Willst auch DU nicht länger in einem Job verharren, der dich unglücklich macht?
Bericht schreiben: Ein Text wie jeder andere?
Ziel eines Geschäftstextes ist es, zu informieren und bestimmte Denkprozesse zu unterstützen. Im Idealfall schafft es so ein Text, das Interesse des Lesers einzufangen und zu halten. Wichtig ist dafür, dass die zu vermittelnde Botschaft sich wie ein roter Faden durch den Text zieht.
Dieser sollte dabei verständlich und logisch nachvollziehbar aufgebaut sein. Sie erreichen das durch klare Formulierungen und indem Schachtelsätze vermieden werden. Dabei müssen Sie immer berücksichtigen, an wen sich Ihr Bericht wendet. Der Einsatz von Fachbegriffen sollte nur erfolgen, wenn sie als bekannt vorausgesetzt werden dürfen.
Auch die visuelle Aufbereitung eines Textes hilft Ihnen dabei, einen Text zu strukturieren und für den Leser abwechslungsreich zu gestalten.
Bericht schreiben Checkliste: Grundgerüst Ihres Textes
Je nach Kontext gibt es verschiedene Formen von Berichten, beispielsweise den Praktikumsbericht, den Polizeibericht, den wissenschaftlichen Bericht oder auch Zeitungsberichte.
Gemeint sind im Journalismus damit Nachrichten beziehungsweise Meldungen. Im beruflichen Alltag hingegen ähnelt der Bericht in seiner Sachlichkeit eher dem Protokoll.
- Adressat: Orientieren Sie sich beim Bericht schreiben an Ihren Adressaten – geht es um einen Auftrag, wird es der Kunde sein.
- Stil: Mit einem Bericht liefern Sie eine sachliche Wiedergabe vergangener Ereignisse. Dabei sollten Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und nicht unnötig ausschmücken. Er wird daher knapp und präzise verfasst. Erlebnisstil und Umgangssprache sollten vermieden werden; ebenso Füllwörter und zu viele Wiederholungen.
- Gliederung: Wenn Sie einen Bericht schreiben, unterteilen Sie ihn in eine Einleitung, einen Haupt- und einen Schlussteil. In die Einleitung packen Sie die wichtigsten Ergebnisse, auch Management Abstract genannt.
- Inhalt: Sie füllen den Bericht mit Inhalt, indem Sie sich an den sogenannten W-Fragen orientieren, also: Wer war wo und wann bei was beteiligt – darauf gehen Sie kurz in der Einleitung ein. Im Hauptteil wird genauer erläutert, was, wie und warum geschehen ist. Im Schlussteil geben Sie die Ergebnisse und/oder Konsequenzen wieder.
- Zitate: Originaltöne lockern einen Text auf, allerdings müssen sie kenntlich gemacht werden und sollten nicht zu lang sein.
- Visualisierung: Illustrieren Sie Inhalte mit Grafiken, Diagrammen und Bildern.
- Verfasser: Verdeutlichen Sie mit Ihrer Unterschrift, dass Sie der Verfasser des Berichtes sind.
Bericht schreiben: Zusammentragen von Informationen
Sind Sie der Projektleiter, kommt Ihnen die Aufgabe zu, einen Bericht zu schreiben. Darin geben Sie nach Projektende eine zusammenfassende Darstellung über die Aufgaben und erzielten Ergebnisse. Sie liefern Informationen zum Zeit-, Kosten- und Personalaufwand und geben Ausblick auf zukünftige Entwicklungen.
Ein Projekt ist für gewöhnlich Teamarbeit, daher gewinnen Sie diese Informationen von Ihren Mitarbeitern aus dem Team. Wie Sie den Bericht im Detail zu verfassen haben, kann von vielen Faktoren abhängen. Eine Rolle spielen dabei:
- Auftraggeber
- Projektart
- Projektvolumen
- interne Standards
Was also im jeweiligen Einzelfall beim Bericht schreiben erwartet wird, sollte mit dem Auftraggeber geklärt werden, da er der Hauptadressat ist. Gibt es Zuschüsse durch öffentliche Mittel, hat außerdem der Zuschussgeber ein Wörtchen mitzureden.
In jedem Fall sollten die genauen Vorgaben zu Beginn des Projekts geklärt werden. Welche Erwartungen hat der Auftraggeber bezüglich Form und Inhalt, welche Fragen sollen mit dem Bericht beantwortet werden?
Sinnvoll ist an dieser Stelle auch die Entwicklung einer Standardvorlage, so dass zukünftige Berichte demselben Schema folgen und Sie sich beim nächsten Mal Zeit sparen.
Bericht schreiben Aufbau: So gehen Sie vor
Eine andere Möglichkeit sind Standardvorlagen, die vom Unternehmen selbst zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie den Bericht schreiben, müssen Sie einige elementare Punkte klären:
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Zielgruppe
Für wen wird der Bericht geschrieben? Üblicherweise wird sich der Bericht in erster Linie an den Kunden richten. Gehen Sie sparsam mit Fachbegriffen und technischen Details um. Bedenken Sie, dass der Bericht lesbar sein sollte, das heißt, im Ernstfall sollten auch Personen, die nicht unmittelbar beteiligt sind, den Inhalt verstehen können.
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Überschriften
Was ist das Thema des Berichts? Ein knackiger Titel macht bereits neugierig. Zwischenüberschriften geben dem Text Struktur und Gliederung und dem Leser einen kurzen Hinweis, worum es im nächsten Absatz gehen wird.
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Vorspann
Er dient als Teaser für den Leser, mit dem Sie den Leser fesseln. Hier wird er auf noch folgende Inhalte aufmerksam gemacht, indem die vier bis sechs wichtigsten Informationen kurz angerissen werden.
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Hauptteil
Hier stellen Sie die Ausgangslage dar, dann die Umsetzung des Projekts und anschließend das Ergebnis. Sie illustrieren das Ganze, indem Sie konkrete Zahlen, Daten und Fakten zum Thema Ihres Berichts nennen. Dann beschreiben Sie, welche Folgen sich daraus ergeben, womit zukünftig zu rechnen ist.
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Einschätzung
Geben Sie eine Bewertung ab, um die Ergebnisse und die derzeitige Lage zu beschreiben. Stellen Sie heraus, inwieweit sich das mit den Unternehmenszielen deckt oder ob gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen sind.
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Ausblick
Erläutern Sie, welche Aktionen als nächstes geplant sind und welche Schritte Sie vom Adressaten/Kunden/Auftraggeber erwarten.
Gestaltung des Berichts: Ermüdung vermeiden
Das Layout beim Bericht schreiben ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Wissenschaftliche Berichte folgen noch anderen Kriterien als Unternehmens- und Projektberichte. Gerade, wenn Sie als Projektleiter einem Kunden Ergebnisse präsentieren müssen, sollten diese ansprechend aufbereitet sein.
Gerade der Bereich des Berichts, in dem Sie den derzeitigen Status wiedergeben, können Sie sehr gut mit der sogenannten Projektampel visualisieren:
- Rot: Es gibt Probleme, die anvisierten Projektziele werden unter den gegenwärtigen Bedingungen nicht erreicht.
- Gelb: Noch läuft alles nach Plan, jedoch gibt es Risiken.
- Grün: Alles ist im Soll.
Lockern Sie den Inhalt auf, indem Sie Schaukästen mit Zusatzinformationen einbauen. Ganz gleich, ob Sie weitere Zahlen und Fakten oder Grafiken einbauen – Sie gestalten den Text so lesefreundlicher und beugen Ermüdungserscheinungen beim Leser vor.
Hier können Sie beispielsweise Fotos von Personen verwenden, die mit Originalzitaten im Bericht vorkommen. Sie bringen zusätzlich eine persönliche, unverwechselbare Note mit hinein.