Vergeudeter Arbeitstag: So retten Sie ihn

Vergeudeter Arbeitstag: Ursachen

Wie beginnt Ihr Arbeitstag? Einige holen sich erst mal einen Kaffee und begrüßen die Kollegen, die Meisten aber lesen die E-Mails noch bevor sie im Büro angekommen sind – beim Frühstück oder in der U-Bahn auf dem Weg zur Arbeit. Im Büro angekommen, jagt eine Besprechung die andere, das Tagesgeschäft bleibt auf der Strecke – Sie kommen den Aufgaben einfach nicht hinterher.

Eine Studie der Unternehmensberatung Bain hat festgestellt, dass rund 15 Prozent der Arbeitszeit für Besprechungen draufgeht, bei Topmanagern sind es sogar über 50 Prozent – dabei finden die meisten Meetings aus Gewohnheit und nicht aus Notwendigkeit statt.

Damit hört die Zeitverschwendung nicht auf: Während der Konferenzen verschicken die Teilnehmer pro Stunde sechs bis acht E-Mails – das kontraproduktive Konferenzverhalten führt zur Wiederholung von Aspekten, zu Diskussionen und zur Überschreitung des angesetzten Zeitlimits.

Da wundert es niemanden, dass Mitarbeiter ihr Arbeitspensum nicht schaffen, dass sie Überstunden machen müssen und ihre Gesundheit durch die ständigen Stresssituationen leidet. Nicht selten bleiben die täglichen Aufgaben liegen und werden auf Morgen und Übermorgen verschoben – passiert dies aber mehrere Tage hintereinander, staut sich die Arbeit und der Mitarbeiter sieht keinen Ausweg mehr, als am Wochenende zu arbeiten oder die Arbeit mit nach Hause zu nehmen.

Allyson Lewis, eine der führenden US-Experten des Zeitmanagements hat diese Probleme erkannt und einen Algorithmus zur effizienten Arbeitsweise in scheinbar ausweglosen Situationen entwickelt.

Vergeudeter Arbeitstag: Rettung in 4 Schritten

Der Arbeitstag neigt sich dem Ende zu und die Panik kommt langsam, aber sicher auf. Was sagen Sie morgen dem Chef? Wie sollen Sie das Arbeitspensum noch schaffen? Zunächst sollten Sie vom PC aufstehen und, wenn möglich, den Arbeitsplatz verlassen. Dann machen Sie folgende vier Schritte:

1. Stoppen Sie die Zeit

   Erkennen Sie den Moment, ab wann der Tag nicht mehr produktiv ist. Allyson Lewis empfiehlt einen Stift, ein Blatt Papier und das Smartphone zur Hand zu nehmen und die Zeit für genau sieben Minuten zu stoppen. Denken Sie daran: Es fehlt Ihnen die Zeit, einen gut ausgearbeiteten Handlungsplan aufzustellen. Die einzige Möglichkeit ist, jetzt so konzentriert wie möglich zu arbeiten.
   
   
   In diesen sieben Minuten sollten Sie fünf Aufgaben aufschreiben, die Sie am nächsten Arbeitstag machen müssen. Der heutige Tag ist nun mal verloren: Versuchen Sie ihn heute noch nachzuholen, werden Sie noch stärker in den Gefühlsstrudel der Unzufriedenheit und der Gereiztheit hineingezogen. Das macht Sie noch unproduktiver. Sie sollten daher schon beim ersten Schritt wissen, dass Sie nicht mehr in den gewohnten Arbeitsfluss hineinkommen – lassen Sie es für heute. Das fällt oft schwer, ist aber wichtig, um den vergeudeten Tag doch noch zu retten. Statt sich sinnlose Vorwürfe zu machen, sollten Sie Ihre Energie auf die Planung des kommenden Arbeitstages lenken.

2. Planen Sie 5 Mikroschritte

   Die sieben Minuten sind vergangen und vor Ihnen liegt eine Liste aus fünf Punkten. Dass sind die Aufgaben, die Sie morgen in Angriff nehmen müssen. Keine von ihnen sollte mehr als 20 Minuten in Anspruch nehmen – das ist die Zeitspanne, in der das Gehirn sich effektiv auf eine Aufgabe konzentrieren kann. Der Vorteil an dieser Herangehensweise: Sie spalten ein großes Projekt oder ein umfangreiches Ziel bewusst in mehrere Teile auf – in die Mikroschritte, die für das Erreichen des Ziels notwendig sind.
   
   
   Sie haben für die einzelnen Mikroschritte nur eine relativ kurze Zeitspanne – in den 20 Minuten sollte er erledigt werden. Führen Sie sich die einzelnen Mikroschritte vor Augen: Ein Telefonanruf zu tätigen, vom Chef die Zustimmung zu holen oder einen Termin wahrzunehmen bevor Sie mit der Aufgabe beginnen, sind keine der fünf Mikroschritte. Müssen Sie aber dem Chef demnächst einen Monatsbericht vorlegen, ist das Erheben der Wochenstatistik eines der Mikroschritte.

3. Führen Sie die Schritte aus

   Unterdrücken Sie am nächsten Morgen das aufkommende Bedürfnis, die eigene Nachrichtenliste durchzugehen. Legen Sie stattdessen die Liste aus den fünf Mikroschritten vor sich hin. Schaffen Sie es, sie konzentriert abzuarbeiten, entsteht ein Zeitpuffer, weil Sie schon deutlich eher mit den festgehaltenen Aufgaben fertig sind.
   
   
   Die Zufriedenheit und die Selbstsicherheit kommen schon nach dem ersten abgearbeiteten Punkt auf – da fällt der zweite Mikroschritt etwas leichter. Nach den geplanten fünf Mikroschritten sind Sie so weit im Arbeitsfluss, dass Sie sich den aktuellen Arbeitsaufgaben widmen können und diese auch schaffen.

4. Planen Sie jeden Arbeitstag

   Schon jetzt planen Sie jeden Morgen den Arbeitstag – das gehört zum gewohnten Ablauf. Manchmal läuft aber etwas schief. Der Plan geht in die Brüche und Sie finden sich in einem schnellen Wirbel von unverständlichen Problemen wieder, die dann auch noch zum großem Stressfaktor werden. Leider können Sie dagegen nur selten etwas unternehmen.
   
   Gewöhnen Sie es sich an, am Ende jeden Arbeitstages einen Plan für den kommenden Tag aufzustellen – fünf wichtige Mikroschritte, die am nächsten Tag unbedingt erledigt werden müssen. Fangen Sie bereits morgens mit diesen Schritten an und lassen Sie sich nicht ablenken. Egal, ob der Tag davor gut oder schlecht gelaufen ist – heute erreichen Sie das aufgestellte Ziel und können sich weiteren Aufgaben widmen.