10-bis-12-Regel: Darum ist der Zeitpunkt so wichtig

Oft gilt für die Terminvergabe bei einer Besprechung nur der Grundsatz: Wann können alle Teilnehmer? Das ist natürlich wichtig, um sicherzustellen, dass das gesamte Team oder zumindest diejenigen, für die das Treffen wichtig ist, anwesend sein können. Eine Frage, die viel zu selten im Vorfeld gestellt wird, lautet hingegen: Ist die Uhrzeit wirklich sinnvoll? Denn es kann einen großen Unterschied machen, ob das Meeting nach der 10-bis-12-Regel am Vormittag oder um 16:30 Uhr am späten Nachmittag stattfindet. Zwischen 10 und 12 Uhr sind die Kraftreserven noch deutlich größer, die Konzentration ist auf einem Höhepunkt und es fällt leichter, sich mit komplexen Themen zu beschäftigen.

Am späten Nachmittag sind die mentalen Reserven bereits aufgebraucht, der Feierabend ist bereits im Hinterkopf und Konzentration ist nahezu unmöglich. Jeff Bezos selbst sagt dazu, dass er alle Meetings, die wichtig sind und ihn geistig fordern, nach der 10-bis-12-Regel ansetze. So treffe er bessere Entscheidungen, was in seiner Funktion als CEO von enormer Bedeutung ist. Doch auch andere Positionen profitieren von der 10-bis-12-Regel. Ob nun Geschäftsführer oder Angestellter – wer sich voll und ganz konzentriert, analytisch denkt und engagiert sowie motiviert am Meeting teilnimmt, bringt es voran und erzielt am Ende bessere Ergebnisse. Weitere Vorteile der 10-bis-12 Regel sind:

Fester Slot reduziert Terminstress
Durch die 10-bis-12-Regel entsteht schnell eine entsprechende Routine, so dass es seltener zu Terminkonflikten kommt. Jeder weiß Bescheid, dass diese Uhrzeiten freizuhalten sind und kann die eigene Tages- und Wochenplanung daran ausrichten.
Teilnehmer sind besser vorbereitet
Laufen wichtige Meetings grundsätzlich nach der 10-bis-12-Regel ab, ist es quasi ein Jour fixe und alle Beteiligten können sich besser darauf vorbereiten. Nicht nur der Termin ist im Vorfeld klar, sondern auch, dass es um entscheidende Themen geht, die Vorbereitung erfordern.

Jeff Bezos‘ Meeting Regeln

Jeff Bezos hat einige interessante Besprechungsmethoden, die vom üblichen Prozedere abweichen. So empfehlen Führungskräftecoaches, frühzeitig vor Meetings eine Agenda herauszuschicken, damit sich jeder Teilnehmer auf die Teamsitzung vorbereiten kann. Und keine Ausrede hat, unvorbereitet im Meeting zu erscheinen. Die Realität sieht leider anders aus. Das weiß auch der Amazon-Chef und hat kurzerhand das sogenannte Silent Meeting eingeführt, zu Deutsch: die stille Besprechung. Gemeint ist damit eine Phase der Vertiefung unmittelbar vor der eigentlichen Diskussion. Der Unternehmer händigt seinen Mitarbeitern zu Beginn das Sitzungsmemo aus, das diese für die kommenden 30 Minuten durcharbeiten.

Der Vorteil: Allzu gern geäußerte Rechtfertigungen, warum man dieses und jenes nicht vorbereiten konnte, fallen flach. Niemand muss die Vorbereitungszeit mühsam irgendwo anders abzwacken, sondern sie ist direkt Teil des Meetings. Hinzu kommt, dass alle direkt im Thema drin und vor allem auf demselben Stand sind.
Der Nachteil: Bei manchen Dingen ist es besser, eine Nacht darüber zu schlafen. Der eine oder andere mag außerdem Hemmungen haben, seine ersten Gedanken so frisch von der Leber weg zu formulieren. Kritiker geben zu bedenken, was es über die Arbeitsmoral – oder auch Unternehmenskultur – aussagt, wenn die Teilnehmer offenbar regelmäßig unvorbereitet zu den Meetings erscheinen, so dass der Chef zu solchen Methoden greifen muss?

Neben dieser Regel verfolgt Bezos noch eine weitere Meeting Regel, die sich sehr gut mit der 10-bis-12-Regel ergänzt: die Zwei-Pizza-Regel. Während er mit der ersteren die Zeit eingrenzt, hilft die letztere bei der geeigneten Teilnehmergröße: Die sollte nie mehr betragen als Leute von zwei Pizzen (amerikanischen Ausmaßes) satt werden können – also 5 bis 8 Leute laut Bezos. In Kombination mit der 10-bis-12-Regel bedeutet das, dass Sie danach getrost ins Schnitzelkoma fallen dürfen, denn alles Wichtige ist nun erledigt.

Ist die 10-bis-12 Regel für jedes Meeting geeignet?

Die 10-bis-12-Regel passt für alle Meetings. Schließlich profitiert jede Besprechung, wenn die Teilnehmer in bester Verfassung sind und das Meeting in die Hochphase von Konzentration und Leistungsfähigkeit fällt. Das heißt aber nicht, dass Sie sich im Arbeitsalltag zu 100 Prozent darauf versteifen sollten, dass Meetings nur noch pünktlich von 10 bis 12 stattfinden.

Ist der organisatorische Aufwand und Stress deutlich größer, als der tatsächliche Nutzen, ergibt das keinen Sinn. Denn mal ehrlich: Längst nicht jedes Meeting ist essentiell und große, wegweisende Entscheidungen werden in den meisten Besprechungen auch nicht getroffen. Bei Jeff Bezos mag dies anders sein, wenn zum täglichen Geschäft das Leiten eines internationalen Multimilliarden-Konzerns gehört. Geht es aber nur darum, das Team zu informieren, können solche Besprechungen ohne weiteres zu einer anderen Uhrzeit stattfinden.

Tipps: So nutzen Sie die 10-bis-12-Regel für sich

Die einfachste Möglichkeit, um von der 10-bis-12 Regel zu profitieren, ist natürlich die schlichte Übernahme des Konzepts. In Zukunft planen Sie, wichtige Meetings zwischen 10 und 12 Uhr zu legen, um die Qualität der Besprechungen und der darin erzielten Ergebnisse zu verbessern. Allerdings können Sie noch mehr tun, um von der 10-bis-12-Regel zu profitieren. Dafür sollten Sie die Idee auf Ihre eigenen Bedürfnisse und Anforderungen anpassen. Mit den folgenden Tipps holen Sie das Maximum aus der 10-bis-12-Regel heraus:

Finden Sie Ihren persönlich besten Zeitpunkt

10 bis 12 Uhr ist für Jeff Bezos die optimale Uhrzeit und funktioniert für viele Arbeitnehmer als Zeitpunkt hoher Konzentration und Leistungsfähigkeit. Für Sie muss dies aber nicht zwangsläufig gelten. Möglicherweise sind Sie eine Stunde vorher oder später viel konzentrierter und treffen bessere Entscheidungen. Manche sind in den frühen Morgenstunden besonders erfolgreich, andere laufen erst nachmittags zur Hochform auf. Hinterfragen Sie sich selbst, beobachten Sie Ihre Gewohnheiten und Ihre Leistungskurve. So kann aus der 10-bis-12-Regel für Sie vielleicht eine 8:30 bis 10:30 Uhr Regel werden.

Setzen Sie Prioritäten

Damit die 10 bis 12 Regel funktioniert, benötigt es Disziplin und Prioritäten. Im Arbeitsalltag können zu jedem Zeitpunkt wichtige Themen aufkommen. Hier ist es besser, sich auf die 10 bis 12 Regel zu besinnen und eine endgültige Entscheidung auf den nächsten Tag zu verlegen. Statt um 18 Uhr eine schlechte Entscheidung kurz vor Feierabend zu treffen, sollten Sie sich am folgenden Vormittag noch einmal damit auseinandersetzen. Kaum etwas lässt sich nicht um einen halben Tag verschieben.

Passen Sie Ihren Tagesablauf an

Wird ein Meeting von 10 bis 12 Uhr angesetzt, sollten Sie Ihren Tag entsprechend planen. Wie viel Zeit bleibt Ihnen vorher? Was sollten Sie in dieser Phase bereits erledigen und wie bereiten Sie sich auf die wichtige Besprechung vor? Auch im Anschluss sollten Sie den Tagesablauf anpassen. Welche Auswirkungen kann das Meeting haben? Ergeben sich daraus möglicherweise ToDos, um die Sie sich kümmern müssen? Es kann sinnvoll sein, entsprechende Freiräume zu lassen, um nach einem wichtigen Meeting direkt mit der Umsetzung beginnen zu können.

Kommunizieren Sie im Team

Als CEO von Amazon kann Jeff Bezos erwarten, dass sich alle nach seiner 10-bis-12-Regel richten. In anderen Fällen kann es sinnvoll sein, offen mit dem Team zu kommunizieren. Geht es um eine wichtige Entscheidung als Führungskraft, ist es sinnvoll, das Meeting entsprechend anzupassen. Handelt es sich hingegen um ein regelmäßiges Meeting, bei dem Fortschritte besprochen und Ideen gesammelt werden, sollten möglichst alle Teilnehmer konzentriert sein und sich in einer kreativen Phase befinden.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]