Bürokämpfe haben viele Facetten
Nur schwer lässt sich ein Unternehmen vorstellen, in dem versteckte Konkurrenz vollständig fehlt. Konkurrenz steigt besonders dann, wenn Menschen in einem angesehenen Unternehmen arbeiten und die Hierarchien flach sind – alle Mitarbeiter unterstehen einem Vorgesetzten. Beginnen zwei oder mehr Mitarbeiter ein Projekt ohne vorher die Zuständigkeit zu klären, gibt es womöglich ein Durcheinander. Fügen Sie noch ungelöste Konflikte hinzu – entsteht eine explosive Mischung. Bürokämpfe lassen sich nach unterschiedlichen Faktoren klassifizieren:
- Nach Dauer: langfristig und kurzfristig
- Nach der Zahl der Beteiligten: lokal oder organisatorisch
- Nach Unternehmensrisiken: gefährlich oder ungefährlich
- Nach Erscheinung: versteckt (kalt) oder offen
Bürokämpfe: Wie sie entstehen
Bürokämpfe ähneln häufig politischen Machtkämpfen. Auch hier werden Koalitionen gebildet, am besten mit einflussreichen Verbündeten. Auch hier gibt es entscheidende militärische und diplomatische Handlungen – Schlachten, die auf Diskreditierung des Feindes gerichtet sind. Die wichtigste Ähnlichkeit liegt aber in der Tatsache, dass diese Kämpfe nicht ohne Verluste für beide Seiten vonstatten gehen. In Folge des Bürokampfs gehen Ansehen, Zeit und Kraft verloren, die Effektivität der Leistung von jedem beteiligten Mitarbeiter sinkt. Je nach Ausmaß kann es sogar große Auswirkungen auf das Unternehmen im Ganzen haben.
Es gibt einige grundlegende Elemente, die zu Bürokämpfen führen: Flache Hierarchien, persönliche Merkmale und ungesunde Elemente der Unternehmenskultur. Treten diese Elemente einzeln auf, entsteht vermutlich ein kurzer, lokaler, ungefährlicher Kampf. Sind aber alle Elemente in einem Büro vereint, dann führt es zum Ausbruch.
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Flache Hierarchien
Eine steile Hierarchie in Büros ist wie eine Pyramide: Mitarbeiter, die aufeinander bauen und so das System zusammenhalten. Unten ist die Hierarchie flach, oben sollte sie aber immer steiler zur Spitze laufen. Wenn zwei gleichberechtigte Mitarbeiter an eine gemeinsame Aufgabe gehen und die Zuständigkeiten nicht geklärt haben, verwandeln sich Entscheidungsprozesse und Kontrollprozesse in einen verzweigten Krimi.
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Persönliche Merkmale der Mitarbeiter
Für einige Menschen ist die Konfliktatmosphäre die perfekte Lebensbedingung schlechthin. Sie versuchen in allen Lebensbereichen eine Konfrontation zu erzeugen. Häufig entsteht ein Konflikt sogar dort, wo es keinem Anlass gibt – durch absichtliches Missverstehen oder Provokationen. Ein fairer, kollegialer Umgang ist nicht überall gegeben. Argwohn und Misstrauen können einen Bürokampf begünstigen. Unsichere Menschen suchen häufig in Gesten, Ausdrücken und Blicken der Kollegen nach negativen Anzeichen, die sie als Ablehnung oder Konfrontation begreifen. Auf diese Weise entsteht ein unbegründeter Verdacht, der dann zu einem aggressiven Rückschlag führen kann.
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Ungesunde Elemente der Unternehmenskultur
Oft beginnen Bürokämpfe in der oberen Hierarchieebene. Mit der Zeit wachsen ungelöste Konflikte in die Unternehmenskultur ein und beeinflussen die Kommunikationsprozesse. Es existieren Unternehmen, in denen Intrigen und destruktive Kommunikation zur grundlegenden Kultur gehören. Verhält sich ein Kollege ungewohnt, meidet er Intrigen und würgt Gerüchte ab, führt das zu Argwohn und später auch zu Feindschaften. Auch neue Mitarbeiter haben es sehr schwer, dort Fuß zu fassen.
Bürokämpfe: Negative Folgen
Bürokämpfe kosten Kraft und Nerven
Es gibt Menschen, die sich im ständigen Konflikt wohl fühlen, für emotional gesunde Menschen ist es aber eine Belastung. Aus einer kleinen Auseinandersetzung zweiter Kollegen kann mit der Zeit ein ausgewachsener Kampf werden, der auch das Umfeld miteinbezieht – andere Kollegen werden gezwungen eine Seite zu wählen und jemanden zu unterstützten. Das ganze Büro wird so in zwei Lager gespalten und verliert so rund ein Drittel seiner Effektivität – sie brauchen ja Zeit, um sich die Strategie zu überlegen und Schlachten zu führen.
Kooperation und Teamwork leiden
Ein weiterer negativer Aspekt des Bürokampfes ist die höhere Belastung der Mitarbeiter. „Feinde“ müssen es strikt vermeiden, in Kontakt zu treten und einander um Hilfe zu bitten – entsprechend müssen sie mehr Kraft in eigene Aufgaben stecken. Auch Arbeiten Team verlaufen dann kontraproduktiv, da vernünftige Kommunikation und Arbeitsteilung behindert sind. Aus potentiellen Win-win-Situationen wird eine Lose-lose-Situation und alle verlieren am Ende. Aus Unternehmenssicht sollte eine funktionierende Teamarbeit immer angestrebt werden, da Teams meist bessere Ergebnisse erarbeiten als einzelne Mitarbeiter.
Konkurrenz vergiftet das Arbeitsklima
In Unternehmen, die eine sehr kompetitive Unternehmenskultur pflegen, entstehen schnell Konkurrenzkämpfe unter den Mitarbeitern. Verschärft wird die Situation oft durch externe Gründe, die das Arbeitsklima vergiften. Eine Auftragsflaute oder auch Wirtschaftskrise verstärken die Effekte und die Angst vor Jobverlust kann die Situation zur Eskalation bringen. Rivalität und Neid kann ganze Abteilungen gegeneinander aufbringen und letztendlich nicht nur das Arbeitsklima vergiften, sondern die prekäre Unternehmenslage noch verschlimmern.
Konflikte früh eindämmen
Wie lassen sich Bürokämpfe vermeiden? Und wer soll diese Aufgabe unternehmen: Chefs oder Mitarbeiter – oder alle zusammen? Durch dieses Phänomen leidet die Arbeitsmoral und sogar das Unternehmen selbst. Deshalb ist es sinnvoll, beginnende Bürokämpfe zu erkennen und möglichst schnell einzudämmen.
Entsprechend sollte im Büro nach ungelösten Konflikten geforscht werden. Ist etwas in den letzten Wochen passiert, das die Stimmung im Büro vermiest hat? Sind Kollegen bekannt, die schon lange einen Groll gegeneinander hegen? Oder gibt es bestimmte Mitarbeiter, die gezielt jeden Kontakt miteinander vermeiden? Chefs und Mitarbeiter sollten genau hinsehen, beobachten, zuhören. Gute Maßnahmen für Führungskräfte gegen beginnende Bürokämpfe sind:
- Moderieren Sie bei Konflikten
Falls Konflikte zwischen einzelnen Mitarbeitern identifiziert wurden, sollten die Betroffenen an einen Tisch gebeten werden und durch gezielte Moderation eines Dritten ein Gespräch zu führen. Oft lässt dadurch schon das meiste klären. - Kommunizieren Sie offen
Themen wie Konkurrenz und Wettbewerb können besser gesteuert werden, wenn sie besprochen werden. Konfliktpotenzial entsteht viel eher, wenn Dinge im Unklaren gelassen werden. - Belohnen Sie gute Arbeit
Im Team erarbeitete Erfolge sollten honoriert werden, auch Lob und Wertschätzung gehören dazu. Das schweißt Teams zusammen. - Erleben Sie gemeinsam
Verbringen Sie Zeit mit den Mitarbeitern, sei es das Betriebsfest oder Rituale wie das gemeinsame Mittagessen. So ist klar, dass alle auf derselben Seite stehen und am selben Strang ziehen.
Bürokämpfe: In der Ruhe liegt die Kraft
Konfrontation und Aggression sind schlechte Berater, wenn Sie als Mitarbeiter in einen Bürokampf verwickelt werden. Derartige Reaktionen, auch wenn menschlich verständlich, können Konflikte weiter verschärfen und tragen nicht zu einer Lösung bei. Auch die Umkehrreaktion – Problem meiden, ignorieren und passiv bleiben – trägt nicht zur Konfliktlösung bei. Ruhe und Gelassenheit, Selbstsicherheit, Standhaftigkeit, objektive Einschätzung der eigenen Taten durch Analyse möglicher Folgen – dies ist das Reaktionsmodell, an das Sie sich im Fall eines Konfliktes halten sollten.
Selbstbehauptung ist hier das Schlüsselwort. Wenn Sie offen über Probleme sprechen, gewinnen Sie Vertrauen und zeigen, dass Sie nichts zu verbergen haben. Auch signalisiert dieses Verhalten Kompromissbereitschaft. Sie zeigen, dass nicht die Durchsetzung eigener Interessen im Vordergrund steht, sondern das Unternehmensinteresse. Auf dieser Basis bieten Sie Kontrahenten wenig weitere Angriffsfläche.
Bürokämpfe: 5 Regeln für gute Reaktionen
Befinden Sie sich in einem Bürokampf und müssen einen Konflikt lösen, sollten Sie sich vorbereiten. Vor dem Gespräch sollten Sie sich klar machen, ob Sie im Recht sind. Sobald dies für Sie feststeht, steigt das Selbstbewusstsein. Sie kommen dann zur Ruhe und werden es nicht nötig haben, den Kontrahenten anzugreifen. Mit diesen fünf Regeln werden Sie kommende Konflikte besser im Griff haben und lösen können:
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Behaupten Sie sich richtig
Der wichtigste Aspekt der Selbstbehauptung ist eigene Verantwortung für Worte und Taten zu übernehmen. Wenn etwas passiert ist, dann nicht, weil jemand anderer falsch gehandelt hat. Folgen Sie diesem Prinzip – in erster Linie für sich selbst. Wenn aber jemand auf Konfrontationskurs geht und seine Meinung durch Aggressivität ausdrückt – lassen Sie ihn, dafür soll er selbst die Verantwortung übernehmen. Sie sind nur für eigene Taten verantwortlich und lassen anderen das Recht auf ihre eigene Reaktion.
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Hören Sie gut zu
Die Bereitschaft den anderen ausreden zu lassen ohne ihn zu unterbrechen und ohne sich schnell zu verteidigen, bringt Ihnen einige Punkte ein. Damit zeigen Sie Ihre Bereitschaft, die Situation aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten und an der Lösung zu arbeiten – an einem Kompromiss, der beide Seiten zufrieden stellt.
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Werden Sie nicht persönlich
Dies ist absolut unzulässig. Achten Sie darauf, dass diese Regel für beide Seiten gilt. Persönliche Grenzen dürfen nicht verletzt werden. Wenn dies dennoch passiert, erinnern Sie den Gesprächspartner ruhig und gezielt an das Thema, das sie gerade besprechen. Schlagen Sie vor, sich auf das Problem zu konzentrieren und nicht auf eigene persönliche Besonderheiten. Steigen Sie nicht auf persönliche Kritik ein, rechtfertigen Sie sich nicht und bleiben Sie sachlich.
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Verzeihen Sie dem anderen
Sie müssen nicht alles vergessen und beste Freunde werden. Ziehen Sie Schlüsse und verstehen Sie die schwierige Situation. Dann finden sich mögliche Wege, diese zukünftig zu vermeiden. Tragen Sie keinen Groll mit sich herum – diese Last müssen Sie alleine tragen. Mit der Zeit kann sie sich von einem Schneeball in einen Eisbrocken verwandeln.
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Senden Sie Ich-Botschaften
Diese Botschaften sind eine Selbstoffenbarung. Sie setzen sich aus einer Bedingung (wenn…), einer Beschreibung des Verhaltens und eigenen Empfindungen zusammen, die dieses Verhalten auslöst. Beispiel: „Wenn Sie schreien, dann bekomme ich Kopfschmerzen.“ Der große Vorteil an diesen Botschaften ist, dass der Gesprächspartner sich nicht verteidigen muss – er wird ja nicht angegriffen. Sie machen nur deutlich, dass dieses Verhalten eine Reaktion bei Ihnen auslöst und Ihnen damit nicht gleichgültig ist.
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