

  • Gestalten Sie es nach Ihren Bedürfnissen

    Das Gedächtnisprotokoll ist hauptsächlich für Ihre privaten Zwecke gedacht und dient als persönliche Erinnerungsstütze, deshalb unterliegt es auch weitestgehend freien und individuellen Gestaltungsmöglichkeiten. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie diese unbedingt nutzen und das Gedächtnisprotokoll an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.

    Schon die Form kann sich sehr unterscheiden: Klassisch auf Papier, ein digitales Dokument oder auch sprachlich festgehaltene Memos auf dem Smartphone oder einem Diktiergerät sind alles veritable Möglichkeiten, ein Gedächtnisprotokoll zu erstellen.

  • Sammeln Sie Fakten und Inhalte

    Bevor es tatsächlich an die Erstellung geht, sollten Sie sich die Mühe machen und alle entscheidenden Fakten zusammentragen. Dazu gehören natürlich Ihre Erinnerungen und Gedanken, die Sie noch einmal ordnen sollten, aber beispielsweise auch Fotos, Belege, schon vorhandene Protokolle, Nachrichten, schriftliche Absprachen oder ähnliches.

    Je mehr solcher objektiver Dokumente und greifbarer Fakten Sie sammeln, desto aussagekräftiger wird Ihr Gedächtnisprotokoll auch für andere Leser. So können Sie das Protokoll von einer persönlichen Erinnerungsstütze zu einer Art Beweissammlung aufwerten und umfunktionieren.

  • Halten Sie die wichtigsten Informationen fest

    Knackpunkt eines guten Gedächtnisprotokolls ist der Inhalt. Dieser muss zwangsläufig alle wichtige und relevanten Informationen enthalten – ansonsten verfehlt das Protokoll gänzlich seinen Zweck. Entscheiden Sie deshalb beim Erstellen, was unbedingt im Gedächtnisprotokoll auftauchen muss und welche Informationen auf der anderen Seite eher überflüssig oder zumindest nebensächlich sind.

    Orientieren können Sie sich dabei an einigen grundsätzlichen Fragen: Wer war beteiligt? Wo hat sich die Situation ereignet? Wann ist es passiert? Worum ging es? Welche Entscheidungen wurden getroffen? Worum muss sich gekümmert werden? Bis wann muss etwas erledigt werden?

  • Fassen Sie sich kurz

    Hier gilt es, eine Balance zu finden: So ausführlich wie nötig, aber gleichzeitig so knapp wie möglich. Ein Gedächtnisprotokoll sollte die Informationen auf den Punkt bringen und möglichst schnell zugänglich machen. Wenn Sie sich erste zwei Stunden lang durch Ihre Aufzeichnungen wühlen müssen, um sich zu erinnern, hält sich auch der Nutzen in Grenzen.

    Besser ist es deshalb, wenn Sie strukturiert und prägnant festhalten, was es zu wissen gibt. Dies erfordert in der Praxis möglicherweise ein wenig Übung, es empfiehlt sich daher, eigene Gedächtnisprotokolle weiterhin zu kontrollieren und zu optimieren.

  • Bewahren Sie es einige Zeit auf

    Ein Gedächtnisprotokoll kann bereits am folgenden Tag hilfreich sein, doch den größten Nutzen entfaltet es mit der Zeit. Wenn Sie all Ihre Aufzeichnungen nach ein paar Tagen entsorgen, bringt das Ganze reichlich wenig und Sie könnten das Unterfangen eigentlich auch sein lasen.

    Wie lang die Aufbewahrungsdauer sein sollte, müssen Sie für sich selbst festlegen, mehrere Wochen sollten es aber schon sein, in einigen Fällen können auch ein halbes oder ganzes Jahr angebracht sein. Bei Projekten sollten Sie etwa ein Gedächtnisprotokoll solange festhalten, bis dieses vollständig abgeschlossen wurde.

    Die Aufbewahrung kann eine kleine Herausforderung sein, wenn sich mit der Zeit viele Gedächtnisprotokolle anhäufen. In der digitalen Variante lassen sich diese besonders einfach festhalten und archivieren, in Papierform kann ein einzelner Hefter oder ein gebundenes Buch für Ordnung sorgen.

[Bildnachweis: wrangler by Shutterstock.com]
18. März 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


Mehr von der Redaktion und aus dem Netz



Stellenanzeigen finden Sie auf www.karrieresprung.de.

Karrierefragen Hinweis Fertig gelesen? Zurück zur Startseite!