Notfallplan: Vorteile, Vorlage, Tipps

Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt. Es ist ein ehernes Gesetz des Schaffens, Handelns und Machens: Unverhofft kommt oft! Ein Notfallplan kann die benötigte Rettung sein, wenn alles schief läuft und der geplante Ablauf über den Haufen geworfen wird. Irgendeine Variable wurde nicht bedacht oder vergessen, Menschen agieren anders als geplant oder als sie es versprochen haben – ein Notfallplan kann aus vielen Gründen zum Einsatz kommen. Das gilt im Unternehmen, beim Qualitätsmanagement, in der IT oder auch privat, wenn Sie etwas planen. Schon Murphys Gesetz besagt schließlich: Alles, was schiefgehen kann, wird schiefgehen. Gut, wenn Sie vorbereitet sind und einen Notfallplan in der Tasche haben. So können Sie nicht nur Projekte zum Erfolg führen, sondern positionieren sich als unverzichtbarer Mitarbeiter. Wir zeigen, warum Sie einen Notfallplan machen sollten und wie dieser aussehen kann…

Notfallplan: Vorteile, Vorlage, Tipps

Notfallplan: Was ist damit gemeint?

Notfallplan Definition privat Qualitätsmanagement Vorlage kostenlose PDF ChecklisteProjekte werden gründlich geplant und vorbereitet, es werden Absprachen getroffen, Details berücksichtigt und Fortschritte kontrolliert. Trotzdem kennt wohl jeder aus eigener Erfahrung: Kaum etwas läuft genau nach Plan. Mal sind es kleine Änderungen, die nötig werden, doch gerade im Job kommt es immer wieder vor, dass ein Teil plötzlich und unvorhergesehen komplett neu gedacht werden muss.

An dieser Stelle kommt der Notfallplan ins Spiel. Er ist die Alternative für die Möglichkeit, dass etwas schiefgeht, das Ass im Ärmel, ein vorgedachtes Was-wäre-wenn mit passender Lösung.

Ein Notfallplan geht damit über einen Plan B hinaus, er liefert nicht nur eine zweite Option, sondern beschäftigt sich mit ganz konkreten Szenarien, bei denen Probleme auftreten könnten. In der Praxis sind diese schier endlos…

  • Ein Lieferant springt kurzfristig ab.
  • Die Qualität einer Lieferung entspricht nicht den Standards.
  • Deadlines werden nicht eingehalten.
  • Programme in der IT funktionieren nicht wie geplant.
  • Der Kunde schmettert eine Idee kurzfristig ab oder hat große Änderungswünsche.
  • Eine mündliche Zusage wird nicht eingehalten.

Egal, wie viel geplant, konzipiert und organisiert wird – manche Dinge lassen sich nicht einkalkulieren oder voraussagen. Aus Zufällen oder unglücklichen Verkettungen entstehen leicht Katastrophen. Die wenigsten machen sich darüber Gedanken. Leider auch Vorgesetzte nicht und so fehlt es oftmals an einem dringend benötigten Notfallplan.

Vorlage: Wie sieht ein Notfallplan aus?

Notfallplan Vorlage PDF kostenlos Download ChecklisteEinen Notfallplan erstellen – das klingt umfangreich und kompliziert. Was muss alles rein? Was muss ich bei der Erstellung beachten? Welche Alternativen und Lösungsvorschläge sollten festgehalten werden? Mit wem teile ich meinen Notfallplan? Die gute Nachricht: Sie sind in der Erstellung eines Notfallplans an keine Vorgaben gebunden.

Es handelt sich dabei nicht um ein offizielles Dokument, es gibt keinen fest definierten Inhalt. Vielmehr ist der Notfallplan ein Zeichen Ihres persönlichen Engagements, Ihrer Weitsicht und Problemlösungskompetenz.

Wie genau Ihr Notfallplan letztlich aussieht, bleibt somit Ihnen überlassen. Sollte der Notfallplan allerdings wirklich zum Einsatz kommen, weil die ursprüngliche Planung scheitern könnte, ist kann ein wenig Struktur helfen.

Die folgende Vorlage zeigt beispielhaft, in welche Bereiche Sie einen Notfallplan unterteilen können, um den Überblick zu behalten.

Projekt
Gesetztes Ziel
Mögliches Problem
Ansprechpartner
Lösungsvorschlag
Pitch für den GroßkundenAuftrag erhalten, Umsatz sichernPräsentation nicht rechtzeitig fertigHerr Müller, Frau KampsBackup-Präsentation erstellen
Produktion im dritten Quartal steigern37,5 Prozent mehr OutputLieferengpässe beim aktuellen ZuliefererFrau SchmitzAlternative Lieferanten kontaktieren, Angebote und Konditionen prüfen
Implementierung eines neuen CRM-SystemsLeichtere Nutzung, schnelle Einführung und EinarbeitungUnzureichende FunktionenHerr KonradsAnderes System prüfen, Funktionsumfang vergleichen,


Die Vorlage für einen Notfallplan finden Sie hier auch noch einmal kostenlos zum Download als PDF-Datei oder Word-Dokument.

Notfallplan: So nutzen Sie die Krise als Chance

Der Begriff deutet es bereits an: Wird ein Notfallplan benötigt, ist Stress und teilweise sogar Panik angesagt. Ein typischer Notfall, eine große Krise, ein riesiges Problem, das dringend gelöst werden muss. All das möchte wohl jeder lieber verhindern.

Es ist aber auch so: Jede Krise bietet enorme Chancen, sich zu profilieren. Diese Wirkung steigert sich noch einmal, wenn niemand damit rechnet, dass es einen Notfallplan gibt. Vielleicht erscheint es Ihnen als Zeitverschwendung, im stillen Kämmerlein das Unerwartete zu erwarten und nach getaner Arbeit noch ein paar Krisenstrategien zu entwerfen.

Vielleicht kommen diese nie zum Einsatz. Das ist Pech. Falls aber doch, schlägt Ihre Stunde. Manch erfolgreiche Karriere basiert nur darauf, dass jemand einen Trumpf im Ärmel behielt und diesen im richtigen Moment ausspielte.

Zur Verdeutlichung zwei Geschichten und Parabeln:

  • Das Kundenprojekt muss nächste Woche fertig werden, sonst drohen saftige Vertragsstrafen. Alle verfügbaren Kräfte arbeiten mit Hochdruck daran – dann bricht eine Grippewelle aus. Zwei wichtige IT-Mitarbeiter liegen mit Fieber im Bett. Der Boss fängt an, sich mit der Insolvenz auseinanderzusetzen, da kommen Sie: Rein prophylaktisch haben Sie Kontakt zu drei Zeitarbeitsunternehmen aufgenommen. Alle drei können noch heute qualifizierte Ersatzkräfte schicken. Ihr Chef atmet auf, am Ende der Woche erhalten Sie einen satten Bonus.
  • Noch drei Stunden bis zum Meeting. Wenn Ihr Unternehmen diesen Kunden angelt, ist der Umsatz für das kommende Jahr gesichert. Da klingelt das Telefon: Die Druckerei, die sich um sämtliche Präsentationsmappen kümmern sollte, sagt kurzfristig ab. Keine Kapazitäten. Und das merken die jetzt erst? Eine Katastrophe! Ihr Chef kreist unter der Decke. Die Kollegen heucheln Anteilnahme und spielen Panik. Nur Sie nicht. Sie gehen zu Ihrem Schreibtisch, holen eine Liste mit alternativen Anbietern hervor, die binnen einer Stunde eine angemessene Broschüre liefern können. Natürlich haben Sie auch die Konditionen und Gestaltungsunterschiede gecheckt…

Mit einem Notfallplan werden Sie zum Retter in der Not, zum vorausschauenden Mitarbeiter, der an alle Eventualitäten gedacht hat und bereits eine Lösung liefert, wenn alle anderen sich noch gegenseitig die Schuld in die Schuhe schieben.

Einen Notfallplan zu erstellen und diesen in der Hinterhand zu haben, ist somit eine Investition. Nicht immer macht diese sich bezahlt und Sie werden sich Lösungen überlegen, die ungenutzt in der Schublade verbleiben – wenn es dann aber soweit ist, macht sich der zusätzliche Aufwand bezahlt.

Tipps und Checkliste für den Notfallplan

Abschließend haben wir noch ein paar Tipps für den Notfallplan zusammengestellt, die gleichzeitig als eine Art Checkliste funktionieren, worauf Sie achten sollten:

  • Denken Sie an den Worst Case

    Negatives Denken und ständiger Pessimismus schadet. Für einen Notfallplan müssen Sie allerdings genau das tun. Gehen Sie nicht davon aus, dass alles gut verläuft, sondern stellen Sie sich den Worst Case vor. Was kann potenziell alles schief gehen? Welche Risiken wurden vielleicht nicht bedacht oder falsch eingeschätzt? Nur durch kritisches Denken können Sie einen Notfallplan aufstellen, der mögliche Szenarien abdeckt.

  • Gehen Sie alle Fehlerquellen durch

    Bei einem Projekt kann in der Regel nicht nur an einer Stelle etwas schief gehen. Ein umfangreicher Notfallplan deckt deshalb eine ganze Bandbreite an Fehlerquellen ab. Schauen Sie sich das gesamte Projekt an und fragen Sie sich: An welchen Stellen könnte es zu Komplikationen kommen? So sind Sie vorbereitet, egal was passiert.

  • Bereiten Sie den Notfallplan aktiv vor

    Es ist gut, dass Sie sich im Notfallplan schon einmal gedanklich mit Szenarien beschäftigen. Wirklich effektiv und tatsächlich hilfreich wird ein Notfallplan aber erst, wenn dieser sofort einsatzbereit ist. In der obigen Vorlage reicht es eben nicht aus, nur zu denken Vielleicht gibt es Probleme bei der Präsentation. Erst wenn Sie einen Ersatz bereit haben, der sofort genutzt werden kann, ist der Notfallplan vollständig.

[Bildnachweis: Stokkete by Shutterstock.com]
10. März 2020 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.


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