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Definition: Was bedeutet agiles Arbeiten?

Agilität beschreibt die Beweglichkeit oder Wendigkeit von Organisationen, Unternehmen, Personen oder Prozessen und Strukturen. Agile Unternehmen und Teams können schnell reagieren und haben gleichzeitig einen guten Überblick, weil sie proaktiv handeln. Sie passen sich in kürzester Zeit an Veränderungen an.

Das gilt bei neuen Technologien oder Geschäftsmodellen, wenn diese verschwinden und durch neue ersetzt werden (disruptive Veränderungen). Agilität hilft aber auch im Projektmanagement, um auf unerwartete Änderungen zu reagieren und Kundenwünsche bestmöglich zu erfüllen.

4 Faktoren der Agilität

Der Begriff Agilität ist seit einigen Jahren im Trend, aber gar nicht so neu. Bereits Mitte des letzten Jahrhunderts machte der amerikanische Soziologe Talcott Parsons vier Faktoren ausfindig, die jedes System – und damit auch Unternehmen – erfüllen muss. Erst dann sind Erfolg und Stabilität gewährleistet. Diese Faktoren sind:

Adaption
Anpassungsfähigkeit; ein Unternehmen erkennt veränderte äußere Bedingungen und reagiert darauf.
Goal Attainment
Zielverfolgung; ein Team setzt und verfolgt gemeinsame Ziele (typisch für Teamwork).
Integration
Eingliederung; das Unternehmen schafft es, einen Zusammenhalt (Kohäsion) und Einschluss (Inklusion) von verschiedenen Persönlichkeiten herzustellen und zu bewahren.
Latency
Eigentlich Wartezeit, hier: Aufrechterhaltung; das Unternehmen schafft es, bestimmte Strukturen und Werte in der Unternehmenskultur zu verankern und aufrechtzuerhalten.

Aus diesen Anforderungen entstand das AGIL-Schema, dessen Akronym sich aus den Anfangsbuchstaben des Modells ergibt.

Herkunft und Entwicklung von Agilität

Das Grundkonzept ist mehr als 70 Jahre alt, erhielt aber immer wieder neuen Schwung durch zahlreiche Methoden. In den 90er Jahren war von „agile Manufacturing“ die Rede, das eng mit dem Lean Management verknüpft ist. Ziel war dort wie hier, schnell auf Kundenbedürfnisse und Marktveränderungen reagieren zu können. Gleichzeitig sollte bei entsprechender Kostendeckung die Qualität gewahrt werden.

Mit Beginn des 21. Jahrhunderts betreiben Softwareentwickler „agile Softwareentwicklung“. Aus dieser Zeit stammt die wachsende Beliebtheit der Agilität. Schon nach kurzer Zeit wurde die Arbeitsweise in andere Branchen und allgemein in das Projektmanagement übertragen.

Agilität ist nicht gleich Flexibilität

Agilität und Flexibilität sind eng verwandt. Es ist jedoch ein häufiger Fehler, die beiden Begriffe und Konzepte gleichzusetzen. Flexibel zu reagieren, heißt sich an unvorhergesehene Ereignisse anpassen zu können – wann und wie schnell das gelingt, steht auf einem anderen Blatt.

Agiles Management antizipiert bereits mögliche Änderungen oder Störungen. Treten diese tatsächlich ein, kann man den neuen Anforderungen schneller begegnen. Das ist nötig, weil sich die Rahmenbedingungen für Organisationen geändert haben.

Früher: SSEE-Welt

Die SSEE-Welt repräsentiert die „gute alte Zeit“. Die Abkürzung steht für stabil, sicher, einfach und eindeutig: Unternehmen konnten sich unter weitestgehend stabilen, sicheren Rahmenbedingungen erfolgreich entwickeln. Es gab eine gewisse Planbarkeit und Vorhersehbarkeit. Flexibel waren diese Unternehmen dennoch, wenn sie auf Veränderungen eingingen. Dafür hatten sie allerdings auch ausreichend Zeit.

Heute: VUCA-Welt

Dem gegenüber steht die VUCA-Welt: Geprägt von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz beziehungsweise Ambiguität gekennzeichnet ist. Lang erprobte Gesetzmäßigkeiten gelten plötzlich nicht mehr. Planbarkeit kaum noch gegeben, denn Prozesse sind komplizierter und Prognosen nur noch schwer möglich. Auf diesem unsicheren Terrain ist Agilität erforderlich.

Merkmale: Agilität in Unternehmen

Agilität lässt sich nicht an Äußerlichkeiten festmachen. Eine moderne Arbeitsumgebung oder die Möglichkeit zum Homeoffice machen Unternehmen nicht agil.

Vielmehr ist es in der Unternehmenskultur und Arbeitsweise verankert. Starre und hierarchische Strukturen sind überholt. An ihre Stelle rücken neue Konzepte und Prozesse. Dies sind Merkmale agiler Unternehmen:

Eigenverantwortung

Agiles Arbeiten ist eigenverantwortliches Arbeiten. Teams handeln selbstständig und treffen wichtige Entscheidungen ohne bürokratischen Aufwand.

Kundenorientierung

Agilität orientiert sich immer an den Wünschen und Erwartungen des Kunden. Es soll der größtmögliche Nutzen für Kunden geschaffen werden.

Anpassungsfähigkeit

Ein agiles Unternehmen und agiles Projektmanagement sind keine starren Konzepte. Sie lernen ständig dazu, verändern sich und passen sich an Gegebenheiten an. Wichtig ist die Bereitschaft und Fähigkeit, Ziele und Vorgehensweisen zu hinterfragen und zu verändern.

Mindset

Wichtig ist ein kollektives Mindset der Agilität. Das beinhaltet einen wertschätzenden und transparenten Umgang, gegenseitiges Vertrauen und Unterstützung sowie flache Hierarchien und Entscheidungswege.

Kommunikation

Agilität lebt vom Austausch. Informationen werden ständig geteilt, Fragen gemeinsam beantwortet und Lösungen im Team entwickelt. Alle beteiligten Mitarbeiter werden über relevante Vorgänge informiert. Nicht nur einmal wöchentlich im Meeting, sondern durch fortlaufende Kommunikation.

Fehlerkultur

Es herrscht ein konstruktiver Umgang mit Fehlern, Stichwort: Trial and Error. Agiles Arbeiten beinhaltet iteratives Planen. Es werden immer wieder Zwischenlösungen entwickelt, die präsentiert, kritisiert und optimiert werden. So wird in kurzen Phasen das Ergebnis immer weiter verbessert.

Geschwindigkeit

Die Geschwindigkeit ist ein entscheidendes Merkmal der Agilität in Unternehmen. In vielen Bereichen reicht es nicht aus, erst nach Monaten oder gar Jahren auf neue Entwicklungen zu reagieren. In kurzer Zeit müssen Organisationen dynamisch mit neuen Anforderungen umgehen. Das gilt umso mehr in agilen Projekten. Ändert der Kunde die Vorgaben oder Erwartungen, muss sofort angepasst werden.

Was bremst Agilität aus?

Auf der anderen Seite gibt es einige Faktoren, die Agilität in Unternehmen ausbremsen oder gänzlich verhindern. Besonders häufig sind diese:

Angst vor Fehlern
Die Fehlerkultur ist vielerorts auf Vermeidung ausgelegt. Bloß nichts falsch machen, alles muss immer perfekt sein. Agile Teams probieren aus, versuchen neue Ansätze und sehen Scheitern nicht als Problem, sondern als einen Schritt näher in Richtung der besten Lösung.
Fehlender Wissensaustausch
Leider werden Wissen und Informationen oftmals nicht geteilt, sondern gehortet. Man selbst möchte damit punkten, den Chef beeindrucken oder vor Kunden einen guten Eindruck machen. Dieser Mangel an Austausch steht der Agilität im Weg.
Übertriebener Ehrgeiz
In einigen Teams sehen sich die Kollegen ausschließlich als Konkurrenten. Es herrscht übertriebener Ehrgeiz und Ellenbogenmentalität. Statt an einem Strang zu ziehen, wird gegeneinander gearbeitet. Hier denkt jeder nur an sich selbst – nicht an das beste Ergebnis für den Kunden.

Wichtige Methoden für Agilität in Unternehmen

1. Scrum

Scrum ist eine der bekanntesten Methoden für Agilität. In sogenannten Sprints werden Ergebnisse entwickeln, analysiert und optimiert. Dieses iterative Vorgehen in kurzen Intervallen ermöglicht schnelle Reaktion und Anpassung. Dabei übernimmt das Team verschiedene Rollen wie Product Owner, Team, Scrum Master.

2. Timeboxing

Timeboxing bringt Struktur in die agile Arbeit. Jede Aufgabe bekommt ein klar definiertes Zeitfenster: Beispiel: 45 Minuten für ein Meeting, 15 Minuten für E-Mails und 30 Minuten für eine Überarbeitung der Präsentation. Das schafft Klarheit und Prioritäten. Nichts wird vergessen oder aufgeschoben. Bei kurzfristigen Änderungen können die Timeboxes verschoben werden.

3. Kanban

Kanban visualisiert Aufgaben, Projekte und deren Fortschritte. Alle ToDos werden (digital oder klassisch als Post-it) auf einem Kanban-Board angebracht. Dieses ist für alle einsehbar, um Transparenz zu garantieren. Probleme bei Bearbeitungen fallen sofort auf und können behoben werden.

4. Design Thinking

Design Thinking zerlegt die Entwicklung des bestmöglichen Produktes in fünf Phasen. Anfangs wird aus Kundenperspektive gedacht, um Erwartungen zu verstehen. Es folgt eine kreative Ideenfindung und Entwicklung von einem oder mehreren Produktvorschlägen. Diese werden verbessert, bis sie einer beispielhaften Kundengruppe präsentiert werden – deren Kritik stößt weitere Optimierungen an.

5. Customer Journey Map

Die Customer Journey Map analysiert – wie der Name andeutet – die Reise des Kunden beim Kontakt mit einem Unternehmen. Die gesamte Nutzererfahrung wird nachverfolgt, analysiert und optimiert. Wie leicht kann der Kunde die Webseite finden und bedienen? Sind wichtige Informationen und Angebote richtig platziert? Kann schnell und einfach eine Bestellung abgegeben werden? Jeder Schritt von erstem Kontakt an wird erfasst und bei Bedarf angepasst.

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[Bildnachweis: FGC by Shutterstock.com]