Checkliste für Checklisten: Tipps, Vorteile, 50+ Downloads

Jeder nutzt Checklisten. Sie helfen, Fehler zu vermeiden, Wichtiges nicht zu vergessen und steigern Produktivität und Effizienz. Ihr besonderer Charme liegt vor allem in der Einfachheit und der hohen Übersichtlichkeit. Dabei gibt es unterschiedliche Formen von Checklisten – mit spezifischen Vor- und Nachteilen.

Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie Checklisten für sich selbst effektiv nutzen können, wie Sie diese einfach in 7 Schritten erstellen (inklusive Regeln) und bieten Ihnen dazu mehr als 50 kostenlose Checklisten als Download – zu Bewerbung, Arbeitsvertrag, Studium, Berufseinstieg, Management oder Urlaub…

Checkliste für Checklisten: Tipps, Vorteile, 50+ Downloads

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Checklisten: Wozu überhaupt?

Checklisten sind vor allem eine Form des Selbstmanagements und der Selbstführung. Sie können aber natürlich ebenso im Job, bei der Auswahl von Bewerbern oder Produkten und zum Outsourcing von Aufgaben eingesetzt werden.

Kurz gesagt: Checklisten und Arbeitsvorlagen machen das Leben leichter. In vielen Lebenslagen.

Welche Arten von Checklisten gibt es?

  • Ob als simple Einkaufsliste
  • als To-Do-Liste für die Tagesaufgaben
  • als Wochen- oder Monatsplan
  • als Reisecheckliste
  • als Fragenkatalog für das Vorstellungsgespräch
  • als Prüfliste mit wichtigen (Auswahl-)Kriterien
  • oder als To-Do-Liste zum Abhaken

Eine mögliche Definition von Checklisten lautet:


Checklisten sind auf den Punkt gebrachte Übersichten, die uns zeigen, welche wichtigen Aufgaben zu erledigen sind. Sie dienen der Vorbereitung und sorgen dafür, dass wir an alles denken beziehungsweise Wichtiges nicht vergessen.



Im Kern sind Checklisten dazu da, einen Ist-Zustand zu erfassen oder einen Soll-Zustand herbeizuführen beziehungsweise beide Zustände oder die damit verbundenen Prozesse miteinander abzugleichen.

Ihre Anwendung dient daher immer auch der Qualitätssicherung.

Welchen Nutzen hat eine Checkliste?

Tatsächlich geben uns Checklisten mehr Sicherheit. Man kann eben nicht immer an alles denken.

So gibt es viele Bereiche und Berufe, in den Fehler nicht passieren dürfen. Zum Beispiel bei Piloten oder Chirurgen. Hier hätten Betriebsblindheit oder mangelhafte Sorgfalt gefährliche bis tödliche Folgen.

Checklisten sind eine Kampfansage an unsere Vergesslichkeit. Sie sorgen dafür, im Joballtag alles Wichtige im Auge zu behalten und Punkt für Punkt durchzugehen.

Das gilt auch für den Fall, wenn wir wiederkehrende Aufgaben nur selten erledigen müssen. Zum Beispiel nur einmal im Jahr oder sogar nur alle paar Jahre. Wie war das nochmal? Wie ging das jetzt? Ausnahmen und Herausforderungen mit Seltenheitswert merken wir uns einfach nicht (oder nicht gut genug). Checklisten erinnern uns dann an wichtige Abläufe, Reihenfolgen oder Pläne und nehmen uns Denkarbeit ab.

Ebenso helfen sie dabei, wichtige Routinen zu gewinnen. Zum Beispiel wenn wir neue Abläufe oder Funktionen einstudieren und lernen müssen.

Jedes Mal, wenn wir uns auf neues Terrain wagen, verlassen wir unsere Komfortzone. Das sorgt für Unsicherheit und Nervosität. Und damit für eine höhere Fehleranfälligkeit. Mithilfe einer Checkliste bekommen wir sofort mehr Souveränität. Schritt für Schritt leitet sie uns durch das Neuland und gibt Orientierung.

Auch Morgenroutinen oder Morgenrituale sind – so gesehen – nichts anderes als eine Art Checkliste, die uns dabei hilft, den besten Start in den Tag zu bekommen. Eben, weil wir wissen, was uns am Morgen gut tut und was sich bewährt hat.

Die Vorteile einer Checkliste

  • Zeitersparnis
    Auch wenn das Erstellen einer Checkliste Zeit kostet, spart sie diese langfristig ein. Einmal, weil Sie die Liste immer wieder verwenden können. Zum Anderen, weil das Kontrollieren, ob wirklich nichts vergessen wurde, wesentlich mehr Zeit kostet.
  • Entlastung
    Checklisten machen den Kopf frei. Statt die grauen Zeilen mit wiederkehrenden (Kontroll-)Aufgaben zu belasten, schaffen Sie den Gedanken Platz für das Wesentliche oder für Innovatives. Kurz: Sie müssen nicht mehr an alles denken.
  • Strukturierung
    Indem Sie Ihre Checkliste Schritt für Schritt abarbeiten, gehen Sie weniger erratisch, dafür viel strukturierter vor. Das gilt besonders für Tages- oder Wochenpläne. Voraussetzung dafür ist natürlich eine ebenso geordnete wie planvolle Checkliste.
  • Delegation
    Nicht zuletzt erleichtern Checklisten das delegieren von (einfachen) Aufgaben. Statt sich mit unkomplizierten Arbeiten aufzuhalten, lassen sich diese so wunderbar abgeben. Der Empfänger weiß genau, was wann und wie zu tun ist. Praktisch!

Damit die Abhak- und Checklisten diese Vorteile überhaupt entwickeln können, müssen sie allerdings wichtige Voraussetzungen erfüllen. Die sind simpel – dürfen aber nicht vergessen werden.

Daher hier noch die wichtigsten Regeln – ebenfalls zum Abhaken…

Regeln für das Erstellen einer Checkliste

Falls Sie Ihre eigenen Checklisten schreiben und erstellen wollen, sollten Sie ein paar Grundregeln beachten. Diese erleichtern nicht nur die Auflistung, sondern helfen auch dabei, dass die anstehenden Aufgaben leichter und korrekt durchgeführt werden können:

  1. Vollständigkeit. Die Checkliste sollte vollständig und umfassend sein. Nur so wird damit nichts vergessen. Dazu gehört – bei komplexeren Checklisten – auch alle möglichen, offenen Fragen vorab zu klären.
  2. Übersichtlichkeit. Eine Checkliste funktioniert am besten, wenn Sie so knapp und kompakt wie möglich bleibt. Stichpunkte und kurze Erklärungen dazu reichen meist.
  3. Verständlichkeit. Gute Checklisten sind verständlich beziehungsweise unmissverständlich geschrieben. Entsprechend eindeutig sind die Stichpunkte zu wählen.
  4. Gestaltung. Checklisten werden – wie der Name sagt – in der Regel abgehakt (bei Frage-Listen sind es Ja/Nein-Antworten). Das Layout sollte daher so gewählt werden, dass dies einfach zu erledigen ist. Bewährt haben sich Tabellen mit einer leeren rechten Spalte zum Check.
  5. Nachprüfbarkeit. Dient die Checkliste als interne Arbeitsvorlage für Mitarbeiter und Kollegen, sollte ihre Historie transparent sein. Dazu gehören: Verfasser, Thema, Erstell-Datum und Versionsnummer.
  6. Optimierung. Damit die Checkliste ihren Nutzen behält, sollte sie regelmäßig geprüft, ergänzt und gegebenenfalls optimiert werden.

Grundsätzlich gilt: Checklisten sollten individuell und spezifisch für die jeweilige Aufgabe oder den Zweck zugeschnitten und strukturiert werden. Nur so stiften sie größtmöglichen Nutzen. Allgemeine Vorlagen werden komplexen Aufgaben oft nicht gerecht.

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Liste machen: Wie erstelle ich eine Checkliste?

Die Anwendungsgebiete für Checklisten sind schier unendlich. Im beruflichen Kontext werden die Leitfäden aber meist von jemandem mit entsprechender Expertise und Erfahrung geschrieben. Schließlich dienen sie oft der Weitergabe von Wissen oder dem Erhalt von Vereinbarungen und Abläufen. Denken Sie zum Beispiel an Handbücher, Anforderungskataloge oder Projektpläne.

Auch im privaten Umfeld finden sich zahllose Listen zum Abhaken: Checklisten für Hochzeiten, für die Kreditaufnahme und den Hausbau, für den Umzug oder Autokauf, für die Schwangerschaft und die Geburt, für die Haushaltsführung und Steuererklärung… Hauptsache, es wird nichts übersehen oder Unvorhergesehenes möglichst vermieden

Wie aber lässt sich eine solche Checkliste erstellen?

Im Grunde ganz einfach…

Checkliste schreiben – in 7 Schritten

Eine Checkliste schreiben, erfordert nicht viel: Sie benötigen grundsätzlich nur 7 simple Schritte dazu:

  1. Brainstormen
    Sammeln Sie alle erforderlichen Aufgaben und Teilschritte.
  2. Aufschreiben
    Schreiben Sie eine erste (wilde) Liste.
  3. Sortieren
    Priorisieren Sie die Reihenfolge der ToDos.
  4. Ergänzen
    Checken Sie, ob wirklich nichts vergessen wurde.
  5. Optimieren
    Verbessern Sie die Sortierung und das Layout der Liste.
  6. Prüfen
    Unterziehen Sie die Liste einem Praxischeck.
  7. Anwenden
    Fertig. Nun sollten Sie die Liste auch regelmäßig nutzen.


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Ein guter Abschluss bildet die Basis der beruflichen Entwicklung. Dabei zählen nicht nur die Noten, sondern auch WO der Abschluss erworben wurde. Um seine Ergebnisse oder den Wert des Abschlusses zu verbessern, kann ein Hochschulwechsel sinnvoll sein. Die Checkliste zeigt, was es dabei zu beachten gilt.
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Manchmal passt es einfach nicht. Dann ist der Studienabbruch die bessere Wahl. Der stellt einen großen Einschnitt dar und sollte gut vorbereitet und geplant werden. Das gelingt Ihnen unter anderem mit dieser Checkliste.
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Checklisten zum Management

Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Die gründliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter, das sogenannte Onboarding, ist enorm wichtig, um die Kosten teurer Fehlbesetzungen oder Neueinstellungen zu reduzieren. Auf was Sie bei der Einarbeitung achten sollten, zeigt diese kostenlose Checkliste.
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Checkliste für eine Beförderung
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Checkliste für ein Kick-Off-Meeting
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Checklisten für den Urlaub

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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17. September 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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