Gedächtnisprotokoll schreiben: Vorlage, Beispiel + Vorteile

Definition: Was ist ein Gedächtnisprotokoll?

Ein Gedächtnisprotokoll ist die schriftliche Aufzeichnung einer erlebten Situation und damit eine subjektive Beschreibung der eigenen Erinnerungen an den Ablauf eines Ereignisses. Anhand der individuellen Eindrücke, Gedanken und Erinnerungen erstellen Sie ein Protokoll, in dem Sie möglichst alle relevanten Informationen festhalten. Durch ein Gedächtnisprotokoll wird verhindert, dass mit der Zeit wichtige Aspekte vergessen werden und verloren gehen.

Je länger ein Ereignis zurückliegt, desto schwammiger und ungenauer werden unsere Erinnerungen. Direkt im Anschluss sehen wir alles noch bildlich vor uns, können Details wiedergeben und ausführlich schildern, was passiert ist. Doch schon nach 24 Stunden erinnern wir nur noch 34 Prozent – rund 66 Prozent sind vergessen. Nach 6 Tagen kommt die Behaltenskurve auf maximal 23 Prozent.

Wann ist ein Gedächtnisprotokoll sinnvoll?

Ein Gedächtnisprotokoll ist sinnvoll, wenn Sie sich später an etwas Wichtiges erinnern wollen. Es empfiehlt sich in unterschiedlichen Situationen – zum Beispiel nach:

• einem Unfall
• einem wichtigen Termin
• einer Absprache
• einem Meeting
• einer Diskussion
• einem Projekt

Sinnvoll ist es auch im Arbeitsalltag: Hier gibt es ständig wichtige Situationen, richtungsweisende Entscheidungen, Zusammenkünfte des Teams, Ansagen des Chefs oder den Austausch mit Kunden. Erstellen Sie hierfür ein Gedächtnisprotokoll, können Sie zu jedem späteren Zeitpunkt Details erinnern und wiedergeben.

Gedächtnisprotokoll: Beispiel und Vorlage zum Download

Orientieren Sie sich bei der Erstellung eines Gedächtnisprotokolls an den typischen W-Fragen. So sind alle wichtigen Punkte abgedeckt und relevante Informationen enthalten. Unsere kostenlose Vorlage können Sie gleich im Browser ausfüllen oder herunterladen und abspeichern.

Download der Vorlage

Gedächtnisprotokoll Vorlage (Word)
Gedächtnisprotokoll Vorlage (PDF)

Vorteile: Gute Gründe für ein Gedächtnisprotokoll

Ein Gedächtnisprotokoll macht zusätzliche Arbeit, ja. Viele Menschen verzichten deshalb auf das Protokoll. Doch die Zeit, die Sie investieren, lohnt sich. Hier die Vorteile eines Gedächtnisprotokolls:

• Korrekte Erinnerung
  Der größte Vorteil ist die korrekte Erinnerung an Geschehnisse. Mit der Zeit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich nur noch an einen Bruchteil der Begebenheiten erinnern. Oder wissen Sie noch, was im Teammeeting vor vier Wochen besprochen wurde? Lückenhafte Erinnerungen führen zu Fehlern oder Missverständnissen.
• Mögliche Ergänzungen
  Sie können Ihr Gedächtnisprotokoll um Informationen, Dokumente, Daten und Fakten erweitern. So wird daraus ein Nachschlagewerk, das eine echte Nachweisfunktion erfüllt. Durch Belege, Unterschriften, andere Aussagen, Fotos oder ähnliches können Sie später Ihre eigenen Erinnerungen belegen.
• Keine Manipulation
  Wenn Sie sich selbst nicht mehr genau erinnern, können andere die Sachverhalte verdrehen oder Ihnen Worte in den Mund legen. Kurz: Sie werden Opfer von Manipulation oder Gaslighting. Mit einem Gedächtnisprotokoll schützen Sie sich davor.
• Schnelle Anfertigung
  Ein Gedächtnisprotokoll macht weniger Arbeit, als viele meinen. Die wichtigsten Punkte können Sie in wenigen Minuten aufschreiben. Da es hierfür keine vorgegebene Form oder formale Anforderungen gibt, ist die Erstellung schnell und einfach.

Tipps für das Gedächtnisprotokoll

Ein Gedächtnisprotokoll können Sie ohne viel Übung erstellen. Sie brauchen dafür nur einen Notizblock oder ein Textprogramm und können sofort loslegen. Wenn Sie ein Gedächtnisprotokoll schreiben wollen, finden Sie abschließend noch einige bewährte Tipps:

• Sofort aufschreiben

  Eine Grundregel beim Gedächtnisprotokoll: Warten Sie nicht ab, bis die Erinnerungen verblassen, sondern schreiben Sie diese sofort auf. Planen Sie gleich im Anschluss an ein Ereignis die Zeit dafür ein. Bei Meetings lässt sich das gut im Terminplan einführen, indem Sie einen Zeitpuffer danach einplanen. In anderen Situationen erfordert es etwas Disziplin.

• Fakten sammeln

  Tragen Sie vor dem Erstellen alle wichtigen Fakten und Inhalte zusammen. Ordnen Sie Ihre Gedanken und Erinnerungen, um sie später strukturiert aufzuschreiben. Hilfreich dazu sind Belege, Fotos, schriftliche Absprachen oder E-Mails. Je mehr objektive Dokumente und nachprüfbare Fakten Sie sammeln, desto aussagekräftiger ist das Gedächtnisprotokoll. Aus der Erinnerungsstütze wird eine Art Beweissammlung.

• Informationen auswählen

  Knackpunkt eines guten Gedächtnisprotokolls ist der Inhalt. Es sollte nur wirklich wichtige und relevante Informationen enthalten – ansonsten verfehlt das Protokoll seinen Zweck. Entscheiden Sie daher auch, was überflüssig oder nebensächlich ist. Orientieren Sie sich an Fragen, wie: Wer war beteiligt? Wo hat sich die Situation ereignet? Wann ist es passiert? Worum ging es? Welche Entscheidung wurde getroffen? Worum muss ich mich kümmern? Bis wann muss etwas erledigt werden?

• Individuell gestalten

  Das Gedächtnisprotokoll ist vor allem für Ihre privaten Zwecke gedacht und dient als persönliche Erinnerungsstütze. Sie können es daher völlig frei gestalten und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Klassisch ist ein Protokoll auf Papier. Möglich ist aber genauso ein digitales Dokument oder eine Sprachmemo auf dem Smartphone.

• Kurz fassen

  Finden Sie im Protokoll die Balance aus: so ausführlich wie nötig – und so kurz wie möglich. Ein Gedächtnisprotokoll muss die wichtigsten Informationen strukturiert und präzise formuliert auf den Punkt bringen. Dazu braucht es anfangs sicher etwas Übung.

• Protokoll aufbewahren

  Das Gedächtnisprotokoll entfaltet den größten Nutzen mit der Zeit. Bewahren Sie es daher an einem möglichst geschützten Ort auf: zum Beispiel einer Dokumentenmappe oder digital in der Cloud. So haben Sie später von überall Zugriff darauf. Die Aufbewahrungsdauer hängt letztlich von der Situation ab: Ein paar Wochen sind das Minimum, in anderen Fällen kann es Jahr oder mehr sein. Bei laufenden Projekten sollten Sie Gedächtnisprotokolle festhalten, bis die Projekte vollständig abgeschlossen sind.

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