Definition: Was ist eine Bewerberdatenbank?

In einer Bewerberdatenbank oder „Lebenslaufdatenbank“ registrieren sich Jobsuchende, legen ein aussagekräftiges Bewerberprofil an oder laden Ihren Lebenslauf hoch. Arbeitgeber und Recruiter, die nach neuen Mitarbeitern suchen, loggen sich ein, bedienen sich aus diesem Pool und können passende Kandidaten direkt ansprechen (siehe: Active Sourcing).

Das Bewerberprofil enthält neben dem beruflichen Werdegang in der Regel relevante Hard Skills und Soft Skills sowie besondere Kenntnisse, die für die angestrebte Position wichtig sind und einen Mehrwert schaffen können.

Wie funktioniert eine Bewerberdatenbank?

Bewerberdatenbanken sind Teil der sogenannten passiven Bewerbung und Jobsuche. Bedeutet: Nicht die Bewerber bewerben sich dort auf aktuelle Stellenangebote, sondern die Personaler finden aktiv geeignete Kandidaten in der Datenbank. Dabei hilft ihnen ein spezieller Suchalgorithmus, der unterschiedliche Filterfunktionen bietet: Bildungsabschluss, bisherige Jobtitel, einschlägige Berufserfahrungen, wichtige Qualifikationen, etc.

Wer die Suchkriterien erfüllt („perfect Match“), wird von den Recruitern oder Personalverantwortlichen kontaktiert und oft schon zum Bewerbungsgespräch eingeladen. Bewerber wiederum können entscheiden, ob Sie das Jobangebot interessiert und wahrnehmen wollen.

Bewerberdatenbank kostenlos oder kostenpflichtig?

Für Bewerber sollte die Bewerberdatenbank kostenlos sein. Immer! Sie hinterlegen schließlich dort höchst persönliche Daten. Dafür zahlen umgekehrt die suchenden Unternehmen viel Geld. Datenbanken, die von Bewerbern (im Voraus) Geld für die Registrierung oder Nutzung spezieller Services verlangen, sind tendenziell unseriös. Genau hinsehen! Das Argument, durch ein kostenpflichtiges Angebot steige die Qualität der Bewerber, wird zwar gerne angeführt. Aber entsteht dadurch für Sie wirklich ein Mehrwert? Steigen dort die Jobchancen tatsächlich mehr als bei kostenlosen Datenbanken? Eher selten…

Vorteile und Nachteile der Bewerberdatenbank

Bewerberdatenbanken punkten vor allem in Branchen und Berufen, in denen ein Fachkräftemangel herrscht. Dazu zählen aktuell Programmierer, Ingenieure, Projektmanager sowie viele MINT-Fächer (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften, Technik). Die Datenbanken haben hier für beide Seiten Vorteile:

Vorteile für Bewerber

Kosten
Das Registrieren und Nutzen der Bewerberdatenbank ist für Kandidaten kostenlos. Oft können Sie mit nur einem Klick bestimmen, ob Sie dort gefunden werden wollen oder nicht mehr.
Aufwand
Das lästige Schreiben zahlreicher Bewerbungen entfällt. Bewerber füllen lediglich ihr vollständiges Profil aus. Das ist dann wie eine Bewerbung.
Relevanz
Je nachdem wie detailliert und aussagekräftig das Profil ist, bekommen Bewerber nur passende Jobangebote. Teils lässt sich das Profil anonymisieren. Das erlaubt eine diskrete Bewerbung und schützt vor Diskriminierung (nach AGG).
Arbeitsmarkt
Über eine Bewerberdatenbank erhalten Sie Zugang zum „verdeckten Stellenmarkt„. Der ist nahezu doppelt so groß wie der offizielle Arbeitsmarkt und umfasst rund 66% der zu besetzenden Positionen.
Marktwert
Nicht zuletzt können Bewerber per Bewerberdatenbank den eigenen Marktwert testen. Das hilft zum Beispiel bei der Gehaltsverhandlung – intern wie extern.

Vorteile für Personaler

Zeitersparnis
Recruiter sparen beim Active Sourcing vor allem Zeit. Statt eine Stellenanzeige zu schalten und auf passende Bewerber zu warten, suchen Sie direkt nach geeigneten Kandidaten. Bei kurzfristigen (Nach-)Besetzungen ein enormer Vorteil.
Kosten
Die Nutzung der Bewerberdatenbank ist für Recruiter zwar kostenpflichtig. Damit verdienen die Anbieter ihr Geld. Trotzdem spart es Kosten: für Stellenangebote, das aufwändige Vorselektieren bei Massenbewerbungen…
Übersicht
Dank spezifischer Such- und Filteroptionen können Personaler gezielter geeignete Arbeitskräfte mit hoher Wechselbereitschaft identifizieren. Deren Profile sind zudem einheitlich und übersichtlich.

Davon abgesehen entfallen bei Online-Lebenslaufdatenbanken – wie bei der Online-Bewerbung oder eMail-Bewerbung – sämtliche Kosten für Porto, Papier und hochwertige Bewerbungsmappen.

Nachteile einer Bewerberdatenbank

Dauer
Ein Bewerberprofil kann die Bewerbungschancen zwar erhöhen. Eine Garantie gibt es aber nicht. Wer nicht gerade gefragte Kompetenzen und Erfahrungen besitzt, wartet womöglich lange, bis sich ein Personaler meldet.
Arbeit
Das eigene Datenbankprofil auszufüllen, macht schon Arbeit. Es regelmäßig zu pflegen und zu aktualisieren erst recht. Wer einen neuen Job gefunden hat, sollte zudem nicht vergessen, es zu deaktivieren.
Diskretion
Wer sich aus einem bestehenden Beschäftigungsverhältnis bewirbt, muss darauf achten, dass das Datenbankprofil nur eingeschränkt eingesehen werden kann. Personaler aus dem eigenen Unternehmen dürfen keinen Zugriff darauf haben. Könnte sonst peinlich werden.

Welche Bewerberdatenbanken gibt es?

So wie es viele Jobbörsen gibt, existieren mittlerweile auch zahlreiche Anbieter für Bewerberdatenbanken. Sie sollten sich aber nicht überall gleichzeitig registrieren. Das ist keine gute Bewerbungsstrategie – viel zu unspezifisch! Wählen Sie vielmehr aus (siehe Tipps weiter unten). Das erhöht zugleich die Zahl und Qualität der Kontaktanfragen.

Hier finden Sie Bewerberdatenbanken

Jobbörsen
Viele Jobbörsen wie Stepstone oder Monster, ebenso berufsbezogene Jobportale wie Azubiyo oder Ingenieur.de bieten neben klassischen Stellenausschreibungen solche Bewerberdatenbanken an. Häufig können Sie dort mit nur einem Mausklick Ihr Linkedin-Profil und damit Ihren tabellarischen Lebenslauf verknüpfen (siehe: One-Click-Bewerbung).
Metasuchmaschinen
Jobsuchmaschinen wie Indeed durchstöbern das Netz nicht nur nach freien Stellen, sondern bieten zusätzlich solche Lebenslaufdatenbank-Services an. Oft steht dort sowas wie: „Lebenslauf anlegen – Lassen Sie sich von Arbeitgebern finden.“
Business-Netzwerke
Karrierenetzwerke wie Linkedin oder Xing sind letztlich nichts anderes als eine potenzielle Bewerberdatenbank. Wer dort ein Profil anlegt, kann gefunden werden – und sogar Interesse für „neue Herausforderungen“ signalisieren (siehe: Social Recruiting).
Bundesagentur für Arbeit
Die Jobbörse der Arbeitsagentur hat ebenfalls nicht nur einen Stellenmarkt, sondern auch eine kostenlose Lebenslaufdatenbank für die Jobcenter-Kunden. Sortiert nach verschiedenen Fachrichtungen.
Personalvermittler
Große Personalvermittler – Zeitarbeitsfirmen, Outplacement-Beratungen, Headhunter oder Personalberater – bieten unterschiedliche Bewerbungsservices an. Darunter oft auch Bewerberdaten in Datenbanken aufzunehmen. Natürlich nur mit Zustimmung der Klienten.
Unternehmen
Bei Unternehmen heißt die Bewerberdatenbank „Talent Pool“. Dort landen – nur mit Zustimmung – Bewerber, die es in der ersten Auswahl nicht geschafft haben, aber grundsätzlich interessant sind. Wird dann eine passende Stelle frei, meldet sich der Arbeitgeber und fragt, ob noch Interesse besteht.

Passende Bewerberdatenbank finden: Tipps zur Auswahl

Bevor Sie Ihre persönlichen Daten preis geben und sich von Personalern finden lassen, sollten Jobsuchende ein paar Auswahlkriterien prüfen.

Nutzerfreundlichkeit

Ganz banal: Wie übersichtlich und nutzerfreundlich ist das Anlegen eines Profils? Lässt es sich bequem editieren und sogar gestalten? Die Bedienung sollte intuitiv und einfach sein sowie Upload-Funktionen für Ihr Bewerbungsschreiben, Bewerbungsfoto oder den Lebenslauf bieten.

Privatsphäre

Wichtig für alle, die sich aus einem bestehenden Job bewerben: die Option, die Sichtbarkeit des eigenen Profils einzuschränken. Bisherige (und aktuelle) Arbeitgeber sollten vom Zugriff ausgeschlossen werden können. Aber Achtung: Externe Personalberatungen könnten Sie immer noch – aus Versehen – intern vermitteln. Denken Sie daher an einen sichtbaren Sperrvermerk.

Anonymität

Wer eine Diskriminierung wegen seines Alters, Geschlechts oder seiner Herkunft fürchtet, sollte die Chance haben, sein Datenbankprofil zu anonymisieren. Personenbezogene Daten werden für Recruiter dann zunächst ausgeblendet. Erst wenn Sie eine Anfrage erhalten, können Sie sich offenbaren.

Datenschutz

Achten Sie bei der Auswahl der Bewerberdatenbank zusätzlich auf den Datenschutz. Heißt: Bewerber müssen laut DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ausdrücklich der Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten zustimmen. Diese Einwilligung müssen sie jederzeit widerrufen und die Löschung ihrer gespeicherten Daten binnen einer angemessenen Frist verlangen können. Und natürlich muss man Sie darüber aufklären, WIE die Daten verarbeitet und genutzt werden. Also zum Beispiel nur für den genannten Zweck der Personalsuche. Eine Weitergabe oder gar Handel mit Ihren Daten wäre höchst unseriös bis illegal. Verstöße können teuer und mit bis zu 300.000 Euro Strafe geahndet werden.

Qualität

Dieses Kriterium erkennen Sie natürlich erst, wenn Sie die Bewerberdatenbank schon eine Weile nutzen: Wie hoch ist die Qualität und Relevanz der Jobangebote, die Sie dort erhalten? Passen diese mit Ihren Erwartungen und Qualifikationen zusammen? Vielleicht gibt es im Internet schon Bewerberdatenbank Erfahrungen anderer Nutzer? Googeln!

Bewerberdatenbank Tipp: So werden Sie gefunden

Egal, für welches Datenbank-Angebot Sie sich am Ende entscheiden: Bewerbungschancen und wie gut Sie gefunden werden, hängen wesentlich von Ihrem Profil – dem Aufbau und Inhalt – ab. Eine Bewerberdatenbank ist da nicht anders als eine Initiativbewerbung. Die folgenden Tipps helfen, ein aussagekräftiges Profil zu erstellen, das Personaler anlockt.

1. Schlüsselbegriffe nutzen

Personaler suchen nach Kompetenzen, Erfahrungen, Schlüsselqualifikationen. Dazu geben Sie entsprechende Keywords in den Suchfiltern ein. Je mehr davon in Ihrem Profil enthalten sind, desto häufiger zeigt Sie der Suchalgorhithmus an.

Schlüpfen Sie in den Kopf des Recruiters Ihrer Zielbranche und Wunschunternehmens: Wonach wird aktuell gesucht? Welche Muss-Qualifikationen sind jetzt und in Zukunft wichtig? Aufschluss geben aktuelle Stellenangebote, die Firmenhomepage und Karriereseite, Presseberichte und Posts in Social Media. Stalken Sie Ihre Zielbranche im Netz und schreiben Sie sich gefragte Schlüsselbegriffe heraus, die Sie in Ihr Profil integrieren. Natürlich nur, wenn Sie die Kompetenzen auch wirklich besitzen!

2. Anglizismen meiden

Die Verwendung einschlägiger wie aussagekräftiger Buzzwords im Profil erhöht zwar dessen Sichtbarkeit. Je spezifischer Sie dabei werden, desto mehr verengt sich der Radius wieder. Das gilt vor allem für moderne Anglizismen und „Fancy Jobtitle“ wie „Front Office Manager“, „Chief of Staff Product & IT“ oder „Musketeer Scout“. Versteht keiner, sucht keiner.

Übersetzen und vereinfachen Sie notfalls bisherige Stationen in Ihrem Werdegang. Nach einem erfahrenen „Marketing Expert B2B Business Funnel Administration DACH“ sucht womöglich niemand, nach einem „Online Marketing Manager“ schon.

3. Profil vervollständigen

Vollständigkeit erhöht die Aussagekraft des Profils. Je mehr Informationen Sie angeben, desto umfassender wird das Bild, das sich Recruiter von Ihnen machen können. Zugleich verringert es die Gefahr unpassender Angebote. Wenn Sie beispielsweise nur Jobs in „Teilzeit“ suchen, sollten Sie das auch angeben. Gleiches gilt für Ihre Gehaltsvorstellungen oder die Mobilität und Entfernung der Arbeitsstelle vom Wohnort.

Überdies enthält jedes Profil Subtext zwischen den Zeilen: Ein unvollständiges oder lieblos zusammengeschustertes Profil nährt Zweifel an Ihrer Ernsthaftigkeit und Sorgfalt. Nicht selten interpretieren Personaler Online-Profile als erste Arbeitsproben.

4. Daten pflegen

Damit die Jobsuche per Bewerberdatenbank funktioniert, müssen die Daten natürlich stets aktuell sein. Ein veralteter Lebenslauf signalisiert Desinteresse oder Karrierestillstand. Bleiben Sie daher immer aktiv und dokumentieren Sie das auch im Profil: berufliche Weiterbildungen, Webinare, Projekte, Zertifikate… Was immer Sie unternehmen, um Ihren Marktwert zu erhöhen und das Wissen aktuell zu halten: Zeigen Sie es!

Manche Filter bevorzugen aktive Profile. Werden Zeugnisse oder Arbeitsproben auf dem neusten Stand gehalten, erhöhen Sie mit Ihrem Engagement zugleich die Chance, weiter oben in der Auswahlliste zu erscheinen.

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