Case Study: So glänzen Sie beim Planspiel

Sowohl im Assessment-Center als auch im Vorstellungsgespräch werden unterschiedliche Instrumente und Methoden eingesetzt, um Bewerber zu prüfen und zu bewerten. Eine davon ist die sogenannte Case Study. Bei dieser Fallstudie begeben sich die Kandidaten in die Rolle eines Beraters, analysieren und strukturieren eine Problemstellungen und leiten daraus Lösungen oder Strategien ab, die sie anschließend präsentieren. Klingt komplex – und ist es auch. Allerdings lässt sich die Case Study mit entsprechender Vorbereitung gut meistern. Um davon nicht überrascht zu werden, zeigen wir Ihnen hier, wie Sie sich vorbereiten und den Case Study Test bestehen

Case Study: So glänzen Sie beim Planspiel

Herkunft und Definition: Was ist eine Case Study?

Der Begriff Case Study (auf Deutsch: Fallstudie) stammt ursprünglich aus der Wissenschaft und umfasst sowohl eine Unterrichts- als auch eine Forschungsmethode. Dabei werden die Teilnehmer in der Regel mit einer problematischen Situation konfrontiert, die sie untersuchen und lösen müssen.

Bei der Fallstudie in einem Assessment-Center oder in einem Vorstellungsgespräch müssen Sie sich in ein Problem hineindenken und Lösungsvorschläge präsentieren.

Ziel ist es, ein komplexes aber dennoch überschaubares Problem in einer vorgegebenen Zeitspanne zu lösen und im Anschluss schlüssig zu darzustellen.

Personaler wollen mit dieser praxisnahen Aufgabe in der Regel das fachliche Wissen, die Analysestärke und die Entscheidungsfreude von Bewerbern abfragen.

Eine Fallstudie kann prinzipiell eine Einzel- oder Gruppenaufgabe sein. Häufig sind die Bewerber jedoch auf sich gestellt und bearbeiten – unter Zeitdruck – selbstständig Fragestellungen, analysieren eine Problemsituation und entwickeln Lösungsalternativen, bei der Sie oft auch Out-of-the-box, also über den sprichwörtlichen Tellerrand hinaus denken müssen.

In manchen Fällen müssen Kandidaten die Problemstellung im Gespräch mit einem Interviewer lösen, der im Laufe der Case Study Hinweise einfließen lässt. Oder sie lösen die Aufgabe mit anderen Bewerbern zusammen und werden dabei genau beobachtet.

Ein Feedback dazu gibt es dazu auch. Teils gleich nach der Aufgabe, manchmal auch erst einige Tage später.

Bei der klassischen Case Study wird allerdings nochmal zwischen sogenannten…

  • Kurzfällen und
  • umfangreicheren Fallstudien (Case Studys)

unterschieden.

  • Die Lösung zu Kurzfällen müssen Sie in der Regel schon nach ein bis zwei Stunden in einer Präsentation vorstellen.
  • Eine längere Case Study hingegen wird im Normalfall schriftlich eingereicht.

Folgen hingegen mehrere Kurzfälle aufeinander, wird mehr auf Ihre Fähigkeit zur Problemlösung geachtet.

Die Problemfälle einer Case Study im Assessment-Center wiederum können aus ganz unterschiedlichen Themengebieten stammen. Zum Beispiel aus den Bereichen…

  • Mitarbeiterführung
  • Projektmanagement oder
  • Entwicklung von Marketingstrategien.

Auf diese Weise soll sowohl Ihr späterer Arbeitsstil simuliert werden als auch die Sozialkomeptenzen im Team.

Typisch ist dieses Auswahlinstrument für die Consulting-Branche oder bei Auswahlverfahren künftiger Führungskräfte. Es wird aber auch in anderen Bereichen eingesetzt.

Tipps zur Vorbereitung und Lösung

Die beste Vorbereitung auf eine Case Study ist zugleich die arbeitsintensivste: Versuchen Sie im Vorfeld mehrere Fallstudien durchzuarbeiten. Beispiele dazu finden zahlreich im Internet – oft auch mit Musterlösungen.

So gewöhnen Sie sich schon mal an die Art der Aufgaben. Allerdings sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass später auch genau eine solche Aufgabe im Assessment-Center kommen. Zum einen gibt es zig Case Studys. Zum anderen greifen Personaler selten auf Klassiker zurück.

Daher hat auswendig lernen wenig Sinn. Davon abgesehen, dass Sie sich ohnehin nicht alle Übungen merken können, merken geübte Personalentscheider sofort, wenn Sie nicht eigenständig denken, sondern nur abspulen.

Es kann aber nicht schaden, wenn Sie sich in der Vorbereitung zur Case Study genau über das Unternehmen, die Branche und den Markt informieren. Die besten Chancen haben Sie, wenn Sie sich mit realen Herausforderungen des Unternehmens beschäftigen. Zum Beispiel Konjunkturentwicklung, Mitbewerber, Marketing-Strategien.

Zudem sollten Sie das schriftliche Rechnen sowie Kopfrechnen noch einmal auffrischen beziehungsweise trainieren. Case Studys enthalten fast immer auch Rechenaufgaben.

Ansonsten gilt: Wenn Sie im Assessment-Center mit einer Case Study konfrontiert werden, bitte immer die Ruhe bewahren und strukturiert an die Lösung gehen. Der Weg, also WIE Sie die Aufgaben lösen, ist für die meisten Prüfer mindestens ebenso wichtig wie die Qualität der Lösung selbst.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen überdies die richtige Einstellung und mehr Sicherheit zu geben:

  1. Für die Fallstudie sollten Sie dasselbe beachten, wie bei der sogenannten Postkorbübung: Lesen Sie sich die Aufgabenstellung immer gründlich (!) durch. Ob Sie alle Anweisungen verstehen, wie sie gemeint sind, ist oft schon der erste Test.
  2. Erstellen Sie sich danach einen Zeitplan und halten sich daran. Dabei kann Ihnen das Pareto-Prinzip (80/20-Lösung) helfen: Liefern Sie lieber ein paar (gute) Lösungsansätze, statt ein einzelnes Problem perfekt zu lösen und die restlichen Fragen unbearbeitet zu lassen.
  3. Dokumentieren Sie Ihren Lösungsweg für die Beobachter. Es ist entscheidend, dass Sie das (komplexe) Problem insgesamt erfasst haben und irrelevante Informationen streichen können.
  4. Stellen Sie Rückfragen. Immer. Das dokumentiert Lernwille und Reflexionsvermögen über die Aufgabenstellung hinaus. Manche Fälle sind sogar bewusst offen gehalten, sodass Sie nachfragen müssen, um die Aufgabe überhaupt lösen zu können.
  5. Thematisieren Sie stets mehrere Lösungen. Das zeugt vom Blick über den Tellerrand und beweist Ihre Offenheit für (Denk-)Alternativen.
  6. Wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, dann begründen Sie Ihre Entscheidung selbstbewusst und möglichst objektiv.
  7. Bleiben Sie entspannt, wenn Sie einmal unsicher werden und sehen Sie die Aufgabe als Chance, eigene Denkmuster zu hinterfragen. Machen Sie sich bewusst: Kein Bewerber kann eine Case Study zu 100 Prozent richtig beantworten. Muss man auch nicht. Dies ist nicht das Ziel der Fallstudie.

So meistern Sie die Fallstudie im Assessment-Center

Neben den oben genannten Tipps zur Lösung einer Case Study, können einige zielorientierte Arbeitstechniken hilfreich sein. Diese sind im Einzelnen:

  • Fragestellung eingrenzen

    Zunächst sollten Sie sich bewusst machen, ob Sie die Aufgabe in vollem Umfang verstanden haben: Bearbeiten Sie wirklich genau das Problem, das gestellt wurde?

    Hierbei kann eine Lösungsskizze oder eine Mindmap helfen, die die Fragestellung zunächst in ihre Einzelteile gliedert und Teilaspekte daraus ableitet. Die Bearbeitungszeit einer Fallstudie ist schließlich begrenzt. Sie sollten Sie sich deshalb immer fragen: Was ist für die Lösung wirklich wichtig?

    Die meisten Case Studys haben eine relativ weit gefasste Fragestellung, zum Beispiel: „Wie sollten die Führungskräfte eines Tuningteile-Anbieters ihr Unternehmen im Automobilmarkt positionieren?“, „Erstellen Sie ein Marketingkonzept für 3D-Fernsehgeräte“, „Reduzieren Sie die Produktionskosten für Umstandsmode“. Um alle Aspekte des Themas angemessen und umfassend zu analysieren, bräuchten Sie selbst mit viel Berufserfahrung mehrere Stunden. Grenzen Sie das Thema daher unbedingt ein und reduzieren Sie komplexe Sachverhalte, so gut es geht.

  • Problemstellung strukturieren

    Bei der Strukturierung von Fallstudien, insbesondere von Business Cases können Ihnen sogenannte Frameworks helfen. Mit Modellen aus der Betriebswirtschaftslehre wie der Gewinngleichung, der BCG-Matrix oder der Branchenstrukturanalyse sollten Sie sich vertraut machen.

    Da Praxisfälle aber oft weitaus komplexer als theoretische Konzepte sind, müssen Sie die Frameworks aber an die Aufgabenstellung anpassen.

    Wichtig ist bei einer strukturierten Vorgehensweise zudem, dass nicht nur Ihnen klar ist, wie Sie vorgehen möchten, sondern dass Sie diese Struktur auch schriftlich fixieren und in Ihren Ausführungen deutlich machen, wo Sie sich gerade im Lösungsschema befinden. Anhand dieser Stichpunkte kann man Ihren Weg besser nachvollziehen.

  • Ergebnisorientiert vorgehen

    Wenn Sie die Lösung einer Case Study im Rahmen eines Case-Interviews finden müssen, wird die Zeit noch begrenzter sein. Wenn Sie sich dann bei der Lösung zu sehr in Details verlieren und zu vielen Eventualitäten nachgehen, verschwenden Sie kostbare Minuten. Erscheint Ihnen ein Einwand wichtig, dann weisen Sie darauf hin. Betonen Sie aber, dass Sie Ihr Augenmerk lieber auf die Hauptaspekte legen möchten.

    Falls der Interviewer mehr über Ihre Bedenken hören möchte, wird er Ihnen das sagen. Wenn nicht, haben Sie verdeutlicht, dass Sie differenziert denken können, ohne den Blick für das Wesentliche zu verlieren.

    Führen Sie zudem die verschiedenen Handlungsalternativen mit ihren wichtigsten Vor- und Nachteilen auf. Das hilft Ihnen dabei, Entscheidungen zu treffen und zeigt dem Interviewer, dass Sie im Stande sind, in verschiedene Richtungen zu denken, Ihre Vorgehensweise genau zu prüfen und sich dann bewusst für eine Option entscheiden können.

    Erklären Sie hinterher noch, welche Fachkenntnisse Ihnen geholfen haben, wie Sie Aufgaben priorisiert haben und stellen Sie so Ihre (Selbst-)Analysefähigkeit heraus.

Zielsetzung der Case Study

Eine Case Study wird auch deshalb gerne von Personalern genutzt, weil man mit ihr eine Vielzahl von Kompetenzen testen kann. Die wichtigsten sind:

Eine Fallstudie hilft Personalern also dabei, Bewerber besser einzuschätzen – sowohl fachlich als auch in Hinblick auf Ihre Soft Skills. Dadurch, dass Sie zum Beispiel mit Aufgaben konfrontiert werden, die Ihnen im realen Alltag auch begegnen können, wird schnell klar, ob Sie solch einer Problemstellung gewachsen sind oder erste Überforderung zeigen.

Mit einer solchen Übung prüfen Arbeitgeber deshalb insbesondere beim Berufseinstieg, ob Qualitäten, die im Lebenslauf und im persönlichen Gespräch behauptet werden, auch wirklich vorhanden sind.

Format und Aufbau

Wie oben schon erwähnt, wird in der Praxis zwischen längeren Case Studys und Kurzfällen unterschieden, die im Umfang und in der Bearbeitungszeit variieren können.

Längere Fallstudien enthalten oft umfassendes Informationsmaterial zu einem komplexen Problem, während Kurzfälle aus mehreren kürzeren Problemstellungen bestehen. Je nachdem, wie streng das Auswahlverfahren und wie detailliert die Aufgabenstellung ist, kann die Case Study mehrere Stunden oder sogar bis zu einem Tag dauern.

So kann beispielsweise gefordert werden, die Abläufe in einem Betrieb zu optimieren, eine Mitarbeiterstruktur nach einer Budgetkürzung neu zu planen oder ein Marketing-Konzept für ein bestimmtes Produkt zu erstellen. Häufig wird die Situation zusätzlich erschwert, indem Sie nicht alle Informationen bekommen, die Sie im Idealfall benötigen würden.

Fallstudien können auch eine gute Grundlage für eine Gruppendiskussion bilden. Im weiteren Verlauf des Assessment-Centers wird aus der Fallstudie so eine Diskussion zu Fragen wie zum Beispiel „Was wären die wichtigsten Maßnahmen, um dieses Unternehmen wieder profitabel zu machen?“ mit allen anderen AC-Teilnehmern.

Überlegen Sie daher schon vorher, welche Stärken Sie bei der Teamarbeit einbringen können. So können Sie nicht nur fachlich herausstechen, sondern die Personalverantwortlichen auch von Ihren Soft Skills überzeugen.

Ist die Case Study als Gruppenaufgabe angelegt, kommt es außerdem auf Ihre Kooperationsbereitschaft an.

Nicht selten enthält die Case Study auch knifflige – auf den ersten Blick unlösbare – Aufgaben, die nichts mit der Arbeitswelt zu tun haben. Fragestellungen bei denen Schnelligkeit, Logik oder Kreativität gefragt sind, sollten Sie daher in die Vorbereitung miteinbeziehen.

Beispiele für Case Studys

Grundsätzlich lassen sich Case Studys in drei Kategorien unterteilen: Business Cases, Abschätzungsaufgaben und Brainteaser. Der Reihe nach…

  1. Business Cases

    Hier sollen Sie ein unternehmerisches Problem analysieren und einen Lösungsansatz finden. Viele dieser Fälle stammen aus der Praxis der Consultants oder aus dem Management von Unternehmen, wenn auch in stark vereinfachter Form.

    Ein wirtschaftliches Grundverständnis ist dafür unerlässlich. Erfahrungen aus dem Studium oder aus Praktika helfen ebenfalls.

    Typische Themen von Business Cases kommen häufig aus dem Bereich Mitarbeiterführung. Aber auch das Streben nach Gewinnmaximierung eines Unternehmens, die Einschätzung, ob sich der Eintritt in einen neuen Markt lohnt, die Bewertung der Erfolgschancen eines neuen Produkts oder die Optimierung des Firmenauftritts in einem veränderten Marktumfeld können thematisiert werden.

    Drei konkrete Aufgabenstellungen könnten beispielsweise sein:

    • Sie leiten eine Filiale eines Finanzdienstleisters. Ihnen unterstehen drei Gruppenleiter, die jeweils fünf Mitarbeiter führen. Durch Krankheit und Urlaub ist der Leiter einer Gruppe im Urlaub und einer krank. In einer anderen Gruppe fehlen krankheitsbedingt sogar drei Mitarbeiter. Zahlreiche Termine können nicht eingehalten werden. Zahlreiche Überstunden müssen gemacht werden, die Aufgaben stapeln sich bereits. Arbeiten Sie eine Strategie aus, um die anfallenden Arbeiten schaffen zu können, ohne dass der Kundenservice darunter leidet. Sie haben 25 Minuten Zeit.
    • Sie sind Führungskraft eines mittelständischen Unternehmens, das Sportartikel herstellt. Die Geschäftsleitung überlegt, ob sich eine Expansion in den US-Markt lohnt. Hochwertige Produkte zu geringen Preisen – das wäre dort ein Novum und könnte den Markt verändern. In Zeiten einer drohenden Rezession ist der Schritt aber nicht ungefährlich. Die wirtschaftlichen Risiken sind daher genau zu prüfen: Was spricht für eine Expansion, was dagegen? Wägen Sie Vor- und Nachteile ab und erstellen Sie ein Entscheidungskonzept. Präsentieren Sie das Ergebnis anschließend in nicht mehr als zehn Minuten. Zur Vorbereitung Ihrer Präsentation haben Sie keine Hilfsmittel zur Verfügung.
    • Sie sind Büroleiter in einer größeren Steuerkanzlei. Als Sie eines Morgens ins Büro kommen, fliegt plötzlich ein Papierflieger von hinten knapp an Ihnen vorbei. Obwohl Sie sich umdrehen, können Sie nicht sehen, wer den Flieger gestartet hat. Alle Kollegen scheinen in Ihre Arbeit vertieft. Wie reagieren Sie? Erläutern Sie Ihre Vorgehensweise und begründen Ihre Reaktion.
  2. Abschätzungsaufgaben

    Ob ein Bewerber realistische Einschätzungen vornehmen und gut mit Zahlen umgehen kann, zeigen sogenannte Abschätzungs-Cases. Sie können als eigene Case Study oder als Teil eines Business Case auftauchen.

    Möglich wären in diesem Zusammenhang Fragen wie:

    • „Wie schätzen Sie das Marktvolumen für Holzspielzeug ein?“möglicher Lösungsansatz: Wie viele Kinder werden jährlich geboren, ab/bis zu welchem Lebensjahr spielen sie mit Spielzeug, wie häufig muss ein Satz ersetzt oder ergänzt werden?
    • „Wie hoch ist das Marktpotential für Carving Ski in Japan?“möglicher Lösungsansatz: Wie groß ist die Bevölkerung Japans? Was kosten Carving Ski? Welche Nachfrage nach Wintersportartikeln gibt es? Wie viel wird importiert?

    Es gibt eine unerschöpfliche Anzahl möglicher Schätzfragen. Eine gezielte Vorbereitung auf Abschätzungsaufgaben ist daher kaum möglich. Doch keine Sorge: Es kommt hierbei nicht auf das exakte Ergebnis an, sondern darauf, wie Sie sich logisch-strategisch dem Ergebnis nähern.

  3. Brainteaser

    Um das analytische Denkvermögen von Kandidaten zu testen, setzen Interviewer ebenfalls sogenannte Brainteaser ein: kleine Rätsel oder abstrakte Aufgaben, die mit logischem Geschick und mathematischen Fähigkeiten gelöst werden können.

    Brainteaser zeichnen sich manchmal auch dadurch aus, dass eine scheinbar naheliegende Antwort nicht immer die richtige Lösung ist. Auch hier gilt: Die exakte Antwort ist oft nur Nebensache, Ihre Herangehensweise und Ihr Lösungsweg sind für die Prüfer viel aussagekräftiger.

    Deshalb ist es hierbei auch entscheidend, nicht sofort mit der Lösung herauszuplatzen, sondern die Frage erst einmal in Ruhe zu überdenken und auf Fallstricke zu untersuchen.

    Ein Beispiel für Brainteaser:

    • „Wie schwer ist Chicago?“möglicher Lösungsansatz: Das genaue Ergebnis zu errechnen, ist unmöglich. Ausgehend von der Anzahl, der Länge und Höhe der Häuserblöcke, den Ausmaßen der Stadt und dem Gewicht von Stahl und Beton, könnte man sich einer Lösung nähern.

    Weitere Brainteaser (inklusive Lösungen) können Sie hier durchspielen:



    Knobelaufgabe Denksport Parkplatz

    Knobelaufgabe Denksport Parkplatz Lösung

    Denksport Raeumliches Denken Wuerfel

    Denksport Raeumliches Denken Wuerfel Loesung

    Logikraetsel Symbole Vervollstaendigen

    Logikraetsel Symbole Vervollstaendigen Loesung

    Brainteaser Zeichnung Haus


    Brainteaser Zeichnung Haus Loesung

    Kreativitaetstest Kerze Wand Schachtel

    Kreativitaetstest Kerze Wand Schachtel Loesung

    Denksport Busrichtung Frage

    Denksport Busrichtung Antwort Lösung

    Knobelaufgabe Denksport 10 Kühe

    Knobelaufgabe Denksport 10 Kühe Lösung

    Logikraetsel Eine Linie 9 Punkte

    Logikraetsel Eine Linie 9 Punkte Loesung

    Knobelaufgabe Denksport 16 Punkte 1 Linie


    Knobelaufgabe Denksport 16 Punkte 1 Linie Lösung 1

    Knobelaufgabe Denksport 16 Punkte 1 Linie Lösung 2

    Knobelaufgabe Symbole Erkennen

    Knobelaufgabe Symbole Erkennen Loesung

    Knobelaufgabe Denksport Mathe Rätsel

    Knobelaufgabe Denksport Mathe Rätsel Lösung

    Knobelaufgabe Denksport Dog Search

    Knobelaufgabe Denksport Dog Lösung

    Knobelaufgabe Denksport Matheaufgabe




Bei der Bearbeitung der Case Study sind also viele Faktoren zu bedenken, um in der knappen Zeit möglichst überzeugende Analysen und strategische Entscheidungen zu treffen. Nicht umsonst wird die Case Study auch als eine Art erste Arbeitsprobe bezeichnet.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
18. Oktober 2019 Tilman Schulze Redakteur Autor: Tilman Schulze

Tilman Schulze, Jahrgang 1973, arbeitet zudem freiberuflich als Kommunikationstrainer, Coach und Mediator in Freiburg und Umgebung. Als Autor einiger Bücher ist er es gewohnt, unterschiedliche Perspektiven einzunehmen und mit der Sprache zu spielen.



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