Bewerberdatenbank: Die alternative Bewerbung

Eine neue Stelle zu suchen, ist immer anstrengend. Das Anschreiben muss ausgearbeitet und der Lebenslauf auf den neuesten Stand gebracht werden. Zeugnisse, Arbeitsproben und Bescheinigungen sind einzuscannen, nachzubearbeiten und zu formatieren. Der Eintrag in eine Bewerberdatenbank ist da eine zeitsparende Alternative. Wie so eine Bewerberdatenbank funktioniert und worauf Personaler achten…

Was ist eine Bewerberdatenbank?

Allgemein gesagt befinden sich hierin Lebensläufe oder Profile von Jobsuchenden. Arbeitgeber, die nach neuen Mitarbeitern suchen, loggen sich ein, bedienen sich aus diesem Pool und können dann die passenden Kandidaten ansprechen.

Um diese herauszufiltern, lesen sie nicht etwa einen Lebenslauf nach dem anderen quer. Ihnen hilft eine Suchfunktion, in der sie ihre Suchkriterien individuell festlegen können. Ein Klick und das Tool fischt die passenden Talente heraus.

Über den Suchalgorithmus lässt sich zum Beispiel genau festlegen:

• Nach welchem Jobtitel gesucht werden soll.
• Über welche Berufserfahrung ein Talent verfügen sollte.
• Welche Ausbildung es haben sollte.
• Welche Hard Skills es mitbringen muss, um die Stelle auszufüllen.
• Welche Soft Skills es braucht, um im Unternehmen Erfolg zu haben.

Je genauer der Personalsuchende den Traumkandidaten beschreibt, den er sucht, umso größer ist die Chance, dass er den perfect Match findet: Den perfekten Treffer.

Vorteile Bewerberdatenbank versus klassische Bewerbung

Eine Bewerbung ist kein Zuckerschlecken. Die klassischen Formate mit…

• tabellarischem Lebenslauf,
• Bewerbungsanschreiben,
• Deckblatt,
• kopierten oder eingescannten Urkunden und Zertifikaten

sind extrem aufwendig zu erstellen und fressen sehr viel Zeit.

Egal, ob auf Papier, per E-Mail oder gar als Bewerberhomepage. Bis alle Unterlagen so zusammengestellt sind, dass ein optimaler Eindruck vom Bewerber entsteht, dauert es gut und gerne einen halben Tag oder länger.

In der postalischen Form sind Bewerbungen außerdem kostenintensiv: Für Bewerbungsmappe, Kopien und Porto können schnell 50 Euro und mehr zusammenkommen, wenn hochwertiges Material verwendet wird und zudem mehrere Bewerbungen verschickt werden.
Auch die Formular- beziehungsweise Online-Bewerbung, die Arbeitgeber inzwischen verstärkt anbieten, ist bei weitem nicht so zeitschonend, wie die Betriebe immer versprechen.

Viele Bewerbungsformulare sind sehr ausführlich und oft nicht auf Lebensverläufe abgestimmt, die nicht kerzengerade sind. Hier müssen Kandidaten manchmal kreativ werden, um ihre Informationen so unterzubringen, dass der Recruiter sich ein realistisches Bild von ihnen machen kann.

Probleme lauern zusätzlich in technischer Hinsicht: Meist gibt es keine Möglichkeit, bereits eingetragene Informationen zwischenzuspeichern. Setzt das Internet aus, sind alle mühsam aufbereiteten Fakten futsch und der Bewerbungsmarathon beginnt von vorn.

Dabei müssen Jobsuchende all das gar nicht auf sich nehmen. Der Schlüssel zu all dem ist der Eintrag in eine Bewerberdatenbank. Statt aktiv nach einem neuen Arbeitgeber zu suchen, können sie sich auch bequem zurücklehnen und sich von diesem finden lassen.

Talent Pool: Die Bewerberdatenbanken von Unternehmen

Als Bewerberdatenbanken gelten aber auch die nicht öffentlichen Talent Pools von Arbeitgebern. In den Talent Pools landen die Profilinformationen von Kandidaten, die sich schon einmal beworben haben, aber abgelehnt wurden. Wer weiß, vielleicht ergibt sich ja bei einer anderen Vakanz die Chance auf eine Zusammenarbeit! Dann ist es für den Arbeitgeber ein Leichtes, den Kandidaten erneut anzusprechen.

Meist wird das als versöhnlicher Schachzug im Ablehnungsschreiben genutzt.

Die Nachricht zwischen den Zeilen lautet dann: „Auch wenn es dieses Mal nicht geklappt hat, ihr Profil hat uns so gut gefallen, dass wir uns eine Zusammenarbeit durchaus zu einem späteren Zeitpunkt vorstellen können.“ Das federt die Enttäuschung des Kandidaten ab.

Gut zu wissen: Betriebe überführen nicht automatisch das Profil von jedem abgelehnten Bewerber in den Talent Pool. Zuerst müssen sie um dessen Erlaubnis bitten. Und auch wenn Sie diese erteilen, dürfen nur diejenigen Einblick in Ihre Unterlagen erhalten, die unmittelbar in den Bewerbungsprozess involviert sind.

Verstöße können teuer werden, denn sie werden mit bis zu 300.000 Euro Strafe geahndet. Wie erfolgversprechend die Aufnahme in so eine Bewerberdatenbank ist, ist fraglich, denn nicht immer verfolgt das Unternehmen tatsächlich das Ziel, den Bewerber als interessanten Kandidaten in der Hinterhand zu halten:

• Erstens werden die Daten oftmals nach einem Jahr wieder gelöscht, so dass der Effekt für die betreffende Zeit zu gering sein dürfte (sofern es sich beim Bewerber nicht um eine sehr gefragte Fachkraft handelt).
• Zweitens handelt es sich oft um eine Marketing Strategie der Konzerne. Der Gedanke dahinter: Die Ablehnung ist keine „richtige“, der Bewerber bleibt dem Unternehmen wohlgesinnt und konsumiert weiterhin seine Produkte.

So werden Kandidaten besser gefunden

• Benutzen Sie Keywords

  Im Umkehrschluss sollten Kandidaten beim Erstellen ihres Profils für die Bewerberdatenbank darauf achten, dass sie bei der Beschreibung ihrer bisherigen Erfahrungen Schlüsselbegriffe verwenden, die nicht zu speziell sind. Sonst ist die Gefahr groß, dass sie durch das Raster des Suchalgorhithmus fallen. Besser ist es, Beschreibungen zu nutzen, die jeder kennt. Dann wird auch nach ihnen gesucht.

  Ein Beispiel: In manchen Firmen hat sich eine betriebseigene Nomenklatur bei Jobtiteln durchgesetzt. Doch nach einem erfahrenen „Marketing Expert B2B Business Funnel Administration Teer One DACH“ wird wohl kaum ein Personaler in einer Bewerberdatenbank suchen. Nach einem „Online Marketing Manager“ dagegen schon.

• Achten Sie auf Fehler

  Der Vollständigkeit halber sei erwähnt: Prüfen Sie Ihre Einträge und Unterlagen, bevor Sie etwas hochladen beziehungsweise auf senden klicken. Fehler hinterlassen nicht nur einen schludrigen Eindruck, sondern können dazu führen, dass mittels Suchfunktion eingegebene Begriffe nicht gefunden werden. Ihr Profil ist dann zwar in der Bewerberdatenbank gespeichert, gleichzeitig aber für den Personaler nicht auffindbar.

• Verzichten Sie auf Anglizismen

  Besser ist es auch, deutsche statt englische Begriffe zu verwenden. Damit erhöht sich die Wahrscheinlichkeit noch einmal, dass Talente auch wirklich gefunden werden. Ein „Front Office Manager im Bereich Operations“ klingt zwar im Lebenslauf nett. Er ist und bleibt aber ein „Empfangschef“. Und genau nach dem hält ein Personaler Ausschau.

  Und statt des Jobtitels „Field Operator“ sollten Arbeitnehmer den profanen „Außendienstmitarbeiter“ angeben. Keine Angst: Sie diskreditieren sich mit diesen weniger klangvollen Jobtiteln nicht. Im Gegenteil erhöhen Sie die Chance, dass ein Arbeitgeber auch wirklich auf Ihre Profilinformationen stößt.

• Achten Sie auf Vollständigkeit

  Je vollständiger die Profilinformationen sind, umso höher die Chancen, angesprochen zu werden. Beim Anlegen eines Profils für eine Bewerberdatenbank sollten Sie daher die gleiche Genauigkeit walten lassen wie bei der Erstellung eines Lebenslaufs. Im Prinzip ist es ja auch gar nichts anderes.

  Wer also nur eben schnell den letzten Job einträgt und alle anderen Stationen weglässt, wird kaum mit Ansprachen rechnen können. Denn Arbeitgeber merken schnell, dass es sich hier um einen eher halbherzigen Versuch handelt, einen neuen Job zu ergattern. Und wer will schon einen Mitarbeiter, der nicht seine volle Kraft gibt?

  Denken Sie daran, Informationen zur Verfügbarkeit zu hinterlegen. Ebenso sind Personaler an Ihren Gehaltsvorstellungen interessiert. Es liegt allerdings in Ihrem Ermessen, ob Sie diese Information gleich in Ihrem Profil preisgeben möchten.

• Pflegen Sie Ihre Daten

  Wichtig dabei ist, dass der Bewerber seine Profildaten innerhalb der jeweiligen Bewerberdatenbank regelmäßig pflegt. Dazu bekommt er von dem jeweiligen Betreiber einen individuellen Login. Gegenüber einem Arbeitgeber signalisiert ein veralteter Lebenslauf ein gewisses Desinteresse an neuen Angeboten. Viele Unternehmen sehen dann von diesen Talenten ab oder nehmen sie zumindest nicht in die engere Wahl. Chance vertan.