Notfallplan: Tipps zu Aufbau & Inhalt + kostenlose Vorlage

Unverhofft kommt oft! Ein Notfallplan kann da die nötige Rettung sein, wenn alles schief läuft. Das gilt bei einer Gefahrenlage im Unternehmen, beim Qualitätsmanagement, in der IT oder auch privat, wenn Sie etwas planen. Schon Murphys Gesetz besagt schließlich: „Alles, was schiefgehen kann, wird schiefgehen.“ Gut, wenn Sie vorbereitet sind und einen Notfallplan in der Tasche haben. Wir zeigen, warum Sie einen Notfallplan machen sollten und wie dieser aussehen kann…

Notfallplan: Tipps zu Aufbau & Inhalt + kostenlose Vorlage

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Was ist ein Notfallplan?

Es gibt nicht die eine Definition, was ein Notfallplan ist. Üblicherweise wird ganz allgemein darunter ein Plan verstanden, der im Notfall greift. Solche Notfälle können sein….

Katastrophale Ereignisse

Hierbei ist die körperliche Unversehrtheit betroffen, aber natürlich kann die betriebliche Infrastruktur auch massiv darunter leiden, so dass am Ende auch das ökonomische Überleben eines Betriebes gefährdet wird. Gefahr droht zum Beispiel durch:

  • Brände
  • Explosionen
  • Unfälle
  • Naturkatastrophen

Potenzielle Schäden

Ein Notfallplan kann aber auch erforderlich sein, um eine ökonomische Krise rechtzeitig abzuwenden. Mögliche Szenarien sind:

  • Ein Lieferant springt kurzfristig ab.
  • Die Qualität einer Lieferung entspricht nicht den Standards.
  • Deadlines werden nicht eingehalten.
  • Programme in der IT funktionieren nicht wie geplant.
  • Der Kunde schmettert eine Idee kurzfristig ab oder hat große Änderungswünsche.
  • Eine mündliche Zusage wird nicht eingehalten.
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Notfallplanung als Arbeitsschutz

Geht es um Arbeitsschutz, reicht die Terminologie von Notfallplan über Alarmplan, Flucht- und Rettungsplan bis hin zu Notfallwegeplan. Egal, wie viel geplant, konzipiert und organisiert wird – manche Dinge lassen sich nicht einkalkulieren oder voraussagen. Aus Zufällen oder unglücklichen Verkettungen entstehen leicht Katastrophen. Gleichzeitig hat es immer wieder in der Vergangenheit dramatische Unglücke gegeben, die sich bei sorgfältiger Planung hätten verhindern lassen.

Verschiedene Gesetze und Verordnungen tragen dazu bei, vermeidbare Gefahren abzuwenden. Etwa das Arbeitsschutzgesetz, das Arbeitssicherheitsgesetz, die Arbeitsstättenverordnung oder die Unfallverhütungsvorschriften. Und nicht zuletzt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, die sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch ableitet.

Das alles bedeutet, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, alles zu unternehmen, um diese Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu garantieren. Das schließt die sofortige Verständigung der Beschäftigten ein, damit diese sich im Notfall in Sicherheit bringen können. Bricht beispielsweise ein Feuer aus, wird dies durch ein akustisches oder optisches Notsignal angezeigt. Ausgelöst wird dieses entweder durch Beobachtung (jemand meldet ein Feuer, drückt einen Alarmknopf) oder durch Erreichen bestimmter Grenzwerte (ein Messgerät stellt abweichende Schwellwerte fest). Ein Notfallplan ist nicht nur ein Zeichen des „guten Willens“, sondern gesetzliche Notwendigkeit. Das macht die Arbeitsstättenverordnung mit der Pflicht zum Flucht- und Rettungsplan klar. Gleichzeitig schweigt sie sich über die Details aus.

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Notfallplan als Teil der ökonomischen Sicherung

Projekte werden gründlich geplant und vorbereitet, es werden Absprachen getroffen, Details berücksichtigt und Fortschritte kontrolliert. Trotzdem kennt wohl jeder aus eigener Erfahrung: Kaum etwas läuft genau nach Plan. Mal sind es kleine Änderungen, die nötig werden, doch gerade im Job kommt es immer wieder vor, dass ein Teil plötzlich und unvorhergesehen komplett neu gedacht werden muss. An dieser Stelle kommt der Notfallplan ins Spiel. Er ist die Alternative für den Fall, dass etwas schiefgeht, das Ass im Ärmel, ein vorgedachtes Was-wäre-wenn mit passender Lösung.

Ein Notfallplan geht damit über einen Plan B hinaus, er liefert nicht nur eine zweite Option, sondern beschäftigt sich mit ganz konkreten Szenarien, bei denen Probleme auftreten könnten. Ein Unternehmen muss immer auch wirtschaftlich denken: Sowohl ein Brand als auch ein unzufriedener Großkunde können ein Risiko für den Fortbestand des Unternehmens – und damit für den Beschäftigten – darstellen. Zwar gibt es immer die Möglichkeit, sich gegen Ausfälle oder Umwelteinflüsse zu versichern. Aber selbst bei klarer Sachlage kann es dauern, bis das Geld auf dem Konto ist.

Notfallplan machen: 3 wichtige Elemente

Ziel ist immer, körperlichen und wirtschaftlichen Schaden abzuwenden, in manchen Fällen kann das eine das andere bewirken. Ein guter Notfallplan besteht daher aus folgenden Elementen:

  • Prävention: Alles, was getan werden muss, um einen Notfall zu vermeiden.
  • Intervention: Alle Maßnahmen, um größtmöglichen Schaden an Mensch, Umwelt und Unternehmen abzuwenden.
  • Postvention: Schadensbegutachtung, Analyse und gegebenenfalls Verbesserung des bestehenden Notfallplans.
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Vorlage: Wie sieht ein Notfallplan aus?

Vermutlich fragen Sie sich, was alles beachtet werden muss, wenn Sie für bestimmte Projekte einen Notfallplan erstellen wollen. Welche Alternativen und Lösungsvorschläge sollten festgehalten werden? Mit wem teile ich meinen Notfallplan? Die gute Nachricht: Sie sind in der Erstellung eines Notfallplans an keine Vorgaben gebunden. Es handelt sich dabei nicht um ein offizielles Dokument, es gibt keinen fest definierten Inhalt. Vielmehr ist der Notfallplan ein Zeichen Ihres persönlichen Engagements, Ihrer Weitsicht und Problemlösungskompetenz.

Wie genau Ihr Notfallplan letztlich aussieht, bleibt somit Ihnen überlassen. Sollte der Notfallplan allerdings wirklich zum Einsatz kommen, weil die ursprüngliche Planung scheitern könnte, ist kann ein wenig Struktur helfen. Die folgende Vorlage zeigt beispielhaft, in welche Bereiche Sie einen Notfallplan unterteilen können, um den Überblick zu behalten.

Projekt Gesetztes Ziel Mögliches Problem Ansprech-partner Lösung
Pitch für den Großkunden Auftrag erhalten, Umsatz sichern Präsentation nicht rechtzeitig fertig Herr Müller, Frau Kamps Backup-Präsentation erstellen
Produktion im dritten Quartal steigern 37,5 Prozent mehr Output Lieferengpässe beim aktuellen Zulieferer Frau Schmitz Alternative Lieferanten kontaktieren, Angebote und Konditionen prüfen
Implementierung eines neuen CRM-Systems Leichtere Nutzung, schnelle Einführung und Einarbeitung Unzureichende Funktionen Herr Konrads Anderes System prüfen, Funktionsumfang vergleichen



Die Vorlage für einen Notfallplan finden Sie hier auch noch einmal kostenlos zum Download als PDF-Datei oder Word-Dokument.

Tipps und Checkliste für den Notfallplan

Arbeitssicherheit und Umsatzrückgänge abzusichern ist eine Sache. Nur wenige Menschen beschäftigen sich mit einem privaten Notfallplan, etwa einer Vorsorgevollmacht. Als Inhaber einer Firma wird ein Unternehmer verschiedene Personen mit Vollmachten ausstatten. Daher haben wir noch ein paar Tipps für den Notfallplan zusammengestellt, die gleichzeitig als eine Art Checkliste funktionieren, worauf Sie achten sollten:

Denken Sie an den Worst Case

Negatives Denken und ständiger Pessimismus schadet. Für einen Notfallplan müssen Sie allerdings genau das tun. Gehen Sie nicht davon aus, dass alles gut verläuft, sondern stellen Sie sich den Worst Case vor. Was kann potenziell alles schief gehen? Welche Risiken wurden vielleicht nicht bedacht oder falsch eingeschätzt? Nur durch kritisches Denken können Sie einen Notfallplan aufstellen, der mögliche Szenarien abdeckt.

Gehen Sie neuralgische Punkte durch

Bei einem Projekt kann in der Regel nicht nur an einer Stelle etwas schief gehen. Ein umfangreicher Notfallplan deckt deshalb eine ganze Bandbreite an Fehlerquellen ab. Schauen Sie sich das gesamte Projekt an und fragen Sie sich: An welchen Stellen könnte es zu Komplikationen kommen? So sind Sie vorbereitet, egal was passiert.

Bereiten Sie den Notfallplan aktiv vor

Es ist gut, dass Sie sich im Notfallplan schon einmal gedanklich mit Szenarien beschäftigen. Wirklich effektiv und tatsächlich hilfreich wird ein Notfallplan aber erst, wenn dieser sofort einsatzbereit ist. In der obigen Vorlage reicht es eben nicht aus, nur zu denken Vielleicht gibt es Probleme bei der Präsentation. Erst wenn Sie einen Ersatz bereit haben, der sofort genutzt werden kann, ist der Notfallplan vollständig.

So nutzen Sie die Krise als Chance

Der Begriff deutet es bereits an: Wird ein Notfallplan benötigt, ist Stress und teilweise sogar Panik angesagt. Ein typischer Notfall, eine große Krise, ein riesiges Problem, das dringend gelöst werden muss. All das möchte wohl jeder lieber verhindern. Es ist aber auch so: Jede Krise bietet enorme Chancen, sich zu profilieren. Diese Wirkung steigert sich noch einmal, wenn niemand damit rechnet, dass es einen Notfallplan gibt. Vielleicht erscheint es Ihnen als Zeitverschwendung, im stillen Kämmerlein das Unerwartete zu erwarten und nach getaner Arbeit noch ein paar Krisenstrategien zu entwerfen.

Vielleicht kommen diese nie zum Einsatz. Das ist Pech. Falls aber doch, schlägt Ihre Stunde. Manch erfolgreiche Karriere basiert nur darauf, dass jemand einen Trumpf im Ärmel behielt und diesen im richtigen Moment ausspielte. Zur Verdeutlichung zwei Beispiele:

  • Das Kundenprojekt muss nächste Woche fertig werden, sonst drohen saftige Vertragsstrafen. Alle verfügbaren Kräfte arbeiten mit Hochdruck daran – dann bricht eine Grippewelle aus. Zwei wichtige IT-Mitarbeiter liegen mit Fieber im Bett. Der Boss fängt an, sich mit der Insolvenz auseinanderzusetzen, da kommen Sie: Rein prophylaktisch haben Sie Kontakt zu drei Zeitarbeitsunternehmen aufgenommen. Alle drei können noch heute qualifizierte Ersatzkräfte schicken. Ihr Chef atmet auf, am Ende der Woche erhalten Sie einen satten Bonus.
  • Noch drei Stunden bis zum Meeting. Wenn Ihr Unternehmen diesen Kunden angelt, ist der Umsatz für das kommende Jahr gesichert. Da klingelt das Telefon: Die Druckerei, die sich um sämtliche Präsentationsmappen kümmern sollte, sagt kurzfristig ab. Keine Kapazitäten. Und das merken die jetzt erst? Eine Katastrophe! Ihr Chef kreist unter der Decke. Die Kollegen heucheln Anteilnahme und spielen Panik. Nur Sie nicht. Sie gehen zu Ihrem Schreibtisch, holen eine Liste mit alternativen Anbietern hervor, die binnen einer Stunde eine angemessene Broschüre liefern können. Natürlich haben Sie auch die Konditionen und Gestaltungsunterschiede gecheckt…

Mit einem Notfallplan werden Sie zum Retter in der Not, zum vorausschauenden Mitarbeiter, der an alle Eventualitäten gedacht hat und bereits eine Lösung liefert, wenn alle anderen sich noch gegenseitig die Schuld in die Schuhe schieben. Einen Notfallplan zu erstellen und diesen in der Hinterhand zu haben, ist somit eine Investition. Nicht immer macht diese sich bezahlt und Sie werden sich Lösungen überlegen, die ungenutzt in der Schublade verbleiben – wenn es dann aber soweit ist, macht sich der zusätzliche Aufwand bezahlt.

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[Bildnachweis: Stokkete by Shutterstock.com]
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9. Oktober 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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