Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Diese Unterlagen brauchen Sie

Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist ein nicht alltäglicher Moment. Abhängig davon, ob sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einvernehmlich trennen, mag eine der Parteien versucht sein, auf den letzten Metern noch einmal „nachzutreten“. Keine gute Idee, schon gar nicht von Arbeitnehmerseite. Aber auch das Unternehmen hat einen Ruf zu verlieren. Um das Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Betrieb möglichst professionell über die Bühne zu bringen, sollten sich beide Vertragsparteien vorbereiten. Wir zeigen Ihnen, welche Unterlagen Ihnen im Falle einer Kündigung ausgehändigt werden müssen…

Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Diese Unterlagen brauchen Sie

Ende der Beschäftigung: Unterschiedliche Gründe

Lohnsteuerbescheinigung nach Kündigung Herausgabe PersonalakteMit Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind die verschiedenen Arten gemeint, wie eine Beschäftigung in einem Unternehmen enden kann.

Zu unterscheiden ist zunächst einmal grob zwischen den beiden Vertragsparteien, also Eigenkündigung oder Fremdkündigung? Es folgen dann im Detail die jeweiligen Gründe:

  • Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitnehmer

    • persönliche Gründe

      Auch wenn eine Eigenkündigung meist eine Sperrfrist beim Arbeitsamt verursacht, in einigen wichtigen Fällen können persönliche Gründe die Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorantreiben. Dazu kann eine berufliche Neuorientierung gehören, eine Auszeit wie ein Sabbatical oder der Wegzug aufgrund eines Arbeitsplatzwechsels des Partners.

    • berufliche Gründe

      Ein geplanter Jobwechsel löst die Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus, zum Beispiel wenn der Arbeitnehmer keine Perspektive mehr in dem Unternehmen sieht. Wer sich zu so einem Schritt entscheidet, hat den Abschied meist von langer Hand vorgeplant und bereits einen Arbeitsvertrag in der Tasche.

    • betriebliche Gründe

      Nicht zu unterschätzen ist das Arbeitsklima. Wird ein Arbeitnehmer Opfer von Mobbing, sexueller Belästigung oder ähnlichen Schikanen, dann lässt es sich in so einem Unternehmen nicht auf Dauer gut arbeiten. Nur mit einem Vorgesetzten, der aktiv solche Verhaltensweisen unterbindet, besteht die Hoffnung darauf, dass schwierige Kollegen ihr Verhalten mäßigen.

    • sonstige Gründe

      Daneben gibt es noch äußere Ursachen für eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Beispielsweise durch den Eintritt ins Rentenalter. Deutlich seltener, aber ebenfalls möglich ist das Ableben des Arbeitnehmers.

  • Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch den Arbeitgeber

    • verhaltensbedingte Gründe

      Gibt es am Verhalten des Arbeitnehmers einiges auszusetzen, kann nach vorheriger Abmahnung eine verhaltensbedingte Kündigung folgen. Beispielsweise, wenn der Mitarbeiter sich der Arbeitsverweigerung schuldig macht. Auch notorische Unpünktlichkeit, Alkohol am Arbeitsplatz oder Diebstahl führen dazu, dass das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet wird.

    • personenbedingte Gründe

      Die Gründe für die Kündigung durch den Arbeitgeber liegen zwar ebenfalls in der Person des Arbeitnehmers begründet, sind jedoch im Gegensatz zum vorherigen Beispiel nicht steuerbar. Dies ist beispielsweise bei einer langwierigen Erkrankung wie Krebs der Fall. Hier liegt eine personenbedingte Kündigung beziehungsweise krankheitsbedingte Kündigung vor.

    • betriebsbedingte Gründe

      Wenn über einen längeren Zeitraum die Auftragslage nachweislich schlecht ist und der Arbeitgeber keine Möglichkeit hat, seinen Mitarbeiter anderweitig weiterzubeschäftigen, dann kommt es zur betriebsbedingten Kündigung.

    • sonstige Gründe

      Daneben kann ein Arbeitsverhältnis auch einfach auslaufen, beispielsweise wenn es ein auf einen bestimmten Zeitraum befristetes Arbeitsverhältnis war. Eine Kündigung in der Probezeit ist ein weiterer Sonderfall, denn üblicherweise hoffen beide Seiten, den potenziell richtigen Vertragspartner gefunden zu haben.

Unterlagen an den Arbeitnehmer

Der Normalfall dürfte die ordentliche Kündigung sein: Keine der beiden Parteien hat sich etwas Gravierendes zuschulden kommen lassen, aber es gibt unterschiedliche Vorstellungen über die nähere Zukunft. In diesem Fall müssen je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit entsprechende Kündigungsfristen beachtet werden.

Werden diese eingehalten und legen beide Parteien ein entsprechendes Maß an Professionalität an den Tag, steht einer geregelten Übergabe der Unterlagen auf beiden Seiten nichts entgegen. So oder so bestehen auf beiden Seiten Pflichten zur Herausgabe persönlicher Unterlagen.

Für den Arbeitnehmer sind sie wichtig, da er sie meist zur Bewerbung bei einem neuen Arbeitgeber vorlegen muss.

Folgende Unterlagen sind auszuhändigen:

  • Arbeitserlaubnis

    EU-Bürger haben uneingeschränkten Zugang zum Arbeitsmarkt. Für ausländische Mitbürger aus Nicht-EU-Staaten wird von der Ausländerbehörde mit Zustimmung der Agentur für Arbeit eine Arbeitserlaubnis ausgestellt. Diese ist zur Vorlage beim Arbeitgeber gedacht.

  • Arbeitsbescheinigung

    Damit erbringt der Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei der Arbeitsagentur den notwendigen Nachweis über alle Informationen, die für den Bezug von Arbeitslosengeld relevant sind.

  • Lohnsteuerbescheinigung

    Mittlerweile wird statt der Lohnsteuerkarte ein Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgegeben. Diese muss ebenso herausgegeben werden wie Verdienstbescheinigungen, anhand derer die Arbeitsagentur Ihre letzten Einkünfte ersehen kann.

  • Arbeitszeugnis

    Als Arbeitnehmer haben Sie mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Anrecht auf ein Arbeitszeugnis. Bitten Sie ausdrücklich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Anderenfalls kann es passieren, dass Ihnen nur ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt wird. Das enthält im Gegensatz zum qualifizierten keine Bewertungen und kann sinnvoll sein, wenn eine Tätigkeit nur wenige Wochen gedauert hat und/oder die Trennung nicht im Guten verlaufen ist.

  • Referenzen

    Neben einem Arbeitszeugnis sind in den letzten Jahren Referenzen stärker in Mode gekommen. Arbeitnehmer – häufiger auch Freelancer – lassen sich ihre Arbeitsleistung durch Arbeitgeber oder Auftraggeber bestätigen. Referenzen beinhalten eine persönlichere Note und tragen dazu bei, dass sich das Gegenüber ein Bild des Bewerbers machen kann.

  • Gesundheitszeugnis

    Arbeitnehmer, die in der Lebensmittelbranche oder Gastronomie arbeiten, müssen ihre Gesundheit anhand eines Gesundheitszeugnisses belegen. Sie benötigen dies auch für die nächste Stelle (sofern kein Branchenwechsel geplant ist) und haben daher Anspruch auf die Herausgabe. Ebenfalls Anspruch haben Sie auf Aushändigung der Erstbelehrung gemäß § 43 des Infektionsschutzgesetzes.

  • Sozialversicherungsnachweis

    Wurde der Sozialversicherungsausweis im Original vorgelegt, muss Ihr Arbeitgeber Ihnen diesen zurückgeben. Eine Kopie darf er hingegen behalten. Auszuhändigen ist ebenfalls die Bescheinigung über die Meldung zur Sozialversicherung.

  • Urlaubsnachweis

    Sie können sich vom Arbeitgeber eine Bescheinigung ausstellen lassen, in der der gewährte oder finanziell abgegoltene Urlaub entsprechend belegt wird. Der neue Arbeitgeber kann so einen Urlaubsnachweis verlangen, um zu vermeiden, dass sein Mitarbeiter doppelten Urlaub in Anspruch nimmt.

  • Vermögenswirksame Leistungen

    Einen Nachweis über sämtliche Unterlagen, die die Altersversorgung oder Versorgung von Hinterbliebenen im Todesfall betrifft, sollten Sie sich aushändigen lassen.

Keinen Anspruch auf Herausgabe

Herausgabe der Personalakte nach KündigungNicht selten wollen Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wissen, welche Informationen zu ihrer Person im Laufe der Jahre gesammelt wurden.

Eine Personalakte kann beispielsweise Bewerbungsunterlagen enthalten, ebenso die Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse, Nachweise für Fortbildungen, einen Schwerbehindertenausweis oder eine Abmahnung.

Als Arbeitnehmer haben Sie keinen Anspruch auf Herausgabe der Personalakte. Sie haben allerdings nach § 18 des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht, Einsicht in diese Akte zu nehmen. Der Inhalt muss je nachdem mindestens drei Jahre, manche steuerlich relevanten Dokumente sogar sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Bringschuld, Holschuld oder Schickschuld?

Ihr ehemaliger Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, die Unterlagen mit Sorgfalt und inhaltlich korrekt zu erstellen. Ebenso hat er sie Ihnen auszuhändigen – fehlen wichtige Unterlagen, können Sie keine neue Stelle antreten. Verweigert er die Aushändigung Ihrer Unterlagen, können Sie arbeitsgerichtlich gegen Ihren Arbeitgeber vorgehen.

Es besteht keine Bringschuld, der Arbeitgeber hat die Unterlagen dem ehemaligen Mitarbeiter nicht nachzutragen. Im Regelfall liegt eine Holschuld vor, das heißt, der Arbeitnehmer muss die Unterlagen am ehemaligen Arbeitsplatz abholen. Meist werden sie am letzten Arbeitstag dort schon bereitgestellt.

Die Holschuld kann sich unter bestimmten Umständen in eine Schickschuld ändern:

  • Die Unterlagen sind noch nicht fertiggestellt, da der Mitarbeiter fristlos gekündigt wurde.
  • Der ehemalige Mitarbeiter ist an einen entlegenen Wohnort verzogen oder schwer erkrankt, so dass eine Abholung unzumutbar wäre.
  • Dem ehemaligen Mitarbeiter wurde Hausverbot erteilt.

In diesen Fällen trägt der ehemalige Arbeitgeber für den Versand der Unterlagen das Risiko und die Kosten.

[Bildnachweis: Pressmaster by Shutterstock.com]
13. Dezember 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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