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Vergeudeter Arbeitstag: So retten Sie ihn doch noch!

Arbeitsmarktforscher haben errechnet: Ganze 20 Arbeitstage pro Jahr vergeuden Arbeitnehmer allein dadurch, dass sie auf den Drucker warten, Dokumente suchen oder in sinnlosen Meetings hocken. Hinzu kommen E-Mails und das Internet. Was tun, wenn ein vergeudeter Arbeitstag droht? Die US-Zeitmanagement-Expertin Allyson Lewis hat vier einfache Schritte entwickelt, mit denen Sie einen vergeudeten Arbeitstag trotzdem noch retten können…



Vergeudeter Arbeitstag: So retten Sie ihn doch noch!

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Vergeudeter Arbeitstag: Ursachen

Wie beginnt Ihr Arbeitstag? Bei zahlreichen Arbeitnehmern mit einer Tasse Kaffee und einem Jour fixe – dem ersten Meeting des Tages. Eine Studie der Unternehmensberatung Bain hat festgestellt, dass rund 15 Prozent der Arbeitszeit für solche Besprechungen draufgeht, bei Topmanagern sind es sogar über 50 Prozent.

Damit hört die Zeitverschwendung nicht auf: Permanentes E-Mail- und Telefonklingeln reißen Arbeitnehmer aus dem Flow, danach brauchen sie bis zu 11 Minuten, um wieder in die alte Aufgabe zurückzufinden.

Hinzu kommen veraltete Technik, Druckerstau, ein völlig unübersichtliches Intranet und ausufernde Bürokratie. Kein Wunder, dass Mitarbeiter ihr Arbeitspensum deshalb kaum noch schaffen und am Ende noch Überstunden machen müssen, damit der Arbeitstag nicht komplett vergeudet ist.

Hier verlieren Sie die meiste Arbeitszeit!

Kaum jemand nimmt sich absichtlich vor, den Arbeitstag zu vergeuden. Trotzdem passiert es – und das gar nicht mal zu knapp. Tatsächlich lauern im Job zahlreiche, oft ungeahnte Zeitfresser:

  • E-Mails
    Eine Adobe-Studie fand heraus, dass wir im Durchschnitt 31,5 Stunden in der Woche nur mit dem Checken von E-Mails verbringen – nicht eingerechnet die Zeit, die wir zum (vollständigen) Lesen und (teilweisen) Beantworten benötigen.
  • Meetings
    Manager wie Angestellte hocken durchschnittlich in sieben Besprechungen pro Woche, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt 2 Stunden und 45 Minuten zusammen sitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert länger als 5 Stunden. Woraus sich für manche ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings hocken.
  • Klatsch & Tratsch
    Smalltalk mit Kollegen schweißt zusammen und bildet einen mentalen Ausgleich zur Arbeit. Klatsch frisst aber auch Zeit: Im Schnitt bis zu eine Stunde am Tag, 16 Prozent vergeuden gar bis zu 2 Stunden.
  • Internet
    Kaum ein Medium ist so verführerisch: Mal eben ein Video geschaut, einen Artikel gelesen, der führt zum nächsten… Zack, schon haben sich die Zeiger auf der Uhr ein ganzes Stück weiter gedreht. 80 Prozent der Arbeitnehmer verdaddeln so bis zu 2 Stunden am Tag.
  • Perfektionismus
    Perfektionismus begünstigt nicht nur Workaholismus. Viele drohen dabei auch, sich in Details zu verrennen und so wertvolle Zeit zu verlieren. Zugegeben, manche Dinge müssen perfekt sein. Oft aber reichen auch 80 Prozent vom Optimum vollkommen aus (siehe: Pareto-Prinzip)

Allyson Lewis, eine der führenden US-Experten für Zeitmanagement hat das ebenfalls erkannt und einen Algorithmus zur effizienteren Arbeitsweise entwickelt…

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Vergeudeter Arbeitstag? Rettung in 4 Schritten

Der Arbeitstag neigt sich dem Ende zu und wirklich geschafft haben Sie nichts. Bevor Sie den vergeudeten Arbeitstag dem Chef beichten, unternehmen Sie lieber folgende vier Schritte, um ihn zu retten:

1. Prioritäten setzen

Sobald Sie erkennen, dass der Arbeitstag verloren ist, halten Sie kurz inne und nehmen sich 7 Minuten, um die fünf wichtigsten Aufgaben aufzuschreiben, die noch eilig und dringend sind (siehe: Eisenhower-Prinzip). Diese ordnen Sie nach Priorität. So haben Sie wenigstens für morgen einen klaren Handlungsplan.

2. Mikroschritte planen

Vor Ihnen liegt nun eine To-Do-Liste mit den fünf wichtigsten Aufgaben des morgigen Tages. Keine davon sollte mehr als 20 Minuten dauern. Das ist die Spanne, in der das Gehirn besonders effektiv arbeitet. Im Zweifel müssen Sie große Aufgaben in kleinere 20-Minuten-Blöcke, sogenannte Mikroschritte, zerlegen (siehe: Pomodoro-Technik).

3. Plan ausführen

Okay, dieser Arbeitstag war vergeudet. Das lässt sich nicht mehr ändern. Der morgige aber wird dafür umso besser: Sie haben einen genauen Plan und können sofort loslegen. Halten Sie sich unbedingt daran!! Womöglich lauern die Kollegen wieder mit einem ablenkenden Kaffee um die Ecke – Sie aber holen jetzt 100 Prozent fokussiert nach, was Sie gestern geplant haben. Ohne Wenn und Aber.

4. Alle Arbeitstage so planen

Zugegeben, die drei Schritte retten nicht unbedingt den aktuellen Tag, sondern nutzen allenfalls noch die Restzeit. Aber schon am nächsten Tag schaffen Sie deutlich mehr. Das Erfolgserlebnis sollte Sie anspornen, die Methode fortzusetzen und jeden Arbeitstag so zu strukturieren, indem Sie ihn am Vorabend in 7 knackigen Minuten vorplanen…


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