Bewerberdaten speichern: Achtung Datenschutz!

Unschöne Nachrichten beginnen so: „Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen…“ Bewerber wissen spätestens jetzt, was Sache ist: eine Absage. Schlimmstenfalls schon wieder eine. Doch dann am Ende all der ärgerlichen Standardfloskeln ein Silberstreif am Horizont: Das Unternehmen würde die Unterlagen gerne aufbewahren, vielleicht findet sich ja in naher Zukunft doch noch ein passendes Angebot. Moment! Dürfen die das überhaupt? Und ist es sinnvoll, dem aussichtsreichen Angebot zuzustimmen? Wir gehen der Sache mal nach…

Bewerberdaten speichern: Achtung Datenschutz!

Aufbewahrungsfrist: Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?

Nicht wenige abgelehnte Bewerber erhalten eine dieser typischen Standardabsagen, jedoch immer öfter mit dem folgenden Wortlaut beziehungsweise Zusatz am Ende:

…vielen Dank für die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns über das Interesse, dass Sie damit an unserem Unternehmen bekunden. Nach Beratungen mit den zuständigen Personalverantwortlichen müssen wir Ihnen jedoch leider mitteilen, dass wir derzeit keine Möglichkeit sehen, Sie innerhalb unseres Unternehmens in dem von Ihnen gewünschten Aufgabengebiet einzusetzen.

Wir freuen uns aber, wenn wir Ihre Daten für weitere Projekte in der nahen Zukunft erfassen dürfen. Falls sich noch etwas ergibt, werden wir Sie dafür noch einmal konkret ansprechen.

Die Formulierung kommt unscheinbar daher, hat aber einen ernsten Datenschutz-Hintergrund.

Tatsächlich dürfen Bewerberdaten nicht ohne Weiteres aufbewahrt und gespeichert werden. Üblicherweise nennen Unternehmen hierfür zwei Gründe:

  1. Falls der Bewerber auch Interesse an anderen Stellen im Unternehmen hat, werden die Bewerbungsunterlagen gespeichert, damit man ihn später mit einem konkreten Jobangebot anschreiben kann (obiger Fall).
  2. Das Unternehmen möchte sich gegen eine mögliche Diskriminierungsklage wappnen. Die Unterlagen helfen später zu beweisen, dass die Ablehnung des Bewerbers rein fachbezogen war.

Beide Gründe klingen schlüssig, doch reichen sie nicht aus, die Bewerberdaten grenzlos aufzubewahren. Das Bundesdatenschutzgesetz (§ 35 Abs. 2 Nr. 3) sagt klar, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, sobald der Zweck dafür entfällt.

Heißt im Klartext: Sobald die Stelle besetzt ist, für die sich der Kandidat einst beworben hat, fällt auch der Zweck der Datenspeicherung weg. Die Daten müssen also gelöscht werden.

Einzig der zweite Grund – die mögliche Diskriminierungsklage – erlaubt noch eine Aufbewahrungsfrist von rund drei Monaten (Abgelehnte Bewerber müssen mögliche AGG-Ansprüche spätestens nach zwei Monaten geltend machen). Für eine Speicherung darüber hinaus, benötigen die Unternehmen also zwingend die schriftliche Einwilligung des Betroffenen.

Liegt diese nicht vor, oder antworten Sie auf ein Schreiben wie das obige NICHT, müssen die Bewerbungsunterlagen gelöscht oder wie es so schön heißt „zu unserer Entlastung“ zurückgesandt werden.

PS: Das gilt übrigens auch für Blindbewerbungen beziehungsweise Initiativbewerbungen. Die beziehen sich naturgemäß auf keine konkrete Stelle. Hat das Unternehmen für den Bewerber aber auch gerade keine geeignete Stelle parat oder findet diesen generell nicht passend, müssen die Unterlagen ebenfalls vernichtet werden, da hier auch kein Zweck zur Speicherung gegeben ist.

Sollte ich der Datenspeicherung zustimmen?

Die zweite Frage ist etwas kniffliger zu beantworten: Sollten Sie der Speicherung Ihrer Bewerberdaten beziehungsweise Ihrer Bewerbungsunterlagen zustimmen?

Zunächst mal muss das jeder für sich individuell entscheiden. Ein klarer Ja oder Nein gibt es in der Frage nicht. Letztlich bleibt es ein persönliches Abwägen der Vor- und Nachteile:

Bewerberdaten speichern: Dafür spricht…

    Daumenhoch_t

  • Sie erhöhen Ihre Jobchancen. Natürlich wissen Sie nicht, ob sich der Arbeitgeber jemals noch mal mit einem Jobangebot meldet. Könnte aber sein… Und es gab schließlich einen Grund, warum Sie sich hier beworben haben. Warum also Brücken abreißen, über die man vielleicht noch mal gehen möchte?
  • Sie bekräftigen Ihr Interesse. Es ist zwar unwahrscheinlich, dass man Ihr wahres Interesse für das Unternehmen mittels Absage testet. Aber im Subtext sagen Sie mit der Zustimmung zur Datenspeicherung genau das: Schade, dass es diesmal nicht geklappt hat – ich würde aber so oder so gerne für euch arbeiten! Das kann in einer künftigen Bewerbung ein wichtiger Pluspunkt sein.
  • Es ist Ihnen egal. Okay, die haben jetzt all Ihre personenbezogenen Daten. Aber die stehen so längst auch im Internet – in Ihrem öffentlichen Xing-Profil, im eigenen Blog. Wovor also soll das jetzt schützen? Und die Chancen überwiegen das Risiko deutlich.

Bewerberdaten speichern: Dagegen spricht…

    Daumenrunter_t

  • Datenschutz. Ganz simpel. Es sind Ihre persönlichen Daten, und Sie können nie wissen, was damit passiert oder wer Ihren Lebenslauf in die Finger bekommt. Also: bitte löschen – sofort! Das ist Ihr gutes Recht.
  • Sie wollten nur diesen Job. Sie haben sich auf diese konkrete Stelle beworben, nicht für irgendeine. Und wenn das Unternehmen glaubt, Sie seien dafür ungeeignet oder weniger geeignet als andere, möchten Sie auch keine Alternativen irgendwann. Dann eben nicht. Sie haben schließlich noch andere Eisen im Feuer.
  • Sie möchten anonym bleiben. Okay, diesmal hat es nicht geklappt, aber wer weiß: In zehn Jahren bewerben Sie sich vielleicht noch einmal bei dem Unternehmen. Und für den Fall möchten Sie nicht, dass man beim Sichten der Personaldatenbank herausfindet, Sie schon einmal abgelehnt zu haben. Schon gar nicht sollen die den Lebenslauf von einst mit dem heutigen vergleichen können.

Wie gesagt: Ein eindeutige und allgemeine Antwort darauf gibt es leider nicht – nur Ihre eigene. Als Bewerber haben Sie allerdings Rechte, auch beim Datenschutz und den Aufbewahrungsfristen. Die können und sollten Sie wahrnehmen. Einfach so Ihre Bewerbungsunterlagen und -daten speichern darf ein Unternehmen nicht.

[Bildnachweis: lassedesignen by Shutterstock.com]

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20. November 2014 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.

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