Gesprächsregeln: Tipps für erfolgreiche Kommunikation

Ob in der Schule, im Verein, beim Kaffeeklatsch oder am Arbeitsplatz: Wann immer wir mit mehreren Menschen zusammenkommen, treffen wir auf unterschiedliche Charaktere und Verhaltensweisen. Die können so manche Kommunikation zur Herausforderung werden lassen: Nicht jeder schafft es, sich zurückzunehmen, andere tun sich schwer, für sich einzustehen. Damit nicht alles im Chaos endet, ist es wichtig, sich an bestimmte Gesprächsregeln zu halten. Das kann im Konfliktfall die Wogen glätten und rechtzeitig kommuniziert sogar Konflikte vorbeugen. Welche Gesprächsregeln das sind und wie Sie sie anwenden…

Gesprächsregeln: Tipps für erfolgreiche Kommunikation

Gesprächsregeln Kommunikation: Jeder kommuniziert irgendwie

Man kann nicht nicht kommunizieren – diesen wohl berühmtesten Ausspruch des österreichisch-amerikanischen Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawick kennt nahezu jeder. Jede Kommunikation ist auch Teil des Verhaltens, ob wir nichts sagen oder wie wir etwas sagen.

Wie wir unsere Stimme einsetzen, wie wir mit Mimik und Gestik arbeiten, all das trägt zur – im Bestfall gelungenen – Kommunikation bei. Eine hochgezogene Augenbraue kann einem Gespräch bereits eine andere Wendung geben.

Nicht jede Kommunikation läuft reibungslos ab, verschiedene Kommunikationsmodelle haben bereits versucht zu ergründen, warum manche Gespräche gut funktionieren, andere – selbst bei gegenseitiger Sympathie – eher schlecht.

Das Kommunikationsmodell von Friedemann Schultz von Thun ist eins der bekanntesten. Er postuliert, dass jede Botschaft vier Seiten enthält: Eine Sachebene, eine Beziehungsebene, eine Selbstoffenbarungsebene und eine Appellebene.

Das Problem ist, dass längst nicht alle Sprecher sich dieser Ebenen bewusst sind und daher nicht angemessen darauf reagieren können. Gesprächsregeln können dabei helfen, diese Ebenen wahrzunehmen, da die Teilnehmer der Sache mehr Aufmerksamkeit zollen.

Vielen Gesprächsregeln folgen wir unbewusst, da wir sie bereits in der Schule oder Zuhause gelernt haben. Andere lohnt es sich ins Gedächtnis zu rufen, weil sie bereits vergessen oder nie vermittelt wurden.

In Kürze: Gesprächsregeln to go

  • Jeder gibt nur auf Wunsch einen Rat.
  • Jeder versucht nur für sich zu sprechen.
  • Jeder lässt den anderen ausreden.
  • Jeder fasst sich so kurz wie möglich.
  • Jeder meldet Redebedarf an.
  • Jeder verhält sich höflich und fair.
  • Jeder formuliert in Ich-Botschaften.
  • Jeder redet mit, nicht über anwesende Personen.
  • Jeder hört zu und redet nur, wenn er das Wort hat.
  • Jeder vermeidet Beleidigungen oder Unterstellungen.
  • Jeder respektiert die Meinung der anderen.
  • Jeder begründet seine Meinung.

Gesprächsregeln Diskussion: Gruppen sind herausfordernd

Größere Gruppen folgen anderen Regeln als beispielsweise Gespräche unter vier Augen. Es laufen gruppendynamische Prozesse ab, etwa dass sich bestimmte Positionen (Anführer, Experte, Mitglied) herausbilden. Diese Positionen bedingen bereits ein bestimmtes Gesprächsverhalten.

Eine gewisse Gruppendynamik ist zwar einerseits völlig normal, andererseits kann es je nach Persönlichkeit der Teilnehmer dazu führen, dass bestimmte Punkte in einem Gespräch untergehen.

Klare Gesprächsregeln sorgen dafür, dass eine gewisse Balance entsteht, ein Austausch, bei dem alle Teilnehmer sich wertgeschätzt fühlen. Das fördert die Offenheit und wirkt sich auf die Ergebnisse aus.

Damit sich niemand übergangen fühlt, ist es sinnvoll, gemeinsam die Gesprächsregeln zu formulieren und schriftlich zu fixieren. Denkbar ist hier ein Smartboard oder ein Flipchart, so dass die Gesprächsregeln auch im Laufe der Unterhaltung sichtbar sind.

Das erleichtert den Verweis auf die Regeln, falls sich abzeichnet, dass einige Teilnehmer sie nicht beachten. Grundsätzlich sollte klar sein, dass alle Gesprächsregeln für alle Teilnehmer gelten, ausnahmslos und unabhängig von Hierarchie.

Gesprächsregeln für Erwachsene: Regeln für erfolgreiche Kommunikation

Gesprächsregeln als solches, aber auch die Arbeit daran ist gewissermaßen gelebte Demokratie, denn die freie Meinungsäußerung und die Möglichkeit zur Mitbestimmung ist im Grundgesetz verankert. Es ist wichtig sich zu verdeutlichen, dass in der Kommunikation schnell Fehler passieren.

Ungelöste Konflikte, eine falsche Erwartungshaltung oder aktuelle Schwierigkeiten fließen in die Kommunikation mit ein. Feste Gesprächsregeln tragen dazu bei, das eigene Verhalten zu reflektieren und eine selbstkritische Haltung einzunehmen. Wie das funktionieren kann:

  • Erteilen Sie keine ungebetenen Ratschläge.

    Je nach Situation und Person können ungebetene Ratschläge Trotzreaktionen hervorrufen. Sie mögen beste Absichten hegen, aber nicht wenige Menschen fühlen sich bevormundet und nicht genügend ernst genommen, wenn sie ungefragt Feedback bekommen. Eine Möglichkeit als Gesprächsregel wäre es, das Gegenüber zu fragen: Möchten Sie meine Meinung dazu hören? Mir fallen spontan ein paar Gedanken dazu ein – interessiert es Sie zu erfahren, wie eine weitere Möglichkeit aussähe?


  • Schließen Sie nicht von sich auf die Allgemeinheit.

    Es ist nur ein kleines Wörtchen, aber es hat eine ungünstige Wirkung: man. Zum einen verschwinden Sie und Ihre persönliche Ansicht hinter diesem Wort. Es geht zwar in Diskussionen nicht darum, den Egozentriker hervorzukehren, aber verstecken müssen Sie sich auch nicht. Zum anderen führen Formulierungen mit „man“ dazu, dass alles wie unumstößliche Gesetze klingt: Man findet dies und das schlecht – ist das so? Gilt das wirklich für alle Leute oder eher für Sie persönlich? Beobachten Sie mal, wie häufig Sie oder andere Menschen „ich“ unnötig durch „man“ austauschen und wie das auf Sie wirkt.


  • Lassen Sie andere Menschen ausreden.

    Die wohl wichtigste Gesprächsregel ist die, andere Menschen nicht sofort zu unterbrechen, sondern sie ausreden zu lassen. Das fällt nicht immer leicht, vor allem, wenn eine Aussage getätigt wird, bei der Sie sich direkt angegriffen fühlen. Dennoch ist es wichtig, dass andere Menschen die Chance bekommen, ihren Standpunkt darzulegen – nicht jeder kann sich unglaublich pointiert und geschliffen ausdrücken. Manche kritischen Passagen klären sich schon von allein, wenn der Gesprächspartner die Möglichkeit hatte, seinen Satz zu vollenden.


  • Vermeiden Sie Monologe.

    Manche Menschen neigen dazu zu monologisieren. Das ist nicht unbedingt Boshaftigkeit, sondern teilweise mangelnde Präzision. Machen Sie es besser, indem Sie versuchen, sich auf die Kernaussage zu konzentrieren und sich nicht in Nebenschauplätzen verlieren. So geben Sie anderen Menschen die Gelegenheit, ebenfalls etwas zum Thema beizutragen oder Fragen zu stellen. Außerdem beugen Sie Ermüdungserscheinungen beim Gegenüber vor.


  • Melden Sie Redebedarf an.

    Auch wenn Sie nicht mehr in der Schule sind und nicht mit dem Finger aufzeigen müssen: Melden Sie an, wenn Sie Redebedarf haben. Vielleicht hat der Kollege im Meeting versehentlich auf die Folie vom Vorjahr zurückgegriffen und falsche Zahlen genannt? Bevor sich auf der Basis falscher Annahmen neue Irrtümer entwickeln, kann es sinnvoll sein, frühzeitig einzuschreiten. Tun Sie das trotzdem mit größtmöglichen Respekt: Herr Müller, wenn ich Sie kurz unterbrechen darf, mir scheint, dass hier auf Datenmaterial vom Vorjahr zurückgegriffen wurde…


  • Treffen Sie persönliche Aussagen statt zu fragen.

    Fragen, besonders Verständnisfragen haben absolut ihre Berechtigung in Diskussionen. Eine Gesprächsregel sollte sein, Fragen nur dafür zu benutzen und nicht versteckte Kritik zu äußern. Rhetorische Fragen oder verpackte Vorwürfe gehören nicht dazu, ein Negativbeispiel: Haben Sie mal überlegt, was für einen Aufwand das zur Folge hat? Solche Fragen führen den anderen vor und können herablassend wirken. Das wollen Sie vermeiden, daher sollten Sie lieber direkte inhaltliche Rückmeldungen geben: Ich könnte mir vorstellen, dass aufgrund unserer letztjährigen Erfahrung der Aufwand sehr groß wird. Bereits letztes Jahr waren wir personell zu knapp besetzt, daher wäre eine Möglichkeit…


  • Senden Sie Ich-Botschaften.

    Ein Klassiker unter den Gesprächsregeln ist der, dass Sie sogenannte Ich-Botschaften senden: Ich konnte beobachten, dass häufiger vergessen wird, den Toner im Kopierer nachzufüllen. Ich-Botschaften haben den großen Vorteil, dass Ihr Gegenüber sich nicht sofort angegriffen fühlt, wenn Sie etwas Kritisches formulieren. Du-Botschaften wirken automatisch anklagend und führen leicht dazu, dass Ihr Gesprächspartner in die Verteidigung geht. Im schlimmsten Fall verhärten sich die Fronten. Die Krönung ist eine Kombination mit „immer“, „ständig“ oder „nie“ – so kann eine Unterhaltung nur in die Hose gehen. Eine weitere Gesprächsregel sollte hier sein, diese Worte nach Möglichkeit zu vermeiden.


  • Sprechen Sie andere direkt an.

    Sie sollten anwesende Kollegen ins Gespräch mit einbeziehen. Das gelingt, indem Sie mit ihnen sprechen und nicht über sie. Negativbeispiel: Kollege Schneider ist der Ansicht, das wird nichts vor Ende des Jahres. Besser: Herr Schneider, so wie ich Sie vorhin verstanden habe, sehen Sie den zeitlichen Rahmen auch…


  • Sprechen Sie nur, wenn Sie das Wort haben.

    Diese Gesprächsregel ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber machmal geht es auch in Meetings wie im Kindergarten zu: Es sollte nach Möglichkeit nur eine Person gleichzeitig sprechen. Das hat mehrere Gründe: Zum einen ist es unhöflich demjenigen gegenüber, der das Wort hat. Zum anderen erschwert ein Durcheinander das Verständnis und die Konzentration auf den Gesprächspartner. Zum dritten: Was Sie oder eine andere Person zu sagen haben, könnte für den Rest der Runde ebenfalls wichtig sein. Wenn alle gleichzeitig reden, geht das aber unter.


  • Üben Sie Rücksichtnahme.

    Jede Gruppe hat Teilnehmer, die eher mehr beitragen wollen und andere, die deutlich zurückhaltender sind. Beobachten Sie Ihre Gesprächspartner, gibt es vielleicht Anzeichen, dass jemand etwas sagen möchte, sich aber nicht traut? Eine Gesprächsregel ist Rücksichtnahme zu zeigen, sich selbst an der einen oder anderen Stelle zurückzunehmen und andere zu ermutigen, damit sie ebenfalls Gelegenheit haben, sich zu äußern.

[Bildnachweis: CREATISTA by Shutterstock.com]
26. Februar 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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